Manager Proiect

Un proiect IT

Ce este un proiect?
Un set de aciuni menite s produc o schimbare i care:
are un nceput i un sfrit are o echip multi-disciplinar care l va duce la final realizeaz un obiectiv/ un set de obiective clar definite, ntr-o perioad de timp planificat i cu un cost planificat.
4

Factori de succes
Reprezentarea diferitelor interese prin participarea factorilor interesai Planificare corect i atent Management eficient al proiectului

Proiectul se adreseaz problemelor reale ale grupurilor int/ beneficiarilor

Echipa de proiect competent i motivat

Succesul unui proiect

Prile implicate respect angajamentele

Repartizarea corect a costurilor i beneficiilor innd cont de egalitatea de anse

Beneficiari clar identificai dup sex i grup socio-economic

Capacitate organizaional
5

Funcii reprezentative n managementul de proiect

Planificare Obinerea de resurse externe

Control

Conducere

Organizare

Implementare
6

Planificare
Gndire anticipativ privind etapele ce trebuie strbtute pentru atingerea obiectivelor Presupune stabilirea:
unor obiective, a activitilor prin care sunt atinse a resurselor necesare
7

Organizare
Alocarea resurselor (umane, materiale, financiare, informaionale, de timp) Stabilirea proceselor (politici, proceduri etc.) innd cont de planificarea fcut Urmrete utilizarea eficient a resurselor disponibile
8

Implementare
Realizarea activitilor planificate => terminarea proiectului:
la data cu costul cu rezultatele dorite
Definite la nceputul proiectului

Elementele cheie ale proiectului

Anvergur

Performan

Calitate Risc

Timp

Costuri

n funcie de prioritate, putei utiliza balana dintre celelalte dou elemente pentru revizuirea planificrii n concordan cu aceasta. 10

Control
Aprecierea progresului obinut n direcia obiectivelor Presupune
monitorizarea permanent a costurilor i activitilor evaluarea rezultatelor i impactului emiterea de recomandri pentru viitor

11

Conducere
Direcionarea oamenilor implicai pentru asigurarea coordonrii eforturilor individuale

12

Managementul proiectelor
Organizare Control Atenie la detalii Ritm susinut

13

Abordri
Manager de proiect de ocazie 2. Manager de proiect calificat/ de profesie Cauze proiecte euate sau parial reuite: Conducere i coordonare precare Lipsa de cunotine n analiz i proiectare Lipsa de disciplin Scurtturi prin metodologii (cauzat de obicei de criza de timp)
1.
14

Manager de proiect
P R O I E C T perseveren relaii inter-umane organizare iscusin entuziasm comunicare timp
15

Manager de proiect
Managerul de proiect trebuie: S se asigure c motivul pentru care se realizeaz proiectul i rezultatul su sunt clar definite i nelese de toi cei implicai sau afectai de proiect. S planifice proiectul s tie ct va dura i ct va costa. S gestioneze proiectul s se asigure c, pe msur ce nainteaz, proiectul atinge obiectivele definite iniial, n timpul i cu costurile specificate. S termine n mod corespunztor proiectul s se asigure c toate rezultatele au calitatea ateptat i funcioneaz potrivit cerinelor. 16

Probleme i Obiective
Succesul proiectelor depinde de cunoaterea precis, complet i lipsit de ambiguiti a ceea ce ncercai s realizai i de ce dorii acest lucru!
17

Probleme i Obiective
n multe proiecte oamenii sunt att de absorbii de ceea ce au planificat s fac, nct acioneaz greit pentru c nu tiu sau au scpat din vedere de ce fac acele aciuni. Ex: Mutarea funcionarilor unui birou n alt cldire
Gsire sediu nou, negociere, contract de nchiriere Chirie derizorie > afacere fantastic???? Motivele iniiale: mbuntirea moralului funcionarilor, afectat de condiiile de igien din vechiul 18 sediu Rezultat: birouri ieftine i moral redus

Identificarea problemei
Pentru a determina de ce dorii s realizai un proiect ncepei prin a analiza problemele care au cauzat nevoia proiectului respectiv: Identificarea problemelor majore ale beneficiarilor Crearea arborelui problemelor care au generat ideea de proiect

19

Identificarea problemei
Definirea problemei este un enun descriptiv al situaiei critice sau al unui numr de situaii, sau al unei necesiti sociale, care afecteaz anumite categorii de oameni sau anumite lucruri, ntr-un anume loc, ntr-o anumit perioad de timp
20

10

Identificarea problemei
Strngei argumente, mrturii i declaraii ale unor experi, studii statistice pentru a demonstra fr nici o urm de ndoial c problema pe care ai identificat-o exist.

Dac nu putei demonstra acest lucru este mai bine s renunai!!!

21

Identificarea problemei
Pentru a v asigura de faptul c problema este bine aleas i c este clar definit, rspundei la urmtoarele ntrebri:

Este ea ntr-adevr o problem real, sau doar un simptom sau o soluie a unei probleme care trebuie nc identificat? n ce msur sunt oamenii preocupai de problema respectiv? Care este impactul problemei? Este de importan regional, naional sau local? Este compania/ organizaia/ instituia dumneavoastr capabil s abordeze i s rezolve aceast problem? n ce stadiu se va afla problema dup terminarea 22 proiectului?

