LICEUL TEORETIC MINISTERUL EDUCATIE! "GENERAL DRAGALINA” NATIONALE PROCEDURA ELABORATA - EDITIA 1 PROCEDURA OPERATIONALA [fait LICEUL TEORETIC PRIVIND PROCURAREA, ferompiae Roviziand q » | COMPLETAREA, INTOCMIREA, ' SEE ALA ELIBERAREA ACTELOR DE STUDII yong — Nr. pagii anes: COD: LTGDO-SECRETARIAT-01 | Exempier ar. 1, LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA $I APROBAREA. EDITIEI SAU, DUPA CAZ, A REVIZIEI iN CADRUL EDITIEI PROCEDURI OPERATIONALE ELEMENTE ] PRIVIND NUMELE SI " RESPONSABILII/ PRENUMELE Bensyes ee | ecome Uc OPERATIUNEA 7 1 2 3 z 5 14 ELABORAT CIUCIU CATINCEL | SEGRETAR SEF | zon12007 | 7 1 DIRECTOR ADJUNCT, | >> 42 | _VERIFICAT | POCREAN MARIOMRA | RECTOR PDUNCT. | aa.tnz017 | je 13 |__VERIFICAT TEPENEU ALIDEIA DIRECTOR 23.11.2017 14 VALIDAT CONSILIUL PROFESORAL aro | Sere | 15 APROBAT CONSILIUL DE ADMINISTRATIE ‘Rrera 11a HOA. 728.11 2017 2. SITUATIA EDITIILOR SI A REVIZIILOR iN CADRUL EDITIILOR PROCEDURIL OPERATIONALE Edifia sau, dupa ‘caz,revizia in Componenta revizuita Modalitatea reviziei cadrul editiei 0 i 2 3 24 Edija 1 5 - 20.11.2017 24 Revizia f 5 5 : 3. LISTA CUPRINZAND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZA EDITIA SAU, DUPA CAZ, REVIZIA DIN CADRUL EDITIEI PROCEDURII OPERATIONALE 3] Numele gi Data Nr. ‘Scopul difuzarii Compartiment Functia prenumele primiri ‘Semnatura 34 Aslcare Secretariat Secetar set cuuciucatincet | 20.11.2017 | 1/4, 32 Aplicare Secretariat Secretar sareuwarans | atizo7| A | ‘igre pe : Respnsai inter 33 | wundcadtagnacsino Lebo Scmaueese” | TEPENEVALIDEA | 20.11.2017 Lz ye a Erde CEA Coaanaior | POCREANMARIOARA | 20112007 | Nc 7 ‘i Claseea Via, |a5 Aplcre Didacis | rotesor igi See ae | aettaot7 4. SCOPUL 4.1 Stabilirea modului in care sunt procurate, intocmite, completate si eliberate actele de studii la Liceul Teoretic "General Dragalina” Oravita; Pija Fernand net ‘e. General Berteotnr 28-90, Secor + 523600 ORAVITA~ CARAS-SEVERIN ‘101168, Bucuregt “TelFax 0255571657 16 Tet 40 (0)21 4055706 ‘ema leaatvahoo com Fax +40(0}21 3103205, wu icguldrenans ng warwedc0LICEUL TEORETIC MINISTERUL EDUCATIEI "GENERAL DRAGALINA” NATIONALE, 4.2 Stabilirea responsabilitatilor privind intocmirea, completarea, verificarea si eliberarea actele de studi; 43 Asigurarea continuitatii activitafii, inclusiv in condifii de fluctuafie a personalului; 44 Sprijinirea auditului si/sau altor organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control; sprijinirea directorului in luarea deciziei, 3. DOMENIUL DE APLICARE Procedura se aplici in cadrul Liceului Teoretic ,,General Dragalina” din Oravita, compartimentul Secretariat, profesorii diriginti ai claselor a VIlI-a, a X-a sia XII-a si conducerea institutiei, 6. DOCUMENTE DE REFERINTA 6.1. Legea Educatiei Nationale nr.1/2011, actualizata; 6.2. OMENCS nr. 3844/24 mai 2016 — pentru aprobarea Regulamentului privind regimul actelor de studii sial documentelor scolare gestionate de unitafile de invatémant preuniversitar; 63. HG 454/22.06.2016 pentru modificarea si completarea HG nr. $77/2015 privind aprobarea Confinutului si formatului actelor de studii care vor fi eliberate absolventilor si personalului didactic din sistemul nagional de invpimént preuniversitar; 64, Adresa nr. 25037/18.01.2016 pi ipul actelor de studii care se vor elibera absolventilor ‘invaximéntului preuniversitar, promotia 2016 6.5. Adresa MENCS nr. 46.765/21.11.2016 privind tipul actelor de studii care se vor elibera absolventilor invajiméntului