Tema 8: Registrele şi formele de contabilitate

8.1. Caracteristica registrelor contabile şi clasificarea lor.

8.2. Formele de contabilitate.

8.1. Caracteristica registrelor contabile şi clasificarea lor

Ciclul contabil de prelucrare a datelor impune un sistem de formulare corelate între ele, care
servesc la înregistrarea, după anumite reguli, a operaţiilor economico-financiare ce au avut loc într-o
întreprindere, pe o anumită perioadă de timp, în categoria formularelor contabile se cuprind
documentele primare, registrele contabile, balanţa de verificare şi Situaţiile financiare,
Registrele contabile reprezintă nişte foi volante sau fişe, care au destinaţia de a acumula datele
curente din documentele primare în scopul generalizării acestora şi determinării indicatorilor
respectivi.
Teoria şi practica contabilă au generat o diversitate de forme privind conţinutul registrelor.
 Astfel, în raport cu forma pe care o pot avea, deosebim:
Registre sub formă de cărţi, numerotate, semnate şi parafate, pe a căror ultimă pagină se
menţionează destinaţia, numărul de file şi se aplică semnătura persoanelor în drept. Prezintă avantajul
că lucrările înregistrate în aceste registre sunt în siguranţă, dar sunt din ce în ce mai puţin utilizate,
pentru că îngreunează diviziunea muncii, fiind înlocuite o dată cu introducerea evidenţei contabile pe
calculator;
Registre sub formă de fişe (foi volante, situaţii), înlătură dezavantajele celor sub formă de cărţi,
întâlnite de regulă sub forma fişelor volante, ce se păstrează pe parcursul utilizării în cartoteci, sub
forma foilor volante cu linia-tură, adecvată necesităţilor de utilizare pentru înregistrarea prin
transcopiere sau computerizată;
 După criteriul modului de înregistrare în conturi, deosebim:
Registre de contabilitate pentru înregistrări cronologice, care servesc la înregistrarea operaţiilor
economice în ordinea succesiunii lor în timp. Ele servesc ca documente obligatorii de înregistrare
cronologică a mişcărilor patrimoniale, precum şi ca mijloace de probă în relaţiile cu organele fiscale
sau în litigii.
Registre de contabilitate pentru înregistrări sistematice servesc la înregistrarea operaţiilor
economice, grupate după conţinutul şi natura economică, respectând ordinea succesiunii în timp.
 După sfera de cuprindere a datelor contabile, registrele contabile pot fi:
1. Registre de evidenţă sintetică, care servesc la înregistrarea, centralizarea şi generalizarea
datelor contabile, privind întreaga activitate a unităţii patrimoniale, necesare întocmirii şi prezentării
Situaţiillor financiare. De exemplu, registrul jurnal-order (modelul se prezintă în tabelul 8.1) este un
document contabil obligatoriu, în care se înregistrează sub formă de articole contabile toate operaţiile
patrimoniale, fie în ordinea cronologică a întocmirii documentelor contabile, fie în ordinea intrării în
întreprindere (în cazul documentelor contabile provenite de la terţi). Înregistrările operaţiilor
patrimoniale în registrul jurnal-order cuprind elemente cu privire la: felul, numărul şi data
documentului justificativ, sumele parţiale şi toate operaţiile şi conturile debitoare şi creditoare
corespunzătoare operaţiilor efectuate.

Tabelul 8.1
Jurnal-order
Credit contul 242 „Conturi curente în monedă naţională”

Nr. docum. Conţinutul Rulaj creditor

sau data operaţiei
economice
în corespondenţă cu debitul conturilor
241 243 521 522 Total
 Ca exemplu de registru sintetic serveşte şi registrul Cartea mare, al cărui model se prezintă în
tabelul 8.2. Este un registru sistematic contabil obligatoriu, utilizat pentru înscrierea lunară, directă
sau prin gruparea pe conturi corespondente, a înregistrărilor efectuate în jurnale-ordere, stabilindu-
se astfel situaţia fiecărui element patrimonial la un moment dat, respectiv soldul iniţial, rulajele
debitoare şi creditoare şi soldul final. Registrul Cartea mare deţine un rol important în sistematizarea
şi structurarea rulajelor fiecărui cont utilizat, pe conturi corespondente. Este, totodată, un instrument
de verificare a înregistrărilor contabile efectuate şi, de asemenea, o sursă pentru furnizarea datelor
necesare analizei bilanţului contabil. Registrul Cartea mare se utilizează, de asemenea, pentru
întocmirea balanţei de verificare lunară. Se arhivează la unitatea patrimonială, alături de celelalte
documente contabile.

