Analiza efectuat de management 1 SCOP Procedura prezint cerinele i responsabilitile specifice activitii de analiz a sistemului de management integrat efectuat

de managementul organizaiei. 2 DOMENIU Procedura se aplic la nivelul managementului, la intervale planificate, pentru a se asigura continua adecvare, eficacitatea i eficiena SMI. 3 DEFINIII I ABREVIERI Definiiile termenilor specifici se regsesc n standardele SR EN ISO 9000 : 2001 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular; SR EN ISO 14001:2005 Sistem de management de mediu.Cerine cu ghid de utilizare; OHSAS 18001 : 2004 Sisteme de management al sntii i securitii ocupaionale. Specificaii. RM Reprezentantul Managementului RMM Responsabilul cu managementul mediului RMSSO Responsabilul cu managementul sntii i securitii ocupaionale SMI Sistem de management integrat (calitate

1/7

Analiza efectuat de management medIu, sntate i securitate ocupaional) RAM Raportul analizei efectuate de management AEM Analiza efectuat de management 4 DOCUMENTE DE REFERIN Documentele de referin se regasesc n capitolul 2.2, al Manualului de Management Integrat (Calitate, Protecia mediului, Sntate i securitate ocupaional), MMI-01, ediia 1, rev. 0. 5 RESPONSABILITI 5.1 Administratorul Planific i efectueaz edinele managementului realizate cu scopul de a analiza SMI n cadrul organizaiei, pentru a ntreprinde msuri adecvate n scopul mbuntirii i dezvoltrii proceselor organizaiei. 5.1.2 Aprob RAM-ul rezultat al edinelor de analiz. 5.1.3 Certific prin semntur n procesul verbal de analiz, deciziile/ msurile luate.
5.1.1 5.2 5.2.1

efii compartimentelor/birourilor

Pregtesc rapoarte referitoare la activitile proprii pe care le conduc, n care vor face de asemenea i propuneri de mbuntire a activitilor specifice compartimentului respectiv; 5.2.2 Asigur condiiile organizatorice necesare ndeplinirii planului de msuri adoptat n urma AEM.

5.3 RM ntocmete ,,Raportul analizei efectuate de management (RAM) i l supune aprobrii Administratorului. 5.3.2 Arhiveaz RAM pe o perioad de 2 ani. 5.3.3 Asigur condiiile organizatorice necesare desfurrii edinei de analiz a SMI. 5.3.4 Pregtete ordinea de zi a edinei AEM i o prezint spre analiz echipei manageriale. 5.3.5 Asigur activitile de secretariat necesare desfurrii cu maxim eficien i operativitate a AEM.
5.3.1

2/7

Analiza efectuat de management 6

NR CRT 1

PROCEDURA
ETAPA PROCES Scopul i periodicitatea analizei efectuate de management RESPONSABIL RM DESCRIERE La nivelul organizaiei, anual se convoac ntrunirea efilor de compartimente, la care este prezentat Raportul anual de activitate precum i orientrile i perspectivele organizaiei pentru noul an, precum i politicile sectoriale, politicile de investiii i analize de sintez sunt prezentate periodic (lunar sau trimestrial) n cadrul AEM. Adoptarea SMI-ul n cadrul organizaiei presupune angajarea organizaiei pentru : a) AtingErea obiectivelor propuse pe linia calitii, proteciei mediului, sntii i securitii ocupaional, ce const n realizarea unui nivel calitativ superior al produselor i serviciilor furnizate, pentru a putea satisface n permanen cerinele clienilor reali i poteniali i pentru a ctiga ncrederea acestora; b) aplicarea i respectarea normelor de calitate, proteca mediului, sntate i securitate ocupaional impuse de legile n vigoare. Pentru atingerea acestor obiective este necesar ca SMI implementat n cadrul organizaiei s fie analizat periodic sau ori de cte ori este cazul pentru a desfura activitile ntr-un mod de abordare unitar i controlat al proceselor efectuate n vederea eficacitii i eficienei acestora. 2 Premisele analizei SMI RM RM organizeaz edinele de analiz a SMI: planificat la intervale stabilite n cazul constatrii unor nereguli ce necesit imediat rezolvare: abateri grave de la norme, legi reclamaii repetate venite din partea clientului reclamaii privind furnizorii constatarea unor neconformiti sistematice n cazul modificrilor organizatorice la schimbri importante n legislaie pentru stabilirea unor noi strategii de dezvoltare, noi abordri privind relaiile cu clienii. NREGISTRRI

