MB 2013

PROGRAMUL OPERAIONAL SECTORIAL DEZVOLTAREA RESURSELOR UMANE 2007-2013 CCI 2007RO051PO001
Manualul Beneficiarului
Revizie 2013 - draft
Proiect: POSDRU/7/7.2/AT/10
NOT
BENEFICIARUL VA IMPLEMENTA PROIECTUL PE PROPRIA SA RSPUNDERE, N CONFORMITATE CU PREVEDERILE CONTRACTULUI DE FINANARE SEMNAT CU AUTORITATEA DE
MANAGEMENT/ORGANISMUL INTERMEDIAR PENTRU POS DRU.
PREZENTUL DOCUMENT ARE CARACTER ORIENTATIV I NU NLOCUIESTE N NICIUN FEL CONTRACTUL DE FINANARE I ANEXELE SALE, PRECUM I CONDIIILE STABILITE N GHIDUL SOLICITANTULUI.
PREZENTUL DOCUMENT A FOST DEZVOLTAT INND CONT DE LEGISLATIA N VIGOARE LA 23 iulie 2013
Manualul Beneficiarului - Revision 2013- DRAFT
CUPRINS
I. 1.1 1.2 INTRODUCERE ........................................................................................................................................................ 5 SCOPUL MANUALULUI................................................................................................................................................ 5 LIMITRI ................................................................................................................................................................ 6
1.3 STRUCTURA MANUALULUI .............................................................................................................................................. 6 1.4 GLOSAR DE TERMENI ..................................................................................................................................................... 7 1.5 ABREVIERI ............................................................................................................................................................ 15
1.6 SISTEMUL DE IMPLEMENTARE AL POSDRU 2007-2013 .................................................................................................... 16 II. IMPLEMENTAREA PROIECTULUI .................................................................................................................................. 20 2.1 MANAGEMENTUL PROIECTULUI ..................................................................................................................................... 20 2.2 ECHIPA DE MANAGEMENT A PROIECTULUI ........................................................................................................................ 24 2.2 ECHIPA DE MANAGEMENT I DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI. .......................................................................................... 24 2.3 OBLIGAIILE CONTRACTUALE ALE BENEFICIARULUI.............................................................................................................. 28 2.4 PERIOADA DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI ................................................................................................................... 35 2.5 SUBCONTRACTAREA ACTIVITILOR N CADRUL PROIECTULUI ................................................................................................ 39 III. RELAII DE PARTENERIAT ........................................................................................................................................... 42 IV ACHIZIII PUBLICE N CADRUL PROIECTULUI .............................................................................................................. 47 4.1 RESPECTAREA REGULILOR PRIVIND ACHIZITIILE PUBLICE ....................................................................................................... 47 4.2 ROLURI I RESPONSABILITI ......................................................................................................................................... 48 4.3 PROCEDURI UTILIZATE .................................................................................................................................................. 50 4.4 CERINE CONTRACTUALE PRIVIND RAPORTAREA ACHIZIIILOR PUBLICE .................................................................................... 57 V. MANAGEMENTUL FINANCIAR AL PROIECTULUI ......................................................................................................... 57 5.1 ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR ...................................................................................................................................... 57 5.1.1 Reguli de eligibilitate a cheltuielilor ............................................................................................................. 57 5.1.2 Categorii de cheltuieli eligible ....................................................................................................................... 58 5.1.3 Cheltuieli neeligible ....................................................................................................................................... 59 5.1.4 Justificarea cheltuielilor eligibile................................................................................................................... 59
5.1.4.1. Cheltuieli cu personalul (categoria 1.1. din buget) ...................................................................................................63 5.1.4.2. Cheltuieli cu cazarea, transportul i diurna (categoria 1.2 si 2.1 din buget) .............................................................66 5.1.4.3. Cheltuieli pentru subvenii (ajutoare) i burse (categoria 2.2. din buget) ................................................................70 5.1.4.4. Cheltuieli pentru derularea proiectului (categoria 3.1. din buget) ...........................................................................73 5.1.4.5. Cheltuieli aferente taxelor (categoria 3.2. din buget) ...............................................................................................76 5.1.4.6. Cheltuieli aferente activitilor subcontractate (externalizate) (categoria 3.3. din buget) ......................................77 5.1.4.7. Cheltuieli pentru nchirieri i leasing, necesare derulrii activitilor proiectului (categoria 3.4. din buget) ...........79 5.1.4.8. Cheltuieli de informare i publicitate (categoria 3.5. din buget) ..............................................................................81

5.1.4.9. Cheltuieli de tip FEDR (categoria 3.6 din buget) .......................................................................................................82 5.1.4.10. Cheltuieli indirecte cheltuieli generale de administraie - (categoria 6 din buget) ..............................................85
5.2 CONTURI BANCARE ..................................................................................................................................................... 91 5.3 PREVIZIUNEA FLUXULUI DE NUMERAR (CASH FLOW) .......................................................................................................... 95 5.4 ACORDAREA PREFINANRII/RAMBURSAREA CHELTUIELILOR .............................................................................................. 96 5.4.1 Acordarea prefinanrii ................................................................................................................................. 96 5.4.2 Rambursarea cheltuielilor efectuate n cadrul proiectului ......................................................................... 100 5.5 RAMBURSAREA TVA ................................................................................................................................................. 106 5.6 UTILIZAREA CURSULUI DE SCHIMB VALUTAR ................................................................................................................... 109 5.7 RECUPERAREA SUMELOR PLTITE NECORESPUNZATOR ..................................................................................................... 110 5.8 CONTABILITATEA PROIECTULