Diploma - WWW - Tocilar

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.
Crearea unor baze de date privind codul bunelor maniere in afaceri si aplicatii in activitatea de secretariat
PARTEA I CODUL BUNELOR MANIERE IN AFACERI SI APLICATII IN ACTIVITATEA DE SECRETARIAT Capitolul 1 Conceptul de secretariat Istoric, tendinte de dezvoltare Termenul de secretariat acopera o mare varietate de activitati. Desemneaza in principal o meserie exercitata de profesionisti, ale caror functii si responsabilitati difera in functie de intreprindere, serviciu, formarea si personalitatea salariatului intr-un sens mai larg, termenul inglobeaza ansamblul de activitati realizate de fiecare angajat, reprezentand clasificarea documentelor, procesele administrative redactarea scrisorilor etc. In Dictionarul Enciclopedic, prin secretariat se intelege serviciul dintr-o institutie sau organizatie care rezolva prin intermediul unor oameni specializati lucrarile curente ale conducerii acesteia. Aceasta meserie dateaza din vremea faraonilor, prima imagine a unui secretar putand fi considerata cea a scribului egiptean gravand pe o tablita asezata pe genunchi. Termenul secretar provine din latinescul secretum, loc sau lucru secret. in secolul al XI-lea, desemna pe cel care participa la consilii secrete. incepand cu secolul al XII-lea, cuvantul capata sensul de confident, prieten", cel care pastra secretele cuiva. Abia din secolul al XVI-lea desemneaza o persoana atasata unui personaj de rang inalt, cu sarcina de a redacta, de a transcrie si uneori de a expedia scrisorile cu caracter oficial. De atunci, aceste sarcini au evoluat, acoperind mai multe semnificatii, de la cel care semna scrisorile expediate in numele domnitorului sau cel care imita la perfectie semnatura acestuia, pana la persoana care scria pentru cei care nu stiau sa scrie. Totusi, pana in secolul al XIX-lea, termenul secretar", folosit intotdeauna la masculin, desemneaza cel
Pagina 1 din 79
mai adesea un om de incredere cu sarcina de a scrie si a prelucra scrisorile. in zilele noastre, termenul continua sa desemneze mai multe functii care, pastrand drept trasaturi principale confidentialitatea si redactarea in scris, acopera totusi responsabilitati diferite. Astfel, un secretar de stat este un membru al guvernului aflat sub autoritatea ministrului care actioneaza in urma unei delegari si numai pentru probleme de competenta sa in administratie, secretarul general este un inalt functionar care coordoneaza diversele servicii ale unui minister. intr-o intreprindere, reprezinta cadrul superior care asista directiunea generala in probleme juridice, administrative sau de organizare. in politica, coordoneaza activitatea curenta a unui partid sau a unui sindicat. In sfarsit, in diplomatie, un secretar de ambasada este un agent diplomatic erarhic intre atasatul ambasadei si consilierul ambasadei. La finele secolului al XIX-lea, o data cu aparitia telefonului si a masinii de scris, functia se feminizeaza si incepe sa evolueze. Apoi, puternica dezvoltare a Scrisului la masina de scris duce la multiplicarea locurilor de munca pentru aceasta meserie. Aparitia
ap
xerox-ului
si
informaticii
determina
dezvoltarea
activitatilor
administrative care nu necesitau o calificare prea mare. in anii '80, aritia biroticii, constituie un moment crucial in cadrul profesiei de secretar, despre care nu se stia cum va evolua. S-a crezut la inceput ca programele de edactare a textului si robotul telefonic vor permite patronilor sa nu mai angajeze un secretar. in realitate, secretariatul si-a largit domeniul de ompetente cu activitati noi. In loc sa dispara, aceasta functie, eliberata de ctivitati repetitive si mecanice, a beneficiat de schimbari si a capatat un caracter nou, axat in special pe organizare si comunicare.
Sfera sarcinilor de serviciu in munca de secretariat Abordand comportarea secretarilor la iocul de munca intr-un mod sistemic, in sinteza, aceasta trebuie sa includa urmatoarele: principii de organizare si conducere; procedee de citire si'scriere rapida; utilizarea calculatorului in editarea de texte si pentru baze de date; utilizarea celorlalte aparate de specialitate (telex, copiator, fax etc);
Pagina 2 din 79
notiuni de psihologie si comportament in relatiile cu publicul si cu alti factori; posedarea si exercitarea a 1-2 limbi de circulatie internationala; cunostinte generale de statistica si contabilitate; cunoasterea codului manierelor in afaceri etc.
Pagina 3 din 79
Capitolul 2 Atitudinea personalului din secretariate
Necesitatea cunostintelor psihologice Un prim element care caracterizeaza, motiveaza si explica un comportament adecvat este cunoasterea unor notiuni de psihologie. Psihologia, prin cunostintele stiintifice despre om si. prin metodele sale specifice, poate orienta eforturile de cunoastere a oamenilor, ajutandu-i sa-si perfectioneze mereu posibilitatile de cunoastere si de valorificare a aptitudinilor si implicit a comportamentului la locul de munca. Personalitatea individului, din punct de vedere psihologic reprezinta o structura ce presupune trei laturi, si anume: temperamentul, aptitudinile si caracterul. Tinand seama de specificul muncii secretariatelor, care se confrunta cu o multime de persoane de diverse profesii si avand temperamente diferite, cunoasterea personalitatii'este deosebit de importanta. Situatiile cu care se confrunta secretariatele se refera la seful direct, la colegii din alte compartimente de munca, la alti sefi de servicii sau de birouri, la publicul larg sau la cei ce solicita audiente sau intrevederi. In consecinta, este evidenta necesitatea de perfectionare continua, pentru o mai buna realizare a sarcinilor si obtinerea de rezultate performante, depasind astfel cu succes concurenta. Se impune cu adevarat un stil de munca diferentiat in comportare folosind cu grija factorii timp si eficienta. Se confirma necesitatea de a se demonstra ca la prima vedere nu se pot forma aprecieri exhaustive asupra indivizilor cu care are de-a face secretariatul. Studiind atent comportamentul secretarilor, este necesar ca alaturi de efortul de observare sa se recurga si la studierea reactiilor la diferite informatii, felul, acuratetea si viteza rezolvarii problemelor. Observand comportamentul personalului de secretariat se impune si anaiiza manifestarilor in cazul solicitarilor extreme, de enervare, graba, stres etc.
Pagina 4 din 79
Studierea tipologiei si a cazuisticii comportamentului secretariatelor Studierea tipologiei si a cazuisticii comportamentului secretarilor numai prin observatie directa nu este suficienta. Este necesara si utilizarea unor metode stiintifice de observare, fotografiere si cronometrare repetata a lucrarilor, a reactiilor la diversi stimuli, a capacitatii de depasire a dificultatilor. Pe aceasta baza este necesar sa se constate existenta (sau lipsa) unor calitati ca: stapanirea de sine, autocontrolul, capacitatea de raspuns si operativitatea in executarea sarcinilor profesionale. Prin asemenea procedee este posibila modelarea unui comportament care sa asigure o perfecta colaborare in cadrul echipei conducere - secretariat, ca subsistem in cadrul sistemului general al activitatii economico-sociale din unitatea respectiva. Este evident faptul ca se impune un comportament diferentiat in relatiile permanente fata de cele accidentale sau periodice. Este caracteristic pentru contactele care se desfasoara accidental sa se discearna frecventa lor (unele pot fi chiar unicat). in acest caz, secretariatul trebuie sa actioneze rapid, sa perceapa operativ esentialul dintr-o anumita tranzactie, sa traga unele concluzii specifice care sa fie utilizate ulterior. Daca comportamentul secretarului nu este corespunzator intrebarile interlocutorului vor fi percepute eronat, astfel incat se ajunge, pe de o parte la indepartarea acestuia si, pe de alta parte, la discordante sau stari conflictuale. Asemenea relatii trebuie dublate de amabilitate, dar si de fermitate, urmarindu-se, in primul rand, buna functionare a unitatii. Fermitatea este necesara in cazul persoanelor foarte insistente, care doresc sa patrunda la sef cu orice pret, chiar daca acesta este foarte ocupat cu rezolvarea unor lucrari care nu suporta intarziere. Tinuta si aspectul vestimentar Notiuni despre tinuta fizica in ceea ce priveste tinuta fizica, desi aceasta face parte din patrimoniul intim al fiecarei persoane, se pot'exprima unele uzante care sa faciliteze o buna impresie. O prima recomandare se refera la tinuta in timpul mersului. Este necesar ca pozitia corpului sa fie dreapta, degajata, bratele sa balanseze armonios, pasii potriviti, o pozitie
Pagina 5 din 79
naturala a umerilor (nici adusi in fata, dar nici trasi inapoi in mod ostentativ). Desigur ca prima impresie pe care o persoana o face depinde, in primul rand, de aspectul exterior. Notiuni despre armonia in imbracaminte si aspectul vestimentar Ca regula generala se poate afirma ca imbracamintea unui om trebuie sa fie frumoasa, bine confectionata, comoda, trainica si sa corespunda destinatiei pe care o are. Ne putem pune intrebarea daca este bine sau nu sa avem o tinuta in concordanta cu ultimele cerinte ale modei. Important este sa nu recurgem la elemente de excentricitate. in ultimii ani, materialul de lucru al unui secretar a evoluat spectaculos. Astazi, indiferent de talia firmei, un secretar se confrunta in activitatea sa zilnica cu birotica si noile instrumente de comunicare profesionale, dar deloc de neglijat este si aspectul vestimentar in comunicarea pe care o realizeaza un secretar, indiferent de sexul caruia ii apartine. Adidasii sau bocancii sunt interzisi, de asemenea, crapatura uriej rochii nu este proportionala cu cresterea consideratiei. Tinuta trebuie sa fie in concordanta cu imprejurarile. De exemplu, purtarea unui taior, potrivita in ziua unei adunari generale va crea o buna impresie. Hainele excentrice nu fac o impresie buna. Se mai intalnesc totusi persoane care, pierzand simtul masurii, socotesc ca frumosul consta intr-o pieptanatura sofisticata sau intr-o rochie excentrica. Nu este insa indicata nici caderea in cealalta extrema. Este neplacut sa vezi o persoana imbracata neglijent si pieptanata urat. Dimpotriva, o persoana imbracata cu gust si dupa moda, cu o imbracaminte care se potriveste si specificului muncii este placuta la vedere. Se considera uneori, in mod gresit, ca pentru a fi bine imbracat este suficient sa dispui de sume mari de bani, ceea ce nu este adevarat. Impresia pe care o produce imbracamintea depinde de priceperea persoanei care o poarta de a-si alege modelele, de calitatea si culoarea tesaturii si a garniturii. Este foarte important ca toate acestea sa fie corelate cu infatisarea, varsta si tinuta persoanei. Imbinarea culorilor si nuantelor. Este cunoscut faptul ca nu orice culori asezate alaturi, la intamplare,
Pagina 6 din 79
au un aspect de compatibilitate estetica. Este deci necesar sa cunoastem culorile si nuantele care se armonizeaza si care, dimpotriva, dau un aspect strident. Poate exista armonie intre culori inrudite si intre culori contrastante, de tranzitie. Criteriile care stau la baza alegerii culorilor sunt multiple si complexe. Nu este suficient sa se tina cont numai de tinuta persoanei, ci si de culoarea parului, a ochilor si a pielii. Sunt importante, de asemenea, starea mediului inconjurator, anotimpul, starea vremii, perioada din zi etc. Desigur ca, in timpul verii, intr-o zi cu soare puternic, o rochie neagra sau de alta culoare foarte inchisa nu va fi potrivita, tot asa cum intr-o seara rece de iarna, nu este recomandabila o rochie de vara dintr-o tesatura cu imprimeuri. Este cunoscut faptul ca forma si marimea unui obiect pot fi modificate aparent cu ajutorul culorilor: culorile deschise si calde determina o crestere a dimensiunilor unui obiect, iar culorile inchise si reci le micsoreaza. De aceea, cu ajutorul culorii se poate sublinia sau atenua un anumit element al tinutei. De asemenea, dispunerea liniilor texturii pe' orizontala sau pe verticala trebuie armonizata cu talia persoanei in cauza. Coafura, machiajul, manichiura Grija fata de propria persoana se traduce mai ales prin coafura, machiaj si aspectul mainilor si de aceea nu suporta neglijenta Parul nu trebuie sa acopere fata. Palaria nu mai este la moda, dar poate fi inlocuita cu o tunsoare potrivita si un par intotdeauna curat. Machiajul prea accentuat, in cazul secretarelor, va crea o impresie proasta. Inutil de precizat ca mainile si unghiile trebuie sa fie ingrijite. Secretara trebuie sa aiba in sertarul biroului sau o mica trusa de cusut si o pereche de ciorapi noi, in cazul in care trebuie sa-i inlocuiasca pe cei rupti. Parfumul, daca este prea tare, poate deranja anturajul. Numeroase marci propun doua forme: parfum si apa de toaleta. Aceasta din urma este mai discreta. Pot fi facute si alte recomandari cu privire la asigurarea unei tinute exemplare: alegerea accesoriilor, alegerea incaltamintei, a posetei etc. Se considera ca aspectul exterior al unei persoane incadrate in sistemul secretariatelor trebuie sa fie generat, in esenta, de urmatoarele caracteristici: bun gust, curatenie, ordine, decenta si lipsa de ostentatie. Un aspect exterior care vizeaza chiciul nu face o impresie buna nici uneia dintre persoanele care ne inconjoara (colegi de munca, solicitanti externi etc.) Extravagantele modei ca dimensiuni, modele si culori sunt
Pagina 7 din 79
contraindicate in munca de secretariat.
Pagina 8 din 79
Capitolul 3 Comportamentul in comunicare si Relatiile de colaborare ale secretariatelor Atragerea si indepartarea interlocutorilor (Tendinte centripete sau centrifuge in relatiile de colaborare In raporturile de munca ) Intre un executant si un beneficiar, intre un executant si un coleg de munca implicat in realizarea aceleiasi lucrari pot aparea tendinte centripete, de apropiere a colaboratorilor, sau tendinte centrifuge, de indepartare a acestora Realizarea unui dialog fara "frunti crispate", folosirea unui limbaj cat mai adecvat, o tinuta potrivita pentru timpuf si locul respectiv sunt elemente ce pot contribui la crearea unui climat centripet. Sunt semnificative in acest sens cunoscutele cugetari romanesti: "Vorba dulce mult aduce" , "il are pe vino-ncoa" 1, "Vorbirea-i de argint, tacerea-i de aur". Ele ne indeamna la reflectie incepand cu amabilitatea pe care un secretar trebuie sa o manifeste in relatiile bi sau multilaterale si terminand cu grija pentru apararea secretului de stat si de serviciu. Prin modul de vorbire si de miscare, prin tonul si continutul explicatiilor sau al raspunsurilor secretarului, acesta poate determina o tendinta centripeta sau centrifuga in randurile colaboratorilor. Este axiomatic faptul ca respectivele tendinte, influenteaza desfasurarea activitatii economice in toate verigile organizatorice - aprovizionare, productie, control, desfacere, vanzari, incasari etc, contribuind, in bine sau in rau la cresterea sau diminuarea veniturilor unitatii, ceea ce in final se reflecta si in nivelul de retribuire al secretarului. Este suficient uneori un raspuns rastit la telefon pentru ca un apelant sa nu mai devina niciodata client al firmei respective. Sa ne ferim deci de tendintele centrifuge pe care eventual le-am putea declansa prin comportamentul nostru cotidian. Universul comunicarii in munca de secretariat Si comportamntul in comunicare Universul comunicarii nu inceteaza sa se extinda si acest termen acopera azi
Pagina 9 din 79
activitati multiple in domeniul social, economic si politic. La nivelul intreprinderii, ea a devenit o necesitate. Orice firma trebuie sa stabileasca o relatie cu numerosi parteneri interni si externi, iar calitatea acestei relatii este determinanta pentru buna sa functionare. Importanta comunicarii este deci recunoscuta de toti, chiar daca ia forme si actiuni diferite, in functie de dimensiunea societatii. Comunicarea poate fi de mai multe tipuri: comunicare comerciala sau marketing (publicitate, promovare, relatii cu publicul); comunicare interna (informarea personalului, circulatia informatiei, crearea de relatii verticale si orizontale); comunicare financiara (relatii cu actionarii, analisti financiari); comunicare institutionala" (promovarea imaginii intreprinderii pe langa puterile publice, presa sau marele public). Cu toate acestea, obiectivele sunt mereu aceleasi: pe de o parte, construirea si valorificarea unei bune imagini a intreprinderii, pe de alta parte, stabilirea unor relatii de calitate intre intreprindere si diversii sai parteneri. Rolul secretarului in anumite domenii de comunicare este primordial, mai ales in cel al comunicarii interne. Situat adesea in centrul unui flux de informatii, cu surse si destinatii multiple si variate (telefon, corespondenta, mesaje, note Aceasta informare trebuie realizata in dublu sens, dinstpre interior spre exterior, in functie de interesele institutiei, dar si informarea institutiei despre tenditele, dinamica si schimbarile intervenite in exterior. In aceasta informare, secretarul reprezinta nucleul vital pentru circularea informatiei orale sau scrise, precum si un vector al comunicarii patronului sau. De aceea trebuie sa cunoasca procesul comunicarii. Procesul comunicarii Un emitator (persoana, grup sau organizatie) trimite un mesaj (cuvinte, simboluri, expresii corporale) catre un receptor (persoana, grup sau organizatie) printr-un canal scris (text, imagine, grafica), oral (conversatie, telefon, reuniune) sauaudiovizual (televiziune, film). Codul cel mai curent este limbajul verbal, adica utilizarea cuvintelor, oral sau in scris. Totusi, in comunicarea orala mai apare si un alt tip de limbaj, non-verbal, cel care utilizeaza expresiile corporale. Atitudinile, gesturile, mimica, privirea, intonatia vocii
Pagina 10 din 79
transmit o serie de mesaje. In ceea ce priveste limbajul de afaceri, acesta este surprins in urmatoarele aspecte: calm, masurat: hotararea deciziei, fermitatea spiritului; lent, cu spatele drept: sentiment de importanta; lent, dar nonsalant: indecizie, ingrijorare; alert si viu: entuziasm, bucurie de a trai; ezitant: timiditate, inhibitie, lipsa de incredere in sine. In ceea ce priveste limbajul mainilor, acesta surprinde: mana sustinand fruntea: gandire; pumnul sub barba: dilema; mana in fata ochilor: izolare; mainile la tample: neputinta; pumnii la obraji: suparare; mainile deschise, cu degetele la frunte: cautare, memorare.
Notiuni despre salut Si forme ale acestuia Comportarea la locul de munca presupune o buna cunoastere a unor uzante protocolare. Cea mai simpla manifestare de politete este SALUTUL. Daca persoanele se intalnesc de mai multe ori in cursul unei zile se saluta o singura data. Daca insa s-au intalnit in afara institutiei si se reintalnesc din nou in cadrul acesteia, salutul se repeta. Se pune o prima intrebare: cine saluta mai intai ? Obiceiurile statornicite ne arata ca intotdeauna va fi salutata persoana careia i se cuvine o deferenta mai mare. Astfel tanarul il va saluta pe varstnic, barbatul va saluta femeia, cel cu o functie mai mica il va saluta pe cel cu o functie mai mare etc. Sunt insa posibile si cazuri cand aceste conditii devin contradictorii; astfel, de exemplu, cand o femeie tanara are o functie mai mica va fi salutata de un barbat.chiar daca acesta are o functie mai mare. Pentru reglementarea acestor situatii sunt in circulatie urmatoarele reguli: Barbatul va saluta femeia indiferent de varsta si functie, atat in particular, cat si la locui de munca; in cazul a doua persoane de acelasi sex, varsta domina functia in viata particulara,
Pagina 11 din 79
dar la locul de munca este invers; Daca nu exista nici o deosebire intre cele doua persoane care se intalnesc, cel care este in mers il va saluta pe cel care sta pe loc; La intrarea intr-o incapere, cel care intra va saluta primul indiferent de functia sau varsta celor prezenti. Alta situatie la fel de controversata precum salutul este data de modul in care se fac prezentarile in acest caz, sunt in vigoare urmatoarele reguli; Barbatul este prezentat femeii; Cel mai tanar este prezentat celui mai in varsta; Gradul cel mai mic este prezentat celui superior; Si de la aceste reguli exista unele exceptii: tanara este prezentata unui barbat mai in varsta; in cazul unei personalitati publice se va pronunta numai titlul nu si numele; La o reuniune este prezentata, mai intai, persoana care intra si apoi cei prezenti, dar nu si in cazul in care persoana care intra este o personalitate cunoscuta; Primul care ofera cartea de vizita este persoana cu grad mai mare.
