Comunicarea Organizationala

Functii ale comunicarii in cadrul organizatiilor

Control Motivation

Functions of Communication

Information

Emotional Expression

Control

Comunicarea formala si informala asigura controlul si influentarea comportamentului angajatilor in organizatii.

Informare

Angajatii si echipele de lucru au nevoie de informatii pentru a isi realiza munca sau pentru a lua decizii.

Motivare

Comunicarea clarifica atributiile si responsabilitatile angajatilor, modul in care acestia le indeplinesc si ce se poate realiza pentru a imbunanati performanta

Exprimare emotionala

Interactiunie sociale din grupurile de lucru permit angajatilor sa isi exprime emotiile resimtite la locul de munca.

Comunicare externa Comunicarea interna: Toate retelele si sistemele de comunicare utilizate in cadrul unei organizatii Formala-verticala (ascendenta si descendenta) si orizontala Informala-spontana si nestructurata

Retele de comunicare
Modele de structurare si transmitere a fluxului de informatii in randul membrilor organizatiei/ ai echipelor de lucru.

Retele centralizate: majoritatea mesajelor sunt transmise prin intermediul unei persoane cu rol de liant comunicational;

Utile atunci cand sarcinile sunt simple si rutiniere si conduc la transmiterea mai rapida si mai acurata a informatiilor.

Retele descentralizate: aplicabile sarcinilor complexe (ce presupun adesea munca cognitiva si creativitate), schimbului 6 liber de informatii.

Comunicarea formala
Mesajele sunt transmise utilizand canale prestabilite.

Comunicarea verticala Descendenta: initiat de manageri si ndreptat ctre nivelurile subordonate

Ascendenta: initiata de nivelurile inferioare si directionata catre nivelurile superioare.

Comunicare orizontala: fie ntre managerii aflati pe pozitii similare n interiorul organizaiei, fie ntre alte persoane din cadrul diverselor departamente 8

Continutul informational transmis prin canalele formale

Descendent
Directive ale managementului Scopurile organizatiei Valori si norme organizationale Sarcini si deadline-uri Informatii privind sarcinile Exemple de modele de bune practici Feedback

Orizontal
Coordonarea sarcinilor Impartasirea informatiilor Rezolvarea de probleme Managementul conflictelor

Ascendent
Feedback-ul angajatilor Rapoarte privind progresul in activitate Rapoarte privind relatia cu clientii Sugestii de imbunatatire Informatii privind starea organizatiei/ a celorlalti angajati (Anonymous hotline)

Mijloace de comunicare utilizate in organizatie

Scrise Rapoarte executive, scrisori, Raportul anual, Newsletter-ul companiei Manualul de orientare Note de instiintare, etc

Orale
Telefonul Conversatiile directe Sedintele

Electronice
E-mail Voicemail Instant Messaging Intranetul Videoconferinta

Criterii de evaluare

Feedback-cat de rapid poate receptorul sa raspunda la mesaj? Complexitatea mesajului-se pot transmite mesaje complexe? Varietatea mesajelor-cate tipuri de mesaje diferite pot fi transmise? Confidentialitate-este mesajul receptionat doar de persoanele carora le este destinat? Usurinta decodarii Control-emitatorul sau receptorul detine control asupra descifrarii mesajului? Constrangeri spatio-temporale-sunt obligati receptorii si emitatorii sa comunice in acelasi timp si in aceeasi zona proxima? Cost Deschidere interpersonala Formalitate

Factori influenteaza eficienta comunicarii verticale

Comunicarea verticala: A)Comunicarea descendenta poate fi influentata de:

Erorile de emitere (abilitati de comunicare scazute, dificultati de a encoda mesajul, nepasare) Frecvent, managerii care utilizeaza excesiv comunicarea descendenta nu au posibilitatea de a obtine feedback Filtrarea deliberata sau accidentala a fluxului de comunicare, prin retinerea, selectia sau manipularea informatiilor

A& B-particularitati ale structurii organizatiei (numarul de nivele ierarhice)

B) Comunicarea ascendenta poate fi influentata de:

Filtrarea informatiilor (ex: doar informatiile favorabile ajung la manager)

Gradul de incurajare a comunicarii ascendente de catre manager

Cultura organizationala Numarul de canale de comunicare ce sunt puse la dispozitia angajatului
13

Factori ce influenteaza eficienta comunicarii orizontale

Eficienta comunicarii orizontale poate fi influentata de:

Cooperare/ Rivalitate (in special datorata competitiei pentru resurse) Climat de lucru demotivant si indiferenta fata de munca celorlalti

14

Comunicare descendenta de-a lungul celor cinci niveluri ierarhice

Mesaj Trimis de catre consiliul director Cantitate de mesaj transmisa 100%

Comunicare descendenta de-a lungul celor cinci niveluri ierarhice

Mesaj Trimis de catre consiliul director Primit de catre vicepresedinte

Cantitate de mesaj transmisa 100% 63%

Comunicare descendenta de-a lungul celor cinci niveluri ierarhice

Mesaj Cantitate de mesaj transmisa Trimis de catre consiliul director 100% Primit de catre vicepresedinte 63% Primit de catre managerul departamental 56%

