UNIUNEA EUROPEAN

REPREZENTANA COMISIEI EUROPENE N ROMNIA Comunicare i reele

30 iulie 2008 COMM/B/BC/AM/D12199

SELECTAREA STRUCTURILOR GAZD PENTRU CENTRELE DE INFORMARE ALE REELEI EUROPE DIRECT N 2009-2012

APEL PENTRU PROPUNERI DE PROIECTE

Comisia European, prin intermediul Reprezentanei sale n Romnia, lanseaz un apel pentru propuneri de proiecte n vederea selectrii organizaiilor eligibile pentru o subvenie i asisten tehnic n schimbul gzduirii centrelor de informare deschise publicului, desemnate colectiv ca Reeaua de informare EUROPE DIRECT, pentru perioada 2009-20121. Regulile i specificaiile cuprinse n prezentul Apel, precum i toate celelalte informaii legate de apelul pentru propuneri de proiecte, trebuie citite cu atenie i respectate de potenialii aplicani. Termenul limit pentru prezentarea propunerilor: 29 septembrie 2008. Suma total alocat pentru Romnia: 600.000 EUR, cu condiia aprobrii bugetului de ctre autoritatea bugetar. Persoane de contact la Reprezentana Comisiei Europene n Romnia: Adriana Mungiu i Doina erban Adresa: Str. Jules Michelet 18-20, Bucureti, 010463 Telefon: 0040 21 203 54 00 Fax: 0040 21 316 88 08 E-mail: comm-rep-buh-ed2009@ec.europa.eu Site internet: http://ec.europa.eu/romania/focus/europedirect_ro.htm

DECIZIA COMISIEI C/2008/3938 privind adoptarea anticipat a programului de lucru anual n domeniul comunicrii pentru 2009, cu privire la subveniile pentru finanarea structurilor gazd ale centrelor de informare EUROPE DIRECT din ntreaga Uniune European pentru perioada 2009-2012

APEL PENTRU PROPUNERI DE PROIECTE EUROPE DIRECT 2009-2012

CUPRINS

1.

2.

3.

4.

OBIECTIVE I REZULTATE DORITE.......................................................................3 1.1. OBIECTIVE GLOBALE ..........................................................................................3 1.2. MISIUNEA I FUNCIILE CENTRELOR EUROPE DIRECT ..........................................4 1.2.1. SERVICIILE CARE URMEAZ S FIE FURNIZATE DE CENTRUL EUROPE DIRECT ..................................................................................4 1.2.1.1. SERVICII DE INFORMARE .......................................................4 1.2.1.2. COMUNICARE I CONTIENTIZARE .........................................5 1.2.2. OBLIGAIILE STRUCTURII GAZD BENEFICIARE .......................................5 PREZENTARE GENERAL A PROCEDURII ...........................................................6 2.1. CUM SE REALIZEAZ APLICAIA...........................................................................6 2.1.1. TERMENUL LIMIT I ADRESA PENTRU TRIMITEREA PROPUNERII .............7 2.1.2. LIMBA ..................................................................................................7 2.1.3. SEMNTURA AUTORIZAT A DOCUMENTELOR ........................................7 2.1.4. INFORMAII SAU DOCUMENTE CARE LIPSESC .........................................8 2.1.5. NUMRUL DE EXEMPLARE .....................................................................8 2.1.6. PERSOANA DE CONTACT .......................................................................8 2.1.7. INFORMAII BANCARE ATESTATE ...........................................................8 2.1.8. BUGETUL .............................................................................................8 2.1.9. SUMELE FORFETARE ............................................................................9 2.1.10. COSTURILE ELIGIBILE I NEELIGIBILE ...................................................11 2.1.10.1. COSTURI DIRECTE ELIGIBILE ...............................................12 2.1.10.2. COSTURI NEELIGIBILE .........................................................13 2.1.11. ALTE PREVEDERI ................................................................................14 2.1.12. INFORMAII SUPLIMENTARE ................................................................14 2.2. O EXAMINARE N ASE ETAPE ...........................................................................14 2.2.1. CONFORMITATEA ADMINISTRATIV ......................................................14 2.2.2. CRITERIILE DE ELIGIBILITATE ...............................................................15 2.2.3. CRITERIILE DE EXCLUDERE .................................................................15 2.2.4. CRITERIILE DE SELECIE .....................................................................16 2.2.5. CRITERIILE DE ATRIBUIRE ...................................................................17 2.2.6. ECHILIBRUL GEOGRAFIC .....................................................................18 PROCEDURILE PRIVIND APELUL PENTRU PROPUNERI DE PROIECTE .........18 3.1. AVIZUL DE PRIMIRE I NUMRUL DE REFERIN AL PROPUNERII ..........................18 3.2. PRESELECIA I ATRIBUIREA ............................................................................18 3.3. NOTIFICAREA APLICANILOR .............................................................................19 3.4. ACORDURILE DE SUBVENIE .............................................................................19 3.5. PLATA.... .......................................................................................................20 3.6. CONTRACTELE DE IMPLEMENTARE ....................................................................20 3.7. ACTE ADIIONALE LA ACORD .............................................................................20 3.8. VIZIBILITATE ....................................................................................................21 3.9. AUDIT. . ...........21 3.10. EVALUARE .......................................................................................................21 LISTA ANEXELOR ..................................................................................................21

Pagina 2 din 21

APEL PENTRU PROPUNERI DE PROIECTE EUROPE DIRECT 2009-2012

1. OBIECTIVE I REZULTATE DORITE

Prezentul apel pentru propuneri de proiecte, lansat de Direcia General de Comunicare a Comisiei Europene prin Reprezentana acesteia n Romnia se adreseaz viitoarelor structuri gazd ale centrelor de informare sub marca EUROPE DIRECT. Aplicanii selectai n urma apelului sunt eligibili pentru o subvenie anual din partea Comisiei sub forma unei sume forfetare cuprinse ntre 12 000 EUR i 25 000 EUR, reprezentnd maximum 50% din costurile eligibile pentru aciune. Finanarea Comisiei trebuie s fie completat din alte surse recunoscute. Atribuirea subveniei face obiectul procedurilor definite la titlul VI din Regulamentul financiar2 i al normelor de aplicare a acestuia3. Pe lng subvenie, Comisia va furniza centrului EUROPE DIRECT i personalului acestuia documentaie, sesiuni de instruire gratuite i oportuniti de lucru n reea.

1.1. OBIECTIVE GLOBALE

Astfel cum se precizeaz n recenta comunicare Parteneriat pentru comunicarea privind Europa4, comunicarea la nivel regional i local este esenial pentru implicarea cetenilor n dezbaterea pe teme europene, iar Comisia i va extinde activitile de comunicare prin furnizarea de informaii i angajarea n dezbateri i discuii cu cetenii n context naional, regional i local, promovnd astfel o cetenie european activ i contribuind la dezvoltarea unei sfere publice europene. Actuala reea EUROPE DIRECT de centre de informare pentru publicul general5 i ncheie mandatul n 2008, fiind prevzut un al doilea mandat al reelei pentru ali patru ani (2009-2012). Prin aceasta se va mbunti n continuare acoperirea geografic i se va garanta faptul c centrele pot oferi informaii privind prioritile n domeniul comunicrii la nivel european, precum i privind alte teme care sunt eseniale pentru ceteni. Reeaua EUROPE DIRECT reprezint unul dintre principalele instrumente ale Comisiei prin care se ofer informaii cetenilor la nivel local i se nainteaz reaciile acestora instituiilor europene. Sarcinile centrelor presupun, n strns cooperare cu reprezentanele CE n statele membre, o abordare activ a comunicrii care variaz de la oferirea de rspunsuri la ntrebri din partea publicului pn la interaciunea cu prile interesate de la nivel local, multiplicatori i mass-media, stimulnd n acelai timp dezbaterea prin organizarea de conferine i evenimente.

Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunitilor Europene, modificat ultima dat prin Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1995/2006 din 13 decembrie 2006 (JO L 390, 30.12.2006) 3 Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului privind Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunitilor Europene, modificat ultima dat prin Regulamentul (CE, Euratom) nr. 478/2007 din 23 aprilie 2007 (JO L 111, 28.4.2007) 4 COM(2007) 568 final, 3.10.2007 5 Create prin Decizia Comisiei COMM(2004) 196 final, 20.4.2004.
Pagina 3 din 21

APEL PENTRU PROPUNERI DE PROIECTE EUROPE DIRECT 2009-2012

Prin crearea de sinergii i coordonarea cu celelalte reele de informare i asisten ale Comisiei care acoper domenii specifice, centrele de informare EUROPE DIRECT vor spori capacitatea Comisiei de a comunica. Funciile centrelor pot fi dezvoltate n raport cu evoluiile politicilor europene i cu orice decizie a Comisiei privind eficientizarea reelelor sale. De asemenea, centrele vor contribui la realizarea obiectivului Comisiei de dezvoltare a spaiilor publice europene, care funcioneaz ca locuri de ntlnire pentru ceteni, ONG-uri, actori politici i mass-media, prin gzduirea unei game variate de activiti europene. Obiectivul global al apelului pentru propuneri de proiecte EUROPE DIRECT este ca toi cetenii, att din zonele rurale ct i din zonele urbane, s poat avea un acces facil la informaii privind toate domeniile n care Uniunea European i desfoar activitile i, n special, privind modul n care acestea le afecteaz viaa de zi cu zi, printr-o mai bun acoperire geografic a centrelor repartizate n mod echitabil pe ntreg cuprinsul Uniunii i al statelor membre.

1.2. MISIUNEA I FUNCIILE CENTRELOR EUROPE DIRECT

1.2.1. SERVICIILE

DIRECT

CARE URMEAZ S FIE FURNIZATE DE CENTRUL

EUROPE

Misiunea centrelor este de a promova o cetenie european informat i activ. Acestea constituie un prim punct de contact cu Uniunea pentru ceteni, prin faptul c ofer informaii generale privind UE, fac trimitere la surse de informare specializate, contientizeaz publicul i promoveaz dezbaterea. n acelai timp, centrele reprezint interfaa Comisiei cu cetenii la nivel local, prin direcionarea reaciilor acestora, cooperarea cu ali vectori de informare activi i sprijinirea reprezentanelor n activitile lor locale. 1.2.1.1. SERVICII DE INFORMARE Centrul va furniza un serviciu la nivel local adaptat necesitilor locale care s permit publicului su s obin informaii, recomandri, asisten i rspunsuri la ntrebri legate de legislaia, politicile, programele i oportunitile de finanare ale Uniunii. n acest scop, centrul va ndeplini urmtoarele cerine de baz: a) S ofere publicului: i. un serviciu de rspuns la ntrebri din partea cetenilor, inclusiv prin redirecionarea ctre alte surse de informare specializate, situat ntr-un sediu prevzut n mod corespunztor cu indicatoare, direct accesibil i vizibil, cu spaii pentru primirea vizitatorilor, prezentarea documentaiei, lectur, proiecii video, depozitarea materialelor informative i desfurare de reuniuni. Acest serviciu va fi furnizat timp de cel puin 20 ore pe sptmn, ii. acces la cel puin un computer cu conexiune la internet, echipament IT aferent (imprimant, copiator, proiector video etc.), iii. acces la materiale informative furnizate de instituiile europene; S foloseasc i s promoveze n rndul publicului:
Pagina 4 din 21

b)

APEL PENTRU PROPUNERI DE PROIECTE EUROPE DIRECT 2009-2012

i. centrul de contact EUROPE DIRECT i serviciile acestuia prin intermediul internetului, al potei electronice i al numrului de telefon cu apelare gratuit 0080067891011, accesibil din cele 27 de state membre, ii. site-urile internet ale instituiilor europene, n special Europa, i bazele de date la care are acces, iii. alte reele de informare i puncte de contact ale instituiilor europene; c) prin: S contribuie la creterea capacitii Comisiei de acoperire a nivelului local i. raportare regulat i participare n cadrul reuniunilor, permind astfel Reprezentanei Comisiei s abordeze mai bine necesitile locale prin intermediul activitilor de comunicare pe care le desfoar, ii. asisten pentru monitorizarea mass-mediei locale i sprijin n vederea organizrii de evenimente locale, la solicitarea Reprezentanei Comisiei. n schimbul acestui set de servicii de informare de baz, beneficiarii selectai vor primi suma forfetar specificat la seciunea 2.1.9 privind sumele forfetare, modulul 1. 1.2.1.2. COMUNICARE I CONTIENTIZARE Pe lng cele menionate mai sus, centrul este ncurajat s contientizeze publicul i s stimuleze o dezbatere informat la nivel local referitoare la obiectivele, politicile i programele Uniunii, prin furnizarea unuia sau a mai multora dintre urmtoarele tipuri de servicii: a) organizare de evenimente i/sau realizare de produse de informare pentru publicul general (de exemplu, conferine, trguri, publicaii, produse audiovizuale etc.), b) organizare de evenimente i/sau realizare de produse de informare pentru grupurile int specifice (de exemplu, grupuri colare/de tineri, antreprenori, agricultori, aplicani n cadrul proiectelor finanate de UE etc.), c) organizare de evenimente i realizare de activiti de lucru n reea pentru multiplicatori i prile interesate din sectorul instituional (de exemplu, alte centre EUROPE DIRECT, reele ale Comisiei, Biroul de informare al Parlamentului European, membri ai Parlamentului European, autoriti locale, ONG-uri, ali vectori de informare activi etc.), d) organizare de evenimente i dezvoltarea cooperrii cu mass-media local i regional (de exemplu, concursuri pentru jurnaliti, programe radio/TV de profil, articole publicate regulat n presa scris etc.). Pentru aceste activiti, beneficiarii selectai vor primi sumele forfetare menionate la seciunea 2.1.9 privind sumele forfetare, modulele 2-10, care pot fi alese independent de ctre aplicant n conformitate cu activitile propuse. 1.2.2. OBLIGAIILE STRUCTURII GAZD BENEFICIARE Structura gazd: a) se asigur c centrul ndeplinete obiectivele globale descrise la seciunea 1.1 i respect misiunea i funciile menionate la seciunea 1.2, n conformitate cu instruciunile primite de la Reprezentana Comisiei n Romnia, b) se asigur c centrul ofer informaii impariale cu privire la Uniunea European i nu este nici considerat i nici folosit drept mijloc de difuzare a
Pagina 5 din 21

