Curs 2 1.4.

Ciclul prelucrarii datelor intr-un sistem informatic Obiectivele sistemului informational

urmaresc cresterea relativa a volumului datelor prelucrate, reducerea timpului de raspuns sau a
nivelului cheltuielilor generate de sistemul informational. Cresterea relativa a volumului datelor
prelucrate depinde direct de performatele tehnice ale echipamentelor de calcul si de metodele si
procedeele utilizate. Performatele se masoara prin volumul maxim de date exprimat in caractere
prelucrate un unitatea de timp. Costul sistemului informational este determinat de cheltuielile cu
proiectarea sistemului, achizitionarea echipamentului, calificarea personalului si exploatarea curenta a
sistemului. Sintetic, se poate spune ca un sistem informational eficient, trebuie sa aibe urmatoarele
calitati: - sa fie flexibil, adica sa poata fi usor modificat la aparitia unor noi situatii - sa permita o
vehiculare rapida a datelor la toate nivelele de conducere si executie - sa redea datele intr-un mod
ierarhizat si rational, iar forma de prezentare sa fie accesibila si corespunzatoare Procesul de prelucrare
a datelor intr-un sistem informatic, cuprinde cinci faze: a) culegerea (colectarea) datelor b) pregatirea
datelor c) prelucrarea datelor d) intretinerea colectiilor de date (actualizarea bazei de date) e) obtinerea
informatiilor de iesire a) Faza de culegere a datelor cuprinde doua activitati fundamentale: - observarea
mediului care genereaza datele - inregistrarea datelor (prin scrierea lor din documentele sursa sau prin
captarea lor sub diferite forme cu ajutorul unor echipamente speciale) Metodele de colectare a datelor
pot fi grupate in directe (culegerea la sursa) si indirecte (culegerea traditionala a datelor). Metoda
traditionala este o metoda costisitoare si succeptibila de numeroase erori si presupune realizarea unui
numar mare de activitati, cele mai multe fiind realizate manual: inregistrarea datele pe documente
(factura, bon de consum etc), cumuleze aceste documente pe loturi (de regula pe o luna de zile),
transmiterea acestor loturi de documente personalului specializat in introducerea datelor pe calculator
(operatori de date). Metodele de culegere a datelor la sursa isi propun automatizarea activitatii de
colectare a datelor prin utilizarea echipamentele de citire a codurilor de bare, a scannerele de imagini si
scanerele pentru recunoasterea optica a caracterelor (OCR). Aceasta metoda presupune existenta unei
retele de calculatoare si dispunerea de terminale in diferite puncte din intreprindere (sectii, magazie,
birouri), care sa permita culegerea datelor la locul producerii lor si transmiterea acestora in vederea
unei prelucrari centralizate. b) Pregatirea datelor presupune executarea acelor operatii asupra datelor
pentru a facilita prelucrarea ulterioara: - clasificarea datelor implica atribuirea de coduri de identificare
(cod material, simbol cont, numar gestiune etc.) pentru ca datele sa poate fi incluse in submultimile
corespunzatoare - gruparea datelor presupune acumularea intrarilor similare pentru a fi prelucrate
unitar;

7
-

verificarea datelor cuprinde o mare varietate de proceduri privind controlul corectitudinii datelor
(semnarea documentelor, datele sa fie complete etc.), inainte ca ele sa fie supuse procesului de
prelucrare; sortarea datelor, prin care datele acumulate in loturi sunt ordonate dupa diverse criterii

c) Prelucrarea datelor, poate sa includa o varietate de activitati, cum sunt: - calcule matematice -
compararea - supune unei examinari simultane doua sau mai multe tipuri de date intre care exista o
logatura logica - sintetizarea presupune comasarea informatiilor - filtrarea, prin care se extrag datele ce
vor fi supuse prelucrariloe urmatoare In functie de metoda de culegere a datelor folosite, pentru
prelucrarea datelor din tranzactii putem avea : - prelucrarea pe loturi (batch processing) - datelor
acumulate intr-o anumita perioada, sunt prelucrate la sfarsitul perioadei. Avantaje: utilizarea mai
eficienta a resurselor informatice si un mai bun control asupra datelor. Dezavantaje: nu se poate obtine
o informatie la zi despre activitatea intreprinderii, ca urmare a decalajului dintre timpul de culegere si de
obtinere a informatiilor. Prelucrarea pe loturi este recomandata doar pentru acele aplicatii care nu
necesita actualizarea bazei de date pe masura ce au loc tranzactii si atunci cand sunt solicitate rapoarte
doar la intervale bine definite. - prelucrarea in timp real presupune prelucrarea datelor imediat dupa ce
a avut loc o tranzactie.Daca dam ca exemplu tranzactiile cu materiale, un sistem bazat pe prelucrari in
timp real preia datele privind o tranzactie (aprovizionare cu materiale) imediat ce aceasta are loc
(primirea facturii de la furnizor), le prelucreaza si actualizeaza imediat stocul acelui material. In cazul in
care conducerea solicita o informatie privind stocul unui material, ea poate fi furnizata imediat printr-o
simpla consultare a bazei de date. Dezavantaje: necesitatea existentei a numeroase proceduri de control
privind controlul continutului bazei de date, impotriva accesului neautorizat sau a distrugerii accidentale
a datelor, lucru care inseamna implicit cheltuieli suplimentare. O comparatie intre cele doua tipuri de
prelucrari este realizata in tabelul de mai jos: Caracteristica Prelucrarea datelor Prelucrarea pe loturi
Datele tranzactionate sunt colectate, grupate, sortate, transcrise si apot prelucrate periodic Dupa
prelucrarea lotului Prelucrarea in timp real Datele tranzactionate sunt prelucrate imediat ce ele au fost
produse

