Verificarea achizițiilor

25 iunie 2019

www.inforegio.ro I facebook.com/inforegio.ro
Principalele acte normative:

Ordinul nr. 1120/ 2013 - privind aprobarea Procedurii simplificate aplicate de beneficiarii
privați în cadrul proiectelor finanțate din instrumente structurale, obiectivul
„Convergență”, precum și în cadrul proiectelor finanțate prin mecanismele financiare SEE și
norvegian pentru atribuirea contractelor de furnizare, serviciu sau lucrări;
Ordinul nr. 427/ 2016 – privind aprobarea Procedurii simplificate aplicate de solicitanții
privați de finanțare din instrumente structurale 2014-2020 pentru atribuirea contractelor de
furnizare, servicii sau lucrări;
Ordinul nr. 1284/ 2016 – privind aprobarea Procedurii competitive aplicabile
solicitanților/beneficiarilor privați pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau
lucrări finanțate din fonduri europene;
OUG nr. 66/ 2011 – privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor apărute în
obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente
acestora;
Instrucțiunea MDRAPFE nr. 42/ 31.05.2017 privind transmiterea și conținutul dosarului de
achiziție, precum și documentele aferente achizițiilor prezentate de beneficiari la
depunerea cererilor de plată/rambursare
Legea 98 din 19 mai 2016 – privind achizițiile publice;
Hotărârea nr. 395 din 02 iunie 2016 – pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare
a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului - cadru
din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice;

www.inforegio.ro I facebook.com/inforegio.ro
www.inforegio.ro I facebook.com/inforegio.ro
1.1 Termenul de depunere a dosarului achiziției publice

Beneficiarii au obligația depunerii dosarului achiziției publice, în copie, la

OI – ADR Nord-Vest
(în conformitate cu Ordinul MDRAP nr. 1021/2015 pentru aprobarea Ghidului solicitantului, Condiții
generale pentru accesarea fondurilor în cadrul POR 2014-2020),

după cum urmează:

 Cu cel puțin 10 zile lucrătoare anterioare depunerii unei cereri de
plată/rambursare, pentru contractele de furnizare/servicii încheiate
anterior semnării contractului de finanțare
 În termen de maxim 10 zile lucrătoare de la data semnării contractului
de finanțare - pentru contractele de lucrări încheiate anterior semnării
contractului de finanțare, (= contracte de lucrări semnate) (Anexa 1 din Ghid –
Condiții specifice – art. 4 alin. (23));

www.inforegio.ro I facebook.com/inforegio.ro
 În termen de maxim 10 zile lucrătoare de la data încheierii
contractului respectiv, dar cu cel puțin 10 zile lucrătoare anterior
depunerii unei cereri de plată/rambursare – pentru contractele
încheiate în perioada de implementare a proiectului
(Anexa 6 din Ghid – Condiții de rambursare și plată a cheltuielilor – Secțiunea I alin. (9) și
Secțiunea III alin. (7))

Atenție : Termenul de 20 de zile lucrătoare,

prevăzut de legislația în vigoare, pentru autorizarea de către OI/AM a
cheltuielilor eligibile cuprinse în cererea de plată/rambursare
este condiționat
de depunerea dosarului de achiziție în termenele mai sus menționate.

www.inforegio.ro I facebook.com/inforegio.ro
În cazul în care în urma verificării conformității administrative și a
parcurgerii listelor de verificare se constată lipsa unor documente
și/sau necesitatea unor clarificări privind documentația de atribuire
și/ sau conflictul de interese,

ofițerul OI solicită maximum 2 clarificări (Anexa 4.5.3.3.1)

la care beneficiarul răspunde în:
maxim 3 zile lucrătoare – prima clarificare,
maxim 2 zile lucrătoare – a doua clarificare

Termenul de verificare a dosarului de achiziții se prelungește cu

perioada până la primirea răspunsurilor solicitate

www.inforegio.ro I facebook.com/inforegio.ro
 În acest sens Beneficiarul comunică prin adresa de depunere a
dosarului achiziției (Anexa 4.5.1.1) numele persoanei responsabile
cu răspunsurile la solicitările de clarificări/completări, precum și
datele de contact (nr. telefon, e-mail)

