CAHUL PAN S.A. Adres: MD-3901, raionul Cahul, or. Cahul, str.

Pcii 20 Telefon: (+373-299) 20872, 31010 Fax: (+373-299) 20872

PLAN DE AUDIT INTERN

CAHUL PAN S.A.

Perioada auditului: Tipul auditului:

din 01/05/2011 pn 01/05/2011 Supraveghere

Standard: ISO 22000:2005 Auditor: Repede Raisa Domeniul certificat: Comercializarea produselor de panificaie

Date generale:

CAHUL PAN S.A. Adres: MD-3901, raionul Cahul, or. Cahul, str. Pcii 20 Telefon: (+373-299) 20872, 31010 Fax: (+373-299) 20872 ntreprinderea S.A. Cahul Pan a fost fondat n anul 1946, i este o societate de tip deschis cu sediul in R.M. MD-3900, oraul Cahul, str. Pcii 20. Conform statutului juridic,societatea este persoan juridic care i desfsoar activitatea sa n temeiul legii Republicii Moldova Cu privire la societaile pe aciuni. Capitalul statutar al Societaii constituie 8176926 lei divizat n 2725642 lei , aciuni ordinare nominative cu valoarea nominal de 3 lei. Fiind fondat n 1946, n partea de sud al Moldovei aceasta este una dintre cele mai vechi i mari ntreprinderi, care a fost i este renumit prin calitatea produselor sale. La momentul actual pentru producerea produselor de panificaie, folosete materii prime de calitate, i utilaje noi. PRODUSELE I SERVICIILE n prezent ntreprinderea produce un sortiment larg de: 1. circa 35 feluri de pine i produse de panificaie; 2. circa 10 feluri de covrigi i covrigei; 3. 10 feluri pesmei; 4. 8 feluri turte dulci; 5. 5 feluri de biscuii; 6. 35 feluri de torturi, rulade, prjituri, checuri; 7. circa 6 feluri de paste finoase.

ZIUA 1 data 01/05/2011

Auditor : Repede Raisa

EDINA DE DESCHIDERE Confirmarea domeniului de auditat Analiza progamului de audit

09:00

09:30

Revizuirea modificrilor n modul de operare/procese/sistemul caliti documentat Apeluri i reclamaii Neconformiti anterioare

10:15

INTERVIU CU MANAGEMENTUL DE VRF Angajamentul managementului Politica n domeniul calitii Obiective strategice Responsabilitate i autoritate

11:00

MANAGEMENTUL RESURSELOR Resurse umane, competen Echipamente, mediu de lucru

12:00

PAUZ DE PRNZ

12:30

PROCESE PROCES - Aprovizionare, evaluarea furnizorilor PROCES - Planificare PROCES Inspecii i testri MSURARE, ANALIZ I MBUNTIRE Audituri interne i analiza efectuat de management Concluzii n urma auditurilor interne nregistrri privind aciuni corective i preventive Satisfacia clientului, reclamaii client Analiza datelor mbuntire continu

14:00

Modul de folosire a certificatului si a mrcii de certificare 15:30 16:00 16:30 EDIN PRIVAT EDIN DE NCHIDERE PRSIREA LOCAIE

CHESTIONARE DE VERIFICARE

1.Cum sunt stabilite i msurate obiectivele referitoare la calitate? Rspuns oferit: Obiectivele calitii sunt determinate n urma analizei datelor specifice perioadei investigate. Acest lucru se realizeaz n timpul analizei efectuate de management. n funcie de rezultatele obinute i de orientarea strategic a firmei, se determin obiective noi sau sunt mbuntite cele curente. 2. Cum este condus planificarea calitii? Rspuns oferit: Planificarea calitii este realizat prin elementele descrise n Manualul de Management al Calitii, respectiv n procedurile aplicabile. n situaia n care se planific modificri ale sistemului care ar putea afecta modul de operare al acestuia, modificrile sunt analizate n cadrul edinelor de analiz a managementului pentru a asigura faptul c integritatea sistemului nu este compromis. 3.Cum sunt definite i comunicate responsabilitile i autoritile personalului ? Rspuns oferit: Responsabilitile i autoritile personalului sunt prezentate n Manualul de Management al Calitii. Structura organizatoric este prezentat n organigram, iar n continuare sunt identificate principalele responsabiliti ale funciilor cheie menionate n organigram. Comunicarea responsabilitilor i autoritilor se face cu ajutorul Fisei Postului angajatului.

4. Cum determin ntreprinderea resursele necesare? Rspuns oferit: Determinarea resurselor necesare se realizeaz prin analiza cerinelor clienilor, a cerinelor legale i de reglementare. ntreprinderea se asigur c resursele necesare sunt furnizate, astfel nct s fie ndeplinite cerinele clienilor. Principalele resurse luate n considerare sunt cele financiare, infrastructura, funizori, resurse umane i echipamente. Acestea sunt analizate cu precdere n cadrul analizelor efectuate de management.

5. Ce instruiri sunt furnizate de intreprindere? Rspuns oferit: Instruirile furnizate de intreprindere sunt att pe latura tehnic specific activitilor ce se desfoar n cadrul organizaiei, ct i pe latura asigurrii calitii. Instruirile sunt fcute piramidal, conform planului de instruire, respectiv ori de cte ori este necesar, pentru a mbunti valoarea resurselor umane. Instruirile sunt urmate de verificri ale cunotinelor dobndite. Toate aceste aciuni sunt nregistrate n Procesele verbale de instruire/verificare. 6. Cum este monitorizat eficiena instruirilor realizate? Rspuns oferit: Monitorizarea eficientei instruirilor realizate se face prin verificri ale cunostinelor dobndite, cu nregistrarea rezultatelor n Procesele Verbale de Instruire/Verificare. n plus, se analizeaz i Rapoartele de Neconformitate care au drept cauz instruirea defectuoas a personalului. 7. Precizai cerine speciale referitoare la infrastructur (ncperi curate, protecie antistatic, ncperi reci, etc.)? Rspuns oferit: Intreprinderea a determinat ca cerint special legat de infrastructur, curenia acesteia, astfel nct s se respecte normele de igien, respectiv pentru a asigura satisfacia clientului 8. Descriei felul n care intreprinderea gestioneaz cererile de ofert, licitaiile (dac este aplicabil), comenzile i contractele cu clienii? Rspuns oferit: Cererile de ofert se nregistreaz de ctre personalul de vnzri i se trimit apoi clienilor oferte de preuri i produse. Comenzile clientilor se primesc de ctre Compartimentul Vnzri n scris sau direct la sediul intreprinderii. Acestea sunt nregistrate de personalul de vnzri i sunt analizate de ctre Directorul de Vnzri. Contractele sunt analizate nainte de acceptare, de ctre Directorul de Vnzri. Analiza spre aprobare i semnarea contractului cu clientul sunt responsabilitile Directorului General. 9. Precizai cerine identificate de intreprindere dar nespecificate de client? Rspuns oferit: Cerinele identificate de intreprindere dar nespecificate de client sunt: - lipsa prafului pe produsele oferite spre comercializare; - integritatea ambalajelor produselor

10. Cum comunic intreprinderea cu clienii si? Rspuns oferit: Comunicarea cu clientul este direct n magazin. n rest se comunic telefonic sau prin fax cu confirmare de primire, prin e-mail. 11. Cum sunt gestionate reclamaiile clienilor? Rspuns oferit: Reclamaiile de la clieni sunt primite la sediul intreprinderii de ctre vnztori sau secretariat. Clientul are obligaia de a prezenta produsul defect, respectiv documentele care atest achiziia produsului de la aceast intreprindere. Dac reclamaia este ntemeiat, se documenteaz cauzele neconformitii n Raportul de neconformitate ntocmit. Reclamaiile sunt inregistrate in Condica de Reclamaii. 12. Cum i evalueaz i selecteaz intreprinderea furnizorii si? Rspuns oferit: Evaluarea furnizorilor se realizeaz ntr-o prim faz prin trimiterea Chestionarelor de Autoevaluare a furnizorilor, prin fax sau direct. Dup primirea chestionarelor completate, se completeaz Raportul de Evaluare a Furnizorului. Dac furnizorul este acceptat, se actualizeaz Lista Furnizorilor Acceptai 13. Ce informaii sunt coninute n comenzile de aprovizionare? Rspuns oferit: Datele coninute n comenzile de aprovizionare sunt: denumirea furnizorului,codul de identificare, adresa juridic a furnizorului, datele de identificare a produsului comandat (coduri, descriere produs), cantitate, pre, locul livrrii, criterii de acceptare, data, semntura etc. 14. Cum se realizeaz planificarea necesarului de aprovizionare? Rspuns oferit: Cel puin o dat pe sptmn se face o analiz pentru a determina necesarul de aprovizionare pentru fiecare tip de produs. Analiza ia n considerare noile comenzi de la clieni, respectiv stocurile existente n depozitele intreprinderii. n plus se ia n considerare i volumul vnzrilor din perioada similar a anului trecut.

15. Cum este identificat stadiul produsului? Rspuns oferit: Identificarea stadiului produsului este asigurat prin nregistrri adecvate, ncepnd cu procesul de aprovizionare pn la activitile specifice termenului de valabilitate. n plus, identificarea produselor se realizeaz prin etichete aplicate pe acestea, etichetarea rafturilor, coduri ale produselor. 16. Cum sunt depozitate materialele i produsele finite? Rspuns oferit: Produsele sunt depozitate pe rafturi cu identificarea corespunztoare. 17. Zonele, spaiile de depozitare sunt adecvate? Rspuns oferit: Intreprinderea are dou depozite i un magazin care asigur condiii de depozitare adecvate.

