Controlul administrativ

Cap VII CONTROLUL ADMINISTRATIV

Obiectiv fundamental: s-i nsueasc cunotinele privitoare la necesitatea, obiectivele, organizarea, formele i metodele controlului administrativ; Obiective operaionale:

Obiective cognitive:
O1 - s argumenteze necesitatea controlului administrativ ntr-o instituie public; O2 - s evidenieze obiectivele controlului administrativ; O3 - s precizeze cerinele privitoare la organizarea controlului administrativ; O4 - s reliefeze formele controlului administrativ; O5 - s descrie metodele de control administrativ; O6 - s prezinte efectele controlului administrativ. Metode i tehnici didactice: Metode expozitive: explicarea; descrierea. Metode conversative: conversaia;
1

tiina Administraiei conversaia euristic; problematizarea. Metode de explorare direct: observaia; studiul de caz.

Controlul administrativ

VII.1. Necesitatea i obiectivele controlului administrativ

Controlul este una din componentele activitii de administrare sau conducere i este nelipsit, ca atare, n sistemele administrative din toate timpurile. Exercitarea controlului se integreaz n activitatea de administraie i semnific mijlocul prin care se analizeaz modul cum organele administrative i ndeplinesc sarcinile. ntr-una dintre accepiunile sale controlul const n observarea, constatarea sau stabilirea situaiei de fapt, confruntarea acesteia cu obiectivele propuse, combaterea unor fenomene nefavorabile i sesizarea organelor competente.49 n esena sa, controlul vizeaz mbuntirea rezultatelor dintr-un anumit sector, nlturarea unor erori sau prevenirea lor. Pentru aceasta, el are nevoie de criterii i de etaloane de msur, spre a putea compara realitatea cu ceea ce ar trebui s fie. Necesitatea controlului este strns legat de modul n care se deruleaz procesul decizional. Astfel, prin control se verific n mod nemijlocit, cum se ndeplinesc deciziile administrative, se iniiaz noi demersuri i se corecteaz eventualele disfuncionaliti. Necesitatea controlului rezult din nsi natura lui, fiind o activitate contient ce urmrete scopuri multiple, ns, pentru aceasta, ea urmeaz s satisfac urmtoarele condiii: 1. s fie nfptuit chiar de conductorii instituiilor sau compartimentelor administrative, ntruct funcia de control este inseparabil de func-ia de conducere. Eficiena controlului asigur eficiena conducerii. n acest sens,
49 Starosciak, J. op. cit.; p.156 3

tiina Administraiei funcionarii de conducere trebuie s efectueze un control permanent, deoarece nu implic ntreruperea activitii celor controlai i nici cheltuieli suplimentare; 2. controlul trebuie efectuat la locul realizrii activitii, spre a putea verifica modul de lucru i rezultatele concrete ale activitii. Controlul din birou sau prin consftuiri nu poate ajunge la o informare precis cu privi-re la starea de fapt, la descoperirea deficienelor n activitate sau a abaterilor de la dispoziiile legale. i controlul de la centru, prin rapoarte i dri de seam este insuficient, deoarece asemenea mijloace de informare necesit chiar ele o confruntare cu realitatea; 3. funcia de control trebuie s fie realizat de un personal temeinic pregtit profesional, capabil s analizeze n mod judicios aspectele pozitive i negative ale activitii verificate i s propun soluii privind mbunt-irea rezultatelor obinute. Controlul nu se rezum, din acest motiv, la o singur inspecie formal, ci implic o contribuie nemijlocit a organului de control la rezolvarea problemelor instituiei publice; 4. asigurarea regularitii controlului i a caracterului su sistematic. Dac verificarea se efectueaz periodic, conducerea poate lua msuri, nainte ca deficienele s se amplifice, prevenind apariia consecine-lor negative. Astfel, se pot preveni erorile, prin ndrumri corecte, iar atunci cnd se constat metode de lucru utile, ele pot fi popularizate la nivelul tuturor instituiilor administrative; 5. asigurarea caracterului preventiv; organul care efectueaz con-trolul nu se poate limita, doar la simple constatri, fr a propune soluii de ndreptare a situaiei, atunci cnd se descoper deficiene. Este de dorit ca funcia de control s contribuie practic la rezolvarea problemelor, deoarece misiunea sa se mpletete cu aciunea de organizare a executrii sarcinilor. Ca atare, organele
4