În cazul în care:
 beneficiarul nu răspunde în termen la solicitările de
clarificări/completări,
 dosarul achiziției nu cuprinde opisul documentelor sau
 nu este numerotat
 contractele aferente cheltuielilor solicitate la rambursare / plată nu sunt
introduse în MySMIS/Modulul Achiziții

OI returnează dosarul achiziției

(Scrisoarea de returnare a dosarului achiziției – Anexa 4.5.3.6.1)

www.inforegio.ro I facebook.com/inforegio.ro
1.2 Conținutul și forma dosarului de achiziție

 Adresa de înaintare de către beneficiar a dosarului achiziției –

Anexa 4.5.1.1;
 Lista de verificare a conformității dosarului de achiziție publică:
(particularizată în conformitate cu legislația în temeiul căreia s-a derulat
procedura de achiziție)

o Anexa A3 – pentru procedura desfășurată în conformitate cu

Ordinul nr. 1284/2016
o Anexa A2 – pentru procedura desfășurată în conformitate cu Legea
nr. 98/2016

 Opis cu documentele dosarului

(cuprins detaliat – cu indicarea paginii)

www.inforegio.ro I facebook.com/inforegio.ro
 Dosarul achiziției este transmis la OI – ADR Nord-Vest în copie,
într-un singur exemplar pe suport de hârtie,
însoțit de un CD cu dosarul scanat;

 Pe toate documentele dosarului de achiziție beneficiarul aplică

mențiunea „Conform cu originalul” și - reprezentantul
legal/managerul de proiect/persoana desemnată - semnează
pentru conformitate.

 Copia electronică – pe CD – se realizează în momentul în care

dosarul achiziției conține toate documentele, este semnat și are
aplicată mențiunea „conform cu originalul”;

 Dosarul are etichetă pe cotor cu datele de identificare – Anexa E

www.inforegio.ro I facebook.com/inforegio.ro
2. Verificarea actelor adiționale

Orice modificare adusă contractului inițial

numai prin Act Adițional

 atât pentru cauzele/situațiile prevăzute în contractul însuși

 cât și pentru cauze/situații care nu sunt prevăzute în contractul
inițial, dar se încadrează în prevederile legale
și
chiar dacă valoarea atribuită rămâne aceeași

www.inforegio.ro I facebook.com/inforegio.ro
Important
Pentru Actele Adiționale încheiate la contractul de achiziție,
indiferent dacă acestea au sau nu impact financiar
beneficiarii vor urma
aceleași proceduri de întocmire și depunere a documentelor
ca și pentru contractul inițial:

 termenele de depunere a dosarului

 conținutul și forma dosarului
o Adresa de înaintare Anexa 4.5.1.1 – este adaptată
corespunzător;
o Dosarul conține totalitatea documentelor în baza cărora a fost
încheiat Actul Adițional, cu opis, etc

www.inforegio.ro I facebook.com/inforegio.ro
3. Verificarea achizițiilor directe

Beneficiarul are dreptul de a achiziționa direct servicii, produse sau

lucrări în măsura în care valoarea estimată a achiziției, fără TVA,
este mai mică decât pragurile valorice stabilite la Capitolul 4 din
Ordinul nr. 1284/2016;

Achiziţia directă nu trebuie să respecte o procedură şi reguli de

publicitate;

Beneficiarul va întocmi, înainte de efectuarea achiziţiei directe, o

notă privind determinarea valorii estimate, care va include
informaţiile rezultate din cercetarea ofertelor din piaţă (oferte de
preţ solicitate, cataloage de produse etc.);

www.inforegio.ro I facebook.com/inforegio.ro
 Beneficiarul verifică actualitatea valorii estimate (stabilită la
momentul depunerii fișei de proiect/cererii de finanțare) și dacă
este cazul actualizează această valoare înainte de efectuarea
achiziției

