Comunicare profesional - Comunicarea cu ajutorul rapoartelor 10 - 1

10
COMUNICAREA CU
AJUTORUL RAPOARTELOR

10.1. CE ESTE UN RAPORT?

Raportul este o form de comunicare a informa iilor adunate i prelucrate de
c tre o persoan c tre o alt persoan care are nevoie de aceste informa ii în
vederea atingerii unui anumit scop. Raportul reprezint astfel rezultatul
colect rii, combin rii, asambl rii i interpret rii datelor, fiind deci o unealt
important în procesul de luare a deciziilor.

Rapoartele se pot clasifica în func ie de diverse criterii, ca de exemplu:

1. Lungimea, rezultând rapoarte scurte (maximum 4 pagini) i rapoarte lungi.
Rapoartele scurte sunt adesea utilizate pentru a r spândi informa ia, analizele
i deciziile rapid i concis în organiza ie. Rapoartele lungi sunt utilizate
pentru a fundamenta analize i decizii prezentând mai multe p r i i o
prelucrare extins a subiectului investigat.
2. Solicitarea, rezultând rapoarte nesolicitate, cum sunt de exemplu
memorandum-urile, sau solicitate, adic cerute de cineva anume.
3. Ton (informale/semi-formale/formale)
4. Subiect/domeniu (financiar, tehnic, comercial, etc.)
5. Importan (de rutin /speciale/urgente)
6. De timp (zilnice/s pt mânale/lunare/trimestriale/anuale/interimare/finale).

Pentru ca un raport s - i ating obiectivul el trebuie s respecte urm toarele

principii:
• Cunoa terea scopului. Înainte de a începe un raport trebuie tiut de ce
trebuie conceput. Astfel rapoartele r spund în general unor scopuri cum sunt
stabilirea sau determinarea, evaluarea sau recomandarea a ceva.
• Cunoa terea cititorului. Acest lucru influen eaz puternic con inutul
raportului, deoarece depinde de nivelul de cuno tin e al cititorului.
10 - 2 Comunicare profesional - Comunicarea cu ajutorul rapoartelor

• Cunoa terea termenilor. Terminologia utilizat trebuie cunoscut de c tre

cititor pentru a se evita confuziile sau ambiguit ile. Acolo unde este necesar
e recomandat s se prevad defini ii ale termenilor dificil de în eles.
• Cunoa terea procedurilor. Trebuie cunoscut foarte bine cum se va ob ine
informa ia. Se vor utiliza chestionare trimise prin po t , interviurile directe,
cercetarea de bibliotec , observarea, simularea, etc.. Modul de colectare a
informa iilor influen eaz nu numai ceea ce se scrie dar mai ales concluziile.
• Cunoa terea limit rilor. Bariere importante cum sunt timpul, banii,
resursele umane disponibile vor limita scopul i procedurile utilizate.
• Cunoa terea planului. Odat stabilite scopul, procedurile i limit rile,
trebuie creat o structur a raportului.
• Cunoa terea surselor. Exist dou surse de informa ie. Sursele primare sunt
cele care ofer informa ie de prima mân prin intermediul interviului,
chestionarelor sau observa iei, în timp ce sursele secundare cum sunt c r ile,
revistele, rapoartele, statisticile, etc. ofer de regul informa ii istorice.

10.2. STRUCTURA UNUI RAPORT

Un raport const în general din trei p r i:
1. Sec iunea de introducere. Aceast parte precede corpul raportului i
cuprinde, în ordine:
• Pagina de titlu sau coperta
• Pagina de autorizare a cercet rii
• Scrisoarea de informare, prin care se atrage interesul cititorului
• Tabla de materii sau cuprinsul
• Lista tabelelor i figurilor
• Rezumatul executiv care, în maximum o pagin , ofer o privire
general clar i complet asupra raportului.
2. Corpul raportului, care cuprinde:
• Introducerea prin care cititorul pune bazele raportului. Ea con ine:
Problema: Definirea problemei;
Scopul: Declara ia scopului cercet rii;
Defini ii: Definirea termenilor de referin ;
Metoda de cercetare: O privire general asupra principalelor
surse de informare, m rimii
Comunicare profesional - Comunicarea cu ajutorul rapoartelor 10 - 3

