Noţiunea de corespondenţă include forma scrisă pe care o iau

relaţiile dintre două sau mai multe persoane (de obicei sub forma
unor scrisori). După cum scrisorile se adresează unor persoane
juridice sau fizice, acestea alcătuiesc obiectul corespondenţei
oficiale sau private.
Corespondenţa oficială cuprinde totalitatea scrisorilor şi actelor
care circulă între persoane juridice sau între o persoană fizică şi o
persoană juridică, în scopul stabilirii unor relaţii între ele.
Actele emise de o autoritate (persoană juridică) sunt considerate
acte oficiale.
Corespondenţa economică cuprinde totalitatea scrisorilor dintre
agenţii economici, cu scopul de promovare a schimbărilor sau a
noutăţilor economice.
Clasificarea corespondenței:
corespondenţa juridică (contestaţia, întâmpinarea,
notificarea, plângerea, cererea de chemare în judecata etc.);
corespondenţa administrativă (referatul, rapoartul, darea de
seamă, procesul verbal, decizia, ordinul, dispoziţia);
corespondenţa protocolară (invitaţii, scrisori de felicitare,
felicitări, corespondenţa tehnica a departamentelor de
protocol etc.);
corespondenţa comercială (cererea de ofertă, oferta,
comanda, reclamaţia economică, avizul de însoţire a mărfii,
scrisoarea de garanţie etc.);
corespondenţa diplomatică (nota diplomatică, scrisorile de
acreditare, protestul diplomatic, minuta diplomatică, nota verbala etc.)..
II. după scopul ei:
corespondenţa de solicitare (cererea economică, juridică etc.);
corespondenţa de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seama etc.);
corespondenţa de constatare (procesul verbal etc.);
corespondenţa de decizie, îndrumare, control (ordinul,decizia);
corespondenţa de reclamaţie (reclamaţia economică,juridică);
corespondenţa însoţitoare de acte.

III. după criteriul

accesibilităţii: corespondenţa secretă (transmisă prin mijloace de securitate organizate,
folosită în sistemul instituţionalizat (Birou
Documente Secrete –BDS);
corespondenţa deschisă (transmisă pe cale obişnuită şi care poate lua toate formele materiale
ale corespondenţei – scrisoarea, faxul, e-mail, telefax etc.).
IV. după criteriul de circumscriere:
Corespondenţa internă (între departamente sau responsabili ai aceleaşi organizaţii);
Corespondenţa externă (către sau de la o instituţie spre mediul exterior – altă instituţie sau
persoană).
V. după iniţiativa trimiterii scrisorii:
a) scrisoarea iniţială;
b) de răspuns;
c) de revenire.
VI. după modul de întocmire:
documente tipizate întocmite pe formulare tip în mare parte tiparit;
documente netipizate sunt documente întocmite în mod liber, ținînd seama de regulile de
redactare.
VII. după natura şi destinaţia exemplarelor:
originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului);
copia simplă (de arhivă sau de dosar) se scrie odată cu originalul. Cuvîntul “copie“ se scrie cu
cerneală și se semnează pe versoul copiei.
duplicatul originalului pierdut se eliberează numai după publicarea pierderii originalului în
Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat şi
originalul. Pe actul nou eliberat se menţionează DUPLICAT și are puterea originalului;

copia după original se copiază exact textul de pe original, se

scrie copie, locul ștampilei (L.Ș.) și se semnează.
 Elementele componente ale scrisorii de afaceri
Conform uzanţelor internaţionale scrisoarea oficială are următoarea structură:
1. Antetul;
2. Numărul şi data;
3. Referinţele;
4. Adresa destinatarului;
5. Formula de salut/de adresare;
6. Obiectul scrisorii;
7. Conţinutul;
8. Formula de încheiere/de salut;
9. Semnătura;
10. Anexe;
11. Executant.
Raportul este un act care se prezintă sub formă scrisă ce cuprinde, de obicei, o
expunere făcută de un membru al unui organ de control cu privire la îndeplinirea unei
sarcini sau atribuţii de serviciu, semnalarea unor stări de lucruri, prezentarea situaţiei
activităţii într-un departament anumit.
Elementele obligatorii ale Raportului sunt:
1. Titlu ,,Raport privind …...” ;
2. Numele şi funcția celui care întocmeşte actul ;
3. Mențiuni cu privire la actul normativ pe baza căruia a fost efectuat controlul,
numele şi funcția persoanei care l-a semnat;
4. Constatările concrete, precise, pe marginea problemelor prezentate, în alineate
separate şi numerotate;
5. Propunerile;
6. Formula de încheiere ,,drept pentru care a fost încheiat prezentul raport ”;
7. Data întocmirii raportului ;
8. Semnăturile, precedate de funcţia persoanelor care au efectuat controlul.
Procesul-verbal este unul dintre documentele interne cu utilizare în aproape toate
domeniile de activitate a agenților economici, prin care se consemnează cu exactitate
fapte, acţiuni, discuţii şi hotărâri, poate cuprinde soluţii sau măsuri.
În funcție d probleme consemnate, procese-verbale se clasifică în:
 Proces-verbal cu conținut economic, care consemnează operații referitoare la
recepția unor mijloace de producție, cu privire la transformarea unor mijloace, la
constatarea unor diferențe față de datele inserate în evidențe; procese-verbale de
predare-primire a unor gestiuni, a unor bunuri etc..
 Proces-verbal cu conținut tehnic care consemnează date cu privire la starea unor
mijloace în urma accidentelor sau date privind desfășurarea tehnologiei de
producție, sau cu privire la funcționarea unor mijloace tehnice.
 Proces-verbal cu conținut social care consemnează date cu privire la desfășurarea
unor ședințe, întruniri etc..
Cererea de ofertă este o scrisoare iniţială emisă de o firmă prin  care  se  cere 
unuia  sau  mai  multor  întreprinzatori sa-și ofere produsele/serviciile în vederea
cumpararii/distribuției.
În funcție de obiect cererea de ofertă poate fi:
1) Cerere de ofertă circulară - în care beneficiarul se adresează mai multor
ofertanţi, în vederea obţinerii unor condiţii mai avantajoase. De exemplu, cererea de
ofertă adresată mai multor producători de mobilă de birou. O astfel de cerere are
caracter de sondaj.
2) Cererea de ofertă generală - beneficiarul se adresează unui singur destinatar,
dar fără obiect precis.
3) Cererea de ofertă specială - se adresează unui singur destinatar, cu obiect
precis.
Oferta este scrisoarea de iniţiativă sau de răspuns la o cerere de ofertă, prin care
ofertantul face cunoscut unor potenţiali clienţi (persoane fizice sau juridice) că pune la
dispoziţia acestora mărfuri sau servicii în anumite condiţii.
Din punct de vedere comercial, deosebim:
1) oferta nesolicitată - este o scrisoare trimisă de ofertant din proprie iniţiativă şi seadresează
unor clienţi cunoscuţi sau necunoscuţi;
2) ofertă solicitată - este răspunsul la o cerere de ofertă;
3) oferta repetată - în situaţia când este reînnoită o mai veche ofertă sau se transmite o
variantă a acesteia;
4) oferta la contraofertă - se practică atunci când clientul răspunde la o ofertă anterioară
printr-o contraoferta, în care el acceptă doar o parte din marfa oferită sau din condiţiile
menţionate.
Comanda este actul economic şi juridic demarat de către consumator cu scopul
furnizării unei mărfi sau executării unui serviciu, specificându-se cantitatea,
calitatea (sau alte caracteristici ale bunului sau serviciului), condiţiile de plată,
termenul de livrare, modul de efectuare a plăţii etc.
Reclamaţia este o modalitate de soluţionare a neînţelegerilor dintre parteneri,
apărute din cauza nerespectării obligaţiilor asumate prin contracte economice sau
comenzi.