1 Strategia ASIRYS

DEPARTAMENTUL DE RESURSE UMANE: Manager Resurse Umane + Asistent Resurse Umane

 Obiectivul: minim 2 voluntari noi activi pe lună în organizaţie!

Responsabilităţi Manager RU:

 elaborează împreună cu asistentul planuri/strategii (convenţionale, dar mai ales

neconvenţionale) pentru a atrage noi voluntari în organizaţie;

 implementează aceste planuri;

 organizează petreceri destinate voluntarilor şi găseşte soluţii pentru a-i menţine

motivaţi (organizează activităţi şi aplică tehnici de teambuilding);

 dă sarcini celorlalţi voluntari din departament;

 elaborează planuri de training/formare pe diverse teme necesare voluntarilor din

organizaţie;

 elaborează lunar un (mini) raport de activitate.

Responsabilităţi Asistent RU:

 vine cu propuneri şi îl susţine pe manager în etapa de planificare şi organizare a

evenimentelor menţionate mai sus;

 centralizează datele/informaţiile despre toţi voluntarii asociaţiei prin realizarea

unor fişe1 ce le vor anexa într-un catalog/dosar;

 organizează sesiuni de informare despre activităţile/proiectele organizaţiei în şcoli.

Fiecare departament va avea un număr mai mare sau mai mic de

voluntari. Ca manager sau asistent de departament, voluntarii te vor
sprijini în realizarea activităţilor. Aşadar e nevoie să-i informezi, să-i
formezi, să le soliciţi ajutorul, să le răspunzi la întrebări, să le explici
cu detalii, să le monitorizezi activitatea astfel încât atunci când îi
recompensezi să o faci corect şi mai ales să-i motivezi prin activităţi
nonformale şi o atmosferă prietenoasă.

1
Aceste fişe sunt constituite din: un test de aptitudini aplicat fiecărui voluntar înainte de a începe activitatea,
de o fişă cu fotografie, date personale, copie buletin; de un contract de voluntariat, de o fişă tip unde se vor
completa toate activităţile realizate de acesta.
2 Strategia ASIRYS

DEPARTAMENTUL MARKETING: Manager MARKETING + Asistent MARKETING

 Obiectivul: promovarea permanentă prin canale online şi offline a activităţii şi

proiectelor organizaţiei în rândul diferitelor grupuri ţintă (tineri, cetăţeni etc.).

Responsabilităţi Manager MARKETING

MEDIA:

 comunicarea (creşterea numărului de comentarii) cu prietenii, fanii, asociaţiile pe

facebook, youtube şi de pe celelalte platfome online ale asociaţie;

 redactarea scenariilor de promo-uri, spoturi promoţionale şi concursuri;

 realizarea de filmuleţe, centralizarea fotografiilor şi a materialelor de comunicare

(comunicate de presă, emailuri relevante, bază de date cu parteneri, voluntari,
potenţiali voluntari etc.);

 comunicarea cu partenerii internaţionali şi naţionali prin intermediul prezentărilor

/filmuleţelor;

 elaborarea de campanii de comunicare cu publicurile ţintă;

 organizarea de întâlniri creative-media pentru atragerea de voluntari pasionaţi de

IT/media/online;

 elaborarea materialor audio-video de promovare a rezultatelor (diseminare) pentru

fiecare proiect al organizaţiei.

Responsabilităţi Asistent MARKETING:

 update la reţele sociale (postarea de articole/filme relevante);

 vine cu propuneri şi îl susţine pe manager în etapa de planificare şi organizare a

evenimentelor menţionate mai sus;

 citirea emailurilor şi sortarea informaţiilor relevante: cursuri, finanţări, articole

interesante;

 mobilizarea voluntarilor pentru a participa activ în cadrul reţelelor sociale;

 promovarea proiectelor aflate în derulare prin mijloace media.

Managerul şi asistentul trebuie să delege şi celorlalţi voluntari din

departament o activitate sau mai multe astfel încât departamentul în cauză
să fie cel mai bun!
3 Strategia ASIRYS

DEPARTAMENTUL DE RELAŢII PUBLICE (PR): Manager de PR + Asistent de PR

 Obiectivul: Dezvoltarea reputaţiei asociaţiei ca fiind o organizaţie activă,

creativă, profesionistă.

