Organizarea auditului intern 14.

Receptia presupune: a) Asigurarea ca se primesc numai materiale comandate; b) Asigurarea ca se primesc numai materiale de calitatea specificata in ordinele de achizitii; c) Asigurarea ca toate materialele receptionate si transmise la alte departamente sunt correct inregistrate; d) Protejarea materialelor primate; e) Asigurarea ca informatiile privitoare la facturile de cumparare, stoc si dispozitiile de achizitie sunt consecvente; f) Returnarea prompte a materialelor necorespunzatoare; g) Documentarea completa si corecta a tuturor transferurilor catre deposit si de la deposit; h) Existenta cererilor de transfer in productie si onorarea acestora la timp; i) Conditii de munca sigure si depozitarea corespunzatoare a materialelor periculoase. Identificati si enumerati riscurile posibile ce pot sa apara si definiti proceduri de control intern care pot diminua aparitia riscurilor respective.
Rezolvare: Riscurile posibile ce pot sa apara, sunt riscuri legate de natura operatiilor tratate. Conturile anuale reflecta operatiile tratate de catre intreprindere. Datele punctuale prezentate din contabilitate sunt purtatoare de riscuri particulare. Datele punctuale sunt complementare celor repetitive dar sunt puse in evidenta la intervale de timp mai mult sau mai putin regulate, ca de exemplu la inventare fizice, evaluare la sfarsitul exercitiului. Aceste sunt purtatoare de riscuri semnificative atunci cand descoperirea lor nu este facuta la timp si deci este necesar ca auditorul sa le cunoasca din timp pentru a-si organiza controalele din timp.

RISCURI POSIBILE Informatiile legate de ordinele de cumparare sunt indisponibile departamentului de receptie.

PROCEDURI DE CONTROL INTERN Transmiterea ordinelor de achizitie depart.de receptie pentru a se putea compara din punct de vedere cantitativ si valoric materialele primite cu cele comandate Verificarea facturilor primite cu ordinele de achizitie Inspectarea materialelor primite pentru a se constata ca indeplinesc cerintele de calitate dorite Monitorizarea permanenta a eventualelor probleme de productie aparute ca urmare a prelucrarii unor materiale a caror calitate este sub standard Existenta unor proceduri de testare a materialelor primite

Specificatiile cuprinse in ordinele de achizitie nu sunt clare

Riscul netestarii materialelor primite cu specificatii ce se regasesc in ordinele de achizitii. Risc de neintocmire a acestor documente De pierdere a acestor documente Diferente intre evidenta receptionerului si a gestionarului Risc de supraincarcare cu responsabilitati a unui singur angajat. Risc de sub,supra-evaluare a stocului Protejare fizica inadecvata a bunurilor primite

Proceduri de implemenare a acestordocumente la cele doua nivele Prenumerotare a acestor documente Reconciliere periodica a celor dou documente cu ordinele de achizitie si facturile primite Numirea unor persoane autorizate pentru aceste nivele Asigurarea protectei materialelor primite Luarea la cunostiinta a coditiilor de stocare pentru fiecare categorie de materiale Reconcilierea periodica(ex.: la fiecare aprovizionare) a facturii de cumparare cu ordinele de achizitie si stocul.

Risc de inregistrare distorsionata a informatiilor

Verificare inadecvata sau neefectuata la timp a materialelor primite

Mentinerea si controlul periodic asupra procedurilor de testare a materialelor primite. Existenta documentatiilor de transfer; toate materialele ce se transfera sa fieinsotite de o asemenea documentatie; verificarea la primire in depozit a documentatiei cu materialele primite. Prenumerotarea acestor documente. Investigarea numerelor lipsa Numararea periodica a materialelor si compararea acestora cu necesarul normal ce ar trebui sa existe in depozit la un anumit moment dat Transferul materialelor in productie doar pe baza unor cereri de tranfer aprobate Prenumerotarea acestor documente Verificare in cadrul dep. de productie ca toate materialele receptionate sunt in conforitate cu cererile de transfer.

Risc de neinregistrare sau inregistrare incorecta si sau incompleta Risc de pierdere a documentatiei de transfer

Inexistenta sau folosirea inadecvata a procedurilor de transfer in productie a materialelor Risc de pierdere a acestor cereri de transfer Existenta de materiale transferate fara acte Nerespectarea unor astfel de conditii

Crearea si respectarea unor proceduri de protectie a muncii in conformitatea cu legislatia in vigoare Existenta unor proceduri precise legate de pastrarea materialelor periculoase .