Comunicare descendenta de-a lungul celor cinci niveluri ierarhice

Mesaj Trimis de catre consiliul director Primit de catre vicepresedinte Primit de catre managerul departamental Primit de catre managerul de linie Cantitate de mesaj transmisa 100% 63% 56% 40%

Comunicare descendenta de-a lungul celor cinci niveluri ierarhice

Mesaj Cantitate de mesaj transmisa Trimis de catre consiliul director 100% Primit de catre vicepresedinte 63% Primit de catre managerul departamental 56% Primit de catre managerul de linie 40% Primit de team-leader 30%

Comunicare descendenta de-a lungul celor cinci niveluri ierarhice

Mesaj Cantitate de mesaj transmisa Trimis de catre consiliul director 100% Primit de catre vicepresedinte 63% Primit de catre managerul departamental 56% Primit de catre managerul de linie 40% Primit de team-leader 30% Primit de catre angajat 20%

Bariere individuale si culturale ce limiteaza eficienta comunicarii formale

Filtrarea (ex: a spune managerului direct doar ce doreste sa auda).

Distorsiuni perceptive: interpretarea selectiva a informatiilor pe baza intereselor, mediilor culturale, experientelor sau atitudinilor individuale.
Emotiile resimtite Atitudinea defensiva Limba

Diferentele culturale (si contextul cultural)

21

Distorsiunile perceptive
Distorsiuni: Stereotipizarea Tendinta de a atribui caracteristici unui individ pe baza evaluarii grupului din care face parte Efectul de tip halo

Tendinta de a elabora o imagine generala pornind de la una sau mai multe caracteristici ale unui individ Tendinta de a asuma celorlalti propriile ganduri, sentimente sau trasaturi Tendinta de a bloca sau distorsiona informatiile ce sunt considerate amenintatoare sau in contradictie cu parerile proprii
22

Proiectiile

Apararea perceptuala

Managementul diversitatii: contextul cultural

Culturi inalt contextuale

Accentul este pus pe stabilirea si intarirea relatiilor interpersonale

Culturi slab contextuale:

Accentul este pus asupra schimbului de informatii

23

Continuum al tarilor cultural contextuale

Germany

Australia

US

France Latin America

Saudi Arabia

China

Low context countries

High context countries

24

Diferente intre tarile inalt si scazut cultural contextuale

Culturile inalt contextuale Se bazeaza pe comunicare nonverbala sau implicita si pe influenta mediului exterior in decodarea mesajului Incurajeaza procesele lungi si minutioase de luare a deciziilor Evita confruntarea directa si dezbarea Pun acces asupra dezvoltarii relatiilor si a atmosferei prietenoase in context de negociere Legile sunt percepute a fi mai flexibile Culturile slab contextuale Se bazeaza puternic pe comunicare explicita Promoveaza procese decizionale rapide axate pe analiza principalelor avantaje aduse Incurajeaza deschis manifestarea dezacordului Considera negocierile a fi impersonale si axate asupra scopurilor economice Valorizeaza intelegerile scrise si interpreteaza legile foarte strict

Bariere organizationale si comunicationale ce limiteaza comunicarea formala

Structura organizatiei (ex: numarul de niveluri ierarhice) Incarcarea in sarcina si timpul redus alocat comunicarii Diferentele de status accentuate Lipsa increderii organizationale Climat comunicational inchis (nu se transmit informatii, sau se transmit cu intarziere, feedback-ul este acordat rar si incorect, la mult timp de la primirea mesajului) Cultura organizationala (in special cea de tip paranoid) Zgomotul de fond Alegerea incorecta a canalului de comunicare Supraincarcare informationala Mesaj cu complexitate ridicata Comunicare lipsita de etica

Comunicarea informala

Schimbul de informatii care are loc n afara canalelor de comunicare oficiale; se desfsoar n general prin canale create spontan (apar si exist n mod necontrolat, se modific permanent si opereaz la toate nivelurile)

Dezvantaje: Permite propagarea necontrolata a informatiilor (uneori voit) distorsionate Avantaje Creste coeziunea si sustine un climat pozitiv la locul de munca Faciliteaza dezvoltarea contactelor interpersonale dintre angajati Sursa de feedback important Instrument util de propagare a culturii organizationale

27

Eficienta in comunicarea manageriala

Stil de comunicare asertiv O abordare centrata pe angajati Angajarea in respectarea standardelor etice de comunicare Utilizarea eficienta a tehnologiei de comunicare Buna proiectare si controlul fluxului de comunicare Echilibrarea utilizarii canalelor de comunicare

Strategii pentru imbunatatirea comunicarii manageriale

Incurajarea feedback-ului (politica usilor deschise) Ascultarea activa Asigurarea claritatii mesajului Evitarea supraincarcarii informationale Particularizarea utilizarii canalelor de comunicare O singura linie de mesaj Asigurarea concordantei dintre promisiuni si actiunile implementate

Noile tehnologii de comunicare Avantaje vs. dezavantaje

E-mail

Platforme de lucru colaborative

Electronic Comunicare electronica communication

Intranet

Internet

Voice mail Videoconferinta