MINISTERUL EDUCATIEI $I CERCETARII $THNTIFICE UNIVERSITATEA ,OVIDIUS* DIN CONSTANTA SENAT ALEEA UNIVERSITATIUNR. 1, CAMPUS: CORP A, 900470 CONSTANTA TEL/FAX +40 723151222; +40 241480970; E-MAIL: senat@univ-ovidius.ro LNIVERSITATEA“OVIIUSDIN CONSTANT Netsaatagia 3Pek/A¥.O9 US PROCEDURA PRIVIND CIRCUITUL DOCUMENTELOR iN CADRUL UNIVERSITATII "OVIDIUS” DIN CONSTANTA 1. SCOP Procedura privind fluxul documentelor din cadrul Universitayii “Ovidius” din Constanja reglementeaza activitatile premergitoare, curente si ulterioare care sunt intreprinse de factorii responsabili si de executie din cadrul universitajii, Scopul acestei proceduri il constituie cficientizarea procesului de intrare/iesire si inregistrare a documentelor in cadrul Universitatii “Ovidius” din Constanta. Obiectivele procedurii sunt: a) evidenga clara a fluxului documentelor prin mentinerea Registrelor de evidengi, att Ja nivelul Biroului Registratur’, ct si la nivelul serviciilor, departamentelor si facultatilor universitagii; b) un numar minim documente ratacite; ©) eficientizarea transmiterii si a circulatiei interne a documentelor. 2. DOMENIUL DE APLICARE Procedura pentru fluxul documentelor se aplicd tuturor facultijilor, serviciilor, si compartimentelor Universitajii “Ovidius” din Constanga. 3. DOCUMENTE DE REFERINTA a) Legea educajiei nationale nr. 1/2011, cu modificatile si completatile ulterioare: b) Ordonanja de urgenfi nr. 75/2005 privind asigurarea calitijii educaiei, cu modificarile si completirile ulterioare; | APROBATIN SEDIATA SENATUL WN DATADE | | 24, see 6 | / Presedinte Prof.univ.dr. (ON BOTESCU|4. DESCRIEREA PROCESULUI (1) Corespondenta emis la nivel intern de catre rector, prorectori, servicii, faculti, departamente este inregistrat de secretariate in registre cu numar de inregistrare. Distribuirea documentelor provenind de la conducerea Universitajii “Ovidius” din Constanfa se face prin intermediul Secretariatului Rectorat, dupa inregistrarea acestora in registrul general de corespondenf’, iar documentele provenind de la conducerea Senatului se distribuie prin secretariatul Senatului Universitatii “Ovidius” din Constanta (care deschide si fine evidenfa registrului propriu de inregistrare ‘corespondenfa) () Se trateaza distinct corespondenta interna intre servicii administrative/facultiqi. Ea se poate inregistra in registrul fiecdruia dintre acestea. Corespondenja emanati de la conducerea universitifii spre servicii administrative/facultati se inregistreazé in registrul general, urmand a fi inregistrat, la momentul primirii, si de structura cdreia i-a fost repartizat 42. Corespondenta se distribuie fie personal adresanjilor, fie responsabilului departamentului, serviciului sau facultajii unde documentul urmeazi s& ajunga spre destinatarul/destinatarii finali, fie prin fax sau posta electronica (scanat), situatie in care se pastreaz4 confirmarea de trimitere a documentului respectiv care va fi atagata la documentul original, iar in Registrul pentru fluxul documentelor de iegire se va face menfiunea modalitajii de wimitere. Procedura se repetd la nivel de secretariat facultate, serviciu, compartiment. 4.3. Lanivel de secretariat de facultate se menfine Registrul de intrare/iesire in care vor fi inregistrate documentele preluate de la Rectoratul Universitajii “Ovidius” din Constanja In baza acestui registru se va face si redistribuirea documentelor, daci este cazul (mai pujin documentele care privese doar secretariatul facultaqii — solicitari de situafii, note interme, diverse oferte utile studenjilor care vor fi afisate la avizierele facultaqi, informajii legate de burse, tabere gratuite etc) cAtre destinatarii finali, cadre didactice ale facultaqii respective, in bbaza semniturii depuse in registr. 