BAZELE TEHNOLOGIEI INFORMAIEI - BTI

Ms EXCEL 2003- CUPRINS

1. 2. 3. 4.

Noiuni introductive s3 Introducerea datelor s8

Editare n foaie de calcul - s13 formatare foaie de calcul s18

5. 6.

Listare s21

Crearea formulelor s23

7. 8.

Formule cu adrese i legturi s32

Utilizare funciilor, asistentul de funcie s35

9.

Tipuri de funcii I s38

1.

Noiuni introductive

Pornirea programului Excel Ecranul Microsoft Excel Alegerea comenzilor Creare sau deschiderea regitrilor de lucru Salvarea i nchiderea regitrilor de lucru Prsirea mediului Excel i utilizare Help
3

1.

Noiuni introductive

Pornirea programului Excel Start All Programs Microsoft Office Microsoft Excel Dublu clic pe short-cut Ecranul Microsoft Excel
bara de adrese bara de formule celula=rnd coloan nr. celule=256*65536 etichet rand=cifre etichet coloan=litere ex. A1, B14 celule A1:B14 zon de celule

1.

Noiuni introductive

Alegerea comenzilor

comanda=spune Excel-lului ce s execute n continuare Facnd clic cu mouse-ul pe un buton de pe bara de instrumente (afiare/ascundere, plutitoare/ancorate) Alegnd o comand dintr-un meniu (cutie de dialog) Utiliznd un meniu de comenzi rapide (clic drepta mouse) Utiliznd taste pentru comenzi rapide Anularea i repatarea comenzilor: Edit-Undo, EditRedo

1.

Noiuni introductive

Creare sau deschiderea regitrilor de lucru Registru de lucru=workbook, fiier n care se lucreaz, foi de calcul (3 implicit), foi diagram, foi macrocomenzi

Crearea unui registru de lucru: File-New Deschiderea unui registru de lucru: File Open Salvarea i nchiderea regitrilor de lucru Salvarea unui registru de lucru: File Save As, File Save (salvarea repetat) nchiderea unui registru de lucru: File Close sau cu butonul de nchidere al ferestrei registrului

1.

Noiuni introductive
Prsirea mediului Excel : File Exit sau cu butonul de nchidere al ferestrei Microsoft Excel Utilizare Help: Office Assistant = instrument care se adapteaz modului de lucru, tastand ntrebri i facnd clic pe butonul de Cutare se pot obine informaii. Se apelaza cu tasta funcional F1 sau la prima lansare a Excel-lului.

Prsirea mediului Excel i utilizare Help

2.

Introducerea datelor
Ce este un registru de lucru ? Foi de calcul Tehnici de introducere a datelor

2.

Introducerea datelor
Registrul de lucru (workbook)=fiierul n care se lucreaz i se memoreaz datele, ele conine mai multe foi de calcul (Sheet, implicit 3) se utilizeaz pentru a introduce i a analiza date, se pot edita simultan mai multe foi de calcul sunt de trei tipuri i conin: date i calcule diagrame ne-incorporate ntr-un registru de lucru macrocomenzi (VBA Visula Basic for Application)
9

Ce este un registru de lucru ?

Foi de calcul

2.

Introducerea datelor
Foaie activ (eticheta foii apare cu numele ngrojat) Gruparea foilor de lucru:

Foi de calcul (continuare)

SHIT + mouse pentru foi adiacente CTRL + mouse pentru foi neadiacente

Gestionarea foilor de calcul: utiliznd meniul de comenzi rapide

inserare Insert mutare/copiere Move or Copy tergere Delete redenumire Rename

sus, jos, stnga, dreapta sus sau jos cu o fereastr la nceputul rndului la nceputul foii la ultima celul din foie care conine date ,,, Page Up, Page Down Home Ctrl+Home Ctrl+End
10

Deplasarea n foia de calcul:

2.

Introducerea datelor
Selectarea celulelor
Executai facei clic pe ea glisai pe diagonal de la prima celul la ultima celul inei apsat tasta CTRL pe msur ce facei clic sau glisai prin celulele adiionale facei clic pe eticheta rndului facei clic pe eticheta coloanei facei clic pe butonul Select All (aflat n colul stnga sus la intersecia dintre rndul etichetelor de linie cu cel al etichetelor de coloan)

Foi de calcul (continuare)

Pentru a selecta o celul o zon de celule celule neadiacente un rnd ntreg o coloan ntreag toate celulele foii

11

2.