Actualizarea fisierelor Timpul de raspuns

Dupa prelucrarea tranzactiei Mai multe ore sau zile, dupa ce Cateva secunde dupa lotul de date a fost
prelucrat producerea tranzactiei

d) Faza de intretinere a colectiilor de date, presupune: - memorarea (stocarea) datelor - actualizarea

datelor - indexarea datelor - protectia datelor De ex., o tranzactie de cumparare de materiale va fi
memorata intr-o tabela de cumparari a bazei de date, iar pe baza acestei tabele va fi actualizata tabela
de stocuri (incrementarea stocului cu

8
cantitatea cumparata) si tabela de furnizori (incrementarea datoriilor catre acesta, daca plata nu sa
efectuat). e) Obtinerea informatiilor de iesire. Este ultima faza a ciclului de prelucrare a datelor si
urmareste obtinerea si furnizarea informatiilor de iesire catre utilizatori. Informatiile de iesire pot fi
regasite sub forma de documente, rapoarte sau raspunsuri la intrebari. Observatii: - unele date pot fi
colectate, prelucrate si memorate simultan, fara sa mai parcurga alte operatiuni de iesire - anumite date
externe, ajung direct la manageri fara sa mai fie supuse prelucrarii Daca in trecut sistemele informatice
ale societatilor s-au dezvoltat in jurul unor necesitati legate in principal de gestiunea resurselor
intreprinderii (Enterprise Resource Planner -ERP) planificarea productiei, gestiunea stocurilor si livrarilor,
evidenta contabila si financiara, evidenta resurselor umane, astazi accentul se pune din ce in ce mai mult
pe deschiderea acestor sisteme informatice pentru a e-interactiona cu mediul de afaceri inconjurator.
Noile tehnologii informationale au schimbat si vor schimba structura locurilor de muncă în societate;
multe locuri de muncă tradiţionale vor dispare, si vor fi înlocuite de către informatică şi comunicaţii
electronice. Tehnologiile informationale si comunicatiile vor avea un impact major asupra organizatiilor
prin prisma mutatiilor în ceea ce priveste noile forme de lucru si activitatile pe care acestea le pot
genera. Trecerea la societatea informationala va imparti practic intreprinderile in organizatii moderne
("conectate" - care utilizeaza noile tehnologii) si organizatii traditionale. Succesul in afaceri implica in
primul rand apel la tehnologia informatica si extinderea relatiilor de afaceri in afara limitelor teritoriului
national. Astfel, o serie de companii au investit masiv pentru dezvoltarea unor sisteme si procese care sa
permita integrarea operatiunilor proprii cu partenerii de afaceri si oferirea unor servicii mai bune
clientilor finali. O alta distinctie intre organizatiile moderne si cele traditionale este cu privire la
metodele de munca folosite. O organizatie moderna va solicita in primul rand OUTSOURCING-ul. Mai
mult ea include utilizarea pe scara larga a Internetului, a retelelor de calculatoare si utilizarea pe scara
larga a softwarelului colaborativ Groupware. 1.5. Tipuri de sisteme informatice Sistemele informatice se
pot clasifica dupa mai multe criterii: 1. In functie de domeniul de utilizare: - SI pentru conducerea
activitatilor economico-sociale. Specific acestor SI este faptul ca datele de intrare, de regula, sunt
furnizate prin documente, iar datele de iesire sunt furnizate de catre sistem tot sub forma de
documente, pentru interpretarea acestora de catre om - SI pentru conducerea proceselor tehnologice.
Se caracterizeaza prin aceea ca datele de intrare sunt asigurate prin intermediul unor dispozitive
automate care transmit sub forma de semnale (impulsuri electronice) informatii despre diversi
parametrii ai procesului tehnologic (presiune , temperatura etc), iar datele de iesire se transmit sub
forma de semnale unor organe de executie, regulatoare, care modifica automAt parametrii procesului
tehnologic. Se executa in acest fel controlul si comanda automata a procesului tehnologic. - SI pentru
cercetarea stiintifica si proiectare tehnologica. Asigura automatizarea calculelor tehnico-ingineresti,
proiectarea asistata de calculator si alte facilitati necesare specialistilor din domeniile respective.

9
-

SI pentru activitati speciale. SI speciale sunt destinate unor domenii specifice de activitate ca de ex. :
informare