Universitatea Bucuresti Facultatea de Jurnalism si Stiintele Comunicarii

Tutorat 3 COMUNICAREA CU PRESA

Conf. Dr. Cristina Coman

Conferinta de presa
ntre manifestrile organizate de biroul de pres, conferina de pres este una din cele mai importante momente. Conferina de pres constituie un eveniment cheie n politica de comunicare a unei organizaii. Ea ofer un loc si un moment privilegiat pentru a transmite o informaie de maxim importan (C. Darroy i colab., 1990, p. 51). J. Deshepper (1990, p.71) susine c putem organiza o conferin de pres doar n cazul n care reuim s rspundem afirmativ la cel puin trei din ntrebrile de mai jos: a) Se bucur organizaia de un prestigiu suficient de mare pentru a atrage un numr reprezentativ de ziariti? b) Au activitile organizaiei o importan deosebit pentru un segment determinat al populaiei? c) Este evenimentul n cauz att de important nct organizaia s trebuiasc s se explice n faa publicului n legtur cu el? d) Subiectul n discuie intereseaz suficient de mult presa pentru a suscita ntrebrile ziaritilor? e) Exist informaii sau poziii noi care pot fi oferite sau argumentate n faa presei? In cazul n care subiectul nu este foarte important sau reprezentanii organizaiei nu sunt decii sa rspund la toate ntrebrile ziaritilor este bine s se renune la convocarea unei conferine de pres i s se recurg la un comunicat de pres, la un telefon de informare sau la un dosar de pres. Acelai specialist (1990, p. 72) recomand ca, n situaia n care organizaia dorete s prezinte ziaritilor anumite probleme cu un caracter mai tehnic i care nu sunt de o actualitate imediat, s se organizeze un seminar de presa (o ntlnire de o zi) sau un colocviu de pres (mai multe zile i mai multe teme n dezbatere). In momentul n care, n urma unei evaluri atente, organizaia a ajuns la concluzia c informaia pe care vrea s o transmit poate face obiectul unei conferine de pres, ea trece la organizarea acesteia. Indiferent de mrimea organizaiei, de tipul i importana ei, organizarea unei conferine de pres trebuie s in seama de un plan general, bazat pe urmtoarele etape: 1) pregtirea conferinei 2) desfurarea conferinei 3) evaluarea conferinei Pentru a asigura succesul unei conferine de pres, reprezentanii biroului de pres i purttorul de cuvnt trebuie s o gndeasc i s o organizeze pn n cele mai mici amnunte; o conferin de pres prost organizat, n care informaia nu este interesant sau n care datele importante au fost greit prezentate, duce la o mediatizare slab a evenimentului i poate compromite participarea jurnalitilor la aciunile viitoare ale organizaiei.

