Conferina de pres online

Prezentrile multimedia online, adesea numite Webcast-uri permit oamenilor de PR s controleze mesajul. Punerea conferinelor de pres i a altor evenimente on-line se combin bine cu preocuprile larg rspndite cu privire la costurile de cltorie i de siguran. ( BREAKENRIDGE, Deirdre i DeLOUGHRY, Thomas J, 2003, pag 123). Un webcast folosete tehnologia de streaming media pentru a oferi clipuri video pe Internet, care pot fi postate n direct sau nregistrate. Webcast-uri sunt folosite pentru a posta totul, de la concerte de binefacere care atrag sute de mii de spectatori din ntreaga lume, la evenimente mai mici, cum ar fi conferinele interne i evenimentele oratorice. Costurile pentru dezvoltarea i pornirea unui webcast variaz n funcie de gama de servicii. Costul unui pachet de baz va ncepe n jurul valorii de 5.000 dolari i include o singur camer video ntr-o sal de conferine sau un loc de desfurare similar, nregistrare sau transfer n format digital, i transmiterea folosind tehnologii webcast de ultima generaie. O nregistrare este, de obicei, disponibil la cerere pentru o perioad de pn la ase luni, timp n care putei accesa clipul video de pe site-ul dumneavoastr Web. O transmisie n direct va crete semnificativ costurile i poate sau nu s fie critic pentru scopurile dumneavoastr. Dou camere n direct ofer efecte vizuale mai interesante, cum ar fi imagini ale publicului, precum i ale vorbitorilor, dar unele companii vor cere de la 2.000 la 3.000 $ n plus pentru o doua camer. Pentru c webcast-ul s aib succes o persoan de la comunicaii trebuie s supravegheze nregistrarea i editarea filmului pentru a mpiedica mesajele-cheie s ajung pe pardoseala camerei de tiere. ( BONK, Kathy; TYNES, Emily; GRIGGS, Henry and SPARKS, Phil, 2008, pag 102) Un mare fan al tehnologiei este Larry Weber, preedintele i CEO al Interpublic Advanced Marketing Services, care include Weber Shandwick Worldwide, Golin/Harris Internaional, i DeVries Public Relations. Un pionier al transmisiilor video pe web, el a ncercat tehnologia cu un oarecare succes nc din 1996 pentru clieni, cum ar fi 3Com i Robotic SUA atunci cnd fiecare unitate de producie cost chiar i 30.000 dolari. Costurile au sczut i Interpublic adunaser peste 300 nregistrri video n 2001, Weber vede tehnologia c o cheie pentru apariia a ceea ce el numete "PR vizual." Profesionitii de relaii publice pot folosi aceast tehnologie pentru a spune povetile clienilor lor, n moduri atrgtoare vizual, fr interferene de la jurnaliti. "Departamentul de PR al viitorului va avea directori de creaie i parteneri din multimedia ", spune el. "O s fie un alt fel de abordare i o s fie condus vizual. ( BREAKENRIDGE, Deirdre i DeLOUGHRY, Thomas J, 2003, pag 125) Terri Walters, preedinte i CEO al Moonfish Production, i preedinte la firm de administrare a evenimentelor de produs din New Jersey ca un organizator de evenimente, ea vede nregistrrile video ca un important accesoriu pe care l poate oferi clienilor si. Dei mult mbuntite n ultimii ani, Walters spune c nregistrrile video ca vor avea un potenial uria de mbuntire. Webcast-urile vor evolua astfel nct oamenii din zonele rezideniale rural vor avea conexiuni mai bune de a participa i conexiunile Dialup nu vor mai fi o problem, care limiteaz participarea publicului. Oamenii de PR ar trebuie s fie gata de a livra programe n condiiile n care modemurile de cablu i DSL aduc tot mai multe persoane n epoca Internetului de mare vitez. Webcast-urile nu sunt un mijloc ieftin ctre un scop. n 2002, costurile pentru un webcast cu un audio i video de prezentare a variat ntre 5.000 i 10.000 de dolari. Walters sftuiete mai
1