Introducerea datelor
Tehnici de introducere a datelor
ntr-o celul datele se introduc prin tastarea lor orice operaie se ncheie cu comanda ENTER pentru a renuna la datele tastate se folosete comanda ESC se folosete tasta funcional F2 pentru introducere date sau reditare Excel face distincie ntre tipuri de date

valoare constan

formul

FORMAT-CELLS numr (aliniat la dreapta) dat i or text (aliniat la stnga) moned fracie

12

3.

Editare n foaie de calcul

Umplerea celulelor adiacente i crearea de serii Particularizarea cu AutoFill i comanda AutoComplete Editarea ntr-o celul Copiere i mutare de celule Inserarea, tergerea i golirea celulelor, rndurilor i coloanelor Gsirea i nlocuirea de texte, numere sau celule

13

3.

Editare n foaie de calcul

Umplerea celulelor adiacente i crearea de serii Umplerea unei zone se realizeaz astfel:

selectai o celul i apoi selectai indicatorul de celul pe butonul de umplere (+) glisai butonul de umplere n direcia n care dorii s se fac umplerea (sus, jos, stnga, dreapta) eliberai butonul mouse-ului, zona fiind completat cu date Edit Fill Series selecai celula sau zona pe care dorii s o incrementai Poziionai indicatorul mouse-ului pe butonul de umplere Glisai butonul de umplere Observaie ptr. numeric: CTRL+mouse ptr. text: mouse

Crearea de serii

Incrementarea unei serii de numere i date

14

3.

Particularizarea cu AutoFill i comanda AutoComplete

liste particularizate

Editare n foaie de calcul

Tools Options Custom List

comanda AutoComplete se folosete pentru date care se repet

Tools- Options Edit Enable AutoComplete for Cell Values

Editarea ntr-o celul

se poate face direct n celul sau n bara de formule se folosesc comenzile din meniul Edit sau meniul de comenzi rapide (n prealabil se face selectare)

Cut terge caractere selectate i le pune n Clipboard Copy creeaz o copie a caracterelor selecate plasat n Clipboard Paste plaseaz coninutul Clipboard-ului ntr-o celul Clear (Delete) elimin caracterele selectate din celul sau golete celula, caracterele nu sunt memorate n Clipboard

15

3.

Editare n foaie de calcul

Copiere i mutare de celule se realizeaz prin utilizarea comenzilor Copy / Cut selectai celulele pe care dorii s le mutai/copiai alegei comanda Copy/Cut selectai o celul destinaie alegei comanda de lipire Paste pentru abandonare ESC se realizeaz prin glisare cu mouse-ul: Poziionai indicatorul mouse-ului peste chenarul seleciei inei apsat CTRL (copiere) i glisai chenarul ntro nou poziie Eliberai butonul mouse-ului i apoi tasta (copiere) Coninutul celulelor a fost copiat/mutat
16

3.

Inserarea, tergerea i golirea celulelor, rndurilor i coloanelor inserare (tergere) de rnduri sau coloane selectai numrul de rnduri/coloane pe care vrei s le deplasai pentru a creare loc pentru noili rnduri/coloane (dnd clic pe etichtele de linie/coloan) Insert- Rows / Columns (Edit - Delete) inserare (tergere) de celule selectai zona de celule de aceai dimensiune cu cea a celulelor pe care dorii s le inserai Insert Cells (Edit Delete, Clear) Gsirea i nlocuirea de texte, numere sau celule Edit Find (Find, Replace)
17

Editare n foaie de calcul

4.

Formatare foaie de calcul

Modificare limii coloanei i nlimii rndului Alinierea datelor n foaia de calcul Stabilirea formatului fonturi Adugarea chenarelor, modelelor i culorilor Copierea rapid a formatelor Aplicarea automat a formatelor Anularea tuturor formatelor aplicate
18

4.

Formatare foaie de calcul

Modificare limii coloanei i nlimii rndului (dup coninut) coloan: Format Column Width rnd: Format Row Height ambele: dublu clic pe marginea etichetei de linie/coloan modificare coninutului dup lime/nlime: Format Cells Alignment Wrap text Alinierea datelor n foaia de calcul pe orizontal: de pe bara de Standard sau din meniul Format Cells Alignment Text aligment Horizontal pe vertical: meniul Format Cells Alignment Text aligment Vertical mbinare i centrare: Merge and Center

19

4.

Formatare foaie de calcul

Bara de formatare Formatting Format Cells - Font Format Cells - Border/Patterns

Stabilirea formatului fonturi

Adugarea chenarelor, modelelor i culorilor

Copierea rapid a formatelor

butonul Format Painter de pe bara de Standard

Format - AutoFormat Edit Clear - Formats

Aplicarea automat a formatelor

Anularea tuturor formatelor aplicate

20

5.

