Capitolul 5: Procedurile de aprovizionare 5.

1 Proceduri tradiionale de aprovizionare Procedura = sistem de tehnici secveniale necesare pentru realizarea unei sarcini. Procedurile reprezint, de asemenea, aranjamentele formale prin intermediul crora strategiile sunt implementate. Un set de proceduri, format dintr-un numr de operaii, care ofer informaii necesare personalului pentru a executa i managerilor pentru a controla operaiile se numete sistem. Pe lng activitile realizate a priori aprovizionrii (participarea la luarea deciziilor privind specificaiile sau bugetele), aprovizionarea implic trei faze principale, fiecare dintre acestea necesitnd documente specifice i activiti tranzacionale caracteristice: 1. Identificare a nevoii

Se refer la notificarea nevoii de cumprare prin: Cererile venite din partea magazinelor, celor care se ocup de gestiunea stocurilor sau a potenialilor utilizatori. O not a materialelor iniiat de departamentul de producie . 2. Lansare a comenzii

Dup ce sunt primite, cererile sau notele de comand, acestea sunt analizate de departamentul de aprovizionare pentru a vedea dac sunt conforme cu specificaiile firmei, urmnd s fie tratate n funcie de specificul lor (dac produsele fac obiectul unei cumprri sau necesit o comand nou). Dac produsul face obiectul unei recumprri, acesta fiind cumprat de la un furnizor agreat de firm, o comand va fi lansat pentru acest produs. n caz contrar, managerul de aprovizionare va trebui s urmreasc o serie de pai: 1. Emitere cereri de ofert acestea vor fi trimise furnizorilor poteniali, fiind acompaniate de documente adiionale, cum ar fi schie, specificaii, etc., care are putea ajuta furnizorii s i fac o imagine ct mai clar asupra a ceea ce dorete firma s cumpere. 2. Oferetele vor fi primite de ctre firm ca urmare a solicitrilor realizate, mpreun cu o serie de detalii legate de pre, calitate, modaliti de livrare, costuri totale, etc. Atunci cnd se cumpr n cantiti mari, sau calitatea i modalitile de livrarea sunt criterii eseniale, va fi nevoie de realizarea unor negocieri suplimentare cu furnizorii inclusiv o evaluare a capacitii acestora de a satisface comenzile beneficiarului. 3. O comand ferm va fi lansat ctre furnizorul ales, iar o copie a acestei comenzi va fi pstrat n cadrul departamentului de aprovizionare. 5. Un ordin de confirmare va fi emis de ctre furnizor. Departamentul de aprovizionare va trebui s verifice acest ordin pentru a vedea dac furnizorul a acceptat termenele i condiiile impuse de ctre cumprtor sau cele asupra crora s-a convenit n cadrul contractului.