4.4, Documentele care se emit de la facultaji, departamente, servicii (adrese de rispuns, sesizari, reclamatii, cereri personale, adeverinje, diverse solicitari) c&tre Rectorat, Prorectori, vor fi inregistrate la Registratura Universitaii “Ovidius” din Constanja si depuse la mapa Rectorului. Acestea se vor repartiza Ia departamentele abilitate in vederea solufionaii pentru a-si exprima punctul de vedere asupra solicitarii. in cazul documentelor care se emit de la facultajile din cadrul universitifii, acestea vor fi dublu inregistrate, in registrul secretariatului facultajii emitente gi la Registratura universitijii. Este obligatorie inscrierea numelui si prenumelui salariatului responsabil cu redactarea documentului, in josul paginii, precum si semnatura acestui 4.5. Pentru fluidizarea circulafiei documentelor intre sediile Universitayii “Ovidius” din Constanfa, personalul secretariatelor (de la facultate si de la Rectorat-Registratura) va fi -APROBAT i EDTA SENATULUI OI DATADE 4 24, SEE 2B Presecini Prof.univdr. }ON BOTESCUresponsabil cu efectuarea unui serviciu de curierat zilnic, intre sediile administrat Universitafii, Programul va fi adus la cunogtinja tufuror departamentelor, serviciilor si facultijilor, astfel incdt cei care doresc si beneficieze de aceasta facilitate s& depund din timp documentele la Registratura universitatii pe bazi de semnituri, documente care vor fi preluate apoi de persoana responsabila, in baza unui Borderou de expeditie corespondentai si transportate la sediul vizat 4.6. (1) La primirea corespondenjei, secretara semneaza in condica de expediie, verifica corespondenta, 0 sorteazi, Documentele sunt introduse apoi, in ordinea urgentei soluionairii lor, in mapa de corespondenta pentru conducere. Conducerea va nota pe fiecare document o rezolufie (persoana sau departamentul care il va primi spre rezolvare, termenul si eventual modalitatea de rezolvare). Dupa ce primeste corespondenja de la conducere, cu rezolutia inserisi pe document, secretara 0 inregistreaza intr-un caiet (condica) si 0 repartizeazd apoi persoanelor sau departamentelor pe bazi de semndtura. (2) in situafia in care un document contine aspecte care necesita rezolutia mai multor departamente sau persoane din cadrul universitafi, secretariatul si registratura asigura transmiterea unei copii a documentului catre fiecare departament/persoana responsabili, centralizind, totodatd, si rezolutiile asupra aspectelor sesizate. Documentul original riméne la secretariat. 4.7. Toate documentele adresate de UOC altor institujii trebuie si poarte semndtura Rectorului si stampila Rectoratului. Modalititi de inregistrare a corespondentei primite si expediate 48. (1) in vederea pastrarii unei evidenfe clare a corespondenfei care intra in institutis precum si a celei emise, secretariatul inregistreaz fiecare document intr-un registru de corespondenta. (2) in registrul unie de corespondenta, cele doua foi agezate fay in fata servese pentru inregistrarea corespondenfei (stinga) si a corespondentei expediate (dreapta). (3) in rubrici separate se inscriu: numgirul de inregistrare al documentului care intra in institufie, data inregistrarii, locul de provenienta (numele/denumirea expeditorului), rezumatul con{inutului, serviciul cdruia i se repartizeaza. 49. (1) La inregistrarea documentelor in registru trebuie si se find seama de urmatoarele aspecte: ~ inregistrarea se face de persoanele din cadrul Biroului Registraturd; ~ inscrierea se face numai olograf, ~ nu se piistreaz niciun rdnd liber, in cazul in care exist resturi de spatii pe o pagind, acestea se bareazA vizibil /APROBAT IN SEDINTA SENATULUI oC} 7 IN DATADE: 4 [eeereer aye : 24, SEP ae fe mea —| | Profunivcr. ION BOTESCU(2) Nu se inregistreazi documentele de corespondenta intema si nici copiile actelor care se transmit de la un serviciu la altul (pentru coresponden{a interna, fiecare departament fine evidenja sa), imprimatele sau formularele primite, registrele sau condicile, revistele, ziarele si alte publicatii (evidenga acestora fiind finut& la magazie sau biblioteca, dupa caz). (3) Corespondenta care se repartizeazi compartimentelor din interiorul institutiei se inregistreaza in prealabil intr-o condiea interna de distributie, cu aceleagi rubrici ca si condica de expedite. 4.10. Corespondenta este distribuita de citre registrator servieiilor, departamentelor gi facultagilor Universitaqii “Ovidius” din Constanja in ziua primirii acesteia 4.11. Responsabil de indeplinirea prezentei proceduri este registratorul, care rispunde in aceasti calitate de gestiunea fluxului de documente al Universitaqii “Ovidius” din Constanta si are urmatoarele responsabilitayi: a) primeste, inregistreaza si repartizeazi corespondenja Universit Constanta; b) expediazi corespondenta prin curier; ©) asigura completarea Registrului de evidenga a fluxului documentelor Universitagii “Ovidius” din Constanya, Alte persoane cu implicate in derularea circuitului documentelor din cadrul structurilor organizatorice ale UOC, au urmatoarele responsabilitayi a) primirea