Secțiunea 2 - Parteneriatele în

schimburile de tineri
Înapoi la: Capitolul 1: Sc...

2.1 Cum ne alegem partenerii în proiectele de

schimburi de tineri?

Prezentare generală: Alegerea partenerilor:

a) Pe baza parteneriatelor b) Prin utilizarea apelurilor deschise

anterioare
 Luați în considerare experiența
pozitivă (pe care ați avut-o în
comun sau în alte proiecte ale
acelorași parteneri)
 Obiective, interese, competențe
similare (uneori competențele pot
fi complementare și pot ajuta la
formarea unui parteneriat de
succes)
 Luați în considerare experiența în
proiectele de mobilitate
 Analizați stilul de gestionare a
proiectelor
 Analizați motivația și interesul
pentru subiect
 Luați în considerare experiența în
domeniul tineretului
 Identificați legătura cu comunitatea
 locală

 
Implementarea cu succes a unui proiect se bazează foarte mult pe alegerea
partenerilor. Modul în care sunt aleși partenerii poate diferi de la o organizație la alta. O
metodă care s-a dovedit a fi de succes pentru multe organizații este aceea de a se
angaja în parteneriate viitoare cu organizații care au adus valoare în proiectele
anterioare. Poate fi chiar un proiect anterior de alt tip, dar parteneriatul a  funcționat
bine și organizația s-a implicat în activități / proiecte de follow-up. Cunoașterea
obiectivelor, intereselor si competențelor organizațiilor partenere anterioare reprezintă
informații valoroase atunci când planificați un proiect nou.
 
„Din moment ce alegerea partenerilor cooperativi asigură livrarea cu succes a
proiectului, V2020 își alege partenerii de proiect din organizațiile partenere anterioare.
V2020, în etapa de selecție a partenerilor de proiect, se asigură că aceștia au aceleași
scopuri, focus, experiențe, abilități ale echipei de proiect, competențe și rată de succes
în conceperea, planificarea, definirea scopurilor, livrarea, reflecțiile, evaluările și
diseminările proiectului. Folosim acest proces conceptual când lucrăm cu organizații din
programele anterioare de Schimb de Tineri, dintre care menționăm doar câteva: URI,
Iordania, EIA-Moldova, TUFAC-Turcia etc.”[1]
 
Totuși, păstrarea acelorași parteneriate poate să nu fie la fel de valoroasă
ca extinderea rețelei, cunoașterea unor organizații noi și îmbogățirea expertizei.
Atunci când intenționați să aplicați/ implementați un proiect de schimb de tineri,
partenerii cu experiență în proiectele de mobilitate se pot dovedi valoroși. Apelurile
deschise ar putea fi un instrument util pentru asociațiile/ organizațiile mici. Deci,
trimiterea unor scrisori de invitație în care se explică propunerea de proiect și
invitarea altor organizații să se alăture este un alt mod de a veni cu un parteneriat care
să pună în aplicare cu succes viitorul proiect. Există numeroase platforme sau grupuri
online pe care persoane fizice sau organizații pot să își creeze profilul pentru a fi
selectați sau pentru a căuta organizații cu care să
colaboreze: http://eupartnersearch.com/Default.aspx, https://ec.europa.eu/epale/en/p
artner-search, https://www.facebook.com/groups/erasmusplus.partners/ etc.
 
Criteriile generale de care trebuie să țineți cont atunci când selectați partenerii doriți
sunt sugerate de Ghidul programului Erasmus+ sau de numeroasele materiale pe care
SALTO Youth le furnizează pe site-ul lor. În primul rând, experiența în mobilitatea
Erasmus+ sau pur și simplu experientă în activitățile de mobilitate este un aspect
cheie care trebuie luat în considerare atunci când vă alegeți partenerii. Puteți economisi
timp prețios în timpul etapei de pregătire, de exemplu dacă partenerii știu deja cum să
planifice și să organizeze mobilitatea și dacă fiecare partener a desemnat un
responsabil pentru comunicare în cadrul parteneriatului pentru toate etapele proiectului.
Stilul de management al organizațiilor partenere este un alt indicator excelent în ceea
ce privește așteptările de la partener. Utilizarea acelorași instrumentele de
management vă poate ajuta în implementarea fără probleme a proiectului vostru. La fel
de importante sunt motivația și interesul pentru tema proiectului. În cazul în care
aceștia pot relaționa cu ușurință cu obiectivele proiectului, vor putea să sprijine
implementarea proiectului și să depună eforturi pentru a-i asigura succesul.
 
Alte aspecte care merită luate în considerare includ: lucrul în domeniul
tineretului, competențe în selectarea și gestionarea tinerilor și, de asemenea,
o legătură strânsă cu comunitatea locală. O organizație implicată, care ajută tinerii
să devină cetățeni activi, care organizează evenimente în interiorul și pentru
comunitatea locală oferind în același timp tinerilor oportunitatea de a se implica, de a
avea inițiativă, de a crea și de a contribui voluntar la un proiect poate constitui un real
avantaj.
 

