MANAGER PROIECT

Modulul 3 – Asigurarea
resurselor operaţionale
pentru proiect

Martie – Aprilie 2011

RESURSE OPERAŢIONALE

Personal

Materiale, echipamente,
facilităţi

Informaţie
2

Resurse de personal

Identificare şi selectare surse
de personal potenţial capabil să
întrunescă cerinţele specificate
în proiect

Selecţie de personal

Evaluarea nevoi de dezvoltare
sau contingetare personal

Contractare personal 3

1
 Surse de personal

Din interiorul organizaţiei

Din afara organizaţiei

Selecţia de personal

Recrutarea

Definirea postului (cerinţe post, abilităţi
necesare) şi a profilului candidatului
ideal

Atragerea candidaţilor

Selecţia

CV, scrisoare de motivare/intenţie,
scrisori de recomandare

Teste aptitudini, interese, personalitate
5

Interviu / serie de interviuri

Interviul de selecţie

Strategii de abordare

sinceră şi prietenoasă

centrată pe un comportament din
trecutul candidatului

orientată spre rezolvarea de probleme
(interviu situaţional)

care vizează crearea unui climat stresant

Structura interviului (vezi pag. 31 şi 32 Curs)

2
 Interviul de selecţie

Studii de caz – Film demonstrativ

Evaluare nevoi de
dezvoltare personal
Studiile demonstrează că 25% din
costurile organizaţiei ce nu asigură
angajaţilor o instruie adecvată sunt
generate de corectarea greşelilor,
îndreptarea deficienţei,
compensarea pierderilor de timp şi
a celor materiale. 8

Evaluare nevoi de
dezvoltare personal
 Dezvoltarea personalului duce
şi la o motivare puternică a
acestuia:
– sentimentul de încredere în
competenţele profesionale
– stapânirea de sine
– creşterea satisfacţiei în muncă
9

3
Evaluare nevoi de
dezvoltare personal
 Beneficiile analizei detaliate a nevoilor
de dezvoltare:
– priorităţile legate de nevoile de dezvoltare
devin evidente
– investiţia în dezvoltare va avea o direcţie
– vor fi identificate metode adecvate pentru a
satisface aceste nevoi
– dezvoltarea va fi sistematică şi planificată dar
destul de flexibilă pentru a se adapta la
schimbările de moment 10

Evaluare nevoi de
dezvoltare personal
 Evaluarea nevoilor de dezvoltare a
personalului poate fi
– efectuată de către manager în timpul
anului
– discutată cu angajatul în procesul de
evaluare a performanţei

11

Evaluare nevoi de
dezvoltare personal
 Strategii de dezvoltare a personalului:
– Instruirea la locul de muncă
– Îndrumarea la locul de muncă (Coaching)
– Cursuri de instruire în afara locului de muncă
– Munca în cadrul unui proiect
– Activitate în echipe multidisciplinare şi
multidepartamentale
– Vizite de informare şi misiuni la alte filiale din
reţeaua naţională şi internaţională
– Învăţarea sub control propriu 12

4
 Contractarea
 Tipuri de contracte de muncă (vezi cap.
3.1.4. Curs)

13

Contractarea
 Clauze generale-Contract individual de muncă:
– identitatea partilor;
– locul de munca sau, in lipsa unui loc de munca fix, posibilitatea ca
salariatul sa munceasca in diverse locuri;
– sediul sau, dupa caz, domiciliul angajatorului;
– atributiile postului;
– riscurile specifice postului;
– data de la care contractul urmeaza sa isi produca efectele;
– in cazul unui contract de munca pe durata determinata sau al unui
contract de munca temporara, durata acestora;
– durata concediului de odihna la care salariatul are dreptul;
– conditiile de acordare a preavizului de catre partile contractante si
durata acestuia;
– salariul pe baza, alte elemente constitutive ale veniturilor salariale,
precum si periodicitatea platii salariului la care salariatul are dreptul;
– durata normala a muncii, exprimata in ore/zi si ore/saptamana;
– indicarea contractului colectiv de munca ce reglementeaza conditiile
de munca ale salariatului; 14

– durata perioadei de proba.