muli profesioniti dac au sau nu nevoie de un Webcast, exist mai muli factori care determin dac un Webcast este necesar, inclusiv accesibilitatea publicului, cele mai bune modaliti de a comunica, bugetul, i aa mai departe. Dac societatea are buget, apoi Walters ofer urmtoarea list de verificare cu ntrebri pentru a asista n determinarea tipului potrivit de eveniment: Cine se va conecta la Internet pentru a vizualiza evenimentul? Care este locul propus pentru Webcast? Este evenimentul un mediu de studiu? Este un eveniment Webcast simplu, fr participarea publicului su este o conferin interactiv on-line? Ar trebui Webcast-ul s fie filmat n mediul de birou? Poate structura hardware a Webcastului s susin cerinele de lime de band necesar? Exist probleme de firewall care ar putea mpiedica accesul la Webcast? Exist o camer video disponibil pentru a gestiona filmarea direct audio i video? n plus fa de a rspunde la aceste ntrebri, profesioniti de PR trebuie s tie cum o companie ar trebui s pregteasc din punct de vedere tehnic i n alte moduri pentru a livra un webcast de succes. Vechiul proverb "Ce ai pus n ea este ceea ce vei scoate din ea" cu siguran se aplic i aici. Walters a amintit pe care trebuie s i le aminteasc profesionitii de PR care lucreaz cu o firm de organizare a evenimentelor: Luminarea vorbitoriilor n mod corect. Supra i subiluminarea vor duce la o imagine neclar. Verificarea culorile de fundal i setrile pentru a optimiza lizibilitatea pentru public. Reducei micarea camerei video pentru a oferi o imagine mai clar. Utilizai slide-uri PowerPoint, mpreun cu prezentarea video pentru a consolida mesajul. Incorporai link-uri live i chat-uri live pentru a ncuraja participarea publicului. Utilizai "treimea inferioar" (de exemplu, numele vorbitorului) i logo-ul companiei, n Webcast pentru a identifica ntregul eveniment. Dup ce toate ntrebrile generale sunt preluate i problemele tehnice rezolvate, Walters a constatat c punerea n aplicare a evenimentului este partea uoar i distractiv. Ea a menionat c, dac compania de producie i face treaba n mod corespunztor, va fi mult mai uor pentru oamenii de PR, care au probleme suficiente la care trebuie s fac fa la coordonarea i punerea n aplicare a unui eveniment de aceast natur. ( BREAKENRIDGE, Deirdre i DeLOUGHRY, Thomas J, 2003, pag 128 130) O alt companie interesant care este cunoscut n toat lumea pentru serviciile on-line de conferin este compania Netbriefings. Cu sediul central n St Paul, Minnesota, compania ofer un mod uor, convenabil, i mai puin costisitor de a dezvolta evenimente on-line pentru a educa publicul larg. n plus, cu un simplu Sistem de Management al evenimentului, clienii Netbriefings nva cum s dezvolte i s proiecteze propriile lor evenimente special pentru Web, inclusiv crearea de template-uri de evenimente, printr-o simpl interfaa web bazat pe browser. Netbriefings ofer Transmisii video pe web de la soluii de studio high-end pline de elemente video i audio pn la prezentri PowerPoint cu streaming video. Compania ofer, de asemenea nregistrri video de nivel inferior, care includ prezentri PowerPoint cu conferine audio. ( BREAKENRIDGE, Deirdre i DeLOUGHRY, Thomas J, 2003 pag 131).
2