Cu toate acestea, nu există reguli perfecte pentru a crea cel mai bun parteneriat. Este
important, totuși, să țineți cont de experiențele anterioare ale partenerilor voștri, de
stilul lor de gestionare a proiectelor de mobilitate și, de asemenea, de țara cu cel mai
potrivit context pentru o anumită temă.
Păstrați legătura cu partenerii cei mai de încredere din diferite țări, astfel încât să
puteți găsi cu ușurință noi propuneri. Dar, de asemenea, fiți deschiși și luați în
considerare apelurile deschise primite prin e-mail sau prin intermediul rețelelor
sociale de la parteneri noi.
 

.2 Cum ne alegem liderul de grup?

Prezentare generală: Alegerea liderului de grup:

a) Recrutări din rândul membrilor b) Utilizarea apelurilor deschise –

organizației
 Un membru poate lua inițiativa și
poate veni cu o propunere de proiect
 Organizația identifică nevoia și
persoanele potrivite să lucreze la
propunere și la implementarea
proiectului după aprobare
formulare de aplicație, scrisori de
motivație, interviuri
 Decideți asupra câmpurilor pe care le
includeți în formular - informații personale,
motivație, experiență, expertiză, modalități
de utilizare a competențelor nou dezvoltate
în activitatea organizației și/sau a
comunității

c) Utilizarea recomandărilor și d) Criterii de luat în considerare - profilul

invitarea liderilor potențiali să aplice
pentru poziția de lider de grup
 Pe baza înțelegerii proiectului:
scopul, avantajele acestuia
liderului - cerințe generale și specifice
proiectului (astfel încât obiectivele
proiectului să poată fi atinse)
 Disponibilitate și abilități - pentru a face
față tuturor etapelor proiectului

 
După cum s-a menționat în capitolul precedent, liderul de grup este persoana care
însoțește grupul de tineri, le asigură siguranța și sprijină experiența lor de învățare în
timpul schimbului. Alegerea celui mai bun lider este o sarcină importantă,
deoarece influențează foarte mult succesul schimbului.

În mod ideal, un lucrător de tineret într-o organizație care desfășoară activități cu

tinerii poate să-și asume rolul de lider și să faciliteze procesul de lansare a unei
propuneri de proiect de către tineri pe baza nevoilor și intereselor acestora. Atunci când
liderul și grupul de tineri sunt implicați încă din această etapă timpurie, implementarea
reală a proiectului ar putea fi mai reușită. Cu toate acestea, între momentul în care se
depune proiectul și schimbul de tineri efectiv se pot întâmpla multe; se pot modifica
prioritățile, se pot înlocui persoanele implicate, etc.
 
Destul de des, liderul de grup este ales după aprobarea propunerii de proiect. O
modalitate de a face acest lucru este să alegem dintre lucrătorii de tineret care
lucrează pentru organizație, foști participanți, voluntari etc. De obicei, acești
oameni sunt cei mai potriviți - sunt familiarizați cu proiectele organizației, cu tipul de
activități organizate în cadrul organizației sau al comunității etc. 
 
Când nimeni nu este disponibil la organizație, poate fi lansat un apel deschis. Poate fi
postat pe site-ul organizației sau pe rețele sociale precum Facebook. Liderii potențiali
pot fi rugați să completeze un formular de aplicație care conține, de obicei, câmpuri
precum: informații personale (nume, data nașterii, informații de contact), așteptările
privind schimbul, expertiza, modul în care intenționează să folosească experiența
dobandită în organizație după întoarcerea din schimb etc. De asemenea, li se poate
cere să scrie o scrisoare de motivație în care să-și exprime interesul pentru poziția
de lider de grup și motivele pentru care consideră că se potrivesc profilului.
 
O altă modalitate bună de a alege liderul este să o faceți pe baza recomandărilor.
Conform experienței partenerilor din acest proiect, profesorii pot fi buni lideri de grup.
Ei se pot baza pe experiența lor cu copiii și tinerii; de obicei au abilități bune de
comunicare, abilități de gestionare a conflictelor etc. Atunci când îi intervievăm, este
important să explicăm scopul proiectului, obiectivele acestuia și să evaluăm dacă sunt
potriviți pentru această poziție sau nu.
 
Oricare ar fi modalitatea de a recruta/alege liderul, există câteva criterii care merită
luate în considerare. De obicei, un punct bun de plecare ar fi alegerea unei persoane
care să arate disponibilitate, bun simț și anumite abilități necesare pentru a
conduce grupul de tineri. Este util ca liderul să aibă o experiență internațională și să
vorbească limba folosită în timpul schimbului.
 
Liderii de grup ar trebui să aibă experiență practică în ceea ce privește munca în
domeniul tineretului, competențe sociale și competențe necesare în lucrul cu
tinerii, deoarece toate acestea au un rol esențial în mobilitate. Se așteaptă ca aceștia să
ajute organizația, să se ocupe de sarcini specifice în cadrul parteneriatului, în special
cele legate de pregătirea schimbului și de gestionarea grupului de tineri în
cadrul schimbului. Destul de des, organizațiile tind să selecteze lideri pe care îi
cunosc din parteneriatele anterioare sau din colaborările din trecut.
 
În încercarea de a crea un profil al liderului de grupul, în The Role of Group Leaders[1]  se
enumeră câteva dintre abilitățile și competențele pe care organizațiile le-ar putea lua în
considerare atunci când își aleg liderii de grup:

o „Bune abilități interpersonale și de comunicare;

o Competențe de coordonare, planificare, comunicare și organizare;
o Abilitatea de a vorbi fluent limba engleză;
o Promovarea implicării active, a muncii în echipă, a disciplinei și a eficienței
echipei;
o Se recomandă să aibă cunoștințe despre primul ajutor;
o Experiență în voluntariat, educație non-formală și lucrul cu tineri;
o Experiență în lucrul cu grupuri vulnerabile de tineri;
o Abilități TIC de nivel mediu (Microsoft Office, Corel Draw, Photoshop);
o Bun negociator cu abilități de rezolvare a problemelor;
 o Cunoașterea redactării comunicatelor de presă, a mesajelor de promovare
a proiectelor etc."

 
Am cerut unui fost participant la schimburi de tineri să-și exprime opinia cu privire la
calitățile pe care ar trebui să le aibă un lider de grup. După părerea ei, „conducătorii de
grup ar trebui să fie aleși în funcție de experiențele lor, de modul în care îi stimulează
pe ceilalți, de modul lor de comunicare, de auto-control și de răbdare. De asemenea, un
leader ar trebui să fie bine organizat și responsabil.” (S.B., Experienta Multisport Sports
Club Arad, România)

2.3 Cum selectăm grupul de tineri?

Prezentare generală: Selectarea tinerilor:

a) Beneficiile alegerii tinerilor în b) Selectarea tinerilor după

etapa de concepție a proiectului aprobarea proiectului

 Proiect născut dintr-o nevoie reală  Prezentare clară a obiectivelor

 Proprietatea proiectului –
motivație crescută de a lucra pentru
acesta și pentru atingerea
obiectivelor
proiectului și a activităților
 Apel deschis – formular de aplicație
(modelul folosit de EMS în schimburile de
tineri recente)
  Interviuri (dacă sunt necesare)

 
Nu există nicio îndoială că sunt multe avantaje în alegerea grupului de tineri în
momentul în care se scrie aplicația proiectului. Dacă pornesc de la interesele și
nevoile lor în redactarea propunerii, este probabil ca aceștia să fie mai angajați nu
numai în etapa de concepție, ci și în timpul implementării proiectului. Dacă sunt
implicați încă de la început, ei își asumă proprietatea proiectului și, prin urmare, devin
mai motivați să facă treabă bună și să se asigure ca se ating obiectivele. Aceștia pot fi
coordonați de un lucrător de tineret care poate deveni mai târziu liderul lor în timpul
schimbului.
 
Dacă liderul este ales după aprobarea proiectului, procesul implică mai mulți pași.
Un punct bun de plecare este ca organizația să pregătească o descriere a proiectului,
inclusiv obiectivele acestuia, precum și un anunț al unui apel deschis de selectare a
tinerilor pentru schimb. Apelul deschis, inclusiv criteriile de selecție, cerințele specifice
și termenul limită de depunere a formularului ar putea fi apoi publicate pe diferite
canale pentru a ajunge la publicul țintă: site-ul organizației, grupuri pe social
media, liste de contacte cu  voluntari implicați în proiecte în derulare sau foști
voluntari /participanți la schimburi anterioare de tineret.
 
În ceea ce privește aplicația, mai jos găsiți un exemplu de câmpuri incluse
în formularul de aplicație folosit în 2018 de către unul dintre partenerii noștri români,
Clubul Sportiv Experiența Multisport din Arad, România, în cele mai recente proiecte de
schimburi de tineri:[1] 

 Nume, prenume
 Adresa
 E-mail
 Data nașterii
 Număr de identificare (CNP)
 Număr de telefon
 Probleme medicale
 Nevoi speciale
 Oportunități reduse (obstacole sociale, financiare, geografice etc.)
 Competența lingvistică (începător, intermediar, nivel avansat)
 Studii
 Așteptări privind proiectul / schimbul de tineri
 Experiențe internaționale anterioare
 În ce fel de activități extracurriculare ați mai fost implicat(ă)?
 Ați mai participat vreodată la activități de voluntariat? Dați detalii.
 Care sunt competențele pe care doriți să le dezvoltați în timpul schimbului?
 Cum intenționați să utilizați noile cunoștințe și aptitudini dezvoltate în timpul
schimbului?
 Care sunt activitățile organizației în care doriți să vă implicați după schimb?

 
În evaluarea aplicațiilor, informațiile transmise de candidați vor ajuta la stabilirea celor
mai potrivite persoane pentru schimb. Atunci când selectați grupul de tineri, este
important să aveți și o listă de așteptare, în cazul în care există persoane care se
retrag sau, din anumite motive, nu pot participa la schimb.
 
Dacă cererile nu sunt concludente, candidaților li se poate solicita să participle la un
interviu. Vorbind cu ei în persoană este o ocazie bună atât pentru organizație, cât și
pentru candidați de a clarifica toate aspectele legate de schimb și de compatibilitatea,
motivația și așteptările tuturor celor implicați. 

