MySMIS2014-BackOffice

Manual de utilizare
MySMIS2014
Back Office

Modulul Comunicare

Manualul a fost revizuit în cadrul proiectului ”Sprijin privind dezvoltarea/optimizarea unor module
specifice sistemului informatic integrat SMIS2014+/MySMIS2014”, cod SMIS 126444, finanțat prin POAT,
componenta 1 – ”POAT/OS2.2/Dezvoltarea și menținerea unui sistem informatic funcțional și eficient
pentru FSC, precum și întarirea capacitații utilizatorilor săi/AP2/Plan de proiecte 2018 IV”.
 MySMIS2014-BackOffice

CUPRINS

EVIDENŢA MODIFICĂRILOR MANUALULUI DE UTILIZARE ............................................................................ 2

INTRODUCERE .............................................................................................................................................. 3
6. SECȚIUNEA COMUNICARE - MODUL COMUNICARE ............................................................................ 5
6.1. Rolurile asociate ........................................................................................................................... 5
6.2. Crearea unei cereri de comunicare .............................................................................................. 6
6.3. Semnarea unei comunicări ........................................................................................................... 7
6.4. Înregistrarea unei comunicari .................................................................................................... 10
6.4.1. Înregistrarea unei comunicări trimisă către beneficiar .............................................................. 10
6.4.2. Înregistrarea unei comunicări primită de la beneficiar .............................................................. 11
6.5. Vizualizarea comunicărilor ......................................................................................................... 11

Versiune manual 0.1/Versiune aplicație 3.2.18 Pagina 1 din 11

Manual de utilizare MySMIS2014 BO Comunicare
 MySMIS2014-BackOffice

EVIDENŢA MODIFICĂRILOR MANUALULUI DE UTILIZARE

Nr. Versiune Versiune

Data versiunii Descriere modificarii
crt. manual aplicație
Constituire manual prin extragerea modului
Comunicare din Manual de utilizare MySMIS2014
Back Office, versiunea 0.4.1. versiune aplicație
1. 0.1 3.2.18 octombrie 2020 3.1.16.
Revizuire și completare introducere, texte
explicative, adăugarea de noi ecrane, revizuire
layout manual.

Versiune manual 0.1/Versiune aplicație 3.2.18 Pagina 2 din 11

Manual de utilizare MySMIS2014 BO Comunicare
 MySMIS2014-BackOffice

INTRODUCERE
În vederea asigurării colectării în totalitate a informațiilor referitoare la proiectele finanțate din Fonduri
Europene Structurale și de Investiții (FESI), necesare pentru monitorizarea, evaluarea, gestionarea
financiară, verificarea, auditul și controlul acestora pentru perioada de programare 2014 – 2020, România
a dezvoltat MySMIS2014, un sistem de schimb electronic de date între beneficiari și autoritățile de
management, organismele intermediare, Autoritatea de certificare, Autoritatea de audit. Sistemul
permite beneficiarilor să prezinte într-o singură transmitere toate informațiile necesare sistemelor de
gestiune și control ale programelor operaționale, conform prevederilor din Regulamentul 1303/2013 - art.
122, alin. 3.

Interfața Back Office din MySMIS2014 este disponibilă la următoarele link-uri:

• mediul de producție, pentru APLICAȚIILE 2014 (MySMIS2014, SMIS2014+, SMIS2014minimal,
ART4SMIS2014): https://aplicații2014.smis.fonduri-ue.ro
• mediul de testare: https://test.aplicații2014.smis.fonduri-ue.ro/backOffice/

Pentru Back Office sistemul are următoarele module funcționale:

I. modulul Apeluri, dedicat numai autorităților de management, în care definesc se apelurile pe
fiecare Program Operațional;
II. modul Evaluare compus din:
o modulul Comisii dedicat Autorităților de Management și Organismelor Intermediare
pentru stabilirea comisiilor de evaluare;
o modulul Cereri Finanțare dedicat Autorităților de Management și Organismelor
Intermediare pentru înregistrarea, evaluarea, selecția și aprobarea cererilor de finanțare
depuse;
III. modulul Contractare dedicat Autorităților de Management și Organismelor Intermediare
pentru derularea procesului de contractare a cererilor de finanțate selectate spre finanţare;
IV. modulul Comunicare dedicat solicitanților de finanțare și Autorităților de Management/
Organismelor Intermediare pentru comunicări bidirecţionale în sistem;
V. modulul Implementare dedicat Autorităților de Management și Organismelor Intermediare
pentru verificarea și validarea cererilor de rambursare/ plată/ prefinanțare, a raportelor de
progres și a achizițiilor.

