Curs 8.

Microsoft Excel – partea 3

Instrumente de suport decizional in Excel:

tabele pivot

Obiective

o Definirea conceptului de tabel pivot

o De ce reprezinta instrumente de suport decizional?
o Beneficiile analizei si sintezei datelor prin tabele pivot
o Elementele unui tabel pivot
o Crearea unui tabel pivot
o Sintetizarea datelor prin functii predefinite (suma, medie
aritmetica, minim, maxim, etc.)
o Gruparea automata a elementelor intr-un tabel pivot
o Crearea unor functii definite de utilizator pentru prelucrarea
datelor in tabele pivot
o Introducerea unei coloane calculate intr-un tabel pivot
o Introducerea unui rand calculat intr-un tabel pivot
o Generarea subtotalurilor pe linii si pe coloane
o Gruparea manuala a datelor intr-un tabel pivot
o Modul de referentiere a celulelor intr-un tabel pivot
o Reprezentarea grafica a datelor dintr-un tabel pivot
o Crearea unui raport be baza unui tabel pivot
1. Ce este un tabel pivot?

Tabelele pivot sunt una dintre cele mai puternice si complexe componente ale
Microsoft Excel, fiind un foarte eficient instrument de suport decizional. Ce este
un tabel pivot? Un tabel pivot este, pe scurt, o modalitate de a prelucra si
permuta datele dintr-o foaie de calcul pentru a se pune in evidenta noi
informaţii, mult mai relevante decat datele in forma lor bruta. Un tabel pivot este
ca un tabel-rezumat al foii de calcul originale, creat de utilizator pe baza unor
selectii de campuri. Cu doar cateva click-uri, utilizatorul poate modifica structura
tabelului pivot astfel incat sa aiba de fiecare data o alta viziune asupra datelor.

Sa ne gandim, generic, la dna Popescu, angajata intr-o banca. Dna Popescu se

ocupa cu deschiderea de conturi pentru clienti, banca retinand intr-un fisier
Excel urmatoarele date:

• Numele si prenumele clientului

• Alte date personale ale clientului (varsta, studii, profesie)
• Tipul clientului (nou sau existent)
• Data cand a fost deschis contul
• Tipul contului
• Sucursala unde a fost deschis contul
• Moneda
• Suma depusa in cont
• Operatorul care a deschis contul

Aceste informatii, in forma lor bruta, pot sa nu fie foarte relevante, mai ales ca o
banca poate detine zeci de mii de astfel de inregistrari. Conducerea bancii ar
putea fi interesata de raspunsul la intrebari ca:

• Cate conturi din fiecare tip au fost deschise la fiecare sucursala in ultima
luna?
• Care este totalul depunerilor facute zilnic in fiecare sucursala?
• La ce sucursala au fost deschise cele mai multe conturi in ultimul
semestru?
• Care este operatorul cu cele mai bune performante?
• Care este top 10 al clientilor din punct de vedere al totalului din conturi?
• In ce moneda s-au deschis cele mai multe conturi?
• Care este distributia deschiderii de conturi pe categorii de varsta si
socio-profesionale?
Pentru a furniza raspunsuri la astfel de intrebari, definirea unor formule de
calcul se va dovedi o operatiune greoaie și indelungata. Dna Popescu ar putea
lucra cateva zile pentru a prelucra manual aceste date, ceea ce ar putea genera
nemultumiri in randul managerilor, care isi doresc un acces cat mai rapid la
informatii.

Ce solutie are dna Popescu pentru a furniza aceste rapoarte in doar cateva
minute de cand i-au fost solicitate? Tabele pivot. Se realizeaza rapid, nu necesita
definirea niciunei formule, și genereaza un raport cu un aspect prietenos și ușor
de interpretat. Permit generarea automata de totaluri, subtotaluri, adaugarea de
filtre, de constrangeri, gruparea datelor dupa diverse criterii (implicite sau
definite de utilizator), adaugarea de coloane sau randuri calculate pentru a spori
acuratetea informatiilor.

2. Crearea unui tabel pivot

Tabelul de mai jos ilustreaza vânzările efectuate în fiecare zi a anilor 2010 și

2011 la unul dintre sediile unei companii. Tabelul are peste 700 de linii. Vom
crea un tabel pivot în care vom sintetiza totalurile vânzărilor din fiecare lună a
celor 2 ani.

Set date vânzări

Pasii sunt urmatorii:

1. Selectarea datelor care vrem să fie cuprinse în raport.
2. Mergem la meniul Insert -> Tables -> PivotTable și selectam PivotTable.