1. Pregtirea conferinei de pres

Exceptnd situaile de criz, cnd conferina se organizeaz far nici un fel de preparative prealabile, pregtirea poate ncepe cu o lun naintea evenimentului. In cadrul acestei etape vor fi parcuri urmtorii pai: a) alegerea momentului (data, ziua, ora); b) stabilirea locului de desfurare; c) fixarea listei invitailor; d) redactarea i trimiterea invitailor; e) redactarea documentaiei; f) elaborarea materialelor ajuttoare; g) pregtirea reprezentanilor organizaiei care vor participa la conferin; h h) pregtirea discursurilor sau intervenilor acestora; i) pregtiri i verificri de ultim or. 1.1. Alegerea momentului Unul din elementele de baz, care poate asigura succesul sau insuccesul conferinei, este data la care ea se va desfura. Dac momentul ales este concurat de alte evenimente, ziaritii vor fi atrai de ceea ce consider ei a fi mai important i s-ar putea ca acea conferin s fie sortit eecului. n stabilirea datei la care urmeaz s aib loc o conferin de pres trebuie s se in seama, n primul rnd, de perioadele defavorabile: alegeri locale i generale, mari dezbateri parlamentare, evenimente importante care au fost anunate cu mult timp nainte (vizita unui preedinte strin, festivaluri artistice, crosuri sau defilri, deschidera anului colar sau universitar, greve etc), expoziii i trguri naionale i internaionale, srbtori laice sau religioase, aniversri naionale etc. n aceste perioade jurnalitii sunt extrem de solicitai i exist ntotdeauna riscul ca ei s nu poat onora invitaia organizaiei. De asemenea, este bine s se evite perioadele n care redaciile au un program mai relaxat (vacane, srbtori religioase ori laice, zile libere), deoarece n aceste perioade numrul jurnalitilor disponibili este foarte redus. 1.2. Stabilirea locului de desfurare Cel mai adesea reprezentanii biroului de pres se confrunt cu urmtoarea ntrebare: unde este mai bine s se organizeze conferina - la sediul organizaiei sau ntr-o sal special (de obicei nchiriat)? Este greu de precizat care localizare prezint mai multe avantaje; mai simplu este s prezentm cerinele majore la care trebuie s rspund sediul unei conferine de pres, urmnd ca, prin analiza acestora, fiecare ef de birou de pres sau fiecare purttor de cuvnt s adopte strategia adecvat. Cadrul ales trebuie s fie agreabil i conform cu imaginea pe care organizaia vrea s o dea despre ea nsi; nici opulena ostentativ i nici rigoarea monahal nu sunt recomandate. Locul respectiv trebuie s poat fi identificat uor i gsit repede de ctre ziariti (de aceea sunt preferate zonele sau slile deja cunoscute), s fie accesibil, att pentru cei care vin cu maina (existena unei parcri proprii este indispensabil), ct i pentru cei care folosesc transportul n comun i s fie situat ct mai aproape de centrul oraului. Sala trebuie s fie suficient de mare pentru a gzdui confortabil pe toi participanii la conferin. Dimensiunea ei se va alege n funcie de numrul estimat al participanilor. n unele situaii, discursul reprezentantului organizaiei poate fi nsoit de materiale ajuttoare: diapozitive, casete video, slide-uri. Evident, sala trebuie s fie dotat cu aparatura necesar: retroproiectoare, videorecorder i monitor TV, ecrane,

etc. Totodat este bine s verificai dac sala are draperii sau jaluzele, pentru a putea asigura ntunericul n timpul proieciei. Lng sala n care se desfoar conferina trebuie s mai existe o ncpere destinat ziaritilor (camera presei), care s fie dotat cu telefon, fax, copiator, eventual calculator sau main de scris. In felul acesta se asigur reporterilor condiii optime pentru a redacta n vitez i pentru a transmite rapid un material, astfel nct acesta s prind pagina de a doua zi. De asemenea, organizatorii trebuie s prevad o ncpere sau un spaiu suficient de izolate de zgomotele exterioare, unde un reprezentant sau o personalitate a instituiei gazd s poat da interviuri radio sau de televiziune, nainte sau dup conferin. 1.3. Stabilirea listei invitailor Un alt element de care depinde succesul unei conferine de pres este alegerea jurnalitilor: important nu este ca sala s fie plin-ochi, ci ca n sal s se afle ziaritii specializai i direct interesai de subiectul conferinei. Jurnalitii invitai din greeal sau din dorina de a avea un public vor fi nemulumii pentru c au pierdut timpul degeaba i vor pstra o amintire neplcut n legtur cuorganizaia dumneavoastr. n plus, persoanele invitate trebuie s reprezinte publicaiile sau posturile de radio ori televiziune care se adreseaz publicului specific pe care organizaia vrea s-l informeze. Reprezentanii birourilor de pres nu trebuie s uite nici o clip c ei nu invit ziare, ci jurnaliti; aceasta nseamn c ei trebuie s defineasc n mod precis tipul de informaie pe care doresc s o transmit i s deduc din aceast definiie care sunt jurnalitii interesai (Ch. Schneider, 1990, p. 134). Pentru a completa lista cu invitai este necesar s se consulte fiierele de pres; n aceast situaie, toate publicaiile i posturile trebuie s fie plasate pe picior de egalitate, fr s se in seama de tirajul ori audiena lor, de renume sau de afinitile celui/celor care organizeaz conferina. Dac este neglijat o publicaie sau un post exist riscul iritrii unor jurnalitii i declanrii unor focare de tensiune i, chiar, inamiciie. 1.4. Redactarea i trimiterea invitaiilor Dup cum am artat n capitolul Comunicatul de pres, invitaiile sunt un tip aparte de comunicate, care se redacteaz i se trimit presei cu scopul de a-i anuna i a-i invita pe jurnaliti la un anumit eveniment. In consecin invitaiile trebuie s conin principalele elemente ale unui comunicat de pres: 1) sigla organizaiei (invitaia se tiprete pe hrtie tip, care are n antet numele, n clar, al organizaiei, adresa, telefonul, faxul); 2) numrul de nregistrare al invitaiei; 3) data emiterii; 4) cuvntul Invitaie, naintea titlului; 5) titlul; este indicat ca n acesta s apar numele organizaiei, pentru ca el s se ntipreasc bine n mintea jurnalistului invitat, precum i motivul pentru care se organizeaz conferina. Ex: Organizaia neguvernamentala PENTRU COPIII NOSTRI organizeaz o conferin de pres cu ocazia inaugurrii complexului PRO FAMILIA n judeul Bacu 6) textul invitaiei trebuie s cuprind urmtoarele precizri: a) persoana sau organizaia care invit (de obicei invitaia este fcut de directorul sau preedintele instituiei); numele acestora se scrie n ntregime iar funcia

