FONDUL SOCIAL EUROPEAN

Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2013

Axa prioritară 3 „Creşterea adaptabilităţii lucrătorilor şi a întreprinderilor”
Domeniul major de intervenţie 3.2 „Formare şi sprijin pentru întreprinderi şi angajaţi pentru
promovarea adaptabilităţii”
Titlul proiectului: „Utilizarea TIC pentru servicii de calitate în domeniul financiar contabil”
Cod contract: POSDRU/81/3.2/S/59664
Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea
Resurselor Umane 2007-2013” – „Investeşte în oameni”

Tehnologii Office cu aplicabilitate în

domeniul financiar-contabil
- Microsoft Excel -

Utilizarea TIC pentru servicii de calitate în domeniul financiar contabil

POSDRU/81/3.2/S/59664
Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial
Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013
 Conținutul acestui material nu reprezintă în mod obligatoriu poziția oficială a Uniunii Europene sau a
Guvernului României.

The document does not represent the point of view of the European Union or Romanian Government.

Autori: Dana Boldeanu, Cristina Geambaşu, Mirela

Gheorghe, Mirela Oancea, Cătălin Tudor
ASE Bucureşti

Data: Aprilie, 2012

Proiect: Utilizarea TIC pentru servicii de calitate în domeniul
financiar contabil

 Copyright 2012
Reproducerea este autorizată, cu condiţia menţionării sursei, cu excepţia cazului în care se prevede
altfel.

Utilizarea TIC pentru servicii de calitate în domeniul financiar contabil

POSDRU/81/3.2/S/59664
Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial
Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013
 Conţinut:

1 GESTIUNEA DATELOR ÎN EXCEL..................................................................... 4

1.1 Sortarea datelor ............................................................................................. 4
1.2 Filtrarea datelor în Excel ................................................................................ 7
1.2.1 Metoda filtrului standard (automat) ......................................................... 7
1.2.2 Metoda filtrului avansat (elaborat) ......................................................... 10
1.2.3 Utilizarea funcţiilor de tip bază de date ................................................. 13
Bibliografie ................................................................................................................ 17

Utilizarea TIC pentru servicii de calitate în domeniul financiar contabil

POSDRU/81/3.2/S/59664
Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial
Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013
Tehnologia aplicaţiilor Office - Microsoft Excel

1 GESTIUNEA DATELOR ÎN EXCEL

În Excel noţiunea de bază de date este asociată cu cea de tabel şi poate fi

definită ca o colecţie omogenă de date organizate bidimensional pe linii – numite
înregistrări – şi pe coloane – denumite rubrici sau câmpuri. De regulă, numele
câmpurilor sunt plasate ca anteturi de coloană (în cazul tabelelor orientate pe
verticală), dar se pot regăsi şi sub forma anteturilor de linie (în cazul tabelelor
orientate pe orizontală).
Procesorul de tabele Excel permite aplicarea unor operaţii complexe asupra
tabelelor interpretate drept baze de date şi anume:
 ordonarea crescătoare sau descrescătoare a datelor după unul sau mai
multe câmpuri;
 actualizarea informaţiilor aferente bazei de date;
 interogarea bazelor de date;
 sintetizarea informaţiilor din structura bazei de date prin intermediul
unor instrumente care să asigure gestionarea rapidă şi eficientă a
informaţiilor respective.

1.1 Sortarea datelor

Sortarea tabelelor Excel presupune ordonarea înregistrărilor pe baza unor criterii
specificate de utilizator prin precizarea unor rubrici (câmpuri) denumite simbolic „chei
de sortare”.
Notă: Pentru exemplificare se va utiliza un tabel care centralizează facturile emise de
furnizorii unei societăţi (Figura nr. 1.1):

Figura nr. 1.1 Structura tabelului sursă

Pagina 4 din 18
Tehnologia aplicaţiilor Office - Microsoft Excel

Operaţiunea de sortare se poate realiza

prin grupul de opţiuni Home - Editing –
Sort & Filter sau selectând din tab-ul Data
comenzile aferente grupului Sort & Filter.

