CODUL de CONDUIT

Punem n practic valorile noastre

Grij Conlucrare la nivel global mbuntire continu

Meninem  cele mai nalte standarde etice

MESAJ DIN PARTEA PREEDINTELUI CONSILIULUI DE ADMINISTRAIE, PREEDINTE DIRECTOR GENERAL

C C

ompania Colgate-Palmolive a demonstrat n mod consecvent, timp de peste 200 de ani, angajamentul fa de valorile i principiile sale, n care crede cu convingere, desfurnd activiti cu integritate i onestitate, simultan cu aplicarea valorilor proprii concretizate prin respect n actul de conducere. Salut cu mndrie cea de-a 25-a aniversare a codului de conduit al companiei noastre. De la lansarea sa n 1987, codul ne-a ghidat prin intermediul unui set de principii care reflect valorile Colgate i standardele stabilite, care ne guverneaz comportamentul etic. Pentru a ine pasul cu schimbrile de la nivel mondial i de pe pieele noastre, codul de conduit este revizuit, actualizat i republicat periodic, n scopul asigurrii relevanei i anvergurii acestuia. Evenimentele din lumea afacerilor n-au fost niciodat mai provocatoare sau mai complexe dect acum; ele ntresc importana esenial a desfurrii activitii ntr-o manier etic, legal i responsabil social. Ca o companie cu adevrat global, ce opereaz n numeroase ri din ntreaga lume, trebuie s ne asigurm cu toii c att comportamentul ct i deciziile noastre se ridic la nlimea idealurilor i valorilor din codul de conduit. Fiecare dintre noi ia zilnic decizii ce ar putea avea implicaii financiare, umane, comunitare sau etice. n calitate de membri ai familiei Colgate, este important s citii, s nelegei i s v conformai ntru totul codului de conduit. Codul pune accent pe responsabilitatea personal pe care o are fiecare dintre noi, de a aciona cu integritate i de a menine cele mai nalte standarde etice. Dar cunoaterea codului de conduit nu este de ajuns. Ca angajai Colgate, promovm comportamentul etic prin aciunile i spusele noastre. Ne asumm responsabilitatea pentru aciuni i decizii i vorbim deschis pentru a pune n discuie comportamentele aflate n conflict cu codul de conduit, precum i cu alte politici ale Colgate. Reputaia Colgate este n minile fiecruia dintre noi. V mulumesc anticipat pentru devotamentul constant fa de valorile noastre comune i pentru luarea de decizii etice fr de care nu ne-am putea menine succesul n afaceri.

Ian CooK Preedinte al consiliului de administraie, preedinte director general

Punem Punem n n practic practic valorile valorile noastre noastre

Prin aplicarea valorilor Colgate, grija, conlucrarea la nivel global i mbuntirea continu, crem o cultur n care oamenii acioneaz ca echip, conlucrnd pentru atingerea obiectivelor comune. Cele trei valori fundamentale ale Colgate fac parte din tot ceea ce facem.

Grija
Companiei i pas de oameni: de angajaii Colgate, de clieni, de acionari, de consumatori, de furnizori i de partenerii de afaceri. Colgate se angajeaz s acioneze cu compasiune, integritate, onestitate i etic superioar n orice situaie, s-i asculte pe ceilali cu respect i s preuiasc deosebirile. Compania se angajeaz de asemenea s protejeze mediul nconjurtor global, s mbunteasc comunitile n care triesc i muncesc angajaii Colgate i s se conformeze tuturor legilor i reglementrilor guvernamentale.

Conlucrarea la nivel global

Toi angajaii Colgate fac parte dintr-o echip global care s-a angajat s conlucreze transfrontalier i n lumea ntreag. Compania poate s ajung la o cretere profitabil i sustenabil numai prin schimbul de idei, tehnologii i talente.

mbuntirea continu
Angajaii Colgate s-au angajat s se perfecioneze n fiecare zi n tot ceea ce fac, la nivel individual i de echip. nelegnd mai bine ateptrile consumatorilor i clienilor i lucrnd permanent la inovarea i mbuntirea produselor, serviciilor i proceselor, Colgate va deveni cea mai bun.

n condiiile actuale de cretere a concurenei de pe piee, valorile Colgate sunt fundamentul succesului la nivel individual, de echip i companie. Numai respectndu-i pe ceilali i aplicnd valorile Colgate putem spera s obinem rezultate excepionale n activitate.

CODUL DE CONDUIT

Respectul Respectul n n actul actul de de conducere conducere

Respectul n actul de conducere este maniera n care angajaii Colgate pun n aplicare valorile companiei.
Conducnd cu respect, asigurm un mediu n care oamenii se simt liberi s ofere sugestii, idei i s-i aduc contribuia n cadrul organizaiei. Respectul n actul de conducere creeaz un mediu n care oamenilor le pas sincer unii de alii i conlucreaz eficient pentru a-i atinge potenialul maxim. Principiile aplicrii respectului n actul de conducere sunt:

Comunicarea
Exprimarea clar i simpl a ideilor; ascultarea opiniilor altora; asigurarea unui mediu n care oamenii se simt n largul lor cnd i exprim gndurile; asigurarea unui flux constant de informaii actuale ctre i dinspre alii.

Oferirea i solicitarea de preri

Contribuia la dezvoltarea tuturor angajailor Colgate prin oferirea i solicitarea de opinii constructive, specifice; oferirea de ndrumare i ajutor pentru ca ceilali s continue n direcia corect; motivarea schimbrilor pozitive i asigurarea unui exemplu pentru munca de excepie.

Aprecierea contribuiilor unice

Aprecierea i recunoaterea contribuiilor i muncii de calitate a celorlali; respectul fa de individualitate; implicarea celorlali n luarea deciziilor i stabilirea prioritilor. Aprecierea oamenilor pentru deosebirile dintre acetia este esenial pentru construirea i susinerea succesului n afaceri, acum i n viitor.

Promovarea conlucrrii
Angajarea fa de obiectivele comune; rezolvarea conflictelor ntr-o manier pozitiv.

Stabilirea de exemple
Stabilirea de exemple pozitive de desfurare a activitii ntr-o manier etic, pentru a gestiona stresul i a crea un mediu de lucru plcut i echilibrat.

Colgate-palmolive company

CODUL DE CONDUIT COLGATE-PALMOLIVE

CUPRINS
Despre codul de conduit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Relaionarea cu cei din jur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Relaionarea cu COMPANIA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Relaionarea cu consiliul de administraie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Relaionarea cu alte companii. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Relaionarea cu consumatorii . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Relaionarea cu guvernul i cu legislaia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Relaionarea cu societatea. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Relaionarea cu mediul nconjurtor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Relaionarea cu acionarii . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Responsabilitatea conformrii . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Solicitarea de ndrumare i raportarea problemelor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Indexul subiectelor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 ntrebri frecvente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

DESPRE CODUL DE CONDUIT

Codul de conduit Colgate constituie un ghid n relaiile de afaceri de zi cu zi, reflectnd standardul comportamentului adecvat precum i valorile companiei noastre. Mesajul codului este clar pentru noi toi: modul n care obinem succesul n afaceri este la fel de important ca i succesul n sine. Codul de conduit Colgate se aplic tuturor celor care lucreaz pentru Colgate, inclusiv administratori, directori i toi angajaii companiei i filialelor de la nivel mondial. Distribuitorii i furnizorii trebuie s se conformeze la rndul lor acestor cerine, dat fiind faptul c acceptarea codului este una dintre condiiile desfurrii de afaceri cu Colgate. Cel mai important aspect, este c fiecare angajat are responsabilitatea de a-i dovedi integritatea i capacitatea de a lua decizii, conformndu-se prevederilor codului de conduit, directivelor globale privind practicile n afaceri, politicilor companiei i prevederilor legale n vigoare. Prin faptul c etica i integritatea sunt incluse constant n relaiile noastre de afaceri i n luarea deciziilor, ne demonstrm angajamentul fa de o cultur care promoveaz cele mai nalte standarde etice. Respectarea codului este cel mai uor de asigurat folosindu-v discernmntul i solicitnd ndrumare atunci cnd apar ntrebri. Fiecare dintre noi este rspunztor pentru luarea propriilor decizii i respectarea prevederilor codului. Dac avei incertitudini nainte de a ntreprinde o aciune concret, punei-v urmtoarele ntrebri: Sunt autorizat s fac acest lucru? Stabilesc un exemplu? Este corect aciunea pe care intenionez s o ntreprind? Aciunea este legal i conform cu valorile Colgate, cu principiile aplicrii respectului n actul de conducere, cu codul de conduit, cu instruciunile companiei privind practicile n afaceri i cu alte politici? Mi-ar fi ruine s-i vorbesc despre aceast aciune unei persoane pe care o respect? Aceast aciune va contribui la sporirea reputaiei de companie etic a Colgate? Demonstrez c dispun de cele mai nalte standarde etice? n cazul n care rspunsul la oricare dintre aceste ntrebri este NU sau dac avei ntrebri sau neclariti privind interpretarea sau aplicarea codului de conduit sau a oricrui alt standard, altei politici sau proceduri Colgate asociate codului, trebuie s discutai situaia cu superiorul, cu departamentul de resurse umane, juridic global sau de etic i conformitate global. Nu se va ntreprinde niciun fel de aciune mpotriva unei persoane care depune o plngere, raporteaz, particip sau asist la investigarea unei presupuse nclcri a codului de conduit, dac acuzaia fcut sau informaiile furnizate nu sunt n mod intenionat false. n msura n care acest lucru este posibil, Colgate va menine confidenialitatea tuturor plngerilor. Codul este disponibil online i a fost tradus n mai multe limbi. Colgate le cere tuturor angajailor si s citeasc codul, s-l neleag i s se conformeze prevederilor acestuia. Totui, conformitatea nu se produce de la sine. Este necesar implicarea fiecruia dintre noi. Pentru a ntri aceast implicare, angajailor Colgate din ntreaga lume li se asigur anual instruire i atestare n ce privete codul.

Colgate-palmolive company

RELAIONAREA

CU CEI DIN JUR

Raporturile cu cei din jur trebuie s se bazeze pe ncredere reciproc i devotament. Ne revine responsabilitatea de a ne trata cu respect i demnitate.
Ne strduim s avem relaii profesionale bune.
n cadrul companiei Colgate, ne mndrim cu puternicul devotament personal al celor care lucreaz aici i cu realizrile deosebite ce rezult din devotament. Acest nivel de devotament, ns, nu poate fi atins dect ntr-o atmosfer de ncredere, de comunicare deschis, sincer i de respect. Toate raporturile cu colegii, subordonaii sau superiorii trebuie s se desfoare dup modelul unui parteneriat, n care comportamentul individual este guvernat de devotamentul fa de cele mai nalte standarde etice. Relaiile cu colegii de munc trebuie s fie asemenea celor dintre membrii unei echipe nvingtoare. Oameni care muncesc n armonie, concentrndu-se asupra unui set de obiective comune constituie motorul care propulseaz activitatea noastr. Pentru ca aceast relaie dinamic de echip s funcioneze, fiecare trebuie s-i ndeplineasc responsabilitile i s fie sigur c i ceilali fac la fel. Aceasta implic acordarea sprijinului necesar celor din jur, la orice nivel, pentru a-i putea face datoria. Niciun individ i nicio unitate a companiei nu-i poate plasa prioritile proprii naintea celor ale companiei. Relaia cu colegii de munc sau cu cei pe care i supravegheai trebuie s promoveze etica i conformitatea i s constituie un exemplu de decen, corectitudine i integritate. Ca superior, suntei responsabil pentru definirea clar a standardelor de performan i crearea unui mediu care promoveaz munca n echip i comportamentul etic.

