Entitatea ……….

Departamentul……………

(Versiunea 2/Draft)

PROCEDURĂ DE SISTEM

PRIVIND
GESTIONAREA ABATERILOR
(de la proceduri)
ÎN ENTITATEA X

COD: P.O. __________________

Ediția__________

Revizia_________

Data___________

(Observație: Termenele prevăzute în procedură sunt orientative)

Entitatea X Procedură de sistem privind Ediția: I
gestionarea abaterilor (de la proceduri) Nr. de ex.:….
Revizia:
Nr. de ex.:….
Departamentul Y Cod: P.O…………….. Pagina 2 din 2
Exemplar nr. ….

PAGINĂ ALBĂ
Entitatea X Procedură de sistem privind Ediția: I
gestionarea abaterilor (de la proceduri) Nr. de ex.:….
Revizia:
Nr. de ex.:….
Departamentul Y Cod: P.O…………….. Pagina 3 din 3
Exemplar nr. ….

Cuprins
Numărul Denumirea componentei din cadrul procedurii de sistem Pagina
componentei
în cadrul
procedurii
de sistem
1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau,
după caz, a reviziei în cadrul ediției procedurii de sistem
2 Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii de sistem
3 Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția sau, după caz,
revizia din cadrul ediției procedurii de sistem
4 Scopul procedurii de sistem
5 Domeniul de aplicare a procedurii de sistem
6 Documentele de referință (reglementări) aplicabile activității
procedurate
7 Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura operațională
8 Descrierea procedurii de sistem
9 Responsabilități și răspunderi în derularea activității
10 Anexe, înregistrări, arhivări
Entitatea X Procedură de sistem privind Ediția: I
gestionarea abaterilor (de la proceduri) Nr. de ex.:….
Revizia:
Nr. de ex.:….
Departamentul Y Cod: P.O…………….. Pagina 4 din 4
Exemplar nr. ….

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după

caz, a reviziei în cadrul ediției procedurii de sistem
Nr. Elemente privind Numele și Funcția Data Semnătura
crt. responsabilii/operațiunea prenumele
1.1. Elaborat Ion Popescu …………………………………….
1.2. Verificat Ionescu Darie …………………………………….
1.3. Aprobat Ionescu Ion Președintele Comisiei de dezvoltare
a sistemului de control
intern/managerial

2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii de sistem

Nr. Ediția sau, după caz, Componenta Modalitatea Data de la care se aplică prevederile
crt. revizia în cadrul ediției revizuită reviziei ediției sau reviziei ediției
2.1. Ediția I X X
2.2. Revizia 1
2.3.

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția sau, după caz, revizia
din cadrul ediției procedurii de sistem
Nr. Scopul Exemplar Compartiment Funcția Nume și Data Semnătura
crt. difuzării nr. prenume primirii
3.1. aplicare*
3.2. aplicare
…. aplicare
3.X. informare
3.Y. evidență
3.Z. arhivare Registratură

* se trec toate compartimentele entității, iar funcția celui care va semna este cea a șefului de compartiment
Entitatea X Procedură de sistem privind Ediția: I
gestionarea abaterilor (de la proceduri) Nr. de ex.:….
Revizia:
Nr. de ex.:….
Departamentul Y Cod: P.O…………….. Pagina 5 din 5
Exemplar nr. ….

4. Scopul procedurii de sistem

5.1. Procedura prezintă condițiile, etapele și documentele necesare pentru aprobarea

abaterilor de la procedurile stabilite de conducerea entității X.
5.2. Procedura stabilește modul în care se gestionează, în cadrul entității X, abaterile
de la procedurile aprobate, compartimentele și persoanele implicate.
5.3. Dă asigurări conducerii entității X cu privire la desfășurarea adecvată a
activităților în cazurile de abatere de la procedurile aprobate, precum și cu privire la
existența documentației corespunzătoare în aceste situații.
5.4. Asigură continuitatea activității privind gestionarea abaterilor în cadrul entității
X, inclusiv în condiții de fluctuație a personalului.
5.5. Sprijină conducerea entității X cu privire la evitarea cazurilor de neaplicare a
instrumentelor de control intern/managerial și a altor prevederi stabilite în cadrul
procedurilor aprobate.

