Baza de date reprezintă o colecţie de date organizate, colecţie ce serveşte unui anumit

scop.
Programul Microsoft Access oferă mai multe posibilităţi de creare a unei baze de date. Astfel
o bază de date poate fi creată în mod manual, personalizat, sau sunt puşi la dispoziţie
“vrăjitorii”, acele programe expert care oferă diferite modele de baze de date , modele care
pot fi apoi personalizate în funcţie de cerinţele utilizatorului

Tabelele
Tabelele reprezintă obiectele fundamentale ale bazei de date, pe baza acestora creându-se
celelalte obiecte, adică interogările, formularele şi rapoartele. Astfel orice modificare se aduce
unei tabele se reflectă şi asupra celorlalte obiecte.
Programul Access permite crearea unei tabele prin alegerea uneia din următoarele metode:
1. Create table in Design View – prin care tabela este creată în mod personalizat.
2. Create table using wizard – cu ajutorul „vrăjitorului”, programul expert prin
care se oferă utilizatorului două categorii de modele de tabele, cu caracter
personal sau de afaceri. În ambele cazuri, în modelele propuse pentru o
anumită tematică este suficient ca utilizatorul să selecteze câmpurile şi stilul
dorit, urmând paşii indicaţi de program.
3. Create table by entering data – prin care se creează un tabel, având câmpurile
denumite generic Field1, Field2, Field3..., urmând ca utilizatorul sa-şi
redenumească după dorinţă câmpurile, stabilidu-le tipul şi dimensiunea.

Metoda cea mai eficientă este prima metodă, în mod personalizat, în acest caz utilizatorul
stabilind de la început, după nevoi câmpurile, tipul şi dimensiunea acestora. De asemenea încă
de la început pot fi stabilite şi proprietăţile fiecărui câmp. Ca urmare, la alegerea opţiunii
Create table in Design view sau la acţionarea butonului New, prin alegerea opţiunii Design
view va fi afişată în modul de vizualizare design următoarea fereastră:
Fereastra permite stabilirea structurii tabelei, adică specificarea câmpurilor, a tipului
acestora, a proprietăţilor şi eventual a diverselor comentarii.
Fereastra este împărţită în două părţi:
  partea superioară a ferestrei este împărţită în trei coloane în care
se specifică:
 Field Name – numele câmpului
 Data Type – tipul câmpului
 Description – în care se poate introduce o descriere a câmpului
respectiv.

Cheia primară
Sistemele de gestiune a bazelor de date, prin facilităţile pe care le oferă, fac posibilă
căutarea şi prelucrarea simultană a datelor din mai multe tabele distincte prin intermediul
interogărilor, formularelor sau rapoartelor.
Pentru tratarea simultană a informaţiilor din mai multe tabele distincte, fiecare tabelă
trebuie să aibă cel puţin un câmp care să conţină o valoare unică pentru fiecare articol din
tabelă. Prin conţinutul acestui câmp fiecare articol memorat în tabelă poate fi identificat în
mod unic.
Informaţia memorată în câmpul respectiv este denumită valoarea cheii primare, iar câmpul
se numeşte câmp principal. Dacă într-o tabelă există un câmp Text sau Number care conţine
întotdeauna valori unice, acest câmp poate avea atributul de cheie primară. De obicei câmpul
căruia i se atribuie cheia primară este un câmp AutoNumber.
La crearea unui tabel, Access propune o cheie primară şi aceasta este întotdeauna de tip
AutoNumber, sau această cheie i se poate atribui de către utilizator unui alt câmp de tip Text
sau Number, dar care să conţină valori unice, distincte.

Relaţii între tabele

Relaţiile reprezintă legături logice care se stabilesc între tabele. Prin stabilirea relaţiilor între
tabele, se permite afişarea simultană a informaţiilor din mai multe tabele izolate.
a) De la unu la unu (one-to-one).
b) De la unu la mai mulţi (one-to-many).
c) De la mai mulţi la mai mulţi (many-to-
many).

Interogările
 Interogările sau cererile (queries) reprezintă obiecte ale bazei de date prin care se
realizează selectarea informaţiilor din mai multe tabele pe baza diferitelor criterii.
Astfel interogarea constituie o metodă complexă de filtrare şi sortare. Ele permit
specificarea următoarelor elemente:
 Ce câmpuri dorim să apară în rezultatul interogării,
 Ordinea în care să fie afişate câmpurile,
 Criteriile de filtrare a articolelor din fiecare câmp,
 Ordinea în care să fie sortate articolele din fiecare câmp.

Rezultatul interogării va fi tot o tabelă, dar care va afişa numai acele articole care au
respectat criteriile impuse.

Interogări de selecţie
Interogările de selecţie sunt cele mai frecvente tipuri de interogări, ele permiţând regăsirea
datelor după diferite criterii.

Interogări pentru definirea şi modificarea datelor

Acest tip de interogări permit actualizarea eficientă, printr-o singură operaţie a mai multor
înregistrări. Cele patru tipuri de interogări care pot efectua diferite acţiuni asupra datelor sunt:
 interogări de tip Make Table - permit crearea de tabele noi cu datele furnizate de
tabele existente sau de alte interogări.
 interogări de tip Update,
 interogări de tip Append - permit adăugarea de noi înregistrări dintr-o tabelă într-o
altă tabelă.
 interogări de tip Delete.

Formularele
Formularele constituie mijlocul prin care programatorul poate controla acţiunile
utilizatorului, dar reprezintă şi interfaţa dintre utilizator şi baza de date.
Formularul este folosit de către utilizatori pentru introducerea datelor, dar poate fi folosit
şi pentru regăsirea şi înlocuirea datelor.
 Orice formular se bazează pe o sursă de înregistrări, sursă care arată de unde provin şi
unde vor fi stocate datele. Sursa poate fi unul sau mai multe tabele sau o interogare.
Deci orice formular se poate realiza numai pe baza structurii unei tabele sau a unei
interogări.
Formularul poate ocupa o pagină sau mai multe formulare se pot afla pe aceeaşi pagină.

Rapoartele
Rapoartele reprezintă obiectele bazei de date prin care datele sunt prezentată sub formă
tipărită, cu un aspect atractiv. Astfel prin intermediul rapoartelor datele pot fi vizualizate,
tipărite şi exportate într-un alt format.