Cap.

2 METODOLOGIILE DE
PROIECTARE, ANALIZĂ ȘI/SAU
RAȚIONALIZARE A SISTEMULUI DE
MANAGEMENT AL ORGANIZAȚIEI
Exista vreo diferenta intre urmatoarele concepte?

A proiecta A reproiecta

A rationaliza A restructura
 A proiecta = a face un proiect

A reproiecta = a proiecta din nou (reengineering)

A restructura = a structura din nou; a supune unor schimbari

radicale privind structura

A rationaliza = a imbunatati, a perfectiona

2.1. Metodologia de proiectare, analiză și/ sau
raționalizare a sistemului organizatoric

Proiectarea structurii organizatorice a unei organizații este

o activitate complexă și dificilă, influenţată major de un set de
factori de natură economică, politică, tehnică, psihosociologică
etc.

În procesul de proiectare, trebuie avute în vedere

următoarele aspecte cu privire la structura organizatorică:
- Asigură cadrul organizatoric necesar desfășurării activităților
organizației;
- Asigură cadrul organizatoric - profesional necesar desfășurării
activităților angajaților organizației;
- Stabilește care este rolul fiecărui compartiment, birou,
serviciu etc. și a fiecărui angajat din cadrul organizației;
- Precizează condiţiile de manifestare a autorităţii.
 În proiectarea structurii organizatorice trebuie respectate
următoarele principii:

•Principiul stabilirii obiectivelor;

•Principiul unității de acțiune și decizie;
•Principiul managementului participativ;
•Principiul apropierii managementului de execuție;
•Principiul eficienţei;
•Principiul corelaţiei;
•Principiul interdependenței minime;
•Principiul permanenței managementului;
•Principiul definirii armonizate a posturilor și funcțiilor;
•Principiul reprezentării structurii;
•Principiul specializării;
•Principiul flexibilităţii
 Criterii organizatorice care permit stabilirea componentelor
primare ale structurii organizatoirce:

• omogenitatea elementelor componente ale proceselor de muncă în raport cu cerințele față de

cunoștințele și aptitudinile neesare îndeplinirii acestora;
• frecvența relațiilor dintre sarcinile grupate în cadrul aceluiași post sau în posturi care se regăsesc
în cadrul aceluiași compartiment;
• acordarea unei importanțe deosebite grupării sarcinilor și atribuțiilor în vederea obținerii unei
funcționalități și eficiențe cât mai mari a activității organizatorice;
• atribuirea logică a obiectivelor, sarcinilor, competențelor și responsabilităților manageriale între
toate posturile din cadrul organizației de pe toate nivelurile ierarhice;
• asigurarea unei concordanțe între calificarea angajaților cu natura și complexitatea obiectivelor și
sarcinilor pe care aceștia le au de executat;
• caracterul primordial al competenței manageriale, prin prisma căruia, în posturile manageriale cheie
trebuie să fie angajați cei mai competenți și eficaci manageri;
• acceptarea rolului fiecărui compartiment, realizându-se o ierarhizare a acestora, cele mai
importante primind un statut organizațional superior.
 Atunci când se proiectează structura organizatorică în funcție de
resursele și activitățile din cadrul organizației, este imperios necesar a
fi avute în vedere interdependențele dintre organizarea structurală și
variabilele organizaționale.
Principalele variabile organizaționale sunt următoarele:
• ”natura proprietății organizației;
• caracteristicile proprietarilor;
• dimensiunea organizației;
• complexitatea producției;
• caracteristicile procesului tehnologic;
• nivelul dotării tehnice;
• gradul de specializare și cooperare în producție;
• continuitatea procesului procesului de producție;
• caracteristicile materiilor prime și materialelor utilizate;
• caracteristicile procesului de aprovizionare;
• caracteristicile procesului de vânzare a produselor și serviciilor etc. ”
Metodologia de proiectare a structurii organizatorice presupune
parcurgerea următoarelor etape:

1. Constituirea echipei/colectivului de proiectare;

2. Analiza sistemului categorial de obiective al organizaţiei;

3. Definirea activităţilor;

4. Crearea compartimentelor;

5. Proiectarea propriu-zisă a structurii organizatorice:

Etapa constă practic în plasarea compartimentelor în cadrul

structurii şi precizarea relațiilor dintre ele, menționându-se
fluxurile informaţionale şi competenţele decizionale.
Un element important îl constituie de asemenea, alegerea tipului
de structură organizatorică, pe baza următoarelor criterii :
A. Criteriul morfologic:
a. Structura ierarhică/liniară;
b. Structura funcţională;
c. Structura ierarhic-funcţională.
B. Criteriul specializarea activităţilor şi divizarea pe
compartimente:
a. Structura antreprenorială: simplă sau prefuncţională;
b. Structura funcţională: propriu-zisă, teritorială, pe clienţi, pe
produs.
C. Structura matriceală
D. Structura divizională