Listare
Aranjarea paginii Crearea de antete i subsoluri de pagin

21

5. Listare

Aranjarea paginii

File Page Setup pagin orientare, sclare, format margini - sus, jos, stnga, dreapta, ndosariere antet/subsol foaie - zon de printare, titlu, ordine printare

Crearea de antete i subsoluri de pagin

View Header and Footer particularizare: Customize posibilitatea inserrii de:

nr.pagin, total pagini data, or nume registru de lucru, foaie de calcul

Listare: File Print (prealabil PrintPreview)

22

6.

Crearea formulelor
Folosirea formulelor pentru analiza datelor
Adresele fac formulele mai puternice Funciile foii de lucru simplific formulele Mutarea i copierea formulelor i adreselor

23

6.

Crearea formulelor
Formula ncepe ntotdeauna cu semnul = i este urmat de un ir de operatori i operanzi Constant = valoare numeric sau text pe care o (l) tastai direct n celul Bara de formul

Folosirea formulelor pentru analiza datelor

Afiare: Tools-Options-View-Show-Formula bar Conine butoanele: abandoneaz introducerea informaiei, ESC accept informaia introdus, ENTER fx inserare funcie , Insert - Function

Bara de nume: conine referina (adresa) celulei active

24

6.

Crearea formulelor
Semnificaia operatorilor:
aritmetici: +, -, /,*,%,^ de comparare: =,>,<,>=,<=,<> text: & (operator de concatenare)
Ordin 1 2 3 4 5 6 Operator Descriere

Ordinea de evaluare a operatorilor

% ^ * i / + i / Negare

Procent Exponent nmulire i mprire Adunare i scdere Concatenare text

=,<,>,<=,>=,<>

Comparare

Combinarea expresiilor cu paranteze

Dac formula conine operatori cu aceeai prioritate, se evalueaz de la st la dr, dac se dorete o alt ordine se folosesc paranteze, Excel calculeaz mai nti expresiile din paranteze i folosete rezultalele pentru calcularea formulei.
25

6.

Crearea formulelor
Afiarea formulelor pe o foie de calcul
Tools-Options-View-Windows Options- Formulas

Conversia valorilor n Excel

Formula Produce 3 Explicaie Semnul plus impune Excel s atepte numere, chiar dac arat c 1 i 2 sunt text, valorile text sunt automat convertite n numere. Atunci cnd este ateptat un numr, textul e convertit dac se gsete ntr-un format ce va fi accceptat n mod normal ca i numr. Excel nu poate converti textul pentru c nu e un format acceptat pentru o constatnt numr. Dac datele sunt ntr-unul din formatele Excel de dat, ele sunt convertite n numere seriale. Atunci cnd este ateptat text, numerele i valorile logice sunt convertite n text Atunci cnd este ateptat o valoare logic, numrul 0 este convertit n FALSE iar celelalte numere n TRUE. Valoarea true este convertit n valoere logic TRUE.

=1+2

=1+4,00

=SQRT(Sunday) =25.12.2001-5.1.2001 =A=&TRUE =IF(0,yes,no) =IF(true,yes,no)

#VALUE 354 A=TRUE No yes

26

6. Crearea formulelor

Formule care produc valori de eroare

Valorile de eroare ncep ntotdeauna cu semnul #
Valoare de eroare #DIV/0 #N/A #NAME? #NULL! #NUM! Arat c o formul ncerac s fac o mprire la 0. Se refer la o valoare care este indisponibil. Utilizeaz un nume pe care Excel nu-l recunoate. Specific o intersecie ntre dou zone ce nu este valid. Utilizeaz incorect un numr.

#REF!
#VALUE! #####

Se refer la o celul care nu este valid.

Folosete un argument sau un operand incorect. Produce un rezultat care este prea lung pentru a intra n celul.

27

6.

Crearea formulelor
Adresele identific celule sau grupruri de celule n foia de calcul, i spun lui Excel n care celule s caute pentru a gsi valori ce vor fi folosite n formule, sunt bazate pe titluri de coloan i de rnd dintr-o foie de calcul (A5) Semnificaia adreselor

Adresele fac formulele mai puternice

Adrese relative: indic poziie relativ, A1 Adrese absolute: indic poziie exact, $A$1 Adrese mixte: combinare ntre rel i absolut, $A1, A$1 F4 schimbarea adreselor
Zona (dou puncte): B2:D2 Uniunea (virgula): B2,D4 Intersecia (spaiu): B7:D7 C6:C8, intersecia este C7
28

Semnificaia operatorilor de adres

6.

Crearea formulelor

Introducerea adreselor n formule

Tastare Selecie celul direct pe foia de calcul.