Controlul administrativ de control trebuie s propun soluii concrete, n scopul remedierii deficienelor constatate; 6. asigurarea caracterului principial, ca suport obiectiv al consta-trilor i msurilor adoptate; controlul trebuie s fie obiectiv, imparial i s nu denatureze situaia constatat. n acelai timp, controlul trebuie s fie complet, s semnaleze att aspectele negative, ct i pe cele pozitive; 7. asigurarea integralitii controlului; astfel el urmeaz s cuprin-d toate compartimentele de activitate, nu numai pe cele cu probleme, ci i resorturile unde nu s-au semnalat lipsuri. Chiar dac atenia trebuie focali-zat nspre compartimentele ineficiente, aceasta nu nseamn neglijarea celorlalte, care n lipsa unei verificri a activitilor pot comite erori; 8. controlul trebuie s aib un caracter organizat. nainte de nceperea controlului este necesar examinarea materialelor privind activitatea compartimentului care urmeaz a fi verificat (procese verbale, rapoarte informative, sesizri, reclamaii, dri de seam, statistici etc.), precum i studierea actelor normative, inclusiv instruciunile de aplicare a lor. Acest studiu are ca scop, documentarea asupra problemelor specifice compartimentului, rezultatelor activitii din trecut, deficienelor constatate i msurilor ntreprinse de organul de control anterior. Pe baza acestor documentri, se ntocmete un plan operativ de control, pentru fiecare instituie n parte, n care sunt prevzute: obiectivele cu caracter general i particular; perioada n care urmeaz a fi controlat; modalitile de control i durata verificrii. Obiectivele controlului administrativ pot fi prezentate succint, astfel: descoperirea i evidenierea celor mai adecvate metode de lucru n administraia public, pentru a fi generalizate;
5

tiina Administraiei stabilirea cauzelor care frneaz activitatea i propunerea de m-suri pentru nlturarea lor; verificarea modului n care este utilizat ansamblul mijloacelor juridice aflat la dispoziia instituiilor publice pentru nfptuirea funciilor organizatorice; verificarea ndeplinirii din punct de vedere cantitativ a sarcinilor din administraia public, n raport cu volumul resurselor consumate; cunoaterea comportamentului personalului administrativ, n vederea aprecierii corecte a contribuiei acestuia la optimizarea activitii din administraie. n temeiul constatrilor controlului, conducerea poate proceda la o alt organizare a activitii, la promovarea elementelor valoroase i la adoptarea de msuri adecvate fa de cei care nu-i ndeplinesc sarcinile de serviciu. Efectuarea controlului constituie un prilej de a verifica dac activitatea i structura administraiei sunt eficiente i pe msura sarcinilor primite.

VII.2. Organizarea controlului administrativ

Punctul de pornire, n problema organizrii controlului, este rolul special al acestora de a observa evoluia situaiei sau a strilor de fapt, cu scopul adoptrii de soluii necesare pentru mbuntirea activitii controlate. n plus, aciunile de control i implicit cele de constatare, sunt indisolubil legate de funcia de conducere. De aceea, la organizarea controlului, trebuie s se in seama de urmtoarele cerine: 1) orice conductor al unei instituii publice trebuie s-i exercite atribuiile de control, att n ceea ce privete activitatea funcionarilor din
6