Responsabilităţi Manager PR:

 menţinerea colaborărilor cu partenerii actuali din România (presa, instituţii culturale

etc.) şi identificarea/dezvoltarea de noi parteneriate;

 redactarea comunicatelor de presă;

 redactarea diferitelor rapoarte, prezentări şi alte materiale de interes pentru

voluntari, parteneri şi alte grupuri;

 scrierea de articole pe teme diverse pentru siteurile organizaţiei (atragerea de

voluntari pasionaţi de scris);

 participarea la diferite evenimente (forumuri, dezbateri, seminarii etc.);

 colaborarea strânsă cu echipa de management, inclusiv cu preşedintele organizaţiei

pentru elaborarea strategiei de PR a organizaţiei.

Responsabilităţi Asistent de PR

 susţinerea managerului în elaborarea materialelor de comunicare;

 redactarea materialelor de mulţumire destinate sponsorilor sau colaboratorilor;

 realizarea unui dosar de presă;

 informarea de pe siteurile de specialitate despre evenimentele ONG sau PR în vederea

participării organizaţiei;

 monitorizarea mass-mediei de specialitate şi întocmirea unui raport care să conţină

modele de bună practică, fonduri de finanţare lansate, tehnici noi de educaţie
nonformală, cursuri de formare lansate etc.

Pentru a fi mai uşor de comunicat în cadrul organizaţiei vom crea un grup

pe yahoo, care îi va avea ca membri pe toţi voluntarii ASIRYS, unde toate
rapoartele, informaţiile, întrebările, dilemele, proiectele vor fi
diseminate.

Activităţile propuse în cadrul fiecărui departament sunt cu titlu de

recomandare, ele pot fi dezvoltate sau chiar schimbate. Pentru a deveni
profesionist atât tu, cât şi departamentul tău, secretul e să te informezi.
Cu cât citeşti mai multe siteuri, articole, cărţi în domeniu, cu atât îţi vor
veni mai multe (SUPER) idei!
4 Strategia ASIRYS

DEPARTAMENTUL DE RELAŢII INTERNAŢIONALE (RI): Manager RI + Asistent RI

 Obiectivul: creşterea vizibilităţii şi credibilităţii ASIRYS în rândul organizaţiilor

internaţionale.

Responsabilităţi Manager RI

 organizează cursuri (nonformale) de limbi străine pentru voluntari;

 comunică cu partenerii din organizaţiile partenere internaţionale;

 traduce rapoarte, prezentări, articole, proiecte în limba engleză şi le promovează

online şi offline;

 organizează evenimente internaţionale în cadrul asociaţiei;

 propune iniţiative sau proiecte internaţionale.

Responsabilităţi Asistent RI

 îl ajută pe manager în activităţile menţionate mai sus;

 comunică prin intermediul reţelelor de socializare cu voluntari din organizaţiile
partenere;
 realizează o bază de date cu informaţii despre partenerii şi voluntarii internaţionali.

Fiecare departament va încerca să-şi dezvolte activitatea la potenţial maxim şi

va încerca să atragă tineri spre voluntariat. Va exista anual o gală unde se vor
premia cele mai active departamente şi cei mai de succes manageri şi
asistenţi.

Nu aşteptaţi ca cineva (ex: preşedintele) să vă propună sau să vă spună ce să

faceţi! Luaţi iniţiativa şi valorificaţi orice idee! Fiecare departament va avea
la dispoziţie o listă cu surse de informare (cărţi, articole, siteuri).

Cel puţin o dată pe lună va exista o sesiune de evaluare, în care fiecare

departament ca prezenta un mic raport cu realizări/lecţii învăţate/propuneri
de proiecte. Fiecare departament va fi evaluat prin acordarea unui punctaj de
la 1 la 10 de către fiecare voluntar implicat în echipa de management.
5 Strategia ASIRYS

DEPARTAMENTUL DE FUNDRAISING: Manager Fundraising + Asistent Fundraising

Obiectiv: Să atragem fonduri pentru a ne finanţa proiectele! (1000 de formulare 2%, 100
de formulare 3% etc.)
Responsabilităţi Manager FUNDRAISING:

 va strânge fonduri folosind oportunităţile existente în România (2%, 3% pentru

ONG);

 va elabora strategii de atragere/comunicare/convingere/mulţumire a potenţialilor

finanţatori;

 va pregăti şi trimite proiecte de sponsorizare către finanţatori, incluzând ONG,

organizaţii guvernamentale şi alte organizaţii relevante din ţară şi străinătate;

 va organiza evenimente de networking/socializare unde vor fi reuniţi voluntari,

reprezentanţi ai sponsorilor, presa etc.

