Managementul documentelor electronice

Stocarea documentelor intr-un mediu sigur face posibila accesarea ulterioara a acestora si conservarea datelor continute. Managementul documentelor poate sa aiba loc atat pe suport fizic cat si pe suport electronic. In cazul in care efectuati managementul documentelor in format electronic utilizand un site Web, eliminati situatiile neplacute cauzate de service-ul calculatoarelor sau de nefunctionarea retelei de calculatoare. Managementul documentelor in suport electronic are loc scanand documentul in momentul intrarii acestuia in evidenta (la Departamentul de Registratura de regula) urmand ca orice modificare, orice adaugire, orice validare sa aiba loc utilizand o interfata Web. Actiunile efectuabile sunt urmatoarele:

Adaugare Stergere Rezolutie Suspendare Inaintare spre modificare

Beneficiile aduse de un astfel de sistem de gestiune electronic a documentelor sunt urmatoarele:

PERMITE CONSERVAREA CALITATII DOCUMENTELORimprimate pe suport fizic acestea nefiind accesate nu se vor deteliora PERMIT ECONOMISIREA SPATIULUI eliberarea birourilor Dvs de toate documentele consumatoare de spatiu PERMIT SECURIZAREA ACCESULUI LA ACESTEA. Initiatorul unui document poate defini pentru acesta un tipar predefinit (ex.: necesita validare din partea Departamentului de Logistica). In acest caz Directorul Departamentului de Logistica va primi o instiintare prin email cu privire la acceptul pe care trebuie sa il dea, acesta putand la randul lui sa inainteze documentul unui subordonat sau sa il valideze.

Datorita faptului ca fiecare document poarta un termen de executie (2 ore, 6 ore, 2 zile, samd.) utilizand un sistem informatic de gestiune VETI ELIMINA SITUATIILE IN CARE DOCUMENTELE SUNT UITATE din cauza neglijentei. Fiecare membru implicat va primi email-uri sau SMS-uri cu remindere referitoare la documentele restante.

DOCUMENTELE SUNT CONSERVATE IN FORMAT ELECTRONIC urmand ca ulterior sa aiba locARHIVAREA ACESTORA. In cazul in care un document sufera 10 modificari, administratorul site-ului va putea sa acceseze toate versiunile generate pana la acel moment. Mai mult, acesta poate sa restaureze o copie a documentului sau poate corobora modificarile existente in mai multe versiuni pentru a comune o forma finala corecta si completa.

Management-ul documentelor poate sa aiba loc integrand un site Web sau o adresa Web astfel incat in cazul in care un client vrea sa va comunice un contract, o factura sau o comanda comerciala, acesta se poate integra automat in cadrul aplicatiei de management de documente sub tutela sau in cadrul departamentului implicit (ex.: Departamentul de Registratura) Nu exista articole similare.