2.4 Întâlnirile cu tinerii

Prezentare generală: Întâlnirile cu tinerii

a) Înaintea depunerii b) După ce s-a aprobat proiectul
propunerii de proiect
 Întâlniri pentru crearea sinergiei
 Întâlniri de brainstorming grupului
pentru idei de proiect (în cadrul
organizației)  Întâlniri pentru facilitarea plecării

 Întâlniri pentru coeziunea  Întâlniri pentru a lucra la diverse

grupului
 Întâlniri pentru a lucra la
propunerea de proiect (cu lucrători 
de tineret sau lideri de grup)
sarcini - pregătirea schimbului, discuții
despre agenda schimbului
Exemplu de proiectare a întâlnirilor
(momente care trebuie incluse în
agenda întâlnirii)

 
Membrii echipei de management și de proiect din cadrul organizațiilor de tineret se
întâlnesc cu tinerii, încurajează în mod regulat participarea la evenimente și
activități ale organizației: evenimente sociale, sportive, culturale, educaționale și
promovează munca umanitară prin numeroase acțiuni și cooperări cu alte organizații
locale. Astfel, tinerii sunt implicați în activități care îi familiarizează cu antreprenoriatul
și dialogul social, își dezvoltă abilități necesare pe piața muncii etc., ceea ce
promovează includerea lor în discuții și rezolvarea diferitelor probleme din comunitate și
cooperarea cu alte părți interesate.
 
Unii dintre acești tineri sunt, de asemenea, parte din echipa de voluntari care lucrează
la realizarea proiectelor Erasmus+ și a altor proiecte locale. Cu aceste experiențe,
tinerii sunt implicați în mod constant în interacțiuni și sunt încurajați să vină cu idei
pentru proiecte viitoare în beneficiul comunității. Organizațiile planifică atât întâlniri
structurate, cât și nestructurate, al căror scop principal este de a promova
exprimarea de idei noi, de implicare în activități comunitare sau de noi proiecte.

Unele întâlniri pot avea pe ordinea de zi procedurile de aplicare a proiectelor Erasmus+,

concepția proiectului, planificarea proiectelor, logistica, livrarea, evaluarea, diseminarea
etc. Având în vedere poziționarea strategică a tinerilor în activitățile zilnice, în timp ce
se întâlnesc pentru a discuta procedurile și procesele Erasmus+, costul este minim și,
de obicei, face parte din funcționarea zilnică a facilităților organizaționale.
 
După aprobarea propunerii de proiect, este imperativ să se programeze întâlniri cu
grupul de tineri selectați pentru a participa la schimb. Aceste întâlniri sunt, de obicei,
pregătite și facilitate de coordonatorul proiectului împreună cu liderul de grupul
pentru a pregăti plecarea participanților și punerea în aplicare a sarcinilor
grupului lor (dacă este cazul) și a vorbi despre experiența generală a mobilității. În
cazul în care parteneriatul decide să aibă o fază pregătitoare mai intensă, vor fi
organizate mai multe întâlniri și vor fi distribuite sarcini în funcție de competențele
participanților. Întâlnirile trebuie să aibă loc față în față cu grupul de participanți.
Liderul în colaborare cu organizația va crea o agendă specifică pentru fiecare
întâlnire. În timpul întâlnirilor, tinerii și liderii vor discuta despre agenda schimbului
de tineri și sarcinile grupurilor naționale. Un facilitator sau liderul de grup se va
ocupa de sinergia grupului și va distribui sub-sarcini participanților cu scopul de a
monitoriza grupul și de a asigura implementarea schimbului de tineri. Ordinea de zi a
acestor întâlniri ar trebui să includă activități de ice breaking și non-formale/ informale
cum ar fi cunoașterea reciprocă, o scurtă prezentare a proiectului, o prezentare
generală a sarcinilor planificate, schimbul de informații utile legate de logistică, puncte
de întâlnire și documente necesare, scurtă evaluare a întâlnirii. Dacă există un Infopack
(document cu aspectele importante pe care trebuie să le cunoască toți participanții la
schimb) de la organizația gazdă, acesta este, de asemenea, discutat în timpul
întâlnirilor. Pentru alte aspecte care urmează să fie prezentate participanților sau pentru
a menține comunicarea permanentă, se pot configura grupuri online (de exemplu,
grupuri Facebook), astfel încât informațiile să poată fi trimise și primite în timp real.
 

Testimonial:

  „Cred că este mai bine să avem întâlniri față în față, deoarece acestea permit
interacțiuni și planificări mai eficiente decât cele online. Întâlnirile ar trebui să fie
facilitate de către președintele organizației și de către lider. Aceste întâlniri ar trebui să
fie complexe și să includă jocuri de cunoaștere, exerciții de energizare, exerciții de
teambuilding și, de asemenea, unele jocuri care verifică dacă participanții sunt dispuși
să iasă din zona lor de confort. (S.B., Clubul Sportiv Experiența Multisport Arad,
România, participant la proiecte de schimb de tineri)

Poate doriți să includeți în kit-ul vostru...

