Enitaies public Universatea | Procedurn de sistem privind coordonarea eth | “1 Decembrie 1918" din Aiba. | — planiienren resursel | Tula | Universitqi“I Decembrie 1918" din Alba wi [Eda TN deox 1 Revizio0 Nr. de ex 1 | Pagina! in 13 Departamentul (Direct) | Cod:P.S. SEAQ_PS_CMCSI_03 Cenrut pentru Managennentu! Calitatii si Strategie 1Bempla ar. instittionall PROCEDURA DE SISTEM PRIVIND COORDONAREA ACTIVITATILOR SI PLANIFICAREA RESURSELOR {iN VEDEREA iNDEPLINIRII OBIECTIVELOR UNIVERSITAT “1 DECEMBRIE 1918” DIN ALBA IULIA Cod UAB: SEAQ_PS_CMCSI_03 (CMCSI - Centrul pentru Managementul Calititii si Strategie Institutional SEAQ - Sistem de Evaluare si Asigurare a Calititii)~ Procedura de sistem privind coordonarea activiti(lor st planificarea resurselor in vederea inde} Universitatii “1 Decembrie 1918° Enitafea public Universitatea “1 Decembrie 1918" din Alba Talia Departamentul (Directia) | Cod: P.S. Centrul pentru Managementul Calitaté i Strategie “Insttutionala | SEAQ_PS_CMCSI_03 Exemplar nr. | 1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA $I APROBAREA EDITIEL SAU, DUPA CAZ, A REVIZIEI iN CADRUL EDITIEI PROCEDURII DE SISTEM Nr. Elemente privind eae : ert. | responsabilii/operatiunea ee Semniitura 1 3 1 Elaborat Director CMCSI fi [12 Verificat | Socol Adela ~ Prorector 06.12.2017 | é dr 13 “Avizat Breaz Valer. Rector, 11.12.2017 | Presedinte al Consiliului de ee : Administratie i 14 Aprobat. Marina Lucian Pregedinte Senat | 14.12.2017 ae 7 : _ UAB 2. SITUATIA EDITILOR $I A REVIZULOR iN CADRUL EDITIHLOR PROCEDURIL DE SISTEM 7 ieensrieners a Data de la Nr. | Editia / Revizia in | Componenta : oa ert. cadrul editiei revizuita Modalitates revizici 3 4 Editia I, Revizia 0 | Elaborare procedura de sistem Conformitate cu cadrul legal in vigoare - OSGG nr. 40/2013 cu modificarile si completarile ulterioare 01.01.2018 3. LISTA CUPRINZAND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZA EDITIA REVIZIA DIN CADRUL EDITIEI PROCEDURII DE SISTEM SAU, DUPA CAZ, eee eae z Difuzare a r. | Seopul | Exemplar ; ; Nemo ape ert. | difuzirii | nr. (Compartiment/funetia bate ou | Semnitura prenume | primirii Evident’ | Copia 5 eee koe Son 31 | Avnivore | seabuiy | CMCSI/Secretar Pirvu Simona {00-208 YI ‘Aplicare/ Breaz Valer- | 3? | Informare | seanata_| Rector J Daniet B00 204 Aplicare’ | Copia [> Muntean 3 | 33 | informare freee Andreea (or 3.4 | Aplicare’ Prorector Socol Adela | /é.0/ of | 34 | tnformare os Aplicare/ Consiliul pentru Studit a : 35 | tnformare | Universitare de Doctorat / Director | SH8er Mihai |. 04, 2a 213Baia iWe deoe | Entitatea publied Universitatea “I Decembrie 1918" din Alba | planificarea resurselor in vederea indepliniil obiectivelor Iulia Universitagii “1 Decembrie 1918" din Alba tulia seis! : Paginad Departament (Direstia) | Cod: PS. SEAQ_PS CMCSI_03 —e—t Central peniru Managemental Calitatié si Straregle Exemplar nr. 1 Instiaonala i : | Ne, | Scopul | Exemplar ; : ee tltaineac lie Compartiment/Funetia Data | semndtura prenume | primirii ‘Aplicare? a Marina tore Senat /Preyedinte Lucian 501.2013 He Aplicare/ Directia General Administrativa Z Informare Director General Administrativ | Oaban Lucian |iyeraorg Aplicare Facultatea de $tiinfe Eeonomice7 |, ; 38 | informare | seanata_ | Decan EE ____|PepaMaria [230/201 | 39 | Aplicare’ | Copia | Facultatea de Drept si Stine Tudoragou Lay Og | °°" | Informare | _scanata_| Soci __| Miruna 7 Aplicare’ | Copia i [Tordachescu canal aan -seanaté | Decan a Teodora 2.01. 204 a Facultatea de Teologie Ontodoxd | Vimeinsehi [yyy yy [> | informare Decan a —__| Mihai i Aplicare! Facultatea de Stiinje Exacte : i [3:12 | Informare | seanata | ingineresti / Decan _| Rotar Corina 2.0/, de : Aplicare’ | CoPia | Centrul pentru fnvafimant la lea 3.13 | 1;Rcae’, | scanatd | Distanta, Frecventi Redusa si Tae aG.o!8 Formare Continu / Director : r ‘Aplicare’ | Copia | Centrul pentru Imagine gi Campan , 3:14 | Informare | seanata_| Marketing / Director ___| Diana Jaret bit | Z| 3.15 | APlicare’ |~ Copia | Centrul pentru Managemental | Kadar Para *" | Informare | seanata_| Proiectelor / Director f Manuella ene i , | Copia | Centrul pentru Cereetarea 3.16 | Aplicare! | scanata | Sinjficd si Transfer Tehnologic / | POP Gorjanu | roa Informare Cosmin c Director = Centrul pentru Managementul Aplicare/ nana : 5) | Varvara ae Calis Strategie Insttujonata/ | Yar word! ()) : Director Ht AT Aplicare/ Centrul pentru Relajit 3.18 | informare | seanatt_| Internationale / Director Fonescu Petru lp g2ay | _ Aplicare’ |~ Copia | Centrul de Informare Consiliere st | Dragolea 3.19 | informare | _seanata_| Orientare in Carier& Larisa or dare AA aay | Aplicare) | Copia |... a at Orian Be 320 | informare | seanaa_| Patra ABTERNITAS/ Director | GoM ay | ol-248| AN Aplicare/ |~ Copia | Departamentul pentru Pregatirea | ae 321 | informare | seanatt_| Personalului Didactic / Director _| Td0rFoana 6.0). 40/d Aplicare/ | ~ Copia | Compartiment Financiar Contabil | Contor 322 | informare | seanata_|/Contabil set Tamara (B00 Uf 3 | Aplicare’ | Copia oa ; 3.23 Informare | seanas_| OMbiulurdie/ Consiierjwiaic | Rotwr Claudia |/f67 | | Aplicare/ Copia | Compartiment Audit Public Intem | Stanciu | A 324 | informare | _scanati_| / Administrator financiar Daniela 1g. ot (2) Aplicare/ | Copia | Secretariat general Universitate 7]. 