APEL PENTRU PROPUNERI DE PROIECTE EUROPE DIRECT 2009-2012

c)

d) e) f) g)

unor informaii care nu au legtur cu misiunea sa; scopul centrului este de a informa i de a comunica n mod neutru, corect din punct de vedere al faptelor i transpartinic, se asigur c centrul este administrat de un personal ale crui competene i calificri includ aptitudini de comunicare, gestionare a proiectelor i cunotine solide n domeniul afacerilor europene. n special, acesta: i. desemneaz un membru al personalului cu norm ntreag pentru gestionarea centrului sau mai muli membri cu fraciune de norm care s acopere echivalentul normei ntregi, ii. se asigur c exist suficient personal calificat pentru realizarea funciilor centrului, suport costurile administrative legate de respectarea obligailor sale definite n acordul-cadru i n acordul specific de subvenie i n anexele la acestea, nfiineaz un fond de rulment care s i permit s acopere cheltuielile curente ale centrului, utilizeaz marca, denumirea, logo-ul EUROPE DIRECT i alte forme de identificare furnizate centrului de ctre Comisie i le promoveaz ct mai mult posibil, permite Comisiei Europene s evalueze serviciile furnizate de centru.

2. PREZENTARE GENERAL A PROCEDURII

2.1. CUM SE REALIZEAZ APLICAIA
Participarea la prezentul apel pentru propuneri de proiecte presupune acceptarea regulilor care guverneaz aceast procedur i atribuirea subveniilor. Informaiile i procedurile trebuie s fie transparente i toi aplicanii trebuie s fie tratai n mod egal. Aplicanii sunt ncurajai s citeasc atent toate documentele legate de apelul pentru propuneri de proiecte, inclusiv proiectul de acord-cadru i proiectul de acord specific de subvenie, Anexele 1 i 2 la Apel. Propunerea trebuie s fie ntocmit utiliznd Formularul de aplicaie pentru subvenie i anexele acestuia, dup cum urmeaz: a) b) c) d) Bugetul estimativ al aciunii (Anexa 1 a Formularului) Declaraia pe propria rspundere (Anexa 2 a Formularului) Documentele justificative (enumerate n Declaraia pe propria rspundere) Lista de verificare pentru aplicani (Anexa 3 a formularului).

Versiunile electronice ale documentelor privind apelul pentru propuneri de proiecte pot fi descrcate de pe site-ul internet al Reprezentanei CE n Romnia, http://ec.europa.eu/romania/focus/europedirect_ro.htm. Documentele tiprite pot fi furnizate la cerere adresat ctre: Reprezentana CE n Romnia Persoane de contact: Adriana Mungiu i Doina erban Adresa: Str. Jules Michelet 18-20, Bucureti, 010463 Telefon: 0040 21 203 54 00 Fax: 0040 21 316 88 08 E-mail: comm-rep-buh-ed2009@ec.europa.eu
Pagina 6 din 21

APEL PENTRU PROPUNERI DE PROIECTE EUROPE DIRECT 2009-2012

Comisia nu poate atribui mai mult de o subvenie pentru o aciune. Aplicanii pot prezenta mai multe propuneri pentru a gzdui mai multe centre. n acest caz, fiecare propunere trebuie s fie ntocmit separat n conformitate cu prevederile din apelul pentru propuneri de proiecte. Propunerile vor fi examinate pentru conformitatea cu procedurile, formalitile i termenele limit precizate n Apelul pentru propuneri de proiecte. n special, aplicanii trebuie s se asigure c propunerea acestora respect urmtoarele: 2.1.1. TERMENUL LIMIT I ADRESA PENTRU TRIMITEREA PROPUNERII Aplicanii trebuie s completeze Formularul de aplicaie integral i ntr-un mod ct mai clar i detaliat posibil, astfel nct acesta s poat fi evaluat n mod corespunztor. Formularul trebuie s fie semnat i nsoit de toate anexele i documentele justificative solicitate, astfel cum se specific n lista de verificare pentru aplicani. Propunerile incomplete, cele care nu folosesc formularul oficial sau care sunt trimise dup termenul limit fixat vor fi respinse. Propunerile trebuie prezentate pe suport de hrtie la urmtoarea adres: Reprezentana CE n Romnia Persoane de contact: Adriana Mungiu i Doina erban Adresa: Str. Jules Michelet 18-20, Bucureti, 010463 a) fie prin pot sau curier, cu data expedierii cel trziu 29 septembrie 2008, b) fie prin livrare direct cel trziu pn la 29 septembrie 2008, ora 17.00. Nu se accept propuneri transmise prin fax sau email i nici propunerile scrise de mn. Termenul limit pentru depunere: 29 septembrie 2008. Dovada depunerii6: a) pentru propunerile transmise prin pot sau curier: chitana de depunere la pot sau curier, b) pentru propunerile livrate direct: confirmare de primire semnat i datat de la Reprezentana CE n Romnia. 2.1.2. LIMBA Aplicaiile trebuie s fie redactate n una dintre limbile oficiale ale UE, respectnd formularul special furnizat. n cazul n care limba folosit nu este romna, aplicaiile trebuie s fie nsoite de o traducere n una din limbile de lucru ale Comisiei (englez/francez/german). 2.1.3. SEMNTURA AUTORIZAT A DOCUMENTELOR Numai persoana care poate angaja juridic responsabilitatea aplicantului identificat n Formularul de aplicaie poate semna diferitele documente solicitate.
6

Se recomand aplicanilor s pstreze chitana de depunere/confirmare de primire ca dovad a depunerii n termenul limit.
Pagina 7 din 21

APEL PENTRU PROPUNERI DE PROIECTE EUROPE DIRECT 2009-2012

Formularul de aplicaie, anexele i documentele justificative aferente acestuia trebuie s fie, dup caz, datate i semnate corespunztor de ctre persoana responsabil din cadrul organizaiei aplicante. 2.1.4. INFORMAII SAU DOCUMENTE CARE LIPSESC Formularul de aplicaie, anexele i documentele justificative aferente acestuia trebuie s fie completate n ntregime. Documentele lips sau informaiile incomplete pot constitui motive de descalificare. 2.1.5. NUMRUL DE EXEMPLARE Propunerea trebuie depus n triplu exemplar ntr-un plic sigilat care s conin: un original (marcat Original) i dou copii (marcate Copie), certificate ca fiind conforme cu originalul de ctre persoana responsabil din cadrul organizaiei aplicante. Documentele care compun un set marcat Copie nu trebuie capsate. Plicul exterior trebuie s poarte numrul de referin al apelului pentru propuneri de proiecte, numele i adresa complete ale aplicantului i urmtorul text: Apel

pentru propuneri de proiecte nr. COMM/B/BC/AM/D12199 din 30 iulie 2008. A nu se deschide de ctre departamentul pentru coresponden intern.
2.1.6. PERSOANA DE CONTACT