11

Identificarea problemei
n argumentarea problemei inei cont de urmtoarele recomandri: Evitai ca problema s apar ca fiind prea global Dup enunul problemei, este bine s urmeze un exemplu constnd dintr-o poveste real, care s conving despre importana problemei identificate Este de preferat ca n argumentarea problemei s nu introducei i opinia personal i s v bazai ct mai mult pe studii, cercetri, etc.
23

Identificarea problemei
Atenie! Atunci cnd formulai problema amintii-v c: trebuie s identificai o problem existent - nu una posibil, imaginar sau viitoare o problem nu nseamn absena unei soluii ci nseamn o stare negativ existent
24

12

Identificarea problemei
Exemplu:
Nu exist pesticide disponibile Greit Recolta este infectat cu duntori Corect

25

Identificarea problemei
Aranjarea problemelor n arborele CAUZ - EFECT

26

13

Probleme -> Obiective

Analiza problemelor reprezint aspectele negative ale situaiei existente, analiza scopului i obiectivelor prezint aspectele pozitive ale situaiei viitoare. Scopul/Obiectivul General: reprezint rezolvarea problemei pe termen lung. Este stadiul n care vrem s ajung problema n urma proiectului. Obiectivele Specifice: comunic ce trebuie s realizeze proiectul pentru beneficiarii lui.
27

Obiective
Reprezint paii care trebuie fcui pentru a realiza Scopul proiectului. Nu se refer la servicii furnizate de proiect, aceste sunt Rezultate, ci la utilizarea acestor servicii de ctre beneficiarii proiectului.
28

14

Obiective
Problem Legislaie inadecvat i neclar privind securitatea social Educaia din licee nu ofer profesii cerute pe piaa muncii Nu exist sistem de instruire pentru asistent social n licee Obiective Legislaia pentru asistena social mbuntit

Contribuie adus la reforma sistemului de educaie n licee

Un sistem pentru asistenii sociali creat

29

Obiective
Reformulai toate problemele n condiii pozitive i de dorit => Obiectivul General i Obiectivele Specifice Excludei obiectivele care par nerealiste sau nenecesare pentru acest proiect. Adaugai noi obiective dac este necesar.
30

15

Obiective

31

Obiective
Reformulai toate problemele n condiii pozitive i de dorit => Obiectivul General i Obiectivele Specifice Excludei obiectivele care par nerealiste sau nenecesare pentru acest proiect. Adaugai noi obiective dac este necesar.
32

16

Rezultate
Realizri garantate ale proiectului Consecin a activitilor proiectului Fiecare rezultat trebuie formulat ntro singur propoziie conine un singur verb.
33

Studiu de caz
Probleme:
compania are consumuri energetice mari n special cu producerea aerului comprimat necesar proceselor tehnologice care se desfoar n cadrul produciei de utilaje randamentul compresoarelor existente este foarte sczut ali competitori consum mai puin energie pentru c i-au modernizat procesul tehnologic sau achiziionat echipamente de producie noi costurile cu operaiile de ntreinere i exploatare ale staiei de compresoare sunt ridicate piesele de schimb pentru compresoarele vechi sunt dificil de procurat costul energiei electrice crete n mod constant i devine o problem care impune adoptarea unor msuri pentru scderea facturii de electricitate
34

17

Recomandri
ncepei prin a nelege de ce facei ceva, apoi definii despre ce este vorba. Nu invers! Proiectele bune ncep cu rezultatele finale bine stabilit n minte. Pentru a avea succes n realizarea unei definiri a proiectului, informaiile trebuie s fie explicite, precise, complete, lipsite de ambiguitate i concise
35

Recomandri
Asigurai-v c tii dac suntei responsabil doar pentru obiectivele proiectului sau v revine i responsabilitatea scopului lui. Dac suntei manager de proiect pentru un client, asigurai-v c respectivul nelege definirea proiectului i implicaiile coninutului su i punei-l s semneze.
36

18

Analiza prilor interesate

Pe cine trebuie, dumneavoastr, cei ce planificai proiectul, s cunoatei? De ce fel de experien vei avea nevoie n implementarea proiectului? Cine va lua decizii n legtur cu proiectul? Cine va trebui s reacioneze la aceste decizii? De al cui suport vei avea nevoie i este esenial pentru proiect? Cine are dreptul s fie implicat? Cine ar putea s fie ameninat de implementarea proiectului?
37

Analiza prilor interesate

Care este interesul lor n proiect? Modul n care aceste interese pot afecta viabilitatea proiectului?
crescut

P U T E R
sczut

Facei eforturi pentru a-i satisface, dar nu-i plictisii

Implicai-i deplin Facei cele mai mari eforturi pentru a-i satisface Informai-i adecvat. Discutai cu ei pentru a v asigura c nu apar probleme majore

Monitorizai-i, dar nu-i plictisii cu comunicare excesiv

E
sczut

INTERES

38

crescut

19

Analiza prilor interesate

Parte interesat Beneficiu/ Pierdere Impact asupra proiectului Mecanism de obinere sprijin/ reducere obstacole ................ ..............