325 | informare | seanats _| Secretar gef Universitate Hava Cristina |Mol log EB i a (YI 33Entitatea publied Universitatea | Procedura de sistem pi ind coordonarea activita{ilor gi Edijia Nr. de ex. 1 1 Decembrie 1918" din Alba | planificarea resurselor i lReviziaO Wedeek t vederea inde aH irae) Reviria 0 Nr. de ex. 1 | Pagina din 3 | Departamentul (Directia) Cod: P.S. SEAQ_PS_CMCSI_03 re | Central pentru Managementat | Calitati si Strategie Exemplar ar. | _nsiaitionata = et __ a ee eee Difuzare ir. | Scopul. | Exemplar : ; eS Namegi] Date rt. | difwzirii | nr, Comparrimendvencts i 22 | Semnditura prenume | primiri Aplicare! | Copia _| Birou Personal Salarizare/Sef | Joldey 326 | informare | seanati [birou © | Gabrita (E0120 c ‘Aplicare’ |~ Copia — | Servieiu Social / Sef serviciu Cimpean 5 x : 327 | informare | scanatt_| social __| Claudia P0126 > Aplicare’ |~ Copia | gs nipioeen/ pi ie 3.28 | Taformare | scamata | Setvieiu Biblioteca / Director Tatar Corina £3.01. 99\ on Aplicare! | Copia” [yo Albese | 329 |informare | scanata_| Bitou Temstie/fefies | Sirona oh toe] Py — | Aplicare! | Copia 7 are 330 | Informare | scanata_| Sef Birou IT/ Set birow Despa Lia hot. nat Deeded 1 5 ‘Campean 3.31 | Athivate | Sriginat | Sena / Secretar Daniela [Rot.oca by | SCOPUL PROCEDURII DE SISTEM 4.1, Modul de realizare a activitifii, compartimentele si persoanele implicate Coordonarea activititilor si planificarea resurselor in universitate reprezinta demersuri manageriale tufionale necesare in scopul indeplinirii obiectivelor asumate, Prin prezenta procedura se asigur’ cadrul institujional al coordonarii activitatilor si al planificarii resurselor (umane, financiare si materiale) in vederea atingerii obiectivelor institujiei, atét_ la nivelul managementului entitayii, cat si la_nivelul compartimentelor/structurilor functionale ale acesteia, Universitatea 1 Decembrie 1918” din Alba lulia pune in concordanja activitiile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel ineat riscurile susceptibile si afecteze realizarea obiectivelor entitifii si fie minime, Procedura urmareste si genereze un cadru adeevat pentru realizarea procesului de management - care. presupune. printre altele, ordonarea sarcinilor si activitifilor, fixarea in institujie a legsturilor necesare in scopul dirijari tuturor eforturilor de atingere a obiectivelor fixate, cét si planificarea resurselor necesare. Managementul superior al universitatii (Rectorul si Consiliul de Administratie) stabileste parametrii.constructivi funejionali ai structurii de management, precum si modalitijile de realizare a proceselor manageriale. Managementul superior al universitatii stabileste structura organizatorica a institufiei, sistemul informational (intern gi extern), precum si delegarea autoritatii si descentralizarca activitijilor in universitate. Functia de organizare a activitatilor confinute de functiunile majore executive ale universitati stiingifica si activitati suport administrative - revine managementului de nivel mediu si inferior. Armonizarea $i sincronizarea actiunilor individuale si colective din eadrul universitafii si orientarea acestora spre indeplinirea obiectivelor, in conditii de profitabilitate maxima, formeazd conyinutul functiei de coordonare. Coordonarea permite diferitelor structuri organizatorice ale universitafii sa asigure orientarea eforturilor spre un scop general comun, Functia de coordonare realizeazi cu funefiile de previziune gi organizare un schimb intens de informatii si se conditioneaz& reciproc. De exemplu, planul constituie cel mai nportant mijloc de coordonare. Organizarea, prin insisi confinutul stu, reprezint& un instrument de coordonare cu caracter dinamic. Coordonarea prin organizare se realizeazai, in principal, pe baza procesului de analizi si rafionalizare a sarcinilor si operafiilor, utilizind metodele si tehnicile specifice ‘managementului. Acti confinute de functia de coordonare sunt mai putin formalizate si, ca urmare, depind intr-o mare masuri de latura umand a potenfialului managerial, indeplinirea corespunzatoare a functici de coordonare este condifionata de existenja unor procese de comunicare: verticale ({ntre diferitele + educatie, cercetare 4n3Enitateapublch Univesiaiea | Procedure de sistem privind coordonaréa acivitiiior gl [Edi TNr-deex1 “1 Decembrie 1918" din Albu | planificares resuselor tn vederea inde EGON oa Tia U | Departamentul (Directia) Cod: P.S. SEAQ_PS_CMCSI_03 Centrul pentru Managementul ee Catan Strategie Exemplar Institujonala i ie niveluri ierarhice ale universitaii si intte conducatorii structurilor si subordonatii lor), orizontale (Intre conducatorii structurilor si executanti situagi la acelasi nivel ierarhic) si oblice (intre persoane plasate pe diferite niveluri ierarhice si care desfigoara activitati diferite), Funefia de coordonare, dupa specificul procesului de comunicare, imbracé dowi forme: coordonarea bilaterali si coordonarea multilateral Coordonarea bilateral are la baz un proces de comunicare intre un conducdtor de structurd si un subordonat. Coordonarea multilaterala are la baz un proces de comunicare intre un conducdtor de structura si mai mulfi subordonafi, Ponderea coordonatii multilaterale trebuie s& se extind’ ca urmare a dezvoltarii sistemelor de management participativ in universitate, in cadrul cérora salariafii cu funcfii de executie joacd un rol activ in activitatea de management. Coordonarea activititilor reprezinté un atribut al managementului compartimentelor/structurilor din institutie. Coordonarea sincronizeaza activititile ce se desfagoara in cadrul tuturor structurilor organizatorice ale universitatii, asigurd pistrarea legaturilor intre ele, ritmicitatea necesard desftisurdrii activitiqilor si succesiunea lor in timp menfine interconectarea informafionali, respectiv constituie mijlocul operativ de grupare a eforturilor in cadrul institujici. Conducdtorii structurilor organizatorice /eompartimentelor universitifii trebuie si analizeze cu atentie prevederile documentelor strategice existente in institutie si modul in care