Comportamentul si comunicarea in Utilizarea telefonului Pentru ca permite evitarea unei deplasari sau a unei scrisori, pentru ca permite un dialog direct si imediat, telefonul este instrumentul ideal pentru stabilirea contactelor, cautarea informatiilor, programarea intrevederilor, activitatile comerciale. Este mijlocul de comunicare cel mai utilizat in intreprindere (70% din comunicari se desfasoara la telefon). Convorbirile telefonice reprezinta una din modalitatile de creare a imaginii intreprinderii, perceputa spontan de interlocutor si de aceea trebuie sa li se acorde aceeasi grija ca si decorului de la intrare sau plachetei publicitare. Acest instrument de lucru, indispensabil secretarului, trebuie sa se afle la indemana, pe birou sau in apropiere, iar alaturi: un carnet si un creion pentru mesaje si note care vor evita repetitiile din partea interlocutorului; agenda secretarului si cea a patronului, asezate deschise pe birou; diferite anuare alfabetice sau tematice, aflate la indemana, pe o etajera;
Pagina 12 din 79
carnetul de adrese si numere de telefon. Foarte utila este folosirea functiei mailing pe computer pentru a crea un carnet de adrese mai usor de folosit. Acesta poate avea numeroase intrari: dupa nume, functie, numele societatii, adresa etc. Pasi care trebuie respectati pentru a realiza o convorbire telefonica reusita: 1. s-a raspuns la telefon inainte de a fi sunat de trei ori; 2. a fost anuntat numele societatii; 3. fiecare interlocutor a fost intampinat cu Buna ziua"; 4. la fiecare interlocutor a fost determinat sa-si spuna numele; Q i s-a precizat numele persoanei la care trebuie sa apeleze. Un comportament civilizat Vocea este un factor primordial, iar surasul o face mai calda. In primul caz, o voce prea fermecatoare sau care aminteste de cea a unei stewardese poate indispune. Vocea trebuie sa fie naturala si echilibrata. in al doilea caz, daca vocea este prea stridenta sau prea grava, cateva exercitii simple vor permite corectarea acestui defect. O voce amabila poate face minuni chiar si in cazul unui interlocutor nervos. Limbajul este acelasi ca si in cazul unei discutii fata in fata, dar necesita cateva atentii suplimentare: a Viteza vorbirii este un pic mai lenta (ritmul ideal este de 140 cuvinte/minut); Alegerea cuvintelor trebuie sa fie precisa si prudenta caci, in cazul discutiilor telefonice, ele sunt singurul mijloc de comunicare. Expresia fetei sau gesturile nu pot fi vazute, deci nu au cum sa accentueze limbajul. Trebuie evitate expresiile negative, cele care sa contrarieze interlocutorul, cuvintele care evoca imagini sumbre. Vorbele sunt jumatate ale celui care vorbeste si jumatate ale celui care asculta (Montaigne). Ascultarea, acest principiu elementar al comunicarii este din ce in ce mai putin respectat. Este bine ca discursul interlocutorului sa fie punctat cu da" sau inteleg" (englezii le numesc zgomote placute) prin care acesta sa stie ca este urmarit si inteles. Reformularea cererilor asigura buna intelegere reciproca si se va face cu acelasi limbaj politicos. Pauzele scurte sunt necesare pentru a lasa timp de gandire. inainte de a inchide, secretarul va reformula cererile interlocutorului sau va preciza concluziile apelului, pentru a se asigura ca a interceptat bine mesajul. Cand secretarul are rol de receptor Luarea contactului este determinanta pentru climatul comunicarii. Dupa ce a spus buna ziua", se va prezenta clar pentru ca interlocutorul sa-1 poata identifica si sa-si decline
Pagina 13 din 79
la randul lui identitatea. in urma acestei prezentari, secretarul va face uz de cunostintele psihologice pentru a determina importanta, urgenta sau aspectul personal al apelului si pentru a putea arata nivelul de respect potrivit fata de cel care suna. Se pot ivi doua situatii. De exemplu: Secretarul d-lui B (acelasi statut cu cel al patronului) suna: seful lui doreste sa vorbeasca cu omologul sau. Nu se impun probleme de respect ierarhic, acesta este salutat si i se face legatura. Secretara d-lui C (VIP - persoana foarte importanta) suna. Ea este pusa in legatura cu patronul pentru a nu trece prin intermediari. in cazul interlocutorilor curenti, care isi prezinta obiectul apelului, se pot prezenta mai multe situatii: Q Cerere de intalnire in functie de agenda sefului, este mai bine sa i se ofere o alternativa si nu sa i se impuna o data sau o ora. Este de ajuns ca alegerea sa corespunda cu posibilitatile programului: Preferati sa veniti vineri, 16 mai, dupa-amiaza, sau marti, 20 mai, dimineata? Daca persoana are un program incompatibil, i se va cere sa revina ulterior pentru ca secretarul sa se poata consulta cu seful sau. Q Cerere de convorbire In functie de ordinele primite, de prezenta si disponibilitatea sefului, secretarul trebuie sa se intereseze de obiectul apelului, stabilind campul cererii: urgenta, importanta, informatii, negociere... Apoi, va stabili daca poate rezolva singur cererea, daca trebuie sa o transfere unei persoane competente sau sefului, dupa o fraza de genul Nu inchideti, va voi spune daca a venit sau Puteti lasa un mesaj? Dl. X este ocupat. in cazul unui interlocutor care se foloseste de pretextul unui mesaj personal pentru a obtine legatura, este bine ca secretarul sa insiste pentru a afla numele si motivul. Daca se loveste de un refuz, trebuie sa ceara o amanare: Dati-mi numarul dvs. de telefon; va voi suna sau Ma voi informa.
Pagina 14 din 79
Capitolul 4 Comportamentul in munca de secretariat privind Relatiile cu Interiorul si exteriorul institutiei
Relatiile cu alte departamente din insitutie Si cu colegii Una dintre caracteristicile secretariatelor consta in legaturile profesionale (de cele mai multe ori bilaterale), cu toate compartimentele de munca ale unitatii. Primirea si distribuirea documentelor de la si la oricare din compartimente este o prima exemplificare. Dactilografierea sau stenografierea activitatilor colective organizate de celelalte compartimente se face, de asemenea, prin secretariat (in cazul in care respectivele servicii nu au dactilografe si stenodactilografe proprii). Arhivarea documetelor de la toate celelalte servicii se face tot prin secretariat, si lista exemplelor ar putea continua. Pentru o buna exercitare a functiilor lor, secretariatele trebuie sa dea dovada de o inalta competenta profesionala, dar si de seriozitate, demnitate, modestie. Fata de toti colaboratorii trebuie sa dea dovada de solicitudine, iar fata de cei mai in virsta sa manifeste deferenta, politete, amabilitate. Sunt incompatibile in munca de secretariat manifestarile de ingamfare, aroganta, ifosele, veleitatile, tendintele de grandomanie etc, care nu numai ca nu contribuie la bunul mers al unitatii, dar vor avea influente malefice asupra acesteia. in mod inconstient un secretar cu un comportament execrabil va contribui indirect la scaderea profiturilor unitatii si implicit asupra veniturilor ce i se cuvin. Secretariatele au misiunea sa sprijine, prin toate mijloacele, celelalte compartimente cu materiale documentare, fise, alte materiale etc., sa transmita cu fermitate si precizie informatiile si deciziile conducerii, manifestand calm, intelegere, rabdare, competenta, in a sprijini lucratorii din celelalte compartimente pastrandu-si insa demnitatea. Nu este lipsita de interes initiativa unor compartimente, care nu au in schema posturi de secretar, de a-si crea propriu! secretariat prin suplimentarea normei la un executant de alta profesie, dar potrivit si eventual mai putin ocupat.
Pagina 15 din 79
Realizarea acestor deziderate este posibila numai printr-o buna cunoastere a sarcinilor proprii precum si a atributiilor compartimentelor colaboratoare, astfel incat sa nu se produca confuzii si incurcaturi (de exemplu, repartizarea gresita a unor corespondente).
Comportamentul in relatiile de subordonare Secretarul trebuie sa organizeze regulat o reuniune de informare, separat de cele necesare dictarilor. 15 minute de doua ori pe saptamana pot fi de ajuns si duc la economisirea a de zece ori mai mult timp. Aceasta reuniune permite definirea prioritatilor, reevaluarea timpului de lucru, stabilirea punctelor pentru activitati si proiecte, informarea asupra reuniunilor la care a asistat patronul. De asemenea, el trebuie sa deschida subiectul despre problemele aparute cu diversi angajati, prezentandu-le cu tact, inainte ca acestea sa se agraveze. Secretarul patronului este perceput adesea ca intermediarul ideal si devine deseori birou de reclamatii. De aceea, el trebuie satransmita mesajele exact asa cum le primeste, fara interpretari personale care sa marcheze simpatia sau antipatii! Secretarul nu trebuie sa se implice in conflicte sau sa profite de pozitia in care se afla: Cu clientii si furnizorii. Ei sunt cei de care depinde reputatia intreprinderii, iar raporturile cu secretarul sunt un factor deseori necunoscut, dar important pentru reusita sau esec. De aceea, acesta trebuie sa personalizeze comunicarea, stiind sa identifice clientul sau furnizorul, chemandu-1 pe nume, amintindu-i un detaliu al conversatiei precedente. Secretarul trebuie sa dea impresia ca interlocutorul este persoana privilegiata si sa rezolve situatiile legate de disponibilitatea patronului sau o relatie tensionata i dintre cei doi; Cu familia si prietenii. Unii patroni fac o distinctie neta intre viata profesionala si cea privata. Pentru laltii, obligatiile mondene fac parte din functia lor si de aceea amesteca relatiile intime cu profesia. SecretaruLtrebuie deci sa adopte o atitudine de rezerva si sa stie sa se adapteze cu tact la fiecare interlocutor. De asemenea, este bine sa fie rezervat in ceea ce priveste timpul si relatiile patronului si sa nu accepte rolul de confident saucomplice
Pagina 16 din 79
Evitarea conflictelor care par inevitabile In situatia unui secretar, conflictul poate merge de la simplele neintelegeri, usoare pentru viata de zi cu zi intr-un asemenea post, pana la litigii sau razboaie, trecand prin discordii si opozitii. Oricare ar fi intensitatea ei, situatia de conflict este intotdeauna dezagreabila si destabilizatoare. Ea poate fi evitata prin calitatilee sale, dar si prin statutul de secretar, dar si prin alte metode, Q Sugestii in loc de refuzuri. Ssecretarul poate sugera o alternativa Q Clarificarea necesara unei situatii confuze sau a unor ordine contradictorii. Propunerea unei alte solutii este indicata mult mai degraba decat impotrivirea la o decizie. In cazul in care conflictul nu se poate rezolva fara interventia unei terte persoane, este necesar sa se apeleze la un delegat al personalului sau un reprezentant sindical, care sa poata da sfaturi sau sa intervina pe langa directiune. in spatiile in care activitatea se desfasoara in comun, cum este biroul, disputele sunt frecvente, secretarul fiind martor la acestea. Ele pot izbucni din nimic sau pot reflecta o tensiune mai serioasa. in ambele cazuri, secretarul va evita sa se implice sau sa fie transformat in arbitru. Pentru aceasta este bine: sa nu ia partea nimanui, lasandu-se influentat de sentimente personale; sa nu se implice afectiv (enervare, manie, neliniste) in disputa; Sa sa nu intervina in conversatie; sa nu judece conflictul sau protagonistii acestuia; sa stie eventual sa intrerupa disputa cu cateva fraze de genul Acum, gata Va veti rezolva problemele mai tarziu, intre patru ochi. Lasati-ne Sa lucram." O astfel de interventie poate calma spiritele. Astfel, dovedind impartialitate in toate situatiile, secretarul devine un element stabil si moderator in diversele conflicte, si va fi respectat de toti angajatii.
Pagina 17 din 79
Comportamentul secretarului ca lider al personalului
Secretarii sunt primele persoane care cunosc ceea ce se intampla in birou si observa atitudinile, actiunile, relatiile interpersonale ale personalului. De aceea se afla in pozitia de supervizori. Capacitatea lor de conducere se bazeaza pe abilitatea de a face oamenii sa-i I urmeze in mod voluntar. Daca personalul nu doreste sa-i urmeze, atunci nu sunt buni lideri. Pentru a-si asigura pozitia de lider al personalului, de intermediar intre angajati! si director, secretarul trebuie sa tina cont de cateva reguli: 1.Sa incerce sa aiba o atitudine amabila si o personalitate optimista. Astfel, ii influenteaza si pe ceilalti, care il vor ajuta atunci cand are nevoie de informatii, servicii etc 2.Sa atraga, mai degraba decat sa impinga - va obtine un raspuns mai bun; 3.Sa evite amenintarile, provocarile, fortarile si reprosurile. Este mai bine ca secretarul sa le arate angajatilor cum sa fie mai productivi. Demonstratia este cel mai bun profesor; 4.Sa complimenteze angajatii pentru reusite. Astfel, vor fi incurajati sa faca mai mul;. 5.Sa-i faca pe angajati sa se simta ca o parte importanta a echipei, munca lor este valoroasa pentru intreaga intreprindere; 6.Daca un angajat nu da randamentul necesar, nu trebuie indepartat. Mai intai, secretarul trebuie sa afle de ce. Primirea unui nou coleg poate intra in atributiile secretarului si este de ajuns chiar si putina atentie pentru a-i facilita integrarea: prezentarea colegilor (nume, functie), a locurilor, a obiceiurilor firmei etc.
Pagina 18 din 79
Relatiile cu exteriorul
Primirea vizitatorilor Oricine recunoaste impactul pe care primirea unui vizitator il poate avea asupra imaginii unei firme. De calitatea primirii depinde natura relatiilor cu clientii, furnizorii, administratiile, autoritatile, concurentii In functie de marimea firmei, aceasta primire se poate face in mai multe etape, incepand din hol si finalizandu-se seful. Prin natura muncii lor, secretariatele se confrunta zilnic nu numai cu prezenta lucratorilor din unitate, ci si cu un numar insemnat de vizitatori, care solicita diferite relatii pentru ei sau pentru unitatea pe care o reprezinta, delegati de la o serie de institutii din tara sau din strainatate, persoane care solicita diverse inscrisuri etc. Acestia trebuie intampinati corespunzator, incat sa-si formeze de la inceput o parere favorabila asupra unitatii vizitate. In toate cazurile si la toate nivelurile, primirea trebuie sa fie agreabila si eficienta: agreabila prin amenajarea locului de primire si amabilitatea azdei si eficienta prin competenta dovedita in raspunsurile si orientarea vizitei. Prima impresie pe care un vizitator si-o face despre o organizatie este nfluentata de modul in care este intampinat aici. De acest lucru se ocupa secretarul. Daca la intrarea in organizatie nu se afla un receptioner, el este printre primele rsoane cu care vizitatorul intra in contact. Pentru ca o primire sa fie reusita si ca vizitatorul sa se simta in largul sau si binevenit, calitatile personale ale celui care ii iese in intampinare sunt foarte importante. cu inalnirea cu
Pagina 19 din 79
pentru a crea o buna impresie oaspetilor, un secretar trebuie sa fie Prietenos, Calm, Bine informat, Apropiat, Curtenitor, Organizat, Interesat. Se poate spune pe drept cuvant ca secretariatul constituie o adevarata carte de vizita pentru unitatea in care functioneaza o atitudine condescendenta, faciliteaza insasi incheierea unor tranzactii de mare importanta. Cunoscand ca secretariatul este, in cele mai multe cazuri si locul de primire si asteptare al persoanelor care doresc sa discute cu conducerea, se impune o preocupare permanenta si in continua imbunatatire a ambiantei in care se desfasoara munca de secretariat. Evident ca acest lucru este si in functie de spatiul care s-a acordat secretariatului respectiv. Se impune in acest caz o minima amenajare constand in cateva scau'ne, o masuta, ziare si reviste, cuier etc. Inca de la sosirea vizitatorilor acestia trebuie intampinati cu zambetul pe buze, politicos dar ferm, in acelasi timp,intrebandu-i cum se numesc si care este obiectul solicitarii lor. Este de mare folos retinerea cartii de vizita sau macar a numarului de telefon si/sau a adresei vizitatorilor, pentru ca acestia sa poata fi contactati la eventuale situatii viitoare. in ultima vreme au crescut in importanta adresele de e-mail. Uneori se obisnuieste ca vizitatorul, pe langa prezentarea cartii de vizita sa completeze si un mic formular care sa cuprinda: denumirea institutiei pe care o reprezinta, numarul de telefon si fax, adresa si, pe scurt, obiectul sau motivatia vizitei. Pe baza experientei acumulate s-au statorinicit o serie de obiceiuri care au devenit reguli de lucru generale considerandu-se in acelasi timp si masurile specifice care se
Pagina 20 din 79
practica la acea unitate. Printre regulile generale amintim: Persoanele care nu vin pentru prima data vor trebui recunoscute dupa fizionomie si nume. (Bine ati venit domnule Popescu" este mai elegant decat "Pe cine cautati?"). in aceasta situatie memoria vizuala a secretarului este un auxiliar pretios. Toate persoanele solicitante, indiferent de functie, grad, motiv al vizitei, trebuie tratate cu deferenta, demonstrand ca respectul pentru vizitator trebuie sa fie reciproc. Daca problemele solicitate se pot rezolva de secretar, in limitele delegarii de autoritate pe care o are, respectivul vizitator poate fi ajutat fara sa mai fie nevoie ca seful sa "fie deranjat" care, in acest timp vorbeste la telefon sau intocmeste un important plan de afaceri. in cazul in care vizitatorul s-a adresat gresit serviciului respectiv, acesta poate fi indrumat spre a ajunge la locul potrivit. Pe langa publicatiile existente pe masuta din hol este indicat san fie oferite vizitatorului o serie de prospecte, caiete de reclama, pliante si alte materiale de publicitate ale firmei. Este de la sine inteles ca, in cazul in care exista in incapere unul sau mai multi vizitatori, nu e recomandabil a folosi telefonul decat pentru rezolvarea unor probleme ce nu constituie secret de serviciu. Daca bugetul si spatiul existent permit, vizitatorii pot fi serviti cu ceai, cafea, fursecuri, alune etc, ceea ce, trebuie sa recunoastem, face mai usoara asteptarea. Comportarea secretarului trebuie sa fie cat mai fireasca fara a incerca sa dialogheze cu vizitatorul si fara a manifesta fata de acesta curiozitate, admiratie sau nemultumire.