NOTĂ: Imaginile din capturile de ecran prezentate pot fi diferite de

imaginile regăsite în mediul de producție (aceste capturi sunt extrase din
mediul de testare) la diferitele stadii de dezvoltare a aplicației. Singurele
diferențe dintre cele 2 medii sunt de afișare (design), funcționalitățile fiind
aceleași.
Versiune manual 0.1/Versiune aplicație 3.2.18 Pagina 3 din 11
Manual de utilizare MySMIS2014 BO Comunicare
 MySMIS2014-BackOffice
Interfetele sistemului informatic SMIS2014+/MySMIS2014 sunt disponibile astfel:
- pentru utilizatorii BackOffice:
o mediul de producție, pentru APLICAȚIILE 2014 (MySMIS2014, SMIS2014+,
SMIS2014minimal, ART4SMIS2014): https://aplicații2014.smis.fonduri-ue.ro
o mediul de testare: https://test.aplicații2014.smis.fonduri-ue.ro/backOffice/
- pentru utilizatorii FrontOffice MySMIS2014 :
o mediul de producție: https://2014.mysmis.ro/frontOffice/
o mediul de testare: https://test.aplicații2014.smis.fonduri-ue.ro/frontOffice/

Manualele de utilizare MySMIS2014 (BackOffice, FrontOffice) sunt disponibile la adresa

(accesibila exclusiv prin rețeaua privată SMIS): https://portal.smis.fonduri-
ue.ro/mysmis2014/Shared%20Documents/Forms/AllItems.aspx?RootFolder=%2Fmysmis2014%2FShare
d%20Documents%2FManuale&View=%7BDDAABD56%2D3D9C%2D4CC1%2DBE3D%2D8E98DC49A4F9%
7D
Utilizatorii pot primi automat alerte referitoare la modificările manualelor de utilizare ale
sistemului MySMIS2014 (BackOffice și FrontOffice) dacă își configurează această funcție din contul de
utilizator al Portalului MFE (setari notificari Portal MFE). Mecanismul de configurare este prezentat la
adresa: https://support.office.com/en-us/article/Create-an-alert-to-get-notified-when-a-file-or-folder-
changes-in-SharePoint-e5a79e7b-a146-46da-a9ef-d65409ba8918 sau la adresa
https://www.youtube.com/watch?v=bv7jFh_qLDM (secundele 31-48).

Orice incident1, bug2 sau cerință nouă de dezvoltare se comunică la DCSMISIT de către coordonatorii SMIS
prin instrumentului de tip help-desk Asistenta SMIS disponibil la adresa: https://asistentasmis.fonduri-
ue.ro/.

1
Un incident presupune operarea defectuoasă, incompletă sau eronată a sistemului informatic.
2
Un bug presupune funcționarea defectuoasă, incompletă sau eronată a sistemului informatic.
Versiune manual 0.1/Versiune aplicație 3.2.18 Pagina 4 din 11
Manual de utilizare MySMIS2014 BO Comunicare
 MySMIS2014-BackOffice

6. SECȚIUNEA COMUNICARE - MODUL COMUNICARE

Se accesează aplicaţia MySMIS2014 – BackOffice utilizând link-ul:

https://2014.mysmis.ro/backOffice/faces/pages/autentificare/login.xhtml

După logarea în aplicaţie, accesul în modulul Comunicare se face apăsând link-ul Comunicare din interfața
sistemului, de unde se selectează proiectul dorit.

ATENȚIE !

În acest modul vor apărea numai proiectele care au sau au avut deja statusul de
CONTRACT SEMNAT.