ele afecteazd activitatea compartimentului pe care il conduc. Conducatorii structurilor organizatorice/compartimentelor universitatii vor crea la nivelul fiecirui compartimenv/structura o athiva cu toate documentele de planificare strategica interna, in care se regisesc obiective pe care compartimentul trebuie sd le indeplineasc’. Aceste documente de planificare strategici vor fi analizate ori de cate ori este necesar de citre conducdtorii structurilor organizatorice/compartimentelor universitétii impreund cu personalul din subordine, in vederea idemtificarii activitatilor care trebuie derulate in vederea atingerii obiectivelor fixate. Rolul conducatorilor de compartimente este acela de a coordona activitatile pentru a duce la indeplinire obiectivele specifice fixate. Pentru atingerea obiectivelor, actiunile componentelor structurale ale universitatii trebuie coordonate, in scopul asigurarii convergentei $i coerenfei acestora, Managementul institutiei asiguri coordonarea deciziilor si actiunilor compartimentelor structurale ale entitaqii_ publice. Coordonarea influenjeaza decisiv rezultatele interactiunii dintre salariati in cadrul raporturilor profesionale. Planificarea reprezinté 0 alta functie esenfiaki a managementului universitatii si se referd la repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor. Avand in vedere caracterul limitat al resurselor, repartizarea acestora necesita decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare. Planificarea este lun proces continu, ceea ce imprima planului un caracter dinamic, iar schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor elemente ale procesului de fundamentare impune actualizarea planului Planificarearesurselor presupune ca toli conducdtorii structurilor organizatorice/compartimentelor universitafii si stabileased acele categoriile de resurse necesare derulirii eficace a activitililor si modul de alocare a lor. Resursele alocate trebuie astfel repartizate incit si asigure activitajile necesare realizarii obiectivelor specifice compartimentului. in cazul modificarii obiectivelor specifice, trebuie stabilite masurile necesare pentru incadrarea in resurscle repartizate sau suplimentarea resurselor, dupa caz, Eficienta actiunilor de coordonare a activitijilor si de planificare a resurselor poate fi diminuaté din urmatoarele cauze: planificarea nu este inglobata in sistemul de management; unele aspecte ale procesului formal de planificare nu sunt deplin infelese de manageri: responsabilitatea prineipala pentru planificare a fost acordata unei singure structuri; conceptia ca planurile pe termen Tung nu pot fi schimbate ete. Prezenta procedurd este elaboratii in cadrul Centrului pentru Managementul Calitalii si Strategie Institutionaldi, este verificaté de prorectorul de resort, avizatdi de Rector si de Consiliul de Administratie si inaintatdé Senatului instinyiei pentru aprobare. Orice propuneri de modificare ulterioaré a procedurii vor urma acelasi circuit informational in vederea aprobarii. 4.2. Asigurari cu privire la existenta documentatiei adcevate derularii activital Procedura delimiteazat in secjiunea 8.2 documentele utilizate in aplicarea procedurii si da asigurari cu privire la cxistenta documentafiei adeevate deruliri activitajilor mentionate in procedurd.ata publich Universiaica | Procedura de sistem privind coordonarea aciiagior sl [ EaifaTNr-deox 1 1 Decembrie 1918” din Alba planificarea resurselor in vederea inde} ivelor ae Tula Universiti" Decembrie 1913" ain Alba Ttia Revizia 0 Nr. de ex. 1 Departamentul (Directia) | Cod: P.S.. SEAQ_PS_CMCSI_03 Central pentru Managementul Calitiifié si Strategie Exemplar nr. 1 Institutional d 4.3. Asigur’i continuitatea activititi, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului Procedura se aplic si in conditii de perturbare a activitatii. Conducatorii structurilor din institutie iau masurile corespunzitoare pentru ca activitatea universitafii s4 poat& continua in orice moment, in toate imprejurarile si in toate planurile, indiferent care ar fi natura unei perturbiri. Entitatea trebuie si-si continue activitatea in cazul intreruperii activitatilor obignuite, cum ar fi: absenfe temporare ale unor angajati (concedii, invoiri etc.), fluctuatia personalului datoraté diferitelor situafii (pensionare, transfer, incetarea raporturilor de serviciu/munea), adoptarea de noi sisteme IT, schimbare de proceduri, disfuncyionalitatea in functionarea aparaturii sau alte incidente, criz& majoré etc. Conducerea institujiei acjioneaza in vederea asigurarii continuitijii activitayii prin masuri care s& prevind aparijia situagiilor de discontinuitate, spre exemplu: ~ angajarea de personal in locu! celor pensionafi sau plecati din entitatea publica din alte considerente; ~ delegarea, in cazul absenjei temporare (concedii, plecari in misiune ete); ~ proceduri formalizate pentru administrarea situajiilor care pot afecta continuitatea operational sia tranzacfiilor financiare relevante; ~ achizifii pentru inlocuirea unor echipamente necorespunzitoare din dotare; - service pentru intrefinerea echipamentelor din dotare 4.4. Sprijind auditul si/sau alte organisme in actiuni de auditare si/sau control, iar pe Rector / conducitorul structurii care aplicd sau a elaborat procedura, in uarea deciziilor Procedura constituie suport pentru activitatile auditului sau a altor organise de auditare si sau control. Conducatorii strueturilor din instituyie iau masurile corespunzatoare pentru aplicarea controlului intern managerial si au obligafia de a prezenta periodic managementului entitafii rapoarte, care sprijind Rectorul / conducatorul structurii care aplica sau a elaborat procedura, in luarea deciziilor. 