CORESPONDENŢA DIPLOMATICĂ

STUDENT: RUSU ALEXANDRA

SPECIALIZAREA: ADMINISTRAREA RELAŢIILOR PUBLICE ŞI ASISTENŢĂ MANAGERIALĂ,ANUL II
INTRODUCERE

 Un rol deosebit in relatiile internationale intre state il ocupa corespondenta diplomatica. La intocmirea acesteia,
care ramane ca document diplomatic, emitentul trebuie sa porneasca de la sarcinile concrete, obiectivele pe care
le urmareste in transpunerea in viata a politicii externe a statului sau.
 Emitentul trebuie, de asemenea, sa cunoasca importanta problemei pe care vrea s-o abordeze in documentul
respectiv, istoria problemei, stadiul sau de solutionare, aspectele sale juridice. In functie de aceste considerente,
emitentul decide asupra genului de document diplomatic: scrisoare de acreditare, nota verbala, nota semnata,
scrisoarea personala, aide-memoire, memorandum, mesajul de felicitare etc.
 Ele se deosebesc intre ele prin importanta, destinatie, formulari protocolare. Stilul corespondentei diplomatice
este mult mai sobru si mai reverentios. Modul de transmitere este, in general, curieratul si are intotdeauna forma
scrisa in original si presupune semnatura olografa.
 Fiind vorba de implicarea unui stat, suportul pe care este redactata corespondenta este foaia cu antet sau
filigranata cu insemnele expeditorului.
 Desi, in mod formal, fiecare stat are dreptul de a folosi limba sa nationala, in corespondenta diplomatica, avandu-se
in vedere dificultatile ce se pot ivi pentru solutionare operativa a problemelor abordate, dar si curtoazia fata de
autoritatile statului carora li se adreseaza corespondenta, se practica atasarea la documentul emis in limba
nationala a expeditorului a unei traducerii in limba destinatarului. Ca element de curtoazia, pe documentul tradus
se scrie ,,traducere neoficiala'', chiar daca aceasta a fost facuta de un specialist in limba respectiva.
 Pentru usurarea comunicarii in scris, unele ambasade convin cu Ministerul Afacerilor Externe din tara de resedinta
ca, pe baza de reciprocitate, sa se corespondeze fie numai in limba nationala, fie numai in limba tarii de resedinta.
Atunci cand este vorba de limbi de circulatie foarte restransa, se convine utilizarea unei terte limbi, de regula de
circulatie internationala.
ELEMENTE CONSTITUTIVE ALE CORESPONDENŢEI DIPLOMATICE
 a.Antetul
 - ocupă partea superioară a primei pagini a lucrării;
 - se utilizează coli de hârtie pretipărite;
 - este diferit în funcţie de semnatar (pentru corespondenţa semnată de
ministru se utilizează un format special – vezi formatele din anexe);
 - conţine denumirea în clar a ministerului/misiunii diplomatice/consulare;
 - pentru corespondenţa purtată la nivelul misiunilor din exterior ,antetul
se tipăreşte în limbaţării de reşedinţă sau în una din limbile de circulaţie
internaţională, utilizată în ţara respectivă;
 - în situaţia în care documentul are 2 emitenţi, denumirea instituţiilor se
scrie în partea de susa paginii, respectând ordinea de precădere:
 - în partea stângă
 - instituţia principală
 - în partea dreaptă
 - cea de a doua instituţie.
 b. Numărul lucrării
 - în partea stângă a documentului se inscripţionează indicativul
compartimentului, urmat de numărul atribuit în registrul unde respectivul
document a fost luat în evidenţă;
 - lucrările clasificate vor avea inscripţionat înainte de numărul atribuit,
nivelul de clasificare,după cum urmează:
 - S pentru Secret de serviciu;
 - 0 pentru nivel de clasificare Secret;

 - 00 pentru nivel de clasificare Strict Secret;
 - 000 pentru nivel de clasificare Strict Secret de Importanţă Deosebită .
 - în situaţia în care documentul are 2 emitenţi, sub fiecare antet se
înscrie numărul atribuit defiecare instituţie emitentă.
 c. Data emiterii
 -se înscrie în partea de sus, dreapta a documentului (ex. 1 ianuarie 2012);
 - pentru corespondenţa purtată într-o limbă străină, data va fi inscripţionată potrivit  f. Marcarea documentului clasificat
normelor specifice de reprezentare a datei (ex. January 11, 2012 sau le 1 er Juin 2012).
 - pe documentele clasificate se va inscripţiona, pe fiecare pagină, nivelul de clasificare,
 d. Numărul de exemplare dupăcum urmează:
 - sub data emiterii documentului se înscrie numărul exemplarului.  - pe prima pagină în dreapta sus şi jos;
 e. Anexele la documente  - pe restul paginilor în centrul paginii, sus şi jos.
 - anexele neclasificate vor purta acelaşi număr cu cel al documentului (ex. anexă la  g. Numerotarea paginilor
documentul nr.... );
 - paginile documentului vor fi numerotate în partea de jos şi pe mijlocul paginii, după
 - anexele clasificate vor purta numărul atribuit din registrul de evidenţă unde au fost cum urmează:
înregistrate;
 - numărul curent al paginii / numărul total de pagini;
 - anexelor li se va atribui un nivel de clasificare potrivit informaţiilor conţinute (nu
preiau nivelul de clasificare al documentului pe care îl însoţesc);  - în situaţia în care documentul are anexe, acestea vor fi numerotate distinct,
respectând acelaşi format.
 - pentru acurateţea transmiterii unui document care are anexe, pe adresa de însoţire a
documentului se va înscrie, la sfârşitul textului, după formula de salut, cu font Times
NewRoman 10, datele de identificare ale anexei /anexelor (numele anexei, numărul
atribuit,numărul de file, nivelul de clasificare, numărul exemplarului expediat).