3. Post-lansare a comenzii 1. S-ar putea s fie nevoie de expedierea ordinului pentru a se asigura c datele de livr vor fi respectate. 2. Furnizorul va trimite o not informativ pentru a arta ca produsele au fost livrate sau urmeaz s fie livrate. Copii ale acestor note informative vor trebui trimise unor departamente distincte din firma. 3. La primire, produsele vor fi verificate pentru a vedea dac corespund din punct de vedere cantitativ. Atunci cnd se pun n discuie probleme legate de calitate sau alte specificaii, departamentul de inspecie din cadrul firmei se va ocupa de aceste aspecte. n cazul respectrii cerinelor, o not de recepie a bunurilor va fi ntocmit i va fi trimis departamentului de aprovizionare. Dac acestea nu sunt conforme, departamentul de aprovizionare va fi anunat pentru a putea lua legtura cu furnizorul. 4. Furnizorul va emite o factur pentru bunurile livrate. Aceasta va fi comparat cu ordinul de comand i cu bunurile primite. De obicei, preurile vor fi analizate de departamentul de aprovizionare, cu o grij deosebit asupra variaiilor de la preul stabilit iniial. Factura va fi trimis depa rtamentului contabil pentru a fi pltit. 5. Dup completare, ordinul va fi stocat ntr-un fiier cu ordinele de comand. Printre dezavantajele aprovizionrii tradiionale pot fi amintite: - reprezint o secven de activiti care nu creaz valoare. - Documentare excesiv - Timpul mare necesar pentru procesarea ordinelor, att la nivel intern ct i la nivel extern. - Costuri mari asociate activitilor tranzacionale. Activitile administrative de completare a documentelor ngreuneaz mult activitile de aprovizionare. Toate organizaiile ar trebui s in cont de implicaiile strategice ale domeniului IT i ale aprovizionrii electronice. Unii autori folosesc termenul generic strategia electronic a furnizorilor pentru a se referi la iniiativele pe care le ntreprind firmele pentru a folosi aplicaii software care le vor uura activitile de aprovizionare, logistice sau cele ale managementului lanului de aprovizionare. 5.3 Formele aprovizinrii electronice 5.3.1 Comerule electronic Orice form de tranzacie realizat de firme care se desfoar prin intermediul sistemel or electronice de transmitere a datelor. Dei aceast definiie este extrem de larg vom considera comerul electronic ca fiind activitatea de vnzare-cumprare prin intermediul Internetului. 5.3.2 Afacerile electronice Uneori se apreciaz c termenii comer electronic i afaceri electronice sunt sinonimi. n fapt, comerul electronic poate fi privit mai degrab ca un subset al afacerilor electronice.

Comerul electronic se refer n primul rnd la tranzacii, adic la vnzrile sau cumprrile de bunuri prin intermediul Internetului. Aceasta presupune existena unui site web care gzduiete un catalog electronic i ofer facilitatea de a procesa online anumite comenzi. Se poate desfura i prin intermediul altor forme de comunicare electronic, cum ar fi email-ul, fax-ul sau telefonul mobil. Pe de alt parte, afacerile electronice ncorporeaz o varietatea de procese legate de producie, clieni i de natur intern care sunt legate doar ntr-o form indirect de tranzaciile comerciale. producie se refer la legturile electronice care se stabilesc cu furnizorii, n special planificarea resurselor de producie (MRP) sau planificarea resurselor firmei (ERP) clieni includ asisten on-line pentru clieni i managementul relaiilor cu clienii. interne sau cele axate pe management includ servicii automate adresate angajailor, cursuri de pregtire, schimb de informaii, video conferine i recrutare.

Printre avantajele afacerilor electronice pot fi amintite: Resurse disponibile 24 ore din 24, acces non-stop la informaii Combinarea informaiilor din cadrul mai multor surse Evaluri exacte ale tranzaciilor realizate n firm Personalizarea i standardizarea informaiilor. 5.3.3 Managementul lanului de aprovizionare electronic Managementul lanului de aprovizionare electronic se refer la optimizarea ntregului lan de aprovizionare prin intermediul aplicaiilor interne ale firmei, cu scopul de a asigura un nivel maxim al vnzrilor cu cele mai mici costuri posibile. Aceasta include crearea unui sistem intern on-line de aprovizionare, aderarea la o pia electronic global i utilizarea managementului lanului de aprovizionare electronic n ntregul lan al valorii. 5.3.4. Aprovizionarea electronic Aprovizionarea electronic utilizarea Internetului pentru a realiza aspectele tranzacionale care privesc cererile de ofert, autorizarea oridinelor de cumprare, recepia i plata serviciile i bunurilor cumprate. Aprovizionarea este realizat de ctre administratorii locali ai afacerilor i vizeaz urmtoarele procese din cadrul aprovizionrii: Emiterea cererilor de ofert Emiterea ordinelor Autorizarea Recepia Plata.