Promovm comunicarea deschis i sincer.

ncurajai gndirea creativ i inovatoare, iar dac suntei ntr-o poziie de conducere, tratai-v subordonaii ca persoane, dndu-le libertatea necesar pentru a-i ndeplini sarcinile. Oferii sugestii pentru mbuntirea performanei. Relaia cu superiorul trebuie s se bazeze pe respect i ncredere reciproc. mpreun cu acesta formai o echip al crei scop comun este ndeplinirea obiectivelor stabilite de ctre companie pentru unitatea din care facei parte. Avei la fel de mult responsabilitate ca i superiorul dumneavoastr pentru pstrarea unei comunicri deschise i sincere. Luai iniiativa de cte ori putei. Fii creativ n rezolvarea problemelor. Cooperarea i creativitatea sunt eseniale pentru ndeplinirea obiectivelor unitii din care facei parte i celor ale companiei.

Cea mai important resurs a companiei Colgate sunt oamenii.

Angajamentul companiei Colgate pentru grija fa de oameni se manifest la locul de munc printr-o serie de programe concepute s promoveze i s recompenseze realizrile individuale i de echip. Suntei ncurajai s avansai ct de mult putei, aducndu-v astfel o contribuie important la succesul companiei. n cele din urm, succesul companiei nu ar fi posibil fr eforturile oamenilor talentai i bine pregtii de pretutindeni. n mod particular, n aspectele asociate angajrii, aplicm urmtoarele:

CODUL DE CONDUIT

 Politica, practica i dorina companiei Colgate este de a oferi oportuniti de angajare tuturor persoanelor calificate, n mod egal. Compania nu discrimineaz niciun angajat pe criterii de ras, culoare, religie, gen, identitate sexual, origine naional, etnie, vrst, orientare sexual, handicap, stare civil, statut de veteran sau orice alte caracteristici protejate prin lege n oricare dintre termenii i condiiile angajrii. Printre acestea se numr recrutarea, angajarea, promovarea, transferul, despgubirea, instruirea, retrogradarea sau concedierea, fr a se limita la acestea. Nu exploatm copii prin munc. Exploatarea copiilor prin munc este definit ca fiind angajarea unei persoane care nu a mplinit vrsta legal conform legilor aplicabile n jurisdicia respectiv. n niciun caz nu vom angaja cu bun tiin o persoan cu vrsta sub 16 (aisprezece) ani. Meninem un mediu de lucru deschis i atingem un nivel de excelen, atrgnd i pstrnd ca angajai persoane din medii ct mai diverse. Oferim pregtire, instruire i posibiliti de promovare care s permit dezvoltarea i avansarea n carier pentru toi angajaii Colgate. Evalum performanele i oferim reacii sincere i corecte. Acest proces ncurajeaz schimbul de comentarii i un dialog n ambele sensuri, precum i analizarea acestor evaluri de ctre cei de la niveluri mai nalte de conducere. Remunerm performana, recunoatem i rspltim contribuiile individuale sau de echip care depesc atribuiile obinuite ale funciei respective prin intermediul unor programe de tipul You Can Make a Difference Award (Premiul pentru angajaii care s-au remarcat) iniiat de preedinte. Interzicem hruirea sexual sau sub orice alt form a angajailor Colgate de ctre orice persoan, la locul de munc sau n timpul desfurrii activitilor companiei.

: R:

Unul dintre colegii mei de serviciu ne-a trimis prin e-mail, mie i altor ctorva colegi, o glum nepotrivit. O consider jignitoare, dar nu tiu dac ar trebui s-i vorbesc colegului meu de serviciu despre aceast problem. Colgate-Palmolive s-a angajat s menin un mediu de lucru profesionist, n care toi angajaii sunt tratai cu respect i demnitate. Ca urmare, comportamentul jignitor sau necorespunztor nu este acceptabil. Dac nu v simii capabil.s abordai problema direct cu colegul de serviciu, solicitai asisten din partea superiorului, departamentului resurse umane sau etic i conformitate global.

Ne strduim s evitm favoritismul sau impresia de favoritism la locul de munc n conformitate cu politicile i procedurile adoptate de companie. Ne strduim s eliminm pericolele poteniale de la locul de munc i s ne conformm tuturor legilor i standardelor aplicabile privind sigurana i sntatea ocupaional. Contribuim la meninerea unui mediu de lucru sigur, sntos i productiv pentru toi angajaii Colgate i pentru alii, prin: interzicerea deinerii, consumului, vnzrii sau distribuirii de droguri ilegale sau de instrumente speciale asociate drogurilor, n perimetrul companiei sau n timpul orelor de program; interzicerea desfurrii activitilor companiei de ctre persoane aflate sub influena alcoolului; interzicerea deinerii sau folosirii armelor albe/de foc sau muniiei n incinta companiei sau n timpul desfurrii activitilor Colgate conform prevederilor legale n vigoare la nivel local. Deinerea de arme poate fi autorizat pentru personalul de paz atunci cnd acest lucru este considerat necesar pentru meninerea siguranei angajailor companiei; interzicerea oricror acte care ar putea fi percepute ca violente, amenintoare, degradante sau de natur s intimideze i cerina ca orice caz de abuz de droguri sau alcool, violen sau posesie ilegal de arme s fie anunat imediat conducerii.

Colgate-palmolive company

RELAIONAREA

CU COMPANIA

n calitate de angajai ai Colgate, ne strduim s respectm politicile Colgate i, n acelai timp, facem eforturi de mbuntire a performanelor companiei. Suntem contieni de ncrederea care ni se acord, iar aciunile noastre sunt integre i oneste n orice situaie tocmai pentru a pstra aceast ncredere. Evitm conflictele de interese i alte situaii care ar putea fi n detrimentul companiei.
Evitm conflictele de interese.
Discernmntul este una dintre cele mai importante atuuri de care dispunei. Trebuie s evitai orice activitate, implicare sau asociere ce v afecteaz sau poate compromite capacitatea dvs. de gndire obiectiv n interesul companiei. Conflictele pot s apar n numeroase situaii. Este imposibil s le prezentm pe toate aici i nu va fi ntotdeauna uor s deosebii activitatea corect de cea incorect. Dac avei incertitudini, adresai-v superiorului, departamentului resurse umane sau organizaiei juridice globale nainte de a ntreprinde vreo aciune. Instruciunile de mai jos sunt valabile n cazul celor mai frecvente situaii de conflict: Investiii Nu facei nicio investiie care v-ar putea afecta deciziile profesionale. Politica noastr interzice angajailor Colgate s dein aciuni sau participaii n calitate de proprietari la o companie concurent sau care se afl n relaii de afaceri cu Colgate. Aceast interdicie nu se aplic unui numr redus de aciuni (n general sub 1%) deinute la o companie cotat la burs, cu condiia ca suma investit s nu fie att de mare nct s creeze impresia unui conflict de interese. n cazul n care ai fcut investiii potenial interzise nainte de a lucra pentru Colgate, raportai situaia organizaiei juridice globale. Familia nainte de a intra n relaii de afaceri n numele Colgate cu o companie n care avei un interes personal sau una dintre rudele apropiate are un interes, n condiiile n care ai putea obine avantaje de pe urma aciunilor proprii sau ale rudei respective, comunicai acest lucru superiorului i obinei aprobarea de la responsabilul de divizie sau de la responsabilul operativ precum i de la organizaia juridic global. Alte activiti Att timp ct lucrai la Colgate nu lucrai i pentru o companie concurent, nici nu lucrai sau oferii asisten unui ter (distribuitor, client sau furnizor) n condiiile n care aceste activiti ar putea avea efecte negative asupra performanei i discernmntului dvs. la locul de munc. Nu folosii timpul, dotrile, materialele, identitatea sau logo-urile companiei pentru activiti externe care nu au legtur cu funcia pe care o deinei n cadrul Colgate fr aprobarea responsabilului de divizie sau a responsabilului operativ. Relaii personale Dei recunoatem i respectm dreptul angajailor Colgate de a se asocia liber cu persoanele ntlnite n mediul de lucru, trebuie s ne folosim discernmntul, asigurndu-ne c aceste relaii nu au un impact
8 CODUL DE CONDUIT

negativ asupra performanei la locul de munc, capacitii de supraveghere a celorlali sau mediului de lucru. Orice fel de comportament la locul de munc al angajailor care au o relaie intim sau de prietenie poate fi considerat necorespunztor dac acest comportament reprezint o surs de disconfort pentru ceilali. Favoritismele sau luarea deciziilor profesionale n funcie de sentimente, legturi, prietenii n loc de interesele companiei sunt interzise. Persoanele care au o relaie intim sau de prietenie trebuie s dea dovad de tact, discernmnt i sensibilitate. Avei n vedere faptul c un membru al familiei poate fi angajat ntr-o funcie care ar putea da natere sau doar da impresia unui conflict de interese. n cazul n care apare aceast situaie, adresai-v superiorului, departamentul resurse umane sau organizaiei juridice globale pentru asisten. Consiliile de administraie nainte de a accepta numirea n consiliul de administraie sau orice alt organism similar al unei alte companii sau agenii guvernamentale, obinei aprobarea din partea preedintelui director general i a efului serviciului juridic. Pentru a face parte din consiliul de administraie al unei organizaii profesionale sau non-profit conex activitii desfurate, avei nevoie n prealabil de aprobarea responsabilului de divizie sau a responsabilului operativ. Alte consideraii Ne strduim s meninem un mediu de lucru pozitiv, care s reflecte valorile companiei noastre i s promoveze relaii de munc puternice. Dei conflictele de interese apar deseori din interaciunile cu pri externe, conflictele sau aparena de conflict pot s rezulte i din interaciuni interne. Cei cu funcii de conducere trebuie s fie mereu deosebit de vigileni pentru a se asigura c nu sunt create situaii care le-ar prea altora c reprezint favoritism sau un potenial conflict de interese. Dac v aflai ntr-o situaie de conflict de interese real sau potenial, trebuie s o raportai imediat superiorului, astfel nct situaia s poat fi analizat i evaluat corespunztor. Compania va conlucra cu dvs. pentru a aborda situaia i a identifica o soluie corespunztoare.

: R:

Am obinut recent aprobarea efului meu de a-mi lua un al doilea serviciu ca agent imobiliar, ca s-mi suplimentez venitul. Am voie s-mi folosesc telefonul de la birou pentru a-mi contacta clienii sau s folosesc copiatorul ca s fac copii ale informaiilor despre proprieti n timpul orelor de serviciu? Nu. Utilizarea pe care intenionai s o dai bunurilor companiei este strict n beneficiul personal, nu este legat de desfurarea activitii companiei i poate fi perceput ca interfernd cu capacitatea dvs. de a v ndeplini responsabilitile de serviciu. Dei folosirea intermitent a bunurilor companiei n scop personal este permis, aceasta trebuie s fie limitat i s nu interfereze cu ndeplinirea sarcinilor de serviciu.

Protejm secretele comerciale i informaiile confideniale ale companiei.

Secretele comerciale, alte informaii confideniale precum i o mare parte dintre datele interne reprezint valori importante ale companiei Colgate. Protejarea acestor valori, inclusiv pstrarea confidenialitii lor, joac un rol esenial n dezvoltarea continu i n capacitatea noastr de a fi competitivi. Secretul comercial este o informaie folosit n activitatea companiei Colgate, care nu este cunoscut n general sau uor de descoperit i pentru confidenialitatea cruia se depun eforturi. ns i alte informaii confideniale trebuie protejate. Secretele comerciale Colgate i alte informaii confideniale pot consta n formule, design, dispozitive sau informaii folosite n activitatea noastr i datorit crora Colgate poate obine un avantaj fa de concurenii si. Secretele comerciale Colgate i alte informaii confideniale nu sunt ntotdeauna de natur tehnic. Printre acestea se pot numra i cercetrile de afaceri, planurile pentru noi produse, obiectivele strategice, orice tip de materiale sau informaii legate de marketing sau vnzri, orice informaii financiare sau legate de preuri nepublicate, liste cu angajai, clieni i distribuitori i informaii
Colgate-palmolive company 9

despre cerinele, preferinele, obiceiurile de afaceri i planurile clienilor. Dei nu este exhaustiv, lista aceasta sugereaz varietatea de informaii care trebuie protejate. Secretele comerciale i alte informaii confideniale nu sunt neaprat brevetabile, dar nu pot fi fcute publice. V revin urmtoarele obligaii privind secretele comerciale Colgate i alte informaii confideniale: S nu dezvluii aceste informaii altor angajai Colgate sau unor teri dect n contextul necesitii acestora de a ti sau de a folosi respectivele informaii i, n acele cazuri, cu indicaii de confidenialitate i alte mecanisme de protecie a datelor, cum ar fi protejarea prin parol sau criptarea, dup caz; i s nu dezvluii n alt fel aceste informaii. S nu angajai teri pentru a manipula aceste informaii fr o analiz corespunztoare a securitii i a mecanismelor de control al tehnologiei informaiei de care dispune terul. S nu afiai i s nu discutai aceste informaii pe site-urile web publice sau pe reelele de socializare. S nu folosii aceste informaii n beneficiul propriu sau n beneficiul neautorizat al unor persoane din afara Colgate. S luai toate msurile posibile pentru a proteja secretele comerciale i informaiile confideniale ale Colgate, conform instruciunilor globale privind practicile de afaceri ale companiei. n cazul n care v ncetai activitatea la Colgate, obligaia de a proteja secretele comerciale Colgate i alte informaii confideniale se menine pn cnd acestea devin publice sau Colgate nu le mai consider un secret profesional sau confideniale. De asemenea, nu trebuie s uitai c materialele tiprite, corespondena, informaiile electronice, documentele sau nregistrrile de orice fel, cunotinele despre procese specifice, proceduri, metodele speciale ale Colgate, confideniale sau nu, constituie proprietatea companiei i trebuie s rmn n cadrul acesteia. Desigur, competenele personale dezvoltate sau mbuntite la locul de munc sunt valorile personale ale celui care pleac. n cazul n care nu suntei sigur dac o informaie este confidenial sau secret comercial, adresai-v organizaiei juridice globale.

Protejm datele personale

Respectm drepturile la intimitate personal ale angajailor, consumatorilor, clienilor, furnizorilor notri i ale altor persoane cu care Colgate are relaii de afaceri. Politica noastr este de a colecta, procesa, folosi i pstra informaii personale de la angajai, consumatori, clieni, furnizori i alte persoane numai n msura n care este necesar i conform cu legislaia n vigoare n rile n care ne desfurm activitatea, inclusiv legile legate de colectarea i folosirea informaiilor personale de la minori i de a lua toate msurile rezonabile pentru a proteja respectivele informaii. n cadrul activitii desfurate la Colgate, este posibil ca angajaii s furnizeze companiei anumite informaii personale, cum ar fi adresa de domiciliu i cea de e-mail, informaii privind familia, n scopul beneficiilor i alte informaii personale. Folosim respectivele informaii numai pentru scopurile n care ne-au fost furnizate, exceptnd situaia n care un angajat consimte la alte utilizri, precum i n scopul activitii i conform cu legile locale. n mod similar, consumatorii aflai n legtur cu Colgate ar putea s furnizeze companiei informaii personale, cum ar fi numele, adresa de domiciliu i adresa de e-mail, de exemplu prin solicitarea de informaii despre produse sau prin participarea la concursuri sponsorizate de companie. Folosim respectivele informaii numai n scopul pentru care ne-au fost furnizate, exceptnd situaia n care un consumator consimte la alte utilizri, precum i n funcie de necesiti, pentru evidenele noastre. Politica noastr este de a nu divulga terilor informaiile personale ale consumatorilor, dect dac este necesar pentru a le furniza servicii consumatorilor notri i n conformitate cu legislaia i reglementrile n vigoare. Pe parcursul relaiilor de afaceri cu Colgate, clienii, furnizorii i alte persoane ar putea s furnizeze companiei informaii personale cum ar fi numele, numrul de telefon, numrul de fax, adresa de domiciliu, adresa de e-mail. Folosim respectivele informaii numai n scopul pentru care ne-au fost

10

CODUL DE CONDUIT

furnizate, precum i n funcie de necesiti, pentru evidenele noastre. Politica noastr este de a nu divulga terilor informaiile personale ale clienilor, furnizorilor i altor persoane, dect dac este necesar n contextul relaiei de afaceri i n conformitate cu legislaia i reglementrile n vigoare. Legile privind intimitatea personal a consumatorilor sunt dezvoltate i modificate frecvent. Monitorizm permanent evoluia legilor i standardelor privind intimitatea personal i este posibil s elaborm uneori politici speciale n funcie de acestea. Pentru informaii suplimentare privind protejarea datelor personale, contactai organizaia juridic global.

Aderm la politicile de solicitri de informaii din partea presei i a mass-media.

Solicitrile de informaii financiare sau care privesc activitatea Colgate venite din partea mass-media, a presei, a comunitii financiare sau a publicului trebuie adresate vice-preedintelui responsabil cu comunicrile companiei sau vice-preedintelui responsabil cu relaiile cu investitorii. Solicitrile de informaii sau alte adrese venite din partea comisiei pentru titluri i operaiuni financiare, a bursei din New York sau a altor factori de reglementare i autoriti din lume trebuie adresate organizaiei juridice globale. Este esenial ca niciun angajat s nu rspund personal la aceste solicitri sau adrese, deoarece un rspuns necorespunztor sau imprecis, chiar o negaie sau un refuz de a furniza informaii, poate avea ca rezultat publicitate negativ sau poate afecta serios poziia juridic a companiei. Aceast politic nu se aplic solicitrilor de informaii financiare aflate la dispoziia publicului, cum ar fi rapoartele anuale i trimestriale sau activitile de promovare i publicitate ale companiei. Solicitrile de interviuri adresate angajailor Colgate cu privire la companie sau activitile acesteia i/ sau emiterea unui comunicat de pres i/sau declaraii din partea companiei trebuie analizate i aprobate anterior de vice-preedintele responsabil cu comunicrile companiei sau vice-preedintele responsabil cu relaiile cu investitorii. Interviurile din iniiativa companiei trebuie, n mod similar, s fie aprobate nainte de a fi programate cu mass-media. Pentru mai multe informaii privind instruciunile companiei cu privire la meninerea confidenialitii informaiilor, consultai Instruciunile Colgate-Palmolive privind tranzaciile cu titluri i confidenialitatea informaiilor i Instruciunile Colgate-Palmolive privind protejarea informaiilor private ale companiei i respectarea informaiilor private ale altor entiti care se gsesc n Instruciunile privind practicile de afaceri ale companiei.

nregistrrile contabile i rapoartele noastre sunt corecte.

Poziia financiar a companiei i rezultatele operaiunilor sale trebuie nregistrate conform cerinelor legale i principiilor contabile general acceptate (GAAP). Politica firmei, precum i legea, prevd c firma Colgate trebuie s pstreze nregistrri contabile, evidene i conturi care s reflecte n mod corect i precis natura tranzaciilor comerciale i modul n care sunt cesionate activele companiei. Integritatea evidenelor contabile i financiare ale companiei are la baz acurateea i integralitatea documentelor justificative de baz introduse n nregistrrile contabile i conturile companiei. Toi cei implicai n elaborarea, procesarea i nregistrarea acestor informaii sunt responsabili pentru integritatea lor. Toate nregistrrile financiare sau contabile trebuie s reflecte exact ceea ce descriu documentele justificative. Niciun fel de informaii nu trebuie ascunse fa de (sau de ctre) conducere sau fa de auditorii interni sau externi ai companiei. Nu se va aproba i nu se va face nicio plat n numele companiei cu intenia sau mesajul c o parte din aceast plat va fi folosit n alt scop dect cel descris n documentele justificative. Sub nicio form, nu se vor face nregistrri false sau care pot induce n eroare n documentele sau evidenele companiei i nu se va crea, achiziiona sau menine sub niciun motiv niciun fel de fonduri, active sau conturi ale companiei care s nu fie reflectate corect n nregistrrile sau evidenele companiei. Nu se vor folosi

Colgate-palmolive company

11

fonduri sau active ale companiei n scopuri ilegale sau necorespunztoare. Directorii i responsabilii cu redactarea informaiilor financiare trebuie s se asigure c politicile financiare ale companiei Colgate sunt respectate. Veniturile i cheltuielile trebuie contabilizate n mod corespunztor i n timp util. Activele i pasivele trebuie nregistrate i evaluate corespunztor. n plus, cei responsabili sau implicai n depunerea documentelor necesare la Comisia de titluri i operaiuni financiare (Securities and Exchange Commission) sau a altor documente care trebuie depuse conform legii sau de corespondena cu comunitatea de afaceri i financiar, n numele companiei Colgate, au datoria de a se asigura c documentele depuse i corespondenele respective conin informaii complete, corecte, precise, inteligibile i c sunt transmise la timp. n cazul n care depistai o posibil omisiune, falsificare sau eroare n nregistrrile contabile sau financiare, n documentele justificative pe baza crora acestea sunt ntocmite sau n rapoartele Colgate ctre Comisia de titluri i operaiuni financiare sau alte comunicri sau orice disfuncie n controlul intern, trebuie s aducei acest lucru la cunotina superiorului sau organizaiei juridice globale. De asemenea, putei contacta departamentul de etic i conformitate global al companiei pentru a discuta n mod confidenial i anonim astfel de probleme.

: R:

Cum procedez dac mi se cere s amn nregistrarea anumitor cheltuieli pn n perioada urmtoare? De exemplu, dac cineva mi spune c atta timp ct le nregistrm n acest an fiscal, nu greim cu nimic, este adevrat? Nu. Amnarea intenionat a nregistrrii cheltuielilor ar fi o practic ce induce n eroare, inacceptabil i posibil ilegal. Fiecare tranzacie comercial i financiar, orict de lipsit de importan, trebuie raportat exact i cinstit. Falsificarea oricrui document sau a oricrei evidene a companiei este un delict grav i poate duce la concediere.

Protejm patrimoniul Colgate.

Folosirea patrimoniului, dotrilor sau serviciilor companiei se va face doar n scopuri legale, corespunztoare i autorizate. Furtul de bani, bunuri sau servicii este strict interzis. Echipamentul, sistemele, dotrile companiei precum i cardurile bancare de serviciu i materialele se vor folosi exclusiv pentru desfurarea activitilor companiei sau n scopurile autorizate de conducere. V revine responsabilitatea nu doar de a proteja bunurile Colgate aflate pe inventarul dvs. ci i de a contribui la protejarea patrimoniului Colgate n general. Trebuie s fii vigileni n orice situaie sau incident care ar putea duce la pierderea, folosirea n scopuri necorespunztoare sau furtul bunurilor companiei i avei obligaia de a raporta aceste situaii superiorului sau departamentului de securitate al companiei de ndat ce ai luat cunotin de ele. Numai anumii directori i angajai cu vechime sunt autorizai s fac angajamente care afecteaz patrimoniul companiei. Nu putei face angajamente care afecteaz patrimoniul companiei fr o autorizare corespunztoare. n cazul n care dorii s obinei lmuriri privind capacitatea dvs. sau a altei persoane de a lua decizii care angajeaz compania, trebuie s luai legtura cu directorul financiar al unitii sau diviziei din care facei parte.

Folosim n mod responsabil resursele de tehnologie a informaiei i mediile de socializare.

Trebuie s folosim resursele de tehnologie a informaiei Colgate i mediile de socializare n mod responsabil i ntr-o manier conform cu codul i cu toate celelalte instruciuni ale companiei, inclusiv cu instruciunile privind practicile de afaceri ale companiei i/sau instruciunile privind folosirea resurselor de tehnologie a informaiei i a mediilor de socializare. Resursele de tehnologie a informaiei Colgate includ toate echipamentele, produsele software i serviciile, prezente i viitoare, care adun, stocheaz, comunic i proceseaz date aflate n posesia Colgate, nchiriate sau furnizate de ctre aceasta.

12

CODUL DE CONDUIT

n plus, resursele de tehnologie a informaiei Colgate includ dotrile hardware, software i serviciile personale ale unui angajat sau ale unui ter, n msura n care acestea sunt folosite pentru a accesa resursele de tehnologie a informaiei Colgate sau pentru a interaciona cu acestea. Resursele de tehnologie a informaiei Colgate, precum i mediile de socializare trebuie folosite ntr-o manier respectuoas i profesionist n scopul activitilor Colgate, excepie fcnd scopurile personale limitate i corespunztoare. n plus, sunt interzise urmtoarele scopuri de utilizare: Mesaje de hruire, discriminatoare, jignitoare, calomniatoare, frauduloase sau amenintoare, inclusiv cele care vizeaz n mod jignitor rasa, religia, originea naional, etnia, culoarea, genul, identitatea sexual, vrsta, cetenia, statutul de veteran, starea civil, handicapul i oricare alte caracteristici protejate prin lege. Distribuirea neautorizat a informaiilor confideniale sau a secretelor comerciale ale Colgate sau discutarea neautorizat a activitii ori a proceselor interne ale companiei pe orice site extern. Provocarea sau favorizarea breelor de securitate sau ntreruperea comunicrii n reea i/sau dezvluirea inadecvat a numelui de utilizator i parolei sau acordarea permisiunii altor persoane de a folosi numele de utilizator i parola dvs. Orice alt utilizare interzis prin instruciunile privind practicile de afaceri ale companiei sau prin instruciunile de folosire a resurselor de tehnologie a informaiei i a mediilor de socializare. Exceptndu-se limitrile impuse de legile aplicabile, Colgate i rezerv dreptul de a monitoriza, accesa i analiza toate resursele de tehnologie a informaiei ale companiei n circumstanele corespunztoare, la latitudinea companiei i potrivit cu legislaia n vigoare. Dreptul companiei de a monitoriza, accesa i analiza toate resursele de tehnologie a informaiei ale companiei se extinde att asupra informaiilor comerciale, ct i asupra celor personale create, stocate sau transmise folosind resursele de tehnologie a informaiei aparinnd companiei i, de asemenea, include mediile de socializare vizitate prin intermediul resurselor de tehnologie a informaiei aparinnd companiei. Angajaii nu trebuie s se atepte la intimitate n ce privete informaiile de afaceri sau personale. Colgate i rezerv dreptul de a limita sau anula accesul sau folosirea de ctre orice utilizator a resurselor sale de tehnologie a informaiei oricnd, din orice motiv, cu sau fr ntiinare prealabil, mai puin atunci cnd acest lucru este interzis prin lege.

: R: : R:

Vizitez deseori bloguri cnd m relaxez acas, iar sptmna trecut am observat comentarii fcute de un fost angajat, care i descria ntr-o manier pronunat negativ experiena n cadrul companiei noastre. Acest lucru m-a suprat foarte tare. Pot s rspund la aceste comentarii? Nu putei s rspundei la comentarii n numele companiei. Totui, avei libertatea de a rspunde la nivel personal, att timp ct nu nclcai instruciunile companiei privind folosirea resurselor de tehnologie a informaiei i a mediilor de socializare i nu divulgai informaiile confideniale sau private ale companiei. De asemenea, suntei ncurajai cu trie s aducei aceast chestiune n atenia superiorului sau departamentului resurse umane.

Eu i fiica mea folosim uneori laptopul meu de serviciu pentru a intra pe internet. Ea m-a ntrebat recent dac poate s-mi foloseasc computerul mpreun cu o prieten n acest weekend, ct eu sunt plecat din ora. Este n regul s le dau numele utilizator i parola? Nu. Numele de utilizator i parolele contribuie la pstrarea securitii resurselor noastre de tehnologie a informaiei. Nu trebuie s divulgai nimnui aceste informaii. De asemenea, nu se recomand s v lipii pe computer nume de utilizator sau parole ori s le inei n geanta laptopului. n plus, putei proteja mai bine datele companiei de utilizatorii neautorizai schimbndu-v periodic parola. De asemenea, membrii familiei nu trebuie s foloseasc laptopul dvs. de serviciu n scop personal.

Colgate-palmolive company

13

RELAIONAREA CU

CONSILIUL DE ADMINISTRAIE

Este un privilegiu s avem un consiliu de administraie format din persoane remarcabile care ne ofer asisten, ndrumare i conducere eseniale pentru meninerea succesului companiei noastre. Datorit experienei lor reunite n afaceri, educaie i servicii publice, a experienei internaionale, realizrilor academice, valorilor etice i morale i diversitii, consiliul nostru de administraie asigur o supraveghere eficient a activitii companiei.
Avem un consiliu de administraie independent, cu experien i divers.
Independena promoveaz integritatea i responsabilitatea. Politica societii Colgate este de a avea un consiliu de administraie format, n primul rnd, din administratori independeni, din afara companiei. Toi administratorii care fac parte din comisiile consiliului, comisii responsabile cu probleme de audit, remunerare i guvernan, sunt independeni. Nu exist funcii de administrator ale cror atribuii s se suprapun, iar politica societii prevede c niciunul dintre administratorii independeni nu primete de la companie niciun onorariu pentru consultan, inclusiv juridic, sau altfel de onorarii neasociate cu funcia de administrator.

Promovm o comunicare direct i deschis cu consiliul.

Att n interiorul ct i n afara slii de consiliu, administratorii Colgate intr des n contact direct cu conducerea companiei. Responsabilii cu vechime care dein funcii cheie particip periodic att la ntlnirile consiliului alturi de administratori, ct i la ntlniri mai puin oficiale i, mpreun, au discuii dinamice i sincere despre diverse subiecte legate de activitatea companiei. ntre ntlnirile ordinare ale consiliului, administratorii sunt invitai s ia legtura cu responsabilii cu vechime dac au ntrebri sau sugestii i, deseori o i fac. Atmosfera creat este una de transparen i deschidere, care reflect cultura companiei Colgate n general i ajut consiliul s joace un rol activ n dezvoltarea i dirijarea strategiei operaionale a companiei.

Susinem importana unei excelente guvernane corporatiste.

Consiliul companiei Colgate s-a dovedit un lider n susinerea iniiativelor guvernanei corporatiste. Fiind una dintre primele companii din domeniu care a adoptat, n mod oficial, un cod de conduit care s guverneze toate activitile sale i a formulat regulamente interne pentru consiliu i comisiile sale, compania Colgate a pus la punct practici de guvernan corporatist excelente n ultimele dou decenii, practici mbuntite i rafinate permanent. Consiliul companiei Colgate se afl n centrul acestor politici i are convingerea ferm c o guvernan corporatist de bun calitate inspir i ajut n mare msur succesul nostru n afaceri pe termen lung. Pentru mai multe detalii despre programul de guvernan corporatist al companiei Colgate, v rugm s consultai instruciunile consiliului de administraie al Colgate-Palmolive privind cele mai importante probleme legate de guvernana corporatist disponibile pe site-ul web al companiei.

14

CODUL DE CONDUIT

RELAIONAREA CU

ALTE SOCIETI

Fiecare este responsabil de imaginea pe care i-o formeaz despre noi furnizorii i clienii. Este esenial s ne meninem reputaia de onestitate i relaii corecte cu aceste grupuri.
ntreinem relaii etice cu furnizorii i clienii.
Obiectivul nostru, atunci cnd desfurm activiti de achiziie, este s asigurm continuitatea i seriozitatea surselor de aprovizionare. La baza unor relaii solide i de durat cu clienii i furnizorii, se afl onestitatea. Astfel, ne privim furnizorii ca pe nite parteneri i ni se pare firesc ca ei s realizeze un profit rezonabil. Acordm aceeai atenie i aplicm acelai tratament tuturor potenialilor furnizori. Deciziile sunt bazate pe criterii obiective cum ar fi preul i calitatea precum i seriozitatea i integritatea comerciantului. Este strict interzis oferirea sau primirea de comisioane ascunse, mit sau alte pli asemntoare. Nu facem favoruri personale clienilor sub form de preuri prefereniale, cadouri promoionale, asisten de marketing sau altele; aplicm acelai tratament profesional tuturor clienilor. Relaiile cu clienii i furnizorii sunt detaliate n seciunea din cod care se ocup de responsabilitile reglementate de legile privind concurena/legile antitrust. Codul de conduit Colgate pentru furnizori este disponibil n mai multe limbi pe site-ul web al companiei, la seciunea Work With Us (Lucrai cu noi) pentru furnizori.

Nu oferim i nu acceptm cadouri inadecvate.

Este inacceptabil s oferii sau s primii cadouri, pli sau alte beneficii personale pentru a influena sau care ar putea s par c influeneaz o decizie de afaceri. Dac intenionai s oferii sau s primii un cadou, o plat sau alt beneficiu a crui valoare este mai mult dect modic (50 dolari SUA), trebuie s contactai organizaia juridic global sau departamentul de etic i conformitate global pentru aprobare nainte de a face acest lucru. De asemenea, nu uitai c este permis s acceptai un singur cadou cu valoare modic, dintr-o singur surs, o dat ntr-un an calendaristic. Dac refuzul primirii unui anumit cadou care ar putea s depeasc o valoare modic ar putea pune compania ntr-o situaie delicat, acceptarea cadoului trebuie raportat la organizaia juridic global, care va contribui la stabilirea modalitii corespunztoare de a dispune de acel cadou. n plus, nu aranjai sau acceptai un cadou, o plat sau alt beneficiu a crui valoare este mai mult dect modic n numele unei rude apropiate din partea niciunei persoane cu care compania are o relaie de afaceri existent sau cu care ar dori s stabileasc o relaie de afaceri. Respectai urmtoarea regul: nu acceptai niciodat un cadou sau un serviciu dac acesta v va compromite sau ar putea s dea impresia c v compromite. Aici nu sunt incluse activitile ocazionale de divertisment n scop de afaceri, care pot fi oferite la schimb, sau cadourile cu valoare pur modic. Trebuie s tii c exist reguli speciale care guverneaz comportamentul corect n relaiile cu autoritile federale, statale, locale sau strine care sunt diferite de cele pentru relaiile cu societile neguvernamentale. n general, nu putei oferi sau furniza angajailor guvernamentali niciun fel de cadouri, gratuiti sau obiecte de valoare, inclusiv mese sau cltorii, dect n cazul n care ai primit aprobarea organizaiei juridice globale n prealabil. Furnizorii i distribuitorii Colgate trebuie s fie informai ntotdeauna cu privire la cerina de a respecta codul atunci cnd lucreaz cu noi, n caz contrar existnd posibilitatea de a sista relaiile de afaceri cu
Colgate-palmolive company 15

acetia. n plus, trebuie s respectm i s urmm politicile clienilor sau furnizorilor, n msura n care acestea nu contrazic politicile noastre.

: R:

Ca parte a atribuiunilor mele de serviciu, fac aranjamentele pentru numeroase ntruniri profesionale, cltorii i congrese. Acum, un hotel local la care nchiriez deseori camere mi-a oferit un weekend gratuit pentru aniversarea cstoriei mele. Este un gest foarte frumos. Pot s accept? Nu. Acceptarea ofertei ar face s fie dificil s prei imparial cnd vei face rezervri viitoare la hotel. Chiar i aparena unui astfel de conflict de interese este necorespunztoare i trebuie evitat prin refuzarea politicoas a ofertei.

Respectm secretele comerciale i informaiile confideniale ale celorlali.