5. Domeniul de aplicare a procedurii de sistem

6.1. Potrivit pct. 9.2.3. din Standardul nr. 9 – Proceduri din cadrul Codului
controlului intern/managerial al entităţilor publice aprobat prin Ordinul Secretariatului
General al Guvernului nr. 400/2015, ”Conducerea entităţii publice se asigură că, pentru
toate situaţiile în care datorită unor circumstanţe deosebite apar abateri faţă de politicile
sau procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel
corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor”.
6.2. Abaterea de la procedura aprobată reprezintă o circumstanță
deosebită/excepțională, ce nu a putut fi anticipată la momentul elaborării acesteia și care
nu permite derularea operațiunilor/tranzacțiilor potrivit prevederilor procedurale
aplicabile.
Abaterea de la procedură nu trebuie confundată cu ”abaterea” de la cadrul normativ
aplicabil, respectiv cu nerespectarea/încălcarea prevederilor legale sau cu semnalarea
neregularităților, prevăzută în standardul nr. 1 din cadrul Codului controlului
intern/managerial al entităţilor publice.
Abaterea de la procedură nu înseamnă o permisiune de a nu aplica/încălca cadrul
normativ incident, ci se referă la faptul că, la un moment dat, o prevedere (sau mai multe
prevederi) ale unei proceduri aprobate nu pot fi aplicate ca urmare a apariției unei situații
cu caracter excepțional și care nu a fost prevăzută la data elaborării/actualizării procedurii
în cauză.
Potrivit pct. 9.2.3. din Standardul nr. 9 – Proceduri, abaterile de la procedurile
existente trebuie documentate și justificate (întocmirea de documente adecvate), în
Entitatea X Procedură de sistem privind Ediția: I
gestionarea abaterilor (de la proceduri) Nr. de ex.:….
Revizia:
Nr. de ex.:….
Departamentul Y Cod: P.O…………….. Pagina 6 din 6
Exemplar nr. ….

vederea prezentării spre aprobare (aprobarea de către un nivel corespunzător, înainte de

efectuarea operațiunii).
Prin urmare, angajații entității trebuie/sunt obligați să aplice procedurile aprobate
pentru desfășurarea activităților, iar cazurile în care anumite prevederi ale acestor
proceduri nu sunt aplicate trebuie să îndeplinească, cumulativ, următoarele condiții:
 să apară o circumstanță/situație deosebită/excepțională în derularea
operațiunilor;
 circumstanța/situația respectivă nu putea fi anticipată la momentul elaborării
procedurii;
 abaterea de la procedură (neaplicarea unor prevederi procedurale) a fost
documentată, existând justificări pertinente;
 abaterea de la procedură a fost aprobată de către un nivel corespunzător al
managementului;
 sunt analizate periodic circumstanțele și modul de gestionare a situațiilor de
abatere de la politiile și procedurile existente, pentru a se desprinde concluzii
de bună practică pentru viitor, ce urmează a fi formalizate.
6.3. Procedura se aplică de către toate compartimentele entității X în cazul apariției
situației descrise la pct. 6.2., conform prevederilor prezentei proceduri de sistem.
Procedura se aplică în cazul tuturor procedurilor operaționale și de sistem aprobate
de conducerea entității X.
6.4. Procedura privind gestionarea abaterilor nu se aplică dacă o altă procedură
operațională sau de sistem prevede, în cadrul ei, un mod particular de gestionare a
abaterilor pentru activitatea procedurată.
Entitatea X Procedură de sistem privind Ediția: I
gestionarea abaterilor (de la proceduri) Nr. de ex.:….
Revizia:
Nr. de ex.:….
Departamentul Y Cod: P.O…………….. Pagina 7 din 7
Exemplar nr. ….

6. Documente de referință (reglementări) aplicabile activității procedurate

7.1. Legislație primară:
 Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi
controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare;
 Ordinul Secretariatului General al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea
Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice.
Entitatea X Procedură de sistem privind Ediția: I
gestionarea abaterilor (de la proceduri) Nr. de ex.:….
Revizia:
Nr. de ex.:….
Departamentul Y Cod: P.O…………….. Pagina 8 din 8
Exemplar nr. ….

7. Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura operațională

7.1. Definiții ale termenilor

Nr. Termenul Definiția și/sau, dacă este cazul, actul care definește termenul
crt.
1 Procedură Totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a
regulilor de aplicat în vederea executării activităţii, atribuţiei sau
sarcinii
2 Procedură operaţională Procedură care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la
nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate publică
3 Procedură de sistem Procedură care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la
nivelul tuturor compartimentelor/structurilor dintr-o entitate publică
4 Ediție a unei proceduri Forma inițială sau actualizată, după caz, a unei proceduri, aprobată și
difuzată
5 Revizia în cadrul unei Acțiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea,
ediții după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediții a
procedurii de sistem, acțiuni care au fost aprobate și difuzate
6 Compartiment Microstructură organizațională a entității publice
7 Control Reprezintă ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii
intern/managerial publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă
cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării
administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta
include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi
procedurile. Sintagma "control intern/managerial" subliniază
responsabilitatea tuturor nivelurilor ierarhice pentru ţinerea sub control
a tuturor proceselor interne desfăşurate pentru realizarea obiectivelor
generale şi a celor specifice.
8 Obiective Efectele pozitive pe care conducerea entităţii publice încearcă să le
realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care conducerea
încearcă să le evite.
9 Abatere de la procedura reprezintă o circumstanță deosebită/excepțională, ce nu a putut fi
aprobată anticipată și care nu permite derularea operațiunilor/tranzacțiilor
potrivit prevederilor procedurale aplicabile.
10 Neregularitate Orice abatere de la legalitate, regularitate şi conformitate în raport cu
dispoziţiile naţionale şi/sau europene, precum şi cu prevederile
contractelor ori ale altor angajamente legale încheiate în baza acestor
dispoziţii, ce rezultă dintr-o acţiune sau inacţiune a beneficiarului ori a
autorităţii cu competenţe în gestionarea fondurilor europene, care a
prejudiciat sau care poate prejudicia bugetul Uniunii
Europene/bugetele donatorilor publici internaţionali şi/sau fondurile
publice naţionale aferente acestora printr-o sumă plătită necuvenit
11 Semnalarea Acțiune a unui angajat al entității care semnalează neregularități, în
neregularităților baza procedurii aprobate, fără ca o astfel de semnalare să atragă un
tratament inechitabil sau discriminatoriu față de persoana în cauză.
12 .................................... ...................................
Entitatea X Procedură de sistem privind Ediția: I
gestionarea abaterilor (de la proceduri) Nr. de ex.:….
Revizia:
Nr. de ex.:….
Departamentul Y Cod: P.O…………….. Pagina 9 din 9
Exemplar nr. ….

7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr. Abrevierea Termenul abreviat

crt.
1 P.O. Procedura operațională
2 E Elaborare
3 V Verificare
4 A Aprobare
5 Ap. Aplicare
6 Ah. Arhivare
…………… …………………………………….
Entitatea X Procedură de sistem privind Ediția: I
gestionarea abaterilor (de la proceduri) Nr. de ex.:….
Revizia:
Nr. de ex.:….
Departamentul Y Cod: P.O…………….. Pagina 10 din 10
Exemplar nr. ….