5.4 Schimburile Electronice de Date (SED) Tehnica bazat pe standarde agreate, care faciliteaz tranzaciile ntre firme ntr-o form electronic standardizat, ntr-o manier automat de la o aplicaie inclus pe computerul unei organizaii spre cea a unei alte organizaii. . Fiecare tranzacie poate fi descompus ntr-un segment i fiecare informaie poate fi descompus ntrun element. n cazul unei comenzi de aprovizionare, segmentul reprezint numele i adresa furnizorului, iar segmentul poate fi descompus n mai multe elemente, cum ar fi num ele organizaiei, adresa, codul potal, ara, etc. Folosind standardele internaionale cu privire la schimburile electronice de date, firmele pot s realizeze activiti electronice de comer. Aceste standarde au fost dezvoltate de firme care acioneaz n aceleai ramuri de activitate, cum ar fi industria automobilelor, construciilor, electronicelor, care sunt interesate s colaboreze. Astfel, productorii de automobile au creat sistemul ODETTE (Organizaia de schimb de date prin intermediul tele-transmisiilor din Europa). ODETTE stabilete standardele afacerilor electronice, schimburilor de date i managementului logistic al peste 4000 de productori din industria auto i a partenerilor lor. Cum funcioneaz SED? Firma A lanseaz un oridn de comand folosind soft-ul intern. Soft-ul SED transmitre comanda Firma A trimite comanda prin intermediul unei reele generatoare de valoare, folosind Internetul Firma B primete documentul, l transform din soft-ul SED n formatul su standard, dup care va trimite un mesaj de notificare companiei A.

1. 2. 3. 4.

Avantajele SED: o nlocuirea documentelor de hrtie cu mesaje electronice standard trimise prin intermediul calculatoarelor, adesea fr a fi nevoie de intervenia angajailor. o Reducerea timpului de lucru ntruct furnizorii i cumprtorul lucreaz mpreun n timp real. o Reducerea costurilor de stocare i economisirea capitalului de munc. o Promovarea strategiilor precum JIT. o Un mai bun serviciu ctre clieni. o Facilitarea aprovizionrii globale utiliznd standardele internaionale. o Facilitarea plilor i facturilor electronice, a transferului on-line de bani, care vor elimina nevoia de pregtire a cecurilor sau a biletelor la ordin. o Integrarea funciilor firmei, a celei de marketing, aprovizionare, producie i financiar-contabil o SED promoveaz relaii de durat ntre furnizori i cumprtori i contribuie la creterea ncrederii ntre acetia.

Neajunsurile SED n mod tradiional neajunsurile sau limitele SED se refer la costuri i lipsa flexibilitii. SED rmne un sistem costisitor mai ales pentru firmele mici i mijlocii care nu pot s i permit utilizarea unui astfel de sistem. Cu toate acestea, exist pentru aceste firme variante mai accesibile, care se refer la posibilitile de utilizare a Internetului sau a sistemelor de intranet pentru a servi acelorai scopuri ca i SED-ul.

Lipsa flexibilitii SED este o metod inflexibil de transmitere a datelor, care se preteaz pentru plasarea unor comenzi de aprovizionare ale cror elemente sunt cunoscute. SED nu se preteaz pentru comenzile combinate de aprovizionare sau pentru optimizarea lanului de aprovizionare. Spre deosebire de oameni, computerele nu pot interpreta date nestructurate i nu pot delimita informaii din documentele electronice care nu sunt predefinite i permanente. 5.5 Cataloagele electronice Cataloagele tiprite sau listele cu produse ofer specificaii despre preurile produselor, ilustraii ale produselor pe care furnizorii le ofer. Dezavntajele cataloagelor tiprite se refer la faptul c acestea nu conin informaii actuale, fiind mult mai greu de actualizat. Un catalog electronic este o pagin web care ofer informaii despre prod i serv oferite i vndute de un fz oferind i posibilitatea plasrii ordinelor electronice i a realizrii plilor. Avantajele cataloagelor on-line Faciliteaz comunicarea n timp real dintre furnizori i cumprtori Ofer posibilitatea dezvoltrii unor relaii mai apropiate ntre furnizori i cumprtori Permite fz s rspund repede la schimbrile din pia prin ajustarea preurilor sau a ofertelor Elimin timpul dintre lansarea unei cereri de ofert i lansarea comenzii propriu-zise Este mai uor i mai rapid s cumperi de la fz contractuali dect celor din afara sistemului.