5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII DE SISTEM Procedura se aplica in cadrul Universitaii ,,1 Decembrie 1918” din Alba lulia, de catre conducerea executiva a universitijii si a compartimentelor / structutilor, edt si de cdtre personalul didactic si administrativ din subordine, in vederea indeplinirii obiectivelor generale si specifice ale institutiei (stabilite conform Proceduri de sistem privind identificarea obiectivelor SEAQ_PS_CMCSI_02). Procedura se aplica in cadrul Universitayii 1 Decembrie 1918" din Alba Iulia in procesele de coordonare a activitajii in cadrul universitati gi de planificare a resurselor. 5.1, Precizarea (definirea) activititii la care se refera procedura de sistem Procedura descrie modalitatile de coordonare a activitatilor si planificare a resurselor in cadrul universitaii 5.2. Delimitarea explicit a activitifii procedurate in cadrul portofoliului de activitati desfigurate de entitatea publica Pentru indeplinirea obiectivelor asumate ale universitiyii, conducerea institutiei de invafamant superior trebuie sii se asigure ca toate procesele majore, activitijile, acjiunile si/sau evenimentele semnificative din cadrul entitatii publice fac obiectul proceselor de coordonare. De asemenea, o premisa esentiald a indeplinirii obiectivelor asumate ale universitajii o reprezint& activitatea de planificare a resurselor (stabilire, prioritizare, alocare ete.), 5.3. Stabilirea sau identificarea (listarea) principalelor activitati de eare depinde activitatea procedurata Desfaigurarea tuturor activititilor din universitate depinde de procesul de coordonare a acestora si de cel de planificare a resurselor, astfel c& aceast procedura este definitorie in institutic. 5.4. Stabilirea sau identificarea (listarea) compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activitatii procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul acti ‘au care depind deEniaiea poblied Universitatea “1 Decembrie 1918" din Alba Departamentul (Directia) Centrul pentru Managementul Toate compartimentele/siru luli Calta si Str Instiuufionala Procedura de sisiem privind coordonarca astivitiiior si | Baia Nr de ew 1 planifcaren resurselor in vederea indeplinirilobiectivelor | ges a Universitatii “1 Decembrie 1918” din Alba fulia_ ake dat ahah Pagina? din 13 Cod: P.S. SEAQ_PS_CMCSI_03 ia ar Exemplar ar. | turile functionale ale universitatii sunt furnizoare de date pentru procesele de coordonare a activitajilor gi planificare a resurselor si in acelasi timp sunt beneficiare ale rezultatelor prezentei proceduri (desftisoara activitaqi $i utilizeaza reurse). 6. DOCUMENTE DE REFERINTA (REGLEMENTARI) APLICABILE ACTIVITATIL PROCEDURATE, 6.1, Reglementari internationale Nu este cazul 6.2. Legislatie primara Legea educatiei nationale nr, 1/2011, cu modificarile si completirile ulterioare 6.3, Legislatie seeundara ~ Ordinul Secretariatului General al Guvernului_nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului_controtului intern/managerial al entitagilor publice, cu modifi ~ Ordinul Secretariatului General al Guvernului nr. 200/2016 pr ile ile ulterioare ind modificarea si completarea Ordinului ‘omplet Secretarului General al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entititilor publice ~ Ordinul Secretariatului General al Guvernului nr, 201/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice privind coordonarea, indrumarea metodologie’ si supravegherea stadiului implementatii. si dezvoltarii sistemului de control intern managerial la entitatile publice ~ Ordonanja Guvernului nr. 119/199 privind controlul intem managerial si controlul financiar preventiv, cu modificarile si completirile ulterioare ~ Ordonanja de Urgenfi a Guvernului nr. 75/2005 privind asigurarea calitijii educafiei, aprobata cu modificari prin Legea nr, 87/2006, cu modificatile ulterioare; ~ Ordonanta de Urgent a Guvernului nr. 75/2011 pentru modificarea si eompletarea OUG 75/2005; + Ordinul ministrului educari educationale in institutiile de invajamant superior; 6.4, Alte documente, inclusiv reglementiri interne ale e - Carta Universitatii “I Decembrie 1918 najionale nr. 3928/21.04.2005 privind asigurarea calitijii serviciilor i publice in Alba Iulia ~ Metodologiile si procedurile ARACIS in vigoare 7. DEFINITH $1 ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZATI iN PROCEDURA DE SISTEM _7.1. Definitii ale termenilor cee rats See = ‘Termenul Definifia si/sau, daca este cazul, actul care defineste termenul 1. | Procedura de sistem Procedur care descrie un proces sau o activi wre se desfasoard la - ____| nivelul tuturor compartimentelor/structurilor dintr-o entitate. 2. | Ediie a unei proceduri de | Forma inifiala sau actualizati, dupa eaz, a unei proceduri de sistem, sistem __| aprobatii si difuzata, - i 3. | Revizie in cadrul unei editii | Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau altele asemenea dupa caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediii a procedurii de sistem (sau a procedurii operafionale, dupa eaz), actiuni | care au fost aprobate si difuzate. N13,Entitatea publics Universitatea Editia Nr. de ex 1 “1 Decembrie 1918” din Alba lulia Universitatii “1 Decembrie 1918" din Alba luli [penaet Beteeel Pagina8 din 13 Departamentul (Direetia) | Cod: P.S. SEAQ_PS_CMCSI_03, Sees Censrul pentru Managementul Calitaii si Strategie Exemplar nr. | 7.2. Abrevieri ale termenilor Ne | Abrevierea Termenul abreviat 1. [PS. Procedura de sistem 7 a : 2. Elaborare 3. ~ | Veriticare : - a 4. Avizare z = 15! Aprobare = = 6. ‘Aplicare ce z C7. | Athivare Perret : 8._ | SEAQ Sistem de Evaluare si Asigurare a Calitgi nee 9. [UAB Universitatea “I Decembrie 1918 din Alba Tulia - 10._ [| CMCSI Centrul pentru Managementul Calitatii si Strategie Instituyionall 8. DESCRIEREA PROCEDURII DE SISTEM 8.1, Generalitii Procedura descrie modul in care conducerea univer realizeaz coordonarea in bune conditii a activitatilor, in vederea indeplinirii obiectivelor asumate in cadrul institujiei, De asemenea, procedura se refera si la procesul de planificare a resurselor in vederea indeplinirii obiectivelor asumate 8.2. Documente utilizate 8.2.1. Lista gi provenienta documentelor utilizate Procedura presupune utilizarea documentelor prin care se stabilese obiectivele compartimentelor/structurilor din universitate, care reprezinta reperele in baza carora se stabilese activitafile ce fac obiectul coordondrii activitijilor si planifiearii resurselor prin prezenta procedura. 