Crearea unui tabel pivot

Putem folosi ca sursa de date o foaie de lucru sau o sursa externa, iar tabelul
pivot poate fi creat in aceeasi foaie de lucru sau intr-o foaie de lucru noua.

Tabel pivot nou

3. Agregarea datelor pentru raport. În partea dreaptă sus (Zona PivotTable

Filed List) sunt listate toate coloanele pe care le putem utiliza pentru
crearea tabelului pivot.
✓ Ducem campul An în regiunea Row Labels. Tabelul va genera
automat atâtea randuri câți ani sunt la momentul respectiv în setul
de date (în cazul nostru, 2010 și 2011).
✓ Ducem campul Luna în regiunea Column Labels. În tabelul pivot
vor apărea atâtea coloane câte luni sunt în tabelul original.
✓ Ducem coloana Volum vânzări în regiunea Values. Astfel, Volum
 vânzări va deveni valoarea agregată din tabel.
Rezultatul obtinut este cel din figura de mai jos.

Tabel pivot

3. Gruparea elementelor într-un tabel pivot

Una dintre cele mai utile facilități ale tabelelor pivot în Excel este posibilitatea de
a grupa elementele din Row Labels și din Column Labels. Avem doua variante la
dispozitie pentru a grupa anumite elemente din tabelul pivot, procedăm astfel:

• După crearea tabelului pivot, selectăm datele pe care dorim să le grupăm

și mergem la PivotTable Tools -> Options -> Group -> Group Selection.
• După selectarea datelor facem click dreapta și selectăm Group din meniul
contextual care apare.

Gruparea datelor într-un tabel pivot

✓ Dacă selectăm unul dintre grupuri, facem click

dreapta și alegem optiunea Subtotal, în tabelul
pivot vor fi incluse subtotaluri aferente fiecărui
grup.
4. Introducerea unor câmpuri calculate într-un tabel pivot

Un tabel pivot nu se limiteaza neaparat la datele continute de tabelul original.

Excel permite adaugarea de câmpurile calculate, care pot fi de 2 tipuri: coloane
calculate si randuri calculate.

Vom adăuga acestui tabel pivot următoarele:

• O coloană calculată, care va determina TVA-ul aferent vanzarilor lunare
• 2 randuri calculate, care vor arata cat au insemnat comisioanele
semestriale ale agentilor de vanzare

Adăugarea unei coloane calculate

Pentru a introduce o coloană calculata într-un tabel pivot, se parcurg următorii
pași:
1. Selectam orice celulă din tabelul pivot.
2. Mergem la PivotTable Tools -> Options -> Tools -> Formulas -> Calculated
Field.
3. Introducem un nume sugestiv pentru noul câmp în caseta Name, iar în
caseta Formula se definește formula de calcul. De exemplu, pentru a
introduce intr-un tabel pivot un camp calculat TVA, formula de calcul este:
'Volum vanzari'*0.24.

Definirea unei coloane calculate

4. Apăsăm butonul Add, apoi OK.

Rezultatul obținut este arătat în figura de mai jos.

Adăugarea unei coloane calculate

✓ O coloană calculată poate fi folosită doar în zona

Values a unui tabel pivot.

Adăugarea unui rând calculat

Pentru a introduce un rând calculat într-un tabel pivot, se parcurg următorii pași:
1. Mergem la PivotTable Tools -> Tools -> Formulas -> Calculated Item.
2. Introducem un nume pentru noul element în caseta Name și definim
formula de calcul în caseta Formula. Formula poate conține valori din alte
câmpuri, însă nu poate folosi funcții predefinite în Excel. De exemplu,
pentru a da un commision de 10% agentilor de vanzare peentru primul
semestru, definim urmatoarea: 10%*( Ianuarie+ Februarie+ Martie+
Aprilie+ Mai+ Iunie).

Introducerea unui rând calculat într-un tabel pivot

 3. Apăsăm butonul Add si apoi OK.
Tabelul pivot actualizat va arata astfel:

Două rânduri calculate introduse într-un tabel pivot

✓ Un rând calculat nu apare în Field List și poate fi

folosit doar în regiunile Column Labels, Row Labels
sau Report Filter ale unui tabel pivot.

6. Crearea graficelor pivot

Pentru a crea un grafic pivot în Excel, mergem in meniul PivotTable Tools ->
Options -> Tools -> Pivot Chart.

Grafic pivot