Managementul proiectelor informatice

Sistem de gesiune a stocurilor

-proiect-

 Chelmuș Iuliana Diana

 Ciobanu Daniel
 Tudor Carmen

Master Managementul Proiectelor, Anul 1

0
 Managementul proiectului de sistem informatic

ETAPA 1.PREGĂTIREA PROIECTULUI

1. Analiza de context

Tema proiectului nostru are în centru crearea unui sistem de gestiune a stocurilor pentru firma
SC LA CURCANU PROD PANIF SRL, cu scopul de a efectua un demers de inovare ce poate
ajuta activitatea firmei, dar și de a organiza cât mai eficient procesele de producție și
distribuție existente în prezent. Acest lucru se realizează, deoarece fiind o organizație mică,
nu există previziuni în domeniul dezvoltării sistemelor informatice, preferându-se metoda
tradițională, iar acest demers necesită mult timp și personal ca să realizeze gestiunea de
stocuri.

a. Nevoia proiectului

În prezent, România se plasează pe locul III în Europa la consumul de pâine, cu 108-110 kg

pe număr de locuitori pe an, după Albania și Bulgaria, dar media la nivel european este de
78-80 kg pe număr de locuitori pe an. Pâinea reprezintă un aliment important la români,
acesta fiind motivul pentru care consumul anual pe cap de locuitor este mai mare cu
aproximativ 40% decât media europeană.

Confruntându-se cu o creștere importantă a cumpărării produselor de panificație și mai ales

cu o creștere a cererii pe piață a produselor care altă dată erau considerate de nișă, acest
sistem informatic permite înregistrarea individualizată a obiectelor de inventar și a
tranzactiilor cu acestea, se pot obține rapoarte și statistici cu privire la tranzacțiile și la situația
stocurilor ajutând astfel să se monitorizeze situația existentă mult mai rapid și mai ușor, fără a
exista probleme ce pot afecta capacitatea de producție și fără a se pierde informații
importante, situație existentă în acest moment.

b. Intențiile proiectului

Intențiile care marchează necesitatea realizării acestui proiect sunt:

- Reconfigurarea proceselor organizaționale, și anume cele de producție și distribuție;

- Respectarea standardelor impuse: calitate, mediu, confidențialitate.

1
 c. Nevoi informaționale

Nevoile care stau la baza acestui proiect sunt:

- Evoluția permanentă a pieței și necesitatea adaptării la cerințele acesteia pentru a

exista cerere;
- Crearea unor produse cât mai complexe și adaptate la cerințele și nevoile
consumatorilor;
- Aprovizionarea reprezintă o etapă esențială în desfășurarea activității firmei SC LA
CURCANU PROD PANIF SRL, iar un astfel de sistem este foarte util pentru ca
activitatea desfășurată să fie adaptată la noutățile apărute;
- Un alt proces important îl reprezintă și vânzările, astfel cu cât stocurile sunt bine
organizate și vânzarea se realizează mai eficient și mai rapid decât în mod normal, iar
timpii de așteptare nu ar exista sau ar fi cât mai mici.

d. Capacitățile de prelucrare

Acestea sunt condiționate de procesele existente în organizație, astfel cu cât acestea sunt mai
bine conturate și organizate, schimburile de date se realizează mai eficient, iar acest lucru
conduce la desfășurarea activității în condiții cât mai optime. Pe langa acestea și utilizarea
TIC, este foarte importantă, deoarece adaptarea la nou și existența unei astfel de tehnologii
poate ajuta la menținerea cât mai multă pe piață a afacerii.

e. Oportunitatea de afaceri

 Nevoie: crearea unui sistem de gestiune a stocurilor pentru a îmbunătăți

capacitatea de producție existentă, dar și de a face față cererii existente pe piață;
 Probleme identificate: probleme în efectuarea inventarului, pierderea unor
informații importante, timp ridicat de realizare a inventarului, evidența ineficientă
a stocurilor, apârănd astfel rebuturi ce necesită aruncate, iar acest lucru necesită
costuri suplimentare;
 Oportunități de îmbunătățire:
• Gestionarea nomenclatorului de produse, a caracteristicilor și a clasificării
acestora;
• Urmărirea în timp real a stocurilor precum și a gestiunilor și locațiilor în care
se află;
• Efectuarea descărcărilor de gestiune și a altor operații pe loturi;
• Transferurile de mărfuri între diferite locații și/sau gestiuni proprii;
• Operațiunile de inventariere, crearea de bonuri de intrare sau de consum;
• Activitatea de service: managementul intervențiilor tehnice;