8.2.2. Continutul si rolul documentelor utilizate Documentele prin care se stabilese obiectivele compartimentelor/structurilor din universitate au rolul de a programa direcfii de acfiune si activitati viitoare care vizeaza indeplinirea misiunii asumate a emtitafii. Pe baza acestora se dezvolta coordonarea activitajilor de edtre conducatorii compartimentelor/structutilor, cat gi planificarea resurselor. 8.2.3. Cireuitul documentelor Planul strategic multianual si planurile operajionale anuale sunt aduse Ia cunostinja intregii comunitati academice prin afigare pe site-ul institujiei, iar documentele programatice ale obiectivelor stabilite de eaitre compartimentele/structurile entitijii sunt aduse la cunostinja angajajilor care le apliea, direct de eatre conducatorii structurilor. Detalierea activitijilor pe care irebuie si le desfaigoate personalul didactic si administrativ in vederea atingerii obiectivelor este consemnati in documentele programatice ale activitatii personalului, de tipul figelor de post, planurilor, deciziilor superiorilor etc. De asemenea, planificarea resurselor este documentata prin intermediul planurilor, programelor de actiune ete, 8.3. Resurse necesare Pentru realizarea activitailor speci materiale, umane gi financiare. 8.3.1, Resurse materiale Universitatea foloseste resursele materiale de care dispune pentru coordonarea activititilor si planificarea resurselor, 8.3.2, Resurse umane Universitatea foloseste resursele umane de care dispune pentru coordonarea activitijilor si planificarea resurselor. acestei proceduri si pentru aplicarea sa sunt necesare resurse 8113Entitatea publicdi Universitatea [~~ Procedura de sistem privind coordonarea activitajilor si | Edifial Nr. de ex. 1 | Decembrie 1918" din Alba} planificarea resurselor in vederea indeplinirii obiectivelor SEnaNmiced lulia Universitaqii“1 Decembrie 1918” din Alba tulia pevee Neel] Paginad din 13, Departamentul (Directia) | Cod: P.S._ SEAQ_PS_CMCSI_03 SasaEauanSeEEESTEEEE Centrul pentru Managementul f Calitagi si Strategie Exemplar nr 1 Instiuujional snaaed He i 8.3.3. Resurse financiare Universitatea foloseste resursele financiare de care dispune pentru coordonarea activitatilor si planificarea resurselor, 8.4. Modul de lueru 8.4.1. Planificarea operatiunilor si actiunilor activitatii A. Coordonarea activititilor, Coordonatea activititilor ce conduc la atingerea obiectivelor reprezi proces ce incepe de fapt, din etapa planificarii (claborarea planului strategic/operational etc.) continudnd pe toata durata procesului de indeplinire a obiectivelor asumate, cu scopul de a permite o evidenta cat mai clara asupra rezultatelor, Dupa asumarea obiectivelor strategice generale ale universitii si transpunerea lor in obiective specifice la nivelul structurilor organizatorice, fiecare conduestor de compartiment/structura va stabili masuri/actiuni care yor trebui aplicate in vederea atingerii obiectivelor. Rolul condueatorilor compartimentelor/structurilor din universitate este acela de a asigura aducerea la indeplinite a obiectivelor specifice asumate si de a monitoriza activitajile ce se desfgoara sub tutela proprie. in funcjie de specificul activitatii, conduedtorii structurilor/compartimentelor vor elabora documente cu caracter de coordonare a activitatilor personalului didactic si administrativ din subordine — planifieare, executie, monitorizare etc. - prin care se realizeazi corelatia dintre obiectivele asumate de catre instituyie si activitatile necesare pentru indeplinirea obicctivelor, in functic de resursele alocate. Detalierea activitajilor din planutile strategice sau operationale ajunge pana la nivel de sarcini alocate angajajilor prin intermediul figelor posturilor. Principiile care stau la baza coordondrit activitéjilor in universitate sunt 4a. ~ Principiul prioritajii obiectivelor, care presupune stabilirea unor obiective clare ce dau posibilitatea conducerii structurilor din institufie sa acorde toati atentia solufionarii problemelor sau acjiunilor majore ce apar in diferite unitaqi de timp. 1b. ~ Principiul unitajii de conducere si de actiune presupune o unitate totala intre gandire i condijii si la toate nivelurile din universitate, fara a fi incompatibild cu un schimb liber de pareri, in cadrul caruia pot si apara si puncte de vedere deosebite, dar in contextul coordondirii, unitatea de conducere di posibilitate managerului s& cunoasea problemele sistemului condus, iar executantii si primeasca dispozi indicatii ete ©. ~ Principiul exceptiei presupune ca pe parcursul coordonarii s& fic deosebite situafiile de exceptie fay de cele de rutind, Se urmareste corectarea anomaliilor, depistarea si reglarea situajiilor exceptionale. d. ~ Prineipiul concordanjei intre autoritate si responsabilitate are in vedere faptul c& autoritatea este inseparabil legata de unitatea de conducere, care nu poate fi realizata fird dreptul managerului de a dispune, in limitele