este prezentat n detaliu. Ex: D-l Valerian Cornelius Pop, director general al trustului de pres Mesagerul bnean are deosebita bucurie de a v invita la... b) subiectul conferinei (acesta va fi prezentat n cteva rnduri, subliniindu-se importana, intersul, noutatea temei aflat la ordinea de zi; c) personalitile reprezentative ale organizaiei care vor participa la conferin; d) momentul desfurrii conferinei (data, ziua, ora); e) locul de desfurare (adresa exact: ora, strad, numr, etaj, sal); dac este cazul se va include o mic hart cu strzile principale din apropierea locului unde se desfoar conferina, indicndu-se staiile proxime de autobuz, tramvai, metrou i locurile de parcare convenabile; f) data limit de confirmare a participrii; g) numele, funcia i semntura celui care invit; h) adresa, telefonul/faxul biroului de pres, precum i numele persoanei ce poate fi contactat pentru informaii suplimentare sau pentru confirmarea participrii; i) existena (dac este cazul) a unui lunch sau cocktail dup conferin; Nu trebuie uitat faptul c, la o conferin de pres, reprezentanii mass media sunt invitai, nu convocai. De aceea tonul trebuie s fie cald, amabil, politicos, dar fr excese de formule de politee. In acelai timp, invitaia trebuie s respecte stilul jurnalistic, folosind fraze scurte i concise. Ea trebuie s fie explicit, complet i motivat, capabil s strneasc interesul jurnalitilor i dorina de a participa la acea ntlnire. 1.5. Redactarea documentaiei Materialul de sprijin se refer la texte cu caracter documentar, fotografii, grafice, diagrame etc, care pot fi distribuite odat cu trimiterea invitaiilor, ca dosare de pres, sau dup terminarea conferinei de pres. n acest caz, se pun dou ntrebri: ct material tiprit produci?, cnd i unde l distribui? Dosarul de pres va fi nmnat tuturor gazetarilor, la intrarea n sal de conferin, sau va fi trimis la redacie, a doua zi, pentru jurnalitii care au absentat. Dosarul nu trebuie s fie supra-ncrcat cu materiale inutile: nu volumul conteaz, ci coninutul, adic bogia i noutatea informaiei. Dosarul nu are scopul de a satura reporterii cu materiale publicitare, ci de a le oferi ct mai multe date despre activitatea organizaiei respective, astfel nct acetia s-i realizeze ct mai bine articolele lor. n general, un dosar de pres trebuie s conin: - sumarul (cuprinsul) dosarului; - declaraia de principii (mission statement), adic un text scurt, format din cteva fraze, care prezint cmpul de activitate i obiectivele organizaiei; - prezentarea subiectului conferinei; - un scurt istoric al organizaiei (data de nfiinare, realizri deosebite, personaliti, dovezi ale recunoaterii sau prestigiului dobndit etc); - prezentarea celor mai importante activiti ale organizaiei; - organigrama organizaiei (structura departamentelor, echipa de conducere) - audit, raport bugetar, proiect de buget; - proiecte i strategii de viitor; - lista persoanelor care vor repartiza organizaia la conferina de pres ( nume, prenume, titlul complet, funcia), nsoite de scurte date biografice i de fotografii recente; - un logo (uor de reprodus), fotografii, diapozitive;