 Soluția vizată: sistem informatic de gestiune a stocurilor

2
  Mijloace: Sistemul integrat cu aprovizionare și comenzi, acoperă toate procesele,
încă de la preluarea comenzii și până la logistica necesară pentru livrarea acesteia:
recepția mărfurilor în gestiune (Check-In), așezarea mărfurilor în depozit (Put-
Away), inventarierea și livrarea către clienți a mărfurilor din depozit (Picking).

f. Obiective

1. Îmbunătățirea serviciului logistic pentru clienți prin asigurarea disponibilității

produselor pentru satisfacerea cererii clienților interni sau externi;
2. Scăderea intervalului de timp cu 70% dintre lansarea comenzii de client și primirea
mărfii;
3. Creșterea numărului comenzilor onorate cu 30%;
4. Reducerea costurilor cu inventarierea și gestiunea stocurilor cu 20%;
5. Reducerea cu 100% a timpului de realizare a inventarului;
6. Creșterea veniturilor cu 30% în primul an;
7. Asigurarea unor stocuri minim necesare, asortate, care să asigure desfăşurarea
normală a activităţii economico-productive a agenţilor economici prin alimentarea
continuă a punctelor de consum şi în condiţiile unor cheltuieli cât mai mici;
8. Prevenirea formării de stocuri supranormative, cu mişcare lentă sau fără mişcare şi
valorificarea operativă a celor existente (devenite disponibile);
9. Asigurarea unor condiţii de depozitare-păstrare corespunzătoare în vederea prevenirii
degradãrilor de materiale existente în stocuri;
10. Folosirea unui sistem informaţional simplu, operativ, eficient, util şi cuprinzător care
să evidenţieze în orice moment starea procesului de stocare;
11. Aplicarea unor metode eficiente de urmărire şi control care să permită menţinerea
stocului în anumite limite, să prevină imobilizările neraţionale.

g. Aria de cuprindere

 Beneficiarul direct al acestui proiect esrte firma SC LA CURCANU PROD PANIF

SRL;
 Beneficiarii indirecți: clienți, furnizori;

h. Beneficii

 Pentru organizație: reducerea unor costuri; creșterea cererii și implicit a veniturilor,

organizarea eficientă a activității, creșterea capacității de producție;
 Pentru clienți: scăderea timpului de așteptare, creșterea numărului de produse
vândute;
 Pentru angajați: reducerea timpului de realizare a inventarului, organizarea muncii
prestate;

3
 Managementul, optimizarea și gestiunea integrată a stocurilor din toate gestiunile:
pentru fiecare firmă, punct de lucru – magazin, depozit;
 Stocul se descarcă în momentul întocmirii documentelor; obții exactitate în stocuri –
stocul scriptic, vizibil în aplicație va coincide cu stocul faptic – marfa de pe raft sau
din depozit;
 Administrezi rapid, ușor, eficient și corect multiple gestiuni deodată;
 Calcularea stocului optim necesar se poate face în funcție de rulajul anterior,
coeficientul de sezonalitate, comenzile lansate în producție, comenzile aflate în
așteptare (rezervate) din surse multiple;
 Reduci costurile datorate erorilor și greșelilor de gestionare a stocurilor;
 Elimini situațiile de out-of-stock, în care pierzi vânzări;
 Îmbunătățești fluxul de numerar fiindcă te aprovizionezi numai cu ce e nevoie, atât cât
ai nevoie, atunci când ai nevoie;
 Ai descărcare de gestiune corectă și coerentă FIFO, LIFO sau FEFO (după data de
expirare);
 Obții un management optim și exact al stocurilor disponibile în toate gestiunile
(gestiuni pentru fiecare punct de lucru (magazin, depozit etc.), gestiuni pentru mai
multe firme, mai multe gestiuni pentru o singură firmă;
 Beneficiezi de un set numeros de rapoarte predefinite și șabloane personalizabile care
te ajută să iei cele mai bune decizii pentru afacerea ta;
 Modulul de Business Intelligence nativ adaptat surselor de date din Neomanager
poate fi achiziționat separat pentru analize avansate pe mișcările de stocuri, logistică
și identificarea rapidă a produselor și categoriilor „cu tracțiune” sporită în dezvoltarea
afacerii;