Pe lângă modalităţile clasice de ordonare crescătoare (A to Z) sau

descrescătoare (Z to A) a înregistrărilor tabelului sursă, prin intermediul casetei de
dialog Sort (Figura nr. 1.2) utilizatorul poate specifica:
 la rubricile Sort By şi Then By - atributele de sortare.
Notă: în mod implicit, în cadrul casetei de dialog Sort este activă opţiunea Sort By
care permite ordonarea datelor în funcţie de un singur câmp; pentru adăugarea unui
nou criteriu de sortare se acţionează butonul Add Level care are drept efect afişarea
zonei Then By în cadrul căreia se selectează câmpul respctiv.
 la rubrica Sort On - felul sortării (după valori, culoarea celulelor, culoarea
fonturilor sau tipul icon–urilor aferente valorilor respective);
 la rubrica Order - modul de ordonare al datelor crescător/descrescător (A
to Z / Z to A).

Figura nr. 1.2 Caseta de dialog Sort

Notă: Prin intermediul butonului Options se afişează caseta de dialog Sort Options
(Figura nr. 1.3) în cadrul căreia se poate preciza:
 dacă în timpul operaţiunii de sortare a
datelor se face distincţie între majuscule şi
minuscule prin activarea casetei de validare
Case sensitive;
 modul de orientare a sortării datelor
(rubrica Orientation) prin stabilirea direcţiei
de ordonare a datelor : Sort top to bottom
(opţiunea implicită prin care sortarea
operează pe coloane), respectiv Sort left to Figura nr. 1.3 Caseta de dialog Sort
Options
right (sortarea datelor la nivel de linie în
cazul tabelelor organizate pe orizontală).

Pagina 5 din 18
Tehnologia aplicaţiilor Office - Microsoft Excel

Notă: Sortarea datelor după mai multe câmpuri impune precizarea mai multor niveluri
de ordonare a datelor, începând cu domeniul cel mai cuprinzător şi continuând, în
mod succeciv, până la nivelul cu gradul de cuprindere cel mai mic.

Exemplu: Să se realizeze sortarea datelor din tabelul sursă în ordine alfabetică

crescătoare pe localităţi, în cadrul acestora pe furnizori şi în ordine descrescătoare în
funcţie de valoarea totală a facturilor (inclusiv TVA).

Definirea criteriilor de sortare este prezentată în Figura nr. 1.4:

Figura nr. 1.4 Exemplu sortare date – Definire criterii de sortare

Figura nr. 1.5 relevă rezultatul obţinut după aplicarea criteriilor de sortare:

Figura nr. 1.5 Rezultatul aplicării criteriilor de sortare

Pagina 6 din 18
Tehnologia aplicaţiilor Office - Microsoft Excel

Notă: pentru evidenţierea criteriilor de sortare, câmpurile reprezentative din tabelul

sursă au fost afişate pe fundal de culori diferite.

Sortarea datelor permite vizualizarea mai rapidă a acestora, facilitează organizarea şi

găsirea datelor dorite după diferite criterii şi asigură luarea unor decizii mai eficiente.

1.2 Filtrarea datelor în Excel

Procesorul de tabele Excel oferă utilizatorilor două metode de filtrare a înregistrărilor
aferente unui tabel:
 Metoda filtrului standard (automat)
 Metoda filtrului avansat (elaborat).

1.2.1 Metoda filtrului standard (automat)

Filtrarea automată reprezintă metoda de interogare care permite afişarea anumitor
înregistrări în raport de o restricţie sau un set de restricţii aplicate asupra rubricilor
tabelului sursă. Pentru a aplica facilitatea filtrului standard se impune activarea
listelor derulante aferente câmpurilor ce definesc capul de tabel care oferă
posibilitatea de a defini criteriile de selecţie. În acest sens, se plasează cursorul într-o
celulă din interiorul tabelului şi se poate opta pentru una dintre variantele:
 din tab-ul Home, grupul de comenzi Editing – Sort & Filter se alege opţiunea
Filter;
 din tab-ul Data, grupul de opţiuni Sort & Filter se activează butonul Filter;
 din tab-ul Home, setul de comenzi Styles se alege opţiunea Format as Table
care permite transformarea unui tabel de tip listă într-un tabel predefinit în
cadrul căruia fiecare câmp din structura antetului va avea asociată o listă
derulantă care prezintă aceleaşi opţiuni de sortare şi filtrare ca în cazul
activării comenzii Filter.