Aceste materiale vor fi nsoite de anexe care vor cuprinde grafice, diagrame, statistici, planuri sau fotografi ale unor obiective care fac obiectul conferinei de pres, alte elemente ilustrative. 1.6. Pregtirea materialelor ajuttoare Discursul reprezentantului organizaiei trebuie s fie nsoit de elemente vizuale: filme, plane, grafice, diapozitive, embleme, machete, panouri cu fotografii, diagrame etc. O plan cu un logo bine ales n raport cu evenimentul prezentat, scoate n eviden aspectele cele mai importante ale mesajului pe care organizaia dorete sl transmit i i ajut pe jurnaliti s sesizeze semnificaia profund a poziiei, iniiativei, aciunii sau strategiei pe care conferina le prezint. 1.7. Pregtirea discursului De cele mai multe ori reuita unei conferine este asigurat de prestaia celui care reprezint organizaia; un argument important n efortul su de a se impune n faa jurnalitilor este oferit de calitatea discursului su: Un discurs poate fi o unealt puternic de comunicare. El trebuie pregtit pentru a fi ascultat de participani, nu citit de acetia. El trebuie s fie adecvat audienei, s fie specific n coninut, s genereze o reacie, s aib un obiectiv bine definit i s se integreze n timpul alocat (D.L. Wilcox, L.W. Nolte, 1990, p. 364). Un discurs cu asemenea caliti presupune munca unor persoane specializate, care trebuie s aib cunotiinele i aptitudinile necesare, s cunoasc bine tema n chestiune, scopul discursului i persoana care l va rosti. D.L. Wilcox i colab (1992, p. 598-599) identific urmtoarea list de caracteristici: - trebuie s spun ceva despre lucrurile care au o valoare, care dureaz; chiar dac are umor, chiar dac i propune s relaxeze, el trebuie s fie construit n jurul unei chestiuni semnificative; - trebuie s aib att coninut, ct i stil; el trebuie s poate trece de testul uii: dup ce au asistat la discurs, dup ce au ieit din sala de conferine, dup ce au participat la cocktail, dup ce au vorbit cu ali colegi, dup ce au ndeplinit diverse sarcini de serviciu, seara, atunci cnd soiile lor i ntreab ce s-a discutat la conferin, participanii trebuie s fie capabili si reaminteasc ideile majore ale discursului i s le poat reproduce cu uurin; - trebuie s se concentreze pe cel mult 2-3 teme; - trebuie s fie centrat pe fapte; informaia respectiv trebuie s poat ilustra tema, ea trebuie s aib acuratee: aceast calitate se obine selectnd i verificnd cu atenie informaiile care vor fi reproduse n discurs; - trebuie s-i adecveze stilul i coninutul la specificul audienei; - trebuie s fie clar: dac asculttorii nu neleg ce spune vorbitorul, toat lumea i pierde timpul de poman; cei mai mari dumani ai claritii sunt frazele complicate, jargonul, informaiile excesiv de tehnice. Dup ce a fost scris, discursul va fi dat vorbitorului, pentru ca acesta s-l citeasc, s fac modificri, s scot sau s aduge unele pasaje. Aceast etap este extrem de important, pentru c vorbitorul trebuie s regseasc n textul respectiv propriul su stil i propriile sale puncte de vedere; de asemenea, el trebuie s se familiarizeze cu discursul pe care l va rosti, s-l neleag i s-i simt ritmul specific. Pn la momentul n care discursul va deveni o expresie natural a personalitii vorbitorului, se pot realiza dou-trei variante succesive (uneori chiar mai multe, n funcie de exigena vorbitorului i de priceperea celui care scrie textul). Pentru ca 6

