Curs Excel

BIROTICĂ
Partea a II-a – Calcul tabelar
Microsoft Excel
Prezentat de prof. Florentin Tufescu
Generalităţi........................................................................................................................................56
Spaţiul de lucru..............................................................................................................................56
Principalele obiecte Excel..............................................................................................................56
Operarea cu principalele obiecte Excel..............................................................................................56
Caiete (workbooks)........................................................................................................................56
Crearea unui caiet nou...............................................................................................................56
Numele unui caiet......................................................................................................................56
Deschiderea unui caiet...............................................................................................................56
Activarea unui caiet...................................................................................................................56
Închiderea unui caiet..................................................................................................................56
Salvarea unui caiet.....................................................................................................................56
Foi de calcul (worksheets).............................................................................................................56
Activarea unei foi......................................................................................................................56
Inserarea unei foi de calcul........................................................................................................56
Eliminarea unei foi de calcul.....................................................................................................56
Vizibilitatea unei foi de calcul...................................................................................................56
Numele unei foi de calcul..........................................................................................................56
Ordinea foilor în caiet................................................................................................................56
Formatarea unei foi....................................................................................................................56
Alte operaţii asupra foilor de calcul...........................................................................................56
Linii (rows), coloane (columns).....................................................................................................56
Formatarea liniilor/coloanelor....................................................................................................56
Dimensiunea liniilor/coloanelor.................................................................................................56
Selectarea liniilor şi coloanelor..................................................................................................56
Celule (cells)..................................................................................................................................56
Selectarea celulelor....................................................................................................................56
Inserarea unor noi celule............................................................................................................56
Eliminarea unor celule...............................................................................................................56
Curăţarea (eliberarea) unor celule..............................................................................................56
Formatarea celulelor..................................................................................................................56
Atribuirea de nume unor domenii de celule...............................................................................56
Navigarea în foaia de calcul.......................................................................................................56
Date şi calcule....................................................................................................................................56
Tipuri de date.................................................................................................................................56
Constante de tip numeric...........................................................................................................56
Constante de tip dată calendaristică...........................................................................................56
Constante de tip text..................................................................................................................56
Formatarea informaţiilor din celule...............................................................................................56
Formatul numerelor...................................................................................................................56
Alinierea informaţiilor...............................................................................................................56
Stabilirea fontului......................................................................................................................56
Formule.........................................................................................................................................56
Referirea datelor........................................................................................................................56
Selectarea datelor.......................................................................................................................56
Calcule în Excel.........................................................................................................................56
Utilizarea unei funcţii................................................................................................................56
Calcularea foii de calcul.............................................................................................................56
Completarea asistată a informaţiilor..............................................................................................56
Serii...........................................................................................................................................56
Copierea automată.....................................................................................................................56
Editarea informaţiilor.....................................................................................................................56
54
Copierea informaţiilor................................................................................................................56
Operaţiunile de regăsire şi înlocuire..............................................................................................56
Găsirea de text sau numere........................................................................................................56
Găsirea şi înlocuirea de text şi numere.......................................................................................56
Găsirea celulelor goale, a constantelor, formulelor sau comentariilor........................................56
Proceduri de analiză a datelor............................................................................................................56
Liste...............................................................................................................................................56
Selectarea unei liste...................................................................................................................56
Sortarea unei liste......................................................................................................................56
Filtrarea informaţiilor dintr-o listă.............................................................................................56
Formulare de date......................................................................................................................56
Totaluri parţiale.........................................................................................................................56
Trasarea datelor (Outline)..............................................................................................................56
Trasarea automată......................................................................................................................56
Trasarea manuală.......................................................................................................................56
Parametrii unui outline...............................................................................................................56
Operarea unui outline.................................................................................................................56
Scenarii..........................................................................................................................................56
Adăugarea unui scenariu............................................................................................................56
Ediatrea unui scenariu................................................................................................................56
Copierea scenariilor...................................................................................................................56
Crearea unui rezumat al scenariilor............................................................................................56
Atingerea unui obiectiv (procedura Goal Seek).............................................................................56
Unificarea datelor (procedura Consolidate)...................................................................................56
Unificarea prin referinţe 3-D......................................................................................................56
Unificarea prin poziţie...............................................................................................................56
Unificarea prin categorii............................................................................................................56
Modificarea unei unificări de date.............................................................................................56
Tabele pivotante............................................................................................................................56
Elementele unui tabel pivotant...................................................................................................56
Crearea unui tabel pivotant........................................................................................................56
Crearea unui câmp calculat........................................................................................................56
Crearea unui item calculat.........................................................................................................56
Sintaxa formulei utilizate pentru o entitate (câmp, item) calculată............................................56
Afişarea rezultatelor pentru câmpurile calculate........................................................................56
Bara de unelte PivotTable..........................................................................................................56
Operaţiuni asupra unui tabel pivotant........................................................................................56
Tipărirea............................................................................................................................................56
Vizualizarea documentului............................................................................................................56
Anteturi şi picioare de pagină........................................................................................................56
Etichete de linii/coloane.................................................................................................................56
Stabilirea domeniului care este tipărit............................................................................................56
Formatul hârtiei.............................................................................................................................56
Ajustarea marginilor hârtiei...........................................................................................................56
Salturile de pagină.........................................................................................................................56
Operaţiunea de tipărire...................................................................................................................56
55
Microsoft Office Microsoft Excel 56
Generalităţi
Microsoft Excel este un program de calcul tabelar. Acest tip de aplicaţii a fost dedicat iniţial memorării şi
prelucrării datelor care pot fi organizate sub formă tabelară, pe linii şi coloane. Dezvoltarea ulterioară a
aplicaţiilor de calcul tabelar a permis extinderea posibilităţilor de prelucrare, astfel încât aplicaţiile de ultimă
generaţie nu mai pot fi considerate ca fiind limitate la prelucrări de tabele. Microsoft Excel este un
instrument complex de analiză a datelor şi informaţiilor economice, tehnice sau ştiinţifice. Funcţiunile uzuale
sunt oferite de procedurile predefinite în Excel, prelucrările foarte specializate sunt posibile prin programare
în limbajul de dezvoltare Visual Basic for Applications (VBA).
Datorită integrării în pachetul Microsoft Office, aplicaţia arată similar celorlalte componente
(Microsoft Word, Microsoft PowerPoint etc.), ceea ce reduce considerabil timpul de instruire. Integrarea cu
celelalte aplicaţii nu se reduce însă doar la aspect, datele primare şi rezultatele prelucrărilor pot fi practic
transferate între toate componentele Office.
Spaţiul de lucru
La pornirea aplicaţiei Excel se prezintă utilizatorului un spaţiu de lucru organizat la fel cu spaţiile de lucru
ale celorlalte componente din Microsoft Office:
 Bara de meniu
 Bare de unelte
 Bara de stare
 Zona documentelor
În figura alăturată sunt indicate principalele obiecte din spaţiul de lucru, cu menţiunea că, datorită
flexibilităţii aplicaţiei, organizarea spaţiului de lucru se poate modifica extrem de uşor pentru a răspunde
necesităţilor şi preferinţelor utilizatorului.
Bara de formule
Denumiri de linii şi coloane
Etichete de foi
Elementele specifice sunt explicate pe larg în secţiunile ulterioare.
Principalele obiecte Excel

Unitatea de bază pentru memorarea datelor este caietul – workbook. Un caiet este salvat ca un fişier cu
extensia implicită .xls. Într-o sesiune Excel se pot deschide simultan mai multe caiete, fiecare fiind
identificat prin numele său. Doar un caiet este activ la un moment dat, cel în care se lucrează. Fiecare caiet
este afişat în cel puţin o fereastră proprie.
Un caiet Excel este format din mai multe foi – sheets. Există trei tipuri de foi
56
– foi de calcul – worksheets –, cele care conţin datele primare şi rezultatele prelucrărilor
– foi diagramă – chart sheets –, care conţin grafice
– foi cu macro-uri – macro sheets –, un tip special de foi de calcul, specifice unor versiuni
anterioare ale aplicaţiei, care permit memorarea unei succesiuni de acţiuni (macro); nu sunt utilizate direct în
versiunea Excel 97 şi următoarele.
La un moment dat este activă doar o foaie a caietului, cea în care se lucrează şi care este afişată în
fereastra activă. Pentru a vedea simultan mai multe foi ale caietului se operează cu comenzile din meniul
Window (a se vedea secţiunea dedicată acestui meniu). Fiecare foaie a unui caiet este identificată în mod
unic prin numele său.
O foaie de calcul este alcătuită din celule – cells – care sunt organizate în linii şi coloane, similar
unui tabel uzual. Coloanele sunt identificate prin litere: A, B, C etc.; liniile sunt identificate prin numere: 1,
2, 3 etc. În acest sistem de referinţă fiecare celulă a foii de calcul este identificată printr -o combinaţie de tipul
A1, litera indicând coloana iar numărul indică linia celulei referite. De exemplu, D6 indică celula aflată în
coloana a 4-a (coloana D) şi linia a 6-a.
Observaţie. Există şi sistemul de referinţă de tip RnCm, în care se indică linia (prin R de la Row) şi
coloana (prin C de la Column). De exemplu, R6C4 indică aceeaşi celulă ca în exemplul anterior, D6. Este
recomandabil ca în procesările curente să se utilizeze sistemul de referinţă A1. Comutarea între cele două
sisteme de referinţă se realizează prin secvenţa de comenzi Tools - Options - General - R1C1 reference
style.
O singură celulă este activă la un moment dat, celula care are cursorul aplicaţiei pe ea, vizualizată cu
un chenar diferit de restul celulelor. Figura următoare
arată situaţia în care celula C4 este celula activă.
Se observă că adresa celulei active este afişată
şi în zona de adresă a barei de formule.
Funcţionalitatea completă a acestei zone este descrisă
la navigarea în foaia de calcul.
O foaie de tip diagramă conţine o singură
imagine grafică produsă prin mecanismul de
reprezentare a datelor sub formă grafică (diagramă, grafic de funcţie, histogramă etc.) – charting. Lucrul cu
aceste foi este explicat în secţiunea dedicată reprezentărilor grafice.
57
Operarea cu principalele obiecte Excel

În această secţiune sunt prezentate principalele operaţiuni suportate de obiectele Excel, în special cele care
privesc crearea unor elemente, eliminarea lor, navigarea între obiecte.
Caiete (workbooks)
După cum s-a mai precizat, caietul este fişierul tratat de mediul Excel drept document principal. În foile
caietului se înscriu datele şi rezultatele prelucrărilor Excel, acestea sunt salvate şi regăsite ca un singur fişier.
Atributele specifice unui caiet sunt:
– numele, fiecare caiet are un nume propriu, unic în folderul unde este salvat,
– deschiderea, un caiet poate fi deschis sau nu într-o sesiune Excel; doar caietele deschise pot fi prelucrate,
– activarea, dintre toate caietele deschise în sesiunea Excel, doar unul poate fi activ la un moment dat;
caietul activ primeşte direct comenzile efectuate de la tastatură.
Crearea unui caiet nou

Un nou caiet se obţine prin comanda New din meniul File. Comanda deschide un dialog, care permite
selectarea unui model pentru noul caiet creat.
În general, un caiet complet gol se obţine prin selectarea intrării Workbook, precum în imaginea
alăturată. Acelaşi efect se obţine prin acţionarea uneltei New de pe bara de unelte Standard, având iconiţa
.
În fişa Spreadsheet Solutions se găsesc caiete predefinite dedicate anumitor prelucrări specifice.
Numărul acestora poate fi diferit după instalările efectuate.
Numele unui caiet

Denumirea unui caiet, respectând convenţiile din mediul Windows, poate fi fixată în mediul Excel prin
comanda Save As din meniul File. Dialogul afişat permite fixarea numelui sub care se salvează caietul
precum şi formatul fişierului salvat.
În zona File Name se trece numele sub care se salvează caietul, iar în zona Save as type se
selectează tipul fişierului. Doar tipul Microsoft Excel Workbook (*.xls) permite păstrarea tuturor
caracteristicilor (de format şi de conţinut) caietului. Din motive de compatibilitate cu alte versiuni Excel sau
alte aplicaţii, un caiet poate fi salvat şi sub alte formate.
Dacă se salvează cu o nouă denumire un caiet care a mai fost salvat, vechea copie nu este afectată de
salvare.
Observaţii. 1. Pentru salvarea unui caiet se vor alege denumiri sugestive şi nu se vor accepta
denumirile propuse în mod implicit.
2. Numele unui caiet salvat poate fi modificat (fără a crea o copie cu noua denumire) doar în mediul
Windows, de exemplu în Windows Explorer.
Deschiderea unui caiet

Un caiet existent se deschide prin comanda Open din meniul File. Dialogul afişat este similar celui de
deschidere a unui document în altă aplicaţie Office 97 (sau aplicaţie Windows, în general). Comanda poate fi
dată şi prin unealta figurată prin .
Elementul principal este zona container, de tip Explorer,
în care sunt listate documentele din folderul curent selectat.
Dublu click pe numele caietului, sau click simplu şi comanda
Open (sau Enter, din tastatură), produce deschiderea caietului.
Pentru a deschide un fişier despre care ştim doar
informaţii parţiale (tip, fragment de denumire etc.) se pot utiliza controalele din zona de căutare. De
exemplu, în figura alăturată se iniţiază o căutare după denumire şi tip. Căutarea este executată prin butonul
Find Now şi poate fi rafinată prin dialogul afişat la acţionarea butonului de comandă Advanced.
58
Observaţii. 1. Din Windows Explorer, sau de pe Desktop, dublu click pe un fişier de tip Excel
porneşte aplicaţia Excel şi deschide fişierul respectiv.
2. Un caiet se poate deschide şi prin intermediul unui spaţiu de lucru. La deschiderea unui spaţiu de
lucru salvat în prealabil (fişier .xlw) sunt deschise toate caietele care erau deschise în momentul salvării.
Activarea unui caiet

O listă a tuturor caietelor deschise în sesiunea Excel curentă se găseşte la baza meniului Windows. Click
simplu pe numele caietului dorit, sau tastarea numărului din faţa numelui, realizează activarea acelui caiet.
Prin combinaţia de taste CTRL+F6 (sau CTRL+SHIFT+F6) se trece de la un caiet deschis la altul în
sensul crescător al numerelor (sau invers), lista fiind parcursă circular.
Închiderea unui caiet

Un caiet în care nu se mai lucrează se va închide pentru a salva resurse ale sistemului. Închiderea se
realizează prin comanda Close din meniul File. Dacă de la ultima salvare a caietului s-au mai făcut
modificări în caiet, este afişat un dialog prin care utilizatorul poate decide asupra salvării acestor modificări.
Terminarea aplicaţiei Excel (prin comanda Exit din meniul File) determină închiderea tuturor
caietelor deschise, cu eventuala salvare decisă de utilizator.
Salvarea unui caiet