Politica societii Colgate este de a nu nclca, n mod contient, drepturile de proprietate intelectual valabile i aplicabile ale celorlali. De asemenea, politica noastr este de a respecta secretele comerciale sau informaiile private ale celorlali. Acesta este un punct deosebit de important n cazul n care suntei n posesia unor secrete comerciale sau informaii private ale unui fost angajator. Dac avei ntrebri legate de acest domeniu, adresai-v organizaiei juridice globale. n cazul n care cineva din afara companiei v prezint o invenie, descoperire sau idee, este important s protejai compania de orice acuzaii de nclcare sau cereri de daune bneti, mai ales n situaiile n care propriile noastre aciuni sau cele ale consultanilor notri au avut deja ca rezultat aceeai invenie, descoperire sau idee pe care am dori s o aplicm la unul dintre produsele companiei. Nu permitei celor din afar s v dezvluie detalii despre invenia, descoperirea sau noua lor idee. Toate ideile care v-au fost prezentate fr a le fi solicitat trebuie redirecionate, fr a le analiza, ctre departamentul de relaii cu consumatorii de unde lucrai, pentru a fi gestionate conform procedurilor companiei. Pentru mai multe informaii despre protejarea informaiilor altor entiti, v rugm s consultai Instruciunile companiei Colgate-Palmolive privind protejarea informaiilor private ale companiei i respectarea informaiilor private ale altor entiti care se gsesc n instruciunile pentru practicile de afaceri ale companiei.

: R:

Am plecat recent de la o companie concurent i m-am angajat la Colgate. Am considerat c ar fi util pentru noua mea echip s redactez un rezumat n care s descriu tot ce-mi pot aminti despre planurile i strategiile de afaceri ale fostului meu angajator. Este corect de procedat astfel? Ar fi foarte lipsit de etic i, probabil, ilegal s mprtii informaiile confideniale sau private ale fostului angajator. Nu trebuie s divulgai nicio informaie care nu este public i la care ai avut acces ct timp ai lucrat pentru un concurent, iar dac vi se cere vreodat s facei acest lucru, trebuie s raportai imediat situaia la nivelul de conducere urmtor, departamentului resurse umane, organizaiei juridice globale sau departamentului de etic i conformitate global.

16

CODUL DE CONDUIT

RELAIONAREA

CU CONSUMATORII

Ne-am cldit reputaia pe calitatea i sigurana produselor noastre. Angajamentul nostru fa de calitate i siguran este esenial pentru dezvoltarea continu i succesul companiei noastre.
Avem cele mai nalte standarde pentru produsele noastre.
Facem eforturi pentru a ne asigura consumatorii c pot avea ncredere n produsele Colgate datorit fiabilitii, calitii i performanelor deosebite ale acestora. Pe lng deservirea a miliarde de oameni de pe pieele unde ne desfurm activitatea, trebuie s ne strduim n mod constant s fabricm produsele n modul cel mai eficient posibil, astfel nct s i le poat permite un numr maxim de consumatori. Produsele vndute de Colgate nu trebuie s ndeplineasc doar standardele de siguran impuse de lege ci, de multe ori, trebuie s ndeplineasc standardele mult mai stricte, impuse chiar de compania noastr. Participm la programe care acord asisten prompt consumatorilor n cazul suspiciunilor de alterare, folosire necorespunztoare sau contrafacere a produselor. Sntatea, sigurana i bunstarea consumatorilor sunt preocuprile noastre cele mai importante i, n calitate de angajai ai Colgate, v revine responsabilitatea s raportai imediat conductorului unitii n care lucrai orice probleme legate de calitatea sau sigurana unui produs.

Suntem receptivi fa de consumatori.

Deoarece activitatea noastr se bazeaz pe produse de consum, succesul nostru depinde de gradul de satisfacie al consumatorilor, de ncrederea i bunvoina acestora. Ne putem atinge obiectivele n mod optim i putem satisface nevoile consumatorilor urmnd un program coerent, corect i receptiv de comunicare cu consumatorii. Suntem contieni de importana anticiprii necesitilor i a receptivitii fa de necesitile i preferinele consumatorilor legate de produsele noastre. Considerm, de asemenea, c prerile, preocuprile i ntrebrile pe care consumatorii le adreseaz companiei n legtur cu produsele noastre constituie importante surse de informaie. Nevoile consumatorilor sunt n continu schimbare; trebuie s ascultm, n permanen, nevoile exprimate de oameni i s ne folosim creativitatea pentru a satisface aceste cerine n perpetu schimbare. Cnd un consumator i exprim nemulumirea, abordm problema cu promptitudine, politee i corectitudine i facem toate eforturile posibile pentru a pstra sau rectiga bunvoina consumatorului i pentru a-l convinge astfel s achiziioneze n continuare produsele Colgate.

Publicitatea noastr reflect realitatea.

Unul dintre cele mai importante aspecte ale activitii noastre este publicitatea. Publicitatea trebuie s fie creativ i competitiv, dar, n acelai timp, corect i s reflecte realitatea, s nu induc n eroare i s fie mereu conform cu legile n vigoare. Publicitatea trebuie, de asemenea, s evite orice fel de ncadrare a persoanelor n stereotipuri bazate pe factori de ras, religie, origine naional, origine etnic, culoare, gen, identitate sexual, vrst, cetenie, orientare sexual, statut de veteran, stare civil, handicap sau orice alt caracteristic protejat de lege. Publicitatea creeaz mai mult dect o imagine de produs. Contribuie la construirea unei reputaii de seriozitate, fiabilitate i ncredere.

Colgate-palmolive company

17

n plus, ne alegem cu grij forma de mass-media n care apar mesajele noastre publicitare. Nu permitem difuzarea reclamelor noastre n emisiuni de televiziune sau alte forme de mass-media cu coninut sexual, violent sau antisocial excesiv sau gratuit sau, n general, care pot avea efecte negative asupra reputaiei sau produselor companiei. Pentru conceperea, utilizarea i selectarea publicitii, mrcilor comerciale i design-ului respectm standarde de corectitudine comercial, astfel nct produsele noastre s aib succes datorit calitii lor i reputaiei noastre i nu prin imitaie sau profitnd de bunvoina concurenei. Corectitudinea comercial implic: Conformarea strict la cerinele legale locale privind contrafacerea mrcilor comerciale i concurena neloial. Evitarea copierii mrcilor comerciale, sloganurilor, temelor publicitare i graficii binecunoscute i folosite de societi multinaionale i concureni regionali din afara localitii n care v aflai. Pentru o discuie mai detaliat pe marginea instruciunilor referitoare la publicitate ale companiei, consultai instruciunile de publicitate ale companiei Colgate-Palmolive i Declaraia privind politica de amplasare a publicitii companiei Colgate-Palmolive din instruciunile pentru practicile de afaceri ale companiei.

18

CODUL DE CONDUIT

RELAIONAREA CU

GUVERNUL I CU LEGISLAIA

Respectm toate legile care se aplic activitilor companiei Colgate. Politica noastr este s nu ne oprim la litera legii ci s ne conformm spiritului acesteia. De cte ori avei o ndoial, adresai-v ntotdeauna organizaiei juridice globale.
Respectm legile privind concurena/legile antitrust.
Conform politicii Colgate, toi angajaii se conformeaz, n totalitate, legilor privind concurena (denumite legi antitrust n Statele Unite) din fiecare ar, stat i localitate n care compania Colgate desfoar operaiuni. Scopul legilor privind concurena este de a proteja procesul de concuren n beneficiul consumatorilor. Legile privind concurena urmresc ca societile s intre n concuren pentru a obine oportuniti comerciale oferind preuri mai mici, produse noi i servicii mai bune i nu modificnd echilibrul forelor din pia, respectiv cererea i oferta. De asemenea, legile privind concurena protejeaz companiile de gesturi ostile sau incorecte din partea companiilor dominante, astfel nct terenul pe care are loc jocul concurenei s fie deschis i corect pentru toi. Colgate sprijin obiectivele legilor privind concurena. Considerm c compania noastr funcioneaz cel mai bine pe o pia concurenial. Practic toate rile au pus n vigoare legi privind concurena. Avem responsabilitatea de a nelege legile din locurile n care ne desfurm activitatea i de a cere ndrumri din partea juritilor unitii sau din partea organizaiei juridice globale, dup cum este necesar. Trebuie s urmm litera i spiritul legilor aplicabile. Legile privind concurena din ntreaga lume interzic nelegerile ntre concurenii existeni sau poteniali, nelegeri care se pot dovedi a fi n detrimentul concurenei. Nu exist conformitate fr independen. Colgate trebuie s acioneze independent n activitile sale comerciale: stabilirea preurilor, reducerilor de preuri, promoiilor i termenilor de vnzare i de cumprare; selectarea clienilor, distribuitorilor i furnizorilor; i alegerea produselor pe care le va fabrica i cantitile pe care le va vinde. Este important s nu uitm c o nelegere ilegal nu nseamn neaprat un document oficial sau un document scris n general. Poate nsemna i o nelegere verbal sau dedus dintr-un anumit comportament operaional sau din comentariile cuprinse n anumite documente. De asemenea, nelegerea nu trebuie necesarmente pus n practic cu succes pentru a fi ilegal. Legile privind concurena impun, de asemenea, anumite limitri ale relaiilor cu clienii i distribuitorii. n cele mai multe ri, orice ncercare de a-i priva pe clieni sau distribuitori de libertatea de a-i stabili preuri, termeni i condiii de vnzare sau de a le limita n mod necorespunztor dreptul de a-i desfura activitatea independent constituie o nclcare a legilor privind concurena. Consecinele pe care le poate avea refuzul de a respecta legile privind concurena asupra companiei Colgate i a angajailor si sunt foarte grave. nclcarea anumitor legi privind concurena poate avea ca urmare amenzi sau chiar nchisoarea pentru persoanele implicate i amenzi i mai usturtoare pentru companie. n plus, chiar dac nu se ncepe urmrirea penal, se pot intenta procese civile pentru obinerea de daune i acoperirea cheltuielilor de judecat. Ori de cte ori planificai o aciune i vi se pare c ar putea ridica probleme conform legilor privind concurena, trebuie s v adresai organizaiei juridice globale. Pentru mai multe informaii despre subiectele concuren/antitrust, consultai instruciunile internaionale ale companiei Colgate-Palmolive privind concurena din cadrul instruciunilor pentru practicile n afaceri ale companiei.
Colgate-palmolive company 19

: R:

O cunotin din mediul profesional mi-a vorbit despre o ntrunire organizat de unul dintre concurenii notri direci n timpul unui congres al stomatologilor. A vrea s particip la ntrunirea respectiv, dar m tem c nu voi fi lsat s intru dac se va ti c sunt de la o companie concurent. Pot s particip n condiiile n care mi in identitatea secret? Nu. Nu este niciodat corect s v ascundei identitatea pentru a obine informaii despre un concurent. De asemenea, trebuie s v consultai cu organizaia juridic global nainte de a participa la orice ntrunire cu un concurent, deoarece astfel de ntruniri pot da natere la motive de ngrijorare referitoare la legile antitrust.

Respectm legislaia care guverneaz valorile mobiliare.