Formularul de aplicaie trebuie s menioneze, de asemenea, numele persoanelor de contact pentru aspecte operaionale i financiare. 2.1.7. INFORMAII BANCARE ATESTATE Propunerea trebuie s includ detaliile bancare ale aplicantului, astfel cum prevede Formularul de aplicaie. n cazul n care sunt selectai, beneficiarii vor trebui s deschid un cont sau subcont specific aciunii n scopul monitorizrii exacte a cheltuielilor legate de proiect. n momentul atribuirii, Formularul de persoan juridic i Formularul contului bancar, Anexele 3 i 4 la Apelul pentru propuneri de proiecte trebuie s fie completate, tampilate i semnate de banc i de aplicant. 2.1.8. BUGETUL Formularul de buget trebuie s fie completat integral, datat, semnat i prezentat folosind formatul prevzut n Anexa 1 la Formularul de aplicaie. Acesta trebuie elaborat pe baza sistemului sumelor forfetare descris la seciunea 2.1.9., lund n considerare cheltuielile eligibile menionate la seciunea 2.1.10 a apelului pentru propuneri de proiecte. Propunerea trebuie s cuprind bugetul estimativ exprimat n euro. n rile n care euro nu este moneda legal, cursul de schimb este cursul lunar stabilit de Comisie (InforEuro) n luna lansrii apelului pentru propuneri de proiecte i publicat la adresa http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/. La seciunea privind veniturile, aplicanii trebuie s prezinte n detaliu sursele de co-finanare. Dup caz, acetia trebuie s anexeze la Declaraia pe propria rspundere (Anexa 2 a Formularului de aplicaie) scrisori de angajament semnate n mod corespunztor de sponsorii publici i privai.
Pagina 8 din 21

APEL PENTRU PROPUNERI DE PROIECTE EUROPE DIRECT 2009-2012

Cele dou instrumente principale de gestionare a proiectelor, incluse n propunere, planul de aciune i bugetul trebuie s se intercoreleze n mod adecvat. Bugetul prezentat trebuie s fie echilibrat. Recomandarea de atribuire a subveniei se face dup o verificare care s ateste c bugetul nu necesit ajustri. Aceast verificare poate s includ solicitri de clarificri care s conduc la cereri de corecii din partea Comisiei. n momentul selectrii unei propuneri, bugetul devine o component a acordului specific de subvenie. 2.1.9. SUMELE FORFETARE Sistemul forfetar se bazeaz pe o abordare modular, astfel: aplicanii pot alege unul sau mai multe module; modulul 1 privind serviciile de informare pentru publicul general este obligatoriu; valoarea total a subveniei crete n cazul n care se selecteaz mai multe module; modulele 4, 5, 6, 7, 8 i 9 pot fi selectate n mod repetat de ctre aplicani pn la limita maxim a subveniei solicitate; modulul 11 permite activiti creative/atipice pentru care nu este prevzut nicio sum forfetar. Cu toate acestea, activitile respective pot fi considerate o parte a costurilor de proiect, acestea putnd fi acoperite exclusiv de ctre beneficiar i considerate drept cofinanare.

n timp ce suma forfetar corespunztoare unui modul este fix (de exemplu, un aplicant nu poate cere jumtate dintr-o sum forfetar), se pot face adaptri astfel (1) n cazul n care costurile unitare sunt puin mai mici, numrul produselor rezultate trebuie s creasc sau (2) n cazul n care aplicantul consider c suma forfetar pentru un anumit modul este insuficient, acesta ar trebui s concentreze cofinanarea pe modulul respectiv. Din lista de module oferite, aplicanii trebuie s selecteze modulul pentru serviciile de informare obligatorii i apoi s aleag dintre celelalte modulele care se potrivesc cel mai bine cu componenta proactiv a programului lor de lucru. Valoarea maxim a subveniei CE (25 000 EUR) poate fi atins prin diferite combinaii ntre modulele propuse, cu condiia ca aplicantul s respecte condiiile stipulate pentru fiecare modul n parte. Procentul minim de 50% cofinanare este necesar pentru bugetul total, nu pentru fiecare modul n parte. Descrierea modulelor i activitile minime necesare pentru plata sumelor forfetare sunt sintetizate n tabelul urmtor:
Modul M1: Servicii de informare de baz pentru publicul Aciuni Centru deschis minimum 20 ore/sptmn Indicatoare, sediu i faciliti adecvate conform cerinelor din apelul pentru propuneri de proiecte Un membru al personalului care ofer servicii
Pagina 9 din 21

Sume forfetare10 9 600

APEL PENTRU PROPUNERI DE PROIECTE EUROPE DIRECT 2009-2012

general [obligatoriu]

M2: Site web [opional]

M3: Buletin informativ electronic [opional] M4: Materiale audio-video [opional]

M5: Materiale tiprite [opional]

M6: Massmedia [opional]

M7: Evenimente de interior [opional] M8: Evenimente n aer liber

7

de informare conform cerinelor din apelul pentru propuneri de proiect Asisten pentru Reprezentana CE conform cerinelor din apelul pentru propuneri de proiect Participare la sesiunile de coordonare/instruire organizate de Comisie Site internet sau seciune dedicat pe pagina de internet a structurii gazd pentru a promova centrul, actualizat() cel puin sptmnal Coninut centrat pe nevoile locale de informaii despre UE i pe prioritile de comunicare ale Comisiei Buletin informativ electronic transmis cel puin lunar la 100 de destinatari Coninut centrat pe nevoile locale de informaii despre UE i pe prioritile de comunicare ale Comisiei Minimum 500 CD-uri/ DVD-uri DVD cu minimum 15 minute de nregistrare CD ROM cu minimum 0,6 GB de coninut Coninut centrat pe nevoile locale de informaii despre UE i pe prioritile de comunicare ale Comisiei Minimum 500 de exemplare Publicaie de minimum 10 pagini, format A5 Pentru alte tipuri de materiale tiprite, cifra de mai sus trebuie considerat drept punct de referin Coninut centrat pe nevoile locale de informaii despre UE i pe prioritile de comunicare ale Comisiei Cel puin 20 de contribuii la materiale n presa audio-video sau scris Articole publicate n presa scris, participri la programe TV/radio, reclame de promovare a centrului n mass-media scris/audio-video Coninut centrat pe nevoile locale de informaii despre UE i pe prioritile de comunicare ale Comisiei Implicarea n total a minimum 100 de participani la toate evenimentele, pe o durat 7 de minimum 3 ore. Tematica centrat pe nevoile locale de informaii despre UE i pe prioritile de comunicare ale Comisiei Implicarea n total a minimum 200 de participani la toate evenimentele, pe o durat de minimum 3 ore.8

1 600

400

800

800

800

1 600

1 600

Aplicanii pot propune activiti cu o durat mai scurt. n acest caz, numrul total de ore nsumate pentru aceste activiti trebuie s corespund duratei minime necesare pentru plata sumei forfetare aferente acestui modul. Aplicanii pot propune activiti cu o durat mai scurt. n acest caz, numrul total de ore nsumate pentru aceste activiti trebuie s corespund duratei minime necesare pentru plata sumei forfetare aferente acestui modul.
Pagina 10 din 21
8

APEL PENTRU PROPUNERI DE PROIECTE EUROPE DIRECT 2009-2012

[opional]

M9: Evenimente [opional] M10: Evaluarea impactului/ Feedback [opional] M11: Alte activiti [opional]

Tematic centrat pe nevoile locale de informaii despre UE i pe prioritile de comunicare ale Comisiei Evenimente de interior i n aer liber cu implicarea n total a minimum 200 de participani la toate evenimentele, pe o durat de minimum 3 ore9. Tematic centrat pe nevoile locale de informaii despre UE i pe prioritile de comunicare ale Comisiei Elaborarea unui studiu de evaluare a impactului/raport de feedback de minimum 5 pagini pe baza unei evaluri metodologice a cel puin 75% din activiti A se completa de ctre aplicant

2 400

400

Un exemplu de posibil buget este prezentat mai jos.

