Cap.

4 METODE ȘI TEHNICI SPECIFICE

DE MANAGEMENT
4.2. METODA ȘEDINȚEI
Ședința = „reunirea mai multor persoane pentru un scurt
interval de timp, sub coordonarea unui manager, în vederea
soluţionării în comun a unor sarcini cu caracter informaţional ,
decizional sau acțional pe bază de comunicare”.

Tipuri de ședințe:

a.) În funcție de conținut:

1.decizionale;
2.de informare:
3. de armonizare;
4. de explorare;
5. eterogene.

b.) În funcție de modul de amplasare al participanților și de mijloacele

de comunicare folosite în cadrul ședinței:
1.virtuale;
2. clasice.
 Etapele metodei ședinței:

Etapa 1: Pregătirea şedinţei

Acţiunile specifice acestei etape, sunt:

- Stabilirea obiectivului/ obiectivelor ședinței;

- Alegerea tipului de ședință;
- Elaborarea ordinii de zi;
- Alcătuirea listei participanţilor la şedinţă;
- Fixarea și comunicarea datei, orei de începere, locului de desfăşurare
şi a ordinii de zi tuturor participanților la ședință;
- Alegerea persoanelor care vor întocmi materiale necesare
informării în timpul şedinţei, și stabilirea termenelor de
finalizare și predare a acestora;
- Organizarea adecvată a spaţiului în care se va desfăşura şedinţa.
Etapa a 2-a: Derularea/Desfăşurarea şedinţei

Faza 1. Deschiderea şedinţei:

-Deschiderea şedinţei la ora stabilită și comunicată anterior

participanţilor;
- Prezentarea obiectivului/obiectivelor şedinţei şi a ordinii de zi;
- Realizarea prezenţei participanţilor la ședință;
- Supunerea la vot a ordinii de zi;
- Stabilirea persoanei care va întocmi procesul verbal;
- Împreună cu participanții, se va stabili durata ședinței și se va preciza
timpul maxim afectat potențialelor intervenții.  

Faza a 2-a. „Derularea” şedinţei:

- Prezentarea și discutarea punctelor de pe ordinea de zi, inclusiv a

materialelor elaborate în acest scop;
- Îndemnarea participării la discuţii a participanților;
- Prevenirea sau înlăturarea momentelor de tensiune;
- Imprimarea unui ritm al discuţiilor care să permită finalizarea
ședinței la ora stabilită, dar și realizarea obiectivelor.
Etapa a 3-a: „Încheierea” şedinţei:
 
- Prezentarea contribuţiilor esenţiale ale participanţilor;
- Identificarea (dacă este cazul) a punctelor de pe ordinea de zi
care nu au fost rezolvate;
- Prezentarea concluziilor finale ale ședinței (idei, soluţii propuse,
decizii adoptate);
- Alegerea persoanei care va redacta sinteza şedinţei.
Reguli ale ședinței:

- Elaborarea unei ordini de zi clare;

- Data și locul de desfășurarea a ședinței trebuiesc comunicate
clar și în timp util participanților;
- Este indicat, în cazul şedinţelor periodice, să fie stabilite la
aceeași dată/ zi și oră;
- La ședință ar trebui invitate doar acele persoane care sunt
implicate direct în problemele ordinii de zi;
- Utilizarea unui mod optimist, pozitiv de prezentare a ideilor;
- Stimularea participării la discuţii a tuturor participanţilor la
ședință;
- Prevenirea „monopolizării” discuţiilor de către o singură
persoană;
- Participanții să fie punctuali, să se evite ieșirile din sală și
conversațiile telefonice în timpul ședinței;
- În timpul ședinței se recomandă utilizarea unui limbaj adecvat;
- Ar fi util pentru conducătorii ședințelor să cunoască
personalitățile și temperamentele persoanelor care participă la
ședință etc.
Avantaje ale utilizării metodei şedinţei:

- facilitează creşterea nivelului de informare a angajaților;

- îmbunătățește capacitatea de comunicare a personalului;
- fundamentează mult mai corect deciziile manageriale;
- garantează transparenţa procesului de management;
- folosește potenţialul creativ, intelectual şi profesional al
angajaţilor;
- permite dezvoltarea coeziunii în cadrul grupului etc. 

Principalele dezavantaje ale şedinţei sunt:

- identificarea unui caracter formal al ședinței datorită managerilor

care nu-și asumă responsabilitatea;
- consum mare de timp;
- scăderea eficacității soluționării unor probleme sau amânarea
rezolvării acestora;
- folosirea şedinţei de unii manageri pentru a-și manifesta puterea;
- posibilitatea apariției unor neînțelegeri sau crearea unor atitudini
ostile între participanți în timpul derulării ședinței etc.
Vă mulțumesc!