Controlul administrativ subordinea sa, ct i n privina rezultatelor aciunii organului administrativ, n ansamblu. 2) apropierea compartimentului organizatoric care ndeplinete funcia de control, de personalul din conducere capabil s ia msuri de reme-diere, n scopul diminurii distanei dintre constatarea fcut i msura luat. 3) operaiunea de control i ntocmirea anterioar a rapoartelor de activitate s se realizeze de funcionarii publici independeni care nu rspund direct de domeniul controlat. Altfel, materialele prezentate de ctre acetia nu ofer o garanie de apreciere obiectiv a activitii din instituia respec-tiv. n plus, ele ar putea s nu corespund pe deplin realitii i s fie excesiv de optimiste. 4) controlul nu este exonerat de orice rspundere. Controlorul trebuie s rspund personal, dac nu constat la timp o situaie care trebuie remediat i dac nu efectueaz o analiz complet i obiectiv a mpre-jurrilor de fapt. ns, controlul nu poart rspunderea, n totalitate, pentru modul n care sunt aplicate soluiile. 5) persoanele care efectueaz controlul trebuie s aib capacitate profesional deosebit, competen i caliti personale. Ele trebuie s ocupe, sub raport organizatoric, o poziie care s le faciliteze misiunea i s nu le-o ngreuneze. Aceast poziie poate fi stabilit innd cont de dou criterii principale i anume: primul criteriu privete rspunderea i subordonarea controlorului fa de serviciul controlat. Acela care face controlul nu trebuie s poarte rspunderea pentru starea de fapt existent, pentru a pstra caracterul obiectiv al constatrilor sale; doilea criteriu l constituie modul n care calitatea activitii conal trolorului influeneaz cariera lui personal; dac salarizarea i promovarea
7

tiina Administraiei depind de promptitudinea i precizia informaiilor acumulate sau de eficiena activitii sale de control. Pentru a asigura obiectivitatea controlorului, cointeresarea sa material trebuie s depind de eficiena muncii sale. 6) la stabilirea volumului controlului, trebuie s se in seama de faptul c amplificarea exigenei, fa de activitatea administraiei, atrage n mod necesar, creterea calitii i a numrului organelor de control. Fr un numr suficient de organe de control, nu se poate analiza ntreaga activitate a administraiei. Totodat, din raiuni de ordin economic, nu este de dorit un numr prea mare de organe de control, care pe de o parte, ar consuma un volum ridicat de resurse ale administraiei, iar pe de alt parte ar frna activitatea acesteia. n fine, pentru evitarea unor aspecte negative, este necesar coordonarea aciunilor de control, efectund verificarea simultan a tutror compartimentelor instituiei publice i realizndu-se nsemnate economii de timp i de resurse. La raionalizarea activitii de control, aduce o contribuie important organizarea sistematic a acestuia, favoriznd munca n echip, dar i autocontrolul fiecrui funcionar.

VII.3. Forme i metode de control

Din punct de vedere a naturii organului de control (criteriul organic), n administraia public se disting dou forme de control: control de stat i control obtesc. a) Controlul de stat se efectueaz de ctre organele legiuitoare, administrative i judectoreti. Acesta are urmtoarele forme:
8

Controlul administrativ 1) Controlul realizat de ctre organele legislative, care are caracter extern i general; el se exercit asupra tuturor organelor administraiei statului, ntregii activiti a acestora, extinzndu-se asupra legalitii i oportunitii ansamblului actelor i deciziilor administrative; 2) Controlul realizat de ctre organele administrative, care din punct de vedere al poziiei juridice ocupate de organul de control, fa de instituia analizat, poate fi: control intern efectuat de funcionarii de conducere din interiorul instituiei verificate, care are caracter general sau de specialitate; controlul intern general se exercit asupra actelor i faptelor (operaiunilor) administrative efectuate de subordonai, analizndu-se oportunitatea deciziilor luate de ctre acetia; controlul intern specializat, care ia forma controlului financiar intern, controlul ierarhic operativ curent i a controlului preventiv. Controlul administrativ se difereniaz de cel de gestiune, prin obiective, surse de informare, tehnici i instrumente folosite, dup cum se observ din Figura nr. 6: Controlul de Obiectivul controlului gestiune Analiza performanelor unei Surse de informare Tehnici i instrumente utilizate organizaii Interne De obicei repetitive Contabilitate analitic Tabele de bord
9