e antioanelor, num rul interviurilor sau

chestionarelor, etc.
Limit ri: Comentariu asupra oric rui tip de limit ri
privind metodele i metodologia utilizat .
• Con inutul raportului, care cuprinde toate faptele, problemele,
caracterul investiga iei, explicarea i prezentarea detaliilor,
metodologia folosit , procedurile urm rite, rezultatele ob inute, analiza
acestora.
• Finalul, care cuprinde concluziile i recomand rile.
3. Sec iunea de încheiere, care cuprinde materiale care sus in datele prezentate
în raport i care sunt puse la dispozi ia cititorului în caz c acesta are nevoie
de ele. Principalele componente ale acestei sec iuni sunt:
• Bibliografia, con inând atât sursele primare cât i cele secundare;
• Anexele.

10.3. REALIZAREA RAPORTULUI1

Principalele etape în realizarea unui raport sunt:
1. Colectarea i analiza datelor i informa iilor, precum i asamblarea
materialului;
2. Planificarea raportului;
3. Schi area raportului;
4. Redactarea raportului.

10.3.1. Colectarea i analiza datelor i informa iilor, precum i

asamblarea materialului

Aceast etap presupune:

1. Colectarea materialului relevant;
2. Verificarea detaliilor i eliminarea datelor irelevante;
3. Verificarea scopului raportului;
4. Stabili i obiectivele raportului pe baza unor cuvinte sau fraze cheie.

1
Adaptare dup : Stanton, N. Comunicarea. Editura tiin ific i tehnic , Bucure ti, 1995
10 - 4 Comunicare profesional - Comunicarea cu ajutorul rapoartelor

10.3.2. Planificarea raportului

Etapa presupune:
1. Construirea fi elor de idei, probleme, etc. pe baza materialului
acumulat;
2. Utilizând cuvintele sau frazele cheie, se selecteaz materialul
acumulat îndep rtând materialele irelevante;
3. Clasificarea fi elor în func ie de subiecte similare în grupuri. Fiec rui
grup i se va ata a o alt fi de cap t care va defini sec iunea.
4. Aranjarea sec iunilor într-o ordine cât mai logic ;
5. Elaborarea unei ciorne a structurii sec iunilor. Aceasta va deveni
ulterior tabla de materii.

10.3.3. Schi area raportului

Este etapa în care se elaboreaz prima versiune a raportului. În acest

moment scrie i ce v vine în cap f r a fi preocupat de caligrafie,
gramatic sau chiar logica frazelor. Important este s începe i a scrie. Este
de preferat s v ocupa i mai întâi de corpul raportului (introducere,
con inut i concluzii i recomad ri), sec iunea final i s l sa i sec iunea
de introducere la sfâr it. Preg ti i în final rezumatul executiv, cuprinsul i
anexele. Urm ri i atât structura prezentat mai sus, cât i recomand rile i
principiile enun ate anterior. Dac este posibil, reveni i doar peste câteva
zile peste aceast schi i încerca i critica ei.

10.3.4. Editarea raportului

Reface i raportul pân când sunte i mul umit. Astfel pentru întregul raport
verifica i dac estetica raportului este adecvat , capitolele sugereaz
scopul, exist surse de confuzii i dac exist un echilibru între afirma ii i
demonstra ii

În ce prive te titlu, cuprinsul, introducerea i concluziile, prin raportarea

lor unele la altele identifica i dac acestea se armonizeaz , dac exist
suficiente titluri i subtitluri, dac s-a respectat planul de lucru, dac
Comunicare profesional - Comunicarea cu ajutorul rapoartelor 10 - 5

argumentele exist i sunt solide, precum i dac subiectul este expus

logic i conform planului.

Prin examinarea textului identifica i dac exist pasaje de trecere de la un

subiect la altul, verifica i lungimea propozi iilor, frazelor i paragrafelor.
Utilizând formula lui Gunning, prezentat în continuare, stabili i care este
"indicele de cea " al raportului Dvs.

Dac este posibil citi i cu voce tare raportul i încerca i s afla i dac este
u or de urm rit i în eles, dac exist repet ri sau ceva lipse te pentru a
facilita în elegerea.