Etapele primirii Primirea unui vizitator este o actiune care nu incepe cand acesta este in intreprindere. O primire bine dirijata este o sarcina ce se pregateste dinainte. Ea presupune mai multe etape: Consultarea agendei sefului. De regula, vizitatorii sunt primiti in urma unei intalniri fixate anterior si rar se intampla sa vina oaspeti neasteptati. O sarcina importanta a secretarului este organizarea timpului de lucru al sefului. Trebuie sa se informeze asupra obiceiurilor lui de lucru, care sunt zilele si momentele din zi in care este dispus sau are obiceiul sa primeasca vizitatori. Astfel, nu va risca sa fixeze o intalnire la un moment
Pagina 21 din 79
nepotrivit. Secretarul nu va supraincarca agenda sefului fixand intalniri cu toti cei care doresc sa-l vada. Trebuie sa stie sa evita intalniri care nu-i aduc nici un castig, ci il fac sa piarda timpul. Folosindu-se de psihologie si tact, va fi ferm fata de cei care insista sa obtina o intalnire, incercand sa afle daca nu poate ajuta chiar personal cu informati.i Probabil ca insusi patronul stabileste intalniri. in acest caz, este indicat ca secretarul sa se informeze zilnic despre ele. Va fi consultata agenda patronului, secretarul insistand ca acesta sa-1 tina la curent cu repartizarea timpului sau; Fixarea intalnirii. Oaspetele va primi informatii cat mai precise asupra orei si a locului intalnirii, precum si despre posibilitatile de acces. Secretarul se va informa si despre durata aproximativa a intrevederii; Primirea vizitatorului. De obicei, in cazul unei organizatii mari, la intrare se afla un receptioner, care va informa secretarul prin telefon de sosirea vizitatorului. Acesta din urma va astepta secretarul in hol sau se va prezenta in biroul lui. Daca este vorba de o persoana necunoscuta, secretarul se va prezenta; Patronul va fi anuntat de sosirea oaspetelui. Exista mai multe variante; - Vizitatorul poate fi primit imediat. Se va evita introducerea simultana a doua persoane in birou, mai ales daca ele nu vin pentru aceeasi problema. De asemenea, el va aduce eventualele documente necesare. - Vizitatorul nu poate fi primit imediat si trebuie sa astepte El va fi anuntat cat va dura aceasta intarziere a primirii. Secretarul se va scuza cu amabilitate, creand un climat binevoitor si primitor. Daca asteptarea se prelungeste, vizitatorul va fi avertizat si nu va fi lasat in nesiguranta. Secretarul nu-i va spune ca va fi primit in cateva minute, daca stie ca nu va fi asa. -Vizitatorul nu poate fi primit in aceasta situatie, secretarul trebuie sa dovedeasca ca este un bun psiholog si diplomat. Cu mult tact, vizitatorul va fi anuntat ca nu poate fi primit. Aceasta sarcina este mai usor de indeplinit daca nu este vorba de o programare deja facuta. Este necesar ca secretarul sa prezinte scuze, din partea patronului, si sa gaseasca un motiv valabil, chiar daca este fals. In unele cazuri cand, de exemplu, este vorba de un furnizor care doreste sa prezinte catalogul patronului, secretarul poate juca rolul de intermediar cerandu-i documentatia respectiva, asigurandu-1 totodata ca aceasta va ajunge la patron. Situatii delicatese pot ivi in acest context al vizitelor, iminenta lor este reala, dar pot fi limitate in efecte in functie de calitatile si comportamentul secretarului. Adesea, un secretar va trebui sa tina locul sefului si sa primeasca personal un client sau furnizor pentru
Pagina 22 din 79
a-i oferi informatiile solicitate. Primirea unui astfel de vizitator este pregatita in prealabil cu superiorul, hotarand de comun acord cum se va desfasura intrevederea. Secretarul va studia documentele necesare, asigurandu-se ca nu va omite detalii sau ca va face afirmatii regretabile. Pentru a fi eficient si credibil, este bine sa se opreasca la timp, sa nu se aventureze in discutii care ii depasesc competenta,, lasand subiectele importante si afacerile complexe sa fie rezolvate de patron. Uneori, in cazul vizitelor neprevazute, secretarul trebuie sa stie saevite situatiile delicate Daca nu este sigur de capacitatea de a face fata intrebarilor vizitatorului, este suficient sa fie agreabil, sa zambeasca si sa-1 indrume spre un alt serviciu sau sa-i transmita mesajul sau patronului. Persoana responsabila cu primirea se confrunta uneori cu anumiti oaspeti galagiosi sau nemultumiti... Sunt de ajuns cateva trucuri" pentru ameliorarea situatiei. intreruperea unei persoane care continua sa vorbeasca chiar si dupa ce motivul vizitei sale a fost rezolvat poate fi uneori dificila. Atunci, pentru a pune capat acestei situatii, secretarul poate: evita sa inceapa conversatia. profita de un moment de liniste pentru a transmite salutari; utiliza limbajul non-verbal: aranjarea unui dosar, ridicarea de pe scaun. Primirea unei persoane nemultumite este fara indoiala cea mai delicata situatie dar are o regula de aur: Vizitatorul este invitat sa se aseze, semn ca secretarul este dispus sa-l asculte si ca cineva se va ocupa de el cat mai repede posibil. Acesta va incepe sa-si prezinte problema si este important ca secretarul sa-l priveasca, sa-l asculte fara a-l intrerupe. La finalul expunerii, secretarul va pune intrebari care sa-i permita sa stabileasca revendicarile, sa rezume situatia si sa expuna calm solutii despre care il va orienta. Scenariul simplificat al primirii vizitatorilor ar fi urmatorul: Daca seful nu vorbeste la telefon, fapt ce poate fi observat pe senzorul telefonului, secretarul poate intra spre a anunta vizita repectiva. in caz favorabil il va ruga pe vizitator sa il urmeze, il introduce in biroul conducerii, il prezinta si apoi se retrage; Daca primirea nu poate fi realizata imediat, din cauza unor actiuni majore cum ar fi sedinte importante, discutii cu un organ ierarhic superior, prezenta unei alte persoane in birou, vizitatorul este rugat sa astepte, fara insa a aborda discutii cu privire la preocuparile
Pagina 23 din 79
conducerii sau la alte aspecte cu caracter intern. in cazul in care vizitatorul da semne de enervare se poate reveni cu un nou apel la sef, dupa care apar trei situatii: vizitatorul este primit imediat; este rugat sa mai astepte; va fi anuntat ca in ziua respectiva nu poate fi primit din cauza unor actiuni importante fara insa a detalia natura acestora. in acest caz secretarul va cere scuze vizitatorului mentinand o atitudine politicoasa, calma, dar ferma. Totodata i se poate sugera vizitatorul ursa discute cu o alta persoana din unitate sau sa lase in scris ceea ce doreste sa solicite verbal. Desigur ca aceste reguli nu sunt tabu, ele pot fi inlocuite sau combinate cu alte elemente, care se potrivesc mai bine specificului local, dupa cum considera conducerea ca este mai bine.
Organizarea audientelor Audientele se organizeaza la toate nivelurile organizatorice ale activitatii Institutiei. Organele conducatoare sunt obligate sa organizeze si sa asigure primirea in audienta in zile si la ore determinate si facute publice prin afisare. inca de la angajarea sa, secretarul trebuie sa fie instruit cu privire la primirea vizitatorilor si anume: zilele si orele afectate primirii vizitatorilor, programul de audiente, modul in care vizitatorii sa fie tratati etc. Dupa natura lor, audientele se pot imparti in sesizari si reclamatii, cereri cu privire la o problema sau alta care intereseaza solicitantii, propuneri de perfectionare a activitatii etc. Exista si practica de a invita in audienta o serie de persoane care au ridicat prin petitiile lor probleme deosebite sau propuneri interesante in vederea unei mai bune cunoasteri si a elaborarii unor decizii cat mai adecvate situatiei respective. Organizarea intregului sistem de primire, audiere, consemnare a problemelor si urmarire a rezolvarii lor revine secretariatelor. Secretariatele elaboreaza, in acest sens, fisele si registrele de audiente, au obligatia sa urmareasca prin scadentarul de termene modul in care au fost analizate si rezolvate problemele ridicate de petenti, informandu-i pe acestia asupra rezultatelor chiar daca ele nu sunt cele dorite de petent.
Pagina 24 din 79
Secretariatele vor informa operativ conducerea in cazul oricarei abateri de la respectarea hotararii de rezolvare a problemelor ridicate. Prin organizarea si programarea audientelor este necesar sa se asigure timpul suficient pentru audiere si totodata sa se evite pe cat posibil, asteptarile. Desigur ca timpul de audiere este diferit de la caz la caz, in functie de complexitatea problemelor ridicate ceea ce ingreuneaza o programare a timpului pe ore si minute. sa fie caracterizata prin solicitudine, politete, deferenta, amabilitate, cu atat mai mult cu cat respectivele persoane nu vin de cele mai multe ori de placere, ci indemnate de o serie de insatisfactii sau nevoi pe care le au. " Introducerea cetatenilor se face in ordinea inscrierii lor. Deloc de neglijat, necesitatea unei depline confidentialitati asupra persoanelor si a problemelor discutate, se impune ca un element de baza in muncaintr-un secretariat. Printre cele mai insemnate motive care pot determina imposibilitatea primirii vizitatorilor sunt: organizarea unei sedinte importante si prelungite; pregatirile pentru plecarea intr-o delegatie; participarea la primirea unor oaspeti importanti (de regula din strainatate); reluarea activitatii la intoarcerea din delegatii etc.
Pagina 25 din 79
PARTEA a II-a LUCRU CU BAZE DE DATE IN EXCEL SI ACCESS Ce este o baza de date? O baza de date este o colectie structurata de articole de date. Articolele pot fi manipulate pentru extragerea informatiilor utile. Cea mai importanta componenta a unei baze de date este tabelul, in care informatiile sunt arganjate in randuri si coloane. O baza de date poate include si interogari, formulare, rapoarte.
Capitolul 1 Baze de date in Microsoft Office Excel
Subcapitolul 1 Liste de date 1.1 Ce este o lista? O modalitate de a stoca date intr-o foaie de calcul este lista. O lista este o serie etichetata de randuri care contin date similare. De exemplu, o lista poate fi o lista obisnuita de clienti si numarul lor de telefon sau o baza de date de facturi. Listele Microsoft Excel au cateva caracteristici comune : Celulele de pe aceeasi coloana contin date similare ; Primul rand contine etichete de coloana ; Randurile dintr-o coloana contin seturi similare de date
1.2. Utilizarea unei liste ca o baza de date Putem sa ne imaginam o lista ca o simpla baza de date, unde: randurile sunt inregistrari si coloanele sunt campuri; Un camp este o singura coloana ; Etichetele de coloane sunt nume de campuri ;
Pagina 26 din 79
O inregistrare este un rand dintr-o lista. Nu este nevoie sa se faca nimic special listei pentru a o face o baza de date. Atunci cand se executa mai multe operatii specifice bazei de date - cum ar fi gasirea, sortarea sau subtotalizarea datelor - Microsoft Excel recunoaste automat lista ca o baza de date.
1.3. Crearea unei liste intr-o foaie de calcul Microsoft Excel are mai multe facilitati automate care usureaza gestiunea si analiza datelor intr-o lista. Pentru a beneficia din plin de aceste facilitati, se introduc randurile si coloanele intr-o lista conform recomandarilor de mai jos. Dimensiunea si pozitia listei. Se va evita sa avem mai mult de o lista pe o foaie de calcul, deoarece o serie de facilitati de gestiune liste - cum ar fi filtrarea - pot fi utilizate numai pe o lista la un moment dat intr-o foaie de calcul. Sa se lase cel putin o coloana libera si un rand liber intre lista si celelalte date de pe foaia de calcul. In acest fel, Microsoft Excel va putea selecta automat lista atunci cand sortam, filtram sau inseram subtotaluri automate . Pentru a obtine rezultate mai bune, se va evita stocarea altor date critice la stanga sau la dreapta listei, deoarece acestea pot fi ascunse atunci cand filtram lista. O lista poate fi tot atat de mare cat intreaga foaie de calcul: 16 384 de randuri pe 256 de coloane. Crearea unei liste impune urmatoarele: a. Etichete de coloana. Crearea de etichete de coloana pe primul rand al listei. Microsoft Excel utilizeaza aceste etichete pentru a crea rapoarte si a gasi si organiza date. Se va Utiliza un font, tip de data, aliniere, format, model, chenar sau stil de scriere majuscule pentru etichetele de coloana, care sa fie diferite de formatul stabilit pentru datele din lista. Se va utiliza chenarul celulei pentru a insera linii sub etichete, daca se doriste sa se separe etichetele de date, nu se va utiliza randuri libere sau linii intrerupte. Daca o eticheta de coloana este mai lata decat datele din coloana, putem continua pe linia urmatoare textul. Se va selecta eticheta, alegem comanda Cells (Celule) din menial Format. Apoi Se va selecta tabulatorul Alignement (Aliniere) si marcam cutia de selectare Wrap Text
Pagina 27 din 79
(Continua automat textul pe randul urmator). b. Continutul randurilor si coloanelor. Proiectam lista astfel incat toate randurile sa aiba elemente similare in aceeasi coloana. Nu inseram spatii suplimentare la inceputul unei cellule. Spatiile suplimentare afecteaza sortarea si cautarea. Se va utiliza acelasi format pentru toate celulele dintr-o coloana. Pentru a aplica un format celulei, se va utiliza comanda Cells (Celule) din meniul Format. c. Numirea listelor Daca vomfolosi lista intr-un model mai mare de foaie de calcul, atunci putem dori sa o denumi folosind cutia Name (Nume) din bara de formule sau comanda Name (Nume) din meniul Insert (Inserare). Apoi, ori de cate ori Microsoft Excel cere o referinta la lista, putem folosi acest nume. Totusi, nu avemnevoie sa denumim lista pentru a folosi oricare din facilitatile de gestiune a-listelor puse la dispozitie de Microsoft Excel. Daca numim lista Database, Microsoft Excel identifica intotdeauna primul rand ca etichete sau nume de campuri. d. Scrierea cu majuscule Putem utiliza fie litere mari fie litere mici atunci cand tastam date intr-o lista. Microsoft Excel face distinctie intre litere mari si mici numai cand sortam si atunci numai cand Se va selecta optiunea de sortare Case Sensitive (Diferentiaza litere mari si mici ). Formule Putem utiliza formule pentru a calcula valori in coloane, asa cum se facain orice alta celula a foii de calcul. Atunci cand sortam sau cautam valori intr-o lista, Microsoft Excel utilizeaza valorile produse de formule si nu formulele insele. 1.4. Gasirea si afisarea unui subset de date Pentru a edita, imprima, stabili formatul, face subtotaluri sau crea o diagrama dintrun subset al unei liste, putem filtra lista. Filtrarea ascunde temporar toate randurile care nu indeplinesc criteriile de cautare specificate. Utilizand AutoFilter (AutoFiltrare), cu un clic al mouse-ului, putem gasi randurile si coloanele care contin elementele selectate. Utilizand Advanced Filter (Filtrare complexa), putem crea criterii de cautare particularizate, folosind formule si criterii multiple. Cu Microsoft Excel putem insera subtotaluri automate pe coloanele pe care le
Pagina 28 din 79
alegem. Putem, de asemenea, crea interactiv tabele sumar, numite tabele pivot, care aranjeaza in forma de tabel datele extrase dintr-o lista. Tabelele pivot ne ajuta sa comparam si sa analizamdatele, utilizand o macheta si un mod de calcul ales. 1.5. Intretinerea unei listi utilizand machete de date De indata ce am creat o lista, putem adauga, gasi, edita sau sterge inregistrari, utilizand o macheta de date. O macheta de date este o cutie de dialog care afiseaza la un moment dat o inregistrare completa. Pentru a utiliza o macheta de date, lista. trebuie sa aiba etichete de coloana. Inainte de a tasta prima inregistrare in macheta de date, trebuie sa tastam etichetele de coloana in foaia de calcul. Nu trebuie, in mod obligatoriu, sa se utilizeze o macheta de date pentru a edita sau gasi date intr-o lista. Putem edita celulele direct intr-o lista sau o baza de date. 1.5.1. Cum lucreaza o macheta de date? Putem utiliza o macheta de date cu o lista sau o baza de date Microsoft Excel sau cu orice zona de date organizate in coloane etichetate. Atunci cand Se va selecta o singura celula din lista. si alegem comanda Form (Macheta) din meniul Data (Date), Microsoft Excel afiseaza o cutie de dialog care contine prima inregistrare din lista. Cand tastam sau editam date in macheta de date, celulele corespunzatoare din foaia de calcul reflecta modificarile pe care le facem. 1.5.2. Elementele unei machete de date Cutia de dialog a machetei de date consta, in principal, dintr-un titlu, campurile machetei de date, cutiile de editare si butoanele de comenzi. a. Cutia de editare Etichetele de coloana sunt utilizate ca nume de campuri ale machetei de date Indicator al numarului inregistrarii b. Butoane de comanda c. Campuri ale machetei de date d. Bara de defilare e. Titlul machetei de date
Pagina 29 din 79
Bara de titlu din partea de sus a cutiei de dialog afiseaza numele foii de calcul care contine lista. Campurile care formeaza o inregistrare sunt pastrate ca un singur rand intr-o lista. Cutia de dialog a machetei de date afiseaza campurile in unul din urmatoarele doua moduri: Campurile ce contin vatori constante, pe care le putem edita, apar intr-o cutie de editare. Campurile calculate, pe care nu le putem edita, nu apar intr-o cutie de editare. Aceste campuri contin rezultatele formulelor. Campurile apar in macheta de date in ordinea in care apar de la stanga la dreapta in foaia de calcul. Latimea celei mai largi coloane din lista determina lungimea cutiilor de editare pentru campuri in cutia de dialog a machetei de date. Numele de campuri sunt create din etichetele de coloana asa cum apar in lista. Pentru a schimba un nume de camp in macheta de date, trebuie schimbata eticheta de coloana asociata din foaia de calcul. Bara de defilare de la dreapta campurilor arata pozitia aproximativa a inregistrarii afisate in lista si permite rasfoirea inregistrarilor. Indicatorul numarului inregistrarii se afla In coltul din partea dreapta sus al cutiei de dialog si arata ce inregistrare este afisata si cate inregistrari sunt in lista. La prima afisare a machetei de date, Microsoft Excel afiseaza prima inregistrare din lista. Butoanele de comanda se utilizeaza pentru: Adaugarea unei not inregistrari Stergerea unei inregistrari afisate Anularea modificarilor din inregistrarea afisata Mutarea intre inregistrari alaturate Gasirea inregistrarilor pe baza criteriilor specificate Putem afisa pana la 32 de campuri in macheta de date. 1.5.3. Introducerea unei inregistrari Comutam in foaia de calcul ce contine lista. si alegem comanda Form (Macheta) din meniul Data (Date). Apoi alegem butonul New (Nou) si completam campurile pe care le dorim. Se va utiliza tasta TAB pentru a ne deplasa printre campuri. Cand am terminat, tastam ENTER in Microsoft Excel pentru Windows. Microsoft Excel adauga inregistrarea la sfarsitul listei.
Pagina 30 din 79
Daca Microsoft Excel detecteaza date in randul de sub ultimul rand, atunci afiseaza un mesaj. Pentru obtinerea unor rezultate corecte, nu trebuie sa plasam date imediat sub lista. 1.5.3. Gasirea unei inregistrari Exista trei modalitati de a gasi inregistrari utilizand machete de date: Rasfoim inregistrarile din lista utilizand butoanele Find Prev (Gaseste precedentul) si Find Next (Gaseste urmatorul) din cutia de dialog a machetei de date. Rasfoim utilizand bara de defilare din cutia de dialog a machetei de date. Se va utiliza butonul Criteria (Criterii) pentru a gasi un subset de inregistrari pe baza unor criterii specificate. Atunci cand alegem butonul Criteria (Criterii) din cutia de dialog a machetei de date; Microsoft Excel modifica macheta de date astfel incat datele pe care le tastam in campuri sa fie interpretate drept conditii de cautare numite criterii de comparare. Criteriile de comparare pot fi un sir de caractere care dorim sa se potriveasca, cum ar fi "Northwind Traders" sau o expresie, cum ar fi ">300". Putem, de asemenea, sa specificam criterii pentru campuri calculate. Atunci cand specificam criterii de cautare in cutia de dialog a machetei de date, Microsoft Excel cauta inregistrarile care indeplinesc toate criteriile specificate. Pentru a afisa o inregistrare care indeplineste criteriile, alegem butonul Find, Next (Gaseste urmatorul). Pentru a afisa inregistrarea anterioara care indeplineste criteriile, alegem butonul Find Prev (Gaseste precedentul). Cand specificam criteriile prin utilizarea butonului Criteria (Criteria), butoanele Find Next (Gaseste urmatorul) si Find Prev (Gaseste precedentul.) ne permit sa ne deplasam numai printre inregistrarile care indeplinesc toate criteriile specificate. Pentru a obtine din nou acces la intreaga lista, alegem butonul Criteria (Criteria) si apoi alegem butonul Clear (Goleste). Pentru detalii despre specificarea criteriilor de comparatie, alegem butonul Help (Ajutor) din cutia de dialog a machetei de date. Pentru a afisa intregul subset de inregistrari in acelasi timp, alegem comada Filter (Filtreaza) din meniul Data (Date) si apoi alegem comanda AutoFilter (AutoFiltrare) pentru a gasi toate inregistrarile. Comanda AutoFilter (AutoFiltrare) afiseaza toate inregistrarile care indeplinesc criteriile specificate, astfel incat le putem edita, tipari, stabili formatul si sterge pe toate in acelasi timp.