i. Riscuri

 politică agresivă, care îşi propune realizarea unei cifre de afaceri cu stocuri minime.
Rentabilitatea ridicată intenţionată prin acţiune politică este însoţită de riscuri mari
legate de lipsa de stoc, de lipsa de lichidităţi şi de insolvabilitatea întreprinderii;
 politică defensivă, care îşi propune realizarea unei cifre de afaceri cu stocuri şi
lichidităţi ridicate. Rentabilitatea sa, în acest caz, afectată de costurile suplimentare
ale prudenţei în asigurarea cu stocuri a continuităţii activităţii de exploatare;
 politică echilibrată (intermediară) este cea care armonizează relaţia contradictorie
dintre rentabilitate şi risc. Necesarul în stocuri trebuie astfel stabilit încât să stimuleze
întreprinderea în folosirea cât mai eficientă a acestor valori, în mobilizarea tuturor
factorilor care să conducă la accelerarea vitezei de rotaţie, pentru reducerea absolută
sau relativă a stocurilor;
 riscul degradării mărfurilor în timpul transportului, caz în care întreprinderea trebuie
să se reaprovizioneze;

4
 j. Milestones

 Milestone 1: Formarea echipei de proiect-10 zile;

 Milestone 2: Inițiere proiect- 15 zile;
 Milestone 3: Realizarea aplicației- 360 zile;
 Milestone 4: Verificare funcționalitate-15 zile;
 Milestone 5: Implemenatre sistem-30 zile.

k. Stakeholders

 Sponsor proiect: SC LA CURCANU PROD PANIF SRL

 Manager de proiect: Popescu Alexandru
 Echipa de proiect: Chelmuș Diana, Ciobanu Daniel, Tudor Carmen.

l. Livrabile cheie
 Raport de monitorizare a aplicației;
 Manual de utilizare a aplicației.

m. Criterii de succes
 Timpul mediu de depozitare;
 Costul mediu;
 Variațiile costurilor;
 Ratele de depreciere;
 Rata de fluctuație a stocurilor.

2. Planificarea
a. Planificarea structurală

Activitățile care stau la baza acestui proiect sunt:

1. Pregătirea profesională a echipei de proiect;

2. Integrarea sistemului în cadrul firmei;
3. Testarea sistemului;
4. Personalizarea aplicației;
5. Implementarea sistemului în cadrul firmei;
6. Conversia datelor firmei;
7. Analiza datelor introduse;
8. Verificarea viabilității aplicației;
9. Realizare Raport Final;
10. Implementarea definitivă a sistemului

5
Figura 1.1.Planificarea structurală WBS
Sursa: documentare proprie

6
 b. Planificarea operațională

Durata de realizare a proiectului este de 1 an, repartizarea activităților în timp fiind prezentată
în diagrama GANTT.

LUNĂ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
ACTIVITATE
Alegerea echipei de proiect
Selectarea echipei
Formarea echipei
Angajarea echipei
Analiza sistemului actual
Analiza datelor
Verificarea sistemului existent
Implementarea sistemului de gestiune
Integrarea sistemului în cadrul firmei
Personalizarea aplicației
Finalizarea aplicației
Analiza sistemului implementat
Testarea sistemului
Conversia datelor
Verificarea viabilității aplicației
Realizare raport final
Implementarea finală a sistemului
Figura1.2.Graficul GANTT
Sursa: documentare proprie

ETAPA 2. REALIZAREA PROIECTULUI

1. Etapa de studiu prealabil

a. Definirea problemei de rezolvat prin proiectul vizat

- probleme în efectuarea inventarului

- pierderea unor informații importante
- timp ridicat de realizare a inventarului
- evidența ineficientă a stocurilor

Aceste categorii de probleme acoperă domeniul inventarului, gestiunea stocurilor și

monitorizarea eficientă și calitativă a acestora, cu scopul de a implementa un sistem de
gestiune optim, reprezentând o soluție justificată atât economic, cât și tehnic.