18. Ce metode de manipulare sunt folosite? Rspuns oferit: Metoda folosit cel mai frecvent de intreprindere este manipularea manual, metoda de manipulare folosit este adecvat. 19. Ce echipamente de msurare i monitorizare sunt utilizate? Rspuns oferit: Echipamentul folosit pentru msurare/cntarire, este controlat i corespunde cerinelor Departamentului de Metrologie i Standardizare a Repbulicii Moldova. Acest fapt este confirmat de existent sigiliuli de la Departamentului de Metrologie i Standardizare a Repbulicii Moldova. Echipament monitorizare utilizat este software-ul antivirus instalat pe fiecare calculator n parte. 20. Cum sunt gestionate neconformitile depistate n timpul auditurilor? Rspuns oferit: Neconformitile depistate n timpul auditului sunt tratate ca i cum ar fi neconformiti specifice proceselor tehnologice. 21. Ce nregistrri se pstreaz privind auditurile interne? Rspuns oferit: nregistrrile care se pstreaz privind auditurile interne sunt:

Planul de audit, Chestionarul de audit, Rapoarte de neconformitate, Sumarul auditului Datele despre efectarea auditurilor sunt nregistrate n Condica de Inregistrare a Auditurilor.

22. Cum este identificat produsul neconform? Rspuns oferit: Produsul neconform este identificat folosind etichete specifice, respectiv prin nregistrri cum ar fi Rapoartele de neconformitate. n depozit, produsul neconform este izolat de produsele conforme si identificat corespunztor.

NOTE: Procesul de chestionare a fost realizat pe teren, mpreun cu Directorul General, Directorul de Management.

RAPORT DE NECONFORMITI

Organizatia: CAHUL PAN S.A Audit numr: 52 Ref. standard: ISO22000:2005 Data: 01/05/2011 Nr. ref. NCR 1 din 2

Clauza: Procesul de aprovizionar

Comp. / Dept.: Compartiment Aprovizionare Descrierea neconformitii: Pe parcursul auditului s-a constatat c furnizorul de drojdie nu este introdus n Lista Furnizorilor Acceptati, iar comanda de aprovizionare nr. 243 din 24/04/2011 nu este semnat de persoana emitent. Cauza neconformitii: Furnizorul de drojdie este un furnizor cu care se Colaboreaz. recent, fiind n perioada de prob. Datorit volumului mare de munc, persoana care a emis comanda de aprovizionare nr. 243 a omis s se semneze.

Auditat: Ion Popa Semntura : Categoria neconformitii (m, M, O): Minor Aciune corectiv: Furnizorul de drojdie va fi evaluat conform procedurii documentate i ntrodus n Lista furnizorilor acceptai. Personalul Compartimentului Aprovizionare va fi instruit privind importanta semnturii pe documente.

Auditor: Repede Raisa Semntura:

Data propunerii: 01/05/2011 Responsabil: Ion Popa Termenul implementrii: 05/05/2011 Propus de: Repede Raisa Semntura:

Analiza actiunii corective propuse, de ctre auditor: Repede Raisa Semnturmntur Auditor: Repede Raisa Semntura

Organizatia: CAHUL PAN S.A Audit numr: 53 Ref. standard: ISO22000:2005 Comp. / Dept.: Depozit Descrierea neconformitii: Pe parcursul auditului au fost identificate n cadrul magazinului produse (topuri de hrtie, cutii cu pixuri etc.) acoperite de praf i cu ambalajele deteriorate. Cauza neconformitii: Neglijena gestionarului prvind depozitarea produselor n cadrul depozitului. Data: 01/05/2011 Nr. ref. NCR 1 din 2

Clauza: Pstrarea produsului

Auditat: Ion Antohi Semntura :

Auditor: Repede Raisa Semntura:

Categoria neconformitii (m, M, O): Minor

Aciune corectiv: Instruirea gestionarului privind cerintele speciale de depozitare a produselor n cadrul depozitului.

Data propunerii: 01/05/2011 Responsabil: Ion Popa Termenul implementrii: 05/05/2011 Propus de: Repede Raisa Semntura:

Analiza actiunii corective propuse, de ctre auditor: Repede Raisa Auditor: Stadiul implementrii aciunii corective: Implementat Neimplementat

RMC ______________________________ Semntura La data: ________________________

RAPOTRT DE AUDIT

Data auditului: 01/05/211

Echipa de audit: Repede Raisa, auditor intern

Standard de referin: ISO 22000:2005 Nr. Neconformiti: 2 Nr Observaii: 2

Zone auditate: Comercializarea produselor de panificaie.

Funcii intervievate in timpl auditului: Directorul General, Directorul de Management Rezumatul constatrilor: Intreprinderea este capabil s satisfac sistematic cerinele impuse pentru serviciile furnizate. Concluzii /recomandri: Inregistarea mai atent a documentelor de referin. Difuzarea raportului:01/05/2011 Anexe Semntura:

SUMARUL AUDITULUI: Pe parcursul auditului de supraveghere s-a constatat o implementare bun a sistemului de management al calitii. Sistemul de management al calitii este unul funcional, bazat pe o documentaie adecvat i personal constient de importanta meninerii lui. Au fost identificate 2 neconformiti minore care nu afecteaz integritatea sistemului de management al calitii existent n cadrul intreprinderii. Intreprinderea este capabil s satisfac sistematic cerinele impuse pentru serviciile furnizate.