 va scrie în mod regulat rapoarte privind activităţile şi tendinţele de fundraising şi

va oferi consultanţă membrilor celorlalte departamente privind oportunităţi de
finanţare;

Responsabilităţi Asistent FUNDRAISING:

 va ajuta managerul de departament la realizarea activităților menționate mai sus;

 va realiza o bază de date cu potenţiali finanţatori;

 va asigura menţinerea adecvată a documentelor care atestă fondurile strânse;

 va confirma şi va mulţumi prompt donatorului pentru toate donaţiile primite.

În fiecare an, în luna martie vor fi alegeri în cadrul organizaţiei. Voluntarii din
cadrul organizaţiei vor putea candida pentru o anumită funcţie sau în caz că nu
sunt candidaturi, voluntarii organizaţiei vor putea propune candidaţi din
cadrul organizaţiei. Începând cu luna martie 2012, va exista un vicepreşedinte
al organizaţiei, care va fi ales dintre cei mai activi voluntari ai organizaţiei.

Fiecare este liber să renunţe în orice moment la activitatea pe care o

realizează în organizaţie. În acel moment va fi evaluat şi va primi fişa de
recomandare care va menţiona abilităţile şi competenţele dobândite, precum
şi numărul de ore dedicate voluntariatului. Însă dacă şi-a asumat de exemplu
un proiect de finanţare (este în echipa de management) va trebui să se implice
până la finalizarea proiectului.
6 Strategia ASIRYS

DEPARTAMENTUL SCRIERE DE PROIECTE

Obiectivul: minim un proiect scris pe lună.

În acest departament oricine din organizaţie, care doreşte să înveţe să scrie şi să

planifice proiecte va putea participa. Cei care au scris proiectele vor putea fi manageri sau
membri în echipa de proiect, însă doar cu condiţia de a fi activi şi în cadrul
departamentului din care fac parte. De obicei, pentru a scrie un proiect bun e nevoie şi de
experienţă, atfel rişti să realizezi un proiect ce nu poate fi pus în practică. Un proiect va
putea fi scris de toată echipa sau se va lucra în echipe mai mici. Ideile de proiect vor
putea fi propuse de orice voluntar al organizaţiei.

Avantajele de a fi activ în acest departament sunt:

cel mai important e că îţi vei dezvolta vocabularul, ceea ce te va ajuta să te

exprimi liber şi profesionist atât scris, cât şi oral;

îţi vei putea pune în practică orice idee, asta înseamnă că prin proiectele ce
vor fi implementate vei călători, vei cunoaşte noi persoane, te vei distra şi vei
învăţa... enorm!;

pe viitor se preconizează că fiecare instituţie şi firmă dezvoltată va lucra pe

bază de proiecte, prin urmare veţi dobândi o competenţă ce va fi foarte bine
plătită!

Colaboratori externi:

Vom atrage voluntari din oraşe mai mari, interesaţi de

activitatea asociaţiei: studenţi, masteranzi, doctoranzi. Aceştia îşi vor
putea realiza lucrările practice în cadrul organizaţiei contribuind
astfel atât la dezvoltarea personală a voluntarilor printr-un schimb de
experienţă, cât şi cu idei de noi proiecte. Vom organiza o dată la 2
luni sau mai des sesiuni de networking cu tineri din alte oraşe sau
specialişti/profesori/pensionari cu oricine e interesat să contribuie la
dezvoltarea personală, profesională, culturală şi socială a tinerilor şi
la dezvoltarea comunităţii.

Proiectele organizaţiei îşi propun să formeze tineri competenţi, viitori

lideri şi profesionişti pe piaţa muncii, oameni împliniţi pe toate
planurile, care să ajute şi comunitatea să se dezvolte!