 h. Adresarea documentului
 -corespondenţa se adresează nominal conducerii instituţiei, conducătorilor
compartimentelor funcţionale iar formula de apel va fi: Domnule ministru, Domnule
secretar de stat, Domnule director etc.
 - formula de apel va fi centrată, marcată cu bold şi amplasată la 2 rânduri de începutul
textului;
 - în formula de apel, de regulă, nu se înscrie gradul militar, gradul ştiinţific, ci doar
poziţia pe care o deţine în calitate de conducător al compartimentului;
 - adresarea se face în partea de jos a paginii, în partea stângă, inscripţionându-se
prenumele şi numele cu majuscule care vor fi precedate, după caz, de gradul
militar/titlurile ştiinţifice/universitare;
 - pe rândul următor va fi înscrisă funcţia şi sub aceasta denumirea instituţiei (fără
prescurtări) – cu majuscule şi bold;
 - există anumite tipuri de documente diplomatice care au particularităţi privind formula
de apel (vezi formatele anexate).
 i. Semnarea documentului
 - prenumele şi numele emitentului se scriu în partea dreaptă, la 3 rânduri de
sfârşituldocumentului, cu litere mari şi bold;
 - pentru documente clasificate, cadrul normativ naţional prevede ca prenumele şi
numele emitentului să fie amplasat e pe mijlocul paginii şi marcate bold;
 -funcţia se înscrie sub nume şi prenume (în cazul în care aceasta nu reiese din antetul
paginii);
 -în cazul în care emitenţii documentului sunt două instituţii distincte,se procedează
astfel:- prima semnătură – cea principală
 - se scrie în partea stângă, în dreptul alinieatului,corespunzător denumirii instituţiei din
antet;
 - a doua semnătură – în partea dreaptă, corespunzător denumirii instituţiei din
 antet;
 - dacă funcţia celui de al doilea semnatar este identică/ echivalentă cu cea a primului
semnatar se scrie pe acelaşi rând cu prima;
 - dacă funcţiile semnatarilor diferă, iar cea de a doua este o funcţie cu grad mai mic ca
prima se va scrie cu un rând mai jos ca prima.
 j.Menţiuni suplimentare
 - prenumele şi numele celui care a redactat/procesat documentul se scrie în colţul din stânga jos sau pe verso cu
caractere italice, Times New Roman 10. Ele sunt precedate de menţiunea redactat:sau procesat: scrise una sub alta
la un interval de un rând ; prenumele şi numele se pot scrie cainiţiale iar pentru lucrările cu caracter intern se
poate menţiona şi abrevierea compartimentului dincare face parte, eventual şi un număr de telefon de contact.