7
 b. Studiul existentului

Nevoile informaționale:

- Evoluția permanentă a pieței și necesitatea adaptării la cerințele acesteia pentru a

exista cerere;
- Crearea unor produse cât mai complexe și adaptate la cerințele și nevoile
consumatorilor;
- Aprovizionarea reprezintă o etapă esențială în desfășurarea activității firmei SC LA
CURCANU PROD PANIF SRL, iar un astfel de sistem este foarte util pentru ca
activitatea desfășurată să fie adaptată la noutățile apărute;
- Un alt proces important îl reprezintă și vânzările, astfel cu cât stocurile sunt bine
organizate și vânzarea se realizează mai eficient și mai rapid decât în mod normal, iar
timpii de așteptare nu ar exista sau ar fi cât mai mici;
- Utilizarea eficientă a tehnologiilor informaționale.

c. Diagnostic și formularea problemei

- Ineficiență: timp mare de realizare a inventarului, pierderi de materie primă și produse

și implicit costuri suplimentare; gestionarea târzie a nomenclatorului de produse.
- Ineficacitate: funcționare corectă, dar timpi mari de așteptare, costuri ridicate;

Principala cauză a acestor disfuncționalități este lipsa utilizării tehnologiilor informaționale

pentru a organiza activitatea firmei.

Soluţionarea oricărei probleme de stoc trebuie să conducă la obţinerea răspunsului pentru

următoarele două chestiuni (şi care constituie de fapt obiectivele principale ale gestiunii):
1) determinarea mărimii optime a comenzii de aprovizionare;
2) determinarea momentului (sau frecvenţei) optime de aprovizionare.
Obiectivitatea formării de stocuri este justificată de acţiunea mai multor factori care le
condiţionează existenţa şi nivelul de formare, le stabilizează funcţia şi scopul constituirii.
Între aceştia amintim:
- contradicţia dintre specializarea producţiei şi caracterul nespecializat al cererii;
- diferenţa spaţială dintre producţie şi consum;
- caracterul sezonier al producţiei sau al consumului; pentru majoritatea produselor
producţia este continuă, în timp ce consumul este sezonier; la produsele agricole
situaţia este inversă;
- periodicitatea producţiei şi consumului, a transportului;
- necesitatea condiţionării materialelor înaintea intrării lor în consum;
- punerea la adăpost faţă de dereglările în procesul de aprovizionare-transport sau faţă
de factorii de forţă majoră (stare de necesitate,  calamităţi naturale, seisme, caracterul
deficitar al resurselor);
- necesitatea executării unor operaţii specifice pentru a înlesni procesul de livrare sau
consum al materialelor.

8
 d. Cercetarea tipurilor de soluții

Soluțiile informatice pentru rezolvarea problemelor sunt:

- reducerea frecvenţei fenomenului de rupere a stocului şi prin aceasta satisfacerea în

mai bune condiţii a cererii către beneficiari;
- reducerea cheltuielilor de depozitare; 
- mărirea vitezei de rotaţie a fondurilor circulante ale agenţilor economici;
- reducerea imobilizărilor de fonduri băneşti;
- reducerea unor riscuri inerente oricărui proces de stocare;
- obţinerea de economii la nivelul cheltuielilor generale ale întreprinderii (de exemplu,
la produsele cu o durată de depozitare a stocului de materii prime mai mare decât
durata ciclului de fabricaţie);
- descoperirea şi valorificarea rezervelor interne etc.

Toate aceste soluții conduc la aceeași concluzie și anume utilizarea unor soluții tehnice
folosind tehnologiile informaționale.

e. Evaluarea soluțiilor

Cele mai bune soluții sunt:

- Urmărirea facilă a articolelor cu diferite destinații: produse finite, materii prime,

semifabricate, ambalaje:
- Gestionarea diferitelor unități de măsură;
- Trasabilitatea pe serie și lot pentru materii prime;
- Posibilitatea de rezervare a stocurilor;
- Reguli pentru descărcarea gestiunii: FIFO/FEFO/CMP;
- Automatizarea și monitorizarea proceselor de control al calității;
- Controlul fluxului de materiale în cadrul fabricii;
- Urmărirea consumurilor și a randamentului producției;
- Capacitatea de a reorganiza rapid fluxurile logistice, fara sa necesite dezvoltari
suplimentare;

Există mai multe tipuri de costuri pentru:

- Costuri de deținere (depozitare și manipulare, de asigurare sau costuri asociate furtului,
învechirii, sau deteriorării din cauze diverse).
- Costuri de aprovizionare (aferente comandării stocurilor sau de livrare)
- Costuri ce apar cand lipsesc stocurile necesare producției (obținerea materiei prime în regim
de urgență poate necesita costuri suplimentare asociate livrărilor de ultim moment).