corespondenjei de la Biroul Registratura si repartizarea acesteia conform rezolutiei conducerii universitat b) transmiterea corespondentei citre Biroul Registratura prin curier; ¢) completarea Registrelor pentru fluxul documentelor de intrare gi iesire la nivelul serviciilor, departamentelor si facultajilor Universitaqii”° Ovidius” din Constanta, i Ovidius” din 4.12. Tipuri de documente care se pot emite de Universitatea "Ov a) dup& criteriul de circumseriere: us" din Constanga: © corespondenta interna (intre compartimente sau responsabili ai aceleasi organizatii); © corespondenja extern ( sau juridice) b) dupa domeniul de aetivitate: © corespondenta juridica; ‘© corespondenta administrativa; ‘© corespondenta protocolara; © corespondenja comercial; * corespondenta diplomatica. ©) dupa seopul ei: © corespondenja de solicitare; corespondenja de informare; corespondenja de constatare; corespondenta de decizie, indrumare, control; corespondenja de reclamatie; corespondenta insojitoare de acte de inaintare. tre sau de Ia institutie spre mediul exterior - persoane fizice DIN DATADE: 1 sm | [pea a Presedinie |__Prot-univ.cr. 1ON 80 ‘APROBATIN SEDINTA SENATULUI UOC| /) f CU4) dupa criteriul suportului: © corespondenta clasica; © corespondenja electronic’: e-mail-ul. ©) dup’ modul de intocmire: © documente tipizate: © documente netipizate. {) dupa natura si destinatia exemplarelor: © originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului si un exemplar original este pastrat de emitent); copia simpla; copia dupa original - se copiaz& exact textul de pe original; ea poate fi: © copia certificata- are confirmarea c& este valabild; se foloseste pentru pastrarea nalului, se semneazi si se elibereazA de secretariatul departamentului/serviciului/facultajii care pastreaz_originalul. Dup& colajionare se serie conform cu originalul", pentru conformitate” Obligatoriu, copia poarta semnaitura si stampila; © copia legalizata - este eliberati de notariat. Fa confine reproducerea exact a conjinutului actului precum si incheierea de legalizare, sub semnatura notarului si stampila biroului notarial; © extrasul - constituie copia unei parti, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai mari, Valabilitatea lui este condijionatd de certificare. Fiecare structura organizatorica a UOC trebuie si dispund de un spatiu pentru arhivarea documentelor primite sau emise. Aceasti arhiva se va supune reglementirilor legale in vigoare in ceea ce priveste durata pastrat DISPOZITI FINALE PRIVIND CORESPONDENTA 5.1, _ In corespondenja oficial a Universitafii Ovidius din Constanja cu petenfi, ministere sau diferite entitaji juridice se redacteazi doua exemplare originale, din care unul se expediaza catre petent si celalalt se pastreaza la universitate. 5.2. Orice solicitare depusi la registraturd rimane in posesia universitatii si, chiar dacd petentul infelege si o retraga, retractarea presupune depunerea unui alt inscris cu aceasta menfiune si nu retractarea actului initial depus. 5.3. Orice solicitare riméne in posesia universitatii si isi urmeaz circuitul intern pentru soluionare, Petentului i se comunicd prin registratura generala, pe bazi de semnatura si confruntarea documentului de identitate sau, dupa caz, prin post, doar raspunsul scris, 5.4, Petentului nu i se comunica, in nicio situatie, copia cererii continand inserieri facute de conducerea universitajii/departamentul/persoana responsabila, pe parcursul circuitului intern urmat in solujionare). [APRoBAT iv sean SENATULLTUOG] ) ON DATA | 24, SEP 2015 hy J | Pejeing ——! 2 L_ Prot univ: 1N BorEscu|5.5. in cazul cererilor avand ca obiect returnari de sume de bani/documente diverse, care se solufioneaz& favorabil de catre conducere, nu se mai formuleaz rspuns seris, urménd ca petentul si fie indrumat, prin registrator, la Directia Economicé/facultati, pentru a intra in posesia celor solicitate, 5.6. Pentru formularea réspunsului in termen legal, se va fine cont de numarul inregistrari la registratura general Prezenta procedurii a fost aprobatd in sedinja Consiliului de Administrajie din data de 14.07.2015, in sedinga Senatului Universitatii “Ovidius” din Constanja din data de 24.09.2015 intra in vigoare incepand cu data aprobarii in Senat, Presedintele Senatului Univ, sitffii Ovidius" din Constanta Prof.uniyde. Jn Botescu htt | APRoBATiN Sowa Seni D6) | conan /) [te 4 SEP as | if _Prof.univar. JON rua