3/7

Analiza efectuat de management

NR CRT 3 ETAPA PROCES Convocarea participanilor RESPONSABIL DESCRIERE La analiza SMI particip membrii echipei manageriale, precum i dup caz, invitai. Acetia sunt convocai cu cel puin o sptmn nainte, de ctre Administrator diverse mijloace, n funcie de caz (telefonic, not de convocare, etc.) n care sunt specificate: tema supus dezbaterii data i ora dezbaterii locul unde se va desfura edina lista participanilor. Participanii convocai la edina de analiz pregtesc fiecare un raport privind activitatea desfurat n cadrul compartimentelor/ birourilor pe care le conduc. Rapoartele pot include: stadiul atingerii obiectivelor n raport cu cele propuse la analiza precedent i/sau cele propuse la nivelul anului n curs respeCtareA sau nu a termenului acordat pentru atingerea obiectivelor i, dac este cazul, motivele pentru care nu s-a respectat termenul probleme ntmpinate n realizarea obiectivelor (neconformiti, accidente/incidente de munc constatate rezolvate sau nu) noi propuneri pentru nlturarea neconformitilor accidentelor/ incidentelor de munc nerezolvate / mbuntirea / dezvoltarea activitilor desfurate, aceste propuneri fiind susinute de informaii verificabile. Cel puin o dat pe an sunt dezbtute n cadrul edinelor de analiz urmtoarele puncte eseniale ale SMI: Politica i obiectivele referitoare la calitate, protecia mediului, sntate i securitate ocUpaiOnal stabilirea politicii i a obiectivelor pentru anul n curs modificarea acestora n funcie de schimbrile aprute Manual/proceduri/nregistrri SMI manual/proceduri: iniierea unei noi revizii / ediii, dup caz elaborarea unor noi proceduri
4 4

NREGISTRRI

Administrator ul

Convocator

Pregtirea analizei

efi comp/birouri

Rapoarte de activitate

Elemente de intrare ale AEM

RM/ RMSSO / RMM/ Administratorul ui.

RAM nr.

4/7

Analiza efectuat de management

NR CRT ETAPA PROCES RESPONSABIL DESCRIERE nregistrri: modificarea unor modaliti de nregistrare stabilirea unor noi nregistrri audituri interne/externe prezentarea rezultatelor auditurilor precedente stabilirea unor audituri de urmrire cu privire la aciunile corective/ preventive ce vor fi ntreprinse stabilirea unei noi planificri a auditurilor Resurse umane: necesitatea unor instruiri/ recrutri n funcie de noile competenele cerute planificarea instruirilor pe anul n curs organizarea unor cursuri de instruire financiare: stabilirea bugetului alocat pentru activitile existente sau pentru investiiile ce urmeaz a fi fcute infrastructur: elaborarea planului de mentenan a echipamentelor/ spaiilor de lucru achiziionarea unor noi echipamente/spaii de lucru Performana proceselor i conformitatea produsului/serviciilor capabilitatea furnizorilor de a satisface condiiile specificate contractual sau cele legale i de reglementare controlul neconformitilor , acidentelor/incidentelor de munc aprute sau poteniale prin analiza lor, modul de tratare i aplicarea unor aciuni corective/preventive reclamaiile provenite de la client i tratarea acestora Stadiul de implementare a aciunilor corective/preventive probleme ntmpinate n implementare ncadrarea n termenul de rezolvare a neconformitilor
5 5

NREGISTRRI

5/7

Analiza efectuat de management

NR CRT ETAPA PROCES RESPONSABIL DESCRIERE eficacitatea i eficiena acestora evaluate n timp Schimbri care ar putea influena SMI modificri ale structurii organizatorice datorat reorganizrii sau/i dezvoltrii organizaiei noi legi i reglementri aprute Noi oportuniti pentru mbuntire i dezvoltare la nivel de departamente prin stabilirea unor noi modaliti de comunicare la nivel de organizaie date de: feed-back de la client studiul de pia benchmarking contextul socioeconomic noi indicatori ai calitii, proteciei MediuLui, sntii i securitii ocupaionale noi legi i reglementri aprute. 6 Elemente de ieire (elaborarea RAM) RM/ Administratorul Elementele de ieire ale AEM se concretizeaz printr-un RAM, care cuprinde un proces verbal i un plan de msuri elaborat de RM, care se anexeaz la RAM. Acest plan de msuri ce implic decizii i aciuni luate n urma acestei analize cum ar fi: declararea politicii i a obiectivelor (re)definite n privina calitii, proteciei mediului, sntii i securitii ocupaionale revizuirea documentaiei stabilirea/rectificarea bugetului alocat n funcie de nevoile organizaiei planificri referitoare la: procesele de realizare a produsului cum ar fi planificri ce se realizeaz atunci cnd este adoptat o nou abordare de realizare a produsului sau cnd este vorba de introducerea unui nou produs pe care organizaia intenioneaz s-l furnizeze clienilor si, sau legate de asigurarea infrastructurii necesare realizrii produsului (ex. mentenana echipamentelor/
6 6

NREGISTRRI

RAM nr.

6/7

Analiza efectuat de management

NR CRT ETAPA PROCES RESPONSABIL DESCRIERE spaiilor de lucru) procesele suport: - de asigurare a resurselor adecvate financiare, umane - de mbuntire audituri interne iniierea unor rapoarte de aciuni corective/preventive adoptarea unor noi strategii. Acest plan de msuri cuprinde de asemenea termenul de realizare, precum i responsabilii pentru ndeplinirea acestora. Planul de msuri constituie elementele de intrare ale procesului de mbuntire a SMI. Dup aprobarea sa de ctre Administrator, planul de msuri se difuzeaz la compartimentele implicate. Eficiena AEM este msurat prin verificarea respectrii termenelor cuprinse n planul de msuri. Rezultatele acestei verificri constituie elemente de intrare pentru urmtoarea AEM. NREGISTRRI

Urmrirea eficienei AEM

RM

Planul de msuri

7 DIAGRAMA FLUX Neaplicabil

7/7