8. Descrierea procedurii de sistem

8.1. Generalități
În cadrul entității __________, angajații au obligația aplicării procedurilor
operaționale și de sistem aprobate în desfășurarea activităților.
În desfășurarea operațiunilor de către angajați pot apărea situații în care procedurile
aprobate de conducere nu pot fi aplicate în totalitate. Aceste situații sunt rare și deosebite,
fiind generate de circumstanțe care nu puteau fi prevăzute în etapa de elaborare a
procedurilor.
Prin urmare, gestionarea abaterilor se referă la cazurile în care anumite aspecte ale
unor proceduri nu pot fi respectate/aplicate în totalitate în desfăşurarea operaţiunilor sau
activităţilor, ca urmare a apariţiei unor circumstanţe deosebite care sunt independente de
voința angajaților.
În aceste cazuri, conducerea trebuie să fie informată cu privire la aceste
circumstanțe în care se impun abateri de la proceduri, să le analizeze în mod
corespunzător, și după caz, să aprobe sau nu aceste abateri.
În fapt, abaterea procedurală presupune să se obțină o aprobare (de regulă
temporară) privind derogarea unui angajat de la obligația aplicării unor instrumente de
control intern/managerial stabilite în procedurile operaționale, pentru o operațiune sau
grup de operațiuni aprobate.
Cazurile de abateri de la proceduri care au fost aprobate în condițiile acestei
proceduri nu reprezintă încălcări ale codului de conduită sau ale regulamentului de ordine
interioară aprobate în cadrul entității.
Orice angajat care constată că are loc o abatere neaprobată de la prevederile
procedurale și că aceasta reprezintă o încălcare a codului de conduită, a regulamentului
de ordine interioară sau a altor acte normative, determinând consecințe semnificative
asupra obiectivelor sau activităților compartimentului ori entității, trebuie să comunice
acest fapt celor în drept conform procedurii de sistem privind semnalarea
neregularităților.
Aprobarea privind abaterea procedurală trebuie privit ca un demers obligatoriu și
cu caracter excepțional cu privire la cazurile de neaplicarea a unor prevederi
procedurale, din următoarele considerente:
− dacă nu se instituie această procedură de aprobare obligatorie și cu caracter
excepțional a unor prevederi procedurale, există riscul ca nerespectarea procedurilor
instituite de către management sau a unor controale interne să determine personalul
entităţii să nu mai respecte deciziile şi regulile stabilite de acesta;
− procedurile operaţionale/de sistem presupun respectarea unor prevederi legale,
instrucţiuni de siguranţă, dimensiuni, specificaţii etc, iar aprobarea nerespectării unor
prevederi procedurale trebuie să facă obiectul unei analize adecvate pentru a evita
consecințe nedorite (încălcări ale legii, accidente, amenzi etc.).
Entitatea X Procedură de sistem privind Ediția: I
gestionarea abaterilor (de la proceduri) Nr. de ex.:….
Revizia:
Nr. de ex.:….
Departamentul Y Cod: P.O…………….. Pagina 11 din 11
Exemplar nr. ….

Cu alte cuvinte, gestionarea abaterilor are un rol de descurajare, în sensul că

vizează în fapt descurajarea tendinţei de încălcare a procedurilor operaţionale/de sistem
sau controalelor interne stabilite de conducere.
În desfășurarea operațiunilor, dacă angajatul nu poate aplica o prevedere
procedurală, acesta este obligat să aplice procedura privind gestionarea abaterilor pentru
a solicita o abatere de la procedură.
Gestionarea abaterilor îndeplinește un dublu rol în cadrul unui sistem de control
intern/managerial:
 Prevenire a neaplicării unor prevederi procedurale de către angajați prin
limitarea acestei posibilități doar la situații considerate excepționale și care presupun o
documentare adecvată și aprobări în consecință;
 ”Asanare”/Îmbunătățire a procedurilor operaționale/de sistem prin revizuire ca
urmare a identificării și raportării cazurilor în care anumite prevederi procedurale nu sunt
aplicabile în practică (procedura nu este întocmită adecvat/adaptată suficient la specificul
entității).

8.2. Documente utilizate

8.2.1. Lista, proveniența conținutul și rolul documentelor
 Formular privind solicitarea aprobării unei abateri de la procedura
operațională (conform modelului din anexa nr. 1):
 Proveniența: elaborat și înregistrat de către angajatul care identifică
apariția/existența unei abateri de la procedura operațională;
 Conținutul: prezintă circumstanțele deosebite, care nu au putut fi anticipate și
care induc abateri de la prevederile procedurale;
 Rol: solicitarea și documentarea abaterii de la procedură în vederea aprobării
acesteia; probă pentru organele de audit și control privind documentarea
abaterilor de la proceduri;
 Registrul abaterilor de la procedurile operaționale (conform modelului din
anexa nr. 2):
 Proveniența: elaborat anual (de regulă) și înregistrat de către secretariatul
Comisiei pentru dezvoltarea sistemului de control intern/managerial sau de
către persoana desemnată de membrii acesteia/conducătorul entității, după
caz;
 Conținutul: centralizează toate cazurile de abateri de la procedurile aprobate în
vederea monitorizării;
 Rol: document de centralizare a tuturor cazurilor de abateri de la procedurile
aprobate, precum și a modului lor de gestionare în vederea monitorizării;
 Raport privind analiza circumstanțelor și a modului de gestionare a a
abaterilor de la procedurile aprobate (conform modelului din anexa nr. 3):
 Proveniența: elaborat de către de către persoana desemnată sau de
secretariatul Comisiei pentru dezvoltarea sistemului de control
Entitatea X Procedură de sistem privind Ediția: I
gestionarea abaterilor (de la proceduri) Nr. de ex.:….
Revizia:
Nr. de ex.:….
Departamentul Y Cod: P.O…………….. Pagina 12 din 12
Exemplar nr. ….

