Crearea obiectelor de tip raport si

macro
• Un raport constă în informații extrase din
tabele sau interogări și în informații
stocate odată cu proiectarea raportului,
cum ar fi etichetele, titlurile și elementele
grafice. Un raport este destinat, de regula,
imprimarii. În cazul în care câmpurile se
află în mai multe tabele, trebuie utilizate
una sau mai multe interogări ca sursă de
înregistrări.
 SGBD Access 2016: Reports
1 → Tabul Create.
Crearea 2 → Se optează pentru una din variantele
Rapoartelor: de realizare a raportului din grupul de
optiuni Reports:

• Report Design – crearea raportului cade în sarcina exclusivă a utilizatorului;

• Report Wizard – utilizatorul va fi asistat la crearea raportului;
• BlankReport – crearea raportului cade în sarcina exclusivă a utilizatorului;
• Report – se creează automat un raport cu datele organizate sub forma
tabelară;
• Labels – se generează rapoarte în format de “etichetă” ca urmare a unor etape
propuse de un asistent.
 Crearea rapoartelor utilizand Report Wizard

• Se selecteaza CREATE --→ Report Wizard

• Se selecteaza sursa de date , campurile dorite si se actioneaza Next.
• Se stabileste campul de grupare; actionand butonul Grouping options, se pot selecta anumite
intervale de grupare pentru campurile de grupare. Se actioneaza butonul Next
• Se stabilesc campurile de sortare (maxim 4). Butonul Summary Options da posibilitatea aplicarii
unor functii de agregare pe campurile numerice dorite (MIN, MAX,AVG,SUM).Se actioneaza butonul
Next.
• Se stabilesc optiunile de imprimare si tipul de raport dorit. Actionare buton Next.
• Se introduce titlul raportului si se actioneaza apoi butonul Next.
• Se actioneaza butonul Finish.
Permite stabilirea anumitor
optiuni de grupare, cum ar fi
intervalele de timp (an, luna,
trimestru)
Permite efectuarea
unor operatii de
sintetizare pe
campurile numerice
 Crearea rapoartelor în ReportDesign
Report Design → Selectarea acestei opţiuni are ca efect generarea unui
raport gol, în care utilizatorul îşi poate defini propriile secţiuni şi controale.
Câmpurile sursei de date pot fi afişate prin preluarea lor din fereastra Field
List (butonul Add Existing Fields) în interiorul raportului (de obicei în
secţiunea Detail).

Antetul/Subsolul raportului
(Report Header/Footer)→
DClk-Report Header/Footer

Antetul/Subsolul paginii (Page

Header/Footer)→ DClk-Page
Header/Footer
Despre secțiunile unui raport
Antet raport (Report Header) Această secțiune se imprimă o singură dată, la începutul raportului.
Utilizați antetul raportului pentru a afișa informațiile care apar în mod normal pe o copertă, cum
ar fi o siglă, un titlu sau data. Când plasați un control calculat care utilizează funcția agregată
Sum în antetul raportului, suma se calculează pentru întreg raportul. Antetul raportului se
imprimă înainte de antetul paginii
• Adaugarea unui logo : Click icon Logo. Se va selecta fisierul grafic dorit ca sigla din caseta de dialog care
apare si se actioneaza OK.
• Adaugarea unui titlu: Click pe Title icon. Va aparea o caseta de text in care se introduce titlul.
• Pentru a modifica fundalul antetului: Right-click pe sectiunea de antet si apoi, Fill/Back Color din
meniul contextual.
• Adaugare data si ora: Click pe iconul Date and Time. Se va selecta formatul data/timp dorit, dupa care
se actioneaza butonul OK.
Antet pagină (Page Header) Această secțiune se imprimă în partea de sus a fiecărei pagini. De
exemplu, utilizați un antet de pagină pentru a repeta titlul raportului pe fiecare pagină.
Antetul grup (Group Header) Această secțiune se imprimă la începutul fiecărui grup de înregistrări.
Utilizați antetul de grup pentru a imprima numele grupului. De exemplu, într-un raport grupat
după produse, utilizați antetul grupului pentru a imprima numele produselor. Când plasați un
control calculat care utilizează funcția agregată Sum în antetul grupului, suma se calculează
pentru grupul curent.
Detaliu (DETAIL) Această secțiune se imprimă o dată pentru
fiecare rând din sursa de înregistrări. Secțiunea Detaliu este
locul în care se plasează controalele care formează corpul
principal al raportului. Pentru a adauga campuri in zona de
detaliu a raportului:
• Click icon Add Existing Fields
• In panelul Field List care apare in partea dreapta se executa
dublu-click pe campurile ce se doresc a fi incluse in raport. Access
va plasa in mod automat campurile in zona de detaliu.
Subsol grup Această secțiune se imprimă la finalul fiecărui
grup de înregistrări. Utilizați un subsol de grup pentru a
imprima informații rezumative pentru un grup.
Subsol pagină (Page Footer) Această secțiune se imprimă la
finalul fiecărei pagini. Utilizați un subsol de pagină pentru a
imprima numerele de pagină sau informațiile pentru fiecare
pagină.
Report Footer Această secțiune se imprimă o dată la finalul
raportului. Utilizați subsolul de raport pentru a imprima
totalurile raportului sau alte informații de rezumat pentru
întreg raportul.
• Aveți posibilitatea să adăugați grupare, sortare sau totaluri
utilizând panoul Grouping&Totals, în modul Design View.