Dup tastarea semnului = sau a unui operator e suficient s facei clic pe celul sau s glisai prin zona de celule la care v referii, selecia e nconjurat de o linie punctat numit chenar mictor i adresa celulei sai zonei apare n formul.

29

6.

Funciile foii de lucru simplific formulele

Crearea formulelor

Funcie = formul special scris anterior care ia o valoare sau mai multe valori, execut o operaie i ntoarce o valoare sau mai multe valori. Se folosesc singure n formule sau ca pri componente n formule mai mari. Sintaxa funciei: =nume_functie(lista argumente) Lista de argumente poate fi unul sau mai multe argumente (constante, referine de celule sau referine de zone de celule), separate prin , sau ; Inserarea unui funcii: Insert Function sau clic pe fx de pe bara de formule Utilizarea butonului AutoSum (nsumare automat):

formule de nsumare simple formule de nsumare multipl totaluri generale

30

6.

Crearea formulelor
Afectarea adreselor la mutarea celulelor:

Mutarea i copierea formulelor i adreselor

Excel ajusteaz automat toate adresele celulelor care sunt mutate, a. adresele desemneaz aceleai celule n noua lor poziie. Formulele care conin adrese din zona n care ai mutat celulele produc valoarea de eroare #REF! deoarece ai ters efectiv celulele existente i le-ai nlocuit cu cele mutate. Adrese relative: se modific Adrese absolute i mixte: rmn nemodificate

Afectarea adreselor la copierea celulelor:

31

7.

Formule cu adrese i legturi

Adresele altor foi dintr-un registru de lucru Numele fac adresele mai uor de utilizat Legarea registrilor de lucru n Excel

32

7.

Formule cu adrese i legturi

Sintaxa pentru crearea unei adrese ctre o alt foaie a unui registru de lucru conine urmtoarele elemente:

Adresele altor foi dintr-un registru de lucru

numele foii de calcul care este ntotdeauna adres absolut un semn de exclamare care separ adresa foii de adresa celulei adresa celulei care poate fi relativ sau absolut

Exemplu: =foaie2!A1 Introducerea se face fie prin tastare sau prin selectare

Numele fac adresele mai uor de utilizat

Nume = identificator uor de memorat pe care l creai pentru referirea la o celul, un grup de celule, o valoare sau o formul. Definirea: selectare, Insert Name - Define

33

7.

Legarea registrilor de lucru n Excel

Formule cu adrese i legturi

Se pot lega dinamic o formul dintr-un registru de lucru de date surs localizate ntr-un alt registru de lucru, a. orice modificri din datele sursei sunt imediat modificate n formula legat. Termeni utilizai sunt urmtorii:

Adres extern: adres dintr-un alt registru de lucru Registru de lucru dependent: registru de lucru ce conine o legtur cu un alt registru de lucru Registru de lucru surs: registru de lucru care este sursa informaiei Poziia registrului de lucru: disc i cale Numele registrului de lucru ntre paranteze drepte Numele foii de calcul; primele trei ntre apostrofe Semn de exclamare Adresa absolut a celulei

Prie unei adrese cu formul extern sunt urmtoarele:

Modificarea legturilor: se deschid regitrii surs apoi se alege Edit Links unde este activ butonul Automat.

34

8.

Utilizare funciilor, asistentul de funcie

Funcie = formul special scris anterior care ia o valoare sau mai multe valori, execut o operaie i ntoarce o valoare sau mai multe valori. Se folosesc singure n formule sau ca pri componente n formule mai mari.

Sintaxa funciei: =nume_functie(lista argumente) Lista de argumente poate fi unul sau mai multe argumente (constante, referine de celule sau referine de zone de celule), separate prin , sau ; Inserarea unui funcii: direct n bara de formule, prin tastare cu ajutorul asitentului de funcie: Insert Function clic pe fx de pe bara de Standard
35

8.

Asistentul de funcie genereaz urmtoarea ferestr: Cutare funcie Categorie funcii:

Utilizare funciilor, asistentul de funcie

List funcii Ajutorul de funcie

Most Recently Used All Date&Time Math&Trig Statistical Lookup&Reference Database Text Logical Information

36

8.

Utilizare funciilor, asistentul de funcie

Pentru funcia de tip statistic medie, AVERAGE fereasta funciei va arta astfel:

37

9.

Tipuri de funcii - I Funcii de tip dat, timp

Funcia Returneaz data calendaristic furnizat de ceasul intern al calculatorului data i ora curent furnizate de ceasul intern al calculatorului luna, atunci cnd primete ca argument o dat calendaristic (dat sau numeric) anul, atunci cnd primete ca argument o dat calendaristic (dat sau numeric) data calendaristic valoare de tip timp

Today() Now() Month(data)

Year(data)

Date(an,luna,zi) Time(ora,minut,secunda)

38

9.