preuniversitar, promotia 2017; 66. OMENCTS nr 4799/31.08.2010 privind aprobarea metodologiei de organizare si desfisurare a examenului de bacalaureat, cu modificarile si completarile ulterioare; - OMECI nr. 4843 data 27.08.2009 privind aprobarea metodologiei de organizare si desfaigurare a examenului de atestare a competentelor profesionale a absolventilor claselor de matematica- informatic& si matematic&-informatica, intensiv informatica, DEFINITI $I ABREVIERI DEFINITI ALE TERMENILOR Termenul Definitia si/sau, daca este cazul, actul care defineste termenul | Prezentarea, in seris, a tuturor pasilor ce trebule urmafi, a a eee metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat necesare indeplinirii,atribu responsabilitatilor Compartimentul secretariat, Compartimentul didactic (doar dirgingii claselor a Vill-a, a X-a si a XIl-a) Conduciitorul Director; Secretar-sef compartimentului lor si sarcinilor, avand in vedere asumarea 2 | Compartiment Procedura care descrie 0 activitale sau un proces care se | 4 | Procedura operational desfagoard Ia nivelul unuia sau mai multor compartimente din cadrul unitay 5 | Edisie a unei proceduri Forma inifiali sau actualizati, dup caz, a unei proceduri operationale operationale, aprobata si difuzata Acfiunile de modificare, adjugare , suprimare sau alte asemenea, 6 | Revizia in cadrul unei editii | dupa caz, a uneia sau mai multor componente ale unei edifii a procedurii operationale, actiuni care au fost aprobate si difuzate Documente oficiale de stat, cu regim special, care confirma studi de invatamant,nivele, calificdri dobandite Document care reglementeaz gestionarea, intocmire, verificarea, eliberarea actelor de studii in sistemul national de invayamant 7 | Acte de studii 8 | Regulament 9 [Absolvent Persoand care a terminat un ciclul sau o forma de invayimant ij Ferrand na ‘i. General Beret 28-00, Secor | 5328600 ORAVITACARAS-SEVERIN 0101168, Bucuogt TelFax: 02550571657 26 Tot +40(0)21 4056706, ‘eat lesan yahoo com Fex +40(0)21 3103205, wun ioeulacainaes no ‘waw.edu.r0.LICEUL TEORETIC MINISTERUL EDUCATIEI "GENERAL DRAGALINA” NATIONALE ] Document oficial de stat care se elibereaza in cazul pierderii unui | act de studii eliberat in original Document care autentificd inserisurile de pe un act de studiu in original eliberat de institutie Caiet de evident& a formularelor actelor de studi tipizate si a actelor eliberate absolventilor 10 | Duplicat 11 | Adeverinté de autentificare 12 | Registra 7.2 ABREVIERI ALE TERMENILOR N¥ | Abrevierea | Termenul abreviat T | _P.O.__| Proceduri operational _| 2 E Elaborare 3 V_ | Verificare 4 A ‘Aprobare 3 Ap. Aplicare 6 | Ak. | Athivare 7 F Formular 8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERATIONALE 8.1 PROCURAREA ACTELOR DE STUDIL 8.1.1. La nivelul Liceului Teoretic "General Dragalina” Oravita actrivitatea de procurare, completare, intocmire gi eliberare a actelor de studii se face de catre secretarul sef, numit prin decizie de catre directorul institutiei. 8.1.2. Comenzile Comenzile si necesarul de formulare pentru actele de studi transmit la ISJ CS pentru 8.1.3. Necesarul de formulare pentru actele de studii de determina, sub directa coordonare a directorului, in raport cu numarul absolventilor, si se inainteaza la IS} CS sau Imprimeria ‘Nationala sub forma formularului de comanda completat. 