............

...............

39

Analiza prilor interesate

Parte interesat Beneficiari direci/ indireci Grup int

40

20

Interferene cu alte proiecte

Nu muncii de dou ori un alt proiect poate
face o parte de lucrare, n timpul necesar?

Proiecte demarate simultan pentru atingerea unui obiectiv mai mare

funcioneaz rezultatele mpreun, exist lacune?
41

MODULUL 2
Estimarea Resurselor, Identificarea Surselor i Elaborarea Programelor Proiectelor

42

21

Definirea i analizarea constrngerilor

Constrngeri
factori care limiteaz opiunile echipei de proiect constrngeri tehnice, temporale, bugetare, calitative etc triunghiul elementelor cheie ale unui proiect = tripla constrngere

Presupuneri / Riscuri

43

Definirea activitilor
Activitate
Aciune menit s transforme resursele date n rezultatele planificate, ntr-o anumit perioad de timp Nivel de complexitate ncurajeaz managerul s se focalizeze pe aspectele strategice

Subactiviti
44

22

Planificarea activitilor
Grafic Gantt
Activiti Subactiviti Repere

45

Estimarea resurselor

46

23

Estimarea resurselor
materiile prime ale proiectului
Activitate Resurse necesare Cost

1.1.1. 4 om*ore 400 lei Achiziionare Rechizite cursani 200 lei materiale curs Rechizite elaborare 400 lei suport curs
47

Matricea Cadru Logic

48

24

Indicatori de msurare performane

Un indicator definete nivelul de performan care trebuie stabilit pentru atingerea obiectivelor i a rezultatelor planificate. Indicatorii trebuie trecui pentru fiecare nivel: scop, obiective, rezultate.

49

Indicatori de msurare performane

s fie specifici n termen de cantitate, calitate, timp, localizare i grup int mijloacele de verificare s fie disponibile: statistici, observaii, nregistrri dac mijloacele de verificare nu sunt disponibile trebuie s se verifice dac informaiile pot fi procurate cu un cost rezonabil mijloacele de verificare s fie sigure i actualizate
50

25

Indicatori de msurare performane

Criterii de selectare a indicatorilor: Validitate: Reflect n mod direct obiectivul pe care intenioneaz s l msoare? Obiectivitate: Definete precis i fr ambiguiti obiectivul pe care vrea s l msoare? Credibilitate: Sunt datele consecvente sau comparabile n timp? Accesibilitate: Pot fi datele colectate cu uurin, la timp i cu costuri rezonabile? Utilitate: Vor fi datele utile pentru luarea deciziilor sau pentru a nva din experien? Proprietate: Sunt de acord partenerii i prile interesate c indicatorul are sens i utilitate pentru ei? 51

Formatul propunerii

Prezentai ideea de proiect n forma cu care este obinuit finanatorul/ clientul

52

26

Formatul propunerii
Urmai cu exactitate instruciunile din Ghidul Solicitantului Respectai cerinele legate de lungimea anumitor capitole, tipul i mrimea fontului utilizat, Folosii formularul furmizat, abordai toate capitolele i rspundei tuturor ntrebrilor Acordai atenie aspectului propunerii de finanare Rectificai greelile de exprimare sau pe cele de tiprire
53

Formatul propunerii
Fii concii
Evitai exprimrile sofisticate Definii acronimele

Explicai, nu presupunei
Nu presupunei c ce este evident pentru dumneavoastra poate fi evident i pentru evaluatori Nu presupunei c evaluatorii vor citi printre rnduri

Amintii-v c evaluatorii sunt fiine umane

Uurai-le munca de evaluare furniznd informaiile n felul n care v-a fost solicitat Nu-i enervai sau frustrai din cauza unor solicitri umflate, neclare sau explicate neadecvat, cu bugete nejustificate
54

27

Formatul propunerii
Vindei-v propunerea
Convingei-i pe evaluatori c proiectul merit investiia unei sume importante din bugetul pus la dispoziie de finanator Convingei c proiectul este necesar iar metodologia propus rezolv problemele identificate Convingei c organizaia solicitant i partenerii, precum i personalul propus n proiect au expertiza i capacitatea necesar s implementeze proiectul Convingei c proiectul poate fi realizat n timpul i cu bugetul propuse Convingei c proiectul va fi terminat cu succes i va aduce o contribuie semnificant n domeniul su Convingei c rezultatele proiectului vor fi diseminate adecvat Convingei c activitatea nu se va termina imediat ce se 55 termin i finanarea

Formatul propunerii
Rugai o persoana cu mintea limpede sa citeasc propunerea i s-i verifice acurateea, claritatea, logica, ncadrarea n criteriile de evaluare Alocai-v o perioada de timp suficient de mare pentru pregtirea propunerii de finanare Memorai Ghidul Solicitantului.
56

28