Memorarea caietului pe disc are loc la comanda Save din meniul File, comandă dublată de unealta Save
figurată prin iconiţa . În cazul în care caietul este la prima salvare se afişează dialogul de la Save As,
pentru atribuirea unui nume.
Foi de calcul (worksheets)

Asupra foilor dintr-un caiet se pot efectua operaţiuni cum ar fi inserarea unei noi foi, eliminarea unei foi,
modificarea ordinii din caiet, stabilirea imaginii de fundal etc. Este important de reţinut că fiecare foaie a
unui caiet poate avea un nume distinctiv (implicit se acordă denumirile Sheet1, Sheet2 etc.), poate fi vizibilă
sau ascunsă şi că doar o foaie este activă la un moment dat. În cazul existenţei mai multor caiete deschise,
pentru a activa o anumită foaie se va activa mai întâi caietul care o conţine.
Activarea unei foi

Toate foile vizibile ale caietului sunt reprezentate prin cotoarele (fişele) înşiruite în partea stângă a barei de
defilare orizontală. Foaia activă este prezentată în listă cu o culoare deschisă (în imagine este foaia cu
numele Balanta). Click pe un cotor realizează
activarea foii selectate.
Butoanele de navigare situate în stânga
permit defilarea listei cotoarelor în locul
rezervat.
Din tastatură, combinaţia CTRL+PgDn activează foaia următoare din listă, CTRL+PgUp activează
foaia precedentă.
Inserarea unei foi de calcul

O foaie de calcul nouă se poate insera prin comanda Worksheet din meniul Insert. Noua foaie este inserată
înaintea foii active în momentul comenzii şi devine foaia activă.
Eliminarea unei foi de calcul

Pentru eliminarea unei foi, aceasta trebuie să fie foaia activă şi se dă comanda Delete Sheet din meniul Edit.
Operaţiunea se va efectua cu atenţie (există de altfel şi un mesaj de confirmare) deoarece o foaie eliminată nu
mai poate fi refăcută automat (nu există Undo pentru această operaţiune).
59
Vizibilitatea unei foi de calcul
Pentru simplificarea mediului de lucru, unele foi de calcul pot fi ascunse. Operaţiunea poate fi utilizată şi
atunci când datele de pe o foaie sunt date fixe şi nu este necesară modificarea lor frecventă.
Pentru a modifica atributul de vizibilitate, se dă comanda Sheet din meniul Format. Comanda Hide
produce ascunderea foii active. Comanda inversă, Unhide…, deschide un dialog de unde se selectează foaia
ascunsă care devine vizibilă. Comanda este activă doar dacă există foi ascunse.
Numele unei foi de calcul

O organizare corectă a caietului presupune denumirea sugestivă a foilor. Iniţial, fiecare foaie are un nume
acordat în mod automat. Acest nume poate fi schimbat prin
– comanda Rename din submeniul afişat la Sheet din meniul Format sau prin
– dublu click pe cotorul foii, caz în care numele afişat devine editabil şi se poate trece o nouă denumire.
Ordinea foilor în caiet

Dacă se doreşte modificarea ordinii în care sunt aranjate foile unui caiet, se poate proceda prin – agăţarea
cotorului foii care se mută şi tragerea în lista foilor până la locul dorit; în timpul operaţiunii de
drag-and-drop, o linie verticală arată locul unde se aşează foaia dacă se eliberează butonul mouse-ului,
– comanda Move or Copy Sheet din meniul Edit afişează un dialog care permite mutarea/copierea foii
active în caietul activ sau în alt caiet.
Formatarea unei foi

Aspectul unei foi de calcul poate fi modificat prin stabilirea fundalului foii, a prezenţei/absenţei grilei. În
afara acestor formatări cu caracter global, liniile, coloanele, celulele dintr-o foaie se pot formata separat.
Fundalul – comanda Background, din submeniul afişat la Sheet din meniul Format (vezi figura de
la vizibilitate), permite pavarea fundalului foii de calcul cu o imagine stabilită de utilizator. Comanda
afişează dialogul pentru stabilirea fişierului cu imaginea.
Grila – celulele foii de calcul pot fi delimitate printr-o grilă colorată. Cu rol evident în organizarea
informaţiilor, grila poate deranja în prezentarea finală a rezultatelor, mai ales dacă există o imagine sugestivă
pe fundalul foii de calcul. Atributele grilei sunt comandate prin Options din meniul Tools. În dialogul
complex care apare, fişa View conţine un grup de opţiuni ale ferestrei afişate.
Caseta de control Gridlines indică afişarea, sau nu, a grilei. În lista derulantă Colors se poate stabili
culoarea liniaturii. Celelalte opţiuni prezente în acest grup se explică singure, fiecare arătând prezenţa, sau
nu, a unui element al ferestrei afişate.
Alte operaţii asupra foilor de calcul

Selectarea – atunci când una dintre operaţiunile care se pot efectua cu foile de calcul trebuie aplicată la mai
multe foi, acestea trebuie să fie selectate. Selectarea se efectuează pe lista de cotoare ale foilor:
– selectarea unui domeniu continuu de foi prin poziţionare pe cotorul primei foi care se selectează, SHIFT şi
click pe cotorul ultimei foi;
– selectarea pe sărite a unor foi prin poziţionare pe prima foaie care se selectează, CTRL şi click-uri
succesive pe cotoarele foilor care se selectează.
Dacă după o selecţie multiplă de foi se realizează o inserare de foaie, se vor insera atâtea foi câte
sunt selectate. Este evident că eliminarea, mutarea şi formatarea are loc pe toate foile selectate.
Afişarea simultană a mai multor foi – deşi nu este o operaţiune specifică pentru foi se realizează
prin
– comanda New Window din meniul Window prin care se deschide o nouă fereastră pentru caietul
curent;
– în noua fereastră se activează foaia dorită;
– comanda Arrange din meniul Window urmată de alegerea opţiunii dorite de vizualizare.
60
Linii (rows), coloane (columns)
Deşi sunt considerate uzual ca mulţimi de celule (şi formatate ca atare), liniile şi coloanele unei foi de calcul
pot suporta acţiuni specifice privind vizibilitatea şi dimensiunea ajustabilă (înălţimea pentru o linie, lăţimea
pentru o coloană). Acţiunile sunt iniţiate, în general, din meniul Format, intrările Row şi Column.
Anteturile sunt vizibile dacă este marcată caseta de control Row & column headers din fişa View a
dialogului Options, meniul Tools.
Formatarea liniilor/coloanelor
Comanda Row din meniul Format afişează un submeniu prin care se poate controla vizibilitatea şi
dimensiunea liniei curente, sau a liniilor selectate.
Hide – liniile selectate sunt ascunse.
Unhide – liniile ascunse din domeniul de linii selectate sunt făcute vizibile. Pentru ca operaţiunea să
fie cea dorită se va selecta un domeniu de linii care să includă la propriu liniile ascunse care se reafişează. O
linie ascunsă nu-şi pierde informaţia şi formatarea.
Height – deschide dialogul pentru fixarea înălţimii liniilor selectate. Înălţimea se dă în puncte
tipografice. În mod implicit, înălţimea este ajustată automat după dimensiunea fontului utilizat la scrierea
datelor.
AutoFit – realizează o ajustare automată a înălţimii liniei astfel încât să fie afişată în întregime
informaţie din orice celulă de pe liniile selectate.
Comanda Column din meniul Format afişează un submeniu prin care se poate controla vizibilitatea şi
dimensiunea coloanei curente, sau a coloanelor selectate.
Hide – coloanele selectate sunt ascunse.
Unhide – coloanele ascunse din domeniul de coloane selectate sunt făcute vizibile.
Width – deschide dialogul pentru stabilirea lăţimii coloanelor selectate. Se poate considera, în
general, că lăţimea se indică în caractere afişate (deşi, teoretic, calculul este diferit: media lăţimii cifrelor de
la 0 la 9 din fontul standard care încape în celulă).
AutoFit Selection – realizează o ajustare automată a lăţimii coloanelor astfel să poată fi afişate
integral informaţiile selectate.
Standard Width – permite stabilirea lăţimii implicite a coloanelor foii de calcul.
Dimensiunea liniilor/coloanelor
O procedură de modificare a acestor dimensiuni este prezentată anterior (meniul Format – Row/Column –
Height/Width).
Modificarea dimensiunilor se poate efectua şi prin tragerea limitelor din dreapta (pentru o coloană)
sau de jos (pentru o linie) cu mouse-ul, într-o operaţiune drag-and-drop. O linie despărţitoare este agăţată
doar într-o zonă antet şi agăţarea este indicată de transformarea cursorului mouse-ului într-un cursor cruce.
Dacă sunt selectate mai multe linii sau coloane, tragerea ultimei linii despărţitoare are efect pe toate
elementele selectate.
Selectarea liniilor şi coloanelor

O linie se consideră selectată pentru o operaţiune pe linii atunci când celula activă este în linia respectivă.
Pentru a selecta linii multiple, se utilizează selecţie uzuală pe anteturile de linii: tragerea cu mouse-ul în timp
ce este acţionată simultan tasta SHIFT (selecţie contiguă) sau CTRL (selecţie pe sărite).
O coloană se consideră selectată pentru o operaţiune pe coloane atunci când celula activă este în
coloana respectivă. Pentru a selecta coloane multiple, se utilizează selecţie uzuală pe anteturile de coloane:
tragerea cu mouse-ul în timp ce este acţionată simultan tasta SHIFT (selecţie continuă) sau CTRL (selecţie
pe sărite).
Celule (cells)
Elementele de bază ale unei foi de calcul sunt celulele. O celulă, caracterizată de coloana şi linia pe care se
află, este locul în care se poate înscrie (deci memora) o informaţie (dată primară sau rezultat al unei
61
prelucrări). Imaginea intuitivă corectă este aceea a unui container care poate primi o încărcătură. Analogia
merge mai departe prin aceea că, similar containerului, o celulă poate avea o formatare proprie, independentă
în general de conţinut. Sunt însă situaţii în care un atribut al celulei se aplică automat datelor înscrise în
celulă.
Datorită complexităţii subiectului, în această secţiune nu se discută decât unele aspecte, legate în
special de formatarea celulei ca recipient. Restul aspectelor se vor prezenta în secţiunile dedicate
informaţiilor din foaia de calcul.
Selectarea celulelor
Prin tragerea mouse-ului se realizează selectarea unui domeniu dreptunghiular de celule. Acelaşi efect se
obţine prin acţionarea tastelor de direcţie în timp ce tasta SHIFT este apăsată. Pentru selectarea unui domeniu
multiplu (format din mai multe domenii dreptunghiulare disjuncte) se selectează cu mouse -ul primul
domeniu, următoarele selecţii efectuându-se cu tasta CTRL apăsată.
Celula activă se consideră întotdeauna selectată, cele mai multe operaţiuni care presupun o selecţie
efectuându-se în mod uzual doar pentru celula activă.
La selectarea unei linii (coloane), toate celulele acelei linii (coloane) se consideră selectate pentru
operaţiunile pe celule.
Inserarea unor noi celule

Atunci când este necesar, datorită unei omisiuni în structurarea datelor, să se introducă noi celule în foaia de
calcul activă, se va da comanda Cells din meniul Insert. Prin natura foii de calcul, noile celule trebuie să-şi
facă loc prin deplasarea celulelor deja existente. Direcţia deplasării celulelor existente, cu tot cu conţinutul
lor, este stabilită prin selectarea opţiunii dorite din dialogul afişat.
Shift cells right – celulele existente sunt deplasate spre dreapta,
Shift cells down – celulele existente sunt deplasate în jos,
Entire row – se introduce o linie în întregime (deasupra liniei cu celula activă),
Entire column – se introduce o coloană nouă (la stânga coloanei cu celula activă).
În cazul selectării mai multor celule, la comanda Insert – Cells se vor adăuga atâtea celule câte sunt
selectate.
După adăugarea noilor celule are loc o renumerotare automată a liniilor şi coloanelor foii de calcul,
doar deplasarea informaţiilor arătând realizarea operaţiunii.
Eliminarea unor celule

Operaţiunea inversă adăugării de celule este realizată prin comanda Delete din meniul Edit. Se afişează un
dialog prin care se stabileşte cum se umple locul gol lăsat.
Shift cells left – locul este ocupat prin deplasarea celulelor spre stânga.
Shift cells up – locul este ocupat prin deplasarea celulelor în sus.
Entire row – se elimină întreaga linie.
Entire column – se elimină întreaga coloană.
După eliminarea celulelor selectate şi recompactarea foii se renumerotează în mod automat
coloanele şi liniile.
Curăţarea (eliberarea) unor celule

Deoarece formatul unei celule, considerată container, este diferit de conţinutul celulei, eliminarea
informaţiilor din celulă (ştergerea) este diferită de eliminarea formatului. Există astfel mai multe operaţiuni
de "ştergere", toate fiind accesibile prin intermediul comenzii Clear din meniul Edit. În submeniul afişat de
comandă, sunt următoarele intrări:
All – se elimină formatele, conţinutul şi comentariile ataşate celulelor selectate.
Formats – se elimină doar formatele celulelor selectate.
Contents – se elimină doar conţinutul celulelor selectate. Pentru această ştergere se poate utiliza
tasta DEL.
62
Comments – se elimină comentariile ataşate celulelor selectate.
Formatarea celulelor
Dintre formatele care pot fi aplicate celulelor discutăm aici despre stabilirea chenarelor şi umplerea
fundalului cu o textură. Alte formate, deşi sunt ataşate celulelor, se aplică mai degrabă conţinutului şi vor fi
prezentate în secţiunea dedicată datelor şi informaţiilor dintr-o foaie de calcul. Comanda principală este Cells
din meniul Format, după ce s-au selectat celulele necesare.
Chenare
Grila care poate fi vizualizată pe o foaie de calcul nu constituie o liniatură adecvată pentru date structurate în
tabele. Caracterul uniform al grilei nu este de ajutor în acest caz, ca şi în toate cazurile similare (zone
distincte de informaţii, titluri etc.). Se va vedea la prezentarea operaţiunii că grila poate fi omisă la tipărire.
Pentru a stabili un chenar propriu pentru un domeniu de celule (posibil o singură celulă) acesta se va
selecta în prealabil. În dialogul Format Cells afişat la comanda Cells din meniul Format se alege fişa
Borders.
În grupul Presets se poate alege o formă predefinită de liniatură: None – fără linii, Outline – chenar
exterior, Inside – liniatură interioară.
În grupul Border se poate construi o liniatură personalizata prin acţionarea butoanelor marginale sau
prin click pe linia interioară vizată în zona de vizualizare a rezultatului.
În grupul Line se poate alege modelul de linie (în Style) şi culoarea liniei (în Color). Opţiunile alese
aici se aplică la acţiunile următoare efectuate în grupul Presets sau Border. Se pot defini astfel chenare care
să aibă atribute diferite ale liniilor componente
Texturi de umplere
Fundalul celulelor selectate poate fi umplut cu un model (culoare simplă sau haşurată) în mod independent
de fundalul foii de calcul. În acest mod se pot evidenţia anumite zone de informaţii. Comanda este Cells din
meniul Format urmată de activarea fişei Patterns.
În Color se selectează o culoare pentru fundal, în Pattern se selectează tipul şi culoarea de haşurare
din fereastra deschisă la acţionarea butonului. O culoare simplă se obţine prin fixarea în Color şi alegerea
Solid (prima opţiune) la Pattern (sau, de obicei, Automatic).
Zona Sample prezintă rezultatul alegerilor efectuate.
O culoare simplă de fundal poate fi obţinută şi prin acţionarea uneltei Fill Color de pe bara de unelte
Formatting. Unealta are iconiţa , deschiderea listei derulante afişează o fereastră identică opţiunii
Color.
Atribuirea de nume unor domenii de celule