Proiectarea propriu-zisă a structurii organizatorice mai

conține și întocmirea documentelor de formalizare a structurii
organizatorice (organigramă, Regulamentul de Organizare şi
Funcţionare (ROF) şi fişele de post).
 Structura ierarhica
Sursa:
http://www.stiucum.com/management/management-general/Componenta-organizatorica-a-m
a75356.php
 Structura functionala
Sursa:
http://www.qreferat.com/referate/management/Tipuri-de-structuri-organizato231.php
 Structura functionala pe produs
Sursa:http://www.qreferat.com/referate/management/Tipuri-de-structuri-organizato231.php
 Structura ierarhic – functionala
Sursa:
http://www.scritub.com/management/STRUCTURI-ORGANIZATORICE-PENTR72499.php
 Structura organizare pe proiecte pura
Sursa:
http://www.scritub.com/management/STRUCTURI-ORGANIZATORICE-PENTR72499.php
 Manager

Contabilitate Aprovizionare- Maistru CTC

Desfacere

Depozite Muncitori

Structura antreprenoriala simpla

Sursa:
http://www.stiucum.com/management/managementul-intreprinderii/Organizarea-intreprind
erii62359.php
 Director

Cercetare- Productie Financiar - Personal

dezvoltare Contabilitate

Sectii si
ateliere

Structura antreprenoriala prefunctionala

Sursa:
http://www.stiucum.com/management/managementul-intreprinderii/Organizarea-intreprind
erii62359.php
 Structura matriceala
Sursa:
http://www.scritub.com/management/STRUCTURI-ORGANIZATORICE-PENTR72499.php
 Sursa:
http://www.stiucum.com/management/management-general/Componenta-organizatorica-a-m
a75356.php
 

Metodologia de analiză şi raţionalizare a structurii organizatorice:

Etapa I: Pregătirea cercetării:

- Identificarea problemelor și determinarea abaterilor semnificative care au generat și generează

disfuncționalități în funcţionarea structurii organizatorice;
- Determinarea ariei studiului;
- Precizarea obiectivelor studiului în funcţie de sfera de cuprindere, complexitatea disfuncționalităților
identificate şi de personalul de care dispune organizația pentru realizarea acestui studiu.

Etapa a II-a: Analiza critică a structurii organizatorice

Etapa a III-a: Raţionalizarea/Reproiectarea structurii organizatorice

Etapa a IV-a: Implementarea propriu-zisă a structurii organizatorice reproiectate și

evaluarea viabilității soluțiilor propuse
2.2. Metodologia de proiectare, analiză și/ sau
raționalizare a sistemului informațional
Etapele proiectării sistemului informaţional:

Etapa I: Declanşarea procesului de proiectare raţională şi eficientă

a sistemului informaţional

Această etapă presupune parcurgerea următoarelor faze:

•Adoptarea deciziei de proiectare a sistemului informaţional;

•Constituirea echipei de proiectare a sistemului informaţional;

•Delimitarea obiectivelor specifice şi individuale;

•Determinarea termenelor iniţiale, intermediare şi finale de proiectare

a sistemului informaţional.
Etapa a II-a: Proiectarea propriu-zisă / efectivă a
sistemului informaţional
Principii:

•Principiul corelaţiei;
•Principiul unității metodologice a tratării informațiilor;
•Principiul garantării unui timp corespunzător de reacţie componentelor sistemului
de management și per ansamblu;
•Principiul garantării unui maximum de informații finale din fondul de informații
primare;
•Principiul concentrării informaţiilor asupra domeniilor-cheie, rezultatelor-cheie și
a factorilor critici;
•Principiul eficienţei;
•Principiul flexibilității;
•Principiul organizării și funcționării sistemului informațional pe baza excepțiilor.