2. Concepția

Dimensiunea tehnologică și organizațională

9
Sistemul permite identificarea produselor prin citirea codului de bare aplicat pe produs si
efectuarea de mișcări pe baza acestuia. Sistemul asigură o transmitere imediată a
înregistrărilor contabile aferente tranzacțiilor cu stocurile către celelalte module. Utilizatorul
are posibilitatea de a opta pentru o anumită metodă de evaluare a stocului(FIFO, CMP).
Aplicația generează documentele financiar – contabile justificative pe baza operațiunilor
efectuate: intrări, ieșiri, transferuri, ajustări, inventar. Aplicația permite ținerea evidenței
mișcărilor, transferuri, retururi efectuate către compartimentele interne. Este permisă
interogarea și listarea de rapoarte cu privire la situația stocului: stocuri la o anumita dată, total
stocuri pe gestiune, intrări, consumuri, transferuri, livrări. Sistemul permite generarea de
situații cu privire la volumul stocurilor în orice moment, iar cazul apariției unor diferențe față
de inventarul fizic se vor putea înregistra plusuri/minusuri de inventar. Sistemul permite
generarea de rapoarte cu privire la diferențele de inventar. Inventarierea și ajustarea stocului
se poate efectua în paralel cu operațiile zilnice. Se permite monitorizarea și localizarea
inventarului pe administratori de stocuri. Este permisă efectuarea de verificări cu privire la
tranzacțiile din inventar. Aplicația permite înregistrarea contabilă automată a costurilor pe
baza unor șabloane definite în prealabil. Se permite listarea mișcărilor pe o anumită comandă,
cont, articol. Aplicația emite o serie de atenționări pentru evitarea erorilor, cum ar fi: stocul
nu va putea sa devină negativ, avertizări cu privire la preț. Sistemul permite generarea unui
număr nelimitat de noi coduri pentru materiile prime. Modulul preia în mod automat
tranzacțiile efectuate de celelalte module care privesc stocul (achiziții, vănzări, producție).
Sistemul permite introducerea informațiilor cu privire la articole, precum:

 Clasa de calitate;
 Starea articolului;
 Data de expirare;
 Specificații tehnice ale anumitor articole.
Aplicatia permite și înregistrarea individualizată a obiectelor de inventar și a tranzacțiilor cu
acestea. Astfel, se pot obține rapoarte și statistici cu privire la tranzacțiile și situația stocului
de obiecte de inventar. Obiectele de inventar conțin informații de genul:

 denumire;
 descriere;
 cod produs;
 valoare obiect;
 unitate de masură;
 data achiziție;
 data dare în folosință;
 dată casare;
 informații despre documentul de intrare.

Rapoarte și situații

10
   rapoarte vânzări pe utilizatori, produse, departamente, agenți, clienți;
  situație vânzări centralizată pe diferite criterii;
  raport vânzări detaliat cu evidența prețurilor de vânzare/cumpărare și a adaosului
comercial;
  vizualizarea și listarea rapidă a stocului pe diferite criterii de filtrare;
  raport de aprovizionare conform stocurilor existente și a stocului minim stabilit;
  lista stocuri minime necesare și produse cu data de expirare;
  lista inventar;
  centralizator recepții;
  generare liste de prețuri sau oferte;
  fișă produs, fișă de magazie;
  raport de gestiune;
  jurnal de cumpărari și vânzări;
  raport facturi neachitate/neîncasate client-furnizor;
  situație avize nefacturate;
  situație scadențar - facturi scadente într-o anumită perioadă;
  registru de casă;

Caracteristici generale ale aplicației

  evidență multiunități, multigestiuni și subunități (mai multe puncte de lucru);

  evidența stocului în timp real;
  flexibilitate în alegerea modului de vânzare cu evidența stocului, cu stoc negativ sau
fără evidență stoc;
  gestiunea stocurilor de produse și a serviciilor după denumire, cod, grupa, furnizor,
dată de expirare, lot și alte caracteristici configurabile;
  încărcarea stocului prin introducerea și listarea documentelor de recepție (facturi de
cumpărare, NIR-uri, etc.);
  descărcarea stocului pe baza documentelor (facturi, avize, bonuri fiscale, bonuri de
consum, etc.);
  bonuri de consum și rapoarte de producție;
  monitorizare produse cu termen de expirare;
  inventariere și proces verbal de modificare de prețuri, inclusiv pe terminale mobile;
  realizarea recepției mărfii, inventarulului, pregătirea listei cu etichetele de raft sau de
preț, verificarea stocului de produse și vânzarea efectivă cu ajutorul unui dispozitiv
mobil Android;
  emitere bonuri fiscale la casă de marcat fiscală;
  generare facturi și chitanțe pe hârtie albă sau pretiparita și cu posibilitatea trimiterii
prin email;
  emitere avize de însoțire a mărfii, facturi proforme, procese verbale de custodie,
oferte de preț;
  preluare automată date de indentificare clienți/furnizori on-line;