Pagina 31 din 79
1.5.4.Editarea unei inregistrari Putem utiliza o macheta de date pentru a edita orice camp, cu exceptia campurilor protejate si a celor calculate. Daca un camp poate fi editat, datele pentru acest camp sunt afisate intr-o cutie de editare. Campurile pe care le putem edita apar in cutia de editare. Campurile calculate si cele protejate nu pot fi editate. Daca nu dorim ca un camp sa fie editat, putem sa-l protejam. Pentru a proteja un camp, trebuie activata protectia foii de calcul, utilizand comanda Protection (Protejeaza) din meniul Tools (Instrumente). Microsoft Excel protejeaza toate celulele, cu exceptia celor care au fost deblocate. Daca este activata protectia foii de calcul, nu putem tasta date pentru noi inregistrari in campurile blocate pana cand nu deprotejam foaia de calcul sau deblocam celulele specifice. 1.6. Stergerea unei inregistrari Afisam inregistrarea pe care dorim sa o stergem si apoi alegem butonul Delete (Sterge). Microsoft Excel elimina intotdeuna din lista randul ce contine inregistrarea stearsa si apoi muta toate randurile de sub acesta cu o pozitie mai sus. 1.6. Stergerea unei inregistrari O lista poate fi utilizata si ca un tabel de cautare. Intr-un tabel de cautare, putem utiliza o formula specifica foii de calcul pentru a gasi un element al datelor care este asociat cu alt element al datelor in aceeasi lista. De exemplu, putem gasi numele produsului si pretul unitar pentru un element din lista daca se cunoaste codul produsului. Introducerea lui Product ID (cod produs) intoarce din lista numele produsului asociat si pretul lui unitar. Elementul datei pe care il se va utiliza pentru a gasi un alt element al datei este numit valoare de cautare. O data ce am tastat valoarea de cautare intr-o celula din foaia de calcul, putem utiliza functia VLOOKUP pentru a gasi celelalte valori din lista. Functia VLOOKUP compara valoarea de cautare cu prima coloana din lista si intoarce o valoare asociata in acelasi rand. Pentru a utiliza functia VLOOKUP, tastam o formula care sa utilizeze urmatoarea sintaxa intr-o celula libera de pe foaia. de calcul:
Pagina 32 din 79
=VLOOKUP(lookup value,table array,col index num,range lookup) Argumentul lookup value specifica valoarea de cautare pe care dorim sa o comparam cu prima Utilizarea unei adrese de celula ne permite sa modificam rapid valoarea pe care dorim sa o folosim ca valoare de cautare. Argumentul table array specifica zona care contine intrega lista. Argumentul col_index identifica numarul coloanei care contine valoarea de returnat. Argumentul range lookup indica produsului Microsoft Excel cum sa compare valoarea de cautare cu prima coloana. Valoarea FALSE introdusa indica produsului Microsoft Excel sa gaseasca o potrivire exacta a valorii de cautare. Daca tabelul. de cautare este fixat astfel incat valorile de cautat sunt pe primul rand si nu pe prima coloana, putem utiliza functia HLOOKUP in locul functiei VLOOKUP. Atunci cand coloana de cautare nu este prima coloana a listei. Functia VLOOKUP cere ca pozitia coloanei de cautare - coloana pe care dorim sa o comparam cu valoarea de cautare - sa fie prima din lista. Trebuie sa utilizam alte functii daca dorim sa gasim o valoare de cautare intr-o alta coloana decat prima. De exemplu, se va utiliza functiile MATCH si INDEX impreuna, pentru a localiza o valoare in care valoarea de cautare sa se potriveasca exact cu o valoare din coloana de cautare. Se va utiliza functia MATCH pentru a gasi pozitia valorii de cautare. Se va utiliza forma matriciala a functiei INDEX pentru a gasi elementul asociat al datelor utilizand acel numar de pozitie. Pentru mai multe informatii despre argumentele pentru functiile MATCH si INDEX, se face clic pe butonul Function Wizard (Asistent funetie) din bara de instrumente Standard sau Help (Ajutor interactiv). Pentru a utiliza etichetele de coloana cu functiile MATCH si INDEX, trebuie, mai intai, sa numim coloanele, fie utilizand cutia Name (Nume) din bara de formule fie alegand comanda Name (Nume) din meniul Insert (Inserare) si apoi alegand comanda Create Name (Creeaza nume). Putem utiliza Function Wizard (Asistent functie), care ne va ghida in introducerea functiilor CLOOKUP, MATCH si INDEX, in loc de a tasta formulele singuri. Pentru a utiliza Function Wizard (Asistent functie), se face clic pe butonul Function Wizard (Asistent functie) si Se va selecta functia pe care dorim sa o utilizam din cutia Function Name ( Nume functie). Putem utiliza functia VLOOKUP si pentru a gasi a valoare care face parte dintr-un domeniu de valori.
Pagina 33 din 79
1.8. Stabilirea unei liste pentru un domeniu de cautare Deoarece Microsoft Excel cauta o potrivire aproximativa pentru valoarea de cautare, trebuie sa ne aranjam lista in asa fel incat valorile pe care dorim sa le comparam cu valoarea. de cautare - valorile de comparare - sa apara in ordine ascendenta. Aceasta deoarece Microsoft Excel cauta prima valoare care este mai mare decat valoarea de cautare, se intoarce o pozitie si apoi intoarce valoarea asociata. Se introduc valorile de comparare in ordine ascendenta. Daca se va utiliza o lista care exista deja, un mod usor de a aranja valorile in ordine ascendenta este acela de a sorta lista pe coloana ce contine valorile de comparare. Se va utiliza comanda Sort (Sorteaza) din meniul Data (Date). Ordinea ascendenta pentru numere merge de la cel mai mic numar negativ la cel mai mare numar pozitiv ( cum este de la +99 la 99). Pentru valori text, aceasta este ordinea normala alfabetica de la A la Z. Pentru date calendaristice si ore, ordinea ascendenta este de la cea mai mica data sau ora la cea mai mare. 1.9. Cum se sorteza si se filtreaza Microsoft Excel ne usureaza organizarea, gasirea si crearea de rapoarte din datele memorate intr-o lista prin Sortare, pentru a organiza datele dintr-o lista intr-o ordine alfabetica, riumerica sau cronologica. Filtrate, pentru a gasi si a lucra rapid cu un subset de date fara a le muta sau sorta. a. Cum se sorteza Cand sortam o lista, Microsoft Excel rearanjeaza randurile in functie de continutul uneia sau mai multor coloane. Daca o coloana din lista. contine un set limitat de elemente, cum ar fi numerele departamentelor sau numele produselor, sortarea plaseaza randurile cu elemente identice impreuna. Putem, de asemenea, sorta date dintr-un plan sau de pe un singur rand sau coloana sau putem sorta o lista care a fost filtrata.
Pagina 34 din 79
b. Cum se filtreaza Filtrarea este o cale rapida si usoara de a gasi si a lucra cu un subset de date dintr o lista. Cand filtram o lista, Microsoft Excel afiseaza numai randurile care contin o anumita valoare sau indeplinesc un set de conditii de cautare, numite criterii. Spre deosebire de sortare, filtrarea nu rearanjeaza o lista. Filtrarea ascunde temporar randurile pe care nu dorim sa le afisam. Exista doua cai de a filtra o lista in Microsoft Excel: Se va utiliza AutoFilter (AutoFiltrare) pentru a filtra rapid lista prin potrivirea continutului celulelor sau utilizand criterii de comparatie simple, cum ar fi "afiseaza randurile in care vanzarile sunt mai mari de ?000". Se va utiliza Advanced Filter (Filtrate complexa) pentru a filtra date pe baza unor criterii complexe sau calculate. Putem, de asemenea, folosi Advanced Filter (Filtrate complexa) pentru a copia automat datele care satisfac criteriile specificate, la alta adresa. Atunci cand Microsoft Excei filtreaza randuri, foaia de calcul curenta este plasata in modul filtrare. Cand suntem in modul filtrare, putem edita, stabili formate, face diagrame si imprima subsetul listei curente fara a fi necesar sa il rearanjam sau sa il mutam. , Putem, de asemenea, sa gasim randurile sau inregistrarile dintr-o lista folosind o macheta de date. Cu o macheta de date, putem afisa o inregistrare la un moment dat intr-o cutie de dialog, pentru a o vizualiza si edita mai usor.
Pagina 35 din 79
Subapitolul 2 Sortare date dintr-o lista
Cand sortam o lista, Microsoft Excel rearanjeaza randurile in functie de continutul unei coloane alese coloana Sort By (Sorteaza dupa). Putem, de asemenea, sa sortam randurile selectate sau datele dintr-o singura coloana. Putem, de asemenea, alege o ordine de sortare ascendenta sau descendenta. Ordinea de sortare este modul in care dorim ca datele sa fie aranjate. De exemplu, cand folosim o ordine ascendenta, numerele sunt sortate de la 1 la 9, textul este sortat de la A la Z, iar datele calendaristice sunt sortate de la cele mai vechi pana la cele mai recente. Cand folosim o ordine descendenta, numerele sunt sortate de la 9 la 1, textul este sortat de la Z la A, iar datele calendaristice sunt sortate de la cele mai recente la cele mai vechi.
2.1. Executarea unei sortari simple Pentru a sorta intrega lista curenta, Se va selecta numai o singura celula din lista si alegem comanda Sort (Sorteaza) din meniul Data (Date). Microsoft Excel selecteaza automat intreaga lista. Daca lista curenta are etichete de coloana pe primul rand, Microsoft Excel le exclude din sortare si le utilizeaza pentru a ne ajuta sa alegem coloana Sort By (Sorteaza dupa). Daca Microsoft Excel nu selecteaza automat datele pe care dorim sa le sortam, Se va selecta manual datele si alegem comanda Sort (Sorteaza) din nou. Randurile care contin elemente duplicate in coloana Sort By (Sorteaza dupa) spar impreuna in lista sortata in ordinea initiala. Daca dorim sa sortam aceste randuri duplicate mai departe, putem specifica o a doua coloana dupa care se sorteaza, in prima cutie Then By (Apoi dupa). Daca exista elemente duplicate in aceasta a doua coloana, putem specifica o a treia coloana dupa care se sorteaza, in a doua cutie Then By (Apoi dupa). Putem sorta dupa pana la trei coloane la un moment dat. Microsoft Excel salveaza optiunile de sortare pe care le-am selectat in cutia de dialog Sort (Sorteaza) si cutia de dialog Sort Options (Optiuni sortare) - cum ar fi coloana dupa care se face sortarea, ordinea de sortare (ascendenta sau descencenta) si orientarea
Pagina 36 din 79
sortarii (de sus in jos sau de la stanga la dreapta) - si le afiseaza de fiecare data cand alegem comanda Sort (Sorteaza), pana cand modificam optiunile sau pana cand sortam o alta lista. Randurile sau coloanele ascunse nu sunt mutate atunci cand se face o sortare, cu exceptia cazului in care acestea sunt parte a unui plan.
2.2. Anularea unei sortari Daca nu ne plac rezultate unei sortari, putem sa le anulam, alegand imediat comanda Undo Sort (Anuleaza sortare) din meniul Edit (Editare). Pentru a putea readuce lista. la starea nesortata originala dupa mai multe sortari consecutive, putem numerota randurile inainte de sortare. Inseram si etichetam o coloana in cadrul listei si o completam cu numere in secventa, folosind facilitatea AutoFill (AutoUmplere) sau comanda Fill (Umple) din meniul Edit (Editare). Apoi, atunci cand dorim sa readucem lista in forma originala, pur si simplu o sortam dupa aceasta coloana. 2.3. Sortarea rapida a unei liste Daca avomnevoie de sortare numai dupa o singura coloana, atunci putem sorta o lista rapid selectand o celula din acea coloana si facand apoi clic pe butonul Sort Ascending (Sorteaza ascendent). Microsoft Excel sorteaza toate randurile din lista, cu exceptia etichetelor de coloana, in ordine ascendenta, dupa continutul coloanei selectate. Pentru a sorta lista in ordine descendenta, se face clic pe butonul Sort Descending (Sorteaza descendent). Butoanele Sort Ascending (Sorteaza ascendent) si Sort Descending (Sorteaza descendent) folosesc optiunile - cum ar fi o ordine de sortare particularizata sau optiunea de diferentiere intre litere mari si mici - specificate la momentul curent in cutia de dialog Sort Options (Optiuni sortare). 2.3.1. Sortarea dupa o coloana care contine numere sau text si numere. Cand coloana specificata prin Sort By (Sorteaza dupa) contine numere, ne asiguram ca toate numerele sunt in format numeric sau ca toate sunt reprezentate ca text. In cazul in care coloana dupa care dorim sa sortam contine atat numere cat si numere care includ caractere text (de exemplu, 100, 100a, 200, 200a), stabilim pentru toate
Pagina 37 din 79
formatul text, daca dorim ca sortarea sa ia in considerare si caracterele text. Daca nu se face acest lucru, Microsoft Excel va sorta mai intai numerele si apoi numerele care includ text (100, 200, 100a, 200a). Pentru a stabili unui numar un format de text, asezam inaintea numarului un apostrof ('). 2.3.2. Ordinea de sortare Putem sorta o lista in ordine ascendenta, descendenta sau folosind o ordine de sortare particularizata, definita anterior. Continutul si tipul datelor determina modul in care o valoare este sortata. Ordine de sortare ascendenta inseamna: Numere, de la cel mai mic numar negativ la cel mai mare numar pozitivs date si ore, dela cele mai vechi pana la cele mai recente. Valori text, sorteaza mai intai numere introduse ca text si apoi textul obisnuit. Valori logice, FALSE si apoi TRUE Valori eronate, ca de exemplu, #VALUE! sau #NAME?, in ordinea in care acestea sunt gasite. Spatii Ordine de sortare descendenta inseamna: Atunci cand Se va selecta o ordine de sortare descendenta, Microsoft Excel sorteaza valorile in ordinea opusa sortarii ascendente, cu exceptia celulelor libere, care sunt intotdeauna sortate la urma. Cum identifica Microsoft Excel etichetele de coloana in sortare Microsoft Excel identifica etichetele de coloana comparand tipul de format de pe primele randuri ale listei. Daca exista o diferenta intre randuri - de exemplu, tip date, scrise cu majuscule, font, aliniere sau model - Microsoft Excel identifica primul rand ca fiind etichete de coloana si-l exclude din sortare, selectand automat butonul optiune Header Row (Rand antet) sub My List Has (Lista mea are) din cutia de dialog Sort (Sorteaza). Microsoft Excel poate identifica pana la doua randuri de etichete de coloana. Daca nu exista nici o diferenta relativ la tipul datelor, scrierea cu majuscule, font, aliniere sau model intre primele randuri si randurile care urmeaza, atunci Microsoft Excel nu identifica etichete de coloana. Microsoft Excel selecteaza automat butonul optiune No Header Row (Fara rand antet) sub My List Has (Lista mea are) din cutia de dialog Sort (Sorteaza). Daca dintr-un anumit motiv, Microsoft Excel identifica primul rand ca
Pagina 38 din 79
reprezentand etichete de coloana si dorim ca acest rand sa fie inclus in sortare, atunci Se va selecta manual butonul optiune No Header Row (Fara rand antet). Putem apoi selecta o coloana dupa care sa se sorteze, folosind numele generic al acesteia (Column A, Column B etc.). 2.3.3. Sortarea de la stanga la dreapta a coloanelor dintr-o lista Cu comanda Sort (Sorteaza), putem sorta coloane in loc de randuri. Alegem butonul Options (Optiuni) din cutia de dialog Sort (Sorteaza). In cutia de dialog Sort Options (Optiuni sortare), Se va selecta butonul de optiune Sort Left To Right (Sorteaza de la stanga la dreapta) iar apoi alegem butonul OK. Se va selecta in continuare randurile pe care dorim sa le sortam (Row 1, Row 2 etc.) in cutiile Sort By (Sorteaza dupa) si Then By (Apoi dupa). 2.3.4. . Sortarea elementelor dintr-un tabel pivot Atunci cand alegem comanda Sort (Sorteaza) dupa selectarea unei celule dintr-un tabel pivot, Microsoft Excel ne afiseaza o curie de dialog Sort (Sorteaza) speciala. 2.3.5. Sortarea unei liste care include obiecte grafice Daca lista pe care dorim sa o sortam contine obiecte grafice cum ar fi butoane, cutii text sau desene. Microsoft Excel le sorteaza o data cu randul asociat. Daca nu dorim ca un obiect sa fie sortat o data cu lista, atunci Se va selecta obiectul si alegem comanda Object (Obiect) din meniul Format. Se va selecta apoi tab-ul Properties (Proprietati) si Se va selecta butonul optiune Don't Move Or Size With Cells (Nu muta sau dimensiona cu celulele) de sub Object Positioning (Pozitionare obiect). 2.3.6. Sortarea datelor selectate Pentru a sorta numai un subset al randurilor sau pentru a sorta datele dintr-o singura coloana a unei liste, Se va selecta mai intai randurile sau coloanele pe care dorim sa le sortam si apoi alegem comanda Sort (Sorteaza). Daca Se va selecta date dintr-o singura coloana sau rand, Microsoft Excel afiseaza un mesaj prin care ne cere sa confirmam ca dorim sa sortam numai celulele selectate. Daca Se va selecta butonul optiune Continue With The Current Selection (Continua cu selectia curenta) si activati sortarea, atunci Microsoft Excel sorteaza numai datele selectate, celelalte date fiind lasate la locul lor.
Pagina 39 din 79
Sortarea unor date selectate nu muta aceste date in coloane sau randuri adiacente. Sortarea dupa patru sau mai multe coloanee Desi o lista poate avea pana la 256 de coloane, la un moment dat putem face sortarea numai dupa cel mult trei coloane. Daca dorim sortarea dupa patru sau mai multe coloane, atunci sortam lista de doua sau mai multe ori. Sortam mai intai lista dupa ultimele trei coloane cel mai putin importante. Alegem apoi comanda Sort (Sorteaza) din nou pentru a sorta coloanele care au ramas, in ordinea importantei lor. De exemplu, presupunem ca dorim sa sortam o lista dupa Type (Tip), Salesperson (Vanzator), Region (Zona) si Sales (Vanzari). Mai intai sortam lista specificand Salesperson (Vanzator) in cutia Sort By (Sorteaza dupa) si Region (Zona) si Sales (Vanzari) in cutiile Then By (Apoi dupa). Alegem apoi din nou comanda Sort (Sorteaza). Sortam lista din nou selectand Type (Tip) in cutia Sort By (Sorteaza dupa) si None (Niciunul) in cutiile Then By (Apoi dupa). Mai intai sortam dupa Salesperson (Vanzator), Region (Zona) si Sales (Vanzari) apoi sortam din nou dupa Type (Tip). 2.4. Utilizarea unei ordini de sortare particularizate In loc de a alege o ordine de sortare ascendenta sau descendenta, putem specifica o ordine de sortare particularizata pentru coloana Sort By (Sorteaza dupa). O ordine de sortare particularizata nu utilizeaza reguli de sortare numerica sau alfabetica obisnuite. Pentru a utiliza o ordine de sortare particularizata, alegem butonul Options (Optiuni) din cutia de dialog Sort (Sorteaza), apoi Se va selecta o ordine de sortare particularizata, prin cutia First Key Sort Order (Ordine de sortare dupa prima cheie). Cand coloana specificata in Sort By (Sorteaza dupa) contine articole care nu sunt recunoscute de ordinea de sortare particularizata specificata, atunci acestea sunt sortate la urma, in ordine numerica sau alfabetica standard. Optiunile privind ordinea de sortare ascendenta sau descendenta selectate pentru coloana specificata in Sort By (Sorteaza dupa) din cutia de dialog Sort (Sorteaza) se aplica si ordinii de sortare particularizate. De exemplu, o ordine de sortare descendenta pentru "Jan, Feb, Mai-,"ar putea fi "Dec, Nov, Oct" s.a.m.d. Microsoft Excel utilizeaza ordinea de sortare particularizata pana cand Se va selecta o alta ordine de sortare particularizata sau sortam o alta lista.
Pagina 40 din 79
Ordinea de sortare particularizata se aplica numai coloanei pe care am specificat-o in cutia Sort By (Sorteaza dupa) din cutia de dialog Sort (Sorteaza). Nu putem aplica o ordine de sortare particularizata coloanelor specificate in cutiile Then By (Apoi dupa). 2.4.1. Crearea unei ordini particularizate de sortare Putem sa ne cream propria ordine de sortare, cum ar fi "Minim, Mediu, Maxim", folosind tab-ul Custom Lists (Liste particularizate) din cutia de dialog Options (Optiuni). Pentru a afisa cutia de dialog Options (Optiuni) si tab-ul Custom Lists (Liste particularizate), alegem comanda Options (Optiuni) din meniul Tools (Instrumente). In cutia List Entries (Intrari lista), tastam fiecare element unit din coloana. Sort By (Sorteaza dupa). Tastam aceste elemente in ordinea in care dorim sa apara atunci cand vomsorta lista in ordine ascendenta. Noua ordine de sortare particularizata astfel specificata devine o optiune pe care o putem selecta atunci cand alegem comanda Sort (Sorteaza). 2.4.2. Sortare date din plan Atunci cand sortam randuri care fac parte dintr-un plan al unei foi de calcul, grupurile de pe nivelul cel mai inalt (grupurile de pe nivelul 1) sunt sortate astfel incat randurile sau coloanele care sunt grupate impreuna raman impreuna. Pentru a sorta randurile unui plan al foii de calcul, Se va selecta o singura celula din datele si alegem comanda Sort (Sorteaza) din meniul Data (Date). Daca Microsoft Excel nu selecteaza exact ceea ce asteptam, atunci vom selecta randurile manual si alegem din nou comanda Sort (Sorteaza). Pentru a sorta coloanele de la stanga la dreapta in cadrul listei. in locul sortarii de randuri, alegem butonul Options (Optiuni) din cutia de dialog Sort (Sorteaza) si Se va selecta butonul de optiune Left To Right (De la stanga la dreapta) din Sort Orientation (Orientare sortare). Daca nivelul 1 al planului. consta dintr-un singur grup, atunci Microsoft Excel sorteaza grupurile de pe nivelul 2. 2.5. Sortarea unei liste care are subtotaluri automate Daca planul. a fost creat prin inserarea unor subtotaluri automate, este necesara ascunderea randurilor detaliu inainte de sortare.
