Unitatea de invatare nr 2

Capitolul II

Informatia- obiectivul principal al activittii de management

Coninut Notiunea de informatie si cunostinte Fluxuri informationale intr-o organizatie. Sistem informational. Componente

Timp de studiu 1 or 1 or 1 ora

nelegerea semnificaiei conceptului de informatie si cunostinte Abordarea conceptual a teoriilor de sistem informational nelegea rolului funciunilor IT&C in cadrul firmei

TERMENI CHEIE

Management Tehnologia informatiei Comunicare Sistem Feed-back IT&C Informatie Cunostinte Flux informational Circuit informational

2.1

Informaia i cunoaterea, elemente eseniale procesului de management

Relaia dintre informaie i procesul de management este o relaie intrinsec, nu se poate face management de calitate fr informaie de calitate, iar informaia este materia prim n procesul de conducere. n societatea informaional, informaia i cunoaterea au un rol decisiv ca surse de cretere economic, de dezvoltare social i uman. 2.1.1 Conceptele informaie i cunoatere Informaia a devenit nu numai un factor major al procesului de producere, dar i una din resursele la fel de importante precum energia, petrolul, metalele, obinnd, totodat, o calitate cu totul deosebit - ea nu se epuizeaz, ci dimpotriv, valoarea ei crete cu att mai mult, cu ct este mai intens i frecvent folosit, iar utilizarea ei conduce la crearea de noi valori.

Cunotinele sunt recunoscute ca un factor esenial al dezvoltrii. Ele sunt un factor strategic, cheie, pentru competitivitatea economic ntr-o lume globalizat, iar dezvoltarea difereniat a rilor lumii se datoreaz i modului diferit de aplicare i circulaie a lor n societate. Informaia constituie un obiect de studiu complex i interdisciplinar, aprnd n ipostaze multiple, ca operator de baz al funcionrii intelectului uman i al sistemelor cu inteligen artificial, substan a actelor de comunicare interumane i reper esenial al proceselor de concepie, decizie i conducere i aciune individual i colectiv, determinant pentru nivelul de raionalitate a comportamentelor umane1. Informaia mrete, n general, gradul de cunoatere al omului n raport cu anumite evenimente, experiene, obiecte, cu mediul nconjurtor la modul general, deoarece informaia reprezint un plus de cunoatere, avnd un caracter de noutate. Noiunea de informaie este greu de definit, fiind o noiune axiomatic. Ea reprezint o form de manifestare a materiei, alturi de substan i energie2. Mai jos sunt prezentate cteva ncercri de definire a informaiei. Dicionarul explicativ al limbii romne trateaz informaia ca fiind: Fiecare dintre elementele noi n raport fa de cunotinele prealabile n semnificaia unui simbol sau a unui grup de simboluri (text scris, mesaj vorbit, imagini plastice, indicaia unui instrument). n Dicionarul de Informatic i Cibernetic regsim urmtoarea definiie: Un element material cu proprietatea de a fi semn cu semnificaii pentru un sistem n aciune i care dispune de proprietatea de a genera aciuni predictive ale sistemului n raport cu repertoriul cunoscut de aciuni. n Teoria Comunicaiilor gsim: Informaia este un mesaj, un semnal ce reflect starea unui sistem sau a mediului n care acesta funcioneaz i care aduce receptorului ei un spor de cunoatere . Dezvoltarea fr precedent a societii umane, n general i a
1 2

Dictionarul de Economie, Ed. Economica, Bucuresti, 1999, pag.247 Daniela Enachescu, Informatic generala, Ed. Univ. din Ploiesti, 2005, pag.13

activitilor social-economice n special, care au obiect de activitate transmiterea, memorarea i tratarea informaiei au determinat o diversificare foarte mare a naturii informaiilor i o cretere masiv a volumului de informaie. 2.1.2 Clasificri ale informaiei Exist foarte multe criterii de clasificare a informaiei, ns, din toate acestea am ales pe cele care sunt relevante pentru a pune n eviden importana informaiei n societatea actual, n procesul de management3. Clasificarea informaiei n timp fa n raport cu momentul utilizrii ei: informaie activ care se refer la procese n curs de desfurare (procese operative); informaie pasiv referitoare la procese i fenomene care au avut loc i s-au terminat; informaie de tip previzional referitoare la procese viitoare. Clasificarea informaiei dup domeniul de activitate din care este obinut:

informaie social referitoare la procesele sociale; informaie tehnico-tiinific referitoare la activitatea tehnicotiinific; informaie de tip economic care se refer la activitatea economic; Clasificarea informaiei din punct de vedere al coninutului acesteia: informaie elementar acea informaie care nu se mai poate descompune; informaie complex - acea informaie obinut prin agregarea informaiilor elementare; informaie de tip sintetic aspecte de obinere a unor indicatori sintetici.
3

Ibdem, pag. 15

 suport:

Clasificarea informaiei dup forma de stocare pe un anumit informaie sub form analogic const n reprezentarea fenomenelor fizice, a imaginilor fixe, a sunetelor i imaginilor dinamice aa cum sunt ele percepute de dispozitivele tehnice de nregistrare fr a fi necesar o conversie sau o codificare a acestora nainte de transmiterea sau memorarea pe suporturile tehnice de informaie. De exemplu: nregistrarea mesajelor i altor informaii sonore pe band magnetic cu ajutorul echipamentelor audio de tip analogic (magnetofon, casetofon) larg rspndite pn la apariia echipamentelor digitale, precum i a dispozitivelor de captare a sunetului (microfon); nregistrarea imaginilor unor documente sau filmarea unor activiti, operaii i procese prin folosirea echipamentelor analogice pentru imagine i sunet de tip videorecorder, videocamer.

informaie digital forma digital a informaiei se realizeaz fie pornind de la forma analogic a acesteia, fie pornind de la fenomenul real; n ambele cazuri are loc o codificare numeric, o evaluare cantitativ, o cuantificare a fenomenului care face obiectul reprezentrii. Este forma artificial a informaiei.

Pe suportul tehnic, informaia se prezint ca o succesiune de valori binare (0 i 1) ordonate dup un sistem de reguli (cod). Informaia este introdus n sistemul de calcul cu ajutorul tastaturii sau a altor dispozitive de introducere a informaiilor. Odat introdus, informaia se transmite i se memoreaz sub forma digital chiar din momentul perceperii acesteia, fr a mai fi necesar i o conversie prealabil a ei. Informaiile analogice pentru a fi supuse procesrii computerizate, trebuie supuse conversiei n form digital cu ajutorul unor dispozitive specializate de conversie din analogic n digital. Acestea se pot folosi independent sau se pot introduce n configuraia unui sistem informatic de birou . Forma digital a informaiei prezint urmtoarele avantaje: nregistrarea, memorarea i transmiterea informaiei sunt realizate cu o nalt fidelitate; posibilitatea folosirii sistemelor informatice de birou pentru

memorarea i procesarea informaiei digitale cu toate avantajele ce decurg din aceasta: viteza de transfer, capacitatea mare de memorare, regsirea selectiv i rapid a informaiei memorate; costul relativ redus al informaiei memorate, procesate i comunicate n form digital fiabilitatea ridicat n timp a informaiei digitale, suportul pe care este stocat informaia poate rezista zeci de ani. Clasificarea informaiei dup natura formal : informaia sub form de date: numerice, alfanumerice, participnd la efectuarea unei game largi de operaii matematice i logice cu larg aplicabilitate n activitile economice, de cercetare tiinific, proiectare tehnologic, statistic, administraie; informaia sub form de texte acea informaie organizat sub forma documentelor, paginilor de texte, paragrafe, fraze, cuvinte, caractere. Acest tip de informaie este destinat prelucrrii cu programe adecvate de editare i tehnoredactare a textelor, control gramatical i semantic al cuvintelor, punerii n form i apoi n pagin a textului de redactat; informaia sub form de documente grafice destinate perceperii vizuale de ctre factorii umani prin afiarea pe monitorul calculatorului electronic, prin scrierea la imprimant sau la dispozitivul de tiprire a desenelor (plotter). Un document poate conine ca imagini prelucrate grafic, date sub form de rapoarte i situaii, texte explicative, reprezentri grafice, desene, schie tehnice, imagini fotografiate; informaia sub form de secvene audio generate de vocea uman, fenomene din realitate, instrumente muzicale sau sintetizatoare electronice de voce i acustice; informaia sub form de secvene video de natur animat sau film, percepute de dispozitive specializate de tipul camerei de luat vederi sau generate de programe de grafic bidimensional sau tridimensional care sunt de cele mai multe ori nsoite de informaie sonor: voce sau sunet. Clasificarea informaiei din punct de vedere al suportului informaional:

 informaie pe suporturi tehnice de informaii: informaie pe suporturi magnetice: banda magnetic, caseta magnetic, discul magnetic, cartela magnetic; informaie pe suporturi cu lectur optic : discurile optice de mare capacitate a cror informaie digitalizat este citit optic cu dispozitive laser; Informaia memorat pe suporturile tehnice este nregistrat i poate fi citit numai cu ajutorul unor dispozitive tehnice de citirescriere cum sunt: dispozitivele periferice de citire i scriere pe suporturile magnetice, unitile de lectur optic a discurilor tip CD-ROM, etc. informaie pe suporturi uzuale: hrtie, documentele clasice respectiv documentele informatice i birotice (obinute la imprimant), documentele realizate cu ajutorul plotter-ului. alt supor similar; n locul hrtiei se pot utiliza ns o gam larg de nlocuitori sintetici cu caracteristici i caliti grafice asemntoare sau superioare hrtiei, care pot fi consultate vizual ori multiplicate prin mijloace tipografice sau de fotocopiere (de tip Xerox). informaie pe suporturi transparente din pelicul fotografic sau pelicul de film, microfilm care poate fi lecturat numai dup ce imaginea nregistrat este mrit.

2.2

Informaiile i datele, componetele eseniale ale sistemului informaional al organizaiei

Calitatea informaiei este foarte important pentru actul de conducere, utilizarea informaiei depinznd de caracteristicile acesteia. Modul n care se transmite informaia este la fel de important pentru asigurarea acurateii informaiei, astfel nct utilizatorul s obin o informaie neviciat de transmisie. Centrul de decizie este reprezentat de receptor n sensul c la acesta ajung datele transmise i stocate de ctre emitor. Emitorul oglindete comportarea cantitativ-calitativ a unei organizaii economice.

DISPOZITIV DE TRANSMISIE

SEM NAL

CANAL DE COMUNICARE

SEM NAL

DISPOZITIV DE RECEPIE

MES AJ
EMITOR

CODIFICATOR

DECODIFICATO R

RECEPTOR

Locul, SURS persoana, echipamentul care produce i transmite mesajul

ZGOMOT PERTURBA II)

FEEDB Figura 1.1.ACK - Procesul de comunicare4

Persoana, echipamentul care primete mesajul

n figura 1.1 este prezentat procesul de comunicare, emitor-canal de transmisie-receptor. Emitorul emite ct mai multe informaii reprezentnd comportri cantitative ale organizaiei, oglindind comportamentul organizaiei respective din punct de vedere calitativ. Canalul de comunicare (transmitere) a datelor i informaiilor are menirea de a asigura transmiterea rapid a datelor astfel nct acestea s ajung n timp oportun la centrul de decizie (receptor) pentru a se lua deciziile care trebuie luate i de a transmite fidel informaiile. Canalul trebuie s aib capacitate de decodificare i trebuie s fie pe aceeai lungime de und cu emitorul. Din figura 1.1 reiese c procesul de informare se realizeaz n dou sensuri: conexiunea direct care reprezint informaiile de decizie; conexiunea invers care reprezint informaiile de stare, privitoare la starea sistemului condus, sau feedback. Acest model simplist poate fi aplicat oricrui sistem deci inclusiv unei organizaii. Astfel, putem reprezenta modul cum circul informaia n interiorul unui agent economic, reprezentndu-se doar cele dou subsisteme importante i anume cel de decizie (conductor) i cel de execuie (condus). n cadrul unei organizaii informaia circul att n interiorul acesteia, ntre diferitele departamente, conform organigramei, dar, la fel de important, are loc un tranfer de informaie cu mediul exterior organizaiei. Aceste transferuri de informaie fac parte din fluxurile informaionale, circuitele
4

Zaharia M., Palko Gh., Competiia i managementul companiei, Editura Curtea Veche Publishing, Bucureti, 2000, pag. 177.