legale, pundindu-se in valoare principiile ierathiei. . ~ Principiile proportionalitayii sau continuitait intereseaz& in mod direct coordonarea. IncArcarea diferita cu sarcini a unor compartimente ce au aceleasi atribufii, creaza discrepante in obtinerea rezultatelor scontate, iar lipsa continuitétii conduce la sincope in desfisurarea procesului de management. fiune, in orice B, Planificarea resurselor. Conducerea universitajii elaboreazi planuri/programe de activitate pentru toate obiectivele entitafii, identifica si repartizeaz resursele, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor si organizeaza procesele de munca in vederea desfigurdtii activitatilor planificate. Repartizarea resurselor necesita decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare, dat fiind caracterul limitat al resursclor. Schimbarea obiectivelor, resurselor sau a altor elemente ale procesului de fundamentare impune actualizarea planului/programului, Pentru atingerea obiectivelor, conducerea institufiei asigura coordonarea deciziilor gi actiunilor compartimentelor entitayii si organizeazé consultari prealabile, atat in cadrul compartimentelor centitajii, cit si intre compartimentele respective. Planurile/programele de activitate sunt documente prin care se repartizeaza resursele, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor. Gradul de detaliere a planurilor variazd in functie de diversi factori, precum: marimea entitijii publice, structura decizionala a acesteia, necesitatea aprobarii formale a unor "13Enitatea public Universi | Procedura de sistem privind coordonarea activiiilor si Eaijat Nr dee 1] “1 Decembrie 1918" din Alba | planifiearea resurselor in vederea indepliniri obieetivelor Rasa Iulia Universitaii “1 Decembrie 1918 din Aiba Tula Reon Ne se-eadia Paginal0 din 13 | Departament (Direeia) | Cod PS, SEAQ_PS_CMCSI_03 —— Contru pentru Managementat Calitatii si Strategie Exemplar or, | Insitufionala vitifi etc, Activitijile specifice elaboritii planului sunt urmatoarele: constientizarea optiunilor si claborarea direcyiilor previzibile de evolujie 2 organizatiei; stabilirea si formularea obiectivelor; stabilirea masurilor /activitajilor succesive ce se vor derula pentru atingerea, in condifii optime a obiectivelor, precum si precizarea duratei de realizare a fievdrei acfiuni; planificarea resurselor umane, materiale si financiare necesare, precum gi stabilirea modului de utilizare a acestora, Specifice demersului managerial de planificare a resurselor, urmatoarele etape sunt deci indeplinirii obiectivelor asumate: ~ determinarea persoanelor responsabile cu planificarea resurselor universitijii ~ resurse materiale, umane gi financiare. In plan financiar, la nivel centralizat in universitate este gestionat un buget de venituri gi cheltuicli anual aprobat de catre senat (cu respectarea legislajiei in vigoare gi objinerea aprobitrilor ministerului de resort ~ Ministerul Educafiei Nationale), la propunerea compartimentului financiar-contabil. Universitatea este obligatd si parcurga etapele legale de fundamentare, elaborare, aprobare si exccutie a bugetului de venituri si cheltuieli. Expresia valorica a resurselor se reflec buget, care reprezinta planul financiar. Conducerea universitifii va stabili masurilor necesare pentru incadrarea in resursele alocate prin bugetul anual; ~ insusirea legislatici specifice care reglementeaza activitatea de gestionare a resurselor universitaii; - stabilirea documentelor cate vor fi elaborate in procesul de planificare a resurselor. Conducatorii compartimentelor/structurilor din universitate vor utiliza in planificarea resurselor documente de tipul planuri, programe de aetiune ete.: ~ _ stabilirea activitafilor ce vor fi realizate pentru planificarea resurselor in scopul atingerii obiectivelor universitijii. Aceasti responsabilitate aparjine condueatorilor compartimentelor/structurilor din universitate; ~ alocarea resurselor compartimentelor/structurilor din universitate cu scopul de a asigura conditii pentru desfigurarea activitafilor, in vederea indeplinirii obiectivelor asumate, in acest scop, conducatorii compartimentelor/structurilor din universitate vor emite/actualiza si comunica acte administrative de reglementare a accesului salariafilor din cadrul structurilor organizatorice la resursele materiale, financiare gi informational, dupa cazs - respectarea strict’ a normelor cuprinse in actele administrative de reglementare a accesului salariajilor la resursele materiale, financiare si informationale; = monitorizarea accesului la resursele materiale, financiare si ive in vederea nformafionale ale institutiei 8.4.2. Derularea operafiunilor si actiunilor activitiy A. Coordonarea _activititilor. Coordonarea activitijilor se face de extre —conduestorii structurilor/compartimentelor din universitate, care orienteaz4 angajajii din subordine asupra modului de indeplinire a atributiilor ce le revin, sens in care stabilesc cu precizie modalitajile de lucru, cooperarea si coordonarea in timp si spafiui a activitifilor personalului didactic si administrativ din subordine, astfel ineat Si se realizeze integral obiectivele fixate. Conducstorii structurilor/compartimentelor din universitate stabilese modul de acfiune ~ analizeazA variamtele de lucru, stabilese prioritati si etape, pe care le adue la cunostinfa personalului din subordine, care trebuie si desfigoare activititile stabilite de supetiorii ierarhici Conducatorii structurilor/compartimentelor din universitate estimeaza si termenele de realizare a activitafilor, prin normarea si programarea activitijilor, Dac nu ar exista coordonarea activitajilor din partea managerilor, acestca nu ar beneficia de o conceptie unitar’, ceea ce