Controlul administrativ Verificarea regularitii actelor administrative Interne De obicei specifice Monografii

tiina Administraiei Figura nr.6 Diferenieri ntre controlul administrativ i controlul de gestiune 3) Controlul judectoresc const n verificarea legalitii actelor emise de organele administrative, dar nu i a oportunitii lor. Verificarea se efectueaz asupra actelor emise de organele administraiei, n urma sesizrii persoanelor fizice sau juridice, care se consider nedreptite sau vtmate de aciunile autoritilor publice. b) Controlul obtesc este realizat, att de organele i organizaiile obteti, precum i de ceteni. Controlul obtesc fa de instituiile administraiei, are caracter democratic i eficient. Astfel, prin semnalarea prompt a deficienelor din instituiile administrative, el contribuie la ntrirea legalitii i mbuntirea general a activitii administraiei. Controlul obtesc asupra activitii aparatului administrativ face ca funcionarii s pstreze legturi strnse cu societatea i cu cetenii pe care i servesc. Diversificarea activitilor n administraia public a determinat o varietate de metode de control, care pot fi clasificate astfel: 1) Dup momentul soluionrii unei probleme n administraie i metodele utilizate pentru analiza caracterului su raional i eficient, controlul poate fi: prealabil, concomitent i posterior. n cadrul controlului prealabil, decizia administrativ nu poate fi adoptat, dect dac verificarea atest c sunt ndeplinite condiiile legale. Aceast form de control are un caracter preventiv i prezint avantajul c, evit comiterea unor neregulariti. Dezavantajul su const n ngreunarea procedurii administrative. Controlul concomitent se practic n acelai timp cu derularea activitii n administraie, dar el este dificil de realizat i se ntlnete mai rar.
10

Controlul administrativ Controlul posterior constituie metoda utilizat, n mod obinuit, n administraie. El las posibilitatea realizrii iniiativei i activitii n seama organelor administrative i stimuleaz rspunderea acestora pentru aciunile efectuate. Riscul controlului posterior rezid n faptul c, uneori, poate interveni cu ntrziere. 2) Dup cum se anun sau nu data efecturii controlului (prin diverse metode), acesta poate fi prevzut (anunat) i inopinat (neanunat). Controlul prevzut (anunat) urmrete, att descoperirea erorilor n activitatea dintr-o instituie public, ct mai ales, analiza profund a activitii realizate. Aceast metod corespunde cerinelor unui control de tehnic administrativ. Controlul inopinat are drept scop surprinderea i evidenierea deficienelor organului verificat i a neregulilor existente n activitatea acestuia. El reprezint un avertisment pentru funcionari, n sensul c oricnd pot fi controlai, astfel nct s nu svreasc abateri n activitatea lor. Necesitatea unor asemenea aciuni inopinate poate s apar n unele domenii din administraie, atunci cnd un fenomen oarecare trebuie urmrit dup modul cum se manifest zilnic; de exemplu, verificarea modului n care sunt primii cetenii n instituiile publice i le sunt rezolvate problemele. O asemenea metod nu se recomand, atunci cnd se urmrete o analiz n profunzime a activitilor administrative. Pentru ca verificarea s fie eficient, este mai raional ca i funcionarii, ale cror aciuni urmeaz a fi controlate, s fie informai despre aspectele supuse examinrii; astfel, ei pot s reflecteze asupra problemelor analizate i s conlucreze la efectuarea verificrii, pregtind materiale i documente necesare sau formulnd propuneri privind mbuntirea activitii.
11

tiina Administraiei Chiar dac sunt prevenii asupra controlului, funcionarii pot ncerca s nlture deficienele existente, dar problemele pe care le rezolv administraia sunt att de complexe, nct anunarea controlului nu permite, de obicei, schimbarea situaiei de fapt. 3) Dup metodele utilizate i care pot fi axate, pe cazuri, fie individuale, fie generale, se mai pot distinge: un control pe eantioane i unul exhaustiv. n controlul pe eantion se examineaz cazuri individuale care se generalizeaz, pe cnd n cel exhaustiv se studiaz toate elementele domeniului analizat. Cnd controlul i concentreaz atenia asupra unui singur compartiment, se creaz condiii pentru o analiz aprofundat i rapid. Dar n acest caz, apare riscul unei imagini limitate asupra instituiei controlate i nu se poate analiza multilateral problema studiat. De aceea, numai n cazul unei abordri ample i complexe a problemelor de specialitate, conducerea insti-tuiei publice poate lua o decizie corect. 4) O alt clasificare, din punctul de vedere al metodelor folosite, difereniaz: efectuarea controlului la faa locului, de cel pe acte, sau pe dosar. Controlul la faa locului prezint avantajul de a lua contact nemijlocit cu funcionarii a cror activitate se analizeaz. Prin aceast metod, controlorul colecteaz diferite detalii, fr s obin o vedere de ansamblu i s poat compara diferitele detalii, ca n cazul examenului pe dosar. La controlul pe acte, se solicit instituiei verificate s nainteze documentele care permit s se aprecieze conformitatea activitii cu baza de referin a analizei. Aceast metod este lent, antrennd un schimb de coresponden, cereri complementare, precizri etc. Lipsa unor contacte directe poate determina o verificare i o apreciere inexacte. 5) controlul se mai poate realiza: n mod unilateral sau n contradictoriu.
12