Figura nr. 1.6 Afişarea butoanelor de selecţie prin transformarea bazei de date într-un tabel predefinit

Pagina 7 din 18
Tehnologia aplicaţiilor Office - Microsoft Excel

Indiferent de metoda aleasă pentru activarea butoanelor de interogare, listele

derulante aferente câmpurilor din structura tabelului oferă utilizatorilor mai multe
opţiuni de filtrare a înregistrărilor:
a. filtrarea prin selecţie presupune bifarea/debifarea casetelor de
validare de tip check box corespunzătoare elementelor din lista derulantă
asociată câmpului respectiv care trebuie afişate/ascunse.
Exemplu 1: Având drept sursă tabelul din Figura nr. 1.1, se doreşte afişarea
furnizorilor din localităţile Bucureşti şi Iaşi, restul înregistrărilor fiind ascunse
vizualizării:

Figura nr. 1.7 Exemplu de filtrare prin selecţie a furnizorilor din localităţile Bucureşti şi Iaşi

b. filtrarea în
funcţie de valori se
realizează prin
definirea criteriilor de
selecţie pe baza
opţiunilor aferente
fiecărui câmp din
structura tabelului, în
funcţie de tipul de date
(Figura nr. 1.8):
 Text Filters – pentru
text;
 Number Filters –
pentru valori numerice;
 Date Filters – pentru
date calendaristice.
Printre opţiunile predefinite
aferente listei derulante
asociate fiecărui câmp se
regăseşte şi Custom Filter
care permite personalizarea
restricţiilor de filtrare în funcţie
de cerinţele aplicaţiei. Figura nr. 1.8 Criterii de selecţie pe tipuri de date

Pagina 8 din 18
Tehnologia aplicaţiilor Office - Microsoft Excel

În acest sens, în caseta de dialog Custom AutoFilter pot fi utilizate două simboluri
speciale pentru reprezentarea caracterelor: ? – pentru reprezentarea unui singur
caracter şi * - pentru reprezentarea mai multor caractere.
Exemplu 2: Pentru exemplificare, plecând de la aceeaşi tabel din Figura nr. 1.1 se
doreşte afişarea furnizorilor din localităţile al căror nume începe cu litera B pentru
care valoarea totală a facturilor este cuprinsă între 100.000 şi 200.000 lei (Figura nr.
1.9).

Figura nr. 1.9 Exemplu de filtru automat utilizând opţiunea Custom Filter

c. filtrarea în funcţie de culori – se utilizează pentru afişarea

înregistrărilor care sunt introduse în celule care au fost formatate prin
aplicarea unei culori de fundal sau a unei culori pentru caractere (Figura nr.
1.10). În situaţia în care în cadrul coloanei pentru care sunt accesate opţiunile
de filtare nu au fost aplicate formatări de acest tip, opţiunea Filter by Color nu
este activă.

Figura nr. 1.10 Aplicarea unui filtru automat în funcţie de culori

Pagina 9 din 18
Tehnologia aplicaţiilor Office - Microsoft Excel

Anularea filtrului aplicat pentru o anumită

coloană se realizează prin activarea butonului de
selecţie aferent coloanei respective şi selectarea
opţiunii Clear Filter. Pentru coloanele pentru
care a fost aplicat un filtru, pictograma butonului
de selecţie se modifică din în .
Anularea filtrului aplicat asupra datelor din mai multe coloane ale unui tabel se
realizează prin dezactivarea butonului Filter (din cadrul tab-ului Data - grupul Sort &
Filter).

1.2.2 Metoda filtrului avansat (elaborat)

Metoda de interogare prin filtru elaborat reprezintă acea facilitate de exploatare a

tabelelor Excel care permite formularea unor criterii complexe de interogare ce pot
conţine formule de calcul şi funcţii predefinite şi oferă opţiuni de amplasare a
înregistrărilor generate în urma acţiunii de interogare a unei surse de date.

Metoda filtrului avansat se aplică prin activarea

tab-ului Data şi acţionarea butonului de
comandă Advanced din grupul de opţiuni
Sort&Filter.