Materiale, echipamente,
facilităţi

15

5
Asigurarea M.E.F.
 Identificarea şi selectarea surselor
de materiale, echipamente şi
facilităţi compatibile cu cerinţele
proiectului
 Proceduri de contractare pentru
procurarea materialelor,
echipamentelor şi facilităţilor
compatibile cu cerinţele proiectului
 Verificarea disponibilităţii
materialelor şi echipamentelor în 16

raport cu programul proiectului

Selectarea furnizorului
 Managementul aprovizionării
 planificarea aprovizionării –produsele ce vor fi procurate,
data la care vor intra în posesia solicitantului
 planificarea solicitării – documentarea cu privire la
caracteristicile bunurilor ce se doresc achiziţionate şi
identificarea potenţialilor furnizori
 solicitarea – analiza ofertelor furnizorilor pe bază de preţ,
condiţii de livrare, reputaţie
 selecţa sursei – selectarea furnizorului dintre ofertanţi
 administrarea contractului – condiţiile contractuale
survenite între solicitant şi furnizor
 încheierea contractului – finalizarea contractului, livrarea
produselor, rezolvarea posibilelor diferende apărute pe
parcursul derulării contractului
17

Selectarea furnizorului
 Alegerea sursei
– receptarea propunerilor furnizorilor,
– aplicarea criteriilor de evaluare,
– decizia de a contracta cu cel mai în
măsură să asigure necesităţile
prevăzute în proiect.

Preţul este un determinant de prim

ordin?
18

6
Proceduri de
contractare

 Legea achiziţiilor publice

 www.model-contracte.com

19

Proceduri de
contractare
 Principii de baza ale procesului de
achizitie:
 Economia si eficienta - folosirea
sistemului concurential si a criteriilor
economice
 Transparenta
 Libera concurenta
 Tratamentul egal fata de toti participantii
 Confidentialitate si corectitudine
 Incurajarea antreprenorilor locali 20

Verificarea
disponibilităţii M.E.F.

21

7
Stocuri

Stocurile reprezintă materiale, lucrări şi

servicii destinate să fie consumate la
prima lor utilizare, să fie vândute în
situaţia când au starea de marfă sau
produse rezultate din prelucrare,
precum şi producţia în curs de
execuţie. 22

Stocuri
 Bunuri achiziţionate în scopul revânzării
 Bunuri finite sau în curs de execuţie
fabricate de întreprindere
 Materii prime, materiale, utilităţi ce
urmează a fi folosite în procesul de
producţie
 Costul serviciului pentru care
întreprinderea nu a recunoscut încă
venitul aferent, în cazul prestărilor de
servicii 23

Stocuri
 În contabilitatea financiară a
întreprinderii stocurile sunt
clasificate şi delimitate în funcţie de
patru criterii:
– fizic
– destinaţie
– faza ciclului de exploatare
– locul de creare a gestiunilor
24

8
Stocuri
 Tipuri de stocuri:
– Materii prime
– Materiale consumabile sau furniturile
– Produse
– Animale
– Producţie în curs de fabricaţie
– Mărfuri
– Ambalaje

25

Stocuri

 Obiectivele contabilităţii stocurilor şi

a producţiei în curs de execuţie (vezi

pag. 40 Curs)

26

Informaţie

27

9
Obţinerea informaţiei

 Identificarea, stabilirea ordinii de

prioritate şi accesarea surselor de
informaţii necesare
 Stocarea şi protejarea informaţiilor
 Principii şi tehnici de comunicare
eficientă internă şi externă
28

Surse de informaţii

 Abilităţi principale de informare

 abilitatea de a recunoaşte nevoia de informare
 abilitatea de a distinge modalitãţi în care "lipsa"
de informare poate fi abordatã
 abilitatea de a construi strategii pentru a localiza
informaţia
 abilitatea de a localiza şi accesa informaţia
 abilitatea de a compara şi evalua informaţia
obţinutã din diferite surse
 abilitatea de a sintetiza şi construi pe baza
informaţiei existente, contribuind la crearea de
29
cunoaştere nouã