8.1.4, Se poate comanda in plus formulare pentru actele de studii necesare intocmirii duplicatetor si pentru acoperirea numérului de formulare anulate ca urmare a greselilor de completare a acestora in limita a 10% din numérul absolventilor. pe promofii se 8.2. COMPLETAREA $I ELIBERAREA FORMULARELOR ACTELOR DE STUDIT 8.2.1. Actele de studii se intocmese si se elibereaza titularului/imputemicitului pe baza prezentirii documentului de identitate/procurii, in termen: > de maximum 30 de zile de la promovarea examenului de absolvire/finalizare; > de maxim 30 de zile de la primirea formularelor de la ISJ CS sau Imprimeria National; > in alte conditii stabilite de minister. 8.2.2. Numerotarea actelor de studii eliberate se face incepdnd cu numérul 1 si se continua pénd la epuizarea lotului seriei respective; in procesul-verbal de 1a sférsitul registrului unic de evidenj& a formularelor actelor de studii se face mentiunea pozitiilor anulate, a stocului existent, certificdnd in clar numele persoanelor care au efectuat operatiunile de intocmire si eliberare. Numerotarea seriei noi se face incepand cu numarul | si nu in continuare. 8.2.3. Toate actele de studii se intocmese numai in limba romani, folosindu-se alfabetul latin, cu diacritice, in conformitate cu prevederile art. 10 alin, (4) din Legea educatiei nationale nr. 1/2011, cu modificarile $i completarile ulterioare. 8.24, Completarea acteloridocumentelor scolare se poate face prin scriere la calculator, prin dactilografiere sau de mand, cu cemeala neagra sau albastré, fara spafii libere. Instructiunile de completare se tipdresc, parfial sau total, pe copertd. Toate rubricile ramase libere se bareazi. Este interzis s& se facd stersdturi, rizuiri, acoperire cu pasti corectoare, prescurtari si/sau adaugari in acte de studii/documentele scolare. Actele de studii si documentele scolare Pia Fetinand act ‘Se General Borat 280, Secor} 325500 ORAVITA ~ CARAS-SEVERIN 0104188, Buauegt TelFax: 0258571657 36 Tet +40 (0)21 4055706 emai: ran@vahoo com Fax: +40(0}21 3103205 ‘mw eareaainaes nig wn 20( 1) LICEUL TEORETIC ga MINISTERUL EDUCATIEI "GENERAL DRAGALINA” NATIONALE se intocmese cu respectarea prevederilor art. 26-35 din Regulamentul privind regimul actelor de studii si al documentelor scolare gestionate de unitafile de invajmént preuniversitar si se athiveaza conform aceluiasi regulament. Datele necesare pentru completarea actelor de studii se transcriu din registrele matricole si din cataloagele examenelor de absolvire/finalizare a studiilor. in actele de studii, numele titularului, precum si toate prenumele se inscriu fra prescurt&ri, cu litere mari, de tipar, utilizénd diacriticele. in toate actele de studi se inscriu cu majuscule toate inifialele prenumelui tatalui, doar prima litera din prenume. in cazul in care tatal este necunoscut se inscriu inifialele prenumelui mame. 8.2.7. Datele privind locul nasterii, precum si celelalte mengiuni se inscriu cu litere mari, de tipar. Inserierea in actele de studii a locului nasterii se face conform nomenclatorului oficial aprobat si aflat in uz la data eliberdrii actului de nastere. Mediile objinute la examenul de finalizare a studiilor se inscriu cu cifre arabe, iar explicitarea acestora se inscrie dup’ modelul: 7,89 (sapte 89%). Mentiunile despre an si zi se inscriu cu cifre arabe, iar luna se completeaza cu litere mari de tipar. in actele de studii nu se admit modificari privind datele personale ale titularilor si nici nu se elibereaza alte acte de studii, duplicate, cu nume sau prenume schimbate dupa eliberarea actelor de studi originale, cu exceptia