Top 5 greseli in elaborarea unei oferte

Descoperă top 5 greseli in elaborarea unei oferte

Citim des că elaborarea unei oferte în achiziții publice presupune atenție,
rigurozitate, minuțiozitate; că, în fapt, elementele enumerate fac diferența.
Adevărat!
În cele ce urmează aduc în atenție 5 greseli in elaborarea unei oferte, fără să pot,
însă, afirma că ordinea tratării lor e dată de frecvența cu care acestea se întâlnesc
în practică.
În egală măsură, este foarte posibil ca aceste greșeli să nu mai facă parte din
ofertele cititorilor, așa cum pentru unii identificarea și prezentarea acestora poate
să-i aducă mai aproape de o ofertă admisibilă.
Cum stau, practic, lucrurile?
În mod normal, într-o ofertă, informațiile trebuie să derive unele din
altele, documentele să nu se contrazică, documentele să se completeze, să
se întrepătrundă. Și dacă acesta e dezideratul, atunci atenția trebuie să se
îndrepte asupra modului în care răspundem, concret, fiecărei cerințe ce se solicită a
fi îndeplinită.
[uiheader type=”success” icon=”alert”]Greșeala 1. IGNORAREA POSIBLITĂȚII DE A
CLARIFICA O DOCUMENTAȚIE DE ATRIBUIRE[/uiheader]
Exemplu:
Se solicită, într-o fișă de date a achiziției, următoarele:
“Ofertantul va prezenta o listă a principalelor contracte de execuție realizate în
ultimii 5 ani în domeniul contractului. Se vor prezenta minim 2 contracte de
natura și complexitatea prezentului contract a căror valoare cumulată să fie
de X lei. Se vor prezenta documente care să confirme realizarea lucrărilor: copii /
părți relevante ale contractului de execuție, procese verbale de recepție (finale sau
parțiale), recomandări.”
Domeniul contractului: construcție clădire P+5, inclusiv parcare subterana P–2
Niciun ofertant nu adresează nicio solicitare de clarificări în legătură cu cerința
referitoare la “natura și complexitatea lucrării”. Implicit, se ofertează după
înțelegerea fiecăruia.
Consecința: autoritatea contractantă consideră, la evaluarea ofertelor, că “natura și
complexitatea” înseamnă “lucrări de suprastructură și infrastructură civilă” în
valoare de minim X lei.
Analiza comisiei de evaluare are în vedere faptul că, prin caietul de sarcini, s-au
solicitat lucrări de structură și infrastructură.
Însă, o lucrare de nivelul celei pentru care se ofertează, nu presupune numai
infrastructură si suprastructura, ci și arhitectură, instalații electrice, termice etc.
Autoritatea a considerat, însă, că “natura și complexitatea” are în vedere partea cea
mai complicată a lucrarii fără să precizeze, însă, acest lucru în Fișa de date a
achiziției. E adevărat că nici ofertanții nu s-au grăbit să clarifice.
Consecinta: oferta este respinsă pentru că nu îndeplinește cerința referitoare la
”experiența similară”.
CNSC se pronunță prin respingerea contestației motivând că, atât timp cât s-a
ofertat pe cerințele din fișa de date a achiziției, ofertantul și-a asumat o astfel de
analiză și evaluare.
Decizia este criticabilă. Însă, nu se elimină greșeala ofertantului de a nu clarifica,
înainte de depunerea ofertei, sintagma “natura și complexitatea”.
[uibutton url=”https://www.traininguri.ro/curs-expert-achizitii-publice/”
type=”default”]Curs Expert Achiziții Publice, București[/uibutton]
[uiheader type=”success” icon=”alert”]Greșeala 2. UN EXPERT NOMINALIZAT NU
MAI POATE FI SCHIMBAT ÎN URMA CLARIFICĂRILOR[/uiheader]
Exemplu:
Prin Fișa de date a achizitiei se solicită:
“Prezentarea unui Responsabil tehnic cu execuția (RTE) Atestat de MDRT în
domeniile: II-căi ferate, drumuri și poduri, tunele, conform Legii. “
Cum atestatele se obțin pentru fiecare subdomeniu în parte, respectiv pentru căi
ferate sau drumuri, sau poduri, sau tunele, sau orice combinație între acestea, un
ofertant care va prezenta Atestatul eliberat de MDTR în domeniul II – căi ferate,
drumuri și poduri, fara tunele, urmează a fi eliminat pentru că expertul prezentat
inițial în ofertă nu poate fi schimbat, iar cel prezentat, deși atestat, nu este atestat
în toate domeniile.
[uiheader type=”success” icon=”alert”]Greșeala 3. ZECI, SUTE DE CLARIFICĂRI
ASUPRA DOCUMENTAȚIEI DE ATRIBUIRE. UNA RATATĂ[/uiheader]
O altă greșeală sancționabilă cu respingerea ofertei o reprezintă “ratarea unei
clarificări”.
De exemplu, în caietul de sarcini se solicită, printre altele, furnizarea a 100 ml
țeavă de tip X.
Ulterior, printr-o clarificare postată în SEAP, corespunzător anunțului – o clarificare
dintre alte câteva clarificări – se precizează că se solicită furnizarea a 115 ml țeavă
de tip X.