  
 
Am dori să vă prezentăm un exemplu despre cum ați putea să vă pregătiți
pentru un schimb de tineri, oferit de unul dintre partenerii noștri din proiect,
Asociația Millennium Center din Arad, România. A fost folosit cu succes într-un
schimb de tineri, intitulat "Mix it – intercultural exchange" și acoperă câteva
momente anterioare schimbului.
 
Organizația a programat șase etape diferite care trebuie parcurse în timpul pregătirii:
I. Realizarea de anunțuri oficiale pentru proiect și materiale de pregătire
II. Căutarea participanților, folosind o procedură deschisă
III. Întâlniri cu liderul, discuții despre vizita pregătitoare, selecția grupurilor etc.
IV. Achiziționarea biletelor de călătorie și a asigurărilor
V. Întâlniri de grup în sesiuni de 2-3 ore fiecare pentru pregătirea schimbului
VI. Întâlniri de grup planificate după finalizarea schimbului.

 
Ne vom concentra în mod special pe întâlnirile de grup programate pentru a asigura
implementarea cu succes a proiectului. Mai jos, puteți găsi o prezentare generală a
acestor întâlniri, care conține principalele aspecte care trebuie abordate în fiecare dintre
acestea.
 1. Prima sesiune:

 Prezentarea liderului grupului;

 Învățarea numelor și prezentarea participanților;
 Prezentarea proiectului și a programelor (partea I);
 Aspecte generale privind schimbul național și programul Tineret;
 Exerciții de team building;

2. Sesiunea a doua:

 Team building cu exerciții de comunicare;

 Învățare interculturală;
 Pregătirea pentru seara interculturală;
 Prezentarea regulilor din timpul schimbului de tineri;

3. Sesiunea a treia:

 Prezentarea proiectului și a programelor (partea a II-a);

 Detalii de călătorie, bagaje, sfaturi practice;
 Pregătire lingvistică;

4. Sesiunea a patra:

 Discuții despre diferite ateliere programate în timpul schimbului: teatru, pictură,

dans, film, cântec, percuție;
 Prezentarea altor proiecte ale Asociației Millenium Center cu detalii pe tema
atelierelor;

5. Sesiunea a cincea: (programată înainte de plecare)

 Verificarea conditiilor de călătorie;

 Asigurați-vă că cerințele de călătorie sunt îndeplinite de fiecare participant;
 Verificarea asigurării medicale; documente notariale speciale pentru participanții
minori;
 Verificați dacă grupul a pregătit toate sarcinile necesare înainte de schimb;
 Prezentarea ultimelor detalii despre plecare.

6. Sesiunea a șasea: (programată după întoarcerea din schimb)

 Întâlnire pentru colectarea feedback-ului, aspecte care trebuie discutate pentru a

realiza schimburi de tineri în Arad, România;
 Completarea evaluărilor/ chestionare de satisfacție;

(Example prepared by Sorin-Victor Roman, SC Predict CSD Consulting Arad, Romania)

2.5 Stabilirea programului schimbului

Prezentare generală:

a) Schițarea programului de schimb b) Stabilirea programului de schimb final

pentru a fi inclus în propunerea de
proiect  În timpul vizitei pregătitoare (APV) –
dacă este aprobată – împreună cu tinerii si
 Rolul tinerilor liderii de grup

 Rolul lucrătorilor de tineret/  Utilizarea instrumentelor online de

liderilor de grup comunicare - tinerii din fiecare țară și liderii
de grup contribuie la satisfacerea nevoilor
 Rolul coordonatorului de proiect
proiectului și ale tinerilor
 Rolul partenerilor

 
În mod ideal, programele sunt elaborate de comun acord cu tinerii. Se recomandă
ca aceștia să fie încurajați să-și asume întreg procesul, inclusiv ceea ce doresc să facă,
cum, unde, când și cu cine.
 
Liderii de grup lucrează cu tinerii ca facilitatori oferind sfaturi atunci când este
necesar și încurajându-i să-și adune concluziile care sunt introduse în grila de
management al proiectului. De obicei, produsele finale sunt verificate de echipa de
management și de membrii proiectului pentru a se asigura că rezultatul final se
aliniază cu viziunea organizației pentru tineri și politicile Erasmus +, promovând
multiculturalismul și cetățenia activă, solidaritatea, toleranța și înțelegerea între culturi,
identificând componentele cheie de antreprenoriat ca o competență.
 
Programul schimbului este de obicei finalizat de către coordonatorul
proiectului, în colaborare cu toți partenerii și liderii, luând în considerare
design-ul proiectului din aplicație. Contribuțiile tinerilor vor fi luate în considerare
pentru crearea agendei, în funcție de cererile specifice, nevoile și așteptările
participanților.
 