informaionale respectiv sistemul informaional specific fiecrei organizaii. Fluxul informaional este o seciune prin circuitul informaional i reprezint cantitatea de informaie care circul ntre dou puncte ale grafului organizaional avnd: destinaie, coninut, sens i frecven bine stabilit. Circuitul informaional cuprinde drumul pe care l parcurge informaia din momentul apariiei unui eveniment i pn cnd pe baza cunoaterii lui, se declaneaz un alt eveniment. Sistemul informaional este definit ca fiind un ansamblu de fluxuri i circuite informaionale organizate n mod unitar i prin intermediul crora se asigur legtura informaional dintre subsistemul condus i cel conductor, dintre diferitele departamente ale organizaiei, cu scopul realizrii unei bune comunicri care s permit desfurarea n bune condiii a activitii organizaiei astfel nct s se ajung la ndeplinirea obiectivelor propuse. O alt definiie a sistemului informaional l contureaz ca fiind un ansamblu de procedee, metode i mijloace prin care se asigur culegerea, transmiterea, prelucrarea dar i valorificarea informaiilor. Este bine cunoscut c sistemul informaional, ca o component a sistemului de conducere, are un rol important n funcionalitatea i eficiena economic a firmei deoarece el ofer materia prim informaional pentru ndeplinirea obiectivelor i executarea sarcinilor, competenelor, responsabilitilor, att de ctre conducere ct i de personalul de execuie. n figura 1.2 este prezentat schematic modul n care principalele fluxuri informaionale circul n interiorul unei organizaii dar i ntre organizaii i mediu.

Informaii ctre alte sisteme

SISTEMUL CONDUCTOR

Informaii de la alte sisteme

DECIZII

INFORMAII DE STARE

Resurse

SISTEMUL CONDUS

Produse (bunuri i servicii)

Figura 1.2 Circulaia informaiilor n abordarea sistemic a unei organizaii

Sistemul informaional este o component a sistemului de management alturi de sistemul organizatoric, sistemul decizional i sistemul de metode i tehnici de conducere. Din aceast perspectiv sistemul informaional poate fi definit ca totalitatea datelor, informaiilor, circuitelor i fluxurilor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor existente ntr-o unitate economic, avnd ca scop asigurarea suportului informaional necesar pentru stabilirea i ndeplinirea obiectivelor. Sistemul informaional, prin componena sa, are pentru unitatea economic acelai rol ca sistemul circulator pentru corpul omenesc. Componena sistemului informaional este urmtoarea5 : Datele i informaiile Data n general noiunea de dat este adesea confundat cu cea de informaie, dar data este o niruire de caractere numerice sau alfanumerice cu o anumit semnificaie, o descriere letric / cifric a unui fenomen, proces, obiect, fapt, eveniment sau a unei aciuni din cadrul sau din afara unitii economice, constituind componena primar a sistemului informaional i care este prelucrat prin mijloace automate. Prin prelucrarea datelor se obin informaii. Informaia acea dat care aduce un plus de cunoatere i care
5

Daniela Enachescu, Informatic general, Ed. Univ. din Ploiesti, 2005, pag 17

servete pentru luarea unei decizii sau traducerea n via a acestora prin aciunea ce urmeaz. n cadrul unei firme, informaiile au o tripl dimensiune : social general exprim rolul informaiei din cadrul firmei n manifestarea componenilor si ca ceteni ai rii, ca purttori ai anumitor drepturi i obligaii, n exercitarea crora informaiile vehiculate au o pondere apreciabil; organizaional rezid n rolul informaiilor n stabilirea i operaionalizarea obiectivelor firmei; individual prin coninut i mod de reprezentare influeneaz substanial i potenial aspiraiile fiecrui salariat i gradul de satisfacere al acestora. Datele reprezint elementele componente ale informaiei, ele constituind suportul formal al acesteia. Exist dou categorii de informaii i anume: informaii elementare (obinute din constatri asupra unui obiect sau fenomen) i informaii complexe (obinute ca urmare a agregrii informailor elementare). Orice informaie are o component calitativ numit i identificator care indic natura obiectului la care se refer informaia i o component cantitativ numit i component de stare care indic fie o stare n care se gsete obiectul, fie o valoare pe care o are. Fluxurile informaionale

Fluxurile informaionale reprezint ansamblul de informaii necesar desfurrii unei activiti sau chiar activiti de transmitere de informaii ntre emitor i receptor. n cadrul firmelor moderne se ncearc stabilirea unor fluxuri informaionale ct mai directe prin evitarea punctelor intermediare i ct mai scurte prin evitarea prelungirii lor n aval sau n amonte de beneficiarii vizai. Circuitele informaionale

Circuitele informaionale reprezint acele itinerarii parcurse de date i informaii de la generare pn la activarea sau distrugerea lor n funcie de caracteristicile organizatorice ale emitorilor i

beneficiarilor de informaii. Procedurile informaionale

Procedurile informaionale sunt acele operaii executate n cadrul unui circuit informaional care constau ntr-un ansamblu de elemente ce presupun un anumit suport de date, o ordine prestabilit a datelor i informaiilor, anumite mijloace de tratare a informaiilor. Mijloacele de tratarea informaiilor