Pentru poziţionarea rapidă în foile de calcul complexe, ca şi pentru facilitarea referirii la anumite informaţii,
este util să se atribuie denumiri la domeniile importante de celule. Dacă asimilăm foaia de calcul cu memoria
unui calculator, crearea unei denumiri este similară introducerii unei variabile într-un limbaj de programare.
Ulterior, conţinutul domeniului respectiv poate fi referit prin denumirea domeniului. Această ultimă remarcă
atrage atenţia asupra faptului că multe dintre acţiunile mediului Excel sunt funcţie de context (denumirea
poate servi la poziţionarea foii, dar şi la referirea conţinutului, în funcţie de contextul utilizării denumirii).
Pentru atribuirea unui nume se selectează zona vizată şi se dă comanda Name din meniul Insert.
Fiecare intrare din meniul afişat iniţiază un alt mecanism de creare a unor denumiri. Explicaţiile procedurilor
principale sunt date în continuare.
Define…
Se afişează un dialog în care se precizează numele creat (în zona editabilă Names in Workbook), se
urmăreşte dacă zona referită (în Refers To) este corectă (dacă nu, se corectează) şi se acţionează butonul
Add. Denumirea dată se adaugă listei de denumiri. O denumire existentă poate fi eliminată prin selectarea în
listă şi acţionarea butonului Delete.
63
Acest procedeu nu necesită existenţa unor denumiri trecute în foaia de calcul, iar denumirea creată se
referă la întreg domeniul selectat (eventual prin controlul Refers To).
Acelaşi rezultat se obţine dacă, după selectarea domeniului de celule, se completează cu numele
dorit zona editabilă din controlul Name Box de pe bara Formula. Controlul este reprezentat prin
, situat în extremitatea stângă a barei şi conţine în mod uzual denumirea celulei active.
Accesul la zona editabilă se obţine prin click în zonă sau prin derularea listei ascunse cu denumiri.
Paste…
Permite înscrierea unei denumiri acolo unde este nevoie de referinţa respectivă (de exemplu la
crearea unei formule – vezi secţiunea dedicată completării foii de calcul), sau permite formarea unei liste cu
toate denumirile definite de utilizator.
Create…
Dacă zona de celule selectată conţine o linie, sau o coloană, cu rol de antet (denumiri ale coloanelor,
respectiv ale liniilor), atunci denumirile respective pot fi utilizate într-un proces de creare de denumiri în
foaia de calcul prin alegerea opţiunii Create. Deosebirea de procedura Define este aceea că denumirile
există în zona selectată. Denumirile create se referă doar la zonele de informaţii, fără a include şi denumirea
propriu-zisă. Dialogul afişat cere precizarea locului unde se află denumirile: Top row – linia de sus a zonei
selectate, Left column – coloana din stânga, Bottom row – linia de jos, Right column – coloana din dreapta.
Navigarea în foaia de calcul

Pentru deplasarea în foaia de calcul, în afară de utilizarea comună întregului mediu Office a barelor de
defilare, tastelor de direcţie, tastelor Home, End, Page Up şi Page Down, există posibilitatea folosirii unor
denumiri create anterior.
Controlul Name Box (explicat la Define) permite o poziţionare rapidă a celulei active prin înscrierea
în zona editabilă a celulei dorite (de exemplu, înscrierea referinţei G14 duce la activarea celulei G14), urmată
de ENTER. Derularea listei ascunse permite de asemenea selectarea unei denumiri cu poziţionarea celulei
active în colţul din stânga sus a domeniului numit (şi selectarea domeniului).
O acţiune echivalentă se poate obţine prin comanda Go To din meniul Edit (comanda este totuşi
mult mai complexă).
64
Date şi calcule
Fiecare celulă a unei foi de calcul este similară unei zone de memorie care poate conţine informaţii de
diverse tipuri. În această secţiune se prezintă principalele tipuri de date, acceptate într-o foaie de calcul Excel
şi modul cum se poate opera cu datele înscrise în caiet.
Trebuie reţinut, pentru a completa imaginea corectă a unei foi de calcul, că o celulă este din punct de
vedere al informaţiilor conţinute doar o fereastră prin care se vede la un moment dat atât cât permite
dimensiunea celulei. Prin urmare, modificarea dimensiunilor celulei permite afişarea unei cantităţi mai mari
de informaţie (dacă este disponibilă o cantitate nmai mare). Informaţia care nu poate fi afişată nu este
pierdută, doar nu încape în spaţiul rezervat de celulă. Pentru anumite tipuri de date (în general numerice)
acest fapt este semnalat prin completarea celulei cu caractere #. Pentru alte tipuri de date se afişează atât cât
se poate.
Dacă bara de formule este vizibilă (prin selectarea din meniul View a opţiunii Formula Bar), atunci
conţinutul celulei active este afişat în partea dreaptă a barei.
Tipuri de date
Într-o foaie de calcul Excel se pot utiliza
– date numerice,
– date calendaristice şi
– date de tip text.
Pentru a introduce într-o celulă o dată (de orice tip ar fi), se activează celula prin click sau orice tip
de poziţionare în foaia de calcul, se tastează data dorită şi se termină operaţiunea cu ENTER (cursorul se
mută pe linia următoare a aceleiaşi coloane), cu TAB (cursorul se mută pe coloana următoare a aceleiaşi
linii) sau click în altă celulă a foii. Este de notat că nu se poate lucra în altă celulă până când nu se termină
introducerea curentă.
Constante de tip numeric

În Microsoft Excel o constantă numerică poate conţine doar caracterele:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e
şirul format trebuind să aibă semnificaţie de valoare numerică (de exemplu, 12; -123.45; 123%; 2/3; 10 1/4
etc.). Utilizarea caracterului separator între partea întreagă şi partea zecimală depinde de opţiunile efectuate
în Regional Settings din Control Panel, în mediul Windows. Combinaţiile de caractere nerecunoscute drept
numere sunt tratate drept text.
Toate numerele sunt aliniate în mod implicit la dreapta.
În mediul Excel se acceptă (şi se recunosc) mai multe forme ale datelor numerice, explicate în
continuare în secţiunea dedicată formatării datelor. Trebuie însă reţinut că formatul unui număr, de exemplu,
nu afectează valoarea numărului, ci doar forma afişată a valorii numărului. Indiferent de forma numărului,
Excel reţine întotdeauna 15 cifre semnificative.
Constante de tip dată calendaristică

Observaţie. Pentru simplificarea exprimării, doar în această secţiune prin dată se înţelege o dată
calendaristică (cum ar fi 1/05/1999), iar prin timp se înţelege o dată orară (cum ar fi 11:45). Prin dată
calendaristică se poate înţelege uneori şi combinaţia dată+timp (cum ar fi 1/05/1999 11:45)
Microsoft Excel tratează datele şi timpii din punctul de vedere al reprezentării interne drept numere.
Data este reţinută în partea întreagă iar timpul în partea fracţionară. Forma externă, cea afişată în foaia de
calcul, depinde de formatul ales pentru respectiva valoare, formatul datelor şi timpilor fiind prezentat în
secţiunea privind formatarea valorilor din celule. Din această cauză, cu date şi timpi se pot efectua unele
operaţiuni aritmetice (adunare, scădere) dar se pot produce şi erori în cazul mixării datelor numerice
propriu-zise cu cele calendaristice şi orare.
În mod implicit, o dată sau timp este aliniată în celulă la dreapta, alinierea la stânga (dacă nu este
cerută explicit) indică nerecunoaşterea şirului tastat drept dată sau timp.
65
Există două mari sisteme de corespondenţă între numere şi date calendaristice:
– cel bazat pe 1 ianuarie 1900 (în care 1 reprezintă ziua de 1 ian.1900), utilizat în Microsoft Excel
pentru Windows şi de Lotus 1-2-3;
– cel bazat pe 1904 (în care 1 reprezintă 2 ian. 1904), utilizat în Microsoft Excel pentru Macintosh.
Selectarea bazei de numărare a datelor se realizează prin Options din meniul Tools, fişa
Calculation. Sub Workbook se selectează, sau nu, boxa de control 1904 date system. Este necesară această
configurare atunci când se lucrează simultan cu foi de calcul care utilizează această bază (foi provenite
eventual de pe calculatoare Macintosh).
Constantele de tip dată se pot tasta drept şiruri de caractere de forma
– mm/dd/yyyy, unde mm este numărul lunii, dd este ziua, yyyy este anul (cu 2-4 cifre); de exemplu
1/12/89 reprezintă 12 dec 89, 02/03/1990 reprezintă 3 feb 1990 etc.
– mmm-dd-yyyy, dd-mmmm-yyyy, unde mmmm reprezintă denumirea lunii, prescurtată sau nu, în
engleză, iar dd şi yyyy au semnificaţia de mai sus; de exemplu, 12-jan-1980 reprezintă 12 ian 1980, jan-80
reprezintă ian 1980 etc.
Constantele de timp se introduc separând orele, minute şi secundele (dacă există) prin caracterul ":".
De exemplu, 12:25, 12:25:30 etc.
Timpul este bazat în mod implicit pe 24 de ore. Pentru a utiliza un timp bazat pe 12 ore se lasă un
spaţiu şi se tastează AM sau PM, cum ar fi 3:10 PM sau 11:25 AM.
Constante de tip text

Orice combinaţie de caractere care nu este recunoscută drept un număr sau o dată/timp este tratată de
Microsoft Excel drept o constantă de tip text.
Un text este aliniat, în mod implicit, la stânga.
Observaţie. Atunci când se doreşte ca un şir de caractere să fie recunoscut drept text indiferent de
eventuala asemănare cu un număr/dată/timp, se va formata celula drept Text şi apoi se introduce şirul dorit.
Pentru trecerea forţată la rândul următor, în aceeaşi celulă, se va tasta ALT+ENTER. Pentru
defilarea textului în celulă se va urmări secţiunea următoare.
Formatarea informaţiilor din celule