Tabelul 8.2
Cartea mare
Contul 242 „Conturi curente în monedă naţională”

Luna Rulaj debitor Total rulaj Sold

creditor
în corespondenţă cu creditul conturilor debit credit
241 611 612 total

1. Registre de contabilitate analitică, care servesc la înregistrarea şi urmărirea detaliată a

diferitelor elemente patrimoniale, în etalon natural şi în etalon valoric.

8.2. Formele de contabilitate

Interfaţa dintre documentele contabile se realizează prin forma de contabilitate. Forma de
contabilitate reprezintă un sistem de formulare, corelate între ele, care exprimă modul de organizare a
ciclului contabil de prelucrare a datelor în scopul obţinerii fondului de informaţii care să caracterizeze, în
expresia valorică, starea şi mişcarea patrimoniului.
Ciclul contabil de prelucrare a datelor constituie totalitatea etapelor de prelucrare a datelor în
contabilitate. În scopul obţinerii de informaţii privind situaţia patrimoniului şi rezultatele perioadei de
gestiune, ciclul contabil se realizează prin implementarea unei forme de contabilitate. Instrumentele
de lucru ale formei de contabilitate sunt: documentele contabile (documente primare şi registre
contabile); purtătorii tehnici de date (benzi, discuri magnetice, dischete, compact-discuri); listele de
inventariere; balanţele de verificare; situaţiile financiare.
Având în vedere conţinutul formei de contabilitate şi instrumentele de lucru ale acesteia, forma de
contabilitate poate fi definită drept un sistem de documente corelate între ele, ce servesc la înregistrarea
şi prelucrarea, după anumite reguli, a stării şi mişcării elementelor patrimoniale, ca urmare a operaţiilor
economice.
Legea contabilităţii nr. 113-XVI din 27.04.2007 prevede că orice entitate are obligativitatea:
a) să organizeze şi să asigure ţinerea Contabilităţii în mod continuu din momentul înregistrării
pînă la lichidarea entităţii;
b) să asigure elaborarea şi respectarea politicii de contabilitate;
c) să asigure elaborarea şi aprobarea planului de conturi contabile de lucru al entităţii, procedeelor
interne privind contabilitatea de gestiune, formularelor documentarelor primare şi registrelor
contabile, regulilor circulaţiei documentelor şi tehnologiei de prelucrare a informaţiei contabile;
d) să asigure întocmirea şi prezentarea oportună, completă şi corectă a documentelor primare, a
registrelor contabile conform regulilor stabilite de Ministerul Finanţelor, precum şi integritatea şi
păstrarea acestora conform cerinţelor Organului de Stat pentru Supravegherea şi Administrarea
Fondului Arhivistic;
e) să organizeze sistemul de control intern, inclusiv efectuarea inventarierii;
f) să asigure documentarea faptelor economice ale entităţii şi reflectarea acestora în
contabilitate;
g) să asigure întocmirea şi prezentarea situaţiilor financiare.
Un alt element ce determină forma de contabilitate este cel al structurii înregistrării contabile. În
acest sens, se pot folosi două variante:
a) prin dezvoltarea pe conturi corespondente a debitului şi creditului fiecărui cont;
b) prin dezvoltarea pe conturi corespondente numai a creditului fiecărui cont.
Formele de contabilitate folosite de întreprinderi sunt următoarele: memorial-order; jurnal-
order; automatizată.
Forma memorial-order prevede următoarele registre şi procedee în reflectarea operaţiilor
economice din perioada de gestiune. În baza documentelor primare se întocmesc documente
centralizatoare, în care datele sunt grupate şi totalizate după anumite criterii de grupare. De exemplu,
după căile de intrare sau de ieşire. Conform datelor totalizate în aceste documente centralizatoare, se
întocmeşte un memorial-order.
Memorial-order Nr.____pentru luna________