intern/managerial, pe baza rapoartelor transmise de către șefii

microstructurilor organizaționale ale entității;
 Conținutul: analiza circumstanțelor care au generat abateri de la procedurile
operaționale și modul lor de gestionare;
 Rol: document de stabilire a unor concluzii de bună practică privind
îmbunătățirea procedurilor operaționale.
 Procedurile operaționale aprobate;
 ………………

8.2.2. Circuitul documentelor (Graficul de circulație al documentelor)

Se realizează conform graficului de circulație al documentelor prezentat în anexa
nr. 4.
8.3. Resurse necesare
8.3.1. Resurse materiale:
 Calculatoare/acces la calculator pentru elaborarea registrului abaterilor de la
procedurile operaționale în format electronic;
 Hârtie imprimantă pentru listarea documentelor (cca. 200 de coli anual).

8.3.2. Resurse umane:

La procesul de gestionare a abaterilor participă:
 Comisia pentru dezvoltarea sistemului de control intern/managerial;
 Managerii de compartimente;
 Angajații entității.

8.3.3. Resurse financiare

Resursele financiare necesare sunt:
 …….
Entitatea X Procedură de sistem privind Ediția: I
gestionarea abaterilor (de la proceduri) Nr. de ex.:….
Revizia:
Nr. de ex.:….
Departamentul Y Cod: P.O…………….. Pagina 13 din 13
Exemplar nr. ….

8.4. Modul de lucru

Scopul aplicării în practică a procedurii privind gestionarea abaterilor este de a
evita neaplicarea prevederilor procedurilor aprobate sau a altor instrumente de control
intern/managerial, stabilite de conducerea entității.

8.4.1. Planificarea operațiunilor și acțiunilor privind gestionarea abaterilor

La nivelul entității, organizarea, implementarea și monitorizarea procesului de
gestionare a abaterilor se realizează de către Comisia pentru dezvoltarea sistemului de
control intern/managerial (denumită Comisie), prin persoanele desemnate în acest sens,
de către conducătorul entității.
Managerii compartimentelor din cadrul entității_____ reprezintă persoanele care
trebuie să monitorizeze aplicarea în practică a procedurilor aprobate de conducătorul
entității.
Comisia sau persoanele desemnate vor instrui managerii și angajații cu privire la
aplicarea în practică a procedurii de gestionare a abaterilor.

8.4.2. Derularea operațiunilor și acțiunilor privind gestionarea abaterilor

În cazul în care un angajat, în desfășurarea activităților și operațiunilor se confruntă
cu o situație/circumstanță deosebită în care nu poate aplica o anumită prevedere
procedurală, completează pct. 1-11.1. din formularul privind solicitarea aprobării unei
abateri de la procedura operațională, conform modelului din anexa nr. 1, îl semnează,
înregistrează și îl transmite, ierarhic, nivelului următor de management.
Abateri de la proceduri (în sensul imposibilității aplicării prevederilor unor
proceduri operaționale raportat la situația specifică a entității în cauză) pot fi semnalate și
de alte organisme cu rol de audit sau control (Curtea de Conturi, Compartimentul audit
intern etc.). În acest caz, în funcție de recomandările/măsurile dispuse, șefii de
compartimente/angajații revizuiesc procedurile, sau pentru situații excepționale,
singulare, pot iniția un formular de abatere procedurală.
Șeful de compartiment poate revizui, după caz, datele completate (prin utilizarea
unei alte culori) și completează coloana 11.2. sau 11.X, după caz.
Dacă șeful de compartiment consideră că procedura poate fi aplicată, returnează
formularul solicitantului prin înscrierea la pct. 11.2 sau 11.X unei decizii în acest sens. În
această situație, nu se mai solicită decizia conducătorului entității și se pune în aplicare
procedura. De asemenea, se procedează la completarea registrului abaterilor de la
procedurile operaționale.
Dacă șeful de compartiment consideră că procedura conține prevederi neadecvate,
returnează formularul solicitantului prin înscrierea la pct. 11.2 sau 11.X unei decizii
privind actualizarea/revizuirea procedurii operaționale în cauză, desemnând un
responsabil și stabilind un termen în acest sens. În această situație, nu se mai solicită
decizia conducătorului entității decât pentru operațiunile desfășurate până la revizuirea
procedurii sau se propune aprobarea cursului corect de acțiune până la revizuirea
Entitatea X Procedură de sistem privind Ediția: I
gestionarea abaterilor (de la proceduri) Nr. de ex.:….
Revizia:
Nr. de ex.:….
Departamentul Y Cod: P.O…………….. Pagina 14 din 14
Exemplar nr. ….

