Course 2 – Introduction to Project Management (2)

Două concepte importante care ajută proiectele să răspundă obiectivelor întreprinderii sunt
utilizarea programelor și a managementului portofoliului de proiecte:
Def: Un program este un "grup de proiecte conexe, programe subsidiare și activități de program
gestionate într-o manieră coordonată pentru a obține beneficii și un control care nu sunt
disponibile de la gestionarea individuală a acestora".
Programele nu sunt proiecte mari, ci proiecte grupate pentru a ajuta la eficientizarea
managementului, a personalului, a achiziționării și a altor activități.

Project sizes:
Mici: max. 1 an, costuri reduse, puține cerințe, part-time, mai puțin control, monitorizare zilnică
Mediu: 2-3 ani, costuri mai mari, mai multe cerințe, part-time + full-time, rapoarte periodice
Mare: 3-5 ani, costuri mari, cu normă întreagă, cerințe tehnologice avansate, numai cu normă
întreagă, folosind instrumente și tehnici specifice, urmărite prin intermediul rapoartelor de
control.

Programele nu sunt proiecte mari!!

Un megaproiect este un proiect foarte mare, care costă în mod obișnuit peste 1 miliard de
dolari, afectează peste un milion de oameni și durează câțiva ani.
De exemplu, Proiectul de extindere a Canalului Panama a fost un megaproiect care a durat 11
ani și 5,25 miliarde de dolari pentru a fi finalizat.

PROGRAME IT – exemple:
❖ Infrastructura: Un departament IT are adesea un program pentru proiecte de infrastructură
IT. Acest program ar putea include mai multe proiecte, cum ar fi furnizarea de acces la Internet
fără fir, îmbunătățirea hardware-ului și a software-ului, îmbunătățirea securității informatice și
dezvoltarea și menținerea standardelor corporatiste pentru IT.
❖ Dezvoltarea aplicațiilor: Acest program ar putea include mai multe proiecte, cum ar fi
actualizarea unui sistem de planificare a resurselor întreprinderii (ERP), achiziționarea unui nou
sistem de facturare de tip raft, sau dezvoltarea unei noi capacități pentru un sistem de
management al relațiilor cu clienții.
❖ Suport pentru utilizatori: Pe lângă numeroasele operațiuni sarcinile legate de suportul
utilizatorilor, multe departamente IT au mai multe proiecte pentru a sprijini utilizatorii. De
exemplu, un proiect ar putea oferi un sistem de poștă electronică mai bun sau să dezvolte o
pregătire tehnică pentru utilizatori.

MANAGEMENTUL PORTOFOLIULUI
În multe organizații, managerii de proiect sprijină, de asemenea, o strategie de afaceri
emergentă a managementului portofoliului de proiecte în care organizațiile grupează și
gestionează proiecte și programe ca un portofoliu de investiții care contribuie la succesul
întregii întreprinderi.
Managerii de portofolii ajută organizațiile lor să ia decizii de investiții înțelepte, ajutând la
selectarea și analizarea proiectelor din perspectivă strategică. Managerii de portofolii pot sau
nu pot avea experiență anterioară ca manager de proiect sau program. Este foarte important ca
ei să aibă puternice abilități financiare și analitice și să înțeleagă modul în care proiectele și
programele pot contribui la atingerea obiectivelor strategice.

PORTOFOLIU
"Proiecte, programe, portofolii subsidiare și operațiuni gestionate ca un grup pentru atingerea
obiectivelor strategice".

Proiect vs. Program vs. Portofoliu

Proiecte:
Def: Un proiect este un efort temporar întreprins pentru a crea un produs, serviciu sau
rezultat unic.
Administrare: Managerii de proiect gestionează echipa de proiect pentru a îndeplini
obiectivele proiectului.
Monitorizare: Managerii de proiect monitorizează și controlează activitatea de
producere a produselor, serviciilor sau rezultatelor pe care proiectul a fost întreprins să
le producă.
Succes: Succesul este măsurat prin calitatea produselor și a proiectului, respectarea
termenelor, respectarea bugetului și gradul de satisfacție a clienților.

Programe:
Def: Un program este un grup de proiecte conexe, programe subsidiare și activități de
program care sunt gestionate în mod coordonat pentru a obține beneficii care nu sunt
disponibile pentru a le gestiona în mod individual.
Administrare: Programele sunt gestionate de manageri de programe care asigură că
beneficiile programului sunt livrate conform așteptărilor, prin coordonarea activităților
componentelor unui program.
Monitorizare: Managerii de programe monitorizează evoluția componentelor
programului pentru a se asigura că sunt îndeplinite obiectivele generale, orarul, bugetul
și beneficiile programului.
Succes: Succesul unui program este măsurat prin capacitatea programului de a oferi
beneficiile intenționate unei organizații și de eficiența și eficacitatea programului de a
furniza aceste beneficii.

