Modificarile proiectului

Drepturi i obligaii n implementarea proiectelor selectate n cadrul celui de-al patrulea apel SEE Bucuresti, 24 aprilie 2013

Coninut
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Principii fundamentale Tipuri de modificari de proiect Addendumul la Contractul de Finantare Modificri n structura parteneriatului Modificri ale coninutului proiectului Modificarea bugetului Revizuirea previziunilor privind plile Prelungirea proiectului Alte modificri

Principii fundamentale
Ca urmare a modificrii, proiectul trebuie s pstreze anumite caracteristici eseniale: Obiectivele i rezultatele, aa cum au fost descrise n Aplicaia aprobat de CM Caracterul transnaional Criteriile de eligibilitate
numrul de parteneri / activitile / cheltuielile / perioada de implementare / aria de implementare

Modificarea proiectului
Modificri mai puin semnificative
Nu este necesara aprobarea AM/CM Nu este necesara modificarea Contractului de Finantare Este necesar doar o confirmare din partea STC

Modificri semnificative/ substaniale

Aprobarea AM/CM este necesar Este necesar modificarea Contractului de Finanare Cheltuielile pot fi rambursate numai dup aprobarea modificrii de ctre AM/CM Anumite modificri pot fi fcute doar o singura dat (iar o alt modificare poate fi solicitat din nou doar n mod excepional) Ultima cerere de modificare a proiectului trebuie transmisa STC cu cel puin dou luni nainte de terminarea proiectului.

Tipuri de modificri ale proiectului I

Procedura
Tipuri de modificri de proiect Nu este necesar aprobarea AM/CM Nu este necesar modificarea Contractului de Finanare Aprobarea AM/CM este necesar Modificarea Contractului de Finanare este necesar Decizia AM/CM este necesar

Schimbri n structura parteneriatului Modificari ale coninutului proiectului

X n cazul unor modificri minore modificri legate de flexibilitatea de 10%

Modificri seminificative

Realocri bugetare ntre parteneri

realocrile bugetare ntre partenerii FEDR sau ntre partenerii IPA din diferite ri au nevoie de aprobarea CM n alte situaii aprobarea AM este suficient; poate fi solicitat de maxim 2 ori (a doua realocare poate fi solicitat doar n cazuri excepionale) dac nu este legat de o schimbare n structura parteneriatului.

Tipuri de modificri ale proiectului II

Procedura Tipuri de modificri de proiect Nu este necesar aprobarea AM/CM Nu este necesar modificarea Contractului de Finanare

Aprobarea AM/CM este necesar Modificarea Contractului de Finanare este necesare Realocrile cumulate depesc 10% din bugetul FEDR (si IPA); Decizia CM este necesara poate fi solicitata de maxim 2 ori in timpul implementrii proiectului (a doua oara doar in cazuri excepionale) decizia AM/ CM este necesar poate fi solicitat de maxim 2 ori n timpul implementrii proiectului (a doua oar doar n cazuri excepionale) X

Realocri intre pachete de lucru si linii bugetare

Realocrile cumulate sunt sub 10% din bugetul FEDR (si IPA) STC trebuie informat in Raportul de Progres

Prelungirea proiectului

Schimbari administrative

STC trebuie informat (n Raportul de Progres)

Modificarea Contractului de Finanare

Procedur:
LP informeaz STC n cazul n care ntmpin probleme n implementarea proiectului STC va identifica procedura care trebuie urmat i documentele necesare a fi transmise n format electronic (n funcie de tipul modificrii de proiect) Punctul Naional de Contact competent este informat Procedura prevede existena unei runde de completri i clarificri (n cazul n care este necesar) STC transmite cererea ctre AM/CM n vederea aprobrii Ca urmare a aprobrii cererii, STC solicita LP documentele n original Addendumul la Contractul de Finanare este pregtit de STC i semnat

Schimbri n structura parteneriatului

Nu trebuie s afecteze cerinele minime privind structura parteneriatului!

Retragerea partenerilor FEDR/ IPA

Data retragerii din proiect Partenerul rmne responsabil pentru activitile i rezultatele obinute pn n momentul retragerii din proiect. Cheltuielile sunt eligibile dac au survenit i au fost pltite pn la data retragerii din proiect.

Retragerea Partenerului Strategic Asociat (PSA) (Partener 10% - PSA

10%, Partener UE Asociat 20% - PSA UE 20%, Partener UE Asociat PSA UE) In cazul n care PSA nu este nlocuit suma alocat acestuia pentru deplasri va fi redus din proiect

Caracteristici ale noului partener FEDR/ IPA: Eligibil, relevant, competent, cu resurse suficiente Din aceeai tar ca i partenerul care s-a retras Doar n cazuri excepionale, un partener din alt ar este acceptat Partenerii FEDR nu pot fi nlocuii cu parteneri IPA i invers. Data intrrii noului partener n proiect Activitile i cheltuielile sunt eligibile de la data indicat n Anexa 8 a Manualului de Implementare (Declaration of commitment to join the partnership) Partenerul FEDR 20% Poate fi nlocuit numai cu un partener care provine din aceeai ar n cazul n care rezultatele sau activitile iniiale nu pot fi implementate: Partea de buget aferent va fi dedus. Activiti noi pot fi propuse daca valoarea adugata pentru proiect este demonstrat.