 Beneficiarul trebuie să facă dovada realității cheltuielii

efectuate, inclusiv prin înregistrări contabile

 Achiziția directă se realizează pe bază de documente

justificative – contract, comandă, bon fiscal/factură, ordin de
plată, extras de cont, notă de recepție, fișă de cont, documente
de transport sau altele, după caz

www.inforegio.ro I facebook.com/inforegio.ro
De reținut:

Beneficiarul respectă prevederile Instrucțiunii MDRAPFE nr. 42/2017

referitoare la:
documentele aferente achiziției directe;
transmiterea documentelor achiziției directe - doar prin dosarul
cererii de plată/ rambursare - la care a fost solicitată autorizarea
documentelor aferente acesteia

Pentru facilitarea verificării, recomandăm ca documentele aferente

achiziției directe (astfel cum sunt prevăzute de Instrucțiunea nr. 42)
să fie așezate distinct/grupate într-un dosar separat în cadrul Cererii

www.inforegio.ro I facebook.com/inforegio.ro
4. Verificarea conflictului de interese în implementare

4.1 Obiect: Verificarea conflictului de interese are loc:

- la data atribuirii contractului,
însă evitarea conflictului de interese va fi monitorizată de OI și AM
- pe toată perioada de implementare a proiectului

Se au în vedere următoarele aspecte:

•Reprezentantul legal al beneficiarului, membrii consiliului de administrație,

împuternicitul reprezentantului legal, managerul de proiect, persoanele
fizice sau juridice care participă direct în procesul de verificare/evaluare a
candidaturilor/ofertelor sunt actionari / administratori sau cenzori ai
contractorului?

Se atașează la dosarul achiziției Declarațiile pe proprie

răspundere completate atât de către beneficiar cât și de către
contractori

www.inforegio.ro I facebook.com/inforegio.ro
5. Dosarul achiziției publice - păstrare, arhivare, acces

Dosarul achiziției publice:

 se întocmește și se păstrează de către beneficiar/autoritatea
contractantă prin intermediul compartimentului intern specializat
de achiziții publice (acolo unde există);

 Beneficiarul unei finanțări nerambursabile din cadrul Programului

Operațional Regional are obligația păstrării dosarului achiziției, în
original, pe o perioadă de 5 ani de la închiderea oficială a
Programului Operațional Regional în cadrul căruia este finanțat
respectivul proiect

www.inforegio.ro I facebook.com/inforegio.ro
Dosarul poate fi pus la dispoziția:
 Oricărei autorități publice interesate spre consultare, cu condiția
ca nici o informație să nu fie dezvăluită dacă dezvăluirea ei ar fi
contrară legii, ar împiedica aplicarea legii, ar afecta interesul
public, ar prejudicia interesul comercial legitim al părților sau ar
afecta libera concurență;

 Reprezentanților AM POR, Organismelor Intermediare,

Autorității de Audit, Autorității de Certificare și Plată, Auditului
CE, Auditului ECA, conform prevederilor contractului de finanțare;

 Organelor abilitate de a ridica documente care pot servi la

dovedirea fraudelor, contravențiilor sau infracțiunilor

www.inforegio.ro I facebook.com/inforegio.ro
6. Verificarea pe teren

Organismele Intermediare și Autoritatea de Management

pot efectua vizite pe teren
pentru a verifica la fața locului
dosarul achiziției publice în original

 Efectuarea vizitelor pe teren are ca scop:

- verificarea prin sondaj a conformității documentelor
transmise în cadrul dosarului achiziției publice de către
beneficiar,
- verificarea în original a anexelor contractului de achiziție
publică și a actelor adiționale ulterioare

www.inforegio.ro I facebook.com/inforegio.ro
 Vă mulțumim !

Investim în viitorul tău!

Proiect cofinanțat din Fondul European de
Dezvoltare Regională
prin Programul Operațional Regional 2014-2020

www.inforegio.ro I facebook.com/inforegio.ro