Exemplu: Bugetul poate avea urmtoarea structur a costurilor: Modulul Modulul 1: Servicii de informare de baz pentru publicul larg Modulul 2: Site internet Modulul 3: Buletin informativ electronic Modulul 5: Materiale tiprite * 2 Modulul 7: Evenimente de interior * 4 Modulul 10: Evaluarea impactului Modulul 11: [descrierea activitii] Total Suma forfetar (EUR) 9 600 1 600 400 800 * 2 = 1 600 1 600 * 4 = 6 400 400 0 20 000 Cofinanare (EUR) 4 000 1 400 0 2 000 8 500 0 6 000 21 900

2.1.10.

COSTURI ELIGIBILE I NEELIGIBILE

Pentru a fi eligibile, costurile trebuie s ndeplineasc urmtoarele criterii generale: a) sunt suportate n perioada de eligibilitate a costurilor de finanare astfel cum prevede acordul specific, b) sunt legate de obiectul acordului i prevzute n bugetul estimativ anexat la propunerea de proiect, c) sunt necesare pentru realizarea aciunii cuprinse n acord, d) pot fi identificate i verificate, fiind nregistrate n contabilitatea beneficiarului i stabilite n conformitate cu standardele contabile aplicabile ale rii n care este stabilit beneficiarul i cu practicile curente ale beneficiarului de contabilizare a costurilor,

Aplicanii pot propune activiti cu o durat mai scurt. n acest caz, numrul total de ore nsumate pentru aceste activiti trebuie s corespund duratei minime necesare pentru plata sumei forfetare aferente acestui modul.
Pagina 11 din 21

APEL PENTRU PROPUNERI DE PROIECTE EUROPE DIRECT 2009-2012

e) respect cerinele legislaiei fiscale i sociale aplicabile, f) sunt rezonabile, justificate i conforme cu principiile unei gestionri financiare riguroase, n special din punctul de vedere al economiei i eficienei. Procedurile de contabilitate i de control intern ale beneficiarului trebuie s permit reconcilierea direct a costurilor i a veniturilor declarate cu privire la aciune cu rapoartele contabile i documentele justificative corespunztoare. O subvenie poate fi atribuit unui proiect care a nceput deja numai atunci cnd aplicantul poate demonstra necesitatea nceperii proiectului nainte de semnarea acordului. n acest caz, cheltuielile eligibile pentru finanare trebuie s nu fi fost efectuate nainte de depunerea propunerii de proiect. 2.1.10.1. COSTURI DIRECTE ELIGIBILE Acestea sunt costuri care, cu respectarea condiiilor de eligibilitate menionate mai sus, pot fi identificate ca fiind costuri specifice direct legate de realizarea aciunii i care pot fi astfel alocate acesteia n mod direct. Mai jos este prezentat o list indicativ a costurilor directe eligibile:

Pagina 12 din 21

APEL PENTRU PROPUNERI DE PROIECTE EUROPE DIRECT 2009-2012

Costuri directe eligibile:

Costuri de personal, cuprinznd salariile reale, costuri pentru asigurri sociale i alte costuri prevzute de lege incluse n salariu Cheltuielile de transport i diurne

Observaii pentru personalul responsabil desemnat pentru proiect; pot include costuri de consultan; nu pot depi ratele medii corespunztoare politicii obinuite a beneficiarului privind salariile; pentru personalul responsabil desemnat pentru proiect; trebuie s corespund practicilor obinuite ale beneficiarului privind cheltuielile de deplasare; nu pot depi sumele aprobate anual de Comisie10; pot include achiziionarea de echipament IT, echipament de comunicaii, echipament audio-video, mobilier de birou i accesorii etc.; se ia n considerare numai partea de amortizare a echipamentului care corespunde duratei aciunii i gradului utilizrii efective pentru aciune, excepie fcnd cazurile n care natura i/sau contextul utilizrii acestuia justific un tratament diferit din partea Comisiei; trebuie s fie amortizate n conformitate cu normele fiscale i contabile aplicabile beneficiarului i general acceptate pentru bunuri de acelai tip; pot include materiale pentru imprimare, fotocopiere etc.; trebuie s fie uor de identificat i aferente aciunii; trebuie s aib ca scop punerea n aplicare a aciunii; trebuie s ndeplineasc cerinele stipulate la seciunea 3.6. a apelului pentru propuneri de proiecte; pot include abonamente pentru ziare/telefon/fax/ internet; pot include costuri legate de producerea i diseminarea informaiilor, a tipriturilor i a materialelor audio-video; pot include costuri legate de organizarea de evenimente, sesiuni de instruire, campanii de informare etc.; pot include servicii de traducere, documentare, precum i achiziionarea de drepturi de autor etc.; pot include promovarea i publicitatea serviciilor centrului, indicatoare etc.; pot include costuri legate de nchirierea, utilitile i ntreinerea centrului de informare

Costuri de achiziionare de echipamente (noi sau la mna a doua)

Costuri pentru consumabile i aprovizionare Costuri rezultate din alte contracte atribuite de beneficiar

Costuri rezultate direct din cerinele impuse de acord i legate exclusiv de aciune

2.1.10.2. COSTURI NEELIGIBILE Urmtoarele costuri nu sunt eligibile i nu vor fi acceptate drept cheltuieli. n cazul n care apar n contabilitate, acestea vor fi deduse din costurile eligibile, iar valoarea potenial a subveniei va fi redus n mod corespunztor. Mai jos este prezentat o list indicativ a costurilor neeligibile:

10

Decizia C(2004)1313 a Comisiei din 7 aprilie 2004: Dispoziii generale de punere n aplicare pentru adoptarea Ghidului pentru misiuni ale oficialilor i ale altor angajai ai Comisiei Europene.

Pagina 13 din 21

APEL PENTRU PROPUNERI DE PROIECTE EUROPE DIRECT 2009-2012

Costuri neeligibile Majorrile de capital i rentabilitatea capitalului Datorii i costuri de serviciu al datoriei Provizioanele Dobnzi datorate Creane ndoielnice Pierderi datorate schimbului valutar TVA Costuri declarate de ctre beneficiar i acoperite n cadrul unei alte aciuni sau program de lucru pentru care primete o subvenie din partea Comunitii Cheltuieli excesive sau estimate greit Contribuii n natur

Observaii

Cu excepia cazului n care beneficiarul face dovada c nu o poate recupera

La momentul atribuirii, beneficiarul trebuie s se angajeze c va face astfel de contribuii, n cazul n care sunt incluse n aplicaie

2.1.11.

