Ghidul Voluntarului Organizator

În organizarea unui eveniment trebuie să se răspundă la următoarele întrebări:

1. Când? (data și intervalul orar sau perioada. Se va ține cont de mai mulți factori cum
sunt programul instituțiilor/magazinelor, programul de muncă, orele de
școală/facultate, vremea, intensitatea lumii de afară etc) exp: 10 noiembrie 2020,
13:00-16:00 sau 16 noiembrie-16 decembrie 2020;
2. Unde? (locația/locațiile desfășurării evenimentului/acțiunilor) exp: Club
Underground/ Zonele Copou-Universitate, parc Târgu Cucu, UMF Bld.
Independenței;
3. Cu cine? (trainerul, speakerul, moderatorul, echipa de organizare,echipa de
implementare, invitați etc);
*echipa de organizare se stabilește dinainte de organizarea în sine și poate fi formată
chiar și din două persoane sau chiar una singură în funcție de eveniment; un număr
mare de persoane implicate în echipa de organizare pot iniția conflicte de opinie care
duc la proasta gestionare a timpului și organizarea deficitară. Un număr optim de
organizatori ar fi undeva între 5-8 persoane.
*echipa de implementare reprezintă grupul de persoane care pune în aplicare planul
organizatorilor. Echipa de organizatori poate fi implicată în implementare. Echipa de
implementare cuprinde și echipa de logistică care se ocupă de amenajarea sălii.
4. Cum? (pașii de urmat pentru implementarea efectivă) exp:
a) Stabilirea bugetului (dacă este nevoie, dar de multe ori apar situații-
limită cu caracter financiar);
b) Contactarea reprezentatului locației în vederea obținerii sălii la
intervalul de timp dorit;
c) Contactatarea trainerului/speakerului/moderatorului;
d) Crearea și distribuirea invitațiilor;
e) Crearea formularului de înscriere pentru participanți ori contactarea lor
individuală;
f) Obținerea sponsorizărilor (dacă este nevoie);
g) Crearea unui eveniment Facebook (aceasta este metoda cea mai uzuală
și cea mai benefică) unde vor fi trecute toate detaliile și sponsorii
 aferenți. Alături de acest pas se regăsesc și acțiunile echipei de
promovare;
h) Anunțarea participanților cu cel puțin 24h înainte de eveniment;
i) Verificarea sălii și însărcinarea echipei de logistică cu dotarea acesteia
cu dispozitivele și materialele necesare (videoproiector, mese, scaune,
distribuirea pliantelor pe scaune etc;
j) Construirea desfășurătorului. Se realizează pentru moderator sau pentru
a avea la îndemână lista cu momentele evenimentului. Exp: acum
vorbește X, după care vom derula videoclipul cu ajutorul
videoproiectorului, ș.m.d. ;
k) Invitarea participanților în sală;
l) Asigurarea evenimentului pentru o desfășurare optimă;
m) Reamenajarea sălii la condiția inițială (curățenie, așezare, strângere a
obiectelor de mobilier etc).

În funcțe de eveniment, echipa de implementare poate avea o listă mai

lungă cu sarcinile pe care trebuie să le desfășoare.

5. Ce poate merge prost? (aici se vor trece rezolvări ale unor potențiale probleme, de
pildă cele tehnice, dar și lista cu punctele slabe ale evenimentului, care ar putea fi
lipsa stațiilor de autobuz în locația unde se va desfășura evenimentul);
6. De ce? (scopul și obiectivele unui eveniment). Exp: scopul ar putea fi, în cazul unui
training de prim-ajutor, informarea participanților cu măsurile ce vor fi aplicate în
momentul urgenței medicale până la sosirea ambulanței, iar obiectivele ar putea fi
adunarea unui număr de cel puțin 50 de participanți, obținerea sumei de 500 de lei de
la sponsori sau chiar obținerea locației dorite. Obiectivele sunt pași necesari pentru
atingerea scopului.

În organizarea unui eveniment se va ține cont și de lista cu materialele și dispozitivele

necesare implementării de succes a activității. De multe ori, nerespectarea îndatoririi cu
privire la obținerea unui videoproiector, spre exemplu, poate duce la finalizarea
evenimentului în maniere negative. De aceea, echipa de implementare trebuie formată din
oameni cu abilități care se pot redresa în situațiile-limită și pot duce la atingerea finalității
(scopului) evenimentului.