Jurnalitii care au fost intervievai n legtur cu Inregistrrile video, muli recunosc c mai degrab ar citi textul cu observaiile unui executiv dect s petreac timpul cu vizionarea unui discurs live pe Webcast. Unele dintre evenimentele cele mai de succes on-line implic anunturi ale CEO-ului i discursuri ale reprezentantilor, tiri fierbini despre firm, i informaii adresate investitorilor pentru a atrage mass-media, analitii, investitorii i acionarii companiei ( interviuri cu ziaritii). Conferine de tirionline Conferina de pres on-line crete acoperirea mass-media prin acordarea jurnalitilor, un purttor de cuvnt de autoritate, care poate fi citat n tiri. Acestea sunt grozave pentru a rspunde la evenimentele de tiri rapid, asigurndu-se c vocea unei persoane se aude n timp ce povestea este nc fierbinte. Ele pot fi promovate cu uurin, rezultnd o expunere mai mare pentru companie, prin listri de evenimente i alte moduri de promovare. Sunt nc de ultim or, ajutnd la impulsionarea unei imagini de companie modern i potenial n cretere. n timp ce utilizatorii au nevoie s aib acces n band larg pentru a aprecia conferina de pres, cele mai multe persoane din publicul int au conexiuni de mare vitez la Internet. Noile reglementri Securities and Exchange Commission impun companiilor cotate s partajeze informaii despre evenimente semnificative cu toi investitorii. Fraser P. Seitel, nimeni altul dect autorul manualului Practic n Relaiile Publice, spune c societile utilizeaz Webcast-urile pentru a satisface cerinele regulamentelor de prezentare a informaiilor corecte. Principalul dezavantaj de a gzdui conferine de tiri online este faptul c acestea pot fi complex tehnologic de orchestrat, i un eveniment nereuit poate duce la o impresie negativ. Multe tipuri diferite de software sunt implicate n difuzarea online de conferine de tiri. Software-ul nu este standardizat, iar multe dintre componente sunt n versiunea 1.0-abia ieite din versiunea beta. Hardware-ul necesar n cea mai mare parte serverele poate fi masiv, mai ales dac sunt utilizate servere de backup adecvate. n cele din urm, pur i simplu nu exist suficieni oameni instruii pentru a produce aceste conferine. Dar toi aceti factori se vor schimba n bine n urmtoarele luni i ani. Regele domnitor al conferinelor online este Broadcast.com, achiziionate de Yahoo! i numit acum Yahoo! Broadcast Services (Figura 3.10). Yahoo! 's Webcast Studio susine o rat de realizare cu succes a mai mult de 99 la sut, potrivit purttorului de cuvnt C. J. Fretheim. El arata infrastructura Yahoo! c principalul motiv i susine c mai mult de jumtate din totalul de streaming online, care are loc este servit de Yahoo!. n ceea ce privete costurile, gzduirea unei conferine de pres n direct pe Yahoo! Sau pe unul din cellalt servicii on-line de difuzare (evoce, PlaceWare, Digevent, i aa mai departe) pornete de la aproximativ 5.000 de dolari. Este dificil de a obine preuri comparabile de la aceste servicii diferite, deoarece exist att de multe variabile implicate. Dar cnd se compar costurile pentru efectuarea unei conferine de pres difuzat prin satelit, care ncepe de la mai mult de 10.000 de dolari i poate ajunge la sume

de ase cifre, putei vedea de ce companiile au nevoie s fie educai cu privire la aceast nou tehnologie.