Mijloacele de tratarea informaiilor reprezint componenta tehnico-material a sistemului informaional incluznd instrumentele i echipamentele care folosesc n tratarea (culegerea, nregistrarea, prelucrarea i transmiterea) informaiilor precum i n stocarea informaiilor. Mijloacele de tratare a informaiilor pot fi: manuale, mecanice, computerizate, automatizate. n dezbaterea noiunii de sistem informaional trebuie s precizm funciile sale n cadrul unitii economice. Aceste funcii sunt : Funcia documentar care asigur ndeplinirea operaiilor de nregistrare i transmitere a informaiilor avnd ca finalitate mbogirea cunotinelor personalului firmei. Funcia operaional pentru informarea personalului n scopul realizrii sarcinilor care revin fiecrui angajat al firmei. Funcia decizional care este i cea mai important i care const n asigurarea informaiilor pentru iniierea, fundamentarea i adoptarea deciziilor manageriale. O informaie de calitate trebuie s fie n acelai timp: consistent, relevant, oportun, exact i accesibil. Pentru a analiza o informaie din punct de vedere calitativ trebuie s explicm relaia: informaie-cunotin. Informaia reprezint acel plus de cunoatere cu caracter obiectiv, pe cnd cunotina reprezint tot un plus de cunoatere dar cu caracter subiectiv. Astfel, relevana unei informaii poate fi analizat ca o sum de cunotine care pot duce la luarea unei decizii corecte i n lipsa crora decizia luat putea fi incorect.

Atenie! Relevana unei informaii pentru o anumit decizie nu nseamn relevana acelei informaii pentru orice decizie, astfel nct o informaie poate fi irelevant pentru o decizie dar relevant pentru o alt decizie. Din cele spuse mai sus putem trage concluzia c informaia reprezint forma dat unei cunotine pentru a permite comunicarea i manipularea acesteia. Manipularea unei informaii este influenat de exactitatea (acurateea) ei astfel: dac informaia este exact, coninutul ei va reflecta situaia real a fenomenului i va influena de asemenea luarea deciziei. O informaie inexact poate duce la consecine foarte grave n managementul unei organizaii. Oportunitatea unei informaii implic existena unui decalaj corespunztor ntre momentul recepionrii informaiei i momentul necesar pentru luarea deciziei, este deosebit de important n orice activitate i mai ales n procesul de conducere pentru c o informaie obinut cu ntrziere are o valoare sczut sau i pierde n totalitate valoarea. Informaia este un produs perisabil. Oportunitatea informaiei depinde n foarte mare msur de procesul de informare, care stabilete legtura ntre subsistemul condus i subsistemul conductor. Revenind la caracteristicile informaiei trebuie s subliniem c, pe lng relevan, oportunitate, acuratee, informaia trebuie s aib i consisten i de asemenea s fie i accesibil. Consistena informaiei se refer la faptul c o informaie trebuie s furnizeze ct mai multe cunotine celui care o recepioneaz. Accesibilitatea unei informaii se refer la modul de prezentare al informaiei care determin viteza de trecere de la informaie la cunotin. O informaie confuz se proceseaz mult mai greu dect o informaie clar. Utilitatea unei informaii poate fi legat de un compartiment al organizaiei economice, de un nivel de conducere sau de organizaia economic n general. ntr-o organizaie economic volumul informaiilor este foarte mare ceea ce necesit existena unui sistem informaional bine pus la punct pentru bunul mers al respectivei organizaii. Eficiena informaiei reprezint raportul dintre valoarea informaiei i costul obinerii informaiei, de aceea este important s se stabileasc o valoare optim a acestui raport. Procesul managerial este neles n primul rnd ca un proces de utilizare a informaiei prin ciclul: informaie decizie aciune, de aceea managementul poate fi conceput i ca o serie de activiti ce implic recepionarea, procesarea i transmiterea informaiei. Cu alte cuvinte,

managementul este asaltat de o mulime de informaii care trebuie s fie n primul rnd eficiente i de calitate pentru aciuni profitabile altfel se pot lua decizii incorecte care s duc la consecine foarte grave pentru viitorul organizaiei.

TEST:
1. 2. 3. 4. 5. 6. Care sunt componentele sistemului informational? Care este diferenta dintre informatia analogica si cea digitala? Cum se calculeaza eficienta informatiei? Ce este o informatie de calitate? Argumentati legatura: informatie-date-cunostinte. Este firma un sistem cibernetic?

Lucrare de verificare: Argumentati legatura dintre informatiedate si cunostinte in activitatea de management