Ocazional, ai putea deine informaii despre Colgate sau despre alte companii cotate la burs cu care Colgate este n relaii de afaceri ori negociaz, informaii care nu sunt cunoscute de ctre public (fr caracter public) cum ar fi rezultate financiare sau operaionale, posibile achiziii, renunri la investiii sau finanri, planuri de marketing sau introduceri de produse noi. Informaiile sunt considerate a nu avea un caracter public pn cnd nu au fost aduse la cunotina opiniei publice n mod adecvat, ceea ce nseamn c respectivele informaii au fost date publicitii i s-a scurs perioada de timp necesar pentru ca piaa valorilor mobiliare s le absoarb. Dac aceste informaii fr caracter public ar putea fi considerate eseniale, adic informaii pe care un investitor prudent le-ar lua n considerare n momentul n care ar lua hotrrea de a investi, atunci, sub incidena legislaiei valorilor mobiliare aplicabile i a politicii companiei: Este interzis s tranzacionai, n nume propriu sau al unei alte persoane, aciuni, obligaiuni sau alte valori mobiliare emise de companie (Colgate sau o alt companie) la care se refer informaiile eseniale fr caracter public. Este interzis s ncurajai sau s determinai alte persoane ca, pe baza acestor informaii fr caracter public, s tranzacioneze aciuni, obligaiuni sau alte valori mobiliare ale acestor societi. Este interzis s dezvluii aceste informaii fr caracter public unor persoane din afara companiei Colgate. Este interzis s discutai astfel de informaii fr caracter public cu persoane din cadrul Colgate, cu excepia cazului n care acestea trebuie s tie respectivele informaii. Este recomandat ca angajaii Colgate care cunosc informaii fr caracter public despre Colgate s depun toate eforturile pentru a menine confidenialitatea acestora i este interzis ca acetia s tranzacioneze aciuni, obligaiuni sau alte valori mobiliare Colgate sau aciuni, obligaiuni sau alte valori mobiliare ale oricrei societi implicate nainte ca informaiile fr caracter public s fie date publicitii i pe o perioad de timp rezonabil ulterior acestui moment. Aceast interdicie se aplic i exercitrii opiunilor legate de aciuni i deciziilor de a investi n aciuni Colgate sau de a le folosi n cadrul planurilor de beneficii ale companiei. Dac prsii compania Colgate, obligaia de a pstra confidenialitatea acestor informaii fr caracter public va continua pn la momentul n care respectivele informaii au fost date publicitii n mod adecvat. n cazul n care avei incertitudini dac anumite informaii sunt eseniale sau dac au fost date publicitii n mod adecvat, este necesar s contactai organizaia juridic global i s nu v implicai n tranzacionarea valorilor mobiliare n cauz sau n dezvluirea acestor informaii pn cnd nu vi s-a adus la cunotin c acestea nu sunt eseniale sau c au fost date publicitii i c au fost absorbite.

: R:
20

mi dau seama c nu pot cumpra aciuni ale companiei pe baza informaiilor privilegiate, dar mi pot sftui o rud sau un prieten s o fac? Nu. Ai nclca legile privind tranzaciile pe baza informaiilor privilegiate, exact ca i atunci cnd ai cumpra personal aciunile. n plus, persoana pe care ai sftui-o ar putea s ncalce i ea legea dac ar ti c recomandarea dvs. s-a bazat pe informaii privilegiate. CODUL DE CONDUIT

Nu facem contribuii politice.

Este interzis folosirea fondurilor sau a activelor companiei pentru sprijinirea oricrui partid sau candidat politic, la nivel federal, de stat sau local, n Statele Unite sau n afara granielor acestora. Sprijinul politic nseamn att contribuiile directe (mai precis n bani), ct i cele n natur. Contribuiile n natur includ cumprarea de bilete n scopul colectrii de fonduri, contribuia cu produse, munca de voluntariat depus de angajaii Colgate n timpul programului obinuit de lucru i folosirea dotrilor companiei Colgate pentru colectare de fonduri sau n scopuri politice. V rugm s adresai organizaiei juridice globale orice ntrebare legat de contribuiile n natur. Este interzis compensarea sau rambursarea de ctre companie, direct sau indirect, sub orice form, a oricrui sprijin pe care un angajat al Colgate sau o persoan asociat cu compania (inclusiv persoanele din exterior implicate n activitatea de lobby), intenioneaz s-l acorde sau l-a acordat unei activiti politice. Fiecare dintre angajaii Colgate are libertatea s sprijine, n nume propriu, candidaii sau partidele dorite. Persoana n cauz va fi responsabil i va suporta ntru totul sprijinul acordat n nume propriu. Colgate nu-i va asuma rspunderea i nicio obligaie legat de sprijinul acordat n nume propriu. n plus, sprijinul acordat n nume propriu nu va avea drept scop facilitarea obinerii sau a meninerii unor oportuniti comerciale de ctre Colgate sau de una dintre societile afiliate acesteia. La fel ca majoritatea societilor multinaionale, Colgate este nscris n mai multe asociaii comerciale i de profil din Statele Unite unde pltete contribuii anuale. Pentru a ne putea asigura c aceste asociaii comerciale nu folosesc nicio parte din contribuiile Colgate n scop politic, responsabilul-ef pe probleme de etic i conformitate al Colgate informeaz anual asociaiile comerciale americane cu privire la politica noastr ce interzice astfel de contribuii i cere ca fiecare asociaie comercial s participe la un proces de certificare anual. Pentru mai multe detalii consultai politica privind sprijinul politic, care poate fi gsit la seciunea Governance (Guvernan) pe site-ul web www.ColgatePalmolive.com.

Relaionm n mod etic cu ceilali.

Politica noastr prevede c angajaii Colgate trebuie s se conformeze integral tuturor legilor anti-mit aplicabile la nivel mondial i s nu se angajeze n niciun act de mituire. Ca urmare, nu trebuie s ncercai s influenai discernmntul sau conduita niciunei tere pri cu care ai putea desfura activiti ale companiei prin promisiuni de cadouri sau alte beneficii i prin niciun alt stimulent ilegal. n plus, anumite legi legate de activitatea de lobby pot impune nregistrarea companiei i/sau a reprezentanilor acesteia i raportarea n calitate de entiti implicate n activiti de lobby dac un angajat Colgate comunic cu un angajat guvernamental n scopul influenrii unor modificri legislative sau a altor aciuni oficiale. Dac v implicai n orice astfel de activitate, trebuie s aducei acest lucru la cunotina organizaiei juridice globale. Angajamentul Colgate de a relaiona n mod etic i legal cu guvernele este aplicabil oriunde n lume. Politica noastr, Legea S.U.A privitoare la practicile de corupie internaional (FCPA Foreign Corrupt Practices Act) i alte legi similare anti-mit din lumea ntreag interzic angajailor notri sau reprezentanilor acestora s dea sau s ofere bani sau orice lucru de valoare, n numerar sau nu, direct sau indirect, prin intermediul terilor, oricrui reprezentant al unui guvern strin (adic angajat al unui guvern, partid politic dintr-un stat strin sau reprezentant al unui partid sau candidat oficial al acestuia la o funcie politic dintr-o ar strin) pentru a determina respectiva persoan s influeneze orice lege sau decizie a autoritilor guvernamentale sau pentru a sprijini compania n vederea obinerii sau a meninerii unor oportuniti comerciale. Pentru a v asigura c nu nclcai acest standard, politica noastr cere ca exceptnd taxele specificate prin lege (de exemplu taxele obligatorii pentru permise sau licene), s nu se ofere nicio plat i nicio aciune de divertisment, cadou sau alt lucru de valoare reprezentanilor unui guvern strin, direct sau indirect, dect dac acest lucru a fost aprobat n avans de organizaia juridic global ca fiind legal conform legilor SUA i altor legi aplicabile. Fii ntotdeauna direci i cinstii n relaia i comunicarea cu angajaii guvernamentali. Falsul, cu bun tiin i rea voin, n declaraiile fcute ctre angajaii guvernamentali (verbal sau n scris), mai ales n cazul declaraiilor sub prestare de jurmnt, poate expune compania i pe angajaii acesteia la pedepse severe.
Colgate-palmolive company 21

Pe lng funcionarii guvernamentali cunoscui sau obinuii, reinei c n unele ri, n rndul lucrtorilor guvernamentali se pot include profesorii universitari, profesorii din coli, stomatologii, veterinarii, medicii i angajaii din mass-media de stat. Pentru detalii suplimentare legate de politica noastr n aceste domenii, consultai instruciunile ColgatePalmolive legate de Legea S.U.A. privitoare la practicile de corupie internaional i instruciunile Colgate-Palmolive cu privire la relaiile comerciale cu instituiile guvernamentale, care sunt incluse n instruciunile privind practicile de afaceri ale companiei.

: R:

neleg c exist legi care interzic mituirea reprezentanilor guvernamentali. Legea interzice i mituirea persoanelor care nu sunt reprezentani guvernamentali? Exist legi anti-mit care interzic mituirea la nivelul entitilor comerciale private, adic mituirea comercial. Aceste legi sunt la fel de importante i strict aplicate ca i cele care interzic mituirea reprezentanilor i angajailor guvernamentali. Reinei ntotdeauna c politica noastr i legile locale interzic mituirea oricui n desfurarea activitii companiei, indiferent dac este vorba despre un reprezentant guvernamental sau o persoan privat.

Evidenele noastre sunt gestionate n conformitate cu legea.

Ne conformm tuturor legilor i reglementrilor legate de gestionarea evidenelor companiei (inclusiv documente fizice i date electronice). Contactai imediat organizaia juridic global dac tii despre sau vi se aduce la cunotin existena unei citaii, a unui litigiu sau a unei investigaii iminente din partea autoritilor guvernamentale. n acest caz, avei obligaia s pstrai toate documentele care pot avea legtur cu citaia, care sunt relevante pentru litigiu sau care pot face obiectul investigaiei, indiferent de cerinele programului de pstrare a documentelor. Este interzis s distrugei sau s modificai aceste documente, avnd n vedere c distrugerea lor n condiii inadecvate poate atrage consecine grave, inclusiv pedepse civile i/sau penale, pentru companie i pentru dvs. personal. n cazul n care avei invcertitudini dac un anumit document face obiectul unei investigaii, unui litigiu sau unei citaii, contactai organizaia juridic global nainte de a-l elimina.

: R:

Cum stabilesc ct timp trebuie s pstrez evidenele companiei i cnd le pot elimina? Consultai site-ul intranet al companiei privind gestionarea evidenelor, la adresa OurColgate.com > C-P Sites > Legal and Regulatory sau contactai-v coordonatorul local al documentelor (unde este cazul).

Respectm reglementrile comerului internaional.

n desfurarea activitilor sale pe teritoriul i n afara rii, compania se conformeaz integral tuturor legilor aplicabile, mai ales legislaiei S.U.A., privind importurile, exporturile i activitile comerciale desfurate cu entiti care nu funcioneaz pe teritoriul S.U.A. Aceste legi impun restricii cu privire la tipurile de produse i la modalitatea n care acestea pot fi importate n Statele Unite. De asemenea, legile interzic exportul ctre anumite ri i majoritatea celorlalte tipuri de tranzacii cu acestea. Cooperarea cu sau participarea la boicotul organizat de alte ri mpotriva unor state care nu sunt supuse unui asemenea boicot din partea S.U.A. este de asemenea interzis. Angajaii Colgate trebuie s desfoare activitile companiei n aa fel nct s respecte ntru totul legislaia rilor n care lucreaz totui, uneori, pot aprea conflicte ntre legile unei anumite ri i legile Statelor Unite sau politicile companiei. n cazul n care avei cunotin despre un astfel de conflict, este recomandat s v informai superiorul i s v adresai organizaiei juridice globale. Pentru ndrumare detaliat legat de aceste legi i de rile crora le aparin, a se vedea instruciunile Colgate-Palmolive legate de activitile comerciale internaionale, care sunt incluse n instruciunile privind practicile n afaceri ale companiei.

22

CODUL DE CONDUIT

RELAIONAREA

CU SOCIETATEA

Compania se strduiete s contribuie n calitate de membru al comunitii globale. Suntem ceteni ai fiecrei localiti n care funcionm i, asemenea oricrui alt cetean, avem responsabilitatea civic s sprijinim sntatea, educaia i bunstarea comunitii.
Participm la donaiile i la activitile de voluntariat locale.
Peste tot n lume, scopul nostru este acela de a lua parte la proiecte care contribuie la dezvoltarea i la bunstarea comunitii locale. Printre aceste proiecte se numr participarea la aciunile caritabile i asumarea responsabilitii ajutorrii persoanelor nevoiae, rnite sau fr adpost n caz de dezastru naional. Acordm o atenie deosebit tinerilor i mai ales educrii acestora. Colgate are convingerea c investind n copii azi vom avea cu toii de ctigat n viitor. De aceea, compania sponsorizez programele de ncurajare a lecturii, iniiativele de mentorat, competiiile sportive i alte activiti ale tinerilor din lumea ntreag. Aceste eforturi ncurajeaz spiritul competitiv al tinerilor i dorina lor de a-i realiza scopurile. De asemenea, compania i ncurajeaz angajaii s participe, n timpul liber, la activitile caritabile locale n care doresc s se implice.