aceast operaie de punere n accord s reueasc repede i bine, este necesar ca cei doi (vorbitorul i autorul textului) s petreac mai mult timp mpreun. Din nefericire, puini conductori de organizaii neleg importana acestui lucru; majoritatea ateapt discursul, fr s fi avut nici o ntrevedere cu cel care l scrie i, n final, sunt mirai c audiena nu le acord atenie i cred c vina aparine n exclusivitate autorului textului. De fapt, ei ar trebui s neleag c nu pot fi convingtori dac ei nu cred n ceea ce spun i nu pot crede n ceva care nu a fost lucrat n comun cu specialistul din relaii publice. 1.8. Pregtirea reprezentanilor organizaiei care particip la conferin Reuita unei conferine depinde, n mare msur, de alegerea i pregtirea celor care vor ine discursuri i vor rspunde la ntrebrile gazetarilor. n majoritatea cazurilor este ales directorul (conductorul) organizaiei, deoarece el este considerat persoana cea mai reprezentativ. n plus, ziaritii apreciaz o asemenea alegere, tiind c un citat din discursul celui care reprezint cea mai nalt funcie de conducere d mai mult greutate materialului jurnalistic. Aceast alegere nu trebuie considerat nici ca venind de la sine i nici ca obligatorie; de fapt, la baza seleciei trebuie s stea alte criterii, a cror respectare asigur succesul ieirii la ramp a reprezentantului organizaiei. Dup D.L. Wilcox i L.W. Nolte (1990, p. 351), persoana ideal este aceea care cunoate bine subiectul, care posed o voce i o nfiare care o ajut s fac o impresie bun i care d dovad de abiliti n comunicarea oral. Pregtirea celui care va aprea n faa jurnalitilor (i, prin acetia, n faa opiniei publice) nu se oprete aici. In orice conferin de pres exist dou momente importante: discursul pe care l ine reprezentantul organizaiei i dialogul pe care acesta l are cu jurnalitii, atunci cnd rspunde la ntrebrile puse de ei. Pentru fiecare moment persoanele selectate trebuie s fac o pregtire serioas, cu oameni specializai (de obicei membrii ai biroului de pres). Aceste antrenamente solicit timp i rbdare; adeseori se poate ajunge la simularea unei ntregi conferine de pres (reprezentantul organizaiei este pregtit pentru dezbaterea unei probleme; membrii biroului de pres imagineaz ntrebrile cele mai dificile i joac rolul jurnalitilor; exerciiul este nregistrat video; nregistrarea este vzut i revzut, interveniile sunt comentate, iar imperfeciunile de exprimare sau comportament sunt semnalate pentru a fi eliminate). Mai multe indicaii de acest fel, sintetizate din diferite lucrri de specialitate, pot alctui un fel de decalog al reprezentantului organizaiei n ntlnirile sale cu presa: - s fie relaxat i onest; - s adopte o adresare direct, s alterneze momentele n care vorbete cu un ton mai ridicat cu cele n care tonul este sczut; - s aib o exprimare concis: jurnalitii aleg ntotdeauna citatele scurte i la obiect; - s nu utilizeze jargonul sau termenii prea tehnici; - s nu i nceap discursurile cu aprecieri legate de ntrebare (de tipul: da, este o ntrebare grea, interesant, plcut; m bucur c mi-ai pus aceast ntrebare), deoarece asemenea comentarii pot irita pe jurnalitii ale cror ntrebri nu au beneficiat de aceleai calificative; - s nu foloseasc formula no coment (nu comentez), dac nu este sigur c va putea preciza de ce nu poate discuta despre subiectul respectiv; 7

s nu fie defensiv: rspunsurile trebuie s fie pozitive; s evite schimburile verbale violente cu jurnalitii; s fie prudent n utilizarea informaiilor: dac tie c ceva nu poate s fie fcut public, este de preferat s nu abordeze acel subiect i s nu fac apel la formula off the reccord (nu exist niciodat certitudinea c niciun ziarist nu va publica acest tip de informaie); - s dea cte un rspuns pentru fiecare ntrebare; Si cel mai important sfat: s i pstreze mereu calmul, s zmbeasc (dac subiectul i permite), s fie comunicativ, s nu aib impresia c este obiectul unor rfuieli personale jurnalitii i fac datoria, la fel cum i el trebuie s i-o fac pe a lui. 1.9. Pregtiri i verificri de ultim or A sosit ziua conferinei. Acum se pun la punct ultimele detalii; o scpare, un amnunt minor, dar iritant pentru jurnaliti, pot compromite zile ntregi de munc. Un membru al biroului de pres va aeza sau va verifica dac scaunele i mesele au fost aezate conform planului stabilit; el va avea grij ca pe mese s fie scrumiere, pixuri, cteva coli de hrtie sau (dac este posibil) bloc-notes-uri. Totodat trebuie avut grij ca materialele ajuttoare (panouri, machete, grafice etc) s fie astfel aezate, nct s fie la ndemna vorbitorului i s poat fi vzute din orice punct al slii. Pentru planele cu emblema sau cu logo-ul organizaiei trebuie ales un loc sugestiv, deoarece acestea vor fi fotografiate sau filmate.