ALTE PREVEDERI

n cazul n care o alt propunere a fost deja depus sau urmeaz s fie depus la Comisie de ctre acelai aplicant, acest lucru trebuie s fie menionat la seciunea corespunztoare a Formularului de aplicaie. Sprijinul financiar poate fi acordat o singur dat i unui singur beneficiar pentru un anumit centru. 2.1.12. INFORMAII SUPLIMENTARE

ntrebri n vederea obinerii unor clarificri, fcnd referire clar la apelul pentru propuneri de proiecte, pot fi trimise prin e-mail sau fax persoanelor de contact de la Reprezentana Comisiei Europene n Romnia specificate la nceputul Apelului. Toate ntrebrile adresate pn la data de 24 septembrie 2008 vor primi rspuns din partea persoanei de contact menionate mai sus. ntrebrile care pot fi relevante pentru ali aplicani i rspunsurile aferente vor fi publicate pe site-ul web al Reprezentanei la http://ec.europa.eu/romania/focus/europedirect_ro.htm.

2.2. O EXAMINARE N ASE ETAPE

Procesul de evaluare cuprinde ase etape distincte pentru a verifica: a) dac sunt ndeplinite cerinele privind conformitatea administrativ, b) dac aplicantul i propunerea sunt eligibile, c) dac aplicantul nu se ncadreaz la criteriile de excludere, d) dac aplicantul ndeplinete criteriile de selecie, e) msura n care propunerea ndeplinete criteriile de atribuire, f) msura n care este respectat echilibrul geografic. 2.2.1. CONFORMITATEA ADMINISTRATIV Controlul administrativ se efectueaz pentru a garanta c:
Pagina 14 din 21

APEL PENTRU PROPUNERI DE PROIECTE EUROPE DIRECT 2009-2012

a) propunerea respect toate cerinele i termenele limit specificate n documentele Apelului, b) propunerea a fost depus ntr-un original i dou copii, c) propunerea este fcut folosind Formularul de aplicaie pentru subvenie, care este complet, tehnoredactat, datat i semnat n mod corespunztor, d) bugetul estimativ folosete formatul furnizat, este complet, echilibrat, exprimat n euro, datat i semnat n mod corespunztor, e) Declaraia pe propria rspundere este anexat, datat i semnat n mod corespunztor, f) toate celelalte documente justificative solicitate conform listei de verificare pentru aplicani sunt anexate, datate i semnate n mod corespunztor. Propunerile care nu respect aceste condiii nu vor fi examinate mai departe. 2.2.2. CRITERIILE DE ELIGIBILITATE n cazul n care propunerea respect criteriile administrative, se efectueaz o verificare pentru a determina dac aplicantul i propunerea sunt eligibile s primeasc o subvenie din partea Comisiei, i anume dac: a) aplicantul are personalitate juridic i este nregistrat n unul dintre cele 27 de state membre ale UE, b) aplicantul este o organizaie de drept public sau de drept privat cu misiune de serviciu public11, c) propunerea este conform cu obiectivul apelului pentru propuneri de proiecte i anume, de a selecta structurile gazd pentru centrele de informare ale UE, d) contribuia cerut nu este mai mic dect valoarea minim permis, nici mai mare dect valoarea maxim permis i nu depete 50% din costul total al aciunii. Propunerile care nu respect aceste condiii nu vor fi examinate mai departe. Eligibilitatea se bazeaz pe dovezi factuale i demonstrabile. Documentul justificativ necesar n aceast privin este statutul organizaiei sau o atestare oficial conform creia aplicantul este constituit i nregistrat legal12. 2.2.3. CRITERIILE DE EXCLUDERE Aplicanii trebuie s demonstreze c au o situaie financiar i juridic adecvat. Acetia sunt exclui de la participarea n cadrul Apelului pentru propuneri de proiecte n cazul n care13: a) se afl n faliment sau lichidare judiciar, se afl sub administrare judiciar, au ncheiat o nelegere cu creditorii, i-au suspendat activitile, sunt investigai n legtur cu astfel de situaii sau se afl ntr-o situaie

11

O organizaie de drept privat cu misiune de serviciu public poate fi recunoscut ca atare de ctre o lege intern a rii n care este nregistrat. n cazul n care o astfel de lege nu exist, Responsabilul Autorizat trebuie s ia n considerare, printre altele, urmtorii factori atunci cnd decide dac aplicantul corespunde definiiei: - aplicantul este o organizaie non-profit n totalitate (adic nu are nici un fel de interese comerciale); sau - bugetul acesteia pentru o asemenea misiune provine n principal de la autoriti publice sau de stat sau de la o alt organizaie non-profit; sau - activitile sale se desfoar n numele statului/autoritilor publice sau al unei organizaii non-profit, i sunt de aceea considerate ca fiind de interes public. 12 Nu este obligatoriu n cazul n care aplicantul este o instituie public. 13 Articolul 93 din Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunitilor Europene
Pagina 15 din 21

APEL PENTRU PROPUNERI DE PROIECTE EUROPE DIRECT 2009-2012

b) c) d)

e) f)

asemntoare determinat de o procedur similar prevzut n legislaia sau regulamentele naionale, au fcut obiectul unei condamnri pentru nclcarea normelor profesionale, pronunat printr-o hotrre judectoreasc rmas definitiv, s-au fcut vinovai de comiterea unei abateri profesionale grave, constatat prin orice mijloc justificat de autoritatea contractant, nu i-au ndeplinit obligaiile legate de plata contribuiilor la asigurrile sociale sau de plata impozitelor n conformitate cu prevederile legale ale rii n care sunt constituii sau ale rii autoritii contractante sau ale rii n care este pus n aplicare aciunea, au fcut obiectul unei hotrri judectoreti rmase definitive pentru fraud, corupie, implicare ntr-o organizaie criminal sau pentru orice alt activitate ilegal n detrimentul intereselor financiare ale Comunitilor, n urma unei proceduri de achiziii publice sau de atribuire a unei subvenii finanate de bugetul Comunitii, s-a declarat c au nclcat contractul prin nerespectarea obligaiilor ce le reveneau.

Subveniile nu pot fi atribuite aplicanilor care, n timpul procedurii14: a) sunt n situaie de conflict de interese, b) se fac vinovai de fals n furnizarea informaiilor solicitate de autoritatea contractant drept condiie de participare la procedura de contractare ori nu furnizeaz aceste informaii15. Documentul justificativ necesar n acest sens este Declaraia pe propria rspundere a aplicantului conform creia acesta nu se afl n niciuna dintre situaiile menionate la articolele 93 i 94 din Regulamentul financiar aplicabil bugetului Comunitilor Europene i deine suficiente resurse financiare care s i permit s gzduiasc centrul pe ntreaga perioad (folosind Anexa 2 la Formularul de aplicaie). Propunerile care nu respect aceste condiii nu vor fi examinate mai departe. 2.2.4. CRITERIILE DE SELECIE n cazul n care propunerea corespunde criteriilor de eligibilitate, se verific dac aplicantul ndeplinete criteriile de selecie pentru a primi o subvenie din partea Comisiei, adic dac are capacitatea financiar i operaional de a implementa aciunea: a) aplicantul are resurse financiare suficiente i stabile pentru gzduirea centrului pe ntreaga perioad de patru ani i demonstreaz c are resursele necesare funcionrii centrului pe durata primului an de existen, b) aplicantul are capacitatea operaional de a gzdui centrul conform seciunii 1.2 a Apelului i de a-i adapta misiunea la evoluiile politicilor europene, la prioritile de comunicare i la orice decizie a Comisiei privind eficientizarea reelelor sale. n special:

Articolul 94 din Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunitilor Europene n conformitate cu articolul 146 alineatul (3) din Normele de aplicare (NA) ale Regulamentului financiar (RF): comisia de evaluare poate cere aplicanilor sau ofertanilor s furnizeze materiale suplimentare sau s clarifice documentele justificative depuse n legtur cu criteriile de excludere i selecie, ntr-o limit de timp specificat i cu articolul 178 alineatul (2) din NA ale RF: Comisia de evaluare sau, dup caz, Reprezentantul Autorizat, poate cere aplicantului s furnizeze informaii suplimentare sau s clarifice documentele justificative prezentate n legtur cu aplicaia, n special n cazul unor erori de transcriere evidente.
15

14

Pagina 16 din 21

APEL PENTRU PROPUNERI DE PROIECTE EUROPE DIRECT 2009-2012

i. acesta are cel puin doi ani de experien dovedit n domeniul comunicrii cu publicul, de preferin pe teme relevante pentru politicile UE16, ii. competenele i calificrile personalului responsabil desemnat pentru aciune includ aptitudini de comunicare, gestionare a proiectelor i cunotine solide n domeniul afacerilor europene, iii. infrastructura tehnologic i fizic permite implementarea cu succes a aciunii, acordndu-se atenia cuvenit amplasamentului i accesibilitii sediului centrului. Propunerile care nu respect aceste condiii nu vor fi examinate mai departe. Documentele justificative necesare n aceast etap sunt: a) Declaraia pe propria rspundere conform creia aplicantul nu se afl n niciuna dintre situaiile menionate la articolele 93 i 94 din Regulamentul financiar aplicabil bugetului Comunitilor Europene i deine suficiente resurse financiare care s i permit s gzduiasc centrul pe ntreaga perioad (folosind Anexa 2 la Formularul de aplicaie), b) CV-uri17 ale personalului de proiect care s precizeze funcia ocupat i dac aceasta este cu norm ntreag sau fraciune de norm (detaliind n acest caz procentele care nsumeaz echivalentul unei norme ntregi), c) descrierea infrastructurii tehnologice i fizice necesare furnizrii facilitilor prezentate n Apelul pentru propuneri de proiecte, inclusiv un plan care s indice clar spaiul pentru birouri alocat viitorului centru i amplasamentul acestuia n localitate. 2.2.5. CRITERIILE DE ATRIBUIRE n cazul n care este conform cu cerinele de mai sus, propunerea primete un punctaj pe baza criteriilor de atribuire i a ponderii fiecruia, n urma unei evaluri calitative, dup cum urmeaz: i. conformitatea cu obiectivele globale stipulate n Apelul pentru propuneri de proiecte [5 puncte] ii. concordana cu prioritile de comunicare ale Comisiei pentru primul an de existen [5 puncte] Un scor minim de 5 puncte la aceast seciune este o condiie necesar pentru a continua evaluarea. i. adecvarea la nevoile locale i regionale de informare privind UE18 [5 puncte] ii. vizibilitatea centrului n localitate19 [10 puncte] iii. capacitatea de a dezvolta o reea [5 puncte] Un scor minim de 10 puncte la aceast seciune este o condiie necesar pentru a continua evaluarea.

a) Relevana propunerii de proiect a potenialei structuri gazd [10 puncte]

b) Profilul, acoperirea i impactul potenial al centrului n regiune [20 puncte]

n acest context, apartenena la reeaua EUROPE DIRECT constituie dovad a acestui fapt. Folosind modelul de CV Europass disponibil pe site-ul internet Europass la adresa http://europass.cedefop.europa.eu/europass/home/hornav/Downloads/EuropassCV/CVTemplate/navigate.action 18 Stabilit pe baza unei analize bine documentate a nevoilor de informare. 19 Vizibilitatea dobndit n calitate de membru al reelei EUROPE DIRECT constituie un avantaj important.
17

16

Pagina 17 din 21

APEL PENTRU PROPUNERI DE PROIECTE EUROPE DIRECT 2009-2012

Un scor minim de 10 puncte la aceast seciune este o condiie necesar pentru a continua evaluarea.

c) Calitatea serviciilor de informare obligatorii, n conformitate cu seciunea 1.2.1.1. a Apelului pentru propuneri de proiecte [20 puncte]

Un scor minim de 20 puncte la aceast seciune este o condiie necesar pentru a continua evaluarea. i. concordana dintre cheltuielile totale i activitile prevzute [10 puncte] ii. indicatori verificabili obiectiv care permit evaluarea [10 puncte] Un scor minim de 10 puncte la aceast seciune este o condiie necesar pentru atribuirea subveniei. Comisia de evaluare va fi compus din trei membri ai personalului Comisiei Europene. n aceast etap, pot participa n calitate de observatori reprezentani ai autoritilor naionale i ai Biroului de informare al Parlamentului European. 2.2.6. ECHILIBRUL GEOGRAFIC Propunerile de proiecte vor fi clasificate n funcie de punctaj, pe baza criteriilor de atribuire. Pentru a garanta o repartizare echilibrat din punct de vedere geografic a centrelor, punctajele propunerilor care acoper aceeai zon geografic vor fi comparate ntre ele i doar cea mai bun va fi considerat eligibil pentru atribuirea subveniei. Examinarea acoperirii geografice a aciunii se va baza pe amplasamentul viitorului centru de furnizare a serviciilor de informare de baz i pe acoperirea i impactul activitilor de comunicare i contientizare propuse de aplicant. Atribuirea va depinde de disponibilitatea bugetului, de repartizarea geografic echilibrat a centrelor i de acceptarea propunerilor de ctre Responsabilul Autorizat, pe baza raportului realizat de comisia de evaluare.

d) Calitatea activitilor de comunicare, n conformitate cu seciunea 1.2.1.2. a Apelului pentru propuneri de proiecte [30 puncte]

e) Calitatea i eficiena economic a bugetului [20 puncte]

3. PROCEDURILE PRIVIND APELUL PENTRU PROPUNERI DE PROIECTE

3.1. AVIZUL DE PRIMIRE I NUMRUL DE REFERIN AL PROPUNERII n urma sesiunii de deschidere a propunerilor de proiecte, Comisia va informa aplicanii n scris dac propunerile acestora au fost primite sau nu n termenul limit fixat, indicnd de asemenea numrul de referin alocat propunerii, pe care aplicanii trebuie s l foloseasc n corespondena legat de apelul pentru propuneri de proiecte. 3.2. PRESELECIA I ATRIBUIREA Responsabilul Autorizat va redacta lista final a beneficiarilor i valoarea subveniilor acordate. Comisia i rezerv dreptul de a nu acorda toate fondurile disponibile. Decizia Comisiei de a respinge o propunere sau de a nu atribui o subvenie este final. Data programat pentru finalizarea procedurii de atribuire este 17 noiembrie 2008.
Pagina 18 din 21