Producerea unei Conferine de tiri Online Pentru a pregti o conferin de pres on-line, trebuie s lum decizii cu privire la formatul acesteia. n continuare sunt prezentate variabile comune care ar trebui abordate: Live sau nregistrat? O conferin de pres n direct este o atracie bun pentru tiri, pentru ca jurnalitii s tie vetile, cnd toi ceilali nu. Dar acest beneficiu vine cu risc potenial de eec tehnologic i jen, dac evenimentele nu merg conform planului (de exemplu, un protestatar ntrerupe procedurile). Cu un eveniment care este nregistrat i arhivat, exist potenial de pentru editare, dar aceasta reduce credibilitatea. Interactiv sau nu? Sunt mai multe opiuni pentru a aduga interactivitate unui Webcast. Putem permite oamenilor s pun ntrebri printr-o interfa web, care adug complexitate tehnologic procedurii. Putem include o conferin telefonic cu Webcastul, care se adug la cost n mod substanial. Video sau audio? Avantajul de a folosi video streaming este faptul c acesta comunica mai puternic dect un feed audio, oferind un sentiment de nuan, care poate fi observat. Este vorbitorul ostil, nervos, relaxat su pierdut? Dar folosind filme se oprete efectiv acces participanilor, mai puin a celor cu conexiune foarte rapid - cu siguran nu e potrivit pentru piaa de larg consum. De asemeni streaming video nu este de calitate, deci nu primete beneficiul de a vedea clipuri utilizate pe Nightly News. Audio-ul, pe de alt parte, este prietenos cu limea de band i face prezentarea mult mai uor de neles. Slide show i tururi Web: Cel mai popular ajutor vizual este de a reda o prezentare de diapozitive PowerPoint n timpul conferinei de tiri. O alt opiune popular este un tur Web, unde o parte a ecranului este direcionat ctre site-uri Web, fie ele specificate n avans sau selectate pe moment. Viteza de Streaming: Cu ct oferii mai multe viteze cu att este mai mare audien potenial, dar mai mare i preul. Format de fiier. Cele dou formate de fiier care cele mai populare n ziua de azi sunt Windows Media Player i Real Player Numrul de persoane care particip. Unii dintre furnizorii de conferine online cer bani pe baza numrului de conexiuni reale. Alii percep n baza capacitii instalaiilor pe care le utilizai. Durata evenimentului. Muli furnizori de servicii percep n functie de minute. Dac se preiau ntrebri trebuie s cronometrm prezentarea i s cumprm mai mic cantitatea de timp de care e nevoie. Dac se preiau ntrebri timpul necesar pentru ele este cam de jumatate de or. Yahoo! Broadcast Services ofer pn la o or timp suplimentar cu pachetul sau de baz, lucru care este de ajutor deoarece aceasta poate dura cinci sau 10 minute pentru c publicul s se adune. Daca se preaiau ntrebari este recomandat, cumprarea unui slot de timp de o or House sau contract de producie. Cheltuielile pentru realizarea unei conferine online de tiri pot exploda dac vrem s angajm o echip de radiodifuziune profesionist pentru a
4

pune n scen i pentru a nregistra evenimentul. Cu streaming video, avem nevoie s luam n considerare astfel de lucruri cum ar fi punerea n scen, iluminatul, direcia de art, machiajul i unghiurile camerei. Dar deoarece rezultatul nu este difuzat-video de calitate, nu trebuie s v facei griji cu privire la vederea unui clip urt la TV. Pentru audio, avei nevoie de microfoane i de cineva care face zgomot. Metoda pe care o alegei va fi cea mai mare parte dictat de bugetul dvs.. Dup ce ai decis pe configuraia evenimentului, putem sa ncepem sa ne gndim despre exact cum ar trebui s aib loc evenimentul. Vom avea nevoie de titlul i data evenimentului i s identificarea vorbitorilor care vor fi utilizai. La majoritatea conferinelor de pres on-line se ncepe cu un vorbitor introductiv, care d apoi microfonul la vorbitorul principal. Principalul vorbitor ar trebui s fie cineva care are autoritate; contactele mass-media nu sunt impresionai prin conferine de pres desfurate de personalul junior din departamentele de PR sau IR.

Rezolvarea problemelor de Online News Conferince Cel mai bun mod de a evita dificultile cu conferine de pres on-line este de a testa totul bine n avans i de a stabili proceduri de urgen., dar trebuie s ne asigurm c microfoanele nregistreaz n mod corespunztor i c echipamentele de streaming digitale ale nregistrrii funcioneaz. Ar trebui s testm mecanismul pentru furnizarea de slide show i excursii Web. Dac este implicat o linie telefoni c pentru conferin, testm numerele de telefon i mecanismul de conferine pentru a v asigura c funcioneaz. O companie mare, cum ar fi Yahoo! Broadcasting Services are experiena n manipularea aceste evenimente i n rezolvarea problemelor. Ei au servere de backup pentru serverele lor de backup. Totui, acest mediu este relativ nou, exist o mulime de bug-uri, i nimeni nu te poate proteja de pauze majore de magistrale de Internet sau servere nchise din cauza hackerilor. Ar trebui s testm furnizorul de conferine online cu privire la ce se va ntmpla n cazul n care fiecare element de prezentare se stric. n cazul n care nu are rspunsuri bune, s-ar putea s preferm s pltim mai muli bani i s cumpram linitea sufleteasc cu ajutorul unui furnizor mai experimentat i mai bine pregtit.