2. Desfurarea conferinei de pres

Aceast secven cuprinde mai multe momente importante: - primirea jurnalitilor; - deschiderea conferinei; - discursul reprezentantului organizaiei; - ntrebrile; - nchiderea conferinei; - dialogul informal (cafeaua i rcoritoarele); 2.1. Primirea jurnalitilor La intrarea n sala de conferin jurnalitii vor fi ntmpinai de doi-trei reprezentani ai biroului de pres sau ai organizaiei. Acetia trebuie s fie persoane care cunosc toate detaliile conferinei i care pot oferi informaii jurnalitilor cu care se ntlnesc; ei vor purta ecusoane pentru a putea fi identificai i vor avea o list cu invitaii (n ordine alfabetic sau a instituiilor de pres) pentru a putea ine evidena celor prezeni sau abseni; totodat ei vor nmna jurnalitilor dosarele de pres, eventualele ecusoane i i vor conduce n sal. Purttorul de cuvnt sau eful biroului de pres va saluta pe fiecare ziarist, va schimba cteva cuvinte cu ei. 2.2. Deschiderea conferinei Conferina trebuie s nceap la ora anunat pe invitaie; ntrziaii pot fi ateptai maxim 10 minute, timp n care fotografii pot s-i fac meseria, fr s stinghereasc desfurarea conferinei. Dac n organizaia respectiv exist un purttor de cuvnt, este mult mai bine ca acesta s joace rolul de moderator. O asemenea opiune mi se pare mai potrivit,

deoarece el are o experien mai bogat n lucrul cu jurnalitii, i cunoate mai bine i poate anticipa unele reacii ale acestora; n plus, dac va modera discuiile, va fi o prezen activ, nu doar un simplu element de decor aa cum se ntmpl adeseori. Orice persoan care conduce conferina de pres trebuie, n deschidere, s-i salute pe jurnaliti, s le mulumeasc pentru participare, s precizeze titlul (tema) conferinei i s-i prezinte, n ordine ierarhic (nume i funcie) pe reprezentanii organizaiei care iau parte la ntlnirea cu presa. Apoi el va reaminti programul conferinei, artnd cine va vorbi din partea organizaiei, ct timp va dura aceast intervenie (max. 15 - 20 min.), ct timp este alocat pentru ntrebri i rspunsuri (max. 45 - 60 min.) i va invita jurnalitii ca, dup terminarea conferinei, s ia parte la un dialog informal, servind o cafea, rcoritoare, fursecuri etc (specificnd timpul afectat: max. 30 - 40 min.). Aceste intervale de timp sunt orientative; n fiecare caz particular, ele depind de cantitatea de informaie care este coninit n discurs, precum i de interesul pe care l dovedesc ziaritii pentru subiectul respectiv. Oricum, nu este indicat ca aceste valori s fie depite cu mult: desfurarea conferinei nu trebuie s ia mai mult de 60-80 de minute. Dup aceast scurt introducere, el va da cuvntul celui mai important reprezentant al organizaiei aflat n sal. 2.3. Discursul reprezentantului organizaiei Discursul va fi inut de un membru marcant al organizaiei (de obicei, directorul), care a fost n prealabil pregtit de membrii biroului de pres. Dac nu a avut ocazia s o fac nainte, la nceputul alocuiunii sale, acesta va saluta jurnalitii i va prezenta pe scurt tema conferinei. n unele situaii, cnd subiectul o cere (este nevoie de precizarea unor aspecte tehnice), pe lng reprezentantul conducerii organizaiei pot s aib scurte intervenii i 1-2 specialiti, care cunosc n amnunt acele probleme; n acest caz, cel care va ine discursul va preciza importana specific a fiecruia din aceste aspecte. n esen, trebuie s se in seama de faptul c o conferin de pres nu este totuna cu o declaraie, c trebuie lsat jurnalitilor suficient materie i suficient timp pentru a pune ntrebri (C. Darroy i colab., 1990, p.53). n cazul n care lor li se refuz un rol activ, de parteneri la un schimb de informaii, mesajul conferinei nu se va bucura de interesul reprezentanilor presei i va fi slab mediatizat. 2.4. ntrebrile Aceast parte a conferinei, n care ziaritii pun ntrebri i reprezentanii organizaiei dau rspunsuri este considerat, n toate lucrrile de specialitate, ca un moment esenial al ntlnirii cu presa. De fapt este o ocazie ca, n mod direct, s se ia pulsul presei, s se constate cum reacioneaz jurnalitii la informaia primit i, uneori, s se poat rsturna o anumit tendin sau atitudine a presei n favoarea organizaiei. Dac aceast secven este bine condus, ea va permite distribuirea unui surplus de informaie, neprezentat n timpul discursului; dac este prost condus, ea va scoate n eviden punctele slabe ale organizaiei. Dup terminarea discursului (sau a discursurilor), purttorul de cuvnt mulumete celor care au vorbit i invit jurnalitii s pun ntrebri, reamintindu-le timpul pe care l au la dispoziie. Totodat el anun c va da cuvntul n ordinea n care jurnalitii vor solicita acest lucru. Purttorul de cuvnt numete ziaristul i specific publicaia sau postul pe care acesta l reprezint; n cazul n care nu i amintete sau nu este sigur de nume ori de redacie, l roag pe acesta s se prezinte singur. Aceast introducere este important pentru c d posibilitatea reprezentantului