Tipuri de cataloage electronice A. Cataloagele furnizorilor (sell-side) Ofer acces la cataloagele on-line ale unui furnizor care deine o facilitate de vnzare electronic. Avantaje- uureaz meninerea coninutului actual al cataloagelor, economii cu publicitatea sau cu procesarea comenzilor. Pentru beneficiari - posibilitatea de accesare online a catalojului 24 ore pe zi, 7 zile pe sptmn. Dezavantaje: Cumprtorii nu vor putea s intre n contact cu toate ofertele furnizorilor. Cumprtorii ar putea s devin dependeni de anumii furnizori ntruct schimbarea furnizorilor ar putea s necesite i alte cunotine. n timp ce preul produselor ar putea s difere de la un furnizor la altul, utilizarea unor cataloage personalizate, negociate dinainte ar putea s fie o necesitate. B. Cataloagele cumprtorilor (buy-side) Acestea sunt cataloage create de firmele a cror scop principal l reprezint activitatea de aprovizionare. - sunt destinate bunurilor a cror preuri au fost deja negociate, specificaiile i termenele referitoare la aceste bunuri sunt n cadrul reelei de aprovizionare intranet a firmei. Furnizorii care vor dori s fie nclui n catalog vor trebui s i adapteze coninutul ofertelor lor la standardele acestor cataloage. Pentru furnizorii care se adreseaz unui numr mare de cumprtori munca de creare a informaiilor n forma solicitat se poate dovedi foarte costisitoare. C. Cataloagele terilor Dezavantajele cataloagelor de tip sell-side i buy-side pot fi minimizate dac se recurge la externalizarea proceselor spre o pia electronic. Aceasta se poate realiza dac se conecteaz catalogul folosit pentru aprovizionarea electronic cu un catalog care se gsete n piaa electronic. Informaiile standardizate ce urmeaz s fie incluse n catalogul din piaa electronic sunt oferite de furnizori. Ulterior incluse n cadrul cataloagelor interne ale organizaiilor achizitoare. Informaiile despre produse provenite de la fz. pot s rezide fie n cataloagele interne sau n cele din piaa electronic. Responsabilitatea pentu nnoirea informaiilor legate de produse revine furnizorilor. 5.6 Licitaiile electronice Licitaiile electronice constituie un pas nainte n evoluia cataloagelor electronice. Licitaia electronic = o pia electronic, care poate s existe att n cadrul contextului business-tobusiness ct i al celui business-to-consumer. Vnztorii ofer bunuri i servicii pentru a fi achiziionate de ctre cumprtori prin intermediul unui site-web care permite stabilirea preului produselor.

n funcie de procesele pe care le presupun licitaiile electronice pot fi de patru feluri: 1. Licitaii englezeti licitaiile sunt nlocuite succesiv de alte licitaii care au scopul de a obine un pre mai mare pentru un anumit produs. 2. Licitaii olandeze - procesele de licitare englezeti nu se preteaz pentru vnzri al cror volum este foarte mare. Atunci cnd se dorete licitarea unui numr mare de produse se recurge la licitaiile de tip olandez. Acest tip de licitaii a fost dezvoltat n secolul 17, n Amsterdam pentru a facilita comerul cu flori. Cel care iniiaz procesul ncepe de la un pre mai mare, urmnd s descreasc acest pre pn ajunge la o valoare dorit. Cumprtorul poate s se decid dac s cumpere ntregul lot de produse pentru care a licitat sau doar o parte a acestora. Licitatorul va mri preul produselor nevndute urmnd ca ulterior s scad din nou acest pre i continu n acest fel pn cnd tot lotul este vndut. 2. Licitaii nchise un cumprtor solicit cereri de ofert de la mai muli furnizori pe care se ateapt s le primeasc pn la o anumit dat. Reprezentaii cumprtorului vor evalua ofertele primite i vor selecta cea care corespunde criteriilor avute n vedere de cumprrtor. 4. Licitaii inverse n cazul acestor licitaii, cumprtorul posteaz pe o pagin web produsul pe care dorete s l cumpere i preul dispus s l plteasc, iar furnizorii vor licita pentru cel mai bun pre ntr-o anumit perioad de timp.