După aprobarea proiectului și selecția finală a liderilor de grup și a participanților, ar
mai putea fi necesare unele schimbări ale programului de schimb pentru tineri. Astfel
de schimbări sunt permise cu implicarea tinerilor, care se află în centrul acestui
program și care se întâmplă de obicei în cadrul vizitei pregătitoare. Aprobarea
modificărilor din cadrul proiectului este realizată în comun de lideri, tineri și echipa de
proiect.
Cu toate acestea, în cazul în care sunt necesare modificări în ceea ce privește
perioada sau activitățile principale din programul oficial, acestea vor trebui,
probabil, aprobate de Agenția Națională în conformitate cu regulile de finanțare și
modificările admise. Această procedură necesită o justificare coerentă legată de un
motiv concret.
 
Partenerii noștri de la Mundus se bazează, de obicei, pe organizația coordonatoare, prin
intermediul grupului de formatori / facilitatori care stabiliresc programul schimbului de
tineri. De asemenea, liderii de grup ajută organizația, oferind feedback-ul grupurilor
naționale, colectând bilete și alte documente necesare rambursărilor și pregătind, de
asemenea, niște exerciții de spargere a gheții sau de energizare.
 
 Testimonial:

„Cred că programul ar trebui realizat de către parteneri după ce au discutat cu echipa

lor. În primul rând, ei prezintă o schemă a întregului proiect, iar participanții ar trebui
să propună activități, iar apoi, din activitățile propuse, sunt selectate cele care au mai
mult potențial de succes. Liderul ar trebui să fie cel care colectează ideile de la
participanți. După ce programul este lansat, cred ca ar trebui să nu se mai facă alte
modificări pentru ca totul să-și păstreze structura, iar participanții să nu aibă senzația
că pot face ceea ce vor.” (SB, Clubul Sportiv Experiența Multisport Arad, România,
participant la schimburi de tineri)

2.6 Rolul vizitei pregătitoare (APV)

Prezentare generală:

De ce să incluzi o vizită pregătitoare în propunerea de proiect? –

pentru a asigura calitatea schimbului
 Pregătirea practică a schimbului

 Pentru a cunoaște mai bine partenerii

 Discuții față în față cu privire la reguli/regulamente, responsabilități,

delegarea sarcinilor, locul de desfășurare, logistica

 
În conformitate cu Ghidul Programului Erasmus + 2018, vizita pregătitoare
(APV) este o „vizită de planificare în țara organizației gazdă înaintea
schimburilor de tineri sau a activităților de voluntariat în proiectele de
mobilitate pentru tineri (...). Scopul vizitei pregătitoare este de a asigura
activități de înaltă calitate prin facilitarea și pregătirea aranjamentelor
administrative, consolidarea încrederii și înțelegerii și stabilirea unui
parteneriat solid între organizațiile implicate. În cazul proiectelor de
mobilitate pentru tineri, participanții tineri pot fi, de asemenea, implicați în
vizită pentru a fi integrați pe deplin în design-ul proiectului.” [1]

 
Vizitele pregătitoare sunt adesea incluse în aplicațiile de proiect, mai ales
atunci când schimburile de tineri se adresează tinerilor cu nevoi speciale sau
participanților din medii defavorizate. Cu toate acestea, o vizită pregătitoare
se poate dovedi utilă în toate tipurile de schimburi de tineri, deoarece astfel
de întâlniri reprezintă oportunitatea perfectă de a trimite organizațiile să
observe și să evalueze organizația gazdă, astfel încât să se identifice posibile
riscuri și soluții pentru viitorii participanți. Vizita pregătitoare aduce
realitatea în etapa de pregătire a programelor de schimburi de tineri, oferind
partenerilor posibilitatea de a dobândi experiență practică în materie de
logistică a proiectului, planificare, probleme de risc etc. Aceasta poate
contribui la succesul proiectului deoarece etapele proiectului pot fi discutate
cu partenerii și tinerii care participă. Aspecte precum: reguli și reglementări
privind schimburile, probleme de sănătate și siguranță, probleme culturale,
distribuirea sarcinilor, etc. sunt abordate și clarificate.
În afară de chestiunile administrative, vizitele pregătitoare reprezintă, de
asemenea, oportunități pentru parteneri de a-și construi relația, bazându-se
pe încredere și înțelegere, în timp ce se cunosc reciproc personal și
profesional. Aceștia vor avea discuții legate de așteptările personale și ale
tuturor prticipanților în timpul proiectului.

În cadrul vizitei pregătitoare se finalizează agenda pentru schimbul de tineri,

se vizitează locul de desfășurare a proiectului, se discută aspectele practice,
logistice, obiceiurile culturale ale participanților din țările vizitate,
securitatea, cerințele legale și se stabilesc anumite reguli comune. De
asemenea, partenerii pot stabili modalitatea în care vor fi luate deciziile în
timpul schimbului de tineri, ce metode de lucru vor fi folosite, vor conveni
asupra rolurilor partenerilor în timpul întâlnirii și în timpul schimbului (de
exemplu cine facilitează ce și când, cine ia notițe etc.)
[2]