11
  încasarea prin diferite forme de plata (Numerar, Card, Virament, Tichet de masă,
Tichet valoric, Voucher, Credit);
  avertizări și restricții la la depășirea pragului de creditare admis, scadente depășite
sau avize nefacturate;
  generarea și tipărirea codurilor de bare, etichete de raft, pe imprimante specializate
sau de documente;
  compatibilitate cu cântare digitale cu etichetare automată sau cu preluarea greutății;
  permite efectuarea de discounturi/reduceri sau majorări de preț bazate pe diferite
criterii (ex: produse perisabile, termen de expirare, promoții);
  generare facturi din avize nefacturate;
  evidență client-furnizor, facturi neîncasate-neachitate, vânzări pe agenți;
  oferă securitate sporită, prin utilizarea mai multor nivele de acces: administrator,
gestionar, utilizator;
  rețea - posibilitatea de operare de pe mai multe stații sau puncte de lucru;
  administrarea aplicației și de la distanță prin intermediul Internet-ului;
  viteză și siguranță datelor datorită folosirii sistemului de baze de date Microsoft SQL
Server;
  posibilități de preluare și transfer de date din și în diferite formate (ex: preluare
nomenclator produse, rețete și parteneri din fișier Excel);
  exportul rapoartelor în diferite formate: Excel, PDF, Word, Html, etc.;
  transfer automat în diferite aplicații de contabilitate financiară: SAGA,
WinMENTOR, Ciel, ContNET Arhimedes, Softerom, etc.
 Aprovizionarea - Recepția scriptică - operarea recepției furnizor și verificarea
corespondenței dintre comandă și recepție, pentru ca orice diferențe să fie depistate
imediat. Comanda furnizor poate fi generată în prealabil pe baza stocului necesar de
aprovizionat.
 Check-In - Recepția fizică - pentru fiecare livrare de la furnizor, marfa va fi scanată
cu cititoare de coduri de bare în momentul intrării în depozit.
 Put-Away - Așezarea mărfurilor în depozit - sistemul îți spune automat care sunt
locațiile din depozit (rafturile) disponibile în care să se depozitezi marfa.
 Inventariere în timp real - prin scanarea codurilor de bare (produs, lot, număr de serie,
raft) cu dispozitive mobile cu scanner cod de bare (sau cu scanner conectat prin USB
sau Bluetooth la o tabletă).
 Transfer între locații / rafturi sau între depozite.
 Picking - Livrarea mărfurilor din depozit - se face pe baza comenzilor înregistrate în
sistem; picking-ul este dirijat din back office - sistemul îți spune din care lot si din
care locație trebuie făcută colectarea; pentru comenzi mai mari, sistemul permite ca
mai mulți angajați să facă picking la acceași comandă. Sistemul alocă stocul necesar
pentru fiecare comandă.
 Check-out - opțional, se mai poate face o verificare prin scanarea mărfurilor din colet
înainte de încărcare în camion sau predare la curier.

12
 3. Implementare

Această acțiune presupune parcurgerea următoarelor etape:

1. Analiza datelor existente;

2. Integrarea sistemului în cadrul firmei;
3. Testarea sistemului;
4. Conversia datelor;
5. Analiza finală a sistemului.

Schema de implementare a sistemului este prezentată în figura 2.1.

13
Figura2.1.Schema de implementare
Sursa: documentare proprie

14
ETAPA 3: PILOTAJUL PROIECTULUI

1. Calitatea produsului

Calitatea produselor se creează în procesul de producţie, dar se constată şi se testează în

procesul de utilizare a acestora. De aceea se impune precizarea deosebirilor dintre noţiunea
de calitate a producţiei şi cea de calitate a produselor. Calitatea producţiei are o sferă mai
largă de cuprindere, ea se referă atât la concepţie, la nivelul tehnic, la tehnologiile de
fabricaţie, cât şi la produsele rezultate în urma procesului de producţie. Calitatea
produselor este expresia finală a calităţii proceselor de producţie, care sintetizează
performanţele tehnice, economice, psiho-senzoriale, de disponibilitate, etc.