Informaţia înscrisă într-o celulă, constantă sau obţinută printr-o formulă, poate fi formatată atât pentru a avea
o imagine corectă (număr de zecimale, dată calendaristică şi nu numerică etc.), cât şi pentru a fi receptată
mai uşor de utilizatorul foii de calcul. După cum s-a mai spus, formatarea nu schimbă valoarea informaţiei şi
orice altă formatare este posibilă ulterior.
În înţelegerea formatării şi comportării foii de calcul, trebuie să se reţină că deşi formatul se aplică
informaţiei, el este ataşat celulei care conţine informaţia. Prin urmare dacă se şterge doar conţinutul celulei,
orice nou conţinut va primi formatul existent în momentul ştergerii. Doar eliminarea formatului ataşat celulei
(comanda Clear din meniul Edit, opţiunea All sau Formats) conduce la refacerea formatării implicite.
Comanda principală este Cells din meniul Format. Cele trei fişe de interes pentru această secţiune
(alte două au fost prezentate la descrierea şi formatarea celulelor) sunt Number, Alignment şi Font, descrise
în continuare.
Formatarea efectuată se aplică tuturor celulelor selectate în momentul comenzii (deci cel puţin
celulei active).
Formatul numerelor
Aspectul informaţiilor numerice sau calendaristice este stabilit de fişa Number a dialogului Format Cells
(afişat prin comanda Cells din meniul Format). Organizarea generală este aceea a unei liste de clase de
formate (Category), fiecare selecţie afişând opţiuni specifice clasei respective. Opţiunile utilizate mai
frecvent sunt prezentate pe scurt în continuare.
General – informaţia este afişată potrivit formatului implicit, Excel stabilind tipul cel mai probabil de dată.
Number – se fixează numărul de zecimale în Decimal places, prezenţa separatorilor grupelor de trei cifre în
Use 1000 Separator şi se alege forma numerelor negative.
66
Percentage – acest format înmulţeşte conţinutul celulei cu 100 şi adaugă simbolul de procent. De exemplu,
0.1 arată cu acest format 10%. Este de reţinut că numărul iniţial este sub formă zecimală.
Fraction – permite operarea cu numere scrise sub formă de fracţii ordinale (2/5, 12 3/4 etc.). Formatul dorit
se alege dintr-o listă disponibilă. O constantă se poate introduce direct sub această formă dacă se tastează
partea întreagă, un spaţiu şi partea fracţionară, 2 1/2. Pentru a nu fi identificată implicit o dată
calendaristică, partea întreagă se trece chiar dacă este nulă, deci 0 3/4.
Scientific – permite scrierea numerelor cu
utilizarea notaţiei ştiinţifice: 1e+3 este 1000
etc.
Currency – este un format specific datelor
financiare. Pe lângă stabilirea numărului de
zecimale şi a formei numerelor negative, se
poate stabili simbolul monetar care este ataşat
valorii numerice. În lista derulantă Symbol se
poate selecta practic orice simbol monetar.
Accounting - este un format similar celui
precedent, dar se realizează o aliniere
verticală la punctul zecimal a sumelor înscrise
Date – permite alegerea unui format pentru o dată
calendaristică. Lista Type din dreapta oferă o
imagine a opţiunilor disponibile. Se observă existenţa tipurilor mixte (date + timp).
Time – permite stabilirea unor formate pentru date orare.
Text – stabileşte formatul de text pentru informaţia din celulă.
Alinierea informaţiilor
Aspectul general al foii de calcul este dependent de alinierile stabilite pentru informaţiile din celule (astfel un
titlu trebuie să fie centrat, unele date numerice se vor centra pe verticală dacă linia este prea înaltă etc.). Tot
în acest set de probleme se înscrie şi scrierea informaţiei pe mai multe rânduri în aceeaşi celulă, ca şi
orientarea textului.
Comanda principală este Cells din meniul Format. Fişa Alignment a dialogului Format Cells
conţine toate controalele necesare pentru aliniere, orientare şi defilare.
În grupul Text control se pot fixa defilarea textului în celulă (înălţimea liniei se măreşte corespunzător până
se afişează tot conţinutul) – Wrap text –, ajustarea automată a dimensiunii fontului pentru ca toată
informaţia să fie vizibilă – Shrink to fit –, fuzionarea celulelor selectate într-o sigură celulă – Merge
cells. Ultima opţiune este utilă atunci când se intenţionează scrierea unor titluri.
În zona Orientation se poate stabili orientarea textului prin tragerea caroului roşu la o altă înclinare sau prin
indicarea directă a numărului de grade.
În Text alignment se poate alege un mod de aliniere pe orizontală, în lista Horizontal, şi un mod de aliniere
pe verticală în lista Vertical. Există mai multe tipuri de alinieri pe orizontală. Dintre acestea, cea mai
specială este Center Across Selection, care produce centrarea textului din prima celulă pe întreaga zonă
selectată. Informaţia rămâne conţinută în prima celulă. Pe verticală, informaţia poate fi centrată sau
aliniată sus/jos.
Stabilirea fontului
Comanda Cells din meniul Format deschide dialogul Format Cells. Fişa Font din acest dialog permite
selectarea fontului utilizat în celulele selectate. Dialogul este similar celor de fixare a fontului în alte aplicaţii
Office.
Formule
Ceea ce conferă putere unui program de calcul tabelar, cum este şi Microsoft Excel, sunt multiplele
posibilităţi de calcul având ca operanzi date din foile deschise sau din fişiere externe. Biblioteca de funcţii
67
care poate fi apelată în orice loc al foii de calcul, fie doar cu scop consultativ, completează imaginea
aplicaţiei. Se poate astfel gândi un program de calcul tabelar ca fiind un calculator puternic dublat de un
puternic procesor de texte.
Reamintim şi completăm anumite aspecte din operarea cu foile de calcul, noţiunile fiind esenţiale
pentru înţelegerea corectă a utilizării formulelor în Excel.
Referirea datelor
Orice informaţie scrisă în foaie poate fi referită prin adresa celulei care o conţine. Adresa unei celule este,
uzual, formată din numele coloanei urmat de numele liniei. De exemplu, A2 reprezintă celula (implicit şi
conţinutul celulei) situată pe prima coloană (coloana A) şi linia a doua. (Se poate configura sistemul să
utilizeze modul de referinţă R1C1, adică R urmat de numărul liniei şi C urmat de numărul coloanei.)
Un domeniu de celule este notat prin indicarea celulelor din colţul stânga-sus şi colţul dreapta-jos,
separate prin caracterul “:”. De exemplu, domeniul dreptunghiular determinat de coloanele A, B, C şi D şi
liniile de la 3 la 7 se notează A3:D7. Dacă domeniile sunt cu structuri mai complicate, atunci se specifică
prin descompuneri în componente dreptunghiulare, separate prin virgule: A1,B2:C4,D5 reprezintă o zonă
compusă din celula A1, dreptunghiul B2:C4 şi celula D5.
Acesta este modul de referinţă relativ. Adresa celulei referite este stabilită prin poziţia relativă faţă
de celula de unde se face referinţa. Adică, dacă suntem în celula C1, o referire la A2 înseamnă celula situată
cu două coloane la stânga şi cu o linie mai jos. Atunci când se copie informaţia în alte celule, referinţele
relative sunt copiate cu semnificaţia lor. Adică, dacă în exemplul anterior copiem din C1 informaţia în celula
D3, atunci referinţa la A2 se va copia ca înţeles, deci va deveni B4 (celula care se poziţionează faţă de D3 în
aceeaşi configuraţie cum era poziţionată A2 faţă de C1). La prezentarea funcţiilor se va da un exemplu.
Modul de referinţă absolut este indicat prin plasarea caracterului $ în faţa părţii (părţilor) absolute
din adresă. De exemplu, $A$1 reprezintă celula A1 indiferent de unde este referită; $A1 reprezintă celula
situată pe coloana A (referită absolut) şi în linia interpretată relativ din locul unde se face referinţa; A$1
reprezintă celula situată în coloana interpretată relativ faţă de locul unde se face referinţa şi pe linia 1
(indicată absolut). Utilizarea diferenţei dintre referinţele relative şi cele relative are importanţă doar la
copierea informaţiilor (inclusiv prin completarea automată de serii).
Selectarea datelor
Operaţiunea de selectare a unor celule este necesară atunci când trebuie să facem referire la datele respective
pentru a le denumi sau pentru o prelucrare. În situaţia când zonele de interes sunt deja numite, atunci nu este
necesară selectarea respectivelor zone, referirea fiind prin numele zonei.
Selectarea se poate efectua prin:
– poziţionarea într-un colţ al domeniului, apăsarea tastei Shift şi acţionarea tastelor cu săgeţi de
poziţionare până la selectarea întregului domeniu;
– poziţionarea mouse-ului într-un colţ al domeniului, ţinerea butonului din stânga apăsat şi
tragerea în foaie a selecţiei până se acoperă domeniul dorit.
Dacă selectarea datelor se face fără o cerinţă expresă în acest sens din partea sistemului, atunci datele
selectate în foaia activă sunt marcate de către sistem prin schimbarea culorii de fond a celulelor selectate. În
cazul când selecţia este cerută de sistem (de exemplu la indicarea parametrilor unei funcţii), domeniul
selectat este înconjurat de o bordură punctată, fără a se schimba culoarea celulelor (operaţiunea este
cunoscută şi ca selectarea dinamică a parametrilor).
Calcule în Excel
Pentru a efectua calcule (transformări) ale datelor înscrise în foile de calcul se plasează cursorul (celula
activă) în locul unde se va înscrie rezultatul, se va tasta formula care efectuează calculul şi se termină
operaţiunea prin Enter. Sistemul Excel recunoaşte drept formulă orice expresie care începe cu semnul =,
construită după regulile uzuale din prelucrarea datelor din operanzi-constante, operanzi-referinţe la alte
celule, referinţe de funcţii, operatori uzuali. De exemplu: =A2+3, =sin(B4)+cos(C3) etc.
68
În figura alăturată se observă că adunarea numerelor situate în
celulele C2 şi D1 şi trecerea rezultatului în celula E4 se efectuează prin:
– plasarea în E4;
– scrierea formulei, care începe întotdeauna cu caracterul
“=”;
– terminarea prin apăsarea tastei Enter.
– în celula E4 se afişează rezultatul calculului indicat.
Este de remarcat că în bara Formula se afişează expresia formulei scrise
în celula activă (dacă este cazul). În figură, celula activă este E4 şi se
afişează, prin urmare, expresia calculată.
În configurarea uzuală, efectuarea calculului este imediată, dar sistemul se poate configura încât
recalcularea formulelor să se efectueze doar la cererea utilizatorului (pentru economie de timp). De
menţionat că modificarea valorii celulelor referite în formulă nu necesită rescrierea formulei: recalcularea
foii va reflecta în rezultat(e) noile valori.
În operaţiunea de scriere a unei formule de calcul, operanzii se pot scrie:
– direct — este cazul tuturor operanzilor, dar singurul mod permis pentru constante;
– dinamic — este cazul referinţelor la celule (domenii de celule); dacă în locul rezervat unei referinţe
se efectuează un click în celula referită (sau se selectează domeniul necesar), atunci referinţa este trecută
automat în formula, după care formula poate fi continuată în mod uzual; o selecţie similară se poate efectua
prin acţionarea tastelor direcţionale;
– inserarea unei funcţii – prin comanda Function din meniul Insert se deschide, acolo unde este
nevoie, dialogul prin care se inserează valoarea unei funcţii, mecanism explicat în continuare.
Utilizarea unei funcţii

Mediul Excel dispune de o vastă bibliotecă de funcţii clasificate după domeniul principal de utilizare:
matematice (calcule generale), financiare (dobânzi), inginereşti etc. O funcţie poate fi utilizată prin apelarea
ei într-o formulă.
Apelul se face în mod uzual, prin numele funcţiei urmat de parametri. De exemplu, includerea
expresiei SUM(A1:A4) într-o formulă are ca efect calculul sumei valorilor din primele patru celule ale
coloanei A şi utilizarea rezultatului în formula respectivă. Referirea unei funcţii necesită prin urmare
cunoaşterea numelui şi a numărului de parametri necesari.
În cazul în care utilizatorul nu ştie pe de rost aceste elemente definitorii ale funcţiei, se poate utiliza
meniul adecvat din mediul Excel. Comanda Function din meniul Insert realizează conducerea utilizatorului
spre o corectă referire a funcţiei. Se afişează dialogul Paste Function. În lista din partea stângă se va selecta
categoria de funcţii (lista Function category). În funcţie de clasa aleasă, în partea dreaptă (lista Function
name) apar denumirile funcţiilor disponibile în această clasă. Este de remarcat că în partea inferioară se
69
afişează un text explicativ ataşat funcţiei selectate în lista din dreapta. Continuarea dialogului se face prin
apăsarea tastei Enter sau a butonului OK, dialogul ulterior fiind specific funcţiei selectate.
Dacă, spre exemplificare, presupunem că s-a selectat funcţia de calcul a mediei aritmetice
(AVERAGE), dialogul este prezentat în figura următoare.
Se observă zonele în care trebuie să se introducă valorile (cazul din zona Number2 – valoare unică,
sau din zona Number3 – un tablou de valori), sau referinţele la valori, pentru care se calculează media
aritmetică. De remarcat că referinţele se pot da specificând denumirea dată domeniului valorilor (cazul
ilustrat în zona Number1) sau zona din foaia de calcul (caz ilustrat în zona Number4). Indicarea zonei se
poate efectua prin selectarea dinamică (se trage mouse-ul peste zona respectivă). Pentru selectarea dinamică
există unealta specifică acţionată prin butonul din dreapta fiecărei zone editabile: acţionarea acelui buton
reduce dialogul la o suprafaţă minimă, astfel încât devine vizibilă o mai mare porţiune a foii de calcul.
În acest dialog se observă atât textul explicativ, cât şi butonul din stânga jos care oferă posoibilitatea
obţinerii unor explicaţii mai largi (formulele de calcul, utilizare etc.) despre funcţia aleasă. Rezultatul
funcţiei (pentru argumentele fixate în acel moment) este afişat în zona Formula result. Este de remarcat că
dialogul va afişa întotdeauna o zonă liberă prin redimensionarea lui, astfel încât se pot completa până la 30
de argumente.
În concluzie, apelul unei funcţii poate fi realizat prin
– scrierea într-o formulă a expresiei “funcţie(argumente)” sau
– iniţierea dialogului de inserare a funcţiei prin meniul Insert.
Inserarea unei funcţii de tip tablou

Pentru funcţiile care au ca rezultat un tablou de date (de exemplu funcţia care calculează produsul a două
matrice) procedura de inserare este oarecum diferită:
– se selectează zona care va conţine rezultatele (zona trebuie să fie suficient de întinsă, în caz
contra se vor trece doar atâtea rezultate cât se poate);
– se tastează formula care conţine referinţa la funcţia tablou;
– se termină operaţiunea prin apăsarea combinaţiei de taste Ctrl+Shift+Enter.
Calcularea foii de calcul

O foaie de calcul devine, prin inserarea de formule, o zonă complexă de lucru în care este păstrată automat
evidenţa referinţelor din formule sau argumente de funcţii, astfel încât foia poate fi adusă oricând la o stare
de consistenţă în sensul că toate formulele sunt recalculate pentru a corespunde valorilor actualizate ale
argumentelor. Acest proces este referit drept calcularea foii de calcul.
Pentru foile de mici dimensiuni calcularea se poate face în mod automat, cu alte cuvinte orice
modificare a foii produce calculele necesare pentru ca foaia să rămână consistentă. Pentru foile complexe
acest fapt poate produce o operare greoaie, datorită efectuării repetate a unor calcule parţiale neimportante.
În asemenea cazuri este indicată calcularea manuală a foii, efectuată doar la dorinţa utilizatorului. Această
procedură trebuie însă aplicată cu atenţie întrucât poate distorsiona receptarea informaţiilor (un utilizator
obişnuit cu calcularea automată poate avea impresia că nu se aplică corect formulele din foaie). Pentru a
vizualiza rezultatele corecte se va cere în prealabil calcularea foii.
Modul de calcul a caietului se fixează prin comanda Options din meniul Tools. În fişa Calculation
există grupul de opţiuni sinonim.
Automatic – se fixează modul automat de recalculare a foii.
Automatic except tables – se recalculează automat toate formulelel, cu excepţia tabelelor pivotante (un
instrument de analiză a datelor care este prezentat ulterior).
Manual – recalcularea are loc manual la acţionarea tastei F9 (se recalculează toate foile din toate caietele
deschise) sau SHIFT+F9 (se recalculează doar foaia activă). Aceste acţiuni pot fi efectuate şi din dialog
prin apăsarea butoanelor Calc Now, respectiv Calc Sheet.
70
Precizia calculelor
În mod implicit calculele sunt efectuate la precizia maximă (15 cifre semnificative exacte), chiar dacă
operanzii sunt afişaţi în foaia de calcul cu mai puţine zecimale în urma unor operaţiuni de formatare.
Dacă se doreşte efectuarea calculelor cu precizia afişată, deci fiecare operand contribuie exact cu
valoarea afişată (cu referire în special la numărul de zecimale), acest lucru se poate fixa prin marcarea
casetei de control Precision as displayed din grupul Workbook options, fişa Calculation, comanda
Options, meniul Tools. Procedeul trebuie utilizat în cunoştinţă de cauză deoarece nu se mai poate reveni la
altă precizie (mai mare), datele fiind modificate definitiv la valorile afişate.
Corectitudinea rezultatelor mai depinde de opţiunile alese în grupul din partea inferioară a figurii
anterioare, opţiuni care controlează calculele iterative. Prin marcarea zonei Iteration foaia de calcul este
recalculată de numărul de ori indicat în zona Maximum iterations sau până când rezultatele din două
recalculări succesive diferă cu mai puţin decât este indicat în zona Maximum change. Este evident că un
număr de iteraţii mai mare, sau o precizie mai bună conduce la un timp mai mare de calcul.
Completarea asistată a informaţiilor