Verifica i materialele grafice i identifica i respectarea corela iilor,

lizibilitatea i dac exist suficiente explica ii. Dac este posibil, g si i un
coleg care s v evalueze critic întregul raport.

Dac pân în acest moment n-a i dactilografiat înc raportul este

momentul s -l face i i se recomand utilizarea unui procesor de texte.
Dac este posibil folosi i instrumentele acestuia pentru a corecta gre elile
gramaticale.

Reciti i i corecta i materialul tehnoredactat i listat. Apoi, stabili i în

func ie de destina ie num rul de copii i forma de multiplicare.

10.4. FORMULA LUI GUNNING

10.4.1. Descrierea metodei

Pentru mul i comunicarea înseamn art . La fel i subtilit ile care fac limbajul
complex. De i propozi iile lungi pot fi clare i u or de în eles dac sunt bine
construite, cu cât propozi iile i cuvintele selectate sunt mai lungi, cititul
acestora devine mai greoi. Acest lucru vine în contradic ie cu obiectivul
comunic rii de a fi în eles de la prima încercare.
10 - 6 Comunicare profesional - Comunicarea cu ajutorul rapoartelor

Pentru îmbun t irea eficien ei i eficacit ii limbajului, speciali tii în

comunicare au dezvoltat formule de calcul ale lizibilit ii. La baza unor astfel de
formule st o tehnic a analizei numerice ce poate fi aplicat limbajului scris
pentru a stabili cât de inteligibil este acesta. Stabilirea lizibilit ii propriului scris
v permite s v m sura i eficacitatea comunic rii i deci s deveni i un
comunicator mai bun.

Rudolph Flesch i Robert Gunning sunt doi dintre cei mai importan i cercet tori
în domeniul complexit ii limbajului scris. Fiecare dintre ei a propus câte o
formul care indic cât de complex este materialul scris i deci i lizibilitatea
acestuia. Formulele se concentreaz pe doi factori:
1. Lungimea propozi iei (structur complex ), i
2. Lungimea cuvintelor (cuvinte complexe).

Formula lui Gunning, numit i "Indicele de cea " (Fog Index) este o astfel
de formul universal acceptat în literatura anglo-saxon . Acest index stabile te
ca regul faptul c pe m sur ce utiliza i propozi ii i cuvinte mai scurte,
lizibilitatea cre te.

Formula lui Gunning presupune parcurgerea urm toarelor etape:

Etapa Proces Valori
ob inute
1 Selecta i un pasaj cu cel pu in 100 de cuvinte. Opri i
num r toarea cuvintelor imediat dup atingerea num rului
de 100 cuvinte. Scrie i acest num r în coloana urm toare.
2 Identifica i frazele i num ra i câte propozi ii exist în pasajul
selectat.
3 Împ r i i num rul de cuvinte la num rul de propozi ii.
4 Num ra i câte cuvinte "grele" exist în pasajul selectat.
Cuvintele "grele" sunt acelea care au mai mult de trei silabe
inclusiv. Nu num ra i cuvintele compuse din cuvinte mai
simple. Num rul ob inut indic cuvintele polisilabice.
5 Împ r i i num rul de cuvinte polisilabice la num rul total de
cuvinte din pasaj.
6 Multiplica i r spunsul de la etapa 5 cu 100. Rezultatul este
num rul de cuvinte "grele" în procente.
7 Ad uga i lungimea medie a propozi iei (ob inut în etapa 3)
cu num rul ob inut în etapa 6 (num rul de cuvinte grele la
suta de cuvinte).
8 Multiplica i r spunsul de la etapa 7 cu 0,4. Rezultatul
reprezint "Indicele de cea ".
Comunicare profesional - Comunicarea cu ajutorul rapoartelor 10 - 7

10.4.2. Concluzii
Dac valoarea indicelui este sc zut (între 8 i 12) atunci materialul va fi u or de
citit i în eles. Nivelele 8-12 sunt aproximativ echivalete claselor de liceu. Dac
indicele este în jur de 16, în elegerea va fi mai dificil , iar dac acest indice este
peste 23 atunci este foarte probabil c "se las cea ". Dac îns indicele este
peste 28, "cea a este foarte deas ".

