Baze de date în Microsoft Excel

 Obiective: la sfârşitul acestei lucrări practice, veţi fi capabili să lucraţi cu o bază

de date Microsoft Excel. Veţi şti să:

 creaţi şi să editaţi o bază de date folosind un formular de date,

 executaţi căutări într-o bază de date,

 sortaţi înregistrările într-o bază de date,

 calculaţi subtotaluri pentru diferite categorii de înregistrări din baza de

date,

 filtraţi baza de date pentru a vizualiza doar datele necesare la un

moment dat,

 construiţi un raport sub forma unui tabel pivot pentru o bază de date.

 Cuvinte cheie: bază de date, înregistrare, articol, câmp, formular de date,

subtotal, filtru, tabel pivot.

Considerente teoretice
1. Definiţii

O bază de date este o colecţie de înregistrări sau articole, fiecare înregistrare

fiind alcătuită din mai multe câmpuri. Pentru o bază de date în Excel, toate
înregistrările au aceeaşi structură.
În Excel un tabel poate fi considerat o bază de date. Astfel: liniile din tabel vor fi
înregistrările iar coloanele vor desemna câmpurile bazei de date.

2. Construcţia unui tabel folosind un formular de date

Pentru a construi o bază de date putem folosi un formular de date sau folosind linia
de acces rapid. Puteţi adăuga formulare in Excel 2010 astfel:
 Derulaţi lista Customize Quick Access Toolbar, accesaţi More Commands...

1
 Baze de date în Microsoft Excel

 Alegeţi comanda Form (din lista All Commands);

 Faceţi clic pe butonul Add>>;
 Închideţi dialogul cu butonul OK.
Formularul are nevoie de denumirea câmpurilor, adică de capul de tabel.
 Introduceţi următorul cap de tabel: Nr, Nume, Grupa, Nota, în foaia de lucru
Sheet1;
 Poziţionaţi cursorul într-o celulă aflată sub linia pe care aţi introdus capul de
tabel;
 Acţionaţi butonul Form pentru a lansa formularul. Se deschide dialogul ce
poartă acelaşi nume cu foaia de lucru activă (Sheet1);
 În partea stângă aveţi câmpurile introduse anterior, fiecare având asociat un
câmp pentru introducere de text. Introduceţi date pentru toate câmpurile;
Pentru a edita următorul câmp folosiţi tasta TAB sau folosiţi mouse-ul;
 Pentru a introduce date pentru următoarea înregistrare apăsaţi butonul New
 La terminarea introducerii datelor închideţi dialogul cu butonul Close.

3. Parcurgerea şi actualizarea unei baze de date. Căutări în baza de date

Folosind acelaşi formular de date puteţi parcurge şi edita uşor baza de date
existentă(comanda Form):
 pentru a introduce o nouă înregistrare procedaţi ca la construirea
bazei de date;
 pentru a şterge înregistrarea curentă folosiţi butonul Delete;
 pentru a căuta o anumită înregistrare acţionaţi butonul Criteria, care
va duce la golirea câmpurilor pentru text din formular, unde veţi
introduce criteriul de căutare. De exemplu introduceţi un număr de
grupă existent în baza dumneavoastră de date. Apoi, se foloseşte unul
din butoanele:

2
Bioinformatică

Find Next - pentru găsirea primei înregistrări ce îndeplineşte această

condiţie aflată după înregistrarea curentă.
Find Previous – pentru găsirea primei înregistrări ce îndeplineşte
condiţia şi care este poziţionată înaintea înregistrării curente

Fig. 1. Un formular de date

4. Sortarea unei baze de date

Pentru a sorta o bază de date procedaţi în felul următor:

 poziţionaţi cursorul în interiorul bazei de date, adică în tabel.
 lansaţi comanda Data ⟶ Sort. Se deschide dialogul Sort în care puteţi
alege mai multe criterii simultane pentru sortare.
 Pentru un criteriu completaţi: câmpul după care se face ordonarea şi
modul de ordonare (descrescător sau crescător).
 Trebuie selectată una din opţiunea My data has headers, în funcţie de
situaţia reală (există sau nu cap de tabel). Aici trebuie puţină atenţie la
ceea ce este selectat în momentul în care este deschis dialogul. Dacă
dialogul a selectat doar zona din baza de date fără capul de tabel atunci
3
 Baze de date în Microsoft Excel

veţi dezactiva opţiunea My data has headers, chiar dacă acesta există.
Sortaţi baza de date folosind următorul criteriu compus: în ordine
crescătoare în funcţie de grupă, pentru acceaşi grupă descrescător după notă iar
pentru aceeaşi notă alfabetic. Vom avea trei criterii de sortare.

5. Subtotaluri

Pentru baza de date sortată doriţi să calculăm media pentru fiecare

grupă de studenţi. În acest scop vom folosi subtotaluri.
 Poziţionaţi cursorul în interiorul tabelului;
 Lansaţi comanda Data ⟶ Subtotals...;
În dialogul Subtotals aveţi la dispoziţie mai multe opţiuni pentru subtotaluri:

Fig. 2. Dialogul Subtotal

Pentru a seta categoria după care sunt grupate înregistrările din baza de date
folosiţi lista ascunsă: At each change in. Aici aveţi la dispoziţie câmpurile existente
în baza de date. Pentru exemplul de mai sus vom alege câmpul Grupa.