Pagina 41 din 79
Subcapitolul 3 Filtrarea datelor
3.1. Filtrare liste utilizand AutoFilter (AutoFiltrare) AutoFilter (AutoFiltrare) ne permite sa afisam un subset al listei. cu un simplu clic pe butonul unui mouse. Atunci cand alegem comanda Filter (Filtreaza) din meniul Data (Date) si apoi AutoFilter (AutoFiltrare), Microsoft Excel plaseaza sageti verticale, direct in etichetele de coloana ale listei. Daca se face clic pe o astfel de sageata se afiseaza o lista cu toate articolele unice din acea coloana. Selectand un articol dintr-o lista pentru o coloana anume, putem ascunde instantaneu toate randurile, cu exceptia acelora care contin valoarea selectata. Elementul selectat dintr-o lista verticala a unei coloane este numit criteriu de filtrare. Putem filtra lista. in continuare, alegand un alt criteriu dintr-o alta coloana. Daca lista elementelor este lunga, atunci putem muta rapid un element din lista selectand sageata si tastand apoi prima litera din elementul dorit. Atunci cand ascundem randuri folosind criterii de filtrare, de fapt aplicam un filtru la o lista. Microsoft Excel ne ajuta sa recunoastem starea filtrului unei lisle prin crearea unui efect vizual. Sagetile pentru coloanele cu criteriu de filtrare selectat apar cu albastru pe foaia. de calcul. Titlurile randurilor apar cu albastru pe foaia de calcul. Bara de stare afiseaza numarul de randuri care satisfac criteriile sau textul "Filter Mode" (Mod Filtrare). La un moment dat putem filtra numai o lista a unei foi de calcul. 3.1.1. Aplicare AutoFilter (AutoFiltrare) coloanelor selectate Daca Se va selecta o singura celula inainte de alegerea comenzii AutoFilter (AutoFiltrare), atunci sagetile sunt aplicate tuturor etichetelor de coloana din lista. Daca dorim sa filtram o lista folosind coloane selectate, atunci Se va selecta etichetele pentru acele coloane inainte de a alege comanda AutoFilter (AutoFiltrare). Microsoft Excel ne aplica sagetile numai acelor coloane. Pentru a aplica sageti unei singure coloane, Se va selecta eticheta si celula de sub ea.
Pagina 42 din 79
3.1.2. Gasirea randurilor cu celule sau campuri libere Pentru a gasi randurile cu celule libere intr-o anumita coloana, Se va selecta Blanks (Liber) din lista verticala pentru acea coloana. De exemplu, daca dispuneti de o lista a clientilor potentiali si dorim sa gasim toate inregistrarile client fara data in coloana Sales Call (Cerere de vanzari), atunci Se va selecta optiunea Blanks (Liber) din lista verticala pentru Sales Call (Cerere de vanzari). 3.1.3. Gasirea randurilor cu celule ocupate Pentru a afisa toate randurile care contin date intr-o coloana specificata, Se va selecta optiunea NonBlanks (Ocupat) din lista verticala pentru acea coloana. 3.1.3. Stergerea unui filtru Pentru a elimina un criteriu de filtrarte pentru o singura coloana, Se va selecta All (Toate) din lista verticala pentru acea coloana. Pentru a reafisa toate randurile ascunse din lista, alegem comanda Filter (Filtreaza) din meniul Data (Date) si apoi alegem Show All (Arata tot). Pentru a reafisa toate randurile ascunse si pentru a elimina sagetile afisate de AutoFilter (AutoFiltrare), alegem comanda Filter (Filtreaza) si apoi initializam comanda AutoFilter (A utoFiltrare). 3.1.4. Filtrarea unei liste cu subtotaluri Deoarece Microsoft Excel nu recalculeaza automat subtotalurile atunci cand se face o filtrare, lista. trebuie sortata si filtrata inainte de a insera subtotaluri automate. 3.1.5. Folosirea de criterii particularizate cu AutoFilter (AutoFiltrare) Cu AutoFilter (AutoFiltrare) putem specifica si criterii particularizate pentru fiecare coloana. Acest lucru este util atunci cand dorim: Sa afisam randurile care contin oricare din doua elemente intr-un camp text; Sa afisam randurile care contin valori ce apartin unui domeniu de valori . Pentru a preciza criterii particularizate pentru o coloana, Se va selecta optiunea Custom (Particularizare) din lista verticala pentru coloana. Apoi tastam criteriile pe care dorim sa le aplicam coloanei in cutia de dialog Custom AutoFilter (AutoFiltrare particularizata). In loc sa tastam valorile pentru comparare in cutia de dialog Custom AutoFilter
Pagina 43 din 79
(AutoFiltrare particularizata), putem face clic pe sageata si Se va selecta un element din lista verticala care apare. Aceasta lista contine toate elementele unice ce apar in coloana. Atunci cand specificam criterii particularizate, putem selecta operatorul de comparare pe care dorim sa-l utilizam, de exemplu, "mai mare decat" (>) sau "egal cu" (=). Daca specificam doua criterii particularizate, alegem si modul cum dorim ca Microsoft Excel sa le aplice. Putem, de asemenea, utiliza metacaracterele (* sau ?) pentru a gasi valori aproximative. Pentru informatii despre folosirea metacaracterelor, alegem butonul Help (Ajutor) din cutia de dialog Custom AutoFilter (AutoFiltrare particularizata). 3.1.6. Filtrare liste utilizand criterii complexe Pentru a filtra o lista folosind criterii complexe altele decat cele pe care le am utilizat cu facilitatea AutoFilter (AutoFiltrare), folosim comanda Advanced Filter (Filtrare complexa) (meniul Data (Date), submeniul Filter (Filtrare)). Comanda Advanced Filter (Filtrare complexa) filtreaza lista., la fel cum o face si AutoFilter (AutoFiltrare), Boar ca nu afiseaza liste verticale pentru coloane. In schimb, putem tasta criteriile intr-o zona de criterii din foaia de calcul curenta. Pentru a utiliza comanda Advanced Filter (Filtrare complexa), mai intai cream zona de criterii folosind indicatiile schitate mai jos. Pentru rezultate corecte, plasam zona de criterii deasupra sau sub lista, astfel incat ea sa nu fie ascunsa atunci cand lista este filtrata. Se va selecta apoi o singura celula din lista, alegem comanda Filter (Filtreaza) din meniul Data (Date) si apoi alegem comanda Advanced Filter (Filtrare complexa). Atunci cand apare cutia de dialog Advanced Filter (Filtrare complexa), specificam: Zona care contine lista pe care dorim sa o filtram. Daca am selectat o singura celula din lista, atunci Microsoft Excel introduce adresa intregii liste. Zona care contine criteriile. Ne asiguram ca includem etichetele pentru criterii. Ne asiguram ca am selectat butonul optiune Filter The List, In-place (Filtreaza lista, pe loc) de sub Action (Actiune). Atunci cand alegem butonul OK, Microsoft Excel ascunde temporar toate randurile care nu satisfac criteriile specificate. Putem filtra numai o singura lista odata intr-o foaie de lucru. Nu putem realiza filtrari succesive folosind comanda Advanced Filter (Filtrare complexa). Daca modificam datele din zona de criterii si filtram din nou, Microsoft Excel aplica noile criterii atat randurilor ascunse cat si randurilor afisate din lista.
Pagina 44 din 79
3.1.7. Utilizarea adresele de celula relative sau absolute in criterii calculate Atunci cand folosim o adresa de celula relativa intr-o formula de criterii calculate. Microsoft Excel ajusteaza acea adresa pentru fiecare celula din coloana pe care o evalueaza. Se va utiliza adrese de celula relative pentru a desemna prima celula din coloana pe care o dorim evaluata. Se va utiliza adrese de celula absolute atunci cand comparam o coloana cu o celula a carei pozitie nu se modifica. Pentru a desemna o adresa de celula absoluta, o tastam cu semnul de dolar, de exemplu $A$1. Utilizarea nume. . ???.n criterii calculate In loc de a utiliza o adresa de celula relativa intr-o formula de criterii calculate, putem folosi eticheta de coloana cand ne referim la coloana de evaluat. Pentru rezultate corecte, denumim coloanele inainte de a le utiliza intr-o formula. Pentru a denumi coloanele din lista curenta, folosim cutia Name (Name) de pe bara de formule sau comanda Create Names (Creeaza nume) (meniul Insert (Inserare), submeniul Name (Nume)). Putem folosi etichete de coloana in formule, chiar daca nu denumim coloanele, prin utilizarea comenzii Create Names (Creaza nume). Microsoft Excel filtreaza lista, dar afiseaza eroarea #NAME? in celula care contine formula de criteriu calculat. Putem ignora aceasta eroare, deoarece ea nu afecteaza modul in care lista este filtrata. 3.1.8. Eliminarea unui Advanced Filter (Filtrare complexa) Pentru a afisa randurile ascunse utilizand comanda Advanced Filter (Filtrare complexa), alegem comanda Filter (Filtreaza) din meniul Data (Date), apoi alegem Show All (Arata tot). 3.1.9. Filtrare randuri sau inregistrari duplicate Putem utiliza comanda Advanced Filter (Filtrare complexa) pentru a ascunde randuri sau inregistrari duplicate intr-o lista. Mai intai, stabilim o zona de criterii. Apoi, cand alegem comanda Advanced Filter (Filtrare complexa) (meniul Data (Data), submeniul File (Fisier)), marcam cutia de selectare Unique Records Only (Numai inregistrari unice) inainte de a alege butonul OK. 3.1.10. Copiere date dintr-o lista in alta foaie de calcul Putem sa specificam numai o zona de pe foaia de calcul curenta in cutia Copy To Range (Copiaza in zona) din cutia de dialog Advanced Filter (Filtrare complexa). Daca
Pagina 45 din 79
dorim sa copiem date in alta foaie de calcul, se va utiliza una din urmatoarele metode. Cea mai usoara cale de a copia date in alta foaie este de a filtra lista pe locul ei, utilizand fie comanda AutoFilter (AutoFiltrare) fie comanda Advanced Filter (Filtrare complexa) din meniul Data (Date). Apoi copiem datele filtrate in alta foaie, utilizand comanda Copy (Copiaza) din meniul Edit (Editare). Daca dorim sa se utilizeze optiunea Copy To Another Location (Copiaza in alta pozitie) din cutia de dialog Advanced Filter (Filtrare complexa), ne comutam, mai intai, pe foaia de calcul in care dorim sa copiem, apoi alegem comanda Advanced Filter (Filtrare complexa). Putem apoi sa precizati zona lista si zonele de criterii, incluzand adresa foii. De exemplu. daca dorim sa copiem in Foaia2 si lista. este pe Foaia1, alegem comanda Advanced Filter (Filtrare complexa) din Foaia2. Apoi, in cutia List Range (Zona lista), tastam referinta la lista Foaia1, utilizand urmatoarea sintaxa: Foaia1 !zona in care Foaia1 este numele foii de calcul, iar zona este zona care contine lista. 3.2. Lucrul cu liste filtrate Filtrarea ne permite sa realizam operatii ca editare, imprimare, sortare si reprezentare in diagrama pe un subset al listei. Atunci cand se va utiliza AutoFilter (AutoFiltrare) si comenzi Advanced Filter (Filtrare complexa) pentru a ascunde randuri, suntem in modul Filter (Filtrare). In timp ce suntem in modul Filter (Filtrare), multe comenzi si facilitati Microsoft Excel opereaza numai pe randurile afisate. Acest lucru ne permite sa excludem acele randuri cu care nu dorim sa lucram. Stim ca suntem in modul Filter (Filtrare), deoarece titlurile de randuri de pe lista curenta sunt albastre, iar bara de stare afiseaza "Filter Mode" (Mod filtrare). Pentru a abandona modul Filter (Filtrate), afisam toate randurile ascunse din lista filtrata, utilizand comanda Show All (Arata tot) (meniul Data (Date), submeniul Filter (Filtrate)). 3.2.1. Utilizarea butonului AutoSum (AutoInsumare) cu o lista filtrata Daca se va utiliza butonul AutoSum (AutoInsumare) pentru a insuma o zona de date intr-o lista filtrata, Microsoft Excel afiseaza o valoare de total numai pentru datele afisate. Daca schimbam filtrul sau alegem comanda Show All (Arata tot), Microsoft Excel ajusteaza totalul in mod corespunzator.
Pagina 46 din 79
Microsoft Excel calculeaza valorile de subtotal utilizand o functie de insumare, cum ar fi Sum sau Average, pe care o alegem. Putem afisa subtotaluri pentru mai multe tipuri de calcule la un moment dat. Valorile de total general sunt intotdeauna derivate din datele de detaliu originale si nu din randurile de subtotal. De exemplu, daca se va utiliza functia de insumare Average, randul de total general afiseaza o medie a tuturor datelor de detaliu din lista si nu o medie a valorilor de subtotal. Valorile pentru totalui general sunt calculate utilizand aceeasi functie de insumare pe care o alegem pentru subtotaluri. Valorile de subtotal si total general sunt automat recalculate de indata ce editam randurile de detaliu. Microsoft Excel afiseaza automat randurile ascunse atunci cand inseram subtotaluri automate, in afara de cazul in care am filtrat mai intai lista. utilizand comanda Filter (Filtreaza) din meniul Data (Data).
Pagina 47 din 79
Subcapitolul 4 Totaluri complexe
Microsoft Excel ofera doua facilitati complexe pentru insumarea datelor: Bazele de date si functiile matematice selectate ne permit sa totalizam randuri sau celule care indeplinesc criteriile specificate. Deoarece functiile sunt utilizate in formule, putem sa le plasam oriunde pe foaia de calcul. Tabelele pivot ne permit sa cream tabele sintetice interactive din lista 4.1. Afisare subtotaluri automate intr-o lista Pentru a utiliza subtotaluri automate, datele. trebuie organizate in coloane etichetate. De exemplu, o lista de articole de vanzari poate include o coloana etichetata Salesperson (vanzator), care contine nume text; o coloana etichetata Type (tip), care contine categorii de marfuri; si o coloana etichetata Sales (vanzari), care contine sume in dolari. Cand se va utiliza comanda Subtotals (Subtotaluri), alegem: Elementele pentru care dorim subtotaluri, cum ar fi pentru fiecare vanzator din coloana Salesperson. Valorile pentru articolele de insumat, cum ar fi Sales (vanzari). Functia de insumare - cum ar fi Sum sau Average - de utilizat pe valori. Cand inseram subtotaluri automate, Microsoft Excel elaboreaza planul listei. Deoarece putem ascunde randuri utilizand simbolurile de plan, orice data pozitionata la stanga sau la dreapta listei poate fi ascunsa. Daca dorim ca aceasta data sa fie afisata tot timpul, o punem deasupra listei sau sub lista. Pentru a obtine rezultate corecte, lasam intotdeauna cel putin un rand sau o coloana libere intre lista. si celelalte date din foaia de calcul. 4.1.1. Pregatirea unei liste pentru subtotaluri automate Inainte de a insera subtotaluri automate, aranjam randurile in asa fel incat elementele de insumat sa fie grupate impreuna. O cale usoara de a face acest lucru este de a sorta lista, utilizand comanda Sort (Sorteaza) din meniul Data (Date). Pentru a alege coloanele dupa care dorim sa sortam, Se va selecta numele de coloana in cutia Sort By (Sorteaza dupa) si apoi in cutia Then By (Apoi dupa) din cutia de dialog Sort (Sorteaza).
Pagina 48 din 79
Putem sorta o lista dupa cel mult trei coloane. Putem, de asemenea, sorta o lista utilizand o ordine de sortare particularizata. 4.2. Afisare randuri de subtotal Odata ce lista este organizata, putem afisa subtotaluri automate selectand o singura celula din lista si alegand comada Subtotals (Subtotaluri) din meniul Data (Date). Microsoft Excel utilizeaza etichetele de coloana pentru a ne ajuta sa identificam elementele pe care le dorim grupate si valorile pe care le vrem insumate. 4.3. Creare totaluri complexe utilizand functii Subtotalurile automate furnizeaza totaluri pentru toate randurile dintr-o lista. Pentru a afisa valori de total numai pentru randurile sau celulele care indeplinesc anumite criterii, putem folosi functii ale foii de calcul. Deoarece folosim functii prin introducerea unei formule, putem afisa totaluri in orice pozitie a foii de calcul pe care o alegem. 4.3.1. Adunarea valorilor care indeplinesc un singur criteriu Pentru a obtine suma doar a acelor valori care indeplinesc un singur criteriu, cum ar fi "numai valorile imprumuturilor cu rata de dobanda mai mare de 9%", folosim urmatoare functie: =SUMIF(range,criteria,sum_range) unde range este zona de evaluat, criteria este criteriul de aplicat zonei range, iar sum_range este zona ce contine valorile pe care dorim sa le insumam. Putem preciza zonele mai usor dand un nume fiecarei coloane prin utilizarea comenzii Name (Nume) din menial Insert (Inserare). 4.3.2. Numararea valorilor care indeplinesc un singur criteriu Pentru a numara acele celule sau randuri care indeplinesc un singur criteriu, se introduce urmatoarea formula intr-o celula libera de pe foaia de calcul: =COUNTIF (range, criteria) unde range este coloana sau zona de evaluat, iar criteria este criteriul de aplicat zonei.
Pagina 49 din 79
4.3.3. Numararea celulelor libere sau campurilor Folosim functia COUNTBLANK pentru a numara toate celulele care sunt libere sau pe acelea care contin formule care intorc un sir text vid. De exemplu, daca avem o lista cu inregistrari de comenzi si vrem sa raportam cate nu au fost rezolvate, folosim functia COUNTBLANK pentru a numara randurile care nu au o intrare in coloana Resolve Date (Data rezolvarii). Pentru a utiliza functia COUNTBLANK , precizam zona de examinat. 4.4. Functii pentru baze de date Pentru mai multe informatii despre aceste functii, se face clic pe butonul Function Wizard (Asistent functie) din bara de instrumente Standard sau Help (Ajutor) interactiv. Face media numerelor | DAVERAGE Numara numere | DCOUNT Numara celule pline | DCOUNTA Extrage o singura valoare | DGET Gasi o valoare maxima | DMAX Gasi o valoare minima | DMIN Inmulti numere | DPRODUCT Calcula deviatia standard | DSTDEV or DSTDEVP Aduna numere | DSUM Calcula abatere | DVAR or DVARP
Pagina 50 din 79
Subcapitolul 5 Tabele pivoot
Un tabel pivot este un tabel de foaie de calcul, interactiv, care insumeaza rapid mari cantitati de date utilizand formatul si metodele de calcul alese. Se numeste tabel pivot deoarece ii putem roti capetele de rand si de coloana in jurul nucleului zonei datelor pentru a ne oferi diferite vizualizari ale datelor sursa. Pe masura ce datele sursa se modifica, putem actualiza tabelul pivot. Deoarece se afla pe o foaie de calcul, putem integra un tabel pivot intr-un model mai mare de foaie de calcul utilizand formule standard. Un tabel pivot ne ofera un mod facil de a afisa si de a analiza informatiile de insumare a datelor pentru date deja create in Microsoft Excel sau in alta aplicatie. De exemplu, cu o baza de date Microsoft Excel care contine inregistrari de vanzari pentru cativa vanzatori, putem crea un tabel pivot care organizeaza si totalizeaza datele de vanzare utilizand catagorii- sau campuri-cum ar fi Year (An), pe care le alegem din sursa de date. Un tabel pivot insumeaza datele utilizand calcule - sau functii de insumare - pe care le alegem, cum ar fi Sum sau Average. Putem, de asemenea, sa controlam cum sunt calculate subtotalurile si totalurile generate. Cand modificam sursa de date, putem actualiza cu usurinta sau recalcula datele din tabelul pivot.
5.1. Datele pe care le putem utiliza Datele pe care le utilizam intr-un tabel pivot pot proveni din: O singura lista Microsoft Excel, baza de date sau orice zona dintr-o foaie de calcul care are coloane etichetate. O colectie de zone Microsoft Excel ce contine datele pe care dorim sa le centralizam. Aceste zone trebuie sa aiba atat randurile cat si coloanele etichetate. Un tabel sau fisier de baza de date creat intr-o aplicatie externa sau intr-un sistem de gestiune a bazelor de date cum ar fi Microsoft Access, FoxPro, dBASE, ORACLE sau SQL Server. Date dintr-un tabel pivot existent sau dintr-un tabel crosstab (tabel de insumare) din Microsoft Excel versiunea 4.0.
Pagina 51 din 79
5.2. Prezentarea pentru afisare doar a detaliilor dorite Putem sa alegem atat nivelul cat si tipul de detalii pe care dorim sa le includem intrun tabel pivot. Subtotalurile sunt adaugate automat. Un rand sau o coloana suplimentara adauga un plus de detaliu. Putem sa afisam toate elementele sau doar unele elemente dintr-un rand sau o coloana. 5.2.1. Modificarea facila a modului de vizualizare a datelor Putem modifca modul de vizualizare a datelor. mutand campuri si date asociate prin folosirea mouse-ului. Aceasta ne permite sa aranjati categoriile pe baza tipului de analiza pe care dorim sa o efectuam. Mutand un camp schimbam modul de afisare a detaliilor. 5.2.2. Crearea diagramelor ce se pot modifica odata cu datele tabelului pivot Putem crea diagrame care sa prezinte nivelele multiple de detaliu dintr-un tabel pivot. Categoriile si seria diagramei reflecta organizarea tabelului pivot. Dupa cum ascundem si aratam detaliul sau modificam vizualizarea tabelului pivot, diagrama se modifica automat.