APEL PENTRU PROPUNERI DE PROIECTE EUROPE DIRECT 2009-2012

n cazul n care este selectat, beneficiarul autorizeaz automat Comisia s publice urmtoarele informaii n orice form i prin orice mijloc, inclusiv pe internet: a) numele i adresa beneficiarului, b) obiectul i scopul subveniei, c) suma acordat i proporia din costul total al aciunii acoperit de finanare. 3.3. NOTIFICAREA APLICANILOR Aplicanii vor fi informai individual, n scris, de ctre Responsabilul Autorizat, n privina deciziei luate n ceea ce privete propunerea acestora. Motivul respingerii aplicaiei va fi menionat la sfritul procedurii. Numele aplicanilor preselectai vor fi publicate, pn la sfritul lunii ianuarie 2009, pe site-ul internet al Reprezentanei Comisiei Europene n Romnia, la http://ec.europa.eu/romania/focus/europedirect_ro.htm. 3.4. ACORDURILE DE SUBVENIE Comisia i rezerv dreptul de a atribui o subvenie mai mic, n niciun caz mai mare, dect suma cerut de aplicant. Subvenia este guvernat de acordul-cadru i de acordul specific de subvenie. Acordul-cadru va fi semnat pentru o perioad de patru ani. Acordul specific de subvenie va fi semnat pentru un an. Beneficiarii selecai vor trimite la Reprezentana CE n Romnia dou exemplare ale acordului-cadru pe patru ani i dou copii ale acordului specific de subvenie. Acestea trebuie semnate i tampilate n mod corespunztor de ctre reprezentantul legal al aplicantului, desemnat ca atare n Formularul de aplicaie. Beneficiarii vor primi un exemplar al acordului-cadru pe patru ani i un exemplar al acordului specific anual de subvenie semnate i tampilate de Responsabilul Autorizat al Reprezentanei CE n Romnia. Acordurile intr n vigoare la data semnrii acestora de ctre Comisie. Data orientativ de ncepere este 1 ianuarie 200920. Aciunea trebuie s fie ncheiat pn la 31 decembrie 2009. Beneficiarii se angajeaz s realizeze activitile specificate n Formularul de aplicaie. Odat ce acordurile sunt semnate, nu se pot face modificri n cursul implementrii acestora fr autorizarea prealabil a Comisiei. Aceasta i rezerv dreptul de a verifica conformitatea cu propunerea iniial. Rennoirea acordului specific de subvenie pentru urmtorul an (din perioada de patru ani cuprins n acordul-cadru) depinde de evaluarea pozitiv de ctre Comisie a planului de aciune i a bugetului corespunztor prezentate de structura gazd. Planul de aciune i bugetul aferent vor fi evaluate pe baza criteriilor de
20

Articolul 112 din Regulamentul financiar: O subvenie poate fi acordat pentru o aciune deja nceput numai n cazul n care aplicantul poate demonstra necesitatea de a ncepe aciunea nainte de atribuirea subveniei. n astfel de cazuri, cheltuielile eligibile pentru finanare nu pot fi efectuate nainte de data depunerii aplicaiei pentru subvenie. Nu se poate atribui o subvenie n mod retroactiv pentru aciuni deja finalizate.
Pagina 19 din 21

APEL PENTRU PROPUNERI DE PROIECTE EUROPE DIRECT 2009-2012

atribuire menionate la seciunea 2.2.5 a apelului pentru propuneri de proiecte. n momentul elaborrii planului de aciune pentru anul urmtor, beneficiarul poate stabili bugetul pe baza tuturor modulelor disponibile n formularul de buget. Comisia i rezerv dreptul de a adapta anual coninutul serviciilor care urmeaz s fie furnizate de centre, astfel nct acestea s reflecte evoluiile politicilor i prioritile de comunicare la nivel european. 3.5. PLATA Subvenia va fi pltit n dou trane: a) pre-finanarea, reprezentnd 70% din subvenie, n termen de 45 de zile de la data semnrii de ctre Comisie a acordului specific de subvenie, b) soldul, dup aprobarea de ctre Comisie a raportului final de implementare i a raportului financiar. Valoarea final a subveniei va depinde de procentul de implementare a planului de aciune, evaluat pe baza indicatorilor stabilii n fiecare modul pentru care se solicit o sum forfetar. Suma total pltit beneficiarului nu poate n niciun caz s depeasc valoarea maxim a subveniei indicat n acordul specific de subvenie. Plata este condiionat de prezentarea rapoartelor menionate la articolul 4 din acordul specific de subvenie. Plile vor fi efectuate n euro. Aplicanii din rile n care euro nu este moneda oficial vor suporta orice costuri rezultate n urma fluctuaiilor cursurilor de schimb ntre euro i moneda naional. Rata de conversie de referin este rata lunar stabilit de Comisie (InforEuro) n luna plii i publicat la adresa: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/. 3.6. CONTRACTE DE IMPLEMENTARE Atunci cnd pentru punerea n aplicare a aciunii beneficiarul trebuie s atribuie contracte de achiziii, acesta are obligaia de a atribui contractul ofertantului care prezint oferta cu cel mai bun raport calitate-pre, n conformitate cu principiul transparenei i al tratamentului egal pentru toi ofertanii, acordnd atenie evitrii oricror conflicte de interese. Niciuna dintre activitile de baz ale proiectului nu poate fi subcontractat, iar subcontractarea trebuie s vizeze o parte limitat a proiectului. 3.7.
ACTE ADIIONALE LA ACORD

Orice modificare a acordurilor se poate face numai n scris printr-un at adiional care va intra n vigoare n momentul semnrii att de Comisie, ct i de beneficiar. Orice alte prevederi vor rmne n vigoare neschimbate. Actul adiional va deveni parte integrant a acordului. Actul adiional nu poate avea ca obiect sau efect producerea unor schimbri care ar pune sub semnul ntrebrii decizia de atribuire a subveniei sau ar fi contrare tratamentului egal al aplicanilor.

Pagina 20 din 21

APEL PENTRU PROPUNERI DE PROIECTE EUROPE DIRECT 2009-2012

3.8. VIZIBILITATE Beneficiarul trebuie s foloseasc numele i logo-ul Reelei de informare EUROPE DIRECT cel puin: a) n afara i n interiorul sediului centrului, b) pe site-ul internet al centrului, c) n corespondena oficial scris i electronic a centrului i pe crile de vizit, d) n cadrul evenimentelor organizate de centru, e) pe materialele tiprite sau audio-video produse de centru. Atunci cnd este posibil, trebuie s se fac referire, de asemenea, la finanarea UE. 3.9. AUDIT Comisia i Curtea de Conturi i rezerv dreptul de a controla modul de utilizare a fondurilor comunitare. Controalele, la faa locului sau de alt natur, se pot realiza n orice moment n timpul implementrii proiectului i n termen de cel mult cinci ani dup finalizarea acestuia. 3.10. EVALUARE Aplicanii se angajeaz s pun la dispoziia Comisiei orice documente care pot facilita evaluarea aciunii. Costurile care rezult n mod direct din cerinele impuse n temeiul acordurilor, inclusiv cele legate de audit i evaluare, sunt eligibile.

4. LISTA ANEXELOR
Anexa 1: Proiect de acord-cadru Anexa 2: Proiect de acord specific de subvenie Anexa 3: Formularul de persoan juridic Anexa 4: Formularul de identificare financiar

Pagina 21 din 21