Partenerii noștri de la V2020 ne-au împărtășit subiectele/problemele

abordate în timpul vizitelor pregătitoare din proiectele anterioare. Aceștia au
inclus pe ordinea de zi următoarele:
 „ideea generală și obiectivele specifice ale proiectului: așteptările personale
ale liderilor și organizațiilor partenere;
 informații despre tineri: cine sunt, istoricul, interesele și așteptările lor, cu ce
pot contribui;
 diversitatea culturală în cadrul echipei și al grupurilor (de ex. obiceiuri
culturale și alimentare etc.);
 principalele activități ale programului de schimb;
 sprijin lingvistic pentru participanți (dacă este necesar), strategii de aplanare
a conflictelor
 certificatul Youthpass, instrumente de recunoștere a învățării non-formale 
(de exemplu momente de reflecție, aspecte tehnice);
 ce și cum să se pregătească pentru program: de către tineri, de către
organizația care trimite grupuri de tineri, de către organizația gazdă;
 informațiile necesare pentru evaluare și raportare;
 împărțirea rolurilor și sarcinilor în echipa de lideri de grup și între parteneri;
 acorduri de comunicare și instrumente de folosit după vizita pregătitoare.” [3]

Mundus, un alt partener în proiect, nu include, de obicei, o vizită

pregătitoare în proiectele de schimburi de tineri. Cu toate acestea, ei au
participat la câteva și sunt de părere că „este o idee bună (să aibă o vizită
pregătitoare) atunci când proiectele se bazează pe participarea activă a
organizațiilor partenere, a coordonatorilor lor și a liderilor de grup. În caz
contrar, este doar o întâlnire pentru a vizita locul de desfășurare a
schimbului de tineri și de a cunoaște celelalte organizații, ceea ce este
grozav, dar probabil că nu prea merită. Dacă în timpul vizitei partenerii
alcătuiesc agenda, identifică participanții și organizează vizita culturală,
atunci este necesară.” [4]

 
Într-adevăr, există multe proiecte de schimb de tineri care nu includ o vizită
pregătitoare. Motivele pentru care nu se include vizita variază de la un
proiect la altul. În unele cazuri, partenerii se cunosc de mult timp și își știu
foarte bine așteptările. Alții consideră că o vizită pregătitoare este doar o
risipă de resurse și că noile tehnologii pot înlocui foarte bine vizitele față în
față – se pot organiza întâlniri Skype, se pot crea grupuri Facebook și
informația ajunge la toți cei implicați în timp real.
 
 Testimonial:

„Din punctul meu de vedere, o vizită pregătitoare este importantă pentru a stabili o
legătură între parteneri. În acest fel, avem și șansa de a vedea scopurile și
principiile comune și de a lua în considerare opinia tuturor; de a stabili reguli
generale, limite și modalități de prevenire a accidentelor sau a conflictelor. Nu cred
că o vizită pregătitoare are dezavantaje, deoarece scopul său este de a elimina
incertitudinile și de a crea un cadru general de organizare ” (S.B., Clubul Sportiv
Experiența Multisport Arad, România, participant la schimburi de tineri)

BL - piesă - CONDEIUL LIDERULUI

Colectează piesa!

Secțiunea 2 - Parteneriatele în schimburile

de tineri
Înapoi la: Capitolul 1: Sc...

2.7 Comunicarea între parteneri

Prezentare generală:
a) Comunicarea față în față – utilizată b) Comunicarea online – utilizată mai
mai puțin frecvent

 Întâlniri de pregătire – dacă e cazul  În timpul fiecărei etape a proiectului

 Vizită pregătitoare – când e  Teme de discutat

aprobată/ inclusă în propunerea de
proiect  Mijloace de comunicare folosite și
caracteristicile lor  – când și cum se
  folosesc

 
La fel ca în orice alt proiect, toate organizațiile partenere dintr-un proiect de schimb de
tineri trebuie să fie implicate activ în fiecare etapă a proiectului, de la concepție,
pregătire, implementare, până la evaluare, diseminare și follow-up. Pentru a face acest
lucru, trebuie să fie în permanentă comunicare între ele, astfel încât să se asigure o
repartizare eficientă a sarcinilor. Deși putem fi de acord că comunicarea față în față
poate fi mai eficientă, este dificil de organizat întâlniri de fiecare dată când există
ceva de discutat. Dacă sunteți mai norocoși (și aveți resursele necesare), puteți
organiza o întâlnire pregătitoare. În cadrul acestui tip de întâlnire, obiectivele
generale ale proiectului și sarcinile specifice fiecărui partener pot fi discutate astfel încât
proiectul să funcționeze fără probleme, în toate etapele. O vizită pregătitoare va
oferi, de asemenea, parteneriatului timp de calitate petrecut împreună, pentru a se
cunoaște mai bine și pentru a discuta aspecte importante ale schimbului. Dar aceste
vizite nu durează foarte mult și câteva zile petrecute împreună nu vor fi niciodată
suficiente pentru a acoperi toate aspectele care trebuie negociate și pentru a răspunde
la toate întrebările care ar putea apărea pe parcurs. Într-un parteneriat ar trebui să se
asigure o cooperare și o comunicare activă, deoarece contactul permanent între
parteneri este vital pentru succesul proiectului.
 