5.3. Cum lucreaza un tabel pivot Crearea unui tabel pivot din date existente, cunoscand organizarea datelor sursa si cum sunt ele utilizate intr-un tabel pivot, vomputea lua cea mai buna decizie cu privire la cat de multe date ne sunt necesare si care este modul in care acestea trebuie organizate. Campurile si elementele determina modul de organizare a datelor Specificam care date dorim sa fie incluse si care este modul in care dorim sa fie ele organizate alegand din lista sau tabelul sursa campurile (fields) si elementele (items) care vrem sa apara in tabel. Un camp este o categorie de date, cum ar fi Year (An), Region (Regiune) sau Sales (Vanzari). Un element este o subcategorie intr-un camp, cum ar fi West (vest), East (est) si North (nord) in campul Region (Regiunea), sau 1991 si 1992 in
Pagina 52 din 79
campul Year (An). Intr-o lista Microsoft Excel, un nume de camp apare ca o eticheta de coloana. In tabelul. pivot putem utiliza doua tipuri de campuri din lista sau tabelul sursa: Campuri utilizate in tabelul pivot drept campuri rand, campuri coloana si etichete de campuri pagina. Aceste campuri contin de obicei un set limitat de valori text, cum ar fi North, South, East si West. Campuri de date, care contin datele pe care dorim sa le insumam. Aceste campuri de obicei contin date numerice, cum ar fi cantitatile de vanzari, totaluri de inventariere sau date statistice, dar pot sa contina si text. Putem utiliza oricat de multe campuri din lista sau tabelul sursa. Elementele din lista sursa devin etichete rand sau coloana in tabelul pivot rezultat. Aceste etichete -sau elemente de tabel pivot- sunt subcategorii ale unui camp dintr-un tabel pivot, la fel dupa cum sunt subcategorii ale campului din lista sursa. Camp rand Elemente dintr-un camp sursa care este asociat unui camp coloana din tabelul pivot devin etichete de coloana. Camp coloana Elemente dintr-un camp sursa care este asociat unui camp rand din tabelul pivot devin etichete de rand. Datele numerice si uneori datele text sunt insumate in zona datelor din tabelul pivot. Datele dintr-un camp de date sunt combinate si organizate pe elemente in tabelul pivot. Aranjamentul de campuri si elemente intr-un tabel pivot se numeste macheta. Putem modifica aceasta macheta utilizand mouse-ul si putem redenumi campuri si elemente. Campurile si elementele determina modul de insumare a datelor Campurile si elementele pe care le includem intr-un tabel pivot determina modul in care sunt insumate datele in zona datelor. Cand mutam sau inseram campuri suplimentare in tabelul pivot, datele sunt reorganizate si recalculate corespunzator.
Pagina 53 din 79
5.4. Calculul campurilor de date Cand campul de date ales din lista sau tabelul sursa contine date numerice, Microsoft Excel utilizeaza functia Sum pentru a calcula valorile din zona datelor tabelului pivot. In cazul in care campul de date pe care il alegem contine elemente text, Microsoft Excel utilizeaza functia Count pentru a realiza o numarare a elementelor sursa. Putem schimba acest calcul cu o alta functie, cum ar fi Average utilizand comanda Pivot Table Field (Camp tabel pivot ) din meniul Data (Date). Subtotalurile si totalurile generale sunt incluse automat in tabelul pivot. Putem sterge totaluri sau opta pentru un alt calcul pentru subtotaluri. 5.5. Filtrarea vizualizarii datelor prin campurile pagina Pentru a filtra modul in care se vizualizeaza datele in tabelul pivot putem utiliza un camp pagina. Un camp pagina imparte tabelul pivot in pagini separate, astfel incat sa putem vedea datele pentru cate un element odata. 5.6. Crearea de tabel pivot Cream campuri pagina cand cream tabelul pivot. Putem, de asemenea, muta un camp rand sau coloana intr-o orientare de pagina dupa ce am creat tabelul pivot. 5.6.1. Pasi pentru crearea unui tabel pivot simplu Putem crea un tabel pivot utilizand Pivot Table Wizard (Asistent tabel pivot). Asistentul tabel pivot este un set interactiv de cutii de dialog care ne ghideaza prin etapele alegerii sursei de date si a machetei pe care vrem sa le utilizam pentru tabelul pivot. Putem crea un tabel pivot pe orice foaie de calcul dorim. De asemenea, putem avea mai mult de un tabel pivot pentru o foaie de calcul. Daca vrem sa schimbam des tabelul pivot, ne trebui sa-l plasam pe propria sa foaie de calcul. Pentru a adauga o noua foaie de calcul la registrul de lucru, se va utiliza comanda Worksheet (Foaie de calcul) din meniul Insert (Inserare). Pornirea Pivot Table Wizard (Asistent tabel pivot) se realizeaza Astfel: Din meniul Data (Date) alegem comanda Pivot Table (Tabel pivot). Aceasta va
Pagina 54 din 79
afisa Pivot Table Wizard - Step 1 (Pasul 1 din Asistent tabel pivot). Pentru utilizare Pivot Table Wizard (Asistent tabel pivot), avem instructiunile fiecarui pas. se va utiliza apoi butoanele aflate in partea de jos a cutiei de dialog Pivot Table Wizard (Asistent tabel pivot), pentru a continua: Creeaza un tabel pivot utilizand optiunile specificate; Trece la pasul urmator; Trece la pasul anterior; Abandoneaza Pivot Table Wizard (Asistent tabel pivot); Afiseaza informatii si instructiuni pentru utilizarea pasului curent. 5.6.2. Specificarea tipului de sursa de date In Pivot Table Wizard - Step 1 (Pasul 1 din Asistent tabel pivot), indicam ce tip de sursa de date dorim sa utilizam. Optiunea aleasa determina care ecran va fi afisat. Se va selecta aceasta optiune | Pentru aInsuma date dintr-o lista cu mai multe coloane pe care am creat-o in Microsoft Excel. Lista trebuie sa contina coloane etichetate. External Data Source (Sursa de date externa) | Interoga si insuma date din fisiere baza de date sau tabele externe, create utilizaud aplicatii sau sisteme de gestiune a bazelor de date externe, precum Microsoft Access, FoxPro, dBASE, ORACLE sau SQL Server. Multiple Consolidation Ranges (Zone de centralizare multipla) | Combina si insuma date din zone multiple ale foii de calcul Microsoft Excel care au etichete de rand si coloana Another Pivot Table (Un alt tabel pivot) | Utiliza date dintr-un tabel pivot existent in acelasi registru de lucru . 5.6.3. Specificarea pozitiei sursei de date In Pivot Table Wizard - Step 2 (Pasul 2 din Asistent tabel pivot) identificam pozitia sursei de date. De exemplu, daca Se va selecta butonul optiune Microsoft Excel List or Database (Lista sau baza de date Microsoft Excel), specificam zona din foaia de calcul pe care dorim sa o utilizam. Cutiile de dialog din Pivot Table Wizard (Asistent tabel pivot) si Help (Ajutor) ofera instructiuni specifice pentru a executa Step 2 (Pasul 2), indiferent de tipul de date specificat in Step 1 (Pasul 1). 5.6.4. Crearea unei machete a tabelului pivot In Step 3 (Pasul 3), cream o macheta a tabelului pivot. Putem usor modifica aceasta macheta ulterior, utilizand mouse-ul. Glisam campurile pe care vrem sa le utilizam ca etichete pentru camp rand camp coloana in zonele Row (Rand) si Column (Coloana). Glisam campurile ale caror date dorim sa le insumam in zona Data (Date)
Pagina 55 din 79
Cu cat includem mai multe campuri intr-o zona, cu atat tabelul pivot final contine mai multe detalii. Adaugarea a douacampuri zonei Rand determina adaugarea a doua campuri rand tabelului pivot Daca deplasam un camp catre zona Page (Pagina), tabelul pivot rezultat afiseaza datele numai pentru un singur element din acel camp la un moment dat. 5.6.5. Selectarea destinatiei foii de calcul si afisarea optiunilor In Pivot Table Wizard - Step 4 (Pasul 4 din Asistent tabel pivot), specificam unde dorim sa apara tabelul pivot. Putem plasa tabelul pivot in orice foaie de calcul sau registru de lucru dorim. Daca schimbam des sursa de date sau macheta tabelului pivot, evitam plasarea tabelului pivot acolo unde ar putea fi scris peste datele existente. Trebuie sa tastam sau sa Se va selecta adresa de celula numai pentru celula din stanga-sus a zonei unde vrem sa apara tabelul pivot. Daca este afisata foaia de calcul destinatie, putem selecta celula pe foaia de calcul pentru a introduce adresa celulei. Daca foaia de calcul destinatie nu este deschisa, tastam intreaga cale, numele registrului de lucru, numele foii si adresa celulei. Pentru descrierea altor optiuni, alegem butonul Help (Ajutor) din Pivot Table Wizard (Asistent tabel pivot). Cand Se va selecta butonul Finish (Termina), Microsoft Excel creeaza tabelul pivot si afiseaza bara de instrumente Query And Pivot (Interogare si pivot) in foaia de calcul. Bara de instrumente Query And Pivot (Interogare si pivot) furnizeaza butoane care ne ajuta sa particularizam rapid tabelul pivot. 5.7. Salvarea datelor cu macheta tabelului pivot, crearea unui tabel pivot Microsoft Excel memoreaza pe foaia de calcul o copie a sursei de date ca date ascunse, impreuna cu macheta tabelului pivot. Daca avomo mare cantitate de date si nu dorim sa memoram o copie a acestora cu tabelul pivot, golim cutia de selectare Save Data With Table Layout (Salveaza date cu macheta tabelului) din Pivot Table Wizard - Step 4 (Pasul 4 din Asistent tabel pivot). Data viitoare cand modificam sau reimprospatam tabelul pivot, datele din acesta sunt actualizate automat din sursa de date. 5.7.1. Particularizarea campurilor, datelor si a machetei
Pagina 56 din 79
Odata ce am creat un tabel pivot de baza, putem sa-l particularizam in urmatoarele feluri: Inseram, stergem sau rearanjam campuri si elemente in tabelul pivot. Modificam modul de calcul al datelor . Afisam sau stergem subtotaluri sau totaluri generale. Modificam numele campurilor sau elementelor. Modificam formatul. Ascundem si aratam date detaliu. Grupam si sortam elemente. 5.8. Creare tabel pivot dintr-o lista sau baza de date din Microsoft Excel Daca datele pe care dorim sa le utilizam se afla intr-o foaie de calcul Microsoft Excel sub forma unei zone coloana multipla, Se va selecta butonul optiune Microsoft Excel List or Database (Lista sau baza de date Microsoft Excel ), la Pivot Table Wizard - Step 1 (Pasul 1 din Asistent tabel pivot). Lista sau baza de date sursa trebuie sa contina etichete de coloana. Etichetele de coloana selectate Celulele din campurile selectate devin campuri in tabelul pivot , devin elemente. Alegem comanda Pivot Table (Tabel pivot) din meniul Data (Date), apoi Se va selecta butonul optiune Microsoft Excel List or Database (Lista sau baza de date Microsoft Excel). Urmam instructiunile din Pivot Table Wizard (Asistent tabel pivot). Daca avomnevoie de ajutor, Se va selecta butonul Help (Ajutor) din Pivot Table Wizard (Asistent tabel pivot). Cand specificam pozitia unei liste sursa in Pivot Table Wizard - Step 2 (Pasul 2 din Asistent tabel pivot), ne asiguram ca am inclus etichete de coloana in adresa celulei. Microsoft Excel utilizeaza datele aflate in primul rand al zonei pe care o specificam pentru numele campurilor. Daca lista pe care dorim sa o utilizam este intr-un registru de lucru deschis, Se va selecta o singura celula din lista inaintea alegerii comenzii Pivot Table (Tabel pivot). Pivot Table Wizard (Asistent tabel pivot) completeaza pentru. adresa listei la Step 2 (Pasul 2). 5.9.Utilizarea unei liste filtrate sau care contine subtotaluri efectuate automat.
Pagina 57 din 79
Microsoft Excel ignora orice filtru creat utilizand comanda Filter ( Filtreaza) din meniul Data (Date), astfel incat le stergem inainte de a crea un tabel pivot. Microsoft Excel include automat totaluri generale si subtotaluri in tabelul pivot, astfel incat eliminam orice subtotal din lista. 5.10. Utilizare date externe pentru creare tabel pivot Putem utiliza Pivot Table Wizard (Asistent tabel pivot) pentru a crea un tabel pivot plecand de la date create intr-o aplicatie sau un SGBD si nu in Microsoft Excel. Pivot Table Wizard (Asistent tabel pivot) asigura accesul la Microsoft Query, care este o aplicatie de accesare a datelor ce regaseste si afiseaza datele din tabele externe inaintea intoarcerii lor in Microsoft Excel si in tabelul pivot. Inainte de a putea crea un tabel pivot utilizand date externe, trebuie sa instalam Microsoft Query si driver-ele ODBC corespunzatoare si sa definim sursele de date pe care dorim sa le utilizam. 5.10.1. Utilizarea lui Microsoft Query pentru crearea unui tabel pivot Se va selecta butonul optiune External Data Source (Sursa date externe) la Pivot Table Wizard - Step 1 (Pasul 1 din Asistent tabel pivot). Alegerea butonului Get Data (Preia date) la Pivot Table Wizard - Step 2 (Pasul 2 din Asistent tabel pivot) determina lansarea in executie a lui Microsoft Query. Utilizand Microsoft Query cream o interogare, care este un set de instructiuni de cautare folosite pentru a regasi un set de date externe. Pentru a crea o interogare trebuie sa: Specificam sursa de date pe care dorim sa o utilizam. O sursa de date include datele pe care dorim sa le accesam si informatiile necesare pentru a ajunge la acele date; de exemplu, un set de fisiere dBASE si directorul care le contine. Specificam tabelele sau fisierele din sursa de date pe care dorim sa le accesam. Afisam, sortam, filtram sau unim date din tabelele selectate utilizand Microsoft Query inaintea intoarcerii datelor in Pivot Table Wizard (Asistent tabel pivot). 5.11. Tabele de baza de date externa Setul de rezultate pe care le cream cu Microsoft Query reprezinta datele pe care le utilizama pentru a crea un tabel pivot.
Pagina 58 din 79
Cand terminam lucrul cu Microsoft Query, intoarcem setul de rezultate in Microsoft Excel alegand comanda Return Data To Microsoft Excel (Intoarce date in Microsoft Excel) din meniul File (Fisier) din Microsoft Query. Aceasta reafiseaza Pivot Table Wizard - Step 2 (Pasul 2 din Asistent tabel pivot). Alegem butonul Next (Urmatorul) pentru a trece la Step 3 (Pasul 3) in care cream o macheta pentru tabelul pivot. 5.11.1. Memorarea datelor externe sub forma de lista in Microsoft Excel Pentru a examina sau edita sursa de date in Microsoft Excel inainte de a crea din ea un tabel pivot, se va utiliza Microsoft Query pentru a plasa datele externe direct pe o foaie de calcul sub forma de lista cu coloane etichetate. Apoi putem crea un tabel pivot plecand de la aceasta lista. 5.11.2. Modificarea interogarii pentru un tabel pivot Pentru a regasi un set diferit de date pentru un tabel pivot , modificam interogarea sau editam setul de rezultate in Microsoft Query. Se va selecta o celula in tabelul pivot si alegem comanda Pivot Table (Tabel pivot) sau facem clic pe butonul Pivot Table (Tabel pivot) din bara de instrumente Query And Pivot (Interogare si pivot). Facem clic pe butonul Back (Inapoi) pana cand este afisat Pivot Table Wizard - Step 2 (Pasul 2 din Asistent tabel pivot). Apoi alegem butonul Get Data (Preia date). Acesta afiseaza Microsoft Query, si definirea interogarii utilizata pentru a regasi date in tabelul pivot. Cand terminam lucrul cu Microsoft Query alegem comanda Return Data To Microsoft Excel (Intoarce date in Microsoft Excel) din meniul File (Fisier) din Microsoft Query. 5.12. Centralizare date din zone multiple intr-un tabel pivot Putem utiliza Pivot Table Wizard (Asistent tabel pivot) pentru a centraliza date din zone multiple ale unei foi de calcul creata in Microsoft Excel. Acest lucru este folositor in combinarea datelor din foi de calcul ce contin bugete sau din rapoarte care au machete similare si etichete de rand si coloana identice. Etichete de rand unice si Etichete de coloana unice devin elemente intr-un camp rand si devin elemente intr-un camp coloana. Remarcam ca Microsoft Excel combina datele utilizand etichetele originale de rand si coloana drept ghid. Pentru a crea un tabel pivot din zone aflate in foi de calcul multiple, alegem
Pagina 59 din 79
comanda Pivot Table (Tabel pivot) din meniul Data (Date) si apoi Se va selecta butonul optiune Multiple Consolidation Ranges (Zone de centralizare multipla ) la Step 1 (Pasul 1). In Pivot Table Wizard - Step 2 (Pasul 2 din Asistent tabel pivot) alegem modul in care dorim sa cream campurile pagina. Daca Se va selecta butonul optiune Create A Single Page Field For Me (Creeaza un singur camp pagina), Microsoft Excel creeaza un camp pagina care ne permite sa afisam cate o pagina pentru fiecare zona sursa sau o pagina care centralizeaza toate zonele din datele sursa. Daca Se va selecta butonul optiune I Will Create the Page Fields (Eu voi crea campurile pagina), putem utiliza Pivot Table Wizard (Asistent tabel pivot) pentru a asocia zone numelor de elemente din cel mult patru campuri pagina. 5.12.1. Specificarea pozitiei zonelor foii de calcul in Pivot Table Wizard (Asistent tabel pivot) Urmam instructiunile din Pivot Table Wizard (Asistent tabel pivot) pentru a specifica pozitia zonei sursa. In general, trebuie sa includem numai etichetele de rand, etichetele de coloana si datele. Se vor selecta doar etichetele de rand, etichetele de coloana si datele cand specificam o zona. Daca urmeaza sa includem totaluri generale in tabelul. pivot, nu includem randuri sau coloane de total din datele. sursa atunci cand specificam zonele foii de calcul sursa. 5.12.2. Denumirea campurilor si a elementelor in tabelul pivot terminat Cand cream un tabel pivot utilizand zone de centralizare multipla, Microsoft Excel creeaza nume de campuri rand si coloana provizorii (Row,Column etc.). Putem sa le redenumim selectand campul din tabelul pivot terminat si tastand un nume nou. 5.12.3. Crearea propriilor campuri pagina Pentru a crea campuri pagina altele decat acela pe care Microsoft Excel il creeaza., cream elementele. si le asociam zone in Pivot Table Wizard (Asistent tabel pivot). Vom crea propriile campuri pagina prin selectarea butonului optiune I Will Create The Page Fields (Eu voi crea campurile pagina) in Step 2 (Pasul 2). Pentru informatii despre asocierea de zone campurilor pagina si elementelor, alegem butonul Help (Ajutor) din cutia de dialog Pivot Table Wizard (Asistent tabel pivot).