Controlul administrativ Controlul unilateral se realizeaz fr participarea funcionarului a crui acrivitate este analizat. Este o metod autoritar, cu efect de intimi-dare, n care nu se cer explicaii i nici funcionarul controlat nu-i formu-leaz aprarea. Controlul contradictoriu nseamn confruntarea opiniilor i se realizeaz cu participarea funcionarului a crui activitate este analizat. n aceast metod democratic, se favorizeaz eficiena controlului, evitnduse erorile de interpretare i deduciile eronate. Riscul const n aceea c se ofer prilejul unor funcionari abili s-l deruteze pe controlor. Dar acest risc este minor fa de avantajele prezentate. 6) controlul mai poate fi efectuat : n mod liber sau dirijat dup normele procedurale. n organizarea controlului exist o anumit doz de libertate, pe care controlorul o are, n reunirea elementelor ce-i permit s-i formuleze poziia. Metoda controlului liber permite o investigare mai supl i face posibil descoperirea unor aspecte pe care controlul dirijat nu ar putea s le pun n eviden. Metoda controlului dirijat respect procedura n materie i ofer mai multe garanii de reuit activitii realizate. 7) Alte metode de control mai sunt: controlul individual, exercitat de un singur controlor, respectiv controlul colegial, efectuat n echip; controlul de materialitate, care privete verificare elementelor concrete, pentru care aprecierea se reduce doar la prezena sau absena factorilor msurabili; controlul de regularitate, care asigur confruntarea elementului supus verificrii cu o norm sau cu o regul juridic; el se refer, n general, la actele juridice i la operaiuni financiare;
13

tiina Administraiei control de rentabilitate, care depinde de metodele contabile utilizate i are un caracter sintetic, atunci cnd vizeaz bunuri i activiti al cror cost trebuie evaluat. El face o apreciere a costurilor resurselor utilizate pentru a ndeplini misiunea stabilit; controlul de eficien, implic probleme de apreciere a activitilor i rezultatelor care pot fi comparate ntre ele; el include o anumit dificultate, deoarece rezultatul, obinut prin diferite procedee, nu se poate evalua ntotdeauna n cifre (ca la controlul de rentabilitate).

VII.4. Efectele controlului

Exercitarea controlului administrativ produce efecte primare i efecte derivate. Efectul direct al controlului administrativ const n stabilirea unei aprecieri de conformitate. Astfel, dac n aprecierea pe care o face organul de control, rezult concordana dintre activitatea administraiei cu ceea ce se atepta de la ea, nseamn c aceasta funcioneaz normal. Punerea n eviden a neconcordanelor produce efecte derivate, al cror scop este restabilirea conformitii, ntre ceea ce trebuia s fac administraia i ceea ce a realizat. Dintre efectele derivate, menionm: transmiterea constatrilor organului competent, n scopul de a lua msuri pentru remedierea deficienelor semnalate; publicarea constatrilor, avnd ca scop informarea opiniei publice; n acest mod, funcionarii pot s se conformeze cu normele de referin, pentru a-i desfura activitatea mai eficient. n mod practic, concluziile controlului sunt dezbtute n instituia administrativ supus verificrii, formulndu-se, dac este cazul, obieciuni i propunndu-se msuri pentru mbuntirea activitii;
14