Colaborm cu autoritile guvernamentale pentru rezolvarea unor probleme care ne afecteaz activitatea.
Cu adevrat global n sfera de acoperire, compania i vinde produsele n peste 200 de ri. Politica noastr este s cooperm cu autoritile locale i de stat. Uneori, pot aprea probleme care ne afecteaz activitile. n urma unei evaluri atente, compania i va exprima opiniile i va face recomandri autoritilor guvernamentale n legtur cu anumite probleme, n vederea susinerii scopurilor i a nevoilor noastre n afaceri.

Ne opunem practicilor de lucru n condiii de exploatare, inumane.

Colgate se opune folosirii ilegale a copiilor ca for de munc, exploatrii acestora, precum i oricror alte forme de tratament inacceptabil aplicat angajailor. n plus, politicile companiei Colgate prevd ca aceasta s nu lucreze cu niciun furnizor sau contractor cunoscut ca aplicnd un tratament inacceptabil lucrtorilor, cum ar fi exploatarea copiilor, pedepsele corporale, abuzarea femeilor, aservirea mpotriva voinei sau alte forme de abuz. Compania nu accept nicio form de nclcare a legii privind protecia copiilor sau a legislaiei muncii, iar orice nclcare a principiilor companiei care i se aduce la cunotin va atrage ncetarea imediat a relaiei comerciale.

Facem dovada angajamentului nostru fa de respectarea drepturilor universale ale omului.

Colgate se angajeaz s respecte drepturile omului peste tot n lume. n acest scop, Colgate aplic i caut s colaboreze cu parteneri comerciali care promoveaz urmtoarele standarde:

Colgate-palmolive company

23

 oportuniti egale pentru toi angajaii, la toate nivelurile, indiferent de ras, culoare, religie, gen, identitate sexual, origine naional, origine etnic, vrst, orientare sexual, handicap, stare civil, statut de veteran sau oricare alt caracteristic protejat de lege, n ce privete oricare dintre termenii sau condiiile angajrii. un mediu de lucru sigur i sntos, care s protejeze sntatea oamenilor i mediul nconjurtor; plata unui salariu care s le permit angajailor s-i acopere cel puin nevoile de baz i oferirea posibilitii ca acetia s-i mbunteasc deprinderile i capacitile; respectarea dreptului angajailor la libera asociere i colaborarea cu autoritile guvernamentale i comunitile n care ne desfurm activitatea, pentru mbuntirea nivelului de educaie, cultural, economic i de bunstare social ale respectivelor comuniti.

24

CODUL DE CONDUIT

RELAIONAREA CU

MEDIUL NCONJURTOR

Pentru Colgate, este important s avem un mediu nconjurtor mai curat i mai sntos nu numai pentru c aa trebuie ci i datorit unei raiuni economice clare. Preocuparea noastr de a contribui la protejarea planetei se axeaz pe desfurarea activitilor ntr-un mod care s nu duneze mediului i care s protejeze planeta pentru generaiile viitoare.
Ne angajm la sustenabilitate i la responsabilitate social.
Colgate consider c sustenabilitatea este un imperativ pe termen lung n afaceri, esenial pentru succesul companiei. Aceasta i are rdcinile n valorile Colgate: grija, colaborarea global i mbuntirea permanent. Interesul nostru este legat de oameni, performan i planet. n plus, ne angajm s ndeplinim obiectivul nostru global de sustenabilitate, acela de a ne asigura c activitatea Colgate se extinde n mod consecvent i responsabil i aduce beneficii celor crora ne adresm, inclusiv angajailor, acionarilor i altor persoane interesate, la nivel global, promovnd, n acelai timp, bunstarea generaiilor viitoare. n ultimii civa ani, angajamentul nostru fa de sustenabilitate i responsabilitate social a sporit ca urmare a integrrii acestor iniiative n operaiunile noastre de afaceri. Aceast abordare integrat ne-a ntrit iniiativele de sustenabilitate i responsabilitate social i performana n activitate, ajutndu-ne s recrutm i s pstrm cele mai mari talente, mbuntindu-ne relaiile cu persoanele interesate i oferind noi posibiliti de inovaie. Poate cel mai important dintre toate, acest angajament a nsufleit i implicat angajaii Colgate din lumea ntreag. Politicile i programele noastre de sustenabilitate sunt prezentate pe scurt n seciunea Living Our Values (Punem n practic valorile noastre) a site-ului web www.ColgatePalmolive.com.

Respectm i protejm mediul nconjurtor.

Compania se angajeaz s protejeze mediul nconjurtor. Prin urmare, fiecare dintre noi trebuie s respecte cu strictee litera i spiritul legislaiei i reglementrilor de mediu aplicabile, precum i politicile publice pe care acestea le reprezint. Nicio persoan i niciun director al companiei nu are autoritatea s adopte o conduit care nu respect aceast politic, nici s autorizeze, s dispun, s aprobe sau s tolereze o astfel de conduit din partea unei alte persoane. Promovm comunicarea deschis cu publicul i cutm s realizm un parteneriat activ i productiv cu comunitile n cadrul crora ne desfurm activitatea. Vom continua s ne informm clienii despre politica i programul nostru de mediu i s colaborm cu liderii comunitilor i cu toi cei care ne mprtesc angajamentul de a proteja mediul pentru generaiile viitoare. ntr-o lume aflat ntr-o permanent schimbare, Colgate acord o importan deosebit ideii de a-i desfura activitatea n mod responsabil i cu respect. Aceste eforturi au condus la sporirea eficienei i a avantajelor financiare ale companiei. tim c mai sunt multe de fcut. Strategia noastr curent de reducere a impactului activitii noastre asupra mediului va constitui o parte integrant a procesului de fabricaie, ambalare, distribuie i vnzare a produselor. Pentru mai multe informaii legate de legislaia de mediu aplicabil companiei i de politicile i procedurile corelate ale companiei, consultai Declaraia Colgate-Palmolive cu privire la politica de sntate profesional i protecie a muncii, inclus n instruciunile privind practicile n afaceri ale companiei.

Colgate-palmolive company

25

RELAIONAREA

CU ACIONARII

Ne strduim s acionm n interesul acionarilor notri i s contribuim la sporirea valorii investiiei acestora.
Meninem un nivel ridicat al guvernanei CORPORATISTE pentru a proteja valoarea investiiei acionarilor notri.
Politicile i programele de guvernan corporatist ale companiei, n care este inclus i acest Cod de conduit, constituie un instrument important de protecie a acionarilor. n ultimii ani, Congresul, SEC, bursa de valori din New York i alte organe de reglementare i autoriti din ntreaga lume au pus n practic numeroase msuri de verificare i echilibrare menite s promoveze conduita etic a corporaiilor, pe care Colgate a adoptat-o ca practic standard cu muli ani n urm. Interesele acionarilor notri sunt deservite de un consiliu de administraie independent, alctuit, n marea majoritate, din administratori independeni i de comisii independente care supravegheaz aspectele legate de audit, remunerare i guvernan. Regulamente interne ale comisiilor i directive de guvernan frecvent actualizate definesc, n mod clar, rolurile i responsabilitile administratorilor i principiile de guvernan corporatist ale companiei. Pentru o descriere detaliat a programului de guvernan corporatist al companiei, consultai instruciunile consiliului companiei Colgate-Palmolive legate de problemele majore ale guvernanei corporatiste i regulamentele interne ale comisiei de audit a companiei, comisiei de desemnare i guvernan corporatist, comisiei de personal i organizare, comisiei financiare, disponibile pe site-ul web al companiei.

Dezvoltm programe de audit stricte, care s sporeasc ncrederea investitorilor.

Compania i asum angajamentul pentru calitatea, integritatea i transparena rapoartelor sale financiare. Acest angajament se reflect n politicile i procedurile pe care compania le-a adoptat cu mult timp n urm, inclusiv un grup intern de audit care monitorizeaz controalele financiare din ntreaga lume, auditori independeni care au un mandat extins i o comisie de audit independent, care supravegheaz aceste domenii. Pentru optimizarea eficienei acestor resurse, le cerem angajailor Colgate s ntrein o comunicare deschis i sincer i un schimb liber de informaii cu auditorii interni i externi i cu comisia de audit. Pentru mai multe informaii legate de rolurile importante ale auditorilor interni, independeni i ale comisiei de audit, consultai Regulamentul intern al comisiei de audit al companiei Colgate-Palmolive, disponibil pe site-ul companiei.

inem actionarii la curent cu evoluia activitii companiei.

n fiecare an, acionarii sunt invitai s participe la adunarea anual a companiei, n care este analizat evoluia acesteia n anul anterior. Aici acionarii au posibilitatea s pun ntrebri conducerii superioare a companiei. n lunile dintre ntlniri, acionarii pot vizita site-ul web al companiei, www.ColgatePalmolive.com, pentru informaii despre lansri recente de produse, ultimele rezultate financiare, eforturile companiei pentru sustenabilitate i alte schimbri n activitatea companiei.
26 CODUL DE CONDUIT

RESPONSABILITATEA

CONFORMRII

Existena unui cod de conduit scris nu este de ajuns. Standardele de conduit trebuie comunicate i respectate de ctre toi cei care au obligaia de a le urma.
Comunicarea i transparena sunt eseniale.
n momentul n care accept s lucreze pentru Colgate, fiecare dintre noi i asum responsabilitatea respectrii acestor standarde de conduit, a tuturor legilor i reglementrilor i a directivelor mai detaliate incluse n instruciunile privind practicile de afaceri i n celelalte politici, proceduri i directive ale companiei i ale filialelor, unitilor i diviziilor acesteia. Directorii sunt responsabili pentru comunicarea acestor standarde celor cu care lucreaz. Acetia trebuie s se asigure c angajaii le neleg i le respect i s creeze un mediu n care oamenii s poat discuta liber problemele de etic i juridice.

Departamentul global de etic i conformitate al Colgate supravegheaz actele de conformitate.

Conformitatea cu codul de conduit i instruciunile privind practicile de afaceri va fi monitorizat de departamentul global de etic i conformitate. Departamentul rspunde n faa directorului executiv preedintelui consiliului i a preedintelui comisiei de audit a consiliului de administraie al Colgate n ce privete elaborarea, implementarea i aplicarea codului de conduit i a programelor conexe. Informaiile raportate ctre departamentul global de etic i conformitate sau pe alte ci vor fi comunicate comisiei de audit n regim de confidenialitate, dup caz.

Colgate-palmolive company

27

SOLICITAREA DE NDRUMARE I RAPORTAREA PROBLEMELOR

Suntei ncurajat s solicitai ndrumare.
Acest cod nu ofer rspunsuri finale la toate ntrebrile. De aceea, trebuie, n cele din urm, s lsm la aprecierea bunului sim al fiecrei persoane ce trebuie fcut pentru respectarea standardelor nalte ale companiei, inclusiv momentul potrivit pentru a solicita ndrumare n legtur cu o conduit adecvat. n cele mai multe cazuri este recomandat s adresai ntrebrile legate de instruciunile cuprinse n acest cod superiorului direct sau organizaiei juridice globale, care, la rndul lor, pot nainta respectivele probleme efilor lor, unui alt avocat din cadrul organizaiei juridice globale, departamentului global de etic i conformitate sau departamentului resurse umane al unitii sau al diviziei n cauz. De asemenea, putei s v adresai chiar dvs. conducerii superioare sau departamentului global de etic i conformitate, fie direct, fie folosind Colgate-Palmolive EthicsLine (linia telefonic direct de etic) (cunoscut anterior sub numele de Hotline linia telefonic direct), dup cum se descrie mai jos.

Trebuie s raportai suspiciunile de nclcare a codului.