• Se selelecteaza optiunea Group&Sort (vezi figura).

• Faceți clic pe Add a group sau pe Add a sort, apoi selectați

câmpul pe care doriți să grupați sau să sortați din lista
afisata

• Faceți clic pe More într-o linie de grupare sau de sortare

pentru a seta mai multe opțiuni și pentru a adăuga totaluri.

• Pentru crearea unui antet de grup trebuie selectata

optiunea with a header section, iar pentru crearea unui
subsol de grup (pentru afisarea liniilor de subtotal) trebuie
selectata optiunea with a footer section.
 SGBD Access 2016: Reports: Proprietăţi
a.Format
➢Caption este utilizată pentru stabilirea unui titlu afişat
pe bara de titlu a ferestrei;
➢Page Header şi Page Footer sunt utilizate pentru
specificarea paginilor pe care se vor afişa antetul,
respectiv subsolul de pagină (variante: toate paginile;
toate, mai puţin prima; toate, mai puţin ultima; toate,
mai puţin prima şi ultima);
➢Picture permite specificarea fişierului afişat pe
fundalul raportului;
➢Picture Pages precizează paginile pe care se va afişa
fundalul ales.
b. Data
➢ Record Source precizează o tabelă, o interogare, ori o
frază SQL care va fi sursa de date a raportului;
➢ Filter se foloseşte pentru stabilirea unei condiţii-filtru pe
care trebuie s-o îndeplinească datele ce vor fi afişate în
raport;
➢ Filter on permite selectarea a două valori: Yes, ceea ce
presupune activarea criteriului specificat în Filter (se
aplică datelor) şi No, care anulează acţiunea filtrului;
➢ Order By, care precizează criterii de sortare, în ordinea
gradului de generalitate, cu virgulă între ele;
➢ Order By On poate cuprinde valorile Yes sau No,
activând sau dezactivând proprietatea Order By.
 Formatarea conditionata
• Pentru a seta formatari bazate pe continutul
raportului se executa click-dreapta pe camp si
se selecteaza Conditional Formatting. In
caseta de dialog care apare se defineste
conditia şi formatarea asociata. (de exemplu,
daca data din acest camp este cuprinsa intre
100 si 300, afiseaza cifra cu rosu).
 Crearea rapoartelor cu subraport
• Un subraport este un raport inserat în alt
raport. Cand se combina doua rapoarte, unul
din ele este considerat raport principal si va
ingloba celalalt raport. Un raport principal
poate fi legat sau nelegat la o sursa de date.
• Pasii de creare a rapoartelor cu subraport sunt
similari celor din cazul formularelor cu
subformulare.
Pentru a afisa un total din subraport in
raportul principal
• Sa presupunem ca avem un subraport numit Comenzi care contine
o caseta de text cu numele Total cheltuieli transport si aceasta
caseta de text calculeaza suma totala a cheltuielilor de pe coloana
Cheltuieli transport. Pentru a afisa suma din subraport in raportul
principal trebuie adaugata o caseta de text in raportul principal si
apoi definita o expresie care sa se refere la caseta de text Total
cheltuieli transport din subraport.
• Se deschide raportul principal in Design View.
• Din grupul Controls se selecteaza Text Box.
• Se plaseaza noua caseta de text in interiorul raportului principal.
• Din meniul contextual selectam Properties.
• Se selecteaza tab Data –proprietatea Control Source si apoi se
introduce expresia =IIf(IsError([Comenzi subreport].[Report]![Total
cheltuieli transport]),0,[Comenzi subreport].[Report]![Total
cheltuieli transport])
O macrocomandă este un instrument care permite automatizarea
activităților și îmbunătățirea funcționării formularelor, rapoartelor și
controalelor.
O comandă macro este constituită dintr-un ansamblu de acţiuni executabile printr-un simplu
click cu mouse-ul, printr-o comandă dintr-un meniu, ca urmare a unui eveniment sau
printr-o combinaţie de taste. Acţiunile unui obiect macro se aplică obiectelor dintr-o bază
de date.
Acţiunile pot viza :
• deschiderea unui obiect tip tabel, cerere, formular, raport (actiunile OpenTable,OpenQuery,
OpenForm,OpenReport);
• filtrarea datelor afişate într-un obiect tabel sau formular(actiunea ApplyFilter);
• căutarea unei înregistrări care răspunde la un anumit criteriu (actiunile FindRecord, FindNext);
• configurarea imprimării sau imprimarea (PrintOut);
• iniţializarea conţinutului anumitor câmpuri(SetValue);
• automatizarea importului/exportului de date (TransferDatabase);
• definirea meniurilor personalizate (actiunea AddMenu);
• executarea unei instrucţiuni (fraze) SQL (actiunea RunSQL)
• afisarea unui mesaj (MsgBOX), maximizarea sau minimizarea unei ferestre (Maximize,
Minimize)
• Selectarea unui anumit control (GotoControl)
 Creare obiecte macro