Controlul administrativ autocontrolul const n aciunile ntreprinse de ctre organul de control, pentru a restabili conformitatea i pentru a remedia deficienele, prin propriile sale decizii. ntruct controlul urmrete respectarea normelor juridice, rezultatul su const n conformarea Administraiei cu aceast stare i cu aplicarea legii de ctre toi funcionarii publici. Controlul se deruleaz ntr-o succesiune logic de operaiuni, fiind urmat de aciunea de evaluare care finalizeaz ntrgul demers al verificrii. Aceasta din urm se soldeaz, fie cu analiza impactului activitii de control asupra administraiei fie cu aprecieri, reflecii sau dezbateri cu caracter public, dup cum se arat n Figura nr. 1
Ce este? Asupra a ce se efectueaz? Cu ce criteriu? Cu ce consecine? FAZA DE CONTROL Analiza conformitii Activiti Persoane Norme stabilite Sanciuni Corectare Figura nr.1 FAZA DE EVALUARE Analiza impactului Efectele unei aciuni Apreciere subiectiv sau politic Reflecie Dezbatere

n vederea realizrii acestui scop, se ine cont de urmtoarele raiuni: 1) raiuni de eficien. Activitatea de control urmrete ca administraia public s funcioneze n mod raional i eficient, ca un ansamblu unitar. Atrgndu-i atenia asupra abaterilor constatate de la normele stabilite i propunnd soluii pentru remedierea deficienelor constatate, controlul contribuie la funcionarea n condiii optime a administraiei.

15

tiina Administraiei 2) raiuni de legalitate. Prin acestea se urmrete respectarea legilor de ctre instituiile publice; n acest mod, administraia public devine mai eficient, deoarece lucreaz n interesul general. 3) raiuni de legitimitate. O important funcie a controlului este aceea c verific n ce msur administraia transpune n practic concepia politico-juridic a statului, pentru a aciona n cadrul legitimitii. Controlul are un efect dinamic i devine un factor de progres, urmrind optimizarea activitilor administrative. Aciunea administraiei apare pe primul plan, iar aceea a controlului, pe un plan secundar. n anumite condiii, exercitarea controlului poate frna activitatea administraiei i spori costurile sale; aceasta denot c activitatea de control a fost conceput n mod eronat i trebuie reorganizat pentru a nu prejudicia aciunile instituiilor publice.

VII.5. Aplicarea controlului de gestiune n administraia public

n cadrul modernizrii metodelor de gestiune public, controlul de gestiune este prezentat ca instrumentul cel mai bun de conducere prin gestionarea propriilor programe de aciune i a propriului buget. Potrivit expresiei lui Octave Gelinier50, controlul de gestiune reprezint sistemul senzorialcare avertizeaz gestionarii (n.n- funcionarii publici) asupra diferenelor ecartului dintre nivelul de realizare al obiectivelor pe de o parte i consumul de mijloace aferente acestora, pe de alt parte.

50 Hussenot, Philippe La gestion publique par objectifs. Des ambitions la pratique; Les editions dorganisation; Paris; 1983; p. 38 16

Controlul administrativ Administraiile n-au fost prea receptive la ideea aplicrii unui sistem informatic, adesea asimilat cu controlul de gestiune nsui, a crui implementare necesit n primul rnd, o schimbare de comportament din partea acestora. ntr-o schem clasic, sistemul informatic cuprinde patru etape: studiul, decizia, aciunea i controlul (dup cum se observ n Figura nr. 2) STUDIUL STUDIUL

DECIZIA DECIZIA

ACTIUNE ACTIUNE A A

CONTROLUL CONTROLUL Figura nr. grafice, controlul este implicat n Conform acestei reprezentri 2 verificarea faptic a rezultatelor aciunilor administrative i a conformrii acestora cu obiectivele iniiale. Aceast verificare presupune punerea n practic a unui sistem informaional care s sprijine organele n drept n pregtirea de noi decizii administrative. n fapt, controlul devine sistemul nervos care irig n mod continuu procesul de gestiune cu fluxurile informaionale necesare 51. Experiena aplicrii controlului de gestiune dateaz din anii 70 i s-a bazat pe construirea de sisteme informatice vaste, cu largul concurs al informaticii. Astfel, constituirea n anul 1970 a unei celule de analiz de gestiune la Direcia Spitalelor n Frana, s-a materializat n crearea unei baze de date informatizate care prelucreaz o cantitate enorm de informaii privind costul i activitatea spitalelor. n aceeai perioad, Direcia General a Potelor
51 Hussenot, Philippe op. cit.; p.38 17