situafilor impuse de hotarari judecatoresti definitive. Actele de studii, cu exceptia celor pe ale caror formulare tu se indic& aceasta, poarta in mod obligatoriu, in spatiul rezervat, fotografia titularului, color, format 3x4 cm, fotografie care se aplicd prin lipire/capsare. Pe fotografie se ap timbrul sec. 8.2.8, Actele de studii se semneaz& de catre persoanele ale c&ror funcfii sunt precizate in formular, cu past, tus sau cereal neagri. Sub semnaturd se trece, in clar, numele acestora. Nu se admite aplicarea parafei in locul semn&turii originale. 8.2.9. in toate cazurile, stampila trebuie sa se aplice clar in spatiul precizat pe formular, fara a se acoperi semnaturile autorizate, iar textul trebuie s fie cite. Instrucfiunile de completare se tiparesc, partial sau total, si pe cotorul/matca carnetelor de formulare ale actelor de studi 8.2.10, Actele de studii care se elibereazd din caret cu mate®/cotor se intocmese astfel incdt cotorul cametului care riméne in arhiva institugiei de invayamant cu termen 100 de ani si aiba inscrise toate datele de pe exemplarul original care se elibereaz& titularului 8.2.11, inainte de a fi eliberate absolventilor, actele de studii prevazute cu spafiu rezervat pentru aplicarea timbrului sec vor fi prezentate la inspectoratul scolar, in vederea aplicdrii timbrului see, insofite de un borderou, in dou exemplare, pentru fiecare categorie de acte de studii. 8.2.12. Un exemplar din borderou rimane la inspectoratul scolar, iar al doilea exemplar, vizat de inspectoratul scolar, se p&streaz in arhiva unitatii de invatamant. 8.2.43, Borderoul cuprinde urmatoarele rubrici: numarul curent, numele absolventului, initialele prenumelui tatilui/mamei, prenumele absolventului, seria si numarul formularului, anul absolvirii, mentiuni. Pe borderouri se face menfiunea: "S-a aplicat timbrul sec pe un numidr de wn (urmeazat denumirea actului de studii)", dup’ care urmeaza data, numele, prenumele si semndtura persoanei imputernicite pentru aplicarea timbrului sec. 8.2.14 Responsabilitatea completari, eliberarii si anularii actelor de studii si a duplicatelor revine directorului si secretarului-sef sau a persoanei nominalizate prin decizie a directorului. 8.3 INTOCMIREA $I ELIBERAREA DUPLICATELOR ACTELOR DE STUDII 8.3.1. Duplicatele actelor de studii au acelati regim ca si actele de studii 8.3.2. Duplicatul actului de studii se intocmeste pe un formular identic cu cel original emis la data absolvirii si se elibereaza dupa procedura prevazuta la completarea actelor de studi. 8.3.3. in situatia in care nu se mai gasesc formulare de acelasi tip, se elibereaz& un duplicat redactat dupa modelul actului oroiginal, in care se inseriu datele existente in arhiva privind situatia scolard a solicitantulu 8.3.4. In cazul pierderii, distrugerii sau furtului actului de studii original eliberarea duplicatului actului de studii se realizeaz& cu aprobarea scrisé a consiliului de administrajie al IST CS. 8.3.5. In cazul completirii gresite din vina unitatii de invayimant emitente a actului de studii original sau in cazul prezentarii actului de studii original deteriorat astfel incat nu se mai Pigg Fernandina ‘Se, General Beech 28-00, Sear + 328600 ORAVITA~ CARAS-SEVERIN 0101168, Bucurest TelFax: 0255571657 46 Tet +40 (0)21 4055706. mat lestaa@yahon.con Fax +40(0)28 3103205 ‘mw Ioeudrecalnars nig ‘wweGy» LICEUL TEORETIC MINISTERUL EDUCATIEL "GENERAL DRAGALINA” NATIONALE, 8.3.7. 8.3.8. 8.3.9, 8.3.10. 83.11. 