Pe lângă posibilitatea de completare individuală a celulelor, mediul Microsoft Excel dispune de mecanisme
predefinite care ajută la completarea automată a informaţiilor. Procedeul este util mai ales atunci când o zonă
a foii de calcul trebuie să conţină informaţii similare. Să ne imaginăm, de exemplu, situaţia simplă în care se
numerotează liniile unui tabel. Este evident că automatizarea unui asemenea proces reduce durata operaţiunii
şi elimină erorile de numerotare.
În utilizarea mecanismelor de completare automată este important să se reţină existenţa aşa-zisului
mâner de completare (fill handle) reprezentat printr-un punct situat în colţul dreapta inferior al unei selecţii.
Figura următoare arată reprezentarea grafică a acestui element.
Poziţionarea mouse-ului în acest punct produce transformarea
pointerului într-un pointer cruce, care arată că mânerul a fost agăţat.
Operaţiunile specifice se execută prin tragerea acestui mâner ţinând
apăsat butonul stâng sau drept al mouse-ului şi sunt explicate în
continuarea acestei secţiuni.
Dacă în meniul Tools, comanda Options, fişa Edit se
deselectează caseta de control Allow cell drag and drop, atunci
dragarea nu mai este permisă (nu se mai afişează mânerul de completare).
Sunt uzuale două tipuri de completări automate: serii de date şi copieri multiple de formate sau
conţinut.
Serii
Printr-o serie se înţelege aici o înşiruire de termeni care pot fi obţinuţi după o aceeaşi formulă (pornind, în
general, de la unul sau doi termeni iniţiali). Se pot considera serii numerice (1, 2, 3, …), serii temporale
(10:00, 10:30, 11:00 etc.) sau serii de denumiri (luni, marţi, miercuri etc.).
Tipuri de serii
Serii temporale
Se pot completa în mod automat diverse serii temporale, formatul datelor afişate fiind unitar pentru toţi
termenii seriei (ziua, ziua+denumirea zilei, denumirea lunii etc.):
 Zile, săptămâni, luni sau ani cu pas definit de utilizator
 Serii de zile lucrătoare
Serii de numere
Există trei tipuri de serii numerice:
 Serii liniare – sunt seriile cu pas aditiv constant (progresii aritmetice),
 Serii de creştere – sunt seriile cu pas multiplicativ constant (progresii geometrice),
71
 Serii de trend – se realizează o aproximare liniară a tendinţei identificabile din primii termeni ai
seriei după care se calculează potrivit modelului estimat toţi termenii seriei, inclusiv primii.
Serii de termeni
Utilizatorul poate să-şi definească liste (seturi ordonate de termeni) proprii prin intermediul fişei Custom
Lists din dialogul Options (meniul Tools). Informaţiile cerute sunt vizibile în figura alăturată.
În lista din stânga sunt afişate toate listele definite (acestea sunt păstrate în mediul Excel, deci sunt
disponibile şi în utilizările ulterioare). Pentru definirea unei liste proprii se selectează intrarea NEW LIST
după care se trec termenii noii liste în zona rezervată List entries. Trecerea de la un termen la altul se
realizează prin ENTER. La terminarea listei se acţionează butonul Add şi lista definită apare în zona
Custom lists din partea dreaptă. Eliminarea unei liste se realizează prin selectarea în Custom lists şi
acţionarea butonului Delete.
Având la bază o listă proprie, utilizatorul poate genera o serie de termeni, care se obţine prin
indicarea unuia sau mai multor termeni iniţiali după care completarea seriei se realizează prin parcurgerea
ciclică a listei. De exemplu, având la bază lista cu denumirile româneşti ale zilelor săptămânii, se poate
genera seria luni, miercuri, vineri, duminică, marţi etc. obţinută prin înşiruirea zilelor din două în două,
observându-se parcurgerea repetată a listei.
Completarea seriilor prin comanda Series

Completarea automată a unei serii poate fi cerută atunci când se porneşte de la un domeniu selectat, care se
va completa cu termenii seriei (cazul în care se cunoaşte numărul de termeni ai seriei generate), sau atunci
când procesul de generare se opreşte la o valoare ţintă.
În ambele cazuri se va înscrie primul termen în celula de pornire. Dacă se selectează un domeniu,
primul termen trebuie să fie în celula activă.
Comanda Series din submeniul deschis la Fill, din meniul Edit, afişează dialogul în care se pot fixa
parametrii seriei generate.
În grupul Series in se fixează direcţia de generare: pe linie (Rows) sau pe coloană (Columns).
În grupul Type se alege tipul de serie: liniar (Linear), de creştere (Growth), temporal (Date) sau identificat
automat (AutoFill – permis doar la selectarea prealabilă a domeniului).
În grupul Date unit se fixează unitatea de incrementare: zi (Day), zi lucrătoare (Weekday), luna (Month) sau
anul (Year).
Se marchează Trend dacă se doreşte generarea unei serii de trend.
Step value – se înscrie valoarea pasului de incrementare (poate fi şi negativ).
Stop value – se înscrie valoarea de oprire (necesară atunci când nu se porneşte cu un domeniu selectat).
Observaţii. 1. Prin AutoFill se pot completa serii diverse de informaţii, identificate prin analize
sofisticate.
2. Prin selectarea mai multor linii şi coloane se pot genera concomitent mai multe serii.
Completarea prin drag-and-drop

Dacă se selectează începutul seriei (primul termen sau un număr de termeni suficient pentru identificarea
tipului seriei) şi se agaţă mânerul de completare, prin tragerea acestuia se completează seria în domeniul
dorit.
Prin acest procedeu se pot completa simultan mai multe serii, dacă se pleacă de la o selecţie care
conţine mai multe linii/coloane.
72
Observaţie. Dacă tragerea are loc prin ţinerea butonului drept al mouse-ului, la ridicarea butonului
apare un meniu contextual din care se poate alege tipul de serie.
Copierea automată
O operaţiune care este foarte asemănătoare cu cea de completare a unei serii (poate fi asimilată unei serii cu
termeni constanţi) este aceea prin care informaţie dintr-o celulă este copiată într-un domeniu (pe linie sau pe
coloană). Această acţiune este utilizată de obicei la copierea unei formule, caz în care prin jocul referinţelor
relative şi absolute se calculează serii de rezultate pornind de la serii de argumente.
Copierea are loc în urma succesiunii de acţiuni:
A. se scrie primul termen şi se urmează B1 sau B2.
B1. – se selectează, începând cu celula primului termen, zona în care se efectuează copierea,
– se dă comanda Fill din meniul Edit, alegându-se Down (în jos), Up (în sus), Right (la
dreapta), Left (la stânga) potrivit direcţiei în care se doreşte copierea.
B2. - se agaţă mânerul de completare a celulei primului termen şi se trage peste zona în care se
efectuează copierea.
Procesul poate fi efectuat simultan pentru mai multe copieri pe linii/coloane paralele. Pentru aceasta
se selectează iniţial toate celulele care se copie (acestea trebuie să fie pe o aceeaşi linie/coloană).
Editarea informaţiilor
Prin editare înţelegem modificarea informaţiilor după ce acestea au fost deja înscrise în celule. Dacă se
poziţionează cursorul Excel pe celula care se doreşte modificată şi se tastează ceva se observă că noul
conţinut înlocuieşte în totalitate informaţia existentă în celulă. În cele mai multe cazuri acest mod de
actualizare a informaţiei nu este eficient.
Iniţierea editării se poate efectua prin
– dublu click în celula care se modifică, sau
– activarea celulei care se modifică (simplu click sau poziţionare) şi apăsarea tastei funcţionale F2.
În starea de editare, celula se transformă într-o zonă text uzuală iar editarea se efectuează prin
poziţionarea punctului de inserţie (prin click sau săgeţi) şi operaţiunile uzuale de tastare.
Terminarea editării are loc la apăsarea tastei ENTER sau prin click în altă celulă.
Pentru a renunţa la modificările efectuate se apasă tasta ESC şi celula revine la conţinutul anterior.
Observaţie. Se va reţine diferenţa între introducerea unei informaţii într-o celulă şi editarea
conţinutului acelei celule.
Editarea unei informaţii se poate efectua în bara de formule sau direct în celulă, potrivit opţiunii
alese în meniul Tools, comanda Options, fişa Edit: selectarea casetei de control Edit directly in cell permite
editarea direct în celulă, altminteri editarea are loc doar în bara de formule.
Copierea informaţiilor
Operaţiunile de copiere şi mutare au în Excel o mai mare complexitate datorită faptului că atributele unei
celule sunt numeroase.
Copierea/mutarea de celule întregi

La copierea/mutarea celulelor se realizează operaţiunea pentru întreaga zonă, inclusiv formule, rezultate,
comentarii şi formate. Dacă zona sursă sau/şi cea destinaţie are celule ascunse, acestea sunt considerate ca şi
cum ar fi vizibile. Pentru a copia (muta) o zonă de celule (posibil o singură celulă):
– se selectează zona
– se tastează CTRL+C (sau CTRL+X pentru mutare)
– se activează colţul stânga sus a zonei receptoare
– se apasă CTRL+V.
Operaţiunea se poate efectua şi prin comenzile Copy+Paste din meniul Edit pentru copiere sau
Move+Paste pentru mutare. În acelaşi scop se pot utiliza şi uneltele corespunzătoare.
73
Grupul de celule pentru care s-a dat comanda de copiere apar înconjurate cu o bordură punctată
(semnificând memorarea lor în Clipboard) şi pot fi lipite în multiple locaţii. Chenarul dispare la apăsarea
tastei ESC.
Copierea/mutarea se poate efectua şi prin tragerea cu mouse-ul:
– se selectează celulele sursă,
– se punctează chenarul selecţiei,
– se trage cu mouse-ul la noua locaţie (pentru mutare) sau se efectuează tragerea apăsând simultan
tasta CTRL (pentru copiere).
În cazul în care operaţiunea are loc pe altă foaie decât cea activă, se acţionează Copy/Move, se
activează noua foaie şi se realizează alipirea în mod obişnuit.
Inserarea celulelor copiate/mutate între alte celule

Pentru a insera celulele copiate/mutate între celulele existente în zona destinaţie, se acţionează simultan
SHIFT (pentru mutare) sau SHIFT+CTRL (pentru copiere) în timpul tragerii.
Acelaşi efect se obţine din comenzi prin
– se selectează celule sursă
– se alege Cut sau Copy (din unelte sau meniul Edit)
– se selectează colţul stânga sus al destinaţiei
– din meniul Insert se alege comanda Cut Cells sau Copied Cells după care se alege direcţia în care
se deplasează celulelel exitente pentru a face locul necesar alipirii noilor celule.
Copierea/mutarea unei porţiuni a conţinutului

Se activează editarea celulei sursă, se selectează porţiunea dorită şi operaţiunea de copiere/mutare se poate
efectua în aceeaşi celulă prin poziţionarea în locul de destinaţie şi alipire, sau iniţierea editării celulei
destinaţie (dublu click pe ea) şi alipirea în locul de destinaţie.
Copierea specială (valori, comentarii, formate)

Dacă în operaţiunea de copiere/mutare nu se doreşte operarea cu celulel întregi ci numai cu anumite
componente, atunci:
– se selectează sursa
– se dă comanda Copy sau Move
– se selectează zona destinaţie
– se dă comanda Paste Special din meniul Edit
– se alege opţiunea dorită din dialogul afişat
– se termină cu OK.
Pentru a elimina chenarul de mutare a sursei (care rămâne activ după copiere) se va acţiona ESC
înaintea unei alte comenzi.
Observaţie. Printre opţiunile disponibile în dialogul Paste este şi Skip blanks care previne copierea
celulelor goale peste celule, din zona destinaţie, care conţin informaţii.
Copierea doar a celulelor vizibile

În cazul în care anumite linii/coloane sunt ascunse în zona sursă, atunci se pot copia/muta doar celulele
vizibile prin următoarea succesiune de operaţiuni:
– se selectează sursa,
– se dă comanda Go To din meniul Edit,
– se alege Special, Visible cells only şi OK,
– se dă comanda Copy,
– se selectează colţul stânga sus al destinaţiei,
– se dă comanda Paste.
Operaţiunea consideră totuşi toate celulele din zona destinaţie, chiar dacă unele sunt ascunse.
74
Operaţiunile de regăsire şi înlocuire
Procesarea informaţiilor necesită frecvent localizarea unor anumite entităţi şi eventuala lor înlocuire.
Microsoft Excel dispune de un puternic instrument de căutare şi înlocuire. Deoarece o parte a acestui proces
este specific filtrării informaţiilor dintr-o listă, aceasta va fi prezentată o dată cu listele. În această secţiune se
discută doar doar localizarea şi înlocuirea (comenzile Find şi Replace din meniul Edit), ca şi selectarea unor
tipuri de informaţii (comanda Go To din meniul Edit).
Găsirea de text sau numere

Comanda Find din meniul Edit permite localizarea celulelor care conţin informaţia dorită. La activarea
comenzii se afişează dialogul Find. Pentru a efectua o căutare:
– se selectează domeniul de celule în care se produce căutarea (dacă este selectată o singură celulă,
căutarea are loc în toată foaia)
– se dă comanda Find din meniul Edit,
– în zona Find what se introduce textul sau numărul căutat,.
– în lista derulantă Look in se alege tipul de informaţii în care se caută (Formulas – doar în formule,
Values – în valori, Comments – în comentarii)
– în lista Search se alege căutarea pe linii sau pe coloane
– se acţionează Find Next pentru a vedea următoarea potrivire găsită.
Dacă se marchează caseta Match case, atunci textul este căutat cu diferenţierea literelor după
capitalizare, dacă se marchează Find entire cells only, atunci se găsesc doar celulele care conţin doar
entitatea căutată.
Apăsarea tastei ESC termină o căutare în desfăşurare.
Găsirea şi înlocuirea de text şi numere

Pentru a efectua o înlocuire multiplă se dă selectează zona în care se doreşte căutarea (o singură celulă
produce căutarea în întreaga foaie) şi se dă comanda Replace din meniul Edit. Se afişează dialogul Replace
în care se precizează:
– informaţia căutată (care va fi înlocuită) în zona Find what,
– informaţia cu care se înlocuieşte în zona Replace with,
– ordinea de căutare (pe linii sau pe coloane) în Search,
– se precizează parametrii căutării în Match case şi Find entire cells only (explicaţi la căutare).
– click Find Next pentru a localiza următoarea potrivire, după care click pe Replace pentru
înlocuire, click pe Replace All pentru efectuarea tuturor înlocuirilor, sau click pe Find Next pentru a obţine
următoarea potrivire (cea curentă rămâne neînlocuită).
ESC termină căutarea în desfăşurare.
Găsirea celulelor goale, a constantelor, formulelor sau comentariilor

Căutarea după natura informaţiilor din celule se realizează prin comanda Go To din meniul Edit. Ca
rezultat se obţine o selecţie de regiuni multiple.
– se selectează domeniul în care are loc căutarea (o celulă selectată înseamnă căutare în foaia activă)
– se dă comanda Go To din meniul Edit,
– se acţionează butonul Special
– se alege opţiunea dorită,
– se acţionează OK.
Din dialogul Go To Special explicăm doar câteva opţiuni:
Comments – se selectează celulele care au ataşate comentarii,
Constants – se selectează celulele care au valori constante,
Formulas – se selectează celulele ccare conţin formule de tipul specificat,
Blanks – se selectează celulele goale.
75
Proceduri de analiză a datelor