Dacă ar fi să alegi între o activitate plătită care îţi aduce doar bani şi o
activitate voluntară din care înveţi enorm, alege educaţia, e cea mai
bună invetiţie pe termen lung!
7 Strategia ASIRYS

ACTIVITĂŢI CONSTANTE

 fiecare departament va urma sesiuni de training pentru a dobândi abilităţi iniţiale

specifice; de asemenea, va beneficia de asistenţă din partea coordonatorului
organizaţiei;

 la finalul fiecărei luni de activitate, se va organiza o

sesiune de evaluare, unde fiecare departament va prezenta un
mini-raport de activitate şi va veni cu propuneri de noi
proiecte/activităţi/evenimente etc.;

 anual, va fi organizată o gală a voluntarilor ASIRYS, unde

cei mai activi tineri vor fi premiaţi;

 se vor organiza anual cel puţin 2 proiecte de schimb internaţional;

 anual pentru cei din echipa de management (membri ai departamenului de scriere de

proiecte) se va organiza o deplasare/bootcamp destinată scrierii de noi proiecte
(asemănător cu Suceviţa).

PRINCIPII PENTRU SUCCES

Nu te compara cu ceilalţi şi îndrăzneşte să fii tu însuţi. Nu te uita în

ograda vecinului, ci încearcă să fii bun în ceea ce faci fără a te pune în
competiţie cu ceilalţi voluntari. Nu-ţi bârfi colegii chiar dacă nu eşti de
acord cu ei sau nu-ţi place stilul lor. Încearcă să fii omul care uneşte
echipa şi nu cel care găseşte nod în papură pentru orice şi oricine.

Prin ceea ce faci dezvolţi proiecte pentru oraş, pentru alţi tineri,
dezvolţi România, te dezvolţi pe tine. Orice faptă bună va fi răsplătită
(ciudat, dar vei deveni mai norocos!) aşa că dăruieşte! Dacă un coleg a
greşit, atunci nu-l „defiinţa” cu reproşuri. Încearcă să-i spui
constructiv, pe un ton cât mai prietenesc unde a greşit şi dă-i o soluţie
dacă e nevoie.

Nu uita, tratează cu respect pe oricine! De la orice persoană poţi învăţa

şi niciodată nu ştii cine se ascunde în spatele unor haine ponosite.
8 Strategia ASIRYS

AVANTAJELE MANAGERILOR ŞI ASISTENŢILOR DE DEPARTAMENTE ASIRYS:

 li se va deconta transportul 100% în tabere, deplasări2;

 vor avea prioritate pentru a participa la proiectele internaţionale de „sending” (noi

fiind organizaţia care trimite);

 vor avea acces la biblioteca ASIRYS; vor învăţa să coordoneze un departament, îşi
vor dezvolta spiritul antreprenorial;

 vor putea experimenta idei, proiecte, devenind mai

responsabili şi dobândind un CV bogat;

 vor participa la traininguri de management în

calitate de reprezentanţi ai asociaţiei;

 pe pagina web a organizaţiei fiecare voluntar va

avea o fotografie şi o mică descriere, ceea ce îi va creşte
vizibilitatea într-un mod pozitiv în mediul online;

 în cazul în care organizaţia va dezvolta proiecte mari, cei mai activi, care prin
activitatea lor au dobândit experienţă relevantă, vor putea deveni angajaţi ai
organizaţiei;

 la finalul mandatului fiecare voluntar manager sau asistent va avea o fişă de

recomandare din partea organizaţiei unde i se vor menţiona toate abilităţile şi
competenţele dobândite;

 se vor distra, vor cunoaşte oameni noi, vor beneficia de tabere şi excursii gratuite;

 se vor dezvolta personal şi profesional (doar prin experiment poţi să-ţi dai seama ce
vrei cu adevărat să faci în viaţă);

 vor avea şansa de a schimba în bine şi de a ajuta diverse grupuri dezavantajate;

 vor putea beneficia de burse de practică internaţionale;

 dacă veţi trata cu seriozitate activitatea pe care o faceţi, veţi fi mai pregătiţi chiar
şi decât proaspeţii absolvenţi de universitate! .... listă de beneficii incompletă!

Toate aceste avantaje le-am obţinut prin dezvoltarea ASIRYS. A trebuit să

mă dedic 100%, dar satisfacţiile pe care le-am obţinut sunt nemăsurate. Nu
te mai plictiseşti nici dacă vrei, oameni de toate vârstele te tratează cu
respect, te dezvolţi atât de mult încât la un moment dat oamenii te sună şi
îţi oferă joburi! Mai simplu pot spune că simţi că trăieşti.

2
Aceste avantaje sunt valabile doar pentru cei care fac treabă, adică se implică şi au rezultate în
activitatea din departamente.