Funcția Comunicare a fost creată cu scopul de a asigura colaborarea între autorităţi şi solicitanţii de
finanţare ulterior semnării contractului de finanţare prin transmiterea/solicitarea de documente
justificative şi informaţii, astfel încât să fie posibilă actualizarea permanentă a datelor transmise şi
disponibilitatea acestora pentru personalul intern în format electronic securizat.

6.1. Rolurile asociate

▪ Editare comunicare - crează comunicare nouă;
▪ Semnare comunicare - blochează editarea comunicarii, generează comunicarea în format PDF, o
semnează electronic și o încarcă în sistem;
▪ Înregistrare comunicare - înregistrează comunicarea în sistem și o transmite către beneficiar.

NOTĂ
Unui utilizator NU i se pot asocia, în acelaşi timp, şi rolul Editare comunicare şi rolul Semnare
comunicare.

Fiecare rol dintre cele descrise are acces la meniul corespunzător acestuia.

Versiune manual 0.1/Versiune aplicație 3.2.18 Pagina 5 din 11

Manual de utilizare MySMIS2014 BO Comunicare
 MySMIS2014-BackOffice
6.2. Crearea unei cereri de comunicare
Din fereastra corespunzătoare modulului Comunicare, meniul Editare, se alege cererea de finanțare
(proiectul). Se poate folosi funcția de căutare prin introducerea codului SMIS în câmpul Cod Proiect.

După deschiderea proiectului (clic cu mouse-ul pe înregistrare) se acționează butonul Adaugă.

În fereastra care se deschide se introduce subiectul comunicării și se SALVEAZĂ.

Pentru a introduce conținutul comunicării, se acționează butonul .

Versiune manual 0.1/Versiune aplicație 3.2.18 Pagina 6 din 11

Manual de utilizare MySMIS2014 BO Comunicare
 MySMIS2014-BackOffice
Fereastra se extinde cu câmpurile Subiect comunicare și Text comunicare. Se completează câmpul Text
comunicare. Dacă este necesar, se poate modifica și subiectul cererii introdus la pasul anterior. Se apasă
butonul SALVEAZĂ.

Aplicația permite atașarea de fișiere doar in format pdf. semnate electronic de utilizator acționând
butonul Adaugă din partea dreapta jos a ecranului. Dimens unui fisier nu trebuie sa depasasca 50 Mb.

NOTĂ
Comunicarea poate fi modificată sau ștearsă atât timp cât aceasta nu este blocată de
utilizatorul cu rol Semnare comunicare.

6.3. Semnarea unei comunicări

Operația de semnare a unei comunicari se face de utilizatorul cu rol de Semnare comunicare. Se
acționează funcția Semnare a modulului Comunicare.

Sistemul afișează lista cererilor de finanțate cu contract semnat. Se selectează proiectul, care poate fi găsit
și cu funcția de căutare prin introducerea codului SMIS în caseta Cod proiect.
Versiune manual 0.1/Versiune aplicație 3.2.18 Pagina 7 din 11
Manual de utilizare MySMIS2014 BO Comunicare
 MySMIS2014-BackOffice

Fiecărei comunicări nou create i se atașează automat un buton de blocare .

Odată acționat butonul de blocare, comunicarea nu va mai putea fi modificată sau ștearsă de utilizatorul
cu rol Editare comunicare. Conform drepturilor acordate acestui rol, în acest pas comunicarea se poate
vizualiza fără a fi modificată sau actualizată. Deschiderea comunicarii pentru vizualizare se face acționând
butonul .

Semnarea cererii se face astfel:

- se blochează comunicarea cu ajutorul butonului Blocare comunicare; statusul comunicării
devine Blocată;
- generarea comunicarii în format PDF cu ajutorul butonului Generare PDF;
- semnarea electronică a fișierului generat;
- încărcarea comunicarii semnate în sistem cu butonul Încărcare PDF semnat și acționarea
butonului Da.