Pagina 60 din 79
5.12.4. Utilizarea datelor dintr-un tabel pivot existent Putem crea un tabel pivot utilizand date sursa dintr-un tabel pivot existent. Faptul acesta este util in special cand cream un tabel pivot utilizand date externe si nu dorim sa cream interogarea din nou. 5.12.5.Utilizarea datelor dintr-un tabel pivot in acelasi registru de lucru Cand cream un tabel pivot, o copie a datelor sursa este memorata ca date ascunse impreuna cu tabelul pivot in foaia de calcul. Pivot Table Wizard (Asistent tabel pivot) usureaza crearea unui alt tabel pivot utilizand aceleasi date sursa. Alegem comanda Pivot Table (Tabel pivot) din meniul Data (Date), apoi Se va selecta butonul optiune Another Pivot Table (Alt tabel pivot) de la Pivot Table Wizard Step 1 (Pasul 1 din Asistent tabel pivot). Se va selecta un tabel pivot din lista de tabele,pivot din registrul de lucru curent. Apoi urmam instructiunile din Pivot Table Wizard (Asistent tabel pivot). Cand se va utiliza in acelasi registru de lucru date dintr-un tabel pivot existent, tabelele pivot sunt legate la acelasi set de date ascunse. Daca golim cutia de selectare Save Data With Table Layout (Salveaza date cu macheta tabelului) din Pivot Table Wizard (Asistent Tabel pivot) pentru unul din tabele, datele ascunse memorate de obicei in tabelele pivot, sunt sterse in amandoua atunci cand inchidem foaia de calcul. Cand reimprospatam unul din tabeIele pivot, celalalt tabel pivot este, de asemenea, reimprospatat. 5.12.6. Utilizarea datelor dintr-un tabel pivot in alt registru de lucru Daca tabelul pivot ale carui date dorim sa le utilizam se afla intr-un registru de lucru, vom utiliza comenzile Copy (Copiaza) si Paste (Inserare din Clipboard) din meniul Edit (Editare) sau din meniul de comenzi rapide pentru a copia primal tabel pivot in registrul de lucru in care dorim sa apara noul Tabel pivot. Putem apoi particulariza noua copie a tabelului pivot cat de mult dorim. Tabelele pivot aflate in registre de lucru diferite nu impart intre ele acelasi set de date ascunse astfel incat ele pot fi reimprospatate separat. 5.13. Convertirea unui crosstab (tabel de insumare) din Microsoft Excel versiunea 4.0 intr-un tabel pivot (actualizare tabel pivot) Daca schimbam datele in lista sursa sau in tabel, putem actualiza sau reimprospata
Pagina 61 din 79
tabelui pivot iara sa-l cream din nou. Cele mai multe schimbari pe care se fac in datele sursa pot fi rapid afisate in tabelut pivot utilizand comanda Refresh Data (Reimprospateaza date) din meniul Data (Date) sau din meniul de comenzi rapide, sau facand clic pe butonul Refresh Data (Reimprospateaza date) din bara de instrumente Query And Pivot (Interogare si pivot). Acestea includ: Modificari in date intr-un camp de date al listei sau al tabelului sursa. Campuri sau elemente sterse din lista sau din tabelul sursa. Elemente noi sau schimbate din randuri sau campuri existente in lista sau in tabelul sursa. Campuri noi nu apar in tabelul pivot dar sunt disponibile daca afisam Pivot Table Wizard - Step 3 (Pasul 3 din Asistent tabel pivot). Orice format stabilit aplicand comanda Cells (Celule) din meniul Format este eliminat cand se va utiliza butonul sau comanda Refresh Data (Reimprospateaza date). Daca reimprospatam des tabelul pivot, se va utiliza numai formatele pe care le putem aplica prin comanda AutoFormat din meniul Format sau cu butonul Number (Numar) din cutia de dialog Pivot Table Field (Camp tabel pivot). 5.13.1. Reimprospatarea unui tabel pivot creat din date sursa Microsoft Excel Cand reimprospatam un tabel pivot creat dintr-o lista, o baza de date sau o zona de centralizare Microsoft Excel, acesta examineaza numai acele celule din zonele specificate in Pivot Table Wizard - Step 2 (Pasul 2 din Asistent tabel pivot). Daca inseram randuri sau coloane aditionale in lista sau zona sursa, ni se poate cere sa schimbam aceasta adresa daca dorim ca schimbarile sa fie reflectate in tabelul pivot. Se va selecta o celula in tabelul pivot si apoi alegem comanda Pivot Table (Tabel pivot) din meniul Data (Date) sau se face clic pe butonul Pivot Table (Tabel pivot) din bara de instrumente Query And Pivot (Interogare si pivot). Alegem butonul Back (Inapoi) pentru a afisa cutia de dialog Pivot Table Wizard - Step 2 (Pasul 2 din Asistent tabel pivot). Daca am creat tabelul pivot utilizand optiunea Microsoft Excel List or Database (Lista sau baza de date Microsoft Excel), schimbam adresa zonei in cutia Range (Zona) pentru a include noile randuri si coloane sau Se va selecta zona pe foaia de calcul. Daca am creat tabelul pivot utilizand optiunea Multiple Consolidation Ranges (Zone de centralizare multipla), schimbam adresa zonei in cutia All Ranges (Toate zonele). Cand alegem butonul Finish (Termina), Microsoft Excel recreeaza tabelul pivot incluzand orice camp, element sau data noi.
Pagina 62 din 79
Daca inseram des randuri sau coloane noi si dorim ca aceste schimbari sa fie reflectate in tabelul pivot, denumim zona continand lista sau datele inainte de a crea tabelul pivot. 5.13.2. Reimprospatarea unui tabel pivot creat cu Microsoft Query Cand reimprospatam date intr-un tabel pivot creat cu date externe, Microsoft Excel interogheaza sursa de date din nou utilizand criteriile pe care le-am specificat in Microsoft Query cand am creat tabelul pivot. 5.13.3. Extragerea unui instantaneu de date intr-un tabel pivot Daca se va utiliza un tabel pivot ca pe un raport pe care nu avomde gand sa-l modificam, putem sa evitam reimprospatarea sa. Copiem tabelul pivot utilizand comanda Copy (Copiaza) din meniul Edit (Editare) sau din meniul de comenzi rapide. Apoi inseram tabelul pivot la o noua pozitie prin alegerea comenzii Paste Special (Inserare speciala) din meniul Edit (Editare) iar apoi Se va selecta butonul optiune Values (Valori). In felul acesta se creeaza o copie numai a valorilor din tabelul pivot. Nu putem utiliza aceasta copie ca pe un tabel pivot real. 5.14. Creare diagrama dintr-un tabel pivot Putem crea o diagrama care sa afiseze nivelele multiple de categorii din tabelul pivot. Cand ascundem sau aratam detalii din tabelul pivot sau cand deplasam campuri, aceste schimbari sunt reflectate automat in diagrama. Pentru a avea cele mai bune rezultate, trebuie sa respectam urmatoarele indicatii: Tabelul pivot trebuie sa nu aiba mai mult de doua campuri rand si doua campuri coloana. Stergem totalurile generale si subtotalurile din tabelul pivot inainte de a obtine diagrama. Nu putem transpune in diagrama elemente camp pagina ca serii sau categorii. Putem insa transpune in diagrama pagini individuale ale unui tabel pivot. 5.14.1. Crearea unei diagrame dintr-un tabel pivot Pentru a crea o diagrama dintr-un tabel pivot, Se va selecta tabelul pivot si alegem butonul ChartWizard (Asistent diagrama). Apoi se face clic pe foaia de calcul sau glisam indicatorul pentru a ancora diagrama. Aceast lucru ne lansa in executie ChartWizard
Pagina 63 din 79
(Asistent diagrama) pe care il se va utiliza pentru a selecta un tip de diagrama si a atribui elemente din tabelul pivot categoriilor si seriilor. Microsoft Excel utilizeaza etichetele elementelor ca nume de categorie si serie. Elementele din campul cel mai din exterior devin categoric de nivelul cel mai inalt. Elementele din campul coloana devin nume de serie. Elementele din campul interior devin categorii de nivel scazut. Microsoft Excel aloca automat axei categorie (x) a diagramei dimensiunea cu cel mai mare numar de campuri din tabelul pivot (dimensiune rand sau coloana). Putem schimba care anume elemente sa fie alocate categoriilor sau seriilor prin schimbarea orientarii seriei de date la Step 4 (Pasul 4) din ChartWizard (Asistent diagrama). De asemenea, putem schimba orientarea campurilor rand sau campurilor coloana in tabelul pivot. O diagrama creata plecand de la un tabel pivot se modifica atunci cand ascundem elemente, ascundem si aratam detalii, sau cand rearanjam campuri. Daca numele de categorie rezultate sunt greu de citit, incercam sa schimbam alinierea textului utilizand tab-ul Alignment (Aliniere) din cutia de dialog Format Axis (Stabileste format axa). Pentru a afisa cutia de dialog Format Axis (Stabileste format axa) comutati in diagrama, Se va selecta axa categorie (x) si alegem comanda Selected Axis (Axa selectata) din meniul Format. De asemenea, putem schimba marimea fontului din text utilizand tab-ul Font din cutia de dialog Format Axis (Stabileste format axa). 5.14.2. Crearea unei diagrame plecand de la un tabel pivot cu campuri pagina Pentru a crea o diagrama plecand de la un tabel pivot care contine campuri pagina, Se va selecta numai corpul principal al tabelului pivot inaintea alegerii butonului ChartWizard (Asistent diagrama). Se va selecta numai corpul principal al tabelului pivot. Pe masura ce afisam fiecare element din campul pagina, diagrama se ajusteaza pentru a afisa noile date. Plasam diagrama incorporata langa campul pagina al tabelului pivot astfel incat sa putem vedea diagrama pe masura ce afisam fiecare pagina. Pentru a salva si tipari diagrame pentru toate campurile pagina ale unui tabel pivot, copiem paginile in foi de calcul separate utilizand butonul Show Pages Pages (Arata pagini) din bara de instrumente Query And Pivot (Interogare si pivot) si pagini) apoi le transpuneme in diagrama individual.
Pagina 64 din 79
5.15. Cum se poate particulariza un tabel pivot Crearea unui tabel pivot este numai primul pas. Putem usor sa particularizam un tabel pivot prin modificarea portiunii din sursa de date pe care o afiseaza. De asemenea, putem alege modul de organizare, stabilirea formatului si calculul unui tabel pivot prin utilizarea barei de instrumente Query And Pivot (Interogare si pivot), a meniului de comenzi rapide al tabelului pivot si a altor posibilitati. Bare de instrumente Query And Pivot (Interogare si pivot) este automat afisata atunci cand cream un tabel pivot. Pentru a afisa meniul de comenzi rapide al tabelului pivot in Microsoft Excel pentru Windows, se face clic pe butonul din dreapta al mouse-ului avand indicatorul in interiorul tabelului pivot. Putem executa cele mai multe din operatiile tabelului pivot utilizand comenzile Pivot Table (Tabel pivot) si Pivot Table Field (Camp tabel pivot) din meniul Data (Date) . 5.15.1. Adaugare si eliminare date intr-un tabel pivot Putem modifica rapid portiunea din sursa de date care apare intr-un tabel pivot prin adaugarea sau eliminarea campurilor intregi sau a elementelor. Pentru ca un tabel pivot mentine o legatura la sursa de date, nu putem edita direct zona datelor unui tabel pivot. Pentru a converti un tabel pivot intr-o zona din foaia de calcul pe care sa o putem edita, copiem tabelul pivot utilizand comanda Copy (Copiaza) din meniul Edit (Editare). Apoi le inseram intr-o noua pozitie utilizand comanda Paste Special (Inserare speciala) din meniul Edit (Editare). Se va selecta butonul optiune Values (Valori) din cutia de dialog Paste Special (Inserare speciala). 5.15.2. Adaugarea unui rand, coloana sau camp pagina entru a adauga detalii la datele existence intr-un tabel pivot, adaugam un camp rand sau coloana. Pentru a afisa sub-seturi mai mici de date, folosim campuri pagina. Pentru a adauga un rand, o coloana sau un camp pagina, Se va selecta o celula in tabelul pivot si apoi se face clic pe butonul Pivot Table (tabel pivot) din bara de instrumente Query And Pivot (Interogare si pivot). Apoi adaugam campurile. dorite utilizand Pivot Table Wizard (Asistent tabel pivot )
Pagina 65 din 79
5.15.3. Eliminarea unui camp rand, coloana sau pagina Se va selecta campul rand, coloana, sau pagina pe care dorim sa-l eliminam. Glisam campul in afara zonei pivot pentru a-l elimina. Tabel pivot avand campul An (Year) eliminat. <\tabel> 5.15.4. Includerea unui camp de date suplimentar Putem insuma mai mult de un camp de date din lista sau din tabelul sursa intr-un tabel pivot. De exemplu, daca o lista sau un tabel sursa are doua campuri numerice, Units (Unitati) si Sales (Vanzari), putem afisa datele insumate pentru amandoua. Se va selecta o celula in tabelul pivot apoi se face clic pe butonul Pivot Table (Tabel pivot) din bara de instrumente Query And Pivot (Interogare si pivot). Apoi glisam campul de date suplimentar in zona de pivotare la Pivot Table Wizard - Step 3 (Pasul 3 din Asistent tabel pivot). Putem alege o functie de insumare diferita precum Sum sau Average pentru fiecare camp de date. Afisarea acelorasi campuri de date de mai multe ori. Daca dorim sa insumam un camp de date in mai multe feluri, putem sa-l includem de mai multe ori in acelasi tabel pivot, dupa care ii putem modifica functia de insumare utilizand butonul Pivot Table Field (Camp tabel pivot) din bara de instrumente Query And Pivot (Interogare si pivot). De exemplu, pentru a arata atat Sum of Units (Suma unitatilor) cat si Average of Units (Media unitatilor) intr-un tabel pivot existent, Se va selecta orice celula din tabelul pivot si se face clic pe butonul Pivot Table (Tabel pivot) din bara de instrumente Query And Pivot (Interogare si pivot). Apoi glisam campul Units (Unitati) de doua ori in zona de pivotare la Pivot Table Wizard-Step 3 (Pasul 3 din Asistent Tabel pivot). Acum putem modifica functia de insumare in Average (Medie) pentru unul din campurile Units (Unitati). 5.15.5.Eliminarea unui camp de date Un tabel pivot trebuie sa contina cel putin un camp de date. Pentru a elimina un camp de date dintr-un tabel pivot ce contine mai multe campuri de date, Se va selecta orice celula din tabelul pivot. Apoi se face clic pe butonul Pivot Table (Tabel pivot) din bara de instrumente Query And Pivot (Interogare si pivot). Cand apare cutia de dialog din Pivot Table Wizard - Step 3 (Pasul 3 din Asistent tabel pivot), glisam campul de date in afara zonei pivot.
Pagina 66 din 79
5.16. Modificare vizualizare date utilizand campuri pagina Campurile pagina filtreaza datele intr-un tabel pivot. Spre deosebire de elementele din campurile rand sau coloana, elementele si datele asociate unui camp pagina sunt afisate pe foaia de calcul cate unul. 5.16.1. Afisarea paginilor Pentru a afisa un element intr-un camp pagina, se face clic pe indicatorul sageata aflat alaturi de campul pagina. 5.16.2. Afisarea datelor combinate pentru toate elementele dintr-un camp pagina Putem combina datele din toate elementele dintr-un camp pagina, selectand elementul All (Toate) din lista. Alegerea elementului All (Toate) combina datele pentru toate elementele disponibile dintr-un camp pagina - inclusiv pentru elementele ascunse. 5.16.3. Utilizarea mai multor campuri pagina Cu cat avommai multe campuri pagina, cu atat mai mult sunt filtrate datele pe o pagina. De exemplu, un tabel pivot cu un singur camp pagina ne arata vanzarile totale pentru un singur vanzator la un moment dat. Adaugarea campului pagina Region (Regiune) filtreaza datele si mai mult, prin afisarea datelor de vanzari totale numai pentru regiunea selectata si pentru vanzatorul selectat. 5.16.4. Afisarea paginilor pe foi de calcul separate Pentru a imprima toate paginile dintr-un tabel pivot sau pentru a le memora ca rapoarte separate, le putem copia in foi de calcul separate in cadrul aceluiasi registru de lucru. Se va selecta o celula in tabelul pivot si apoi se face clic pe butonul Show Pages (Arata pagini) din bara de instrumente Query And Pivot (Interogare si pivot). Microsoft Show Pages Excel afiseaza o cutie de dialog astfel incat sa putem selecta campul pagina ale (Arata pagini) carui elemente dorim afisate. Putem, de asemenea, sa se va utiliza comanda Show Pages (Arata pagini) din meniul de comenzi rapide.
Pagina 67 din 79
Pentru a imprima toate paginile deodata, Se va selecta tab-urile pentru toate foile de calcul create atunci cand am ales butonul Show Pages (Arata pagini). Din meniul File (Fisieu) alegem comanda Print (Imprimare). In cutia de dialog Print (Imprimare), Se va selecta butonul optiune Selected Sheets (Foi selectate). Alegem butonul OK. Microsoft Excel imprima fiecare foaie de calcul corespunzatoare unui camp pagina pe o bucata separata de hartie. 5.17.Lucrul cu totaluri intr-un tabel pivot Cu exceptia situatiei cand precizati altfel, Microsoft Excel adauga automat linii de subtotaluri si totaluri generate intr-un tabel pivot. Totalurile generale furnizeaza valorile totale pentru toate celulele din randurile si coloanele unui tabel pivot. Subtotalurile furnizeaza valorile totale pentru elementele exterioare atunci cand tabelul pivot contine mai mult de un camp rand sau un camp coloana. Putem adauga sau elimina totalurile generate si subtotalurile. Valorile intr-un rand sau coloana de total general sunt calculate utilizand aceeasi functie de insumare utilizata in zona datelor tabelului pivot. Microsoft Excel creeaza totaluri generale calculand direct valorile din datele sursa, excluzand doar datele pentru elementele ascunse. Totalurile generale nu utilizeaza valorile subtotalurilor. Acest lucru este important de retinut atunci cand se va utiliza o alta functie de insumare decat Sum, cum ar fi Average. Ca si totalurile generale, subtotalurile sunt calculate din valorile datelor sursa. Spre deosebire insa de totalurilor generate, putem alege diferite functii de insumare pentru a calcula valori de subtotaluri. Putem afisa inregistrarile sau randurile utilizate la calcularea unei valori pentru un total general sau un subtotal. 517.1. Ascunderea si afisarea totalurilor generale Totalurile generate sunt incluse atunci cand cream un tabel pivot daca alegem cutia de selectare a totalurilor generale in Pivot Table Wizard - Step 4 (Pasul 4 din Asistent tabel pivot). Pentru a afisa sau ascunde totalurile generate intr-un tabel pivot, se face clic pe butonul Pivot Tables (Tabele pivot) din bara de instrumente Query And Pivot (Interogare si pivot) si apoi alegem butonul Next (Urmatorul) pentru a afisa Pivot Table Wizard - Step
Pagina 68 din 79
4 (Pasul 4 din Asistent tabel pivot). Se va selecta sau goli una sau ambele cutii de selectare de totaluri generate. Totaluri generate pentru tabel pivot cu campuri multiple de date. Atunci cand un tabel pivot are mai multe campuri de date, Microsoft Excel furnizeaza cate un rand sau o coloana de total general pentru fiecare camp de date. Fiecare rand sau coloana de total general utilizeaza functia de insumare folosita pentru campul de date asociat. Atunci cand includem mai mult de un camp de date in tabelul. pivot totalurile generale sunt afisate pentru fiecare camp de date. Nu putem adauga sau elimina totaluri generale pentru un singur camp de date. Pentru a elimina subtotaluri, se faca dublu clic pe campul care contine elementele subtotalizate. Sub Subtotals (Subtotaluri) Se va selecta butonul optiune None (Niciunul). Putem, de asemenea, sa se va utiliza comanda PivotTable Field (Camp tabel pivot) din meniul Data (Date) sau din meniul de comenzi rapide. Pentru a reincarca subtotalurile, Se va selecta butonul optiune Automatic (Automat) aflat sub Subtotals (Subtotaluri). Pentru a utiliza o alta functie de insumare, Se va selecta butonul optiune Custom (Particularizare). Apoi Se va selecta functiile pe care dorim sa le utilizam. Putem, de asemenea, sa se va utiliza butonul PivotTable Field (Camp tabel pivot) din bara de instrumente Query And Pivot (Interogare si pivot). Se face dublu clic pe campul caruia dorim sa-i adaugam subtotaluri. Sub Subtotals (Subtotaluri) alegem butonul optiune Custom (Particularizare). Apoi Se va selecta functia de insumare pe care dorim sa o folosim. Putem, de asemenea, sa se va utiliza butonul PivotTable Field (Camp tabel pivot) din bara de instrumente Query And Pivot (Interogare si pivot). Putem sa adaugam totaluri de bloc doar pentru campul rand sau coloana cel mai din interior. Schimbarea functiei de insumare pentru un subtotal Microsoft Excel calculeaza automat valorile in randurile si coloanele subtotal utilizand aceeasi functie pe care am ales-o pentru campul de date asociat. In cazul in care campul de date contine elemente numerice, functia implicita de insumare este Sum. Functia implicita de insumare este Count in cazul in care campul de date contine elemente text. Pentru a subtotaliza datele in alt mod - sau daca dorim doua tipuri de subtotaluri,
Pagina 69 din 79
cum ar fi Sum si Average - se faca dublu clic pe campul respectiv pentru a afisa cutia de dialog PivotTable Field (Camp tabel pivot). Sub Subtotals (Subtotaluri) alegem butonul optiune Custom (Particularizare). Apoi alegem una sau mai multe dintre functiile de subtotal. Microsoft Excel adauga cate o linie de subtotal pentru fiecare tip selectat. 5.18. Stabilire format si editare tabel pivot Un tabel pivot poate fi recalculat si reorganizat frecvent fara sa-si piarda legatura la lista sau tabelul sursa. Din aceasta cauza, Microsoft Excel furnizeaza instrumente speciale de editare sau stabilire format, care ne permit sa pastram aspectul de baza al textului si al numerelor intr-un tabel pivot, in timp ce reorganizam si recalculam datele pe care le contine. Utilizand comanda AutoF'ormat din meniul Format, putem stabili formatul unui intreg tabel pivot. Utilizand comanda sau butonul PivotTable Field (Camp tabel pivot), putem stabili formatul numerelor din zona datelor. Putem redenumi campuri si elemente si totusi sa mentineti legaturile la etichetele originale din datele sursa. Daca nu avomnevoie sa schimbam datele din zona datelor unui tabel pivot. putem copia datele utilizand comanda Copy (Copiaza) din meniul Edit (Editare) sau din meniul de comenzi rapide. Apoi le inseram intr-o alta pozitie utilizand comanda Paste Special (Inserare speciala) din meniul Edit (Editare), cu butonul optiune Values (Valori) selectat. In felul acesta se converteste tabelul pivot intr-o zona a foii de calcul pe care o putem edita. Legaturile fac datele originale nu sunt pastrate, deoarece noua zona nu mai este un tabel pivot. 5.18.1. Stabilire format pentru un tabel pivot Deoarece datele sunt recalculate si li se restabileste formatul atunci cand reorganizam sau actualizam un tabel pivot, este recomandat sa evitam stabilirea manuala a formatului celulelor individuale sau a zonelor de celule. Folosim in loc comanda AutoFormat din meniul Format. Schimbarea numelui unui camp sau element din tabelul pivot Numele campurilor si al elementelor de tabel pivot sunt derivate din lista sau
Pagina 70 din 79
tabelul sursa. Atunci cand le redenumim in tabelul pivot, noile nume sunt retinute inclusiv atunci cand reimprospatam tabelul pivot. Pentru a schimba numele unui camp sau element, Se va selecta celula care contine numele campului sau al elementului si apoi tastam noul nume. Se va selecta campul sau elementul si tastam noul nume. De asemenea, putem folosi cutia de editare Name (Nume) din cutia de dialog PivotTable Field (Camp tabel pivot) pentru a schimba numele unui camp sau element al tabelului pivot. Alegem comanda PivotTable Field (Camp Tabel pivot) din meniul Data (Date) sau din meniul de comenzi rapide. Nu putem schimba un nume de camp cu numele altui camp din acelasi Tabel pivot chiar in cazul in care acel alt camp nu este afisat. Nu putem schimba un nume de element cu numele altui element din acelasi camp. Daca tastam un nume care deja exista, Microsoft Excel insereaza elementul cu acel nume in celula in care am tastat numele. Daca redenumim un element intr-un tabel pivot si, mai tarziu, redenumim acelasi element in datele sursa, Microsoft Excel nu retine numele curent din tabelul pivot atunci cand il actualizam. Daca schimbam numele campului sursa, campul din tabelul pivot cu numele original sau particularizat este eliminat la actualizarea tabelului pivot. Putem adauga din nou campul utilizand comanda Pivot Table (Tabel pivot) din meniul Data (Date) sau din meniul de comenzi rapide. 5.19. Schimbare mod de calcul intr-un tabel pivot Fiecare celula dintr-o zona de date a unui tabel pivot contine o valoare care insumeaza datele din lista sau tabelul sursa. Functia implicita pe care o utilizeaza Microsoft Excel pentru a calcula valoarea fiecarei celule este Sum, cand campul contine date numerice, sau Count, cand campul contine text. 5.19.1. Schimbarea functiei de insumare pentru un camp de date Schimbam functia de insumare atunci cand dorim ca Microsoft Excel sa intoarca, in locul unei sume, media unui set de date sau o valoare maxima sau minima. Astfel, pentru a afisa totalul cel mai ridicat pe luna pentru unitatile Beverage (Bauturi) pe fiecare vanzator in 1991 si 1992 in tabelul pivot urmator, se va utiliza functia Max. Cu functia Max aplicata, fiecare celula din zona datelor afiseaza cea mai ridicata valoare din datele sursa pentru acea celula.