NOTELE DIPLOMATICE

 Sus-amintitele demersuri scrise sunt cunoscute în literatura de specialitate sub denumirea generică de note
diplomatice. Acestea pot fi de mai multe feluri, şi anume:
 Nota verbală este cea mai utilizată formă scrisă de comunicare diplomatică, întocmită la persoana a III-a, pe o
hârtie cu antet, ea poartă un număr şi data întocmirii, însă nu este semnată, ci doar parafată având sigiliul
Ministerului Afacerilor Externe sau al ambasadei de la care emană. La redactare, se folosesc, atât la introducere,
cât şi la încheiere, formule consacrate de curtoazie, după cum urmează: „Ministerul Afacerilor Externe / Ambasada
X prezintă salutul sau complimentele sale Ambasadei X / Ministerului Y şi are onoarea de a-i comunica /transmite
/ solicita…” După expunerea conţinutului, nota se încheie cu formula: „Ministerul Afacerilor Externe / Ambasada
X foloseşte acest prilej pentru a reînnoi Ambasadei X / Ministerului Y asigurarea înaltei sale consideraţii”, în cazul
anunţării decesului unei înalte personalităţi, nota va fi redactată pe o hârtie cu antetul ambasadei având un chenar
negru ;
 Nota semnată, scrisă pe hârtie cu antet, are un caracter mai solemn decât nota verbală. Este, în fapt, o scrisoare
redactată la persoana I-a sau a III-a şi se adresează personal ministrului afacerilor externe sau unui şef de misiune
diplomatică, fiind semnată de emitent, începe cu formula „Domnule Ministru” sau„Domnule Ambasador “şi se
încheie cu formula de curtoazie „Vă rog sa primiţi, Domnule Ministru / Domnule Ambasador, asigurarea înaltei
mele consideraţiuni”.Se foloseşte pentru comunicări cărora statul trimiţător le acordă o importanţă deosebită;
 Nota personală are forma unei scrisori redactate la persoana I-a, scrisă pe o hârtie cu antet. Se foloseşte pentru
anunţarea de către un şef de misiune, nou sosit la post, că şi-a prezentat scrisorile de acreditare, precum şi de
către şefii de misiune care îşi încetează activitatea şi fac cunoscut numele însărcinatului cu afaceri desemnat să
asigure interimatul la conducerea respectivei ambasade. Se foloseşte, ca şi nota semnată, şi pentru alte comunicări
considerate a fi foarte importante;
 Nota colectivă are un caracter deosebit de solemn. Se adresează Ministrului Afacerilor Externe al ţării de reşedinţă de
către reprezentanţii diplomatici ai mai multor state din capitala respectivei ţări, exprimând punctul de vedere comun al
acestora. Este semnată de către şefii misiunilor diplomatice de la care emană. În cazul în care Nota este din partea
tuturor şefilor de misiuni diplomatice din capitala în cauză, ea poate fi semnată numai de către Decanul Corpului
Diplomatic, cu precizarea că o face în numele acestuia, în acest ultim caz, Nota poate fi scrisă pe o hârtie cu antetul
decanului;
 Nota circulară este o comunicare, având conţinutul identic, adresată de M.A.E. tuturor misiunilor diplomatice străine
acreditate în ţara respectivă, pentru a le aduce la cunoştinţă o dispoziţie legală, o măsură protocolară sau un alt fapt ce
trebuie cunoscut de către misiunile diplomatice. Această formă de comunicare se foloseşte şi între misiunile diplomatice
dintr-o capitală, pentru a-şi anunţa, în mod reciproc, sosirea sau plecarea definitivă de la post a membrilor personalului
lor diplomatic, schimbarea adresei sau a telefonului cancelariei ori reşedinţa ambasadorului etc.
 Note simultane sau identice, scrise pe hârtie cu antet, sunt note separate, cu acelaşi conţinut, transmise unui stat sau
unor state, din partea mai multor state, cu privire la o anumită problemă. Sunt folosite pentru a se sublinia identitatea de
vederi a tuturor autorilor acestor note;
AIDE-MEMOIRE SI MEMORANDUM

 O categorie de note care nu se scrie pe hârtie cu antet

este aide-memoire-ul.
 Asemănător cu aide-memoire-ul, însă având un conţinut
 Acesta nu poartă semnătură sau sigiliu, nu conţine nici o mult mai amplu, este memorandumul.
formulă de curtoazie, singurele elemente de identificare
 Redactat la persoana a III-a, pe o hârtie cu antet,
fiind data şi locul remiterii. Se poate înmâna în timpul
nesemnat, fără număr, fără formule de curtoazie, este o
unei audienţe, a unor negocieri s au convorbiri, cu
notă în care sunt expuse fapte sau argumente în legătură
scopul de a preciza interlocutorilor unele chestiuni
cu una sau mai multe probleme, ori cu negocieri aflate
discutate sau pentru a confirma declaraţii făcute verbal.
în desfăşurare, urmărindu-se explicarea, justificarea
 Odată cu dezvoltarea societăţii, practicile de ceremonial poziţiei statului care îl trimite.
s-au extins şi la domeniul activităţilor profane, respectiv
 Dacă nu este trimis ca un document independent, ci ca
exprimarea respectului faţă de acei membri ai
o anexă la o notă verbală sau personală, se redactează
comunităţi care erau mai curajoşi, mai puternici, a
pe o hârtie simplă, fără antet.
supunerii faţă de cei care deveneau conducători ori
stăpâni.
ULTIMATUM

 O comunicare mai rar utilizată este ultimatumul. Redactat în formă de notă sau de memorandum, acesta conţine
o cerere categorică, ce nu admite discuţii şi obiecţii, pe care o formulează un stat sau un reprezentant al acestuia
la adresa unui alt stat, de a îndeplini o condiţie sau a rezolva o situaţie litigioasă, sub ameninţarea unor anumite
consecinţe.
 Ultimatumul nu este sinonim cu o declaraţie de război, însă constituie un mijloc de presiune, de intimidare.
 În corespondenţa diplomatică un rol important îl au vizitele diplomatice, care se înfăptuiesc în scopul stabilirii
unor contacte de lungă durată. De regulă, vizitele cu caracter oficial la nivel de şef de stat, preşedinte de
parlament, şef de guvern, ministru al afacerilor externe sau alt membru al guvernului au loc în urma unei invitaţii
scrise din partea omologilor, transmisă prin intermediul ambasadei ţării care invită, cu informarea concomitentă a
ambasadorului ţării al cărui demnitar este invitat. Răspunsul la invitaţie se dă în scris sau verbal, prin intermediul
ambasadelor ţărilor respective, cu grija ca atît ambasadorul care a trimis invitaţia cît şi omologul său din capitala
ce urmează a fi vizitată să aibă cunoştinţă de conţinutul răspunsului.