La nivelul casetei de dialog Advanced Filter

utilizatorul trebuie să ofere detalii în legătură
cu:
 tabelul sursă (List Range)
 câmpul de criterii (Criteria Range)
 zona rezultatelor (Copy to).
a. Tabelul sursă poate fi identificat
prin referinţe (adrese) absolute sau
printr-un nume de câmp.
b. Câmpul de criterii va conţine
numele câmpurilor care restricţionează
filtrarea (se recomandă ca acestea să
fie copiate din tabelul sursă pentru
eliminarea eventualelor diferenţe dintre
numele câmpurilor) şi poate fi definit în Figura nr. 1.11 Caseta de dialog Advanced
Filter
aceeaşi foaie de calcul cu sursa de
date sau într-o foaie precizată de
utilizator.
Notă: Câmpul de criterii este compus din minim 2 linii şi „n” coloane:

Pagina 10 din 18
Tehnologia aplicaţiilor Office - Microsoft Excel

 Prima linie va conţine fie numele câmpurilor asupra cărora acţionează

restricţiile cererii de interogare, fie celule vide sau care conţin şiruri de
caractere, în cazul în care restricţiile se construiesc pe bază de formule.
 A doua linie a câmpului de criterii conţine restricţiile impuse asupra
câmpurilor tabelului sursă. Atunci când condiţiile se regăsesc pe o linie, ele
vor opera concomitent şi sunt legate prin operatorul logic ŞI (AND).
 Următoarele linii definesc restricţii opţionale, legate prin operatorul logic
SAU (OR).

c. Zona de rezultate reprezintă o zonă din foaia de calcul în care se vor

copia înregistrările ce corespund restricţiilor din câmpul de criterii. Această
zonă poate fi:
 tabelul sursă – variantă care nu se recomandă deoarece nu
există posibilitatea efectuării de comparaţii între tabelul iniţial şi rezultatul
filtrării.
 altă locaţie a foii de calcul.
Notă: Dacă zona câmpului de criterii poate fi construită într-o altă foaie de calcul,
extragerea rezultatelor se face obligatoriu în aceeşi foaie cu sursa de date.

Exemplu 1: Având drept sursă tabelul din

Figura nr. 1.1 se doreşte afişarea furnizorilor
din Bucureşti şi Braşov care au emis facturi
in ultimele 6 luni astfel încât în zona de
rezultate să se obţină doar câmpurile Cod
Furnizor, Denumire Furnizor, Localitate
Furnizor, Nr. Factura, Data facturii, Valoare
totala factura.
Notă: câmpul de criterii şi zona rezultatelor
(în cadrul căreia se copiază din tabelul sursă
denumirile câmpurilor care se doresc a fi
afişate) sunt prezentate în Figura nr. 1.13:
Figura nr. 1.12 Caseta de dialog Advanced
Filter aferentă exemplului 1

Pagina 11 din 18
Tehnologia aplicaţiilor Office - Microsoft Excel

Figura nr. 1.13 Câmpul de criterii şi zona de afişare a rezultatelor pt. exemplul 1

Exemplu 2: Plecând de la acelaşi tabel de analiză, se doreşte afişarea informaţiilor

aferente furnizorilor care au efectuat comenzi în ultimul an (fiecare furnizor va fi
identificat prin Cod, Denumire şi Localitate, fiind afişat o singură dată în zona de
extragere a rezultatelor, chiar dacă acesta a emis mai multe facturi în intervalul de
timp respectiv).

Pagina 12 din 18
Tehnologia aplicaţiilor Office - Microsoft Excel

Figura nr. 1.14 Câmpul de criterii , zona de afişare a rezultatelor şi caseta Advanced Filter pt. exemplul 2

Exemplu 3: Având drept sursă tabelul din Figura nr. 1.1 se urmăreşte afişarea
facturilor furnizorului ALFA SRL care nu au fost achitate integral şi pentru care s-a
depăşit scadenţa.

Figura nr. 1.15 Câmpul de criterii , zona de afişare a rezultatelor şi caseta Advanced Filter pt. exemplul 3

1.2.3 Utilizarea funcţiilor de tip bază de date

Funcţiile de tip bază de date, cunoscute şi sub numele de funcţii de grup,

operează asupra unui ansamblu de date calculând diferite valori (suma, medie,
maxim, minim, numar, etc.) conform unui criteriu de selecţie.