Potrivit standardului ISO 9000 , comportarea în utilizarea produsului poate fi influenţată de:

 calitatea rezultată din definirea nevoilor față de produs;

 calitatea concepţiei produsului;

 calitatea conformităţii produsului cu concepţia sa;

 calitatea care rezultă din susţinerea produsului pe durata întregului ciclu de viaţă.

Calitatea are un caracter dinamic , determinat de faptul că procesele de producţie se modifică

la intervale de timp tot mai scurte, iar exigenţele consumatorilor faţă de produs sunt tot mai
ridicate. Raportul de interdependenţă dintre producător şi consumator se manifestă în
producerea de mijloace de muncă: calitatea producţiei asigură realizarea de mijloace de
muncă de o calitate superioară; reintroduse în procesul de producţie, acestea determină
perfecţionarea lui şi creează condiţii materiale pentru creşterea calităţii noilor produse. Privit
în continuitatea sa, acest proces poate fi considerat un proces de reproducţie lărgită a
calităţii. Acesta cuprinde o serie de activităţi care pornesc de la prospectarea pieţei şi
abordează întregul ciclu industrial de fabricare a produselor: cercetare ştiinţifică, elaborarea
documentaţiilor constructive şi tehnologice, pregătirea şi desfăşurarea procesului de
producţie, controlul acestuia, încercări şi probe, analize, activitatea de desfacere, service.

Proiectarea trebuie să conceapă produsele corespunzător cerinţelor calitative, etapă în care

nivelul tehnic şi calitativ reprezintă prima prioritate. De cele mai multe ori informaţiile despre
calitate trebuie să se extrapoleze, deoarece cele mai cunoscute se referă la produse fabricate
în trecut, uzate moral. Concepţia de proiectare trebuie verificată pe baza încercărilor
prototipului şi seriei zero, iar pentru produsele de mare complexitate, omologarea seriei zero
se face după efectuarea încercărilor de fiabilitate.

Calitatea produsului, sistemul informatic, este caracterizat de următoarele aspecte: pe de o

parte în utilizare acesta prezintă creditibilitate, concordanță și aplicabilitate, iar pe de altă
parte, din punct de vedere al mentenanței, acesta este caracterizat de integrare, progres și
conservație.

15
 2. Calitatea produsului (Sistemul informatic)

Conform standardelor de calitate se remarcă următoarele criterii de calitate:

a. Funcționalitate:
- Precizie;
- Confidențialitate;
- Siguranță;
- Utilitate;
- Corespondență;
b. Utilizabilitate:
- Ușor utilizabilă;
- Clară;
- Ușor de înțeles toate componentele;
- Interfață atractivă;
c. Fiabilitate:
- Capacitatea de a recupera informațiile pierdute;
- Realizarea permanentă de back-up;
- Rezolvarea rapidă a eventualelor erori;
d. Mentenanță:
- Actualizarea permanentă și rapidă a eventualelor schimbări necesare;
- Realizarea corecțiilor necesare;
- Actualizarea sistemului la dorințele utilizatorului;
- Personalizarea aplicației în funcție de nevoi;

3. Capability Maturity Model(CMM)

Organizarea modelului CMM în cele cinci niveluri prioritizează acțiunile de îmbunătățire

pentru creșterea maturității procesului; acestea pot fi descrise pe scurt astfel:
 Inițial – procesul este caracterizat ca fiind instabil, impredictibil și ocazional haotic
acesta fiind modificat constant.
 Repetabil – procesele de bază de management de proiect sunt stabilite pentru a urmări
costul, programul și funcționalitatea. Unele procese, dezvoltate în proiectele
anterioare sunt repetabile și cu rezultate concrete.
 Definit – procesul, atât pentru activitățile de management cât și pentru inginerie este
documentat, standardizat și integrat într-un proces standard. Toate proiectele folosesc
o versiune aprobată și adoptată a procesului respectând standardul.
 Măsurat – sunt colectate măsuri detaliate ale procesului și a calității produselor.
Procesele și produsele sunt înțelese cantitativ și sunt controlate.
 Optimizat – îmbunătățirea continuă a proceselor prin identificarea punctelor slabe,
întărirea acestora, testarea ideilor și a tehnologiilor inovative.
Modelul CMM oferă o structură conceptuală pentru îmbunătățirea managementului și
dezvoltarea de produse într-o manieră disciplinată și consecventă. Acesta identifică și
caracteristicile unui proces eficient