Versiune manual 0.1/Versiune aplicație 3.2.18 Pagina 8 din 11

Manual de utilizare MySMIS2014 BO Comunicare
 MySMIS2014-BackOffice

După încărcare, statusul comunicarii se transfomă în Semnată, și apare butonul Finalizare

comunicare. Prin acționarea lui comunicarea se trimite pentru înregistrare în sistem.

În fereastra de confirmare a acestei operații, se introduce parola de utilizator și se apasă butonul Da.

Finalizarea cu succes a acestei operaţii are ca efect schimbarea statusului comunicării în Transmisă spre
registratură.

Versiune manual 0.1/Versiune aplicație 3.2.18 Pagina 9 din 11

Manual de utilizare MySMIS2014 BO Comunicare
 MySMIS2014-BackOffice
6.4. Înregistrarea unei comunicari

6.4.1. Înregistrarea unei comunicări trimisă către beneficiar

Pentru a ajunge la beneficiar, în Front Office, comunicarea trebuie mai întâi înregistrată în sistem. Această
operație o face utilizatorul cu rolul Înregistrare comunicare.

În fereastra corespunzătoare modulului Comunicare, funcția Înregistrare, sunt afișate toate comunicările
trimise către beneficiar și primite de la beneficiar.

Se selectează comunicarea din tabelul Comunicări trimise către beneficiari și se deschide în mod automat
o fereastra Înregistrare comunicare în care se introduce Numărul și data înregistrării cererii de
comunicare de la registratură.

Pentru finalizarea operaţiei, se apasă butonul Înregistrează.

Versiune manual 0.1/Versiune aplicație 3.2.18 Pagina 10 din 11
Manual de utilizare MySMIS2014 BO Comunicare
 MySMIS2014-BackOffice
NOTĂ

După alocarea numărului de înregistrare, comunicarea dispare din tabel, ea fiind vizibilă doar
la beneficiar în lista de comunicări trimise.

6.4.2. Înregistrarea unei comunicări primită de la beneficiar

Se selectează cererea din tabelul Comunicări primite de la beneficiari și se deschide în mod automat o
fereastră în care se introduce Numărul și data înregistrării comunicarii de la registratură.

NOTĂ

După înregistrare, cererea de comunicare dispare din tabel.

ATENȚIE!

Toate comunicările, atât cele primite de la beneficiar, cât şi cele trimise către
beneficiar se pot vizualiza în aplicaţia SMIS2014, secţiunea Comunicare, pentru fiecare
cod de proiect în parte, dar numai pe versiunile proiectului marcate cu Contract
semnat, Act aditional sau Notificare.

6.5. Vizualizarea comunicărilor

Pentru rolurile Editare comunicare și Semnare comunicare sistemul activează în meniul Comunicare
funcția Vizualizare pentru toate comunicările trimise și primite.

Versiune manual 0.1/Versiune aplicație 3.2.18 Pagina 11 din 11

Manual de utilizare MySMIS2014 BO Comunicare
 MySMIS2014-BackOffice

La acționarea funcției, sistemul afișează lista tuturor cererilor de finanțare aflate în implementare (cu
contract semnat). Cererea de finanțare poate fi căutată după Codul Proiectului sau după codul apelului.
După selectarea cererii de finanțare, sistemul afișează în două tab-uri separate toate comunicările primite
și transmise.

În tab-ul Comunicări trimise către beneficiar comunicările pot fi căutate după Id , Număr/dată
înregistrare sau beneficiar. În acest tabel este afișată și data transmiterii comunicării în Front Office.

Se selectează comunicarea (click) și ferestra se extinde și, prin acționarea butonului Vizualizează, se pot
putând vedea documentele atașate.

Versiune manual 0.1/Versiune aplicație 3.2.18 Pagina 12 din 11

Manual de utilizare MySMIS2014 BO Comunicare
 MySMIS2014-BackOffice

Pentru vizualizarea comunicărilor primite de la beneficiar se procedează similar în tab-ul corespunzător.

Comunicările pot fi căutate dupa Id , număr/dată înregistrare, subiect, modul sau beneficiar.

Versiune manual 0.1/Versiune aplicație 3.2.18 Pagina 13 din 11

Manual de utilizare MySMIS2014 BO Comunicare