Pagina 13 din 18
Tehnologia aplicaţiilor Office - Microsoft Excel

Sintaxa generală a funcţiilor este:

= den_functie(Tabel sursă; “Denumire camp”/Numar_ordine_camp; Camp de

criterii)

 Tabelul sursă poate fi specificat prin adrese absolute sau printr-un nume
de câmp.
 Denumire camp/Numar de ordine semnifica fie:
 Numele rubricii (plasat între ghilimele) asupra căruia operează
calculul funcţiei.
 Numărul de ordine câmp (începe cu 1) asupra căruia operează
calculul funcţiei.
 Adresa absolută aferentă celulei ce conţine numele rubricii asupra
căreia operează calculul funcţiei.
 Câmp de criterii reprezintă adresa aferentă câmpului de criterii sau un
nume asociat acestuia.

Principalele funcţii de tip bază de date sunt:

Funcţia Descriere

DSUM Suma valorilor unei rubrici.

DPRODUCT Rezultatul multiplicării valorilor unei rubrici.

DMAX Cea mai mare valoare corespunzătoare unei rubrici.

DMIN Cea mai mică valoare corespunzătoare unei rubrici.

DAVERAGE Media aritmetică corespunzatoare unei rubrici.

DCOUNT Numărul de elemente numerice corespunzatoare

unei rubrici, fără a fi considerate celulele vide.

DCOUNTA Numărul de elemente alfanumerice corespunzătoare

unei rubrici, fără a fi considerate celulele vide.

DGET Conţinutul unei rubrici.

DSTDEV Deviaţia standard a unei populatii statistice pe baza

unui eşantion, corespunzatoare unei rubrici.

DSTDEVP Deviaţia standard a unei populaţii statistice,

corespunzătoare unei rubrici.

DVAR Varianţa pe baza unui esantion statistic,

corespunzătoare unei rubrici.

DVARP Varianţa pe baza întregii populaţii statistice,

corespunzătoare unei rubrici.

Pagina 14 din 18
Tehnologia aplicaţiilor Office - Microsoft Excel

Exemplu 1: Să se afişeze valoarea totală a facturilor emise în anul curent de

furnizorii din Bucureşti - Figura nr. 1.16:

Figura nr. 1.16 Exemplu de utilizare a funcţiei DSUM

Exemplu 2: Să se calculeze numărul de facturi emise în ultimele 3 luni de furnizorul

selectat în câmpul de criterii dintr-o listă derulantă (celula B48) pentru care s-au plătit
penalităţi datorită neachitării acestora până la scadenţă:

Figura nr. 1.17 Exemplu de utilizare a funcţiei DCOUNTA

Notă: Formula concatenează mai multe tipuri de informaţii (şiruri de caractere, funcţii,
referinţe celulare) prin intermediul caracterului special &; numele furnizorului va fi
actualizat în mod dinamic în celula în care se afişează rezultatul în funcţie de numele
selectat în câmpul de criterii din lista derulantă.

Exemplu 3: Să se afişeze factura pentru care s-au plătit cele mai mari penalităţi
datorită nerespectării termenului de plată până la scadenţă:

Pagina 15 din 18
Tehnologia aplicaţiilor Office - Microsoft Excel

Figura nr. 1.18 Exemplu de utilizare a funcţiei DGET

Pagina 16 din 18
Tehnologia aplicaţiilor Office - Microsoft Excel

Bibliografie

Ionescu,B., et al., (2005), Aplicaţii şi teste rezolvate de Word şi Excel, Ed. Infomega,
Bucureşti

Ionescu B., et al., (2011), Microsoft Office: Excel Profesional în Aplicaţii economice,
Editura InfoMega, Bucureşti

John Walkenbach, et al.,(2007), Office 2007 Bible, Wiley Publishing, Inc.,

Indianapolis, Indiana

Pagina 17 din 18
 Titlul programului: Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor
Umane 2007-2013

Titlul proiectului: Utilizarea TIC pentru servicii de calitate în domeniul

financiar contabil

Editorul materialului: Academia de Studii Economice

Data publicării: Aprilie, 2012

Citat: Conținutul acestui material nu reprezintă în mod

obligatoriu poziția oficială a Uniunii Europene sau a
Guvernului României.

Utilizarea TIC pentru servicii de calitate în domeniul financiar contabil

POSDRU/81/3.2/S/59664
Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial
Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013