Dac avei cunotin sau motive ntemeiate s bnuii c a avut loc o nclcare a codului sau a altor directive ale companiei, avei obligaia s aducei imediat aceast informaie la cunotina superiorului, a departamentului resurse umane sau a organizaiei juridice globale. De asemenea, putei s v adresai conducerii superioare sau departamentului global de etic i conformitate, fr team de represalii. Colgate nu va lua nicio msur mpotriva niciunei persoane care raporteaz, cu bun credin, informaii legate de eventuale nclcri sau care particip la investigaii sau proceduri ale companiei sau ale autoritilor guvernamentale, cu excepia cazului n care se dovedete c s-au furnizat informaii false n mod intenionat. De asemenea, compania va lua toate msurile necesare pentru meninerea confidenialitii identitii respectivei persoane i a informaiilor furnizate de aceasta, pe care nu le va dezvlui dect n cazuri de strict necesitate, cum ar fi: Cnd este absolut necesar pentru realizarea unei investigaii eficiente i pentru luarea msurilor care se impun sau Cnd este obligatoriu n alte situaii prevzute de legislaia aplicabil.

Putei contacta departamentul global de etic i conformitate prin intermediul liniei de etic Colgate-Palmolive, cu program non-stop, la numrul 1-800-778-6080 (America de Nord) sau 1-212-310-2330 (cu tax invers din toate locaiile aflate n afara Americii de Nord). De asemenea, putei contacta departamentul global de etic i conformitate prin pot, e-mail sau prin fax. Adresa potal este:

Global Ethics and Compliance Colgate-Palmolive Company 300 Park Avenue, 8th Floor New York, NY 10022
Adresa de e-mail confidenial este: ethics@colpal.com. Numrul de fax confidenial este: 1-212-310-3745.

28

CODUL DE CONDUIT

Putei contacta linia de etic a Colgate-Palmolive, aparinnd de departamentul global de etic i conformitate.
Scopul liniei de etic a Colgate-Palmolive este: Furnizarea angajailor Colgate sfaturi i sprijin pentru clarificarea modului n care s-ar putea aplica codul de conduit n anumite situaii; i Furnizarea unei modaliti alternative de comunicare pentru ca oamenii s aduc la cunotina companiei informaii despre nclcri ale legii sau activiti care contravin codului de conduit. V ncurajm s contactai departamentul global de etic i conformitate pentru a pune ntrebri sau pentru a raporta orice suspiciune de nclcare a codului de conduit. Tratm cu seriozitate problemele semnalate i toate nclcrile raportate vor fi investigate cu promptitudine. Este absolut necesar ca persoanele care raporteaz aceste informaii s nu desfoare investigaii pe cont propriu, pentru c acestea pot presupune aspecte juridice complexe. Dac acionai pe cont propriu, putei compromite integritatea unei investigaii i putei atrage consecine negative att pentru Colgate, ct i pentru dvs. V rugm s v identificai n momentul n care sunai, pentru a uura investigaia i msurile ulterioare. n cazurile n care legislaia local o permite, putei furniza informaii n mod anonim. n unele ri, exist legi care limiteaz tipul de informaii pe care le putei raporta. Dac situaia dvs. se afl sub incidena acestor legi, un reprezentant al departamentului global de etic i conformitate v va indica persoana din cadrul unitii de care aparinei creia putei s v adresai n legtur cu ntrebarea sau problema. n scopul investigrii unei nclcri clare sau presupuse a codului de conduit sau a instruciunilor privind practicile de afaceri, poate fi necesar transferul datelor personale obinute ntr-o ar ctre alte ri, inclusiv Statele Unite. n plus, orice nclcare efectiv sau presupus a codului sau a instruciunilor privind practicile de afaceri poate duce la ntocmirea unui raport ctre departamentul global de etic i conformitate, care poate conine date personale. n aceste cazuri, datele personale pot fi folosite de ctre angajai ai companiei sau de entiti Colgate care particip la operaiunile departamentului global de etic i conformitate pentru a fi investigate faptele raportate, dar numai att timp ct acest lucru este necesar, n limite rezonabile, n acest scop (dup care, aceste date personale vor fi distruse sau pstrate, conform prevederilor politicii companiei sau ale legii).

Pot fi luate msuri disciplinare.

Compania are o politic de toleran zero n ceea ce privete orice conduit care ncalc Codul de conduit sau instruciunile privind practicile n afaceri. Aceasta nseamn c atunci cnd este confirmat producerea unei nclcri, vor fi luate msurile corespunztoare, pe msura caracterului i amplorii nclcrii. Ca atare, compania intenioneaz s prentmpine apariia conduitelor care nu se conformeaz cu Codul sau cu instruciunile privind practicile n afaceri i s opreasc orice astfel de conduit care ar putea s apar, ct de repede este posibil n mod rezonabil. Angajaii Colgate care ncalc Codul sau instruciunile privind practicile n afaceri pot fi supui msurilor disciplinare, pn la concediere, inclusiv, n funcie de legile locale.

Codul se aplic tuturor angajailor Colgate i tuturor activitilor companiei.

Codul este aplicabil pentru toi cei care lucreaz la Colgate-Palmolive i n filialele acesteia, inclusiv directorilor i, de asemenea, se aplic administratorilor i agenilor companiei, conform legilor n vigoare. Trebuie furnizate exemplare din cod, disponibile la departamentul global de etic i conformitate, persoanelor sau entitilor angajate i autorizate s acioneze n numele companiei n regiuni n care este aplicabil codul. Angajaii Colgate din ntreaga lume i demonstreaz angajamentul fa de conformitate i fa de standardele etice ale companiei participnd anual la instruirea i certificarea n domeniul codului de conduit.

Colgate-palmolive company

29

Indexul subiectelor codului de conduit

Anti-hruire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Anti-mit/FCPA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Asociaii comerciale i de profil. . . . . . . . . . . . . 21 Cadouri i divertisment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Calitate i siguran produse . . . . . . . . . . . . . . . 17 Caracter privat al datelor . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Clieni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Cod conduit furnizori. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Conflicte de interese . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Consiliu de administraie Colgate . . . . . . . . . . 14 Consumatori . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Contribuii politice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Controale import/export . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Corectitudine evidene financiare. . . . . . . . . . . 11 Corectitudine n publicitate. . . . . . . . . . . . . . . . 17 Drepturile omului . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Exploatare copii prin munc . . . . . . . . . . . . . 7, 23 Favoritism. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7, 9 Gestionare documente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Informaii confideniale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Informaii confideniale ale terilor. . . . . . . . . . 16 Lege tranzacii pe baz de informaii privilegiate/valori mobiliare. . . . . . . . . . . . . . . . 20 Legi concuren/antitrust. . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Linie de etic. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Lips represalii. . . . . pe interiorul copertei spate Msuri disciplinare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Mediu de munc sigur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Protejare patrimoniu companie. . . . . . . . . . . . . 12 Raportare suspiciuni nclcare. . . . . . . . . . . . . . 28 Resurse IT /medii de socializare. . . . . . . . . . . . 12 Secrete comerciale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9, 16 Solicitri mass-media . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Sustenabilitate/responsabilitate social. . . . . . . 25 Toleran zero. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Voluntariat i donaii. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

30

CODUL DE CONDUIT

NTREBRI FRECVENTE
: Unde pot gsi codul de conduit Colgate? putei gsi pe OurColgate.com, precum i pe site-ul web extern al Colgate, www. R: l ColgatePalmolive.com. Dac nu avei acces la internet, putei obine un exemplar de la
departamentul resurse umane, oriunde n lume. Codul este disponibil n 40 de limbi.

: De unde tiu ce standarde se aplic la locul de munc? se conformeaz tuturor legilor i reglementrilor pretutindeni unde opereaz. n plus, pot R: Colgate exista politici i proceduri specifice companiei care se ocup de acest subiect. ncepei cu codul de
conduit, dar dac nu gsii rspunsul pe care-l cutai, adresai-v superiorului, departamentului resurse umane, departamentului global de etic i conformitate sau organizaiei juridice globale.

: Cui se aplic codul de conduit? angajaii Colgate de la toate nivelurile trebuie s respecte codul de conduit. Nu exist R: Toi excepii. : Ce se ntmpl dac ncalc politica firmei din greeal? angajaii Colgate au responsabilitatea de a se asigura c aciunile lor sunt conforme cu codul R: Toi de conduit. De aceea, v cerem s analizai codul de conduit i s luai la cunotin anual
modificrile acestuia, precum i s parcurgei orice instruire obligatorie care vi se repartizeaz. De asemenea, trebuie s adresai orice ntrebare sau problem superiorului, departamentului global de etic i conformitate sau organizaiei juridice globale. Dac ntreprindei aciuni neconforme cu comportamentele descrise n cod sau n alte politici ale companiei, este posibil ca afirmaia c ai avut intenii bune sau c nu ai tiut c aciunile respective sunt necorespunztoare s nu v protejeze de msuri disciplinare sau consecine legale.

Superiorul meu mi-a spus s fac un lucru care cred c ar putea s contravin legii. Ce trebuie s fac?
i conformitate la linia de etic Colgate-Palmolive sau organizaia juridic global, pentru a raporta motivele de ngrijorare:

s vorbii cu superiorul. pentru a v asigura c ai neles cerina. Dac dup acea R: Trebuie conversaie nc mai avei motive de ngrijorare, trebuie s contactai departamentul global de etic

ethics@colpal.com 1-800-778-6080 (America de Nord) 1-212-310-2330 (apel cu tax invers din afara Americii de Nord) 1-212-310-3745 (Fax) Reinei, nu este niciodat acceptabil s nclcai legea, indiferent cine v-a spus s o facei. Nu v riscai niciodat slujba sau reputaia companiei fcnd un lucru ilegal sau lipsit de etic.

Linia de etic Colgate-Palmolive

Colgate-palmolive company

31

: Unde pot merge pentru instruire pe probleme suplimentare de conformitate i etic? departamentul local de resurse umane, departamentul global de educaie i instruire, R: Contactai organizaia juridic global sau departamentul global de etic i conformitate. : Codul de conduit este confidenial? R: Nu, punem codul de conduit la dispoziie pe site-ul nostru web i furnizm exemplare la cerere. : Ne ateptm ca furnizorii notri s urmeze codul de conduit Colgate? ateptm ca furnizorii notri s demonstreze acelai standard etic nalt la care aderm noi n R: Ne cadrul companiei. Compania Colgate-Palmolive a elaborat un cod de conduit pentru furnizori,
care este disponibil n mai multe limbi i poate fi gsit pe site-ul web al companiei, la seciunea Work with us (Lucrai cu noi) pentru furnizori.

32

CODUL DE CONDUIT

AFLAI ACIONAI VORBII

Putei contacta departamentul global de etic i conformitate la Linia de etic Colgate-Palmolive cu program non-stop 1-800-778-6080 (Statele Unite) sau 1-212-310-2330 cu tax invers (internaional) sau prin serviciul potal obinuit, e-mail sau fax Global Ethics and Compliance Colgate-Palmolive Company 300 Park Avenue, 8th Floor New York, NY 10022 ethics@colpal.com 1-212-310-3745 (fax)

POLITICA DE LIPS DE REPRESALII

Colgate are politica i practica de a menine cele mai nalte standarde etice i de a crea un loc de munc lipsit de comportamente necorespunztoare sau ilegale, n care oamenii sunt ncurajai s comunice companiei problemele, fr teama de represalii. Ca urmare, la Colgate nu se va ntreprinde niciun fel de aciune mpotriva niciunui angajat, fost angajat, agent sau ter care depune o plngere, raporteaz, particip sau asist la investigarea unei presupuse nclcri a codului de conduit al companiei, a politicii companiei sau a legilor aplicabile, cu condiia ca acuzaia fcut sau informaiile furnizate s nu fie n mod intenionat false. n msura n care acest lucru este posibil, Colgate va menine confidenialitatea tuturor plngerilor. Toate acuzaiile de represalii vor fi investigate i, dac este cazul, vor fi luate msuri disciplinare, mergnd pn la ncetarea relaiilor de munc.

Colgate-palmolive company

33

Corporate Communications 300 Park Avenue New York, NY 10022-7499

D12-128 5/12