• Click pe tab-ul Create din Ribbon.

• Click buton Macro din grupul Macros & Code din
Ribbon.
• Click pe lista derulanta aferenta listei Add New
Action si se alege actiunea dorita din lista sau
Dublu-click pe actiunea dorita din Action Catalog
sau
• Prin metoda Drag &Drop se aduce o actiune in
fereastra Macro.
 Introducerea conditiilor

• O condiție specifică anumite criterii care trebuie să fie satisfăcute

înainte să se efectueze acțiunea.Se poate utiliza orice expresie care
furnizeaza un rezultat de tip True/False. (Expresie=orice combinaţie
de operatori matematici sau logici, constante, funcţii şi nume de
câmpuri, controale şi proprietăţi evaluate ca valoare unică;expresiile
efectuează calcule, manipulează caractere sau testează date;)
• Dacă expresia returnează False, No sau 0 (zero), nu se va efectua nicio
acțiune. În cazul în care condiția returnează orice altă valoare, se vor
executa toate acțiunile. Pentru a utiliza conditii:
• Se creeaza un nou macro.
• Click pe lista Add New Action si se selecteaza If din lista.
Sau
Expandati categoria Program Flow din fereastra Action Catalog , apoi
double-click pe If.
 Sintaxe utilizate in conditii
• Expresiile conditionale utilizeaza sintaxa:
[Forms]![formname]![controlname] or
[Reports]![reportname]![controlname]

• Se utilizeaza parantezele patrate si semnele de

exclamatie pentru a separa tipul obiectului de
numele obiectului si numele controlului la care se
face referire

28
 Exemple de conditii
• Daca s-a specificat de exemplu, MsgBox(“deschideti tabela?",1)=1
actiunea prevazuta ulterior se va executa numai daca utilizatorul
actioneaza butonul Ok, in caseta de dialog, in caz contrar actiunea
fiind abandonata.

• Daca s-a specificat de exemplu, conditia:

Forms![Produse]![UnitatiInStoc]<5, actiunea prevazuta ulterior se
va executa numai daca valoarea campului Unitatiinstoc din
formularul Produse este mai mica decat 5.

• [Tara]="UK" And Forms![VanzariTotale]![TotalComenzi]>100 –in

acest caz pentru a se executa actiunea specificata trebuie ca
valoarea campului “tara” din formularul pentru care s-a construit
macro sa fie UK, iar valoarea campului TotalComenzi din
formularul VanzariTotale trebuie sa fie mai mare de 100.
• IsNull([Prenume])
Valoarea Prenume din formularul din care se execută macrocomanda
este nulă (nu există). Această expresie este echivalentă cu
[Prenume] Is Null.
• DCount("[IDComandă]", "Comenzi")>35
--- Există mai mult de 35 de intrări în câmpul IDComandă al tabelului
Comenzi.
• DCount("*", "Detalii comenzi", "[IDComandă]=
Forms![Comenzi]![IDComandă]")>3
-----Există mai mult de 3 intrări în tabelul Detalii Comenzi pentru care
câmpul IDComandă din tabel se potrivește cu câmpul IDComandă
din formularul Comenzi.
 Assignarea unui Macro la un
buton de comanda
Din grupul de
actiuni
Miscellaneous se
selecteaza Se selecteaza un
optiunea Run buton de
macro, care va comanda
permite
specificarea
macrocomenzii pe Se construieste
care doriti s-o butonul de
asignati comanda

Command
Button Wizard
cere un nume
31