Referat

Planificarea
cresterii
productivitatii
muncii
 Chisinau,2019
Dacă vreți să vă păstrați productivitatea pe linia de plutire, când toată lumea vorbește de
concedii, vă recomandăm să țineți cont de sfaturile de mai jos.

1. Planificați în detaliu toate activitățile

Cele mai multe persoane recurg la o planificare minuțioasă doar în situația în care trebuie să
ducă la bun sfârșit proiecte de o complexitate mare, întinse pe o perioadă mai lungă de timp.
Aceasta este o atitudine greșită. Planificarea este la fel de eficientă și pentru activitățile
mărunte, de zi cu zi. Ideal este ca la finalul unei zile de lucru să vă planificați ce aveți de
făcut în ziua următoare, ordinea în care veți aborda activitățile și, eventual, timpul alocat
fiecăreia dintre ele.

2. Creați-vă o rutină
Toată lumea fuge de rutină, văzând-o ca pe o piedică în calea creativității, dar în ceea ce
privește productivitatea proceselor de lucru, rutina este o binecuvântare. A respecta o rutină
precisă înseamnă a nu mai pierde timp gândindu-te ce să faci mai întâi.
Dacă lucrați concomitent la mai multe proiecte sau dacă aveți sarcini diversificate – cum se
întâmplă de cele mai multe ori în domeniul comunicării – încercați să le abordați de fiecare
dată după același tipar. Veți ști astfel că, spre exemplu, dimineața răspundeți la e-mailuri, la
amiază mergeți la întâlniri, iar după-masa lucrați pe documente mai complexe.
E bine să vă stabiliți rutina și în funcție de performanța pe care știți că o aveți în fiecare
moment al zilei. Există persoane care sunt mai eficiente dimineața, nivelul de energie
scăzând constant pe măsură ce se apropie finalul zilei de lucru, precum și persoane care dau
cel mai mare randament în a doua jumătate a zilei. Plasați-vă cele mai solicitante activități în
acea perioadă din zi în care știți că sunteți mai eficienți.

3. Luați pauze dese

„Pauzele mici și dese, cheia marilor succese.”
Mai ales dacă lucrați cu baze mari de date, cu cifre și aveți de făcut muncă de cercetare, luați
câte o pauză de 5-10 minute la fiecare oră sau două de lucru. E recomandat ca în pauza
respectivă să nu rămâneți la birou, cu ochii în hârtii sau în monitor, ci să ieșiți pe balcon sau
afară, să schimbați o vorbă cu un coleg, să întrerupeți la modul evident procesul de lucru.
Este însă foarte important să fiți disciplinați cu aceste pauze și să nu le prelungiți.

4. Înlăturați orice motiv de a părăsi biroul

Dacă știți că sunteți genul de persoană care simte nevoia să mănânce sau să bea ceva în timp
ce lucrează, asigurați-vă înainte să vă apucați de treabă că aveți tot ce vă trebuie la
îndemână, ca să nu fie nevoie să vă întrerupeți munca și să vă deplasați de la birou la fiecare
jumătate de oră.
5. Depășiți impulsul de a amâna treaba
Conform unei teorii înaintate de Sebastian Marshall, fiecare acțiune a noastră are un anumit
cost de activare, care depinde de mai mulți factori precum finalitatea acțiunii respective,
gradul de confort implicat de realizarea ei, gradul de obișnuință cu acel tip de acțiune etc.
Spre exemplu, pentru un intern într-un departament de marketing, propunerea unui concept
creativ pentru o campanie desfășurată la nivel național reprezintă o acțiune cu un cost de
activare înalt, deoarece este o activitate nouă, este solicitantă și nici nu are rezultate imediate
(o recompensă, de exemplu).
Astfel, este foarte important să aduceți acest cost de activare cât mai de zero. Puteți face asta
gândindu-vă la momentul post-acțiune – lipsa de griji, satisfacția muncii bine făcute,
eventuale recompense financiare, respectarea unui deadline etc. – sau simplificând la nivel
mental acțiunea pe care o aveți de făcut – prin comparații cu acțiuni anterioare sau prin
împărțirea acesteia în pași simpli, ușor de urmat. Și rețineți: startul e cel mai greu; după ce
veți fi „plătit” costul activării, lucrurile se vor pune în mișcare de la sine.

6. Lucrați împreună cu alte persoane

Chiar dacă nu aveți o activitate care să necesite lucrul în echipă, este foarte important pentru
productivitatea muncii voastre să lucrați în aceeași încăpere cu alte persoane. Forfota unui
birou în care se muncește este un factor foarte motivant, astfel că de fiecare dată când veți
ridica ochii din monitor cu gândul de a face o pauză și veți vedea cum toți ceilalți lucrează
cu spor, vă veți întoarce și voi la lucru.

7. Învățați să spuneți NU
Nu e ușor să vezi dezamăgirea din ochii colegilor atunci când le comunici că nu poți să îi
ajuți, că nu îi poți însoți la cafea, sau că nu poți să trimiți un colet în locul lor. Dar trebuie să
învățați să refuzați tot ceea ce vă răpește timp și energie și nu are legătură cu
responsabilitățile voastre de la lucru.
Bineînțeles, nu ne referim aici la situațiile urgente și momentele de criză, ci la micile
solicitări primite pe chat sau pe e-mail care „nu necesită mai mult de zece minute”.
Fiți fermi și apărați-vă interesul. Sarcinile voastre nu dispar doar pentru că faceți pe bunul
samaritean și tot voi va trebui să le duceți la bun sfârșit mai devreme sau mai târziu. Nu
spune nimeni că nu trebuie să fiți un bun coleg, dar nu amestecați relațiile de prietenie cu
responsabilitățile de serviciu.

8. Profitați de noile tehnologii

Unul dintre beneficiile universale ale noilor tehnologii este că sunt eficiente. Rezolvă
probleme importante, cu consum minim de timp și energie. Cu alte cuvinte, cea mai sigură
 cale către productivitate. Indiferent de responsabilitățile pe care le aveți la birou, cu
siguranță că există măcar o aplicație special creată pentru nevoile voastre.
Dintre cele mai utile, pe lângă cele deja menționate când am vorbit despre planificare,
menționăm:

 Expensify – o aplicație care vă ajută să întocmiți rapoarte de cheltuieli;

 Evernote – o aplicație pentru notițe de tot felul, perfectă pentru momentele de

revelații creative;

 GoToMeeting – o aplicație care permite organizarea de ședințe online, cu până la 25

de participanți;

 Doodle – o aplicație care simplifică procesul planificării evenimentelor.