Portofolii:
Def:Un portofoliu este o colecție de proiecte, programe, portofolii subsidiare și
operațiuni gestionate ca un grup pentru atingerea obiectivelor strategice.
Administrare: Administratorii de portofolii pot gestiona sau coordona personalul de
gestionare a portofoliului sau personalul din program și proiect care ar putea avea
responsabilități de raportare în portofoliul agregat.
Monitorizare: Managerii de portofolii monitorizează modificările strategice și alocarea
agregată a resurselor, rezultatele performanței și riscul portofoliului.
 Succes: Succesul este măsurat în termeni de performanță de investiții agregate și de
realizare a beneficiilor portofoliului.

PROJECT MANAGER skills:

- Înțelegeți și gestionați modificările
- Cunoștințe și abilități generale de management (management financiar, contabilitate, achiziții,
vânzări, marketing, contracte, producție, distribuție, logistică, lanțul de aprovizionare,
planificare strategică, planificare tactică)
- Fiți inteligenți și suficient de experimentați pentru a lua decizii cheie
- Leadership și abilități soft (comunicare eficientă, influențând organizația pentru a face
lucrurile, conducerea, motivația, negocierea, gestionarea conflictelor și rezolvarea problemelor)
- Folosiți eficient tehnologia

Managerii de proiect trebuie:

❖ să înțeleagă, să navigheze și să răspundă nevoilor și așteptărilor părților interesate,
managerii de proiect trebuie să conducă, să comunice, să negocieze, să rezolve problemele și să
influențeze organizația în general.
❖ să poată asculta activ ceea ce spun ceilalți, să ajute la dezvoltarea de noi abordări pentru
rezolvarea problemelor și apoi să-i convingă pe alții să lucreze pentru atingerea obiectivelor
proiectului.
❖ conduce echipele de proiect prin oferirea de viziune, delegarea muncii, crearea unui mediu
energic și pozitiv și stabilirea unui exemplu de comportament adecvat și eficient.
❖ să se concentreze pe abilitățile de lucru în echipă pentru a angaja eficient oamenii
❖ să fie capabil să motiveze diferite tipuri de persoane și să dezvolte spiritul de echipă în cadrul
echipei de proiect și al altor părți interesate de proiect
❖ să fie capabil să facă față criticii și schimbărilor constante
❖ să fie flexibil, creativ și uneori răbdător să lucreze la obiectivele proiectului
❖ să fie persistenți în a face cunoscute nevoile proiectului

PROJECT MANAGER talent triangle:

1. Abilități tehnice de gestionare a proiectelor
Înţelegere:
❖ domenii de cunoaștere
❖ grupuri de procese
❖ instrumente și tehnici de gestionare a proiectelor

2. Abilități strategice și de management al afacerilor

Include:
❖ planificare strategică
❖ gestiune financiară
❖ contabilitate, marketing
❖ și alte subiecte.
3. Abilități de leadership
Leadershipul și managementul sunt termeni folosiți în mod interschimbabil.
Cu toate acestea, există diferențe:
Un lider se concentrează asupra obiectivelor pe termen lung și asupra obiectivelor de imagine,
în timp ce îi inspiră pe oameni să atingă aceste obiective.
Un manager de multe ori se ocupă de detaliile de zi cu zi ale îndeplinirii obiectivelor specifice.

PROJECT MANAGER
❖ Managerii de proiect își asumă adesea rolul de conducător și de manager.
❖ Managerii de proiect buni știu că oamenii fac sau nu proiectele, deci trebuie să dea un bun
exemplu pentru a-și conduce echipa spre succes.
❖ Ei sunt conștienți de nevoile mai mari ale părților interesate și ale organizațiilor lor, deci sunt
vizionari în ghidarea proiectelor lor actuale și în sugerarea celor viitoare.