organizaiei s tie cu cine vorbete i s-i aduc aminte ce i s-a spus, n timpul pregtirii pentru conferin, despre jurnalistul respectiv. Purttorul de cuvnt urmrete cu atenie (dar cu discreie) ceasul; cnd timpul alocat conferinei se apropie de sfrit, el va anuna c a mai rmas un anumit numr de minute i c mai este timp doar pentru una sau dou ntrebri; el nu va uita ns s reaminteasc faptul c discuia poate continua, ntr-un cadru informal, la o cafea. 2.5. nchiderea conferinei Dup expirarea timpului stabilit pentru ntrebri i rspunsuri, liderul organizaiei sau purttorul de cuvnt vor face un scurt rezumat al temei respective, scond n eviden faptele, informaiile sau ideile cele mai importante. Apoi li se va reaminti jurnalitilor faptul c, la plecare, vor primi copii ale discursului. n final, li se va mulumi jurnalitilor pentru participare i va fi lansat invitaia la un dialog amical, la o cafea. 2.6. Dialogul informal Conform tradiiilor ospitalitii, orice gazd dorete s ofere cteva momente plcute invitailor si; totodat ea va fi ncntat s le ofere o cafea, rcoritoare, buturi slabe, prjituri etc. Cei care organizeaz conferinele de pres nu fac excepie de la regulile ospitalitii. Important este ns ca ei s tie care este momentul prielnic pentru asemenea clipe de relaxare i care este linia de echilibru dintre regulile ospitalitii i excesele culinare sau alcoolice. n intervalul prevzut pentru ntlnirea informala se pot acorda interviurile (pentru radio ori televiziune) pe care jurnalitii le-au solicitat, folosindu-se o sal pregtit dinainte n acest scop; excepie de la acesat regula fac acele cazuri cnd ziaritii, care doresc s dea o anumit culoare materialului, insist ca interviul s se fac pe holuri, n sala de conferine sau n orice alt loc care sugereaz mai bine identitatea aparte a acelui moment. Dup 30 - 40 de minute reprezentanii organizaiei i iau rmas bun de la ziariti, mulumindu-le pentru participare i invitndu-i s vin i la alte evenimente pe care organizaia le va produce.

