Corespondenta prin e-mail

Desigur, cunoastem majoritatea observatiilor despre acest tip de corespondenta, pe care o

folosim deja de cativa ani; totusi, este bine sa ne amintim cateva elemente importante,
care, asa cum se spune, "fac diferenta", cu cateva referiri la limba engleza:

Sa nu uitam, asa cum spuneau romanii: "Verba volant, scripta manent"

Mesajul scris ne implica mult mai mult decat o discutie, oricat de importanta sau formala.

Un mesaj scris este o dovada a intentiei si incercarii de a rezolva o problema.

El implica necesitatea unui raspuns rapid, de cele mai multe ori tot in scris (regula este ca la
un e-mail se raspunde in 24 ore).

Tonul mesajului trebuie sa fie neutru si politicos, pozitiv, plin de tact si diplomatie, denotand
intentia de a rezolva o problema.

Sa nu uitam ca oricand mesajul poate fi retransmis prin "Forward" unei alte persoane.
(Totusi, de regula se cere permisiunea expeditorului atunci cand retransmitem mesajul
unei terte parti).

Mesajul poate avea si rolul de confirmare a unei convorbiri, de ex:

"Following our telephone conversation, I confirm that..."
"Following our telephone conversation, I would like to add that..." (...as vrea sa adaug ca...)

Formula de introducere este foarte importanta (din pacate ea este omisa tot mai des):
• “Dear Sir/ Dear Madam/ Dear Peter “
• “Dear Mr. Johnson/ Dear Mrs. Johnson “
• “Dear colleagues/ Dear all“
• “Good morning/ Good afternoon/ Good evening“
• “Hello“

Formulele “Dear colleagues” si “Dear all” trebuie folosite cu discernamant.

• Astfel, “Dear colleagues” se va folosi doar in mesajele destinate colegilor, nu si

managerilor, directorilor sau clientilor.

• Desi este comoda, sa retinem ca formula “Dear all” este impersonala si prea
generala; formula se poate folosi doar cand ne adresam unui grup mare de
destinatari.
Folosirea acestei formule este nepoliticoasa in cazul cand mesajul este transmis
superiorilor ierarhici, clientilor, partenerilor noi.

In aceste situatii, este de preferat sa ne incepem mesajul cu: “Good morning/ good
afternoon/ Hello”
Daca este cazul, vom incepe cu:
• "Thank you (very much) for your offer / for your answer to my message..."

Nota: Cuvantul "problem" are un impact psihologic negativ, de aceea se va folosi numai
cand este strict necesar. (Ex; "We have a serious problem.")
El va fi inlocuit cu termenii "matter" sau "issue".
Ex: "We will solve this issue /matter as soon as possible".

De asemenea, sa folosim "have to" sau "need to" in loc de "must", care este considerat a
fi prea imperativ:
Ex: " I have to ask you a discount", sau "We need to wait for a new offer".

Alte formule frecvent folosite:

• "I would like to ask for your opinion / support / help..."

• "I (really) appreciate your support..."
• "Please be informed that..."
• "Please find enclosed / attached..." (Va transmit in anexa...)
• "I would like to mention that..." (As dori sa mentionez ca...)
• "Although..." (Desi...)
• "However..." (Totusi...)
• "Please advise (me/us) what is best..." (Va rog sa-mi (ne) transmiteti ce este mai
bine...)
• "Could you please advise your opinion / option / proposal / version..."
• "Maybe I / we should..." (Poate ar trebui sa...)
• "Shall I..." (Sa...) Ex: "Shall I try to find another solution?" (Sa incerc sa gasesc o alta
solutie?)
• "I understand your point of view / reason..."

Nu se recomanda folosirea prescurtarilor, sau a formelor scurte ale verbelor.

Cateva prescurtari care mai apar in mesaje: ASAP (as soon as possible); FYI (for your
information); BTW (by the way) – (a-propos).

Sa nu uitam sa multumim:

• "Thank you very much"

• "Thank you very much for your understanding"
• "With many thanks and best regards"

Pentru a sugera ca raspunsul este urgent:

• "Thanking you in advance for your quick answer,"

• "I am looking forward for your answer / reply..."
Si formla de incheiere este foarte importanta:
• "Best regards,"
• " Have a good day / a nice weekend"

Daca este posibil, sa nu uitam sa trimitem mesaje colaboratorilor nostri in ocazii ca: Anul
nou, Craciun, Pasti, bayram, dar si: promovari, evenimente in familie, ziua nationala.