16
 4. Gestiunea riscurilor proiectului de sistem informatic

Tipologia riscurilor:

a. Tehnice: implementarea poate fi dificilă și de lungă durată ;

b. Organizaționale: la început poate încetini considerabil activitatea organizației,
deoarece angajaţii erau obișnuiţi cu vechile programe iar noul sistem informatic
integrat introduce nu numai noi programe, dar şi schimbări în activitatea acestora;
c. Managementul proiectului: costul ridicat al acestui sistem poate ridica probleme
raportat la bugetul proiectului;

Formularele de alertă la risc sunt:

Direcția/Serviciul/Biroul Echipa de proiect

Riscul identificat Implementarea poate fi dificilă și de lungă durată 
Cauza Durata mare de realizare a sistemului
Consecințe Trecerea de la metoda tradițională la un sistem informațional în cadrul firmei
Considerente tehnice
Evaluarea riscului(Expunerea) Probabilitatea de apariție este medie, ceea ce semnifică faptul că are efecte pe
termen mediu, iar impactul asupra activității firmei nu este foarte tare afectat
Probabilitatea riscului   1 2 3
Scazut Mediu Ridicat
Impactul riscului   1 2 3
Scazut Mediu Ridicat

Tabelul 3.1. Evaluarea riscurilor

Sursa: documentare proprie

Direcția/Serviciul/Biroul Echipa de proiect

Riscul identificat Poate încetini considerabil activitatea organizației
Cauza Angajaţii erau obișnuiţi cu vechile programe iar noul sistem informatic
integrat introduce nu numai noi programe, dar şi schimbări în activitatea
acestora
Consecințe Timp pierdut

17
 Costuri ridicate
Încetinirea activității de producție
Evaluarea riscului(Expunerea) Consider că acest risc poate fi evitat, puțin posibil să se întâmple pe o perioadă
lungă de timp, dacă sunt luate măsurile corecte
Probabilitatea riscului   1 2 3
Scazut Mediu Ridicat
Impactul riscului   1 2 3
Scazut Mediu Ridicat

Tabelul 3.2. Evaluarea riscurilor

Sursa: documentare proprie

Direcția/Serviciul/Biroul Echipa de proiect

Riscul identificat Costul ridicat al acestui sistem
Cauza Nivelul de dificultate de realizare și funcțiile necesare
Consecințe Buget mic
Lipsă fonduri disponibile
Evaluarea riscului(Expunerea)
Probabilitatea riscului   1 2 3
Scazut Mediu Ridicat
Impactul riscului   1 2 3
Scazut Mediu Ridicat

18
 Tabelul 3.3. Evaluarea riscurilor
Sursa: documentare proprie

Riscul Nivel de Explicație

toleranță
Implementarea poate fi dificilă și de 1–2 Tolerabil – nu sunt necesare măsuri de control.
lungă durată 
Poate încetini considerabil activitatea 3–4 Tolerare ridicată – sunt necesare măsuri pe
organizației termen mediu si lung.
Costul ridicat al acestui sistem 3–4 Tolerare ridicată – sunt necesare măsuri pe
termen mediu si lung.
Tabelul 3.4. Nivelul de toleranță la risc
Sursa: documentare proprie

Nr. Denumire risc Nivel Nivel Măsuri

crt expunere toleranț
ă
1. Implementarea poate fi dificilă și de 2 1–2 - Informarea prealabilă de către
lungă durată  echipa de proiect
- Verificarea permanentă a
sistemului
2. Poate încetini considerabil 2 3–4 - Instruirea angajaților
activitatea organizației - Testarea sistemului înainte de
implementarea propriu-zisă de
către personalul implicat
- Consultanță în primele 6-12
luni din partea unui specialist
pentru a evita orice tip de
problemă
3. Costul ridicat al acestui sistem 1 3–4 - Revizuire buget
- Alocare resurse necesare
- Realizare a unui Raport
previzional a cheltuielilor
Tabelul 3.5. Măsuri de control
Sursa: documentare proprie

19