Pagina 71 din 79
Pentru fiecare celula din zona datelor acestui tabel pivot, Microsoft Excel utilizeaza functia Max pentru a examina campul de date specificat din datele sursa, in acest caz campul Unitati, si intoarce elementul cu valoarea cea mai ridicata. Daca un tabel pivot contine mai mult de un camp de date, sau am inclus acelasi camp de mai multe ori, putem utiliza o alta functie de insumare pentru fiecare camp. Pentru a schimba o functie de insumare, Se va selecta o celula din zona datelor, si apoi se face clic pe butonul PivotTable Field (Camp tabel pivot) din bara de PivotTable Field instrumente Query And Pivot (Interogare si pivot). Apoi Se va selecta o functie de (Camp tabel pivot) insumare de sub Summarize By (Insumeaza cu). Pentru o descriere a functiilor de insumare disponibile, alegem butonul Help (Ajutor) din cutia de dialog PivotTable Field (Camp tabel pivot). Pentru a schimba tipul de calculatie pentru un camp de date, Se va selecta o celula in zona datelor pentru acel camp. Se face clic pe butonul Pivot Table Field (Camp tabel pivot) din bara de instrumente Query And Pivot (Interogare si pivot) si alegem butonul Options (Optiuni). Sub Show Data As (Arata date ca) Se va selecta calculatia pe care o dorim si apoi Se va selecta campurile si elementele pe care dorim sa le utilizam, daca ele sunt necesare calculatiei. Putem, de asemenea, sa se utilizeze comanda PivotTable Field (Camp tabel pivot) din meniul Data (Date) sau din meniul de comenzi rapide. Daca Se va selecta celula inainte de a face dublu clic, Microsoft Excel permite editarea celulei in loc de ascunderea randurilor sau coloanelor detaliu. Pentru ca sa fim siguri ca dublul clic ascunde intotdeauna randuri sau coloane detaliu, golim cutia de selectare Edit Directly In Cell (Editeaza direct in celula) aflata sub tab-ul Settings (Stabilise parametri) din tab-ul Edit (Editeaza) din cutia de dialog Options (Optiuni). Pentru a afisa cutia de dialog Options (Optiuni), alegem Options (Optiuni) din meniul Tools (Instrumente). Putem, de asemenea, alege comanda Group And Outline (Grupeaza si elaboreaza plan) din meniul Data (Date) sale din meniul de comenzi rapide si apoi alegem Hide Detail (Ascunde detaliu), sau putem face clic pe butonul Hide Detail (Ascunde detaliu) din bara de instrumente Query And Pivot (Interogare si pivot). Putem, de asemenea, alege comanda Group And Outline (Grupeaza si elaboreaza plan) din meniul Data (Date) sau din meniul de comenzi rapide si apoi alegem Show Detail (Arata detaliu) sau sa facem clic pe butonul Show Detail (Arata detaliu) din bara de instrumente Query And Pivot (Interogare si pivot).
Pagina 72 din 79
5.19.2. Afisare detaliu pentru cel mai din interior rand sau coloana Daca indicatorul este pe cel mai din interior rand sau coloana cand se faca dublu clic, Microsoft Excel ne permite sa adaugam un camp rand sau coloana. campul pe care dorim sa-l adaugam din lista afisata. Cand campul pe care l-am selectat este deja afisat intr-o alta parte a tabelului pivot, Microsoft Excel muta campul in noua pozitie. 5.19.3. Ascundere si afisare detaliu pentru toate elementele dintr-un camp Pentru a ascunde detaliile tuturor elementelor dintr-un camp, Se va selecta campul si se face clic pe butonul Hide Detail (Ascunde detaliu) din bara de instrumente Query And Pivot (Interogare si pivot) sau alegem comanda Hide Detail (Ascunde detaliu) din meniul Data (Date), submeniul Outline (Plan). Pentru a afisa detaliile ascunse la toate elementele dintr-un camp, Se va selecta campul si se face clic pe butonul Show Detail (Arata detaliu) din bara de instrumente Query And Pivot (Interogare si pivot) sau alegem comanda Show Detail (Arata detaliu) din meniul Data (Date) submeniul Outline (Plan). 5.19.4. Afisarea datelor sursa pentru o celula din zona datelor Pentru a afisa o lista a randurilor sursa sau a inregistrarilor utilizate pentru a calcula valorea unei celule din zona datelor, se face dublu clic pe celula. Lista este afisata intr-o noua foaie de calcul. Putem, de asemenea, alege comanda Gruop And Outline (Grupeaza si elaboreaza plan) din meniul Data (Date) sau din meniul de comenzi rapide si apoi alegem Show Detail (Arata detaliu), sau putem face clic pe butonul Show Detail (Arata detaliu) din bara de instrtnnente Query And Pivot (Interogare si pivot). Lista afisata este numai o copie a inregistrarilor sau randurilor sursa. Modificarile pe care le facem in aceasta lista nu sunt reflectate in tabelul pivot sau in lista sau tabelul sursa. 5.19.5. Grupare elemente intr-un camp al tabelului pivot Pentru a insuma date utilizand categorii de nivel mai inalt decat cele furnizate de datele sursa putem grupa elemente in interiorul campurilor de tabel pivot. Exista trei moduri de a grupa elemente, in functie de tipul elementelor din tabelul
Pagina 73 din 79
pivot. Putem: Grupa elementele selectate in categorii pe care le alegem. Grupa automat in zone, elemente numerice precum numere de inventar sau cifre de tranzactii. Grupa automat data si ora in unitati de timp mai mari precum zile, luni, trimestre sau ani. Putem, de asemenea, crea grupuri in grupuri. De exemplu, putem grupa datele pe luni, apoi grupa lunile pe trimestre. 5.19.6. Gruparea elementelor selectate Se va selecta elementele pe care dorim sa le grupam si apoi se face clic pe butonul Group (Grupeaza) din bara de instrumente Query And Pivot (Interogare si pivot). Putem muta campul grup pe care l-am creat la fel cum putem muta oricare alt camp. 5.19.7. Centralizare date Insumare date folosind centralizarea Daca dorim sa evidentiam anumite elemente dintr-una sau mai multe foi de calcul mari, cea mai buna metoda este adesea folosirea comenzii Consolidate (Centralizeaza). Putem insuma mari cantitati de date aflate in locatii diferite pe o foaie de calcul. De exemplu, putem centraliza date din foi de calcul care contin rapoarte lunare in rapoarte trimestriale. Apoi, putem centraliza rapoartele trimestriale in rapoarte anuale. Sursele de date se pot afla in registre de lucru separate, impreuna in acelasi registru de lucru sau in aceeasi foaie de calcui. Putem chiar centraliza date din foi de calcul create in Lotus 1-2-3. Putem folosi orice combinatie a acestor surse de date intr-o singura centralizare. Putem defini la un moment dat un singur tabel de centralizare pentru o foaie de calcul. Pentru a efectua o alta centralizare. trebuie sa Se selecteze o alta zona destinatie si sa specificam un alt set de zone sursa. Pentru a centraliza date, trebuie sa specificam: O zona destinatie Zona care ne pastra informatia centralizata Zone sursa Zonele din care dorim sa centralizam date Odata ce specificam aceste zone, executam centralizarea initiala si salvam foaia de calcul, putem cu usurinta efectua o alta centralizare ulterior. Microsoft Excel retine
Pagina 74 din 79
informatia despre sursa si destinatie pe care am dat-o. Cele mai multe foi de calcul contin una sau mai multe categorii de date. Putem sa efectuam centralizarea datelor fie dupa categorie, fie dupa pozitia lor relativa in foaia de calcul sursa. 5.19.8. Centralizarea dupa pozitie Centralizarea datelor dupa pozitie se face atunci cand categorii similare de date precum cele patru diviziuni ale rapoartelor trimestriale aratate mai jos - ocupa pozitii relative identice in fiecare zona sursa. In general, se centralizeaza date dupa pozitie dintr-o serie de foi de calcul identice, precum foile de calcul create plecand de la acelasi model. Cand se centralizeaza dupa pozitie, etichetele de categorie - precum titlurile linie din rapoartele trimestriale - sunt ignorate, si datele aflate pe aceleasi pozitii in fiecare zona sursa se centralizeaza. Putem utiliza referinte 3-D pentru a crea centralizari dinamice de date folosind zone sursa pozitionate identic in foi de calcul distincte din acelasi registru de lucru. Cand Se va selecta zona destinatie pentru datele pe care dorim sa le centralizam dupa pozitie, retinem urmatoarele: Etichetele de categoric nu sunt copiate in zona destinatie, chiar daca ele sunt selectate in zonele sursa. Cand centralizam dupa pozitie, nu includem etichete nici in zona sursa, nici in cea destinatie. Putem edita etichete deasupra si la stanga zonei destinatie selectate daca dorim titluri pentru linii sae coloane. Toate zonele sursa si cele destinatie trebuie sa fie aranjate identic, cu adrese absolute identice in fiecare foaie de calcul. Daca Se va selecta un grup de foi de calcul dintr-un registru de lucru, putem introduce deodata texte, formule si formate identice pentru toate foile de calcul selectate, pentru a asigura consecventa in cadrul modelului de centralizare. 5.19.9. Centralizarea dupa categorie Centralizarea datelor se face dupa categorie atunci cand zonele sursa contin: Date similare aflate la adrese relative diferite Numere diferite de randuri sau coloane de date in fiecare categorie 5.19.10. Centralizarea dupa categorie, atunci cand se doreste colectarea datelor similare din zone sursa organizate diferit.
Pagina 75 din 79
Microsoft Excel foloseste etichetele din zonele sursa pentru a determina categoriile si poate copia efectiv etichetele ca titluri de linie sau coloana in zone destinatie, in timpul centralizarii. Microsoft Excel centralizeaza toate zonele etichetate indiferent unde apar ele in zone sursa. Din aceasta cauza, etichetele pentru datele similare trebuie sa fie identice in fiecare zona sursa. Se pot utiliza tabele pivot pentru a crea centralizari dinamice pe criteriul categoriei. 5.19.11. Legarea datelor centralizate Cand centralizam putem crea legaturi astfel incat zona destinatie este automat actualizata daca sursa. de date se schimba. Putem realiza un obiectiv similar utilizand formule conventionale intr-o foaie de calcul sintetica folosind referinte la sursa de date. Dar folosirea fie a centralizarii legate fie a celei nelegate ofera avantaje fata de formulele conventionale de legare, in special daca sursa de date se afla in mai multe registre de lucru. Utilizand centralizarea nelegata, se pot colecta date din surse diferite fara a mai face efectiv legaturi fizice intre registrele de lucru. Utilizand centralizarea nelegata, se pot actualize manual informatiile de insumare la un anumit moment. Utilizand fie centralizarea legata, fie pe cea nelegata, putem alcatui mai rapid si mai usor foaia de calcul decat in cazul tastarii formulelor de legare. Nu putem crea legaturi la datele sursa in cazul cand zonele sursa se afla in aceeasi foaie de calcul cu zone destinatie. 520. Lucrul cu centralizarea 5.20.1. Despre zone destinatie Inainte de a alege comanda Consolidate (Centralizeaza) din meniul Data (Date), Se va selecta zona destinatie in care dorim sa apara tabelul centralizat, folosind urmatoarele indicatii: Zone destinatie selectata | Rezultat O singura celula | Microsoft Excel extinde zone destinatie in jos si la dreapta pentru a cuprinde toate categoriile din zonele sursa Sir de celule dintr-un singur rind | Microsoft Excel extinde zone destinatie in jos pentru a cuprinde toate categoriile rand din zonele sursa, dar centralizeaza doar atatea categorii coloana cate coloane se afla in selectia.
Pagina 76 din 79
Sir de celule dintr-o singura coloana | Microsoft Excel extinde zone destinatie la dreapta pentru a cuprinde toate categoriile coloana din zone sursa, dar centralizeaza doar atatea categorii rand cate randuri se afla in selectia. Zona de celule ce include mai multe randuri si coloane | Microsoft Excel centralizeaza doer atatea categorii cate corespund sirului selectat 5.20.2. Stabilirea formatului zonei destinatie Pentru a stabili formatul celulelor din zone destinatie, Microsoft Excel foloseste formatele de numere din prima zona sursa listate in cutia All references (Toate adresele) din cutia de dialog Consolidate (Centralizeazaj. Formatele de numere aflate deja in zone destinatie sunt inlocuite. Microsoft Excel nu inlocuieste alte formate din zone destinatie. Definirea centralizarii Specificam detaliile tabelului de centralizare prin alegerea comenzii Consolidate (Centralizeaza) din meniul Data (Date); ne apare cutia de dialog Consolidate (Centralizeaza). Alegerea unei functii pentru a fi aplicata la centralizare. Din cutia lista Function (Functie) a cutiei de dialog Consolidate (Centralizeaza ), Se va selecta una din cele 11 functii ale foii de calcul pe care vrem ca Microsoft Excel sa o foloseasca in centralizarea. ia Sum este implicita. Functia Count numara celulele care contin orice intrare alfanumerica si corespunde functiei COUNTA din foaia de calcul. Functia Count Nums numara numai acele celule care contin numere si corespunde functiei COUNT din foaia de calcul. Pentru mai multe informatii despre aceste functii, se face clic pe butonul Function Wizard (Asistent functie) din bara de instrumente Standard sau consultam Help (Ajutor) interactiv. Specificarea zonelor sursa. In cutia text Reference (Adresa), tastam sau Se va selecta fiecare zona sursa. Cand alegem butonul Add (Adauga), adresa zonei sursa este adaugata la lista All References (Toate adresele). Putem specifica pana la 255 zone sursa pentru un tabel de centralizare. Registrele de lucru ce contin zonele sursa nu trebuie sa fie deschise in timpul centralizarii. Celulele care contin text din zona sursa sunt tratate ca celule libere (cu exceptia etichetelor de categorie daca centralizam dupa categorie). Daca includem celule care contin formule din zona sursa, Microsoft Excel centralizeaza numai valorile rezultat, ignorand formulele.
Pagina 77 din 79
Capitolul 2 Despre baze de date in Micresoft Office Access
Pentru a introduce inregistrari intr-un tabel, se va afisa tabelul in vizualizarea foii de date. Access comuta in mod automat noul tabel in vizualizarea foii de date. Tipul de date al unui camp determina ce gen de informatii pot fi puse in acel camp si cum poate Access sa lucreze cu aceste informatii.
Tipuri de date Text sunt date de tip general. Poate contine litere, numere si alte caractere, cm ar fi &, % = si ? Memo este similar cu text, cu exceptia limitei de marime, care este de 65.535 de caractere. Exemple de baze de date : Un sef de departament poate dori o lista cu informatii de contact pentru a lua legatura cu oricare dintre angajatii departamentului lui in situatii de urgenta. Un director de vanzari poate dori sa vada toate inregistrarile despre vanzarile ce depasesc o anumita valoare. Un instructor poate dori sa identifice clasele in care s-au inscris prea multe sau prea putine persoane. Directorul unui serviciu de aprovizionare poate dori o liste cu furnizorii care au toate stocurile necesare pentru a rezolva o anumita problema, astfel incat sa poate emite o singura comanda in loc de mai multe. Relatii intre tabe le Intre tabele se stabilesc relatii astfel incat se pot face combinatii de informatii din mai multe tabele in interogari, formulare, pagini de access la date si rapoarte. O relatie este formata potrivind campul cheie primara dintr-un tabel cu campul cheie straina din alt tabel. Valorile dintr-un camp cheie primara trebuie sa fie unice, dar fiecare trebuie sa corespunda unei valori din campul cheie primara. Access
Pagina 78 din 79
ofera o metoda numita integritate referentiala pentru a asigura potrivirea valorilor de camp. Exista trei tipuri de relatii intre doua tabele : One-To-Many (una la mai multe). O in registrare care este unica intr-un tabel poate avea mai multe inregistrari corespunzatoare in alt tabel. De exemplu, valoarea Brahveheart apare o singura data in campul Movie Name din tabelul Movies, dar poate aparea in tabelul Videos. One-To-One (una la una). O inregistrare care este unica intr-un tabel. Acesti tip de relatie este rar utilizat. Many-To-Many (mai multe la mai multe). O inregistrare care este unica intr-un tabel, poate avea mai multe inregistrari corespunzatoare in alt tabel si viceversa. De exemplu, fiecare client din tabelul Customers poate inchiria mai multe casete video din tabelul Videos si fiecare caseta din tabelul Videos si fiecare caseta videodin tabelul Videos poate fi inchiriata de mai multi clienti. mai multe si o relatie de tip mai multe la mai multe, pentru a vedea cum functioneaza.
Pagina 79 din 79

Diploma - WWW - Tocilar

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Diploma - WWW - Tocilar

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Capitolul 2 Atitudinea personalului din secretariate

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

contraindicate in munca de secretariat.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Capitolul 4 Comportamentul in munca de secretariat privind Relatiile cu Interiorul si exteriorul institutiei

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Comportamentul secretarului ca lider al personalului

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Capitolul 1 Baze de date in Microsoft Office Excel

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Subapitolul 2 Sortare date dintr-o lista

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Subcapitolul 3 Filtrarea datelor

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Subcapitolul 4 Totaluri complexe

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Subcapitolul 5 Tabele pivoot

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.

Vizitati www.tocilar.ro ! Arhiva online cu diplome, cursuri si referate postate de utilizatori.