COLLOQUIA BIBLIOTHECARIORUM

IN MEMORIAM FAINA TLEHUCI,

ediia a V-a, 23 februarie 2017

Verificarea i eliminarea
documentelor didactice
component important a Politicii
de dezvoltare a coleciilor
Lilia IAVORSCAIA, ef oficiu
Natalia LUCHIANCIUC, bibliotecar
Galina BELCOVSCAIA, bibliotecar,
Serviciul Comunicarea coleciilor
 POLITICA DE DEZVOLTARE A COLECIILOR

Politica de dezvoltare a coleciei reprezint una din cele mai fundamentale activiti de
bibliotec i este foarte important ca calitatea, cantitatea i actualitatea s corespund i s
satisfac interesele, necesitile utilizatorului modern. Acest proces preconizeae n mare
msur i evidena coleciilor, iar verificarea este o parte component a evidenei, deaceea
o analiz a structurii dezvoltrii i utilizrii coleciei este o necesitate n lucrul fiecrei
biblioteci i se efectuiaz n scopul mbuntirii i actualizrii lor prin achiziie, verificare
i eliminare.
 Determinarea verificrii i eliminrii
documentelor ca o metod de mbuntire i
Scopul: facilitare a lucrului cu colecia;

Colecia slii de mprumut nr. 2 Documente

Obiectul: didactice i metodice, B USARB;

Rolul, scopul, impactul verificrii, eliminrii

Subiectul: documentelor;
 OBIECTIVE:
Determinarea noiunii de verificare i eliminare. Tipurile ei;

Determinarea necesitii verificrii i eliminrii documentelor n instituiile

infodocumentare;

Determinarea importanei verificrii i eliminrii documentelor. Studiu de caz,

instituia B USARB, sala de mprumut nr.2 Documente didactice i metodice.
 STRUCTURA CERCETRII

Capitolul I. Verificarea i eliminarea documentelor

1.1 Repere teoretice privind verificarea i eliminarea
documentelor
1.2 Etapele procesului de verificare i eliminare

Capitolul II. Studiu de caz: instituia B USARB, sala de mprumut nr.2

Documente didactice i Metodice.
 VERIFICAREA COLECIILOR

Dup cum prevede art. 33 din

Instruciunea Evidena Coleciilor

de Bibliotec, aprobat prin

ordinul Ministerulu Culturii al RM

nr. 152 din 08.05.2003, capitolul VI, Verificarea coleciilor se face

periodic i este obligatorie.

 VERIFICAREA COLECIILOR
Termenii dup care se efectueaz verificarea coleciilor sunt stabilii n raport
cu numrul de uniti materiale existente n patrimoniul fiecrei biblioteci
fondul care cuprinde pn la 5.000 de documente
n fiecare an
fondul cuprins ntre 5.001 10.000 de documente
o dat la doi ani
o dat la trei ani fondul cuprins ntre 10.001 50.000 de documente

fondul cuprins ntre 50.001 250.000 de documente

o dat la cinci ani
fondul cuprins ntre 250.001 1.000.000 de documente
o dat la apte ani
peste 1.000.000 de documente
o dat la 15 ani
 VERIFICAREA COLECIILOR SE EFECTUEAZ
I N URMTOARELE SITUAII
(CONFORM ARTICOLUL 34 ):
la predarea primirea n gestiune a coleciilor;

n caz de depistare a furturilor;

n urma unor calamiti naturale sau incendii;

cnd se constat anumite nereguli n pstrarea publicaiilor;

n cazul comasrii, divizrii sau desfiinrii bibliotecii.

 PROCESUL DE VERIFICARE
CONST DIN TREI ETAPE:

Concluzii i
sugestii
privind Verificarea
rezultatele propriu-zis
verificrii
 METODE DE VERIFICARE :

Conform catalogului topografic

(pentru bibliotecile cu fond mare de carte i care au catalog topografic)

Conform registrului de inventar,

(folosit la bibliotecile mici)