Schimbri n structura parteneriatului

Schimbri n structura parteneriatului

Aprobarea AM/CM este ntotdeauna necesara

Aprobarea CM este necesara n urmtoarele situaii: Realocri bugetare ntre partenerii FEDR (sau ntre partenerii IPA) din ri diferite Schimbarea Liderului de Proiect Schimbarea partenerului FEDR 20% Schimbarea afecteaz caracterul proiectului (obiectivele, output-urile, rezultatele)

Modificri ale coninutului proiectului

Modificri minore

Schimbrile nu afecteaz obiectivul proiectului, rezultatele sau activitile

Ex: locaia unor evenimente, echipamente, graficul de implementare etc.

flexibilitatea de 10% (legat de coninut nu de sponsorizarea unui Partener Strategic Asociat)

Modificri semnificative
Modificrile afecteaz obiectivele si rezultatele iniiale Necesit aprobarea CM n cazul n care output-urile/rezultatele nu pot fi livrate:
Partea de buget aferent va fi dedus Activiti noi pot fi propuse dac valoarea adaugat pentru proiect este demonstrat.

Modificarea bugetului
Realocarea de buget ntre partenerii FEDR sau ntre partenerii IPA
a) Fr schimbarea parteneriatului
Nu afecteaz obiectivele, activitile, rezultatele Poate fi solicitat de maxim 2 ori Activitile i bugetul sunt distribuite ntre parteneri

b) c)

Datorate unor modificri n cadrul parteneriatului

Sponsorizarea unui PSA este schimbat de la un Partener FEDR la altul Aprobarea AM/CM este necesar Nu este posibil realocarea ntre FEDR i IPA n cazul n care output-urile/rezultatele nu pot fi livrate:
Partea de buget aferenta va fi dedusa Activiti noi pot fi propuse dac valoarea adaugat pentru proiect este demonstrat.

Principii:

Modificarea bugetului
Realocri ntre pachete de lucru i linii bugetare Nu pot conduce la pierderea relevanei pachetului de lucru Bugetul alocat pachetului de lucru 0 nu poate fi realocat altor pachete de lucru Reducerea unor linii bugetare nu poate conduce la diminuarea relevanei unui partener i nu poate afecta rezultatele principale: Reducerea extrem a cheltuielilor cu salariile/ expertiza extern Reducerea considerabil a echipamentelor/ cheltuielilor de investiii Procedura: Realocarea sub limita de 10% Nu este necesar aprobarea AM/CM, nu este necesar modificarea Contractului de Finanare Realocrile trebuie s fie raportate i justificate n urmtorul raport de progres Realocarea peste limita de 10% Aprobarea CM este necesar; modificarea Contractului de Finanare este obligatorie. Pot fi cerute de maxim 2 ori (separat pentru pachete de lucru i linii bugetare)

Modificarea bugetului
Realocarea ntre linii bugetare i pachete de lucru calcularea limitei de 10%
Limita de 10% este considerat cumulativ la nivelul proiectului Referina bugetul iniial sau ultimul aprobat (n cazul altor modificri) Este calculat diferena dintre costurile reale cumulate ale unui pachet de lucru/linie bugetar i bugetul iniial al aceluiai pachet de lucru/linie bugetar Diferenele pozitive sunt nsumate i comparate cu bugetul total al proiectului (IPA+FEDR) Realocrile bugetare datorate altor modificri nu sunt luate n considerare

Modificarea bugetului
EXEMPLU
Bugetul total al proiectului (FEDR+IPA) WP1 planned BL1 BL2 BL3 Total Diff. 1,500 1,000 1,000 3,500 reported 1,600 900 1,100 3,600 100 100 + 400 10,000 WP2 planned 1,000 1,000 1,000 3,000 reported 1,000 700 800 2,500 - 500 WP3 planned 1,500 1,000 1,000 3,500 reported 2,000 700 1,200 3,900 400 LB overspending = 7.00% = 600 + 100 10,000 planned 4,000 3,000 3,000 10,000 Total reported 4,600 2,300 3,100 10,000 Difference 600 - 700 100

PL overspending = 5.00% =

Modificarea bugetului
Realocarea ntre linii bugetare i pachete de lucru responsabiliti privind monitorizarea
Responsabilitile Liderului de Proiect Monitorizeaz toate realocrile transmise de parteneri nainte de a fi implementate Confirm controlorului partenerului de proiect c modificarea este n limita a 10% Responsabilitile partenerilor Informarea din timp a Liderului de Proiect n legatur cu eventualele realocri bugetare

Modificarea proiectului
Revizuirea previziunilor privind plile (Spending Forecast)
Fixat n Contractul de Finanare Modificarea poate fi solicitat doar n legtur cu:
Alte modificri care afecteaz bugetul Prelungirea duratei de implementare a proiectului

Prelungirea perioadei de implementare a proiectului

Poate fi solicitat de maxim dou ori n timpul implementrii proiectului Activitile proiectului trebuie finalizate nainte de 31 Decembrie 2014.

Informaii practice
Documente:
www.southeast-europe.net

Sectiunea Downloads
Project management documents: SEE Implementation Manual

ntrebri: Contactai Liderul de proiect (va contacta STC)

E-mail: jts@southeast-europe.net