Oferta se elaborează. Deci se cotează pentru 100 ml țeavă de tip X căci “s-a ratat
clarificarea”, urmând ca cei 15 ml, diferența, să se considere că nu s-au cotat, deci
că prețul nu conține întreaga cantitate de materiale solicitată.
De regulă, pentru o astfel de neconcordanță, se solicită clarificări, iar ofertanții
răspund prin invocarea unei erori sau a unei abateri tehnice minore care nu este de
natură a influența prețul final, menționând, totodată, că diferența de preț urmează
a fi suportată din profitul calculat de ofertant pentru respectivul contract.
Mă mențin rezervată față de astfel de aprecieri pentru că nu putem discuta de
abatere tehnică minoră sau de eroare, ci de o cantitate – mai mică sau mai mare –
dintr-un articol ce nu a fost ofertat.
[uiheader type=”success” icon=”alert”]Greșeala 4. ÎN PROPUNEREA TEHNICĂ “A” +
“A” = “A”[/uiheader]
Frecvent întâlnim la capitolul “modul de prezentare a propunerii tehnice” din
Fișa de date a achiziției cerinte de genul:
“Propunerea tehnică va respecta cerințele tehnice din caietul de sarcini (proiectul
tehnic) și va cuprinde:
1. Fișele tehnice pentru echipamentele solicitate conform caietelor de sarcini;
2. Specificații tehnice pentru principalele materiale și echipamente care intră în
componența lucrărilor.”
De regulă, în fișele tehnice se reiau copy-paste solicitările din caietul de sarcini.
Cerința se consideră îndeplinită, însă trebuie și dovedită, fapt pentru care se
prezintă alăturat fișei tehnice și “specificațiile tehnice” așa cum sunt acestea
realizate de producător. Greșeala survine în momentul în care în fișa tehnică
afirmăm că îndeplinim cerința din caietul de sarcini, respectiv că echipamentul
propus de noi “face” ceea ce se solicită prin caietul de sarcini, la parametrii
solicitați, însă, în specificațiile tehnice, parametrii sunt mai mici decât cei solicitați.
Capcana e întinsă – ce modificăm? Fișa tehnică, producătorul, produsul ofertat?
Cum răspundem unei solicitări de clarificări adresate de autoritatea contractantă?
Invocând abatere tehnică minoră? Practic, orice răspuns am oferi, ajungem în final
tot la o modificare a propunerii tehnice pentru că, așa cum am arătat, trebuie
schimbat ceva:
 ori fișa tehnică – imposibil căci prin ea răspundem cerinței din caietul de
sarcini; schimbarea ei înseamnă că nu mai respectăm caietul de sarcini;
 schimbăm produsul – modificăm oferta, schimbăm producătorul – modificăm
oferta căci l-am indicat (și produsul, și producătorul) în fișa tehnică pe care,
așa cum spuneam, nu o putem modifica.
[uiheader type=”success” icon=”alert”]Greșeala 5. CONTESTĂM CÂND NE
BAZĂM[/uiheader]
O altă greșeală o reprezintă, de exemplu, și situația din următoarea ipoteză:
Suntem declarați respinși dintr-o procedură de achiziție pentru că oferta noastră
este neconformă. Există și ni se comunică și numele ofertantului câștigător.
Atacăm soluția autorității contractante în ceea ce privește respingerea ofertei
noastre și considerăm că oferta declarată câștigătoare nu poate fi admisă pentru că
nu îndeplinește unul sau mai multe criterii de calificare. Solicităm și acces la dosarul
achiziției.
În urma studierii dosarului achiziției publice, format în fața CNSC constatăm că
ofertantul declarat câștigător nu are probleme din punct de vedere al criteriilor de
calificare, îndeplinindu-le pe toate, însă constatăm că propunerea tehnică nu este
realizată întocmai cerințelor din caietul de sarcini.
Depunem note scrise în urma studierii dosarului achiziției și, prin intermediul
acestora, schimbăm practic motivarea contestației inițiale; nu mai insistăm
asupra necesității eliminării ofertantului câștigător pentru neîndeplinirea cerințelor
de calificare, ci pentru aspecte din propunerea sa tehnică.
Evident că noile motive vor fi respinse și, în principiu, contestația îndreptată asupra
ofertantului declarat câștigător va fi respinsă ca nemotivată, având în vedere că,
prin notele scrise, nu pot fi aduse capete noi de cerere, ci doar întărite,
completate, dezvoltate cele ce au făcut parte inițial din contestația noastră.
[uiglyph type=”info”][/uiglyph]Ofertarea, prin urmare, rămâne, dincolo de
afirmațiile de la începutul textului, inclusiv o chestiune de asumare. Cred cu
convingere că e destinată exclusiv celor ce fac numai asta și nu “și asta”. Oameni
dedicați, care să-și asume realizarea în intergalitate a unei oferte, pot face diferența
între o ofertă bună și una în care s-a ratat o clarificare sau s-au ratat “tunelele RTE-
istului”.
Succes!
Scris de: Diana Spinciu – Trainer Extreme Training
www.traininguri.ro
[uibutton url=”https://www.traininguri.ro/curs-expert-achizitii-publice/”
type=”default”]Curs Expert Achiziții Publice, București[/uibutton]