2.7. Evaluarea
Activitatea de comunicare cu presa nu s-a ncheiat odat cu plecarea ultimului gazetar. Dimpotriv, de acum urmeaz o alt etap, extrem de important, n care se va face evaluarea derulrii conferinei i a efectului pe care ea l-a avut. Dup terminarea conferinei se va parcurge lista jurnalitilor invitai i se vor nota n fiierele de pres ziaritii care au venit (eventual se trec i cteva informaii despre tipul de ntrebri pe care le-au pus). Astfel, pe termen lung vor putea fi identificai jurnalitii care sunt interesai de organizaie i care rspund ori de cte ori sunt invitai i jurnalitii care refuz sistematic s participe la activitile organizaiei. A doua zi se trimit dosare de pres celor care nu au venit la conferin, evident fr a li se face reprouri. Celor care au fost prezeni li se trimit scrisori de mulumire (sub semntura conductorului organizaiei). De asemenea, se va trimite documentaia suplimentar acelor gazetari care au solicitat acest lucru. n zilele urmtoare se va urmri reacia presei, pentru a se vedea ce i ct s-a scris n diversele publicaii sau s-a difuzat n audiovizual despre organizaie. Se poate ntmpla ca ntlnirea cu presa s nu aibe un ecou imediat (apariia de tiri sau interviuri); ea are ns ntotdeauna un impact, materializat prin faptul c, dup un 10

anume interval de timp, organizaia este contactat pentru anumite informaii, pentru interviuri sau reportaje. n cazul n care conferina nu a avut niciun fel de rezonan, membrii biroului de pres trebuie s-i pun anumite ntrebri i s caute cauzele acestui fapt; ele pot fi legate de alegerea momentului i locului n care s-a desfurat conferina, de subiectul ei, de calitatea interveniilor, de tipul redaciilor i jurnalitilor solicitai, de modul cum a fost organizat ntregul eveniment. Rspunznd corect i fr complezen la aceste ntrebri, ei vor descoperi cauzele eecului i vor putea lua msurile ce se impun pentru a asigura reuita aciunilor viitoare.

Tema tutorat

Sunteti reprezentantul biroului de presa al organizatiei X. Prezentati etapele de pregatire ale unei conferinte de presa, organizata de institutia pe care o reprezentati cu ocazia evenimentului (precizati evenimentul).

Bibliografie
Bachmann, Philippe, 1994, Communiquer avec la presse ecrite et audiovisuelle , Paris, Centre de Formation et de Perfectionnement des Journalistes Coman Cristina, 2002, Relaiile publice principii i strategii, Iai, Polirom Coman Cristina, 2004, Relatiile publice si mass media, editia a doua, Polirom,Iasi Coman, Mihai, 1999, Introducere n sistemul mass media, Iai, Polirom Cutlipp, Scott M., Center, Allen H., Broom, Glen M ., 1994, Effective Public Relations, Prentice-Hall Inc, (ed. a 7-a)

11

Dagenais, Bernard, 1990, Le communique ou lart de faire parler de soi , Quebec, VLB Editeur Deschepper, Jacques, 1990, Savoir communiquer avec les journalistes de la presse, de la radio et de la television guide pratique, Paris, Editions Eyrolles Girardot, Jean-Luc, 1992, Communiquer avec la presse, Paris, Nathan Grunig, James E., Hunt, Todd, 1984, Managing Public Relations, Harcourt Brace Jovanovich College Publishers Hunt, Todd, Grunig, James E., 1994, Public Relations Techniques, Holt, Rinehart and Winston Inc. Newsom, Doug, Siegfried, Tom, 1981, Writing in Public Relations Practice Form and Style, Belmont, Wadsworth Publishing Company Newsom, Doug, Scott, Allan, Turk, VanSlyke Judy , 1993, This Is PR The Realities of Public Relations, Belmont, Wadsworth Publishing Company (n romn sub titlul Totul despre relaiile publice, Iai, Polirom, 2003) Seitel, Fraser P, 1992, The practice of Public Relations, New York, MacMillan Publishing Company (ed. a 5-a) Wilcox, Dennis L., Nolte, Lawrence W ., 1990, Public Relations Writing and Media Techniques, New York, Harper & Row Publishers Inc. Wilcox, Dennis L., Ault, Phillip H., Agee, Warren K, 1992, Public Relations Strategies and Tactics, Harper Collins Publishers Inc. (ed. a 3-a)

12