Managementul timpului, spatiului si stresului

In acest referat am evidentiat Hotii de timp si cateva startegii pentru optimizarea eficacitatii. Am
evidentiat de fapt o strategie de automanagement care respecta prioritati legate de importanta sarcinilor
si de sistemul personal de gestionare.

Optimizarea timpului alocat sarcinilor

Managementul timpului inseamna, de fapt, un auto-management. Imbunatatirea abilitatilor pe care le ai

pentru a te ajuta sa iti planifici mai bine si sa delegi responsabilitatile mai eficient este cheia gestionarii
optime a timpului.
Pentru o identificare mai usoara a factorilor care ne influenteaza negativ eficienta personala, listam asa numiti
hotii de timp in literatura dedicata subiectului in discutie:
intreruperi,din cauza telefoanelor sau colegilor;
sedinte si intalniri neplanificate sau ineficace(care deviaza de la scopul principal);
amanarea si lipsa puterii de decizie;
criza de management;
lipsa de comunicare;
obiective neclare;
lipsa planificarii;
stres si oboseala;
incapacitatea de a refuza;
stil de lucru dezorganizat.
DESPRE UNUL DINTRE ACESTI FACTORI ,LIPSA PLANIFICARI, AM SA DETALIEZ MAI JOS
CATEVA STARTEGII DE SELF-MANAGEMENT PRIN CARE NE PUTEM EFICIENTIZA
MUNCA. DE MULTE ORI MANAGEMENTUL TIMPULUI SE REALIZEZA PRIN CREAREA
UNEI RUTINE OPTIME. URMATOARELE SUGESTII POT AJUTA IN TERMINAREA
SARCINILOR LA TIMP.

Mentine ordine pe birou, in dosare, in agenda si idei! Salvezi astfel timp

pretios consumat adesea in cautari inutile;
Incepe ziua de munca prin a verifica corespondenta si a raspunde e-mail-urilor
primite. Nu evitat acesta activitate dimineta pentru a reveni mai tarziu, s-ar putea
sa uiti si sa te aglomerezi la finalul programului;
Programare agendei de activitati trebuie facuta o data pe saptamana avand in
vedere obiectivele pe termen lung. Fixeaza-ti la inceputul zilei 2-3 sarcini
principale pe care trebuie obligatoriu sa le rezolvi;
Invata sa delegi ! Tot ce poate fi facut de altcineva aproape la fel de bine ca si
tine, poate fi dat. Asigura-te ca persoana care preia sarcinile este profesionista;
Termina o activitate inainte de a te apuca de alta, eficienta inseamna realizarea
corecta a tuturor sarcinilor, nu rezolvarea partiala a cat mai multora dintre ele;
Pentru a salva timp, trebuie ca munca sa fie facuta bine de la inceput, deaceea fi
mereu atent la ceea ce faci;
Programeaza-ti pauze! Atunci cand ai foarte multe lucruri de facut o pauza te
poate ajuta sa lucrezi cat mai eficient;
 Inainte de a pleca, fa o lista a lucrurilor pe care le ai de facut a doua zi si lasa
ordine pe birou;
Incerca pe cat posibil sa nu-ti iei de lucru acasa. Ai nevoie de odihna si
deconectare iar munca trebuie sa ramana la birou pentru un bun echilibru
personal;
Determina care sunt momentele zilei in care esti cel mai eficient si
programeaza sarcinile zilei in aceea perioada;
Monitorizeza-ti succesul (reusita /eficacitatea) si incerca sa-ti dai seama ce
zile in saptamana sunt mai afectate de scaderea eficientei (pentru unii zilele
de luni si vineri pentru altii este vorba de mijlocul saptamanii) si fi relist in
programarea activitatilor pentru respectivele zile;
Asigura-te ca ai o dieta sanatosa care iti asigura suficienta energie pentru a
putea munci eficient;
Evita pranzurile lungi alaturi de colegi sau clienti, iti vor consuma cea mai
mare parte a zilei si te vor lasa fara energie.
NE PUNEM INTREBAREA.CE ESTE AMANAREA? - ESTE UN PROCES SUBTIL AL MINTII,
PENTRU CARE DE CELE MAI MULTE ORI ESTE EXTREM DE USOR SA GASIM SCUZE,
NEIDENTIFICANDU-L CA ATARE. INSA ATUNCI CAND REFUZA SA APARA IN VIATA
NOASTRA O CERCETARE ATENTA NE VA DUCE LA CAUZA PROBLEMELOR: AMANAREA.

Amanarea - Pentru majoritatea amanarea nu este un diagnostic asumat

avand in vedere ca fiecare isi concentreaza atentia si eforturile intr-o
directie anume. Dar tocmai in interiorul actiunilor noastre, uneori volumice
intervine amanarea ca si strategie subtila, nu in lipsa lor.