procedurii. De asemenea, se procedează la completarea registrului abaterilor de la

procedurile operaționale.
Dacă șeful de compartiment consideră că există o circumstanță deosebită, care nu
permite aplicarea procedurii operaționale, înaintează formularul consilierului juridic
pentru punct de vedere/viza de legalitate, precum și conducătorului entității pentru luarea
unei decizii. După luarea deciziei, se procedează la completarea registrului abaterilor de
la procedurile operaționale.
Anual, până pe 15.01 ale anului următor celui încheiat, șefii de compartimente vor
elabora (dacă este cazul) rapoarte privind analiza circumstanțelor și a modului de
gestionare a a abaterilor de la procedurile aprobate pe care le transmit comisiei.
Anual, până pe 25.01 ale anului următor celui încheiat, comisia elaborează un
raport privind analiza circumstanțelor și a modului de gestionare a a abaterilor de la
procedurile aprobate pe care îl transmit conducătorului entității pentru analiză și
aprobare.

8.4.3. Valorificarea rezultatelor procesului de gestionare a abaterilor

Rezultatele procesului de gestionare a abaterilor vor fi valorificate de către Comisia
pentru dezvoltarea sistemului de control intern/managerial (denumită Comisie) care va
prezenta concluzii și propuneri de bună practică pentru viitor cu privire la aplicarea
procedurilor operaționale, în cadrul raportului menționat mai sus.

9. Responsabilități și răspunderi în derularea activității

Nr. Compartimentul/postul/ I II III IV V

crt. operațiunea/acțiunea
1 E
2 V
3 A
4 Ap.
5 Ah.

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr. Denumirea anexei Elaborator Aprobă Număr de Difuzare Arhivare

anexă exemplare Loc Perioadă
1
2
3
4
Entitatea X Procedură de sistem privind Ediția: I
gestionarea abaterilor (de la proceduri) Nr. de ex.:….
Revizia:
Nr. de ex.:….
Departamentul Y Cod: P.O…………….. Pagina 15 din 15
Exemplar nr. ….

5
Entitatea X Procedură de sistem privind Ediția: I
gestionarea abaterilor (de la proceduri) Nr. de ex.:….
Revizia:
Nr. de ex.:….
Departamentul Y Cod: P.O…………….. Pagina 16 din 16
Exemplar nr. ….

Anexa nr. 1

Formular privind solicitarea aprobării unei abateri de la procedura operațională

nr. _ din _

1. Numele angajatului:

2. Compartimentul:

3. Activitatea (procesul) și operațiunea pentru care se solicită abaterea de la

procedură:

4. Operațiunea și perioada pentru care se solicită abaterea de la procedură:

5. Procedura incidentă:

6. Prevederea procedurală pentru care se solicită neaplicarea și documentele în

cauză:

7. Descrierea circumstanțelor deosebite/excepționale care nu permit aplicarea

procedurii:

8. Abaterea de la procedură determină neaplicarea/încălcarea unui act normativ

(Da/Nu/Nu știu – în caz afirmativ se indică actul normativ și prevederea

legală):

9. Riscurile, costurile și consecințele posibile ca urmare a neaplicării prevederii

procedurale:
Entitatea X Procedură de sistem privind Ediția: I
gestionarea abaterilor (de la proceduri) Nr. de ex.:….
Revizia:
Nr. de ex.:….
Departamentul Y Cod: P.O…………….. Pagina 17 din 17
Exemplar nr. ….

10.Aprobarea abaterii de la procedură se solicită doar pentru o singură

dată/operațiune/tranzacție (A-abatere singulară) sau pentru un grup de

operațiuni/tranzacții ce vor fi derulate în timp (B-abatere multiplă):

11.Propuneri privind gestionarea abaterii de la procedură:

11.1. Angajatul care o semnalează

11.2. Șeful de compartiment

11.3. ...........

11.4. Consilier juridic

12. Decizia conducătorului entității/persoanei desemnate privind aprobarea

abaterii (inclusiv alte decizii/măsuri):

Semnături
Entitatea X Procedură de sistem privind Ediția: I
gestionarea abaterilor (de la proceduri) Nr. de ex.:….
Revizia:
Nr. de ex.:….
Departamentul Y Cod: P.O…………….. Pagina 18 din 18
Exemplar nr. ….

Anexa nr. 2

Registrul abaterilor de la procedurile operaționale

Nr. Compar- Activitatea Opera- Solici- Nr. și dată Procedura Prevederea Descrierea
crt. timentul (procesul) țiunea și tant formular aplicabilă procedurală pt. circumstanțelor
perioada care se solicită
abaterea
1 2 3 4 5 6 7 8 9

Acte Riscurile, Abatere Propuneri Decizia Obs.

normative costurile și singulară/ Solicitant Șef .... Juridic conducătorului
care nu se consecințele multiplă Compar- entității
aplică în posibile timent
urma
abaterii
10 11 12 13 14 15 16 17 18
Entitatea X Procedură de sistem privind Ediția: I
gestionarea abaterilor (de la proceduri) Nr. de ex.:….
Revizia:
Nr. de ex.:….
Departamentul Y Cod: P.O…………….. Pagina 19 din 19
Exemplar nr. ….

Anexa nr. 3

RAPORT PRIVIND ANALIZA CIRCUMSTANȚELOR ȘI A MODULUI DE

GESTIONARE A A ABATERILOR DE LA PROCEDURILE APROBATE

1. Entitatea

2. Data elaborării

3. Analiza cazurilor de gestionare a abaterilor de la proceduri

4. Concluzii și propuneri
Entitatea X Procedură de sistem privind Ediția: I
gestionarea abaterilor (de la proceduri) Nr. de ex.:….
Revizia:
Nr. de ex.:….
Departamentul Y Cod: P.O…………….. Pagina 20 din 20
Exemplar nr. ….

Anexa nr. 4
Circuitul documentelor (Graficul de circulație al documentelor privind gestionarea
abaterilor)

Angajatul identifică o circumstanță deosebită/excepțională care nu

permite aplicarea unor prevederi procedurale aprobate

Întocmește formularul privind solicitarea aprobării unei abateri de la

procedura operațională (anexa nr. 1) completând pct. 1-11.1.

Transmite formularul șefului de compartiment

Șeful de compartiment analizează solicitarea de abatere, poate

revizui, după caz, datele completate (prin utilizarea unei alte culori)
și completează coloana 11.2.

NU se avizează
Explicații
formularul
suplimentare
/se aplică proc. Decizie a șefului de
compartiment privind abaterea
procedurală

Transmite formularul consilierului juridic (similar) pentru viza de

legalitate

Transmite formularul conducătorului entității sau nivelului de

management delegat pentru aprobarea abaterilor respective

2 3
1
Entitatea X Procedură de sistem privind Ediția: I
gestionarea abaterilor (de la proceduri) Nr. de ex.:….
Revizia:
Nr. de ex.:….
Departamentul Y Cod: P.O…………….. Pagina 21 din 21
Exemplar nr. ….

Circuitul documentelor (Graficul de circulație al documentelor – continuare

3
1 3
2

NU se aprobă
Explicații
formularul
suplimentare
/se aplică proc. Decizie a conducătorului
entității/persoanei desemnate
privind abaterea procedurală

Aprobă formularul (abaterea procedurală)

Se completează registrul abaterilor de la procedurile operaționale