tiina Administraiei a introdus n cadrul serviciilor sale externe, pe cel al controlului de gestiune, prezentat n Figura nr.3. Schema sistemului constitutiv al controlului de gestiune relev importana sistemului informatic de gestiune, considerat drept susintor al unui ansamblu arhitectural cuprinznd dou elemente aflate ntr-o relaie reciproc: sistemul obiectivelor i sistemul responsabilitilor.

Pregtirea bugetului Analiza rezultatelor SISTEMUL OBIECTIVELOR Pregtirea, corectarea i msurarea obiectivelor INFORMAII CONTABILE - contabilitate bugetar - contabilitate analitic - contabilitate de gestiune Tablou de bord SISTEMUL INFORMATIC DE GESTIUNE INFORMAII PRIVIND CALITATEA SERVICIILOR ntrzieri restane primirea publicului INFORMAII ECONOMICE PRIVIND MEDIUL
18

SISTEMUL RESPONSABILITILOR Coerena ntre prezentarea informaiilor i nivelul responsabilitailor STATISTICA ACTIVITIL OR - statistici anuale - msurarea activitii pe seciuni

Figura nr. 3 Sistemul constituitiv al controlului de gestiune la Direcia General a Potelor n Frana

Controlul administrativ

n acelai context, se poate preciza faptul c, i Ministerul Agriculturii s-a orientat ncepnd cu anul 1972 ctre realizarea unui sistem informatic automat, destinat s integreze diversele date de baz (contabile, financiare, administrative, tehnice, statistice, economice) cu privire la gestiunea propriilor direcii departamentale. Pentru Jacques Ratier un asemenea dispozitiv de informare este indispensabil activitii de administraie public pentru a corecta traiectoria i a realimenta procesul de decizie conform efectului de retroactivitate 52. n acest scop sunt necesare trei elemente: 1. contabilitatea analitic, care permite cunoaterea costului produselor pe centre de gestiune i msurarea randamentului; 2. un sistem statistic util ealonului administraiei publice centrale n munca de concepie; 3. proceduri participative din partea funcionarilor publici, aflai n postura de gestionari, n vederea atingerii rezultatelor dorite. Acordarea de instrumente concrete de gestiune responsabililor de drept, reprezint cadrul principal al modernizrii administraiei publice. Procedurile de fixare a obiectivelor, prezena bugetelor de gestiune, a
52 Hussenot, P. op. cit.; p. 42 19

tiina Administraiei tablourilor de bord i contabilitii de gestiune sunt mijloace privilegiate de aciune n scopul modernizrii activitii administrative. Efortul de evideniere a specificitii controlului de gestiune n administraia public constat, n general, dou aspecte negative i anume: 1. absena instrumentelor obiective de msurare a performanelor; 2. dificultatea de a structura activitatea organizaiilor publice pe centre de responsabilitate. n legtur cu primul aspect, se poate invoca faptul c rezultatele activitii entitilor publice nu se msoar ntotdeauna valoric, n termeni monetari. Organizaiile publice au scop non-lucrativ i, prin urmare, profitul nu reprezint un indicator sintetic de apreciere a performanelor. Activitatea sectorului public este profund influenat de atitudinea guvernului n privina elaborrii politicii de preuri i tarife, stabilirii volumului subveniilor i sumelor alocate pentru depirea situaiilor dificile. n acest mod, ntreprinderile publice vor reaciona ntr-o manier cu totul diferit fa de ntreprinderile private care, n situaii de criz, vor aplica msuri radicale de reducere a costurilor prin concedieri masive. n cazul administraiei publice, absena criteriilor cantitative, sintetice de msurare a rezultatelor exercit consecine multiple asupra controlului de gestiune i anume: incertitudinea n privina aprecierii eficienei comparative a proiectelor derulate ntr-o instituie public; dificultatea de a aplica analiza cost-avantaje i de a face un clasament pe subdiviziuni al instituiilor de administraie public; imposibilitatea de a cunoate cu certitudine gradul de ndeplinire al obiectivelor principale ale unei organizaii publice.
20