Tipuri de funcii I: Funcii statistice

efectueaz analiza statistic pe baza datelor din zona de date

Funcia Count(zon) Counta(zon) Countblanck(zon)

Returneaz nr.de celule care conin valori numerice dintr-o zon de date nr.de celule dintr-o zon de date, ignor numai celulele goale. nr.de celule goale dintr-o zon de date.

Countif(zon, criteriu)
Average(zon)= Sum(zon)/Count(zon)

nr.de celule dintr-o zon de date care ndeplinesc criteriul specificat.

media aritmetic a valorilor numerice din celulele specificate prin zon.

Max(zon)
Min(zon)

maximul valorilor numerice din celulele specificate prin zon.

Minimul valorilor numerice din celulele specificate prin zon.
39

9.

Tipuri de funcii I: Funcii matematice sau trigonometrice

efectueaz calcule matematice simple Funcia Returneaz suma valorilor numerice care pot fi n numr de maxim 30 valoarea absolut a numrului cosinusul numrului exprimat n radiani convertete radianii n grade, angle e exprimat n radiani e=2.71828182845904 la puterea number factorialul pentru number, number>0 rotunjete n minus number la cel mai apropiat ntreg logartimul natural la lui number, number e real i pozitiv logaritmul lui number n baza specificat de base, implicit base=10, iar number este numr real pozitiv

Sum(nr1,nr2,...) sau AutoSum Abs(number) Cos(number) Degree(angle) Exp(number) Fact(number) Int(number) Ln(number)=Exp-1(nr) Log(number,base)

Mod(number,divisor)
Pi() Power(number,power) Product(nr1,nr2,...) Radians(angle) Rand() Round(number,num_digits) Sumif(range,criteria,sum_range) Trunc(number)

restul mpririi lui number la divisor

valoarea 3,14159265358979 number la puterea power nmulirea dintre nr1,nr2,..., maxim 30 de arumente convertete angle din grade n radiani, angle e exprimat n grade genereaz valori aleatoare cuprinse ntre 0 i1 pt num_digits>0 rotunjete number la num_digit specificat, pentru num_digit<0 rotunjete number la cel mai apropiat ntreg suma val. sum_range pentru valorie lui range ce ndeplinesc criteria ntregul lui number fr parte zecimal
40

9.

Tipuri de funcii - I Funcii text

Funcii de tip text Funcia Returneaz maxim 30 de argumente concatenate, echivalentul ei este operatorul de concatenare &

Concatenate(text1,...,text30)

Left(text,num_chars)
Len(text) Lower(text) Right(text,num_chars) Upper(text)

numrul specificat de caractere de la nceputul textului

lungimea textului textul convertit n minuscule numrul specificat de caractere de la nceputul textului textul convertit n majuscule

41

9.

Tipuri de funcii - I Funcii financiare

Funcii financiare Funcia Returneaz
Amortizarea liniar a unui mijloc fix pentru o perioad. cost=cost iniial al mf; salvage=valoarea la sfritul amortizrii; life=numrul de perioade n care mf se amortizeaz. Amortizarea prin nsumare a unui mijloc fix pentru o perioad specificat. per=perioda i trebuie s aib aceleai uniti ca i life valoarea actualizat a unei investiii rate= rata dobnzii pe perioad nper=nr total de perioade de plat dintr-o anuitate pmt=plata efectuat periodic fv=valoare viitoare type=0 - plata la sf perioad sau 1 - plata la nceput de perioad

SLN(cost,salvage,life)

SYD(cost,salvage,life,per)

PV(rate,nper,pmt,fv,type)

42

9.

Tipuri de funcii - I Funcii financiare

Calculeaz plata pentru un mprumut bazat pe pli constante si o rat constant a dobnzii. rate=rata dobnzii pentru mprumut nper=numr total de pli pentru mprumut pv=valoarea actualizat sau suma total pe care o valoreaz n prezent o serie de pli viitoare, denumit i capital de baz fv=valoare viitoare type=0 - plata la sf perioad sau 1 - plata la nceput de perioad

PMT(rate,nper,pmt,fv,type)

FV(rate,nper,pmt,pv,type)

valoarea viitoare a unei investiii bazate pe pli periodice i constante i o rat a dobnzii constante rate=rata dobnzii pe o perioad nper=nr total de perioade de plat pmt=plata efectuat periodic pv=valoarea actualizat

43