Stocarea şi protejarea
informaţiilor
 Furtul de informaţii
– Hackeri - rareori
– Vizitatori neînsoţiţi
– Angajaţi temporari
– Angajaţi nemulţumiţi
– Angajaţi inocenţi
care nu respectă
regulile de securitate

30

10
Stocarea şi protejarea
informaţiilor
 Strategii pentru reducerea pierderii
informaţiei
– asigurati-va ca aveti un regulament care
prevede in mod clar cine poate lua informatii si
cum trebuie protejate acestea cand sunt in
afara biroului
– asigurati-va ca informatiile nu parasesc sediul
fara ca dumneavoastra sa stiti acest lucru
– asigurati-va ca informatiile care trebuie
mutate din sediu sunt protejate, astfel incat sa
nu existe pericolul sa ajunga in mainile unor
31

persoane nepotrivite

Stocarea şi protejarea
informaţiilor
Pentru a controla ce fel de fisiere
parasesc biroul stabiliti conturi
pentru utilizatori pe servere si pe
statiile de lucru, astfel incat
angajatii sa nu poata accesa
informatii pe care nu este nevoie sa
le vada. 32

Stocarea şi protejarea
informaţiilor
Solutia de criptare va asigura faptul ca
un dispozitiv pierdut sau furat nu va
genera pierderi de informatii.

33

11
COMUNICAREA

 Stă la baza eficienţei organizaţiei

 Comunicare internă

 Comunicare externă

34

Cauzele problemelor
 Dacă eu ştiu acest lucru, atunci toţi trebuie să-l
ştie
 Noi urâm birocraţia, noi suntem mici.
 Am spus tuturor, sau câtorva, sau…?
 Ai auzit ce am vrut eu să auzi?
 Problemele noastre sunt prea mari ca să ne mai şi
ascultăm unii pe alţii!
 Şi despre ce să vorbim?
 Există date, există informaţii
35

 Dacă voi avea nevoie de opinia ta, ţi-o voi cere.

Principii fundamentale

 Managementul sprijină
 Abilităţi de comunicare
 Organizarea şi desfăşurarea
şedinţelor
 Asumarea responsabilităţii

36

12
 Politici fundamentale

 Plan strategic
 Politici de personal
 Set proceduri sarcini de rutină -
ROF
 Fişa postului şi organigramă
 Şedinţe de management
 Şedinţe cu personalul 37

Politici fundamentale
 Discuţii individuale cu personalul
 Sărbătorirea realizărilor
 Evaluare performanţe
 Raportare către şef direct
 Solicitaţi feedback
 Acţionaţi la feedback
 Elaboraţi un plan de comunicare internă
38

Planul de comunicare
internă
 Elemente cheie:
– Focalizare pe termen lung

– Valori şi scopuri clare

– Metode comprehensive şi

convingătoare

– Mesage coerente 39

13
 Planul de comunicare
internă
 Identificaţi cultura organizaţională

 Identificaţi mijloacele de

comunicare

 Determinaţi mijloacele potrivite

fiecărui scop 40

Planul de comunicare
internă
 Planificaţi modalităţi de

îmbunătăţire

 Planificaţi implementarea

 Implementaţi

Monitorizaţi şi revizuiţi continuu

41


Comunicarea externă

 Ce mesaj vreţi să transmiteţi?

 Către cine vreţi să transmiteţi

mesajul respectiv?

 Ce caracterizează fiecare tip de

42
receptor?

14
Comunicarea externă

 Care este cea mai bună modalitate de

a “ajunge” la fiecare tip de receptor,
inclusiv cine/ cum va transmite
mesajul?
 Cum veţi şti dacă mesajul a “ajuns”
la receptor sau nu?
 Proiectaţi mesajul pentru fiecare tip
de receptor. Focalizaţi-vă pe
43

interesul propriu al receptorului.

15