O altă fază importantă în cadrul acestei etape o reprezintă identificarea datelor și

informațiilor necesare desfășurării activității, a documentelor care urmează a se
vehicula în cadrul firmei şi reprezentarea grafică a acestora. De asemenea, trebuie
proiectate circuitele şi fluxurile informaționale, procedurile şi mijloacele de
tratare a informaţiilor, dar si diagrama de relații necesară pentru funcționarea
sistemului informațional.
Etapa a III-a: Implementarea sistemului informaţional
proiectat

Etapa a IV-a: Evaluarea sistemului informaţional

proiectat şi operaționalizat

Avantajele proiectării unui sistem informaţional raţional şi eficient pot

fi:

a. Cantitative/cuantificabile – ex: micșorarea numărului de angajați și

economii la fondul de salarii, asigurări sociale și protecție socială;
capacitate redusă de muncă exprimată în om – ore etc.
b. Calitative/necuantificabile – analizate prin prisma calității deciziilor
manageriale și nu numai.

Tendinţele la nivel mondial în ceea ce priveşte sistemul informaţional vizează:

”dematerializarea și dezintermedierea informațiilor; informatizarea sarcinilor de
muncă și a pregătirii personalului; externalizarea și outsourcingul informațional;
proliferarea sistemelor de comunicații bazate pe Internet și Intranet; expansiunea
comerțului electronic; scrutarea informațională; conturarea întreprinderii virtuale
și cristalizarea managementului informațional”.
Metodologia de analiză şi raţionalizare a sistemului
informaţional
Etape:
Etapa I: Definirea ariei şi cerinţelor studiului de raționalizare
Faze:
1.Adoptarea deciziei de analiză și raţionalizare a sistemului informaţional
existent;
2.Determinarea temei studiului de raționalizare;
3.Identificarea problemelor care trebuiesc rezolvate;
4.Formarea echipei de analiză și stabilirea sarcinilor, competenţelor şi
responsabilităţilor membrilor echipei;
5.Stabilirea obiectivelor, resurselor necesare, a termenelor iniţiale şi finale
de realizare.

Etapa a II-a: Analiza critică a sistemului informaţional existent

Faze:
1. Culegerea datelor și informațiilor necesare studiului;;
2. Prezentarea sistemului informaţional existent;
3. Analiza detaliată a sistemului informaţional existent.
Etapa a III-a: Perfecţionarea sistemului informaţional existent
Faze:
1. Propuneri de perfecţionare a sistemului informaţional analizat;
2. Conturarea conceptului general al sistemului informaţional îmbunătăţit;
3. Elaborarea în detaliu a noului sistemului informaţional;
4. Consolidarea noului sistemului informaţional (costuri, avantaje, efecte
cuantificabile şi necuantificabile ale noului sistemului informaţional)

Etapa a IV-a: Implementarea sistemului informaţional perfecționat

Faze:
1. Pregătirea climatului organizaţional în vederea implementării sistemului
informaţional raționalizat;
2. Implementarea perfecționărilor informaționale.

Etapa a V-a: Evaluarea performanțelor implementării sistemului

informaţional raţionalizat
2.3 Metodologia de analiză și raționalizare a
sistemului decizional

Reproiectarea sau raţionalizarea sistemului decizional

presupune parcurgerea următoarelor etape:

Etapa I: Declanşarea procesului de analiză a

sistemului decizional

Faze:

1. Stabilirea necesității reproiectării sistemului decizional;

2. Adoptarea deciziei de analiză a sistemului decizional;
3. Precizarea obiectivelor analizei;
4. Formarea echipei de analiză și precizarea clară a sarcinilor ce
revin fiecărui membru al echipei;
5. Precizarea termenelor inițiale și finale de realizare ale analizei.
Etapa a II-a: Culegerea, înregistrarea şi centralizarea
informaţiilor cu privire la descrierea sistemului decizional
existent din cadrul organizației

Faze:

a. Descrierea caracteristicilor decidenţilor individuali şi de grup din cadrul

organizației (denumire, nivel ierarhic, compartiment, pondere ierarhică,
obiective individuale, sarcinile, competenţele şi responsabilităţile care le revin în
conformitate cu ROFşi fişele de post);
b. Redactarea listei deciziilor adoptate în cadrul organizației, la diferite niveluri
ierarhice, într-un anumit interval de timp (se recomandă minim 3 ani);
c. Întocmirea pentru organismele de management participativ a listei
problemelor discutate și analizate în cadrul ședințelor acestora;
c. Precizarea apartenenței deciziilor adoptate după încadrarea tipologică a
deciziilor, funcţiile managementului, funcţiunile organizaţiei şi evidenţierea
respectării parametrilor calitativi ai deciziilor;
d. Precizarea metodelor și tehnicilor utilzate de către manageri pentru a
fundamenta, adopta și implementa deciziile în cele trei stări ale condiţiilor
obiective – de certitudine, incertitudine şi risc;
e. Precizarea proceselor decizionale strategice și tactice;
f. Alte aspecte privind sistemul decizional care nu au fost luate în considerare în
fazele anterioare.
Pentru decidenţii de grup, o fişă a componenţilor se poate realiza după
următorul model:
Nr Postul în Postul în Pregătire Cursuri de Vârsta Experienţă Observaţii
. organismul de cadrul profesiona specializar în funcţii
crt conducere structurii lă e în de
. participativă organizato manageme conducere
rice nt (vechime)