Amanarea nu insemna ca nu faci nimic, ci insemna ca acorzi atentie mai

degraba actiunilor si sarcinilor cu prioritate scazuta decat celor cu prioritate
ridicata. Acesta este un obicei care nu duce la rezultate remarcabile . Desi
uneori avem senzatia ca suntem extrem de ocupati si ca nu facem to ce ne
sta in putinta la o cercetare mai atenta vom observa ca sunt anumite capitole
asupra carora ne este frica sa actionam.Orice om are anumite arii ale vietii
in care amana lucruri pe care ar trebui sa le faca si pe care nu le include in
planificare.
CE DUCE LA AMANAREA LUCRURILOR? A AMANA O DECIZIE PANA LA
MOMENTUL IN CARE AVEM SUFICIENTE INFORMATII ESTE DE OBICEI O
MISCARE INTELIGENTA, INSA AMANAREA CA STRATEGIE INEFICACE INSEAMNA
A REFUZA LUAREA UNEI DECIZII FARA O MOTIVATIE SUFICIENTA, DIN CAUZA
INERTIEI, FRICII SAU DIN DORINTA DE A EVITA CEVA.

In principiu, radacina amanarii este gandirea ineficienta. In momentul in care

gandim ineficient, facem lucruri pentru a evita disconfortul si amanam lucruri pentru
ca pare mult mai usor sa avem de-a face cu ele mai tarziu. Insa aceasta strategie este
perdanta inca de la inceput, atat ca management al timpului, cat si ca incredere in
capacitatea de a indeplini sarcini. De cele mai multe ori, procesul amanarii agraveza
problema care trebuie rezolvata, avand efecte negative asupra atitudinii noastre
(sentimente de invinuire, etc) si asupra capacitatii de a rezolva eficient problema mai
tarziu.
 Cum recunostem amanarea?
Daca auziti la cineva sau va surprindeti gandind urmatoarele fraze:
Nu am timp;
Este un proiect micut si am timp sa ma ocup de el mai tarziu;
Am facut destul astazi, hai sa mergem acasa;
Pot s-o fac si maine;
Deja stiu care este rezultatul;
Nu stiu cum se face asta;
Lucrez mai bine sub presiune;

Astfel am identificat amanarea. Toate aceste fraze sunt clisee, provenite din obiceiuri ale
gandirii noastre care ne impiedica sa progresam. In foarte multe cazuri, amanarea este partea
integrata dintr-o zona de comfort in care schimbarea devine dureroasa. Deja pentru multi
dintre noi este mai usor sa amanam decat sa facem eforturi sa ne schimbam si sa parcurgem
inca o etapa de maturizare personala.

Un aspect aproape dramatic al amanarii este faptul ca multi dintre noi nici nu idetificam
acest lucru ca fiind negativ. De cele mai multe ori obiceurile negative sunt atat de naturale,
incat nici nu mai observam modul in care ne afecteaza comportamentul si viata.
 CARE SUNT CAUZELE CELE MAI FREGVENTE ALE AMANARII?

Sarcini neplacute
Exixta un paradox al amanarii sarcinilor neplacute. Ne asteptam sa ne facem viata mai
frumosa amanand neplacerea, insa pe de alta parte amanarea unei sarcini neplacute
creste neplacerea si stresul in asemenea grad incat, la un moment dat, sarcina trebuie
facuta. Devine paradoxal tocmai pentru ca, desi amanam din dorinta de a evita
neplacerea, stresul realizarii ei devine atat de mare, incat realizam sarcina la un prag
mult superior de neplacere decat cel initial.

Perfectionalismul
Unii oameni amana realizarea unor sarcini pana in momentul in care simt ca au
suficienta informatie sau expertiza pentru a fi capabili sa faca un lucru perfect. Le este
frica sa incepa sa se perfectioneze si vor cauta alte proiecte in care au mai multa
expertiza.
 SARCINI DIFICILE

FOARTE ADESEA AMANAM SARCINILE DIFICILE DEOARECE CREDEM CA NU STIM

CUM SA LE FACEM FATA. E FOARTE USOR SA TE CONSIDERI DEPASIT DE SITUATIE
IN MOMENTUL IN CARE O SARCINA PARE SA FIE EXTREM DE COMPLEXA. DACA
PUTEM GASI MODURI IN CARE SA REDUCEM DIN GRADUL DE COMPLEXITATE
APARENTA A SARCINII, VOM CASTIGA BATALIA PE JUMATATE.

Alte motive:
Indecizia si amanarea sunt adesea rezultate ale unor motive precum : lipsa prioritatilor,
dezorganizare, lipsa delegari sarcinior, apatie.

Paradoxal sau nu, pentru a depasi stresul cronic trebuie sa facem fata stress-lui
provocat de motivele care generaza amanarea. Cineva spunea: Nu ceea ce facem ne
oboseste ci ceea ce nu facem. Asadar, pentru un bun management al stresului, lipsa
amanarii este un element esential, iar capacitatea de a privi cu indrazneala motivele
care te fac sa amani si confruntarea lor, conduce la un progres remarcabil in evolutia
persoanei.