Ghid BTL Executive

Studiu de caz - incepe o noua promotie:

1. Informare proiect

 Fiecare BTL Executive primeste pe mail de la Managerul de Proiect datele

despre promotia care trebuie sa inceapa: brief, prezentare produse promovate,
formulare proiect, timing, materiale necesare promotie, etc.
 Se va citi cu multa atentie brief-ul si se vor studia timing-ul si distributia
materialelor
 In cazul in care exista neclaritati se vor trimite catre Managerul de Proiect

2. Recrutare si training

 Recruteaza persoanele care vor fi implicate in proiect, conform profilului primit

 Pregateste si formeaza echipele conform timing-ului
 Se asigura ca toti promoterii au inteles exact ce au de facut si ca au primit toti
brief, raport si alte formulare necesare pentru buna desfasurare a proiectului
 Receptioneaza materialele, ce vor fi implicate in procesul respective, intocmeste
proces verbal de predare-primire si anunta managerul de proiect situatia
materialelor primite

3. Supervizare

 Se asigura ca promotia incepe, in fiecare locatie, conform brief-ului

 Supervizeaza toate promotiile care sunt in desfasurare pe zona de
responsabilitate
 In timpul supervizarii completeaza fise de evaluare pentru fiecare promoter in
parte si face cat mai multe poze cu desfasurarea promotiilor
 In timpul supervizarii, va colecta semnaturile promoterilor in REGISTRU DE
ZILIERI, pentru evidenta de participare la campanii, zilnica
 In timpul supervizarii culege date despre activitatea firmelor concurente (firme
concurente cu produsele pe care le promovam noi, dar si firmele concurente cu
IMA)
 Raporteaza catre managerul de proiect orice problema sau schimbare intervenita
in derularea actiunii telefonic si e-mail
 Monitorizeaza permanent desfasurarea promotiilor

1
4. Raportare

 Dupa fiecare etapa (week-end) intocmeste raportul cantitativ (conform

formularului primit) si il trimite catre Managerul de Proiect
 Acest raport trebuie sa fie insotit de un feed-back complet despre desfasurarea
fiecarei promotii in fiecare locatie in parte si de poze
 La finalul promotiei se completeaza raportul calitativ cu date despre reactia
consumatorilor fata de promotie, produs, mecanism, premii,concurenta etc.

5. Administrativ

 La terminarea promotiei recupereaza toata logistica implicate in desfasurarea

proiectului: stand, echipament, premii ramase precum si alte material (conform
brief-ului). Toate materialele si echipamentele trebuie sa fie complete si curate
 In ziua de luni a fiecarei saptamani, se vor intocmi pontajele promoterilor
 In a doua zi de la incheierea unei promotii se va trimite catre Managerul de
Proiect un feed-back detaliat despre desfasurarea promotiei in fiecare locatie in
parte (descrierea promotiei, probleme intalnite si modul de rezolvare, precum si
toate observatiile pentru fiecare locatie in parte)
 In maxim 3 zile de la incheierea unei promotii se va trimite catre Managerul de
Proiect situatia exacta a materialelor ramase in punctul de lucru