Conform fieierului-indicator
 PROCESUL DE VERIFICARE
A COLECIEI B USARB
Se efectueaz conform urmtoarelor acte de reglementare ale Bibliotecii:
Conform Instruciunei de Eviden a Coleciei de Biblioteca din 08.03.2003 nr. 152,
capitolul VI
Conform Planului Strategic de verificare a coleciilor n Biblioteca tiinific USARB
Conform Instruciunii tehnologice i Harta traseu
Conform Programului de activiate pentru anul 2013 i a deciziei emise de ctre
administraia Bibliotecii tiinifice USARB, ncepnd cu luna ianuarie, s-a nceput
procesul de verificare a coleciei slii de mprumut nr. 2 n baza catalogului topografic, cu
participarea angajailor din serviciul Organizarea Conservarea Coleciilor.
 Nentreruperea
activitii cu
publicul;

Avantajele Protejarea
Consum redus integritii fizice
de timp; metodei a registrului de
topografice inventar;

Asigurarea
corectitudinii
i eliminarea
erorilor;
 VERIFICAREA PROPRIU ZIS:
confruntarea fielor
topografice conform CZU a
documentelor la raft

dup autor

dup titlu

n volume

dup ani de
ediie dup numr de
inventar
Dup confruntarea acestora cu fondul de publicaii, se face confruntarea fielor topografice cu registrul de inventar.
Reeind din datele statistice a registrului de micare a fondului, colecia slii de mprumut nr. 2
la 23.01.2013 constituia 4 726 titluri n 142 158 ex. (12% din fondul total al B USARB).
Colecia salii n coraport cu colecia total a biblioteci

12%

1
2

88%
titluri 4,726

e xe mplare 142,158

0 20,000 40,000 60,000 80,000 100,000 120,000 140,000 160,000

Pe parcursul procesului de verificare a coleciei am simit necesitatea de a se
separa fondul n:
fondul activ 110 686 u.m. (90%)
fondul pasiv 12 350 u.m. (10%) 12,350; 10%

fond activ
fond pasiv

Motive i cauze de baza: 110,686; 90%

mbuntirea circulaiei coleciei

Lipsa de spaiu
Numr mai mic de studeni nmatriculai la specialitile: Matematic i
informatic; Fizic i informatic, Facultatea REM
Grupe puine cu studiere n limba rus
nchiderea Colegiului Pedagogic Ion Creang
 RATA DE NNOIRE A COLECIEI
Achiziii dup ani
1344

954

325
174

An 2016 An 2015 An 2014 An 2013

Reeind din numrul achiziiilor recente, putem constata c cifra variaz din an n an. Practic, colecia se
completeaz mai mult, datorit donaiilor cadrelor didactice universitare, a transferurilor din coleciile slilor
de lectur.
Astfel, rata de nnoire a coleciei slii de mprumut nr. 2 constituie 656 ani.
n continuare ne-am propus s efectum o analiz a
domeniilor mai puin complectate, dar foarte solicitate de
ctre utilizatori:

informatica (004)

economia (33)

dreptul (34).
 CONCLUZII I SUGESTII
PRIVIND REZULTATELE VERIFICRII:

Activitatea de verificare a coleciilor se ncheie cu ntocmirea unui proces verbal

de constatare de ctre comisia de inventariere, semnat de toi membrii i naintat
conducerii instituiei spre ntinare i stabilirea msurilor ce se impun.

Verificarea fondului rmne a fi o metod de studiere, de monitorizare a

coleciei. Astfel pot fi identificate i eliminate din colecie documentele
obsolente, deteriorate i cele care nu corespund programelor de studiu.

Este de menionat c n ultimul timp scade considerabil fondul de carte,

deoarece eliminarea prevaleaz asupra completrii coleciilor.
 ELIMINAREA
Coleciile uzuale ale Bibliotecii se dezvolt continuu, iar calitatea lor const astzi nu att n mrimea
ei, ct n valoarea informaiei oferite, deaceea n fiecare an pentru creterea valorii coleciilor are loc
deselecia i eliminarea documentelor depite fizic i tiinific, exemplare superfluie.
Eliminarea este documentul sau obiectul exclus dintr-o colecie n cursul perioadei de referin .
[SM ISO 2789,2009]
La eliminarea documentelor din inventarele bibliotecii sunt urmate aceleai etape, ca i pentru
achiziionarea i nregistrarea lor, dar n sens invers, deci este o operaiune invers :