               

Pentru decidenţii individuali

Nr. Nume şi Post ocupat Atribuţii Clasificarea atribuţiilor pe: Observaţii
crt. prenume în cadrul Funcţiuni ale Funcţii ale
manager structurii organizaţiei managementului
organizatori
ce

Centralizarea deciziilor
             

Nr. Emiterea deciziei Organismul care a Stadiul aplicării deciziei

crt. formulat decizia Aplicată În curs de Formulată și
aplicare neaplicată
           
Listei problemelor discutate și analizate în cadrul ședințelor
Nr. crt. Problema Data Clasificarea pe: Observații
ședinței Funcțiuni ale Funcții ale Domenii
organizației management
ului
             

Gruparea deciziilor adoptate la fiecare nivel ierarhic

2 Nr
1534 Decizia Data Gruparea deciziei după: Observa
. adoptată adoptăr Criteriile de clasificare Funcţiile Funcţiunile organizaţiei ţii
crt (formular ii managementului
. ea deciziei C C C C C P O C A CE C&D R P C F

deciziei) v m c

Evidenţierea respectării parametrilor calitativi ai deciziilor

manageriale
                                     

Nr. Decizia Parametri calitativi ai deciziei manageriale: Observaţii

crt. adoptat Fundamentat Împuternicită Integrată în Oportună Completă Clară, concisă
ă ştiinţific ansamblul deciziilor şi
ă
adoptate necontradictori
e

                 
Etapa a III-a: Analiza diagnostic a sistemului decizional

Etapa a IV-a: Reproiectarea sau raţionalizarea

sistemului decizional al organizației

Etapa a V-a: Implementarea măsurilor de perfecționare,

după ce climatul organizațional a fost adaptat la cerințele
noului sistem decizional

Etapa a VI-a: Evaluarea eficacităţii soluţiilor decizionale

implementate
2.4 Metodologia de analiză și raționalizare a sistemului
metodologic - managerial
Analiza și raţionalizarea sistemului metodologic - managerial
presupune parcurgerea următoarelor etape:

Etapa I: Declanşarea procesului de analiză a sistemului

metodologic - managerial

Faze:
1. Stabilirea necesității reproiectării sistemului metodologic - managerial;
2. Adoptarea deciziei de analiză a sistemului metodologic - managerial;
3. Precizarea obiectivelor analizei;
4. Formarea echipei de analiză și precizarea clară a sarcinilor ce revin fiecărui
membru al echipei;
5. Precizarea termenelor inițiale și finale de realizare ale analizei.
Etapa a II– a: Analiza sistemelor, metodelor și tehnicilor care ar
putea fi introduse în cadrul organizației

Faze:
1. Cercetarea aprofundată a noilor sisteme, metode și tehnici;
2. Redactarea unor propuneri de înnoire a instrumentarului managerial și
prezentarea acestora managementului de nivel superior;
3. Determinarea sistemelor, metodelor și tehnicilor care ar putea fi introduse în
cadrul organizației.

Etapa a III- a: Analiza diagnostic a sistemului metodologic –

managerial

Faze:
1. Colectarea și sistematizarea datelor cu privire la sistemul metodologic –
managerial;
2. Analiza critică a sistemului metodologic – managerial;
3. Stabilirea simptomelor semnificative;
4. Evidențierea cauzală a punctelor forte și slabe
Etapa a IV- a: Raționalizarea/ reproiectarea sistemului metodologic
– managerial

Faze:

1. Elaborarea recomandărilor ce vizează modernizarea instrumentarului

managerial;
2. Determinarea, de către conducerea organizației, a principalelor modificări
care trebuiesc realizate în cadrul sistemului metodologic – managerial;
3. Raționalizarea / reproiectarea propriu – zisă a sistemului metodologic –
managerial

Etapa a V- a: Implementarea sistemului metodologico – managerial

perfecționat

Etapa a V- a: Evaluarea noului sistem metodologic – managerial

Vă mulțumesc!