Promovarea conferinelor de tiri online Comunicatele de pres prin E-mail sunt cel mai bun mod de a promova conferine de pres, mai ales dac conferina este ca rspuns a unor tiri de ultim or.. Comunicatele de pres care promoveaz conferine de pres live ar trebui s fie trimise foarte aproape de momentul evenimentului in mod ideal, cu o zi nainte. n cazul n care este necesar nregistrarea pentru a participa la eveniment, putem trimite comunicate de pres suplimentare n avans i apoi trimitem un memento n dimineaa zilei de eveniment. Pentru conferine de pres regulate, cum ar fi
5

rapoartele de venituri, putem promova conferine cu mult timp n avans prin includerea n programul de promovare prin tiprite materiale, prin site-ul Web al companiei, sau prin utilizarea de calendare online pentru evenimente. Yahoo!. i alte portaluri menin calendare de evenimente on-line. Conferinele de pres sunt adesea folosite pentru a urmri tiri majore i anunuri de produse. De exemplu, o tire poate fi emis pentru a meniona poziia unei societi fa de legislaia n curs, cu o notificare ca o conferin de pres on-line va avea loc pentru a discuta problema. Cele mai multe conferine de pres sunt destinate pentru mass-media, nu publice.

Gestionare crizelor On-line Shel Holtz, Relaii Don Middleberg au ani de experien n administrarea crizelor din firme, ambele au o nelegere intim a noilor tehnologii.

Stabilirea unor proceduri de urgen Planificarea pentru o criz este o art n sine. Planificarea eficient a crizei este, din pcate, considerat un lux la companiile mici i mijlocii, care se lupt pentru a-i construi operaiunilor i profiturile lor. Adevrul trist este c majoritatea covritoare a ntreprinderilor i organizaiilor nu se vor pregti pentru o criz i se vor ocupa de situaie atunci cnd este asupra lor. O problem cu aceast lips de planificare este faptul c ntr-o criz, companiile sunt msurate adesea mai mult dup modul n care reacioneaz la criza dect dup gravitatea situaiei n sine. O mic problem se poate transforma ntr-un comar de relaii publice, dac societatea apare slab sau ncpnat ca rspuns la problem. (OKEEFE, Steve, 2002, pag 84-87 )

Concluzii :
Dac vrem s postm un lucru pe internet, totul ncepnd la concerte de binefacere la evenimente mai mici, cel mai bun mod de prezentare sunt webcast-urile. n general webcasturile sunt scumpe, un pachet de baz ncepe n jurul valorii de 5.000 dolari i include o singur camer video ntr-o sal de conferine sau un loc de desfurare similar, nregistrare sau transfer n format digital, i transmiterea folosind tehnologii webcast de ultima generaie. Cei mai buni n realizarea unui webcast sunt Specialitii n PR. Conferinele de pres online sunt bune pentru a rspunde la evenimentele de tiri rapid, asigurndu-se c vocea unei persoane se aude n timp ce povestea este nc fierbinte. Ele pot fi promovate cu uurin, rezultnd o expunere mai mare pentru companie, prin listri de evenimente i alte moduri de promovare. Modul cel mai bun de promovare a unei conferine de pres este prin E-mail, mai ales dac conferina este ca rspuns a unor tiri de ultim or.. Comunicatele de pres care promoveaz conferine de pres live ar trebui s fie trimise foarte aproape de momentul evenimentului n mod ideal, cu o zi nainte. n cazul n care este necesar nregistrarea pentru a participa la eveniment, putem trimite comunicate de pres suplimentare n avans i apoi trimitem un memento n dimineaa zilei de eveniment.

Bibliografie
OKEEFE, Steve, Complete Guide to Internet Publicity: Creating and Launching Successful Online Campaigns, John Wiley & Sons, Inc., New York, 2002; BREAKENRIDGE, Deirdre i DeLOUGHRY, Thomas J., The New Pr Toolkit. Strategies for Successful Media Relations, Pearson Education, Inc., Upper Saddle River, 2003; BONK, Kathy; TYNES, Emily; GRIGGS, Henry and SPARKS, Phil, Strategic communications for nonprofits: a step-by-step guide to working with the media, 2nd ed., Jossey-Bass, San Francisco, 2008. Pag 84-87)