Comunicarea online poate oferi partenerilor instrumente valoroase, astfel încât toate
problemele care apar vor fi soluționate rapid. Atunci când o decizie trebuie luată rapid,
o conferință Skype poate fi programată cu ușurință. Astfel, partenerii pot discuta în
timp real și clarifica aspecte importante despre proiect. WeTransfer sau Google Drive
pot fi folosite ca instrumente pentru partajarea fișierelor legate de proiect. Cooperarea
și comunicarea activă pot fi, de asemenea, menținute prin utilizarea de e-mail-uri,
apeluri telefonice, Whatsapp, grupuri Facebook etc.
 
În timpul etapei de pregătire, organizația gazdă concepe, de obicei, un pachet
informativ detaliat pentru a-l trimite tuturor organizațiilor partenere cu scopul a le ajuta
să înțeleagă mai bine mobilitatea, de a ajuta participanții să-și organizeze călătoria în
mod corespunzător și să fie pregătiți în timpul schimbului. Pachetul informativ,
fotografii ale locului de desfășurare al schimbului, descrierea sarcinilor participanților
pot fi trimise prin e-mail sau postate pe grupuri de Facebook sau Whatsapp. Pregătirea
participanților pentru schimb include și utilizarea mijloacelor media online, astfel încât
să se asigure și să se întâmple în timp real comunicarea atât în grupul național, cât și în
cel internațional. Astfel, detaliile privitoare la logistică, revizuirea etapelor proiectului,
agenda programului etc. ajung la toți cei interesați.
 
Aceleași instrumente sunt utilizate și în timpul schimbului: de exemplu, fotografiile
realizate de participanți pot fi postate pe grupul Facebook și pot crea un jurnal foto
online al schimbului. Materialele folosite în timpul activităților sau produse de
participanții la schimb pot fi trimise tuturor partenerilor ca documentație de proiect.
 
Ulterior, pe parcursul etapelor de diseminare și evaluare, parteneriatul se bazează, de
asemenea, pe instrumente online pentru a face publicitate și a organiza ateliere de
lucru, sesiuni de informare, a oferi feedback cu privire la mobilitate și a trimite
rapoarte.
 
Responsabilitatea pentru procesul de comunicare este împărțită între
parteneri. Cu toate acestea, organizația gazdă preia, de obicei, inițiativa, moderarea și
compilarea informațiilor partajate. Proiectele de succes se bazează pe o comunicare
eficientă între parteneri. Deci, fiecare partener numește o persoană responsabilă cu
comunicarea în numele organizației. În acest fel, toate comunicările importante
(actualizări importante, în special actualizări administrative și de documente) pot fi
înregistrate și luate în considerare în timpul implementării proiectului.
  

Un aspect extrem de important în procesul de comunicare între parteneri este acela de

a se asigura că aceștia se află la același nivel unul cu celălalt, încurajând implicarea
activă a tinerilor, asigurându-se că procesul de recrutare a participanților se aliniază
obiectivelor proiectului, politicilor și procedurilor Erasmus+ și că sunt organizate sesiuni
de pregătire înainte de plecare pentru participanți și organizațiile partenere pentru a se
familiariza cu activitățile planificate.
 
În concluzie, comunicarea nu numai că ajută la construirea unui parteneriat
puternic, dar asigură totodată accesul la toate informațiile relevante în timp
util: termenele limită, obiectivele de realizat, întâlnirile care trebuie organizate,
sarcinile și responsabilitățile, modul în care sunt distribuite etc. Dacă informațiile nu
ajung la parteneri sau ajung prea târziu, întregul proiect poate fi în pericol.

 
 Testimonial:
„Grupul de tineri ar trebui ales după aprobarea propunerii de proiect, astfel încât
organizația să aibă criteriile corecte de selecție și tinerii care se înscriu vor ști exact
despre ce este vorba. Grupul ar trebui să fie ales în funcție de interesele, abilitățile de
comunicare, dorința și implicarea în alte evenimente sau competiții. Cred că cea mai
bună modalitate de a selecta participanții este față în față, pentru că suntem obișnuiți
să ne ascundem în spatele unui ecran care ne dă curaj și astfel ceea ce scriem nu va fi
neapărat în întregime adevărat ", spune unul dintre participanții la un schimb de tineri
organizat în Lituania în aprilie 2018.
  
Criteriile de selecție utilizate în selectarea grupului de tineri ar trebui să asigure
selectarea unei categorii valide și variate, în funcție de nevoile proiectului. În acest fel,
organizațiile garantează calitatea înaltă a schimbului de tineri și creează o experiență de
neuitat. Partenerii noștri de la Mundus identifică întotdeauna participanții după
aprobare. Criteriile variază semnificativ de la un proiect la altul în cazul lor. Cu toate
acestea, CV-urile și scrisorile de motivație sunt cele mai comune instrumente pentru a
identifica dacă sunt motivați și potriviți pentru un anumit proiect. [2]
 
Oricare ar fi momentul selectării participanților, este important să comunicați cu tinerii
într-un mod transparent și onest despre ceea ce urmează a fi realizat în timpul
proiectului, luând în considerare nevoile și așteptările acestora, astfel încât aceștia să
fie mulțumiți de proiect și rezultate.