PROGRAM MANAGER
❖ Managerii de programe se bazează adesea pe experiența lor trecută ca manageri de proiect,
cunoștințe puternice de afaceri, capacități de leadership și abilități de comunicare pentru a se
ocupa de responsabilitatea de a supraveghea proiectele multiple care alcătuiesc programele
lor.
❖ Oferă conducere și direcție pentru managerii de proiect care conduc proiectele în cadrul
unui program.
❖ Coordonează eforturile depuse de echipele de proiect, grupurile funcționale, furnizorii și
personalul de operațiuni care susțin proiectele pentru a se asigura că produsele și procesele
sunt implementate pentru a maximiza beneficiile.
❖ Sunt responsabili pentru mai mult decât livrarea rezultatelor proiectului; ei sunt agenți de
schimbare responsabili de succesul produselor și proceselor dezvoltate de aceste proiecte.
❖ Deseori au întâlniri de revizuire cu toți managerii de proiect pentru a împărtăși informații
importante și a coordona aspecte importante ale fiecărui proiect. Mulți manageri de programe
au lucrat anterior ca manager de proiect în carierele lor și se bucură de împărtășirea
înțelepciunii și a expertizei cu managerii de proiect.
❖Recunoașterea faptului că gestionarea unui program este mult mai complexă decât
gestionarea unui singur proiect.
❖ Recunoașterea faptului că abilitățile de management tehnic și de proiect nu sunt suficiente -
managerii de programe trebuie să dețină, de asemenea, cunoștințe puternice de afaceri,
capacități de leadership și abilități de comunicare.

PORTFOLIO MANAGER
❖ Este foarte important ca managerii de portofoliu să aibă puternice abilități financiare și
analitice și să înțeleagă modul în care proiectele și programele pot contribui la atingerea
obiectivelor strategice.
❖ Ajuta organizațiile lor să ia decizii de investiții înțelepte, ajutând la selectarea și analizarea
proiectelor din perspectivă strategică.
❖ Pot sau nu pot avea experiență anterioară ca manager de proiect sau program.
❖ Este foarte important să aibă puternice abilități financiare și analitice și să înțeleagă modul în
care proiectele și programele pot contribui la atingerea obiectivelor strategice.

SOFTWARE in Project Management:

Instrumente low-end:
Aceste instrumente furnizează caracteristici PM principale și, în general, costă mai puțin de 200
de dolari pe utilizator sau o taxă lunară redusă pentru software-ul online.
Acestea sunt adesea recomandate pentru proiecte mici și pentru utilizatori unici.
Majoritatea acestor instrumente permit utilizatorilor să creeze diagrame Gantt, care nu pot fi
făcute cu ușurință utilizând software-ul curent de productivitate.
Unele dintre aceste instrumente sunt disponibile online, în timp ce altele sunt aplicații desktop
independente. Există, de asemenea, mai multe aplicații smartphone și multe instrumente
online includ integrarea smartphone-urilor.
Exemple de instrumente low-end populare includ Basecamp,Smartsheet și Zoho Projects.

Instrumente de mijloc:
Un pas în sus de la uneltele low-end, instrumentele de mijloc sunt concepute pentru a gestiona
proiecte mai mari, utilizatori multipli și proiecte multiple.
Toate aceste instrumente pot genera diagrame Gantt și diagrame de rețea și pot ajuta în analiza
critică, alocarea resurselor, urmărirea proiectelor, raportarea statutului și alte sarcini.
Prețurile variază de la aproximativ 200 până la 600 USD per utilizator sau necesită o taxă lunară
per utilizator.
Microsoft Project (Professional, a fi specific) este încă cel mai utilizat software de management
al proiectelor din această categorie și în general.
Există, de asemenea, o versiune enterprise sau PPM a Microsoft Project.

Instrumente high-end:
Uneori denumite PPM sau software pentru managementul de proiect al întreprinderii.
Aceste instrumente oferă capabilități robuste pentru a gestiona proiecte foarte mari, grupuri de
lucru dispersate și funcții de gestionare a întreprinderilor și a portofoliilor, care rezumă și
combină informații individuale despre proiecte pentru a oferi o imagine de ansamblu asupra
tuturor proiectelor.
Aceste produse sunt, în general, licențiate pe bază de utilizatori, se integrează cu software-ul de
gestionare a bazelor de date a întreprinderii și sunt accesibile prin Internet și prin telefoane
inteligente.
La mijlocul anului 2002, Microsoft a introdus prima versiune a software-ului Enterprise Project
Management, iar în 2003 a introdus Microsoft Enterprise Project Management soluție, care a
fost actualizată de mai multe ori de atunci.
În 2008, Oracle a achiziționat Primavera Software, Inc., un alt instrument popular pentru
industriile care folosesc proiecte.

Free/Open-source & Agile tools

Mai multe instrumente gratuite sau cu surse deschise sunt de asemenea disponibile.
De exemplu, ProjectLibre, LibrePlan și OpenProject sunt unelte gratuite de gestionare a
proiectelor open source.
Instrumentele enumerate includ Asana, Trello, Jira, Wrike și VersionOne, pentru a numi câteva.
PM the field:
- Project Management Institute (PMI)
- Software Engineering Institute (SEI)
- IEEE Software Engineering Group