Marea putere a aplicaţiei Microsoft Excel constă în multiplele posibilităţi de analiză a datelor. Aceste
proceduri conţin componente pentru gestionarea datelor, analiza statistică a datelor, concentrarea datelor,
reprezentări grafice etc. O mare parte dintre aceste proceduri sunt prezentate în continuare.
Trebuie remarcat că, datorită posibilităţii de programare în Visual Basic, procedurile de analiză a
datelor sunt practiv nelimitate, o serie întreagă de companii dezvoltatoare de software fiind axate pe creare
unor noi componente.
Liste
Prin listă se înţelege o serie de linii succesive într-o foaie de calcul, fiecare coloană din listă conţinând date
cu aceeaşi semnificaţie logică. De exemplu, o listă de clienţi poate conţine o coloană cu numele, o coloană cu
prenumele, o coloană cu numărul de telefon şi o coloană cu valoarea comenzii.
Prima linie a unei liste este interpretată drept antetul listei şi este recomandabil ca ea să conţină
denumirile coloanelor.
Microsoft Excel dispune de proceduri prin care informaţia dintr-o listă poate fi localizată după
anumite criterii (de exemplu găsirea numărului de telefon al unui client), poate fi ordonată (de exemplu
ordonarea alfabetică a listei clienţilor), poate fi totalizată (de exemplu calcularea automată a totalului
comenzilor unui client) etc. Din acest punct de vedere, multe dintre operaţiunile elementare asupra unei baze
de date pot fi efectuate pentru o listă Excel.
O listă este de altfel recunoscută automat drept o bază de date prin
 Coloanele listei sunt câmpuri ale bazei de date
 Etichetele de coloane sunt denumirile câmpurilor
 Fiecare linie din listă (cu excepţia primei linii) este o înregistrare.
Pentru ca o zonă dreptunghiulară cu date să fie recunoscută drept listă trebuie (sau este recomandabil) ca:
 Liniile şi coloanele listei trebuie să fie adiacente, cu alte cuvinte se va evita lăsarea unor linii sau
coloane libere.
 Domeniul listei trebuie să fie înconjurat de linii şi coloane libere (în caz contrar se va considera
că lista include şi informaţia adiacentă, care, de regulă, este altfel structurată)
 Linia de antet se va diferenţia prin format (culoare, fundal, font) şi nu prin separarea cu o linie
goală.
 Este recomandat ca o foaie de calcul să conţină o sigură listă (anumite operaţiuni nu se pot
efectua simultan pe mai multe liste din aceeaşi foaie, dar se pot efectua simultan pe liste din foi
diferite).
 Datele importante se vor plasa în coloanele din interiorul listei şi nu pe extremităţi.
 La introducerea informaţiilor text se va evita tastarea unor spaţii iniţiale sau finale, în caz contrar
sortarea şi cautarea pot să nu producă rezultatele dorite (un spaţiu este considerat ca aparţinând
unei constante text).
Selectarea unei liste

Pentru a aplica o operaţiune specifică, lista trebuie să fie selectată în prealabil.
Selectarea se poate efectua total, prin procedeul uzual, dar acest fapt nu este necesar. Este însă
suficient ca celula activă să fie în interiorul listei pentru ca domeniul listei să fie identificat în mod corect.
Sortarea unei liste

Ordonarea unei liste după anumite criterii este o operaţiune utilă atât în analiza datelor cât şi pentru
prezentarea datelor. Se pot ordona liniile (înregistrările) listei sau coloanele (operaţiune mai rară în practică)
potrivit valorilor din coloane, respectiv linii specificate de utilizator.
Este posibilă, de asemenea, ordonarea valorilor dintr-o linie sau coloană, independent de datele
adiacente, dacă în prealabil se selectează total celulele respective şi se răspunde adecvat la dialogul afişat în
76
acest caz de Excel (întrebarea este dacă să se extindă selecţia la datele adiacente şi se va răspunde negativ
pentru o sortare parţială).
Ordinea de sortare
Datele pot fi sortate în ordine alfabetică, numerică (dupa valoare) sau calendaristică, în ordine crescătoare
sau descrescătoare, după una sau mai multe coloane.
La sortarea informaţiilor de tip text, Microsoft Excel ordonează de la stânga la dreapta, caracter după
caracter.
Sortarea ascendentă a textului este bazată pe ordinea
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' - (spaţiu) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = >
ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
Sortarea ascendentă a numerelor este de la cel mai mic număr negativ la cel mai mare pozitiv.
Ordinea valorilor logice este FALSE TRUE.
Valorile eroare sunt egale (indiferent de tipul erorii).
Celulele goale sunt întotdeauna ordonate ultimele (indiferent de ordinea crescătoare sau
descrescătoare).
Este posibil să se aleagă, pentru informaţii cu semnificaţii locale, ordinea dată de o listă creată de
utilizator (meniul Tools, Options, Custom lists, vezi explicaţiile date anterior).
Opţiunile de sortare
Sortarea este condusă de parametrii fixaţi în dialogul Sort Options (afişat prin comanda Sort din meniul
Data şi acţionarea butonului Options).
First key sort order – în lista derulantă se selectează ordinea de sortare (Normal sau după o listă definită de
utilizator),
Case sensitive – se marchează dacă ordonarea face diferenţa între litere mari şi mici,
Orientation – se fixează sortarea liniilor (Sort top to bottom) sau coloanelor (Sort left to right).
După fixarea opţiunilor, acestea rămân valabile până la următoarea modificare. Opţiunile sunt permise doar
pentru prima cheie de sortare (cheia principală).
Ordonarea crescătoare/descrescătoare după o coloană

Aranjarea listei după valorile dintr-o coloană (se modifică totuşi ordinea tuturor liniilor, cu păstrarea
alinierilor pe orizontală) se poate realiza prin acţionarea uneltelor dedicate:
 Click pe o celulă din coloana dorită
 Click Sort Ascending sau Sort Descending ,
Ordonarea liniilor după două sau mai multe coloane

Ordonarea poate fi efectuată după mai multe coloane (chei de sortare). În acest tip de sortare este importantă
fixarea priorităţilor pentru coloane: liniile vor fi ordonate după prima coloană indicată, în caz de egalitate
după prima coloană se ordonează după a doua coloană indicată, în caz de egalitate după primele două
coloane se ordonează după a treia coloană.
 Se selectează lista (eventual doar prin poziţionarea celulei active în listă)
 Se dă comanda Sort din meniul Data. Este afişat dialogul Sort.
 În listele derulante Sort by şi Then by se aleg, în ordine, coloanele (câmpurile) de sortare.
Pentru fiecare cheie de sortare se fixează în grupul de butoane radio alăturat ordinea de sortare:
crescătoare (Ascending) sau descrescător (Descending). Nu este necesar ca ordinea să fie aceeaşi pentru
toate câmpurile.
În grupul My list has se specifică dacă lista are linie antet (linia cu denumirile câmpurilor – Header
row) sau nu dispune de antet (No header row). În primul caz se vor sorta doar înregistrările reale (liniile 2 –
…) din listă.
Butonul Options afişează dialogul Sort Options (explicat anterior).
77
Observaţie 1. Dacă se doreşte sortarea listei după mai mult de trei coloane se alege următorul
mecanism:
– se stabileşte ordinea de prioritate a cheilor de sortare (de la cea mai importantă la cea mai puţin
importantă);
– se efectuează sortarea după cele mai puţin importante trei coloane;
– se continuă cu următoarele trei coloane de prioritate mică ş.a.m.d.
Observaţie 2. Dacă liniile sortate aparţin unui outline (vezi subiectul respectiv), atunci sortarea
păstrează grupările existente.
Sortarea coloanelor după conţinutul liniilor

La sortare se poate inversa rolul liniilor şi al coloanelor. Tot ceea ce s-a spus la ordonarea liniilor se
păstrează, schimbând "linii" în "coloane" şi invers, dacă se marchează în Sort Options caseta de control Sort
left to right, după care se fixează analog liniile care au rolul de chei de sortare.
Sortarea după date calendaristice (luni, zile) sau liste proprii

Deoarece anumite informaţii care se prezintă drept texte (de exemplu: luni, marti, miercuri, joi etc.) nu pot fi
ordonate ca text, neproducând ordinea corectă, se alege ordonarea după liste implicite sau create de
utilizator.
 Se selectează lista.
 Se dă comanda Sort din meniul Data.
 Click Options.
 Sub First key sort order se alege lista care dă ordinea dorită şi apoi OK.
 Se continuă în mod uzual cu fixarea celorlalte chei de sortare.
Observaţie. Ordinea listei selectate în First key sort order se aplică doar coloanei menţionate în zona
Sort by. Pentru a aplica ordini definite la mai multe coloane, fiecare coloană va fi ordonată separat, în
ordinea inversă a priorităţilor.
Filtrarea informaţiilor dintr-o listă

Înţelegem prin operaţiunea de filtrare a informaţiilor procesul prin care se selectează dintr-o listă doar acele
înregistrări care satisfac anumite condiţii impuse de utilizator. Procesul este, în bună parte, similar procesului
de interogare a unei baze de date.
Comanda principală este Filter din meniul Data, dar secţiunile următoare vor mai trata subiecte care
se pot înscrie în acelaşi proces de filtrare (comanda Form, comanda Outline etc.).
Trebuie reţinut că o operaţiune de filtrare presupune stabilirea unor criterii de selecţie, care se pot
defini ca o entitate distinctă (într-o zonă separată a foii de calcul) sau se pot selecta dintr-o suită de criterii
creată în mod automat de către Microsoft Excel prin analiza informaţiilor din listă.
Comanda Filter
Accesul la principalele instrumente de selectare a informaţiilor se realizează prin comanda Filter din meniul
Data. Submeniul afişat dispune de trei noi comenzi
– AutoFilter, explicată în continuare.
– Show All, prin care se afişează toate înregistrările listei (anulează filtrările active).
– Advanced Filter, explicată în continuare.
Comanda AutoFilter
Operaţiunea cea mai rapidă de regăsire a unor informaţii dintr-o listă se realizează prin succesiunea de
comenzi Filter (din meniul Data) urmată de AutoFilter (din submeniul afişat). Ca urmare a comenzii,
fiecare denumire de câmp apare pe foaia de calcul
însoţit de un buton de listă derulantă, ca în figura
alăturată.
78
Prin acţionarea butonului de derulare apare o listă de opţiuni, primele trei fiind standard: (All), (Top
10…), (Custom…), urmate de lista valorilor existente în coloana respectivă a listei.
Selectarea unei valori din lista derulantă produce afişarea doar a acelor înregistrări care au ca valoare
a câmpului valoarea selectată (în acest mod se realizează filtrarea).
Selectarea intrării (All) produce afişarea tuturor înregistrărilor (anularea filtrării pentru câmpul
respectiv).
Selectarea intrării (Top 10…) este posibilă pentru câmpuri numerice şi arată doar primele
înregistrări, în ordinea crescătoare sau descrescătoare a valorilor, ordinea fiind fixată într-un dialog
intermediar. Se poate alege şi numărul înregistrărilor afişate (nu este obligatoriu 10).
Selectarea intrării (Custom…) afişează un dialog care permite stabilirea unei condiţii de filtrare mai
complexe (de exemplu doar înregistrările cu salariaţii care au salariu mai mic de 1000000 de lei dar mai
mare sau egal cu 700000 de lei).
În primul grup de opţiuni se fixează prima condiţie prin alegerea operatorului în prima zonă şi valorii
de comparaţie în a doua zonă. Se alege operatorul logic dintre condiţii (dacă există o a doua condiţie) prin
butoanele radio, după care se fixează a doua condiţie.
Condiţia compusă realizată astfel se aplică doar câmpului pe care se stabileşte filtrarea curentă.
Observaţie. Pentru a realiza o filtrare care implică mai multe câmpuri (de exemplu angajaţii care au
salariu mai mic de un milion de lei şi au mai mult de doi copii) se stabileşte câte un filtru pe fiecare câmp.
Acţiunea comună produce selectarea dorită (o dată aplicat filtrul pentru o coloană, orice altă filtrare
ulterioară se aplică doar înregistrărilor deja selectate).
Comanda Advanced Filter

Prin comanda Advanced Filter este posibil ca înregistrările selectate să fie copiate în altă locaţie din foaia de
calcul. Un alt avantaj este acela al vizibilităţii condiţiilor prin faptul că se defineşte o zonă, numită în general
Criteria, care conţine condiţiile de filtrare pentru toate coloanele dorite. Lista trebuie să aibă obligatoriu
etichete de coloane pentru a aplica această procedură. Paşii urmaţi sunt
 Definirea criteriilor de filtrare.
 Se copie etichetele coloanelor implicate în filtrare
 Se alipesc într-o primă linie a zonei care va fi zona Criteria.
 În liniile următoare se scriu condiţiile de filtrare (vezi explicaţiile care urmează).
 Comanda Advanced Filter.
 Se selectează lista (eventual doar prin poziţionarea celulei active în listă).
 Comanda Filter din meniul Data şi apoi Advanced Filter.
 Se aleg opţiunile dorite (vezi figura care urmează).
 Se acţionează OK.
Este obligatoriu ca zona de criterii să fie separată prin cel puţin o linie (coloană) goală de lista
propriu-zisă (altfel identificarea automată a listei este greşită).
Este recomandabil ca zona de criterii să fie sub listă. Aranjarea criteriilor pe linii comune cu lista
poate produce neajunsuri prin ascunderea în urma filtrării a acestor linii.
Dialogul Advanced Filter este prezentat în figura următoare.
79
În grupul Action se alege modul de efectuare a filtrării: Filter the list, in-place produce filtrarea listei
pe loc (prin ascunderea liniilor neselectate), Copy to another location produce copierea înregistrărilor
selectate în altă zonă a foii de calcul.
În List range se specifică domeniul ocupat de listă. De regulă acest domeniu este stabilit automat,
dar este posibil să se specifice un subdomeniu, dacă nu se doreşte filtrarea întregii liste.
În Criteria range se specifică domeniul ocupat de criteriile de filtrare. Dacă în foaie există o zonă
denumită Criteria, adresa zonei apare automat în Criteria range.
În Copy to se specifică domeniul în care se copie înregistrările selectate (dacă este marcată opţiunea
Copy to another location. Este suficient să se indice doar colţul din stânga sus al zonei receptoare.
Caseta de control Unique records only se marchează dacă se doreşte ca selecţia obţinută în urma
filtrării să conţină înregistrări unice.
Exemple de criterii pentru Advanced Filter

Condiţiile de filtrare se aranjează într-o listă având ca linie de antet denumirile coloanelor (câmpurilor), din
lista care se filtrează, pentru care se definesc condiţiile. Pentru o condiţie creată ca rezultat al unei formule
nu trebuie să existe, totuşi, denumire.
Toate condiţiile scrise pe aceeaşi coloană se referă la coloana cu denumirea din antet.
Condiţii care se scriu pe aceeaşi linie trebuie să fie îndeplinite simultan (operatorul logic "şi").
Condiţiile care se scriu pe linii diferite se consideră legate prin operatorul logic "sau" (deci sunt
selectate înregistrările care îndeplinesc cel puţin o linie de condiţie din criterii).
Exemplul 1. Trei sau mai multe condiţii pentru o coloană

Nume
Beethoven
Berlioz
Bach
Sunt selectate înregistrările care au în coloana Nume una dintre valorile Beethoven, Berlioz, Bach.
Este de observat că două valori se pot indica şi în Auto Filter.
Exemplul 2. Condiţii simultane pentru mai multe coloane

Nume Simfonii Anul
Beethoven >5 <1900
Se obţin înregistrările care conţin la Nume valoarea Beethoven, care la Simfonii au o valoare mai
mare decât 5 şi care are Anul mai mic de 1900. Se observă că între condiţii există cuvântul "şi", semnificând
îndeplinirea simultană a condiţiilor.
Exemplul 3. Condiţii alternative pentru mai multe coloane

Nume Simfonii Anul
Beethoven
>5
<1900
Sunt selectate înregistrările care au la Nume valoarea Beethoven, cele care au la Simfonii o valoare
mai mare decât 5 şi cele care au Anul mai mic decât 1900.
Exemplul 4. Condiţii create ca rezultat al unei formule
=Anul>1900
Se pot utiliza denumirile coloanelor din listă, se remarcă lipsa denumirii în antetul coloanei din zona
de criterii. Rezultatul filtrării este corect chiar dacă în foaia de calcul apare o eroare (#NAME?) la scrierea
condiţiei deoarece anumite denumiri nu sunt definite prin Insert Names.
80
Formulare de date
Microsoft Excel dispune de o componentă dedicată introducerii dirijate a înregistrărilor într-o listă şi a
navigării între înregistrările care îndeplinesc o anumită condiţie. Deşi pentru liste de mici dimensiuni
componenta pare a fi declasată de operarea uzuală din foaia de calcul, utilitatea se vede pentru liste de
dimensiuni mai mari, care depăşesc, să spunem, 2 ecrane.
Comanda principală este Form din meniul Data,
atunci când lista este selectată. Se afişează un dialog construit
dinamic de mediul Excel, adaptat la lista procesată. Un
exemplu este oferit de figura următoare.
Se observă că în partea din stânga se înşiruie zone de
editare cu denumirile câmpurilor din listă (în cazul exemplului
nume, prenume şi telefon), dotate inclusiv cu shortcut-uri.
În partea din dreapta sunt butoanele care permit
operaţiile uzuale pentru înregistrări, primul mesaj arătând a
câta înregistrare este afişată din numărul total.
New – se furnizează o înregistrare vidă, ale cărei câmpuri pot
fi completate în zonele respective. Navigarea între acestea
se poate efectua cu TAB, mouse, shortcut (ALT+litera
subliniată). Înregistrarea este creată atunci când se termină
cu o nouă comandă New sau cu ENTER.
Delete – se şterge îngistrarea curentă (cea afişată).
Restore – se poate reface starea iniţială a înregistrării dacă s-a
modificat vreo valoare. Nu are legătură cu anularea ştergerii unei înregistrări (ştergerea este
permanentă).
Find Prev – trece la înregistrarea precedentă, dacă există.
Find Next – trece la înregistrarea următoare, dacă există.
Criteria – permite trecerea formularului în starea de filtrare a informaţiilor. În această stare, zonele de
editare devin zone în care se pot scrie şabloane de căutare
(căutare după model). Prin butoanele Find Prev şi Find
Next se poate atunci naviga doar între întregistrările care
îndeplinesc condiţiile de filtrare. În figura alăturată este
prezentat un exemplu de căutare. Se observă mesajul
Criteria (pentru starea formularului), New este inhibată,
Clear produce anularea şablonului, Restore, Find Prev şi
Find Next au funcţiile explicate mai sus iar Form este
butonul prin care se revine la starea de formular de
culegere de date. Exemplul din imagine produce filtrarea
şi navigarea între înregistrările care au în câmpul Nume
valori care încep cu "Dum". În cazul în care se
completează şi celelalte câmpuri, condiţiile se verifică
simultan (operatorul logic "şi"). După stabilirea filtrului,
comanda Find Prev sau Find Next poziţionează
formularul pe prima înregistrare care satisface condiţia (în
sensul de parcurgere selectat), trece formularul în starea
formular de culegere, dar filtrul rămâne activ până când se
trece în Criteria şi se dă comanda Clear care anulează filtrul impus.
Totaluri parţiale
În analiza datelor sunt foarte frecvente situaţiile în care este necesar să se calculeze anumite funcţii pentru
fiecare categorie de înregistrări ale unei liste. De exemplu,
– câştigul mediu pentru fiecare compartiment al unei întreprinderi;
81
– numărul de clienţi din fiecare zonă geografică;
– valoarea totală a mărfurilor din stoc, pe categorii etc.
În asemenea situaţie este normal ca un câmp al înregistrării să realizeze clasificarea înregistrărilor
(secţia, zona geografică, categoria de marfă etc.), lipsa acestei informaţii făcând imposibilă calcularea
automată a funcţiilor totalizatoare.
Din exemplele de mai sus se observă că o funcţie totalizatoare poate fi
– adunarea,
– numărarea,
– media aritmetică,
– valoarea extremă (maximă sau minimă),
– o altă funcţie statistică.
Pentru a realiza includerea automată în listă a rezultatelor funcţiilor totalizatoare se parcurg paşii:
– se ordonează lista după câmpul clasificator (încât toate înregistrările care aparţin unei categorii să
fie situate grupat);
– se selectează lista;
– se dă comanda Subtotals din meniul Data. Ca urmare se afişează dialogul Subtotal prezentat în
figura alăturată şi explicat în continuare.
At each change in – se fixează pe câmpul care
realizează clasificarea (la fiecare schimbare în
valoarea acestui câmp se introduce un subtotal.
Use function – se selectează din lista derulantă funcţia
de totalizare.
Add subtotal to – se marchează câmpurile pentru care
se calculează totalizările.
Replace current subtotals – se marchează dacă lista
are deja subtotaluri, care se elimină.
Page break between groups – se marchează dacă, la
tipărire, fiecare grup apare pe o pagină nouă.
Summary below data – se marchează pentru
includerea unui total general. Acesta este obţinut
din înregistrări şi nu din subtotalurile intermediare.
Remove All – acţionarea acestui buton elimină toate subtotalurile din lista selectată.
Ca rezultat al comenzii se restructurează linii
listei prin inserarea liniilor de total iar structura obţinută
este dotată cu instrumentul outline (explicat într-o
secţiune separată). Un exemplu este prezentat în figura
următoare.
Se observă că la fiecare schimbare în câmpul
nume (selectat în opţiunea At each change in) se
calculează un total pentru câmpul valoare (marcat în Add
subtotal to). La sfârşitul listei a fost calculat şi totalul
general (efectul marcării opţiunii Summary below data).
Este de menţionat, în final, că modificarea înregistrărilor listei duce în mod automat la recalcularea
totalurilor.
Trasarea datelor (Outline)

În situaţia în care structura datelor dintr-o listă este complicată prin introducerea unor coloane sau linii
totalizatoare (de tipul subtotalurilor discutate anterior), este utilă, ca instrument de analiză, afişarea, la un
moment dat, doar a rezultatelor sintetice. Se realizează astfel separarea informaţiilor esenţiale de detalii care
pot să îngreuneze receptarea corectă a situaţiilor prelucrate.
82
Procedura oferită de Microsoft Excel pentru situaţia discutată este cea de outline şi constă în dotarea
foii de calcul cu o serie de simboluri grafice active prin acţionarea cărora se ascund sau se vizualizează
detalii de un anumit nivel.
Observaţie. Termenul outline poate fi tradus prin trasare, conturare, schiţare etc., dar pentru a crea
(psihologic) imaginea complexităţii operaţiunii vom utiliza frecvent termenul original.
Trasarea automată
Pentru a putea fi analizată în mod automat şi a se realiza trasarea, foaia de calcul trebuie să fie organizată, pe
porţiunea listei implicate, într-un mod sistematic prin includerea unor linii/coloane de totalizare. Formulele
care compun o linie/coloană totalizatoare trebuie să se refere la celule dispuse într -un acelaşi mod (în aceeaşi
direcţie) şi să fie fie plasate într-o aceeaşi parte faţă de detalii (toate la stânga sau toate la dreapta, toate
deasupra sau toate sub).
Un outline se poate realiza automat prin:
– selectarea domeniului prelucrat
– comanda Group and Outline din meniul Data
– comanda Auto Outline din submeniul afişat de comanda precedentă.
Pe laturile foii de calcul se afişează simbolurile de outline explicate în continuare.
Row Level Bar (bara de nivel pentru linii), cu imaginea alăturată, pe care se remarcă o
linie în formă de paranteză pătrată care grupează liniile detaliu (utilizate în formula totalizatoare) şi
linia totalizatoare. Liniile detaliu sunt indicate prin puncte iar linia totalizatoare este indicată de
butonul de control de la extremitatea simbolului. Butonul de control, de tip comutator, poate fi
acţionat cu mouse-ul şi conţine în forma extinsă semnul "–", care se transformă în "+" pentru forma
restrânsă.
Column Level Bar (bara de nivel pentru
coloane), cu imaginea alăturată, asemănătoare barei
de nivel pentru linii dar aşezată orizontal.
Level Symbol (simbol de nivel), grupate pe verticală şi orizontală în colţul stânga sus al foii de
calcul, câte un simbol pentru fiecare nivel de totalizare. Fiecare simbol este un buton de control, vizibil în
figura alăturată, şi poate fi acţionat cu
mouse-ul. Pe fiecare simbol de nivel este
trecut numărul nivelului respectiv (1 este
pentru nivelul maxim).
Imaginea alăturată arată un outline
realizat automat. Se remarcă în structura
datelor detaliile (datele privind vânzări în
fiecare magazin al unei reţele), liniile şi
coloanele totalizatoare.
Se observă că, pentru simplitate, s-a
ales o structură de date iniţiale care are doar
două nivele: detalii şi totaluri. Se pot însă
introduce până la opt niveluri multiple de
outline (de exemplu s-ar putea grupa
magazinele şi pe un nivel intermediar al
zonei, s-ar pute introduce un supranivel prin
apartenenţa reţelei de magazine la un grup
comercial cu multiple activităţi etc.). Fiecare grup ar dispune atunci de barele de nivel şi de simbolurile de
nivel proprii.
Trasarea manuală
Pentru date structurate în modul prezentat la trasarea automată, se poate realiza gruparea detaliilor prin
operaţiunile:
83
– selectarea liniilor (coloanelor) care conţin detaliile,
– comanda Group and Outline din meniul Data,
– comanda Group din submeniul meniul afişat.
Ca urmare a procedurii se afişează simbolurile de outline respective.
Operaţiunea se continuă pentru următorul grup ş.a.m.d.
Este recomandabil să se efectueze mai întâi gruparea detaliilor pentru obţinerea nivelului 2, apoi
pentru obţinerea nivelului 3 etc.
Parametrii unui outline

Microsoft Excel presupune în mod implicit că liniile totalizatoare sunt situate dedesubtul liniilor cu detalii iar
coloanele totalizatoare sunt situate la dreapta coloanelor cu detalii. Aceste valori pot fi modificate prin
succesiunea de comenzi
– Group and Outline din meniul Data,
– Settings din submeniul afişat.
Se obţine dialogul Outline Settings în care se pot marca zonele din Direction:
Summary rows below detail – pentru totaluri situate sub liniile de detalii;
Summary columns to right of detail – pentru totaluri situate la dreapta coloanelor de detalii.
Simbolurile grafice de outline pot vizualizate sau ascunse potrivit casetei de control Outline
symbols din fişa View a dialogului afişat la Options din meniul Tools. Se recomandă totuşi vizualizarea
acestor simboluri pentru o mai uşoară operare cu un outline.
Operarea unui outline

Un outline poate fi în starea extinsă în care sunt vizibile atât detaliile unui anumit nivel cât şi totalizarea
respectivă, sau în starea restrânsă în care sunt vizibile doar totalizările. Trecerea dintr-o stare în cealaltă se
realizează prin acţionarea controalelor din barele/simbolurile de nivel sau prin comenzi (meniul Data,
comanda Group and Outline etc.).
Acţiunile specifice sunt sistematizate în continuare.
Pentru a vizualiza Click/Comandă
Detaliile dintr-un grup Controlul cu "+" de pe bara de nivel respectivă,
sau
Plasarea în grup şi comanda Show Detail din
submeniul afişat prin Group and Outline din
meniul Data.
Un nivel Simbolul de nivel respectiv
Toate detaliile dintr-un outline Simbolul de nivel corespunzător nivelului cel
mai de jos (marcat cu numărul maxim de nivel)
Pentru a ascunde Click/Comandă

Detaliile dintr-un grup Controlul cu "–" de pe bara de nivel respectivă,
sau
Plasarea în grup şi comanda Hide Detail din
submeniul afişat prin Group and Outline din
meniul Data.
Un nivel Simbolul de nivel precedent (de exemplu, pentru
a ascunde nivelul 3 se acţionează simbolul 2).
Toate detaliile dintr-un outline Simbolul de nivel corespunzător nivelului cel
mai de sus (marcat cu numărul minim de nivel).
Este posibil să se elimine gruparea corespunzătoare unei bare de nivel prin
– selectarea liniilor/coloanelor dorite,
– comanda Group and Outline din meniul Data
– comanda Ungroup din submeniul afişat.
84
Pentru eliminarea completă a unei trasări se va utiliza comanda Clear Outline din submeniul afişat
prin comanda Group and Outline. În acest mod se elimină doar simbolurile de outline, fără ştergerea
detaliilor sau a liniilor/coloanelor totalizatoare.
În imaginea alăturată se poate vedea efectul onor
operaţiuni de ascundere a detaliilor din outline-ul prezentat
într-o imagine anterioară. Sunt vizibile doar liniile/coloanelor
totalizatoare şi se observă transformarea barelor de nivel doar
în butoanele care permit expandarea grupurilor.
85
Tipărirea
Operaţiunea de tipărire a foilor de calcul este, de regulă, punctul final al creării unui document Excel. Într-o
lume a vizualului, cum este cea în care trăim, aspectul final al documentului tipărit este foarte important, cu
implicaţii decisive în comunicarea informaţiilor. Din acest considerent, Microsoft Excel dispune de un
mecanism suficient de complex dedicat operaţiunii de tipărire.
Este însă de menţionat că tot mai multe caiete Excel sunt proiectate pentru lucrul on -line, eventual
pentru postarea ca document Web, ceea ce nu exclude total tipărirea lui în diferite faze de utilizare.
Pentru a ajunge la un document tipărit este recomandat să se parcurgă etapele:
– formarea documentului pe ecran,
– adăugarea de anteturi şi picioare de pagină,
– repetarea titlurilor pe fiecare pagină,
– stabilirea formatului hârtiei,
– previzualizarea documentului şi ajustarea marginilor hârtiei,
– verificarea salturilor de pagină.
Dintre aceste etape, prima este obiectul secţiunilor precedente. Toate celelalte etape sunt efectuate cu
instrumentele descrise în acest capitol.
Prezentarea urmează mai degrabă scopurile urmărite şi nu încearcă explicarea exhaustivă a casetelor
de dialog implicate. Trebuie avut în vedere că tipărirea se efectuează cam în aceeaşi parametri în toate
aplicaţiile din Microsoft Office şi procedurile deprinse într-o aplicaţie (de exemplu Microsoft Word) rămân,
în mare parte, valabile şi aici.
o Vizualizarea documentului
Există trei moduri de vizualizare a unei foi de calcul, fiecare oferind avantaje în anumite etape ale proiectării
documentului. Trecerea de la un mod de vizualizare la altul se efectuează uşor şi anumite operaţiuni impun
selectarea unui mod anumit de vizualizare. Utilizarea tuturora este necesară doar în operaţiunile
premergătoare tipăririi.
 Normal view – este modul implicit de vizualizare, cel mai bun pentru proiectarea foilor de
calcul. Comanda de trecere este Normal din meniul View.
 Print preview – este modul în care se afişează imagini ale paginilor tipărite. Pe lângă
posibilitatea de a avea imaginea completă a foii, sunt permise modificarea marginilor hârtiei.
Comanda de trecere este Print Preview din meniul File sau unealta sinonimă.
 Page break preview – permite ajustarea rapidă a zonei tipărite ca şi a ruperilor de pagină.
Observaţie. Chiar documentele care arată bine pe ecran pot să nu producă o imagine perfectă atunci
când sunt tipărite. Se va acorda o mare atenţie culorilor utilizate (mai ales la tipărirea pe o
imprimantă alb-negru) şi grupării informaţiilor pe pagini.
o Anteturi şi picioare de pagină

Pentru tipărirea numerelor de pagină, însoţite sau nu de explicaţii suplimentare (de regulă titlul
documentului), se utilizează anteturi şi picioare de pagină. Acestea nu trebuie să fie confundate, în tipărirea
foilor de calcul, cu titluri existente pe foaia de calcul (cum era situaţia de la documentele Word unde
anteturile/subsolurile pot fi vizibile în timpul editării). Informaţiile din antet/picior de pagină sunt păstrate
separat de caietul Excel şi apar doar la tipărire sau la vizualizarea paginii tipărite (print preview).
Se pot utiliza anteturi şi picioare de pagină predefinite de mediul Excel (cu informaţiile uzuale:
numărul paginii, titlul foii de calcul, data etc.) sau se pot crea anteturi/subsoluri personale, deşi trebuie
precizat că formatarea acestora nu se poate efectua la nivelul documentelor Word.
Dialogul principal de creare a anteturilor/picioarelor de pagină este fişa Page Setup Header/Footer,
afişat prin succesiunea de comenzi File – Page Setup – fişa Header/Footer.
În listele derulante Header, pentru antet, şi Footer, pentru piciorul de pagină, se pot selecta intrările
predefinite de mediul Excel.
86
Pentru crearea unor anteturi/subsoluri personalizate, se acţionează butoanele Custom Header şi,
respectiv, Custom Footer. Dialogul afişat (similar în ambele situaţii) conţine o serie de unelte pentru
inserarea numărului de pagină, numărului total de pagini, a datei, orei etc. şi o succesiune de trei zone
reprezentând partea aliniată în stânga foii, partea centrală şi partea aliniată în dreapta foii tipărite. Prin
combinarea celor trei zone utilizatorul poate să–şi creeze structura dorită de antet sau picior de pagină. Este
de reţinut că prin utilizarea uneltei Font (reprezentată grafic prin litera A) se poate interveni asupra
formatării textului selectat în antet/picior.
o Etichete de linii/coloane
Deoarece listele dintr-o foaie Excel conţin de obicei titluri, acestea pot să apară pe toate paginile care conţin
elementele listei, dar nu trebuie să fie confundate cu anteturile. Etichetele de liste care se repetă pe fiecare
pagină sunt denumite titluri tipărite. Ele nu apar la tipărire decât pe paginile care urmează celei în care apar
prima dată (datorită tipăririi celulelor care le conţin).
Fixarea titlurilor care se repetă se realizează prin:
1. se activează foaia de calcul,
2. Se dă comanda Page Setup din meniul File şi se activează fişa Sheet.
3. Pentru repetarea etichetelor de coloane, se indică liniile care conţin aceste etichete în Rows to
repeat at top.
4. Pentru repetarea etichetelor de linii, se indică coloanele care conţin aceste etichete în Columns to
repeat at left.
Observaţie. Pentru un aspect explicit al paginilor tipărite este necesar uneori ca anumite tiluri să fie
copiate în mai multe locuri de pe foaia de calcul, pentru a apărea la tipărire.
Din fişa Sheet a dialogului Page Setup sunt explicate în continuare câteva zone de interes.
În grupul Print, prin marcarea casetelor de control respective, se obţine tipărirea:
– grilei de pe foaia de calcul (opţiunea Gridlines);
– anteturile de linii şi coloane – 1, 2, 3 … şi A, B, C… – (opţiunea Row and column headings);
– alb şi negru (opţiunea Black and white), utilă la tipărirea pe imprimante necolor, cu menţiunea că,
în lipsa acestei opţiuni, culorile sunt aproximate prin tonuri de gri la tipărirea pe imprimante alb-negru;
– în condiţii economice (opţiunea Draft), ceeea ce reduce calitatea graficii prin utilizarea unei
cantităţi reduse de toner sau de cerneală. Opţiunea poate fi acoperită de opţiunile alese la stabilirea
parametrilor imprimantei.
În grupul Page order se fixează ordinea în care se formează paginile tipărite din informaţia foii de
calcul. Imaginea din dreapta, dependentă de opţiunea selectată, vizualizează ordinea stabilită.
o Stabilirea domeniului care este tipărit

Prin modul de operare şi structurare a foii de calcul, sunt situaţii în care nu se doreşte tipărirea întregii foi de
calcul deoarece anumite domenii ale acesteia conţin date intermediare, rezultate parţiale etc. În asemenea
situaţii este disponibil mecanismul de fixare a zonei tipărite prin:
– în meniul View se alege modul de vizualizare Page Break Preview.
– se selectează în foaia de calcul domeniul care se tipăreşte.
– se alege din meniul contextual, sau din meniul File, comanda Set Print Area.
– pentru includerea altor celule în domeniul care se va tipări se selectează noile celule şi se dă din
meniul contextual comanda Add to Print Area.
– pentru excluderea unui domeniu din zona de tipărire se selectează (în întregime) şi se dă comanda
Exclude from Print Area.
În lipsa fixării explicite a unei zone de tipărit, se consideră că aceasta conţine cel mai mare domeniu
dreptunghiular care cuprinde toate celulel în care s-au introdus date.
Dialogul Page Setup conţine în fişa Sheet un control, Print area, care permite, de asemenea,
stabilirea domeniului care se tipăreşte.
87
o Formatul hârtiei
Operaţiunea premergătoare celei de tipărire efectivă este aceea de stabilire a dimensiunii şi orientării hârtiei
utilizate. Dialogul principal este Page Setup, fişa Page, prezentată în continuare.
În grupul Orientation se marchează aşezarea hârtiei: Portrait (formatul uzual) sau Landscape
(orientarea răsturnată, în care foaia de hârtie este cu partea mai lungă pe orizontală). Opţiunea Landscape
este utilă atunci când se doreşte tipărirea mai multor coloane pe aceeaşi pagină (evident că vor fi mai puţine
linii).
Grupul Scaling conţine opţiunile care permit scalarea domeniului tipărit astfel încât să apară pe un
număr anumit de pagini. Pentru activarea opţiunii se marchează Fit to, se fixează numărul de pagini pe
orizontală în zona page(s) wide by şi numărul de pagini pe verticală în caseta tall. Pentru a umple pagina pe
lăţime şi utiliza câte pagini este nevoie se va completa 1 în pages(s) wide by şi se va lăsa necompletată zona
tall.
În lista Paper size se va alege formatul de hârtie pe care are loc tipărirea iar în lista Print quality se
va selecta opţiunea dorită pentru calitatea imprimării (o densitate mai mare produce o tipărire de mai bună
calitate).
Zona editabilă First page number permite stabilirea numărului de inceput al numerotării paginilor
(numărul se tipăreşte în header/footer, dacă este stabilit acest fapt).
o Ajustarea marginilor hârtiei

Marginile hârtiei se pot fixa fie prin intermediul dialogului specializat, Page Setup, fişa Margins, fie prin
mijloacele disponibile în modul de vizualizare Print Preview.
În primul caz se fixează marginile tastând dimensiunile exacte în zonele corespunzătoare.
– Top, pentru marginea de sus. Este distanţa de la limita superioară a hârtiei la informaţia care se
tipăreşte de pe foaia de calcul.
– Header, pentru antet. Este distanţa de la limita superioară a hârtiei la antet, distanţa indicată
trebuie să fie mai mică decât Top.
– Bottom, pentru marginea de jos. Este distanţa de la limita inferioară a hârtiei la informaţia care se
tipăreşte de pe foaia de calcul.
– Footer, pentru piciorul de pagină. Este distanţa de la limita inferioară a hârtiei la piciorul de
pagină, distanţa indicată trebuie să fie mai mică decât Bottom.
– Left, pentru marginea din stânga.
– Right, pentru marginea din dreapta.
Grupul Center on page permite, prin selectarea opţiunilor corespunzătoare, centrarea orizontală
şi/sau verticală a informaţiei tipărite în raport cu marginile Left, Right, Top şi Bottom.
În cazul unor modificări minore, datorate diferenţelor dintre lăţimea coloanelor foii de calcul şi
dimensiunile hârtiei, acestea se pot rezolva în Print Preview. Acţionând butonul Margins se afişează liniile
care marchează marginile stabilite ale hârtiei, linii dotate cu mânere de tragere. Prin drag-and-drop se pot
deplasa marginile astfel încât pagina de hârtie să cuprindă informaţiile dorite.
o Salturile de pagină
În Page Break Preview sunt vizualizate domeniile care se tipăresc şi sunt figurate prin linii salturile de
pagină. Între acestea se diferenţiază două categorii
– cele stabilite în mod automat (linii albastre punctate) şi
– cele stabilite de utilizator (linii albastre pline).
Utilizatorul poate stabili un salt de pagină prin comanda Insert – Page Break. Înaintea acestei
comenzi se va selecta un antet de linie (pentru un salt de pagină orizontal) sau un antet de coloană (pentru un
salt de pagină vertical). Saltul de pagină este introdus deasupra liniei selectate sau la stânga coloanei
selectate.
Deplasarea salturilor de pagină se efectuează prin operaţiunea de drag-and-drop în Page Break
Preview şi este necesară pentru păstrarea, pe cât posibil, a unităţii informaţiilor. În cazul deplasării salturilor
de pagină este posibil să aibă loc o scalare automată a datelor tipărite pentru a încăpea pe o pagină de hârtie.
88
Deplasarea manuală a salturilor de pagină poate produce diferenţe inestetice între paginile documentului
tipărit, prin urmare nu se va abuza de acest procedeu.
o Operaţiunea de tipărire
După ce documentul a fost completat şi s-au parcurs etapele de definitivare a aspectului documentului tipărit,
comanda care produce imaginea binară accesibilă imprimantei şi o trimite acesteia este Print din meniul
File.
Se afişează dialogul File Print, din care se prezintă doar zonele de interes. Restul sunt similare
dialogurilor de tipărire din aplicaţiile Windows şi conţin controale pentru alegerea imprimantei şi accesul la
dialogurile specifice acesteia.
Marcarea zonei de control Print to file produce doar imaginea binară a documentului tipărit (de
regulă este un fişier cu dimensiuni apreciabile) şi care poate fi transmis ulterior imprimantei prin comanda
DOS de copiere binară (Copy /b nume-fişier PRN). Numelui fişierului binar este dat de utilizator într-un
dialog suplimentar şi are, de regulă, extensia .prn.
În grupul Print range se optează între tipărirea tuturor paginilor (All) sau doar a anumitor pagini
indicate prin selectarea opţiunii Page(s) şi fixarea numerelor de pagină de început (From) şi de sfârşit (To).
Grupul Print what selectează ce anume se tipăreşte: zona selectată în foaia de calcul activă
(Selection), foile active (Active sheet(s)) sau întregul caiet Excel (Entire workbook).
Numărul de copii tipărite se fixează în zona Number of copies. Modul de repetare este influenţat de
controlul Collate. Marcarea acestuia produce o nouă copie după ce s-a terminat tipărirea precedentei copii.
Nemarcarea zonei de control Collate produce repetarea fiecărei pagini de numărul de ori specificat.
Observaţie. Operaţiunea de tipărire efectivă este dependentă şi de setările stabilite pentru
imprimanta utilizată.
89
90

Curs Excel

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Curs Excel

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

BIROTICĂ

Partea a II-a – Calcul tabelar

Denumiri de linii şi coloane

Elementele specifice sunt explicate pe larg în secţiunile ulterioare.

Principalele obiecte Excel

Operarea cu principalele obiecte Excel

Crearea unui caiet nou

Numele unui caiet

Deschiderea unui caiet

Activarea unui caiet

Închiderea unui caiet

Salvarea unui caiet

Foi de calcul (worksheets)

Activarea unei foi

Inserarea unei foi de calcul

Eliminarea unei foi de calcul

Numele unei foi de calcul

Ordinea foilor în caiet

Formatarea unei foi

Alte operaţii asupra foilor de calcul

Selectarea liniilor şi coloanelor

Inserarea unor noi celule

Eliminarea unor celule

Curăţarea (eliberarea) unor celule

Atribuirea de nume unor domenii de celule

Navigarea în foaia de calcul

Constante de tip numeric

Constante de tip dată calendaristică

Constante de tip text

Formatarea informaţiilor din celule

Utilizarea unei funcţii

Inserarea unei funcţii de tip tablou

Calcularea foii de calcul

Completarea asistată a informaţiilor

Completarea seriilor prin comanda Series

Completarea prin drag-and-drop

Copierea/mutarea de celule întregi

Inserarea celulelor copiate/mutate între alte celule

Copierea/mutarea unei porţiuni a conţinutului

Copierea specială (valori, comentarii, formate)

Copierea doar a celulelor vizibile

Găsirea de text sau numere

Găsirea şi înlocuirea de text şi numere

Găsirea celulelor goale, a constantelor, formulelor sau comentariilor

Proceduri de analiză a datelor

Selectarea unei liste

Sortarea unei liste

Ordonarea crescătoare/descrescătoare după o coloană

Ordonarea liniilor după două sau mai multe coloane

Sortarea coloanelor după conţinutul liniilor

Sortarea după date calendaristice (luni, zile) sau liste proprii

Filtrarea informaţiilor dintr-o listă

Comanda Advanced Filter

Exemple de criterii pentru Advanced Filter

Exemplul 1. Trei sau mai multe condiţii pentru o coloană

Exemplul 2. Condiţii simultane pentru mai multe coloane

Exemplul 3. Condiţii alternative pentru mai multe coloane

Exemplul 4. Condiţii create ca rezultat al unei formule

Trasarea datelor (Outline)

Parametrii unui outline

Operarea unui outline

Pentru a ascunde Click/Comandă

o Anteturi şi picioare de pagină

o Stabilirea domeniului care este tipărit