10.4.3. Exemplu
Pentru a în elege mai bine rolul acestui indice urm ri i pasajele din tabelul
urm tor i calcula i indicele fiec ruia. Men ion m c ambele pasaje se refer la
acelea i subiect.
Cuvinte cheie/
Pasajul A Comentarii Pasajul B
Deoarece condi iile generale de Securitatea în
securitate reprezint una din R spândire departament este
responsabilit ile pe care le ave i în responsabilitatea Dvs.
acest departament, vom aprecia V rug m s lua i
faptul c r spândi i cât mai mult m suri ca oamenii Dvs.
urm toarele informa ii
Con tien i s fie con tien i de
pericole i care sunt
m surile de prevenire.
Pe baza unei recente inspec ii în O recent inspec ie a
fabric , s-a constatat c cel mai În func ie de dezv luit faptul c un
mare pericol îl reprezint felul în pericol important este
care echipamentul este plasat i reprezentat de
utilizat în fiecare birou, în func ie de echipamentul de birou
traficul i amplasarea personalului. Plasat plasat pe c ile de
acces.
Tot personalul departamentului va
trebui con tientizat asupra
eventualelor pericole i vor trebui
Informa ie irelevant
luate m surile necesare astfel încât
în orice moment s fie men inut
"nivelul de securitate".
1. Cablurile electrice ale 1. Cablurile electrice ale
echipamentelor cum sunt ma inile Propozi ii lungi echipamentelor nu
de scris, calculatoarele, trebuie s zac pe
imprimantele, etc. nu trebuie s fie podea f r nici o fixare.
lasate libere pe podea deoarece
Oamenii se pot
exist posibilitatea ca cineva s se Propozi ii scurte împiedica de ele.
aga e de ele.
2. Atunci când nu sunt utilizate, 2. P stra i inchise
sertarele dulapurilor i birourilor Prea multe cuvinte
sertarele birourilor i
trebuie inute închise în dulapurilor atunci când
permanen . Clar i concis
nu le folosi i.
10 - 8 Comunicare profesional - Comunicarea cu ajutorul rapoartelor

Indicele de cea este recomandat nu numai pentru scrisul de afaceri, ci oriunde

se elaboreaz un material scris. El are o serie larg de utiliz ri în afaceri, de la
monitorizarea lizibilit ii scrisorilor c tre clien i, a revistelor i foilor cu nout i
trimise angaja ilor, a certificatelor de garan ie i pân la contractele de
pensionare.

10.5. APLICA II
1. Utilizând unul din memorandum-urile pe care l-a i avut ca tem în cadrul
capitolului 2 Memorandum-ul, calcula i pe baza formulei lui Gunning
indicele de cea . Rescrie i apoi memo-ul astfel încât s coborâ i indicele la o
valoare sub 12, dac este cazul. Prezenta i rezultatele sub forma unui alt
memo.
2. Selecta i din literatur un paragraf cu propozi ii i fraze lungi. Stabili i
indicele de cea i apoi indica i cum ar trebui rescris paragraful astfel încât
s devin mai u or de citit i de în eles. Prezenta i rezultatele sub forma unui
memo.
3. Alege i o tem din orice domeniu de activitate care s prezinte interes pentru
colectivitatea în care v desf ura i activitatea. Scrie i un raport de maximum
10 pagini asupra temei.

10.6. BIBLIOGRAFIE
1. Alessandra, T., Hunsaker, P. Communicating at Work. A Fireside Book,
Published by Simon & Schuster, New York, 1993.
2. Bateman, D.N., Sigband, N.B. Communicating In Business. Scott,
Foresman and Company, 1989.
3. Dumaine, D. Write to the Top: Writing for Corporate Success. Random
House, New York, 1989.
4. Ferréol, G., Flageul, N. Metode i tehnici de exprimare scris i oral .
Editura Polirom, Ia i, 1998, ISBN 973-683-065-9.
5. May, C. Effective Writing. A Handbook for Accountants. 3rd edition. Prentice
Hall, Englewood Cliffs, NJ 07632, ISBN 0-13-244864-5.
6. Stanton, N. Comunicarea. Editura tiin ific i tehnic , Bucure ti, 1995.
7. erb nescu, A. Cum se scrie un text. Editura Polirom, Ia i, 2000, ISBN 973-
683-506-5