deselecia;
ntocmirea documentaiei necesare casrii;
obinerea aprobrilor;
scoaterea documentelor de la raft;
scoaterea documentelor din registrele de eviden global ct i individual.
 ELIMINAREA
Procesul de eliminare, la fel ca i cel de selecie, presupune cunotine temeinice de ordin:
profesional (biblioteconomic), bibliografic i bibliologic;
juridic;
administrativ;
cultural
Conform Art. 37din Instruciunea Evidena Coleciilor de Bibliotec, aprobat prin ordinul
Ministerului Culturii al RM nr. 152 din 08.05.2003, capitolul VII declararea i scoaterea
din eviden (eliminarea)a documentelor se efectuiaz n una din urmtoarele situaii:
cnd documentul este deteriorat fizic;
cnd documentul este depit n coninut;
cnd documentul este transferat unei alte biblioteci;
cnd documentul s-a pierdut;
ETAPELE DE ELIMINARE A DOCUMENTELOR
DIN COLECIA BIBLIOTECII:
Identificarea documentelor ce urmeaz a fi eliminate (uzate fizic, moral, superflue etc.),

Deselecia documentelor de ctre bibliotecar n coordonare cu cadrele didactice.

Invitarea profesorilor, examinarea, semnarea documentelor, indicnd motivul de eliminare,

numrul de exemplare, data, luna, anul, semntura,

Scoaterea documentelor de la raft,

Scoaterea fielor de carte din buzunraele documentelor i aranjarea lor dup numrul de
inventar, dup alfabet n cazul celor fr numr de inventar,
ntocmirea procesului verbal de eliminare i naintarea acestuia spre aprobare de ctre membrii
comisiei.
 EVALUAREA FINAL :
valoarea cultural a
documentului
(recunoscut n
timp)
prestigiul
actualitatea
profesional al
subiectului autorului

ediia (tipul i coninutul lucrrii

numrul i importana lui
acesteia) pentru bibliotec

gradul de interes
prezent i cel
estimat
 ELIMINAREA DOCUMENTELOR DIN COLECIE
Anul: Fondul eliminate

2016 123 036 7.5 %

136,359 139,336 142,158
123,036
2015 136 359 5%

2014 139 336 3%

2013 142 158 2%

9,049 7,503 4,321 3,147

2016 2015 2014 2013

Colecia Eliminare

Reeind din datele statistice expuse n acest tabel este vizibil c eliminarea documentelor crete
cu 2% n fiecare an
Studiul a demonstrat c eliminrile documentelor
din colecie prevaleaz cifra completrii cu noi
publicaii, astfel din colecia slii de mprumut nr.2
Documente Didactice i Metodice s-au eliminat 24
020 u.m., ceea ce constituie (17% din fond), dintre
care 23 672 u.m. sunt deteriorate fizic i depite n
coninut, iar 348 u.m. pierdute de cititori.
 CONCLUZII:

n urma acestui studiu am realizat:

Amplificarea responsabilitilor privind securitatea coleciilor;
Monitorizarea corectrilor oportune n sursele de eviden i informare:
catalogul de serviciu, catalogul public, catalogul topografic, catalogul
electronic, fia crii, documentele din raft;
Depistarera lacunelor de eviden, catalogare, gestionare;
Depistarea documentelor lips i stabilirea cauzei absenei lor;
Deselecia documentelor depite fizic / moral;
Meninerea fondului de carte proaspt i activ;
Expunerea/propunerea spre consultare a documentelor uitate prin organizarea
diverselor expoziii;
Rezolvarea parial a problemei spaiului.
 REFERINE BIBLIOGRAFICE:

1. ALEXA, Ioan P. Selecia i eliminarea publicaiilor inutile din fondurile uzuale ale
bibliotecilor publice. In: Biblioteca. 1997, nr. 7, p. 20.
2. CALENGE, Bertrand. Politicile de achiziie. Constituirea unei colecii ntr-o
bibliotec. Bucureti: Ed. Biblioteca Bucuretilor, 1999. 399 p. ISBN 973-98918-1-0.
3. INSTRUCIUNEA PRIVIND EVIDENA COLECIILOR DE BIBLIOTEC: Ordinul
Ministerului Culturii al RM nr. 152 din 08.05.2003 [on-line] [citat 10 febr. 2017].
Disponibil: http://www.abrm.md/
4. ZADIRAICO, Lucia , Elena CRISTIAN. Achiziia i eliminarea documentelor -
procese eseniale n meninerea calitii coleciei. In: Confluene bibliologice. 2010,
nr. 1- 4, pp. 120-128 . ISSN 1857-0232