Baza de date trebuie să fie sortată în prealabil după criteriul

ales.
4
Bioinformatică

Alegeţi funcţia pe care doriţi să o aplicaţi asupra categoriilor obţinute din

lista ascunsă Use function. În cazul nostru alegeţi AVERAGE.
Lista Add Subtotals to ne permite să calculăm subtotaluri pentru mai multe
câmpuri. Acum alegeţi doar câmpul Nota.
În caz că mai există subtotaluri calculate vom bifa opţiunea Replace current
subtotals pentru a înlocui subtotalurile existente cu cele noi.
Dacă se doreşte separarea datelor pe pagini diferite în funcţie de categorie se
marchează opţiunea Page break between groups.
Pentru a afişa rezultatele subtotalurilor dedesubtul datelor alegeţi
opţiunea Summary below data.
 lansaţi modificările pentru execuţie folosind butonul OK.
 rezultatul ar trebui să arate asemănător cu exemplul de mai jos:

Dacă doriţi să eliminaţi subtotalurile, lansaţi comanda Data->Subtotals şi

utilizaţi butonul Remove All.

5
 Baze de date în Microsoft Excel

6. Filtre

De obicei, baza de date este de dimensiuni considerabile. Din această

cauză utilizarea e uneori greoaie. Dacă aveţi nevoie să vizualizaţi doar
anumite înregistrări (care îndeplinesc anumite condiţii) puteţi folosi filtre.
De exemplu, în baza de date utilizată până acum, doriţi să vizualizaţi
doar studenţii dintr-o anumită grupă.
 eliminaţi subtotalurile;
 poziţionaţi cursorul în baza de date;
 lansaţi comanda Data ⟶ Filter;
 pentru fiecare înregistrare apare o listă ascunsă poziţionată pe
antetul tabelului. În această listă ascunsă aveţi la dispoziţie opţiunile
pentru filtrare:
(All) – pentru a fi vizibile toate înregistrările;
Number Filter ⟶ Top 10 – se deschide dialogul Top 10 Auto
Filter de unde puteţi seta să se afişeze un anumit număr de
înregistrări după o anumită ordine. Aveţi la dispoziţie următoarele
opţiuni:
 din prima listă ascunsă puteţi alege dacă doriţi
primele (Top) sau ultimele (Bottom) înregistrări
 contorul trebuie setat să indice câte înregistrări se vor afişa
ultima listă ascunsă permite să alegeţi între item şi percent.

Fig. 3. Dialogul Top 10 AutoFilter

6
 Bioinformatică

(Custom) – se deschide dialogul pentru un filtru customizabil:

Fig. 4. Dialogul Custom AutoFilter

Aici puteţi alege ca valorile pentru câmpul pentru care fixaţi filtru să
îndeplinească o condiţie. Pentru această condiţie aveţi la dispoziţie două liste
ascunse cu condiţii. Pentru fiecare dintre acestea aveti o listă ascunsă cu valori
pentru respectiva condiţie. Aceste două “subcondiţii” pot fi alăturate fie folosind
operatorul AND (ŞI), fie operatorul OR (SAU).
toate valorile existente în baza de date pentru respectivul câmp.
Alegeţi una din aceste valori dacă doriţi să fie vizibile doar
înregistrările care au aceeaşi valoare pentru câmpul respectiv.

7. Tabele pivot

Tabelele de sinteză sau tabelele pivot (Pivot Table) realizează analiza

datelor dintr-o bază de date Excel din mai multe perspective. Utilizatorul poate
alege câmpurile care să constituie titluri de pagină, de linie sau de coloană, sau
câmpuri care să fie utilizate în realizarea unor calcule.
Vom explica utilizarea tabelelor pivot pe un exemplu concret. Să presupunem
că avem baza de date Studenti de mai sus, şi că dorim să aflăm media notelor
pentru fiecare grupă.
7
 Baze de date în Microsoft Excel

Se vor efectua următorii pasi:

se va lansa în execuţie comanda Insert ⟶ Pivot Table/Pivot Chart Report;
în fereastra de dialog deschisă Create Pivot Table câmpul Table/Range va
fi completat cu domeniul de celule care conţine datele ce vor fi analizate în
fereastra de dialog deschisă, apoi alegeţi unde doriţi să fie poziţionat
raportul;
se acţionează butonul OK pentru a încheia construcţia raportului;
în zona stabilită anterior se va poziţiona următoarea structură:

8
Bioinformatică

Pentru a completa raportul trebuie să glisaţi anumite câmpuri din Pivot

Table Field List în diferite zone relevante (dreapta jos), utilizând tehnica drag-and-
drop.
În final obţineţi un raport sub forma unui tabel, ale cărui coloane şi linii le stabiliţi
dumneavoastră. Pentru a construi raportul se vor folosi anumite funcţii puse la
dispoziţie de MS Excel.
Pentru exemplul de mai sus dorim să calculăm media pe grupe şi media
generală a studenţilor. Vom glisa câmpul Grupa în zona Row Labels. Acum avem o
organizare pe grupe în tabelul pivot. Apoi vom glisa câmpul Nota în zona Values.
Raportul se schimbă în felul următor:

Se poate observa că butonul gri din partea dreaptă-sus a raportului conţine o

funcţie, aceasta fiind implicit SUM. În cazul acesta se observă: Sum of Nota. Dar noi
avem nevoie să calculăm media notelor. Pentru aceasta utilizaţi mouse-ul: dublu-
click pe butonul gri (zona unde scrie Sum of Nota). Se deschide dialogul Value Field
Settings de unde alegem funcţia AVERAGE din lista Summarize value fierld by.
Acum rezultatul este media notelor studenţilor organizate pe grupe, precum si
media grupelor (Grand Total) :