Controlul administrativ n legtur cu al doilea aspect, este de remarcat c entitile administrative publice nu agreaz deloc structurarea pe centre de responsabilitate, n forma cerut de controlul de gestiune. Astfel, controlul de gestiune se lovete n administraiile publice de trei obstacole:53 principiul omogenitii sistemul juridic de delegare sistemul de sanciune Principiul omogenitii vizeaz asigurarea coeziunii n interiorul aparatului administrativ, dar este dificil de respectat n practic. Unul din mijloacele de asigurare a acestei coeziuni este modelul ierarhic fondat pe o construcie piramidal a sarcinilor i atribuiilor i pe un sistem de reguli generale impersonale. eful ierarhic superior se mulumete doar s verifice modalitatea de supunere i de subordonare a funcionarilor fa de aceste reguli. Supunerea funcionarilor nseamn acceptarea unui raport ierarhic formal care conserv unitatea administraiei. Aceast manier de lucru este specific ministerelor, n care omogenitatea suficient poate asigura autoritatea minitrilor, n calitate de titulari de departamente. Astfel, subdiviziunea muncii pe paliere sau ealoane succesive, de la direcii la birouri, pe uniti din ce n ce mai specializate, asigur ministrului conducerea i gestiunea propriului minister i totodat asumarea rspunderii pentru activitatea departamentului respectiv. Sistemul juridic de delegare administrativ cuprinde dou forme posibile de delegare: delegarea de semntur i delegarea de putere. Prima este o msur de ordin intern, nu modific cu nimic repartiia competenelor de care dispune delegatul i are un caracter personal.
53 Hussenot, P. op. cit.; p. 45 21

tiina Administraiei La rndul su, delegarea de putere este impersonal i reprezint voina de desconcentrare a competenelor administrative. ns, msurile pentru care puterea de decizie este transferat n seama altor persoane, trebuie definite precis n textul delegrii. Aceste msuri constituie obiectivul unor instruciuni ierarhice care vor face coninutul transferului de competene. Practica demonstreaz c autoritile centrale nu recurg des la sistemul juridic al delegrii; dimpotriv, ambiia lor este de a concentra tot mai mult putere i, numai dac risc s fie sufocate de volumul atribuiilor, accept s transfere o parte din ele n seama administraiilor locale. Sistemul de sanciuni este dificil de aplicat n controlul de gestiune, deoarece activitatea funcionarilor publici este reglementat de un statut special care i protejeaz. Regulile de avansare i salarizare sunt fixate de ctre statut, iar funcionarii care comit abateri sunt deferii unei jurisdicii administrative, fiind trai la rspundere pentru faptele lor.

Termeni cheie: control administrativ, control de stat, control obtesc. Teste de autoevaluare:

1. 2. 3. 4. 5.

Care este rolul controlului administrativ ntr-o organizaie public? Care sunt condiiile ce trebuie ndeplinite pentru a putea efectua controlul administrativ? Precizai obiectivele controlului administrativ. Prezentai formele controlului administrativ. Care sunt metodele de control administrativ?
22

Controlul administrativ 6. Evideniai efectele controlului administrativ.

7. Controlul administrativ: a) este independent de activitatea de administrare b) reprezinta o componenta a activitatii de administrare c) verifica modul de indeplinire a deciziilor administrative 8. Obiectivele controlului administrativ sunt: a) asigurarea caracterului principial al controlului b) asigurarea caracterului preventiv al controlului c) stabilirea cauzelor care franeaza activitatea d) focalizarea atentiei inspre compartimentele ineficiente 9. Controlul intern general ia forma: a) controlului financiar intern b) controlului ierarhic operativ curent c) controlului preventiv 10. Controlul anuntat are ca scop: a) descoperirea erorilor in activitatea unei institutii publice b) contactul nemijlocit cu functionarii a caror activitate este analizata c) analiza profunda a activitatii realizate d) satisfacerea cerintelor de tehnica administrativa

23