Numărul Conţinutul Debit Credit Suma

operaţiei economic

Acest memorial-order se întocmeşte pe formulare tipizate, pentru fiecare grupă omogenă de

operaţii. De exemplu, pentru operaţiile de casă se întocmeşte memorialul order Nr. 1. pentru operaţiile
de decontare, memorialul order nr.2 ş.a.
Evidenţa analitică se ţine în diferite fişe sau registre. Acestea sunt completate în baza documentelor
centralizatoare, la sfârşitul lunii, în scopul verificării datelor analitice şi sintetice. În baza registrului
memorial-order se fac înregistrări în Cartea mare. Aici se calculează soldurile la sfârşitul lunii. După
verificarea datelor prin intermediul balanţei de verificare a conturilor analitice şi a balanţei de
verificare a conturilor sintetice, în baza datelor din Cartea Mare se întocmeşte bilanţul contabil.
Forma de contabilitate jurnal-order (figura 8.1.) se caracterizează prin înregistrarea succesivă
a informaţiilor contabile, mai întâi cronologic, în documente primare, şi apoi sistematic, în registrele
contabile.
Trăsătura esenţială a acestei forme de contabilitate este cea a dezvoltării creditului fiecărui cont
în corespondenţă cu conturile debitoare respective. Formularele principale sunt jurnalele-ordere.
Acestea se deschid lunar pentru creditul conturilor şi oglindesc toate operaţiile din cursul lunii în
creditul unui sau mai multor conturi, în corespondenţă cu conturile debitoare respective. Debitul
fiecărui cont desfăşurat pe conturi corespondente creditoare se obţine într-o formă centralizată, la
sfârşitul fiecărei luni, prin gruparea datelor din jurnale. În acest scop se întocmeşte Cartea mare, în
cadrul căreia se stabilesc lunar rulajele debitoare desfăşurate pe conturi corespondente creditoare,
rulajul creditor ca total valoric şi soldul fiecărui cont, pentru unele conturi se întocmesc situaţii
speciale privind debitul în corespondenţă cu conturile creditoare.
Formularele proprii acestei forme de contabilitate sunt: documentele justificative; jurnalele-ordere
pentru creditul conturilor; Cartea mare, pentru debitul şi creditul conturilor; fişe sau situaţii pentru
evidenţa analitică; balanţa de verificare; listele de inventariere; bilanţul contabil şi anexa la bilanţ.
înregistrările în jurnal, situaţii şi fişe se fac cronologic şi sistematic direct din documentele justificative,
contate anterior. La sfârşitul lunii, prin centralizarea şi gruparea datelor din jurnalele-ordere se
realizează înregistrarea în Cartea mare ca instrument pentru evidenţa sintetică sistematică. La
sfârşitul lunii se întocmesc balanţe de verificare a conturilor sintetice şi analitice.
 Forma automatizată de contabilitate a adaptat formele de contabilitate la utilizarea tehnicii de
calcul electronic. Ciclul contabil de prelucrare a datelor are la intrare în calculator formula contabilă.
Pe baza ei se clădeşte întregul sistem de stocare şi prelucrare a datelor. Pe baza datelor introduse în
calculator se editează obligatoriu registrele contabile.
În mod obligatoriu sunt editate, lunar balanţele de verificare ale conturilor. Forma de contabilitate
automatizată este în formă de programă. La rândul său, ea cuprinde mai multe compartimente sau
subprograme: contabilitatea materialelor; contabilitatea mijloacelor băneşti; contabilitatea
consumurilor şi cheltuielilor; contabilitatea decontărilor.

Documente justificative

Prelucrare, verificare, contare

Înregistrare cronologică şi
sistematică

Situaţii pentru debitul unor

conturi

Fişe şi situaţii pentru Jurnale pentru evidenţa

evidenţă analitică sintetică, uneori analitică

Centralizare şi înregistrare
Centralizare şi verificare

Cartea Mare

Centralizare şi verificare

Balanţa conturilor

Grupare şi sintetizare

Figura 8.1. Forma de contabilitate jurnal-order

Informaţia din documentele primare în conformitate cu programa dinainte întocmită este inserată în
memoria calculatorului. Această inserare se face sub formă de dialog a operatorului contabil cu
calculatorul. După programul respectiv, operatorul dă comandă de a evalua datele, de a le grupa şi,
respectiv, se întocmesc registrele contabilităţii. în rezultatul acestor operaţii se obţin registre de evidenţă
sintetică şi analitică în formă de maşinograme. Operatorul poate obţine aceste maşinograme în diferite
forme, în funcţie de necesităţile sale. În baza acestor maşinograme se întocmeşte Cartea mare. Dacă în
programă este prevăzut registrul Cartea mare, atunci acestea la fel se elaborează în mod automat. în
baza Cărţii mari se întocmeşte bilanţul contabil.