ar face ca ele si fie in mare parte inutile, iar rezultatul aleatoriu. Implicarea managerilor in activitatile personalului din subordine, prin coordonarea acestora, rezolvai devianfele ce pot aparea in cadrul activitiyilor, prevenind aparitia disproportiilor sau/si contradictiilor. Coordonarea poate fi definita ca 0 activitate constienta cu scopul de a dobandi armonie si unitate de efort in urmirirea obiectivelor asumate de universitate, Coordonarea consti in ansamblul proceselor prin care se lonEntitatea publici Universitatea | Procedura de sistem privind coordonarea activitijilor si | Evditia | Nr. de ex. 1 " Decemvi 1918" din Alba | planifearea resurselor tn vedere Revizia O Nr. de ex. 1 julia ia | Paginal din 13 Departamentul (Dircetia) | Cod: P.S._SEAQ_PS_CMCSI_03, = Centrul pentru Managementul ae Calitati si Strategie 'xemplar nr. Institutional ae i dit sincronizeaza activitajile si eforturile individuale ale personalului didactic si administratiy, astfel ca ele si contribuie le realizarea eficienta a obiectivelor universitajii. Coordomarea include de asemenea si administrarea personalului, scopul principal al cdreia este de a selecta persoanele cu abilitifile cele mai potrivite pentru posturile corespunzitoare, determinarea modului de remunerare si menfinere a lor in onganizatie, precum si actiunile desffigurate in vederea intreruperii activitatii angajatilor din cauza pensionarii, transferului sau a concedierii. Coordonarea ca funcjie a managementului este necesara datorita. influenfelor pe care le resimte organizajia, att in interiorul stu, eat si-n exterior, datorita schimbéirilor generate de progresul tehnic. Actiunea de coordonare are menirea de a asigura adaptarea organizatiei la conditiile existente in fiecare moment al evoluici sale, Exercitarea funcfiei de coordonare este impusa de ‘anumiti factori: dinamismul sistemelor social-economice si al mediului lor ineonjurator, cdt si complexitatea, diversitatea si ineditul reacfiilor personalului, ce reclama un feed-back eficient. Direetiile principale de actiune pentru coordonare sunt: coordonarea nemijlocité a personalului in activitijile lor curente: coordonarea prin politica de personal a organizafiei, exprimati prin reguli si proceduri concrete: coordonarea prin rapoarte asupra rezultatelor objinute; coordonarea prin instrucjiuni; coordonarea prin instruirea personalului de conducere. Pentru asigurarea unei activitiji eficiente conducstorul poate folosi mai multe mecanisme coordinative, reiesind din necesitifile concrete, circumstanjele corespunzatoare etc. Actiunea de coordonare poate fi bilaterald, atunci cand ea deruleaza intre manager si subordonat sau poate fi multilaterald, cdnd deruleaza intre manager si mai multi subordonayi. Pentru ca acfiunea de coordonare sa se realizeze continu si eficient, este necesar ca la nivel de organizajie intre diferitele elemente structurale, eat gi intre diferite categorii de personal, si existe comunicatii eficiemte, iar salariafii sa fie receptivi la modificdrile care se impun, Tofi responsabilii structurilor/compartimentelor din cadrul universitajii pastreaza o legaturd direct atdt ou superiorii, cat si cu subordonagii directi, pentru a asigura premisele transmiterii informatie: intr-un mod precis si eficient, evitindu-se astfel eventualele neinfelegeri sau interpretari gresite, In acest fel, deciziile gi actiunile personalului vor fi relafionate intre ele, fluidizdnd activitatea atingerii obiectivelor asumate. Din acest motiv, ficeare conducdtor de structura/compartiment din universitate va analiza efectele actiunilor asupra propriului compartiment, cat $i asupra celorlalte compartimente influentate direct indirect. In functie de rezultatele acestor analize, se adapteazd conditiile si strategia de implementare a planurilor strategice si operationale. Personalul universitapii trebuie sa {ina cont de consecinjele activitatilor si deciziilor lor asupra intregii entitiq B. Planificarea_resurselor, Conducitorii structurilor/compartimentelor din universitate stabilese toate categoriile de resurse necesare deruliiri eficace a activitigilor si modul de alocare a acestora — resurse materiale, umane si financiare, Necesarul de resurse umane este determinat la nivel institufional, prin aprobarea Senatului institutiet la propunerea Consiliului de Administratie, pe baza propunerilor conduestorilor structurilor/compartimentelor din universitate, deoarece ei cunose cel mai bine nevoile strueturilor pe care le conduc, pe baza competentelor de care personalul are nevoie pentru a efectua cu succes activitaile necesare, Sunt analizate in acest sens efeetivele de personal de care structurile dispun, in comparatie cu nevoile organizational. Planificarea resurselor umane este procesul prin care se identifies competentele forfei de munca din organizafie si nevoile organizajionale pentru a atinge obiectivele stabilite in prezent si in viitor. Scopul este se asigure e& persoanele potrivite sunt disponibile in numdrul necesar pentru realizarea activitafii, sunt la locul potrivit competenfelor pe care le dejin si sunt pregatite si indeplineasca sarcinile de serviciu corespunzitor cerinjelor legale si celor interne ale organizatiei. Planificarea resurselor umane nu se refera doar la nevoile conerete de angajare, ci si la organizarea pe termen lung a modalitajilor de dezvoltare a angajatilor, la elaborarea planurilor de succesiune sia alternativelor viabile in situafii de criza. Este o activitate complex’ care trebuie sa se bazeze pe un plan strategic pe termen lung al organizatici in ansamblu si si aibé in vedere bugetele necesare. nas“Entitatea publica Universitatea | Procedura de sistem pri “I Decembrie 1918" din Alba | planificarea resurselor in vederea indeplin lulia U lor si | Edifia Nr. de ex. 1 obiectivelor svizia 0 Nr. de ex. ersitigii “1 Decembrie 1918" din Alba lulia Revizia @ Nr. de ex. | Paginal2 din 13 Departamentul (Directia) | Cod: P.S. SEAQ_PS_CMCSI_03 Centrut pentru Managementul Calitatii si Strategie Exemplar ne. 1 Institutional Resursele financiare ale universitajii au la baz bugetul de venituri si cheltuieli anual al universitatii, ca instrument principal de prognozare, organizare, desfisurare si analiza a activitatii economico-financiare a institufiei, Procesul elaborarii, aprobarii si executiei bugetului de venituri si cheltuieli al universitatii are la baz reglementarile legale in vigoare, propunerile compartimentelor/structurilor universitatii si obiectivele vizate de institutie in perioadele urmatoare, prin planurile strategice si operafionale. Veniturile universitatii sunt utilizate, in conditiile autonomiei universitare, in vederea realizarii obiectivelor asumate in domeniul invayamantului si al cercetdrii_stiintifice universitare. Cheltuielile sunt efectuate pentru a acoperi atat costutile directe ale universitatii, cum sunt cele legate de salarizarea personalului didactic, cat si cele cu caracter indirect ~ utilitati ete, Bugetul de venituri si cheltuieli al universitafii reprezinta un instrument de management, care contribuic la asigurarea transparenfei si eficientizarea procesului de gestiune financiara. Reetorul are responsabilitatea coordonarii activitafii financiare a institujiei si a angajarii, lichidarii, ordonantitii si platii cheltuiclilor eu conditia incadrarii in buget. La nivelul compartimentelor/structurilor Universitatii se identifica activitatile care necesita cheltuieli in vederea indeplinirii obiectivelor si se solicita pe linie ierarhicd superioara aprobarea cfectuarii acestor cheltuieli, conform legislatiei in vigoare si cu ‘neadrarea in bugetul aprobat, Necesarul de resurse materiale la nivelul compartimentelor/structurilor universitatii este determinat de etre conducdtorii structurilor/compartimentelor din universitate, pe baza propunerilor personalului didactic si administrativ din subordine. Acestia din urma adue la cunostinfa conduedtorului informatiile privind resursele materiale considerate a fi necesare in desfigurarea activitatilor lor si utilizeazi acele resurse materiale care le sunt repartizate. Conducitorii structurilor/compartimentelor din universitate se preocupa de asigurarea resurselor materiale necesare desftisurarii activitatii personalului didactic si administrativ din subordine, Pentru aceasta, propun pe linie ierarhica superioard aprobarea resurselor materiale de care au nevoie compartimentele pe care le conduc. Aprobitile utilizarii de resurse materiale de edtre personalul didactic si administrativ se supun prevederilor legale, cu respectarea in bugetul aprobat. 8.4.3. Valorifiearea rezultatelor activitatii Coordonarea activitajilor in universitate in vederea indeplinirii obiectivelor asumate si planificarea resurselor reprezinta segmente ale procesului de management care stau la baza etapelor urmatoare de management al performantei, respectiv monitorizarea indicatorilor pentru analiza atingerii obiectivelor. 9. RESPONSABILITATI $I RASPUNDERI IN DERULAREA ACTIVITATIL Nr Compartimental (postu Conducere execuivi a “Personal didactic si personal ort ‘Actunes (operatiunes) “compartimentelor structurilor UAB. | 0 i | Coordonarea activitatilor = A aprobare Ap. aplicare 2 Planificarea resurselor ‘A aprobare Ap.aplicare Detalierea responsabilitayilor din tabelul de ma 1, Coordonarea activitafilor se face de etre conducstorii structurilor/compartimentelor din universitate, care orienteaz angajafii din subordine asupra modului de indeplinire a atributiilor ce le revin, sens in care stabilese cu precizie modalitajile de lucru, cooperarea si coordonarea in timp si spatiu a activitatilor personalului didactic si administrativ din subordine, astfel incat sa se relizeze integral obiectivele fixate 2. Conducatorii structurilor/eompartimentelor din universitate stabilese toate categoriile de resurse necesare derulairii eficace a activitajilor si modul de alocare a acestora — resurse materiale, umane si financiare InsDepartamentul (Direetia) | Cod: PS. SEAQ_PS_CMCSI_03 Central pentru Managementul Entitatea publica Universitatea | Procedura d “1 Decembrie 1918" din Alba | planificarea resurselor in vederea indeplinirii obiectivelor Iulia istem privind coordonarea activitatilo Revizia Universitagii “1 Decembrie 1918” din Alba Tulia Pagina i Calitiiii si Strategie Exemplar nr, | Institujionala ce E 10, ANEXE, {NREGISTRARI, ARHIVARI | Denumirea Arhivare Al r. 5 te ae | amexci | Elaborator | Aprubs ie ale Difuzare | Toe | Perioadi | Quit, 0 i feet 4 5 6 7 8 iT : : : - 7 : 11, CUPRINS Numérul z ‘componentei in Denumirea componentei din cadrul procedurii Pagina cadrul procedurii eH BEE He Coperta i na oer 1 1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea ediiei 2 sau, dupii caz, a reviziei in cadrul editiei PROCEDURII D) ce 2 Situajia edigiilor si a reviziilor in cadrul editiilor PROCEDURI DE 2 i: SISTEM _ 3 Lista cuprinzéind persoanele la care se difuzeaza edijia sau, dupa ca, 2 _____| revizia din cadrul editiei PROCEDURI DE SISTEM L 4 Scopul PROCEDURII DE SISTEM _ 4 L 5 __| Domeniul de aplicare a PROCEDURII DE SISTEM 6 6 Documentele de referinji (reglementiri) aplicabile activitajit 7 ae _| procedurate Pee HEL eee - 7 Definii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura de sistem 7 [— 8 Deserierea PROCEDURII DE SISTEM oH fare Responsabilitifi gi rispunderi in derularea activitaii “12 aC} ‘Anexe, inregistrari, arhivari 7 3B L 1] Cuprins Preece Z 13 13/13