8.3.12 8.3.13 poate produce efectele pentru care a fost emis, eliberarea duplicatului actului de studil se realizeazd cu avizarea scrisi a consiliului de administratie al ISJ CS: In cazul pierdei al, se poate elibera un duplicat al acestuia. Pentru eliberarea duplicatului unui act de studii, titularul adreseaza, in scris, conducerii unitafii o cerere care este este insofita de urmatoarele acte, care se arhiveaza cu termen de pastrare de 100 ani la inspectoratul scolar, iar copiile certificate "conform cu originalul” |a unitatea de invajamant: a) declaratia notariala/consulard, dati de titularul actului, in care sunt cuprinse toate elementele necesare pentru identificare, imprejurdrile in care actul original a fost pierdut, precum si alte precizari care si confirme disparitia actului de studii respectiv. Se va face in mod obligatoriu urmatoarea mentiune: "actul de studii original nu a fost ldsat gay/garantie la 0 instituyie de stat sau particularé, din tard sau din strdindtate, si nu Jost instritinat cu bund- stiinga altel persoane fizice sau juridice"; b) dovada publicarii pierderi, distrugerii sau furtului actului de studii in Monitorul Oficial al Roméniei, Partea a Illa; ¢) copie legalizati la notariat dupa certificatul de nastere/cAsatorie; d) doua fotografii color, format 3x4 cm; €) aprobarea scrisé a consiliului de administratie al inspectoratului scolar pentru eliberarea duplicatului, in urma actelor depuse de cétre unitatea de invatamant Duplicatele actelor de studii se completeazA cu: numele si prenumele presedintelui comisiei pentru anul respectiv, ale directorului, secretarului etc., existenti in funcfiile respective la data absolvirii studiilor de care solicitanti; in cazul in care nu sunt inscrise in clar numele persoanelor menionate mai inainte, se completeazi (ss) indescifrabil”. Pe duplicatele actelor de studii, intr-un spatiu corespunzator, se face mentiunea: "duplicat tipicat", sau, dupa caz, "redactat", "eliberat conform aprobarit en (denumirea institufiei/organului care a aprobat eliberarea duplicatului) nr. din “ - Confirmém autenticitatea datelor cuprinse in prezentul act de studii." Urmeazi numele $i prenumele, in clar, ale directorului si secretarului unitafii de invayamant emitente. Se aplicd stampila unitafii emitente pe timbrul fiscal in condifiile duplicatului tehnoredactat/ redactat si ling semnatura directorului Duplicatele actelor de studii poarté, in partea de sus, seria si numarul actului original eliberat, data si numérul acordat de unitatea de invafimant respectiva in Registrul unic de evidenté a formularelor actelor de studii. Pe duplicat se inregistreazi numarul si data liberarii, numar care se completeazi cu cerneala rosie in Registrul unic de evidenga a formularelor duplicat ale actelor de studii sau intr-un registru similar pentru generatiile de absolventi anterioare anului 2005, completat separat, semnat de titular/imputemicit. in registrul de eliberare a actului original, la titular, se mentioneazd, cu cerneala rosie, seria si numarul duplicatului, numarul din registrul de eliberare si data eliberati. Borderoul pentru aplicarea timbrului sec pe duplicate cuprinde urmitoarele rubrici: nr. cr. numele, inifialele prenumelui tatélui/mamei, prenumele complet al absolventului, seria si numarul formularului, numarul dat de unitatea de invafamént, anul absolvirii, menfiuni seria si numérul actului original ~ urméndu-se aceeasi procedura ca si pentru actele de stud originale, {in registrul matricol si pe matca/cotorul actului original, cand actul s-a eliberat din caret cu mate4/cotor, se consemneaza seria si numérul duplicatului eliberat. 8.4 INTOCMIREA $I ELIBERAREA ADEVERINTELOR DE AUTENTICITATE 8.4.1. La cerere, compartimentul secretariat intocmeste adeverinfe de autenticitate si solufioneazi cererile de confirmare a informatilor privitoare la actele de studii eliberate de-a lungul timpului. 8.4.2. intocmirea adeverinfelor de autenticitate a actelor de studii consta in transcrierea in aceste adeverinje a unor date de pe actele de studii,tipul actului de studii, seria i numarul acestuia, numéul si data eliberarii, numele, iniiala tatalui si prenumele titularului, perioada de studiu, form& de invafamint, filer, profil specializare, sesiunea si anul examenului de finalizare a Parodia i Si Gepal BRE w IED, eet {28510 ORAVITA~CARAG-SEVERN 11168, Brest TelFox 259671657 36 Te io (01 dos sr 06 e-mat:liedrea@vahoo.com Fax: +40 (0)21 310 3205 vw icevareaanacs inf ‘wweeduroC ) LICEUL TEORETIC ch MINISTERUL EDUCATIE! "GENERAL DRAGALINA” NATIONALE studiilor. 8.4.3, intocmirea adeveritelor de autenticitate (2 exemplare) se face dupa verificarea in prealabil a datelor existente in arhiva Colegiului National "Traian Lalescu” Resifa. 8.4.4. Adeverinjele de autenticitate sunt semnate de catre directorul unitafii si secretarul-sef al institufiei. De asemenea, adeverinta va purta si semndtura persoanei care a intocmit adeverinja, daca aceasta este alta decat secretarul-sef 8.5 GESTIONAREA ACTELOR DE STUDIL 8.5.1. Preluarea/ridicarea formularelor actelor de studi de la ISI CS conform programarii primite. 8.5.2 Persoana desemnata prin decizie preia formularele actelor de studi, intocmindu-se un proces verbal de predare-primire intre ISJ si LTGDO. * 8.5.3. Pastrarea formularelor actelor de studii necompletate, a actelor de studii completate si neridicate de titulari, a celor anulate, a registrelor de evident, precum si a documentelor — imputerniciri speciale, delegatii, procese-verbale etc. — pe baza c&irora au fost primite/predate sau eliberate imprimatele se face in dulapuri .metalice, in conditii de securitate depling, cu termen de pastrare permanent. Diplomele, c« icatele, atestatele, foile matricole sau alte documente referitoare la situatia scolard a titularilor decedati se pistreaza in arhiva scolii. 85.4. Registrele de evidenté a formularelor actelor de studii, de predare, primire, eliberare, se pagineazi, se parafeazi cu sigiliul Liceului Teoretic "General Dragalina” Oravifa si primese numere de inventar 9 RESPONSABILITATE $I AUTORITATE Elaboreazi, aproba, difuzeazi, modificd, retrage, aplicd procedura; impune aplicarea proceduri; asigura resurse pentru aplicarea procedurii, > Director: + aproba procedura operationala; + aproba revizuirea provedurii operafionale; + asigurd resurse pentru aplicarea procedurii > Director-adjunet: + verified procedura din punct de vedere al sistemului calitatii. > Compartiment secretariat: + difuzeazi procedura in cadrul unitatii; + aplica si respect procedura. 10 INREGISTRARE + Registrele matricole; + Registrele de evidenté a actelor de studiis + Cataloagele de examen de finalizare a studiilor; + Cotoarele actelor de studi; ~ Borderourile de completare a actelor de studii. Pia Fernand et ‘Si, General Beret 280, Secor 325800 ORAVITA— CARAS-SEVERIN 0104168, Bucuest Telfax 0255871657 66 Tet 40 (0)21 4055705, mal ean@yahoo com Fax: <40(0}21 3103205, vw cgulragangcs info vwwredr0