Fisa postului

1. Denumirea postului: SECRETARIAT (S)

2. Relatii:
a. Ierarhice : este subordonat coordonatorului (formatorilor)
b. Functionale: cutoate compartimentele firmei.
3. Atribuii:
a. Gestionarea postei;
b. Gestionarea operatiilor telefonice;
c. Gestionarea protoolului;
d. Organizarea timpului.
4. Descrierea activitatilor

4.1. Gestionarea postei

a. Inregistreaza in Registrul de intrari-iesiri(RIE-S) toate
documentele care intra si ies din secretariat : Cerere de oferta
COF,Oferta OF,Comanda COM, Confirmare de comanda
CCOM, Facutra F, Aviz de insotire a marfii AVIM, Scrisoare de
transport ST, Extrasul de cont de la contrala ECONT
CHestionare CHE.
b. Inscrie pe fiecare document numarul de
intregistrare ,folosind in acest scop satampilele aferente.
c. Face o copie din fiecare document care intra sau iese din
Secretariat, cu exceptia facturilor, a documentelor financiare, a
documentatiei publicitare.
d. Arhiveaza copiile respective in Dosarul de Intrari-Iesiri
Secretariat.
e. Difuzeaza documentele primate la compartimentele carora le
sunt adresate.
g. Preia documentele emise de catre diferite compartimente
(introduce déjà in plicuri) le timbreaza si le expediaza.
 4.2 Gestionarea operatiilor telefonice
a. Receptioneaza si eventual inregistreaza mesajele
b. Transmite mesajele catre compartimentele receptoare
c.Trateaza cu rabdare si atentie apelatorii.

5. Gestiunea protocolului
a. Primeste vizitatorii
b. Trateaza cu rabdare pe cei care sosesc si apreciaza correct
cererea acestora
c. Contacteaza persoana solicitata sau cea mai adecvata
6. Organizarea timpului
a. Identifica prioritatile si clasifica problemele in vederea
rezolvari
b. Organizeaza personalul urmarind respectarea planului de
munca
c. Comunica noi modalitati de lucru
d. Organizeaza timpul pentru reuniune,deplasare sau
intalnire: date.locul obiectului intalnirii mijloace de
informare.
e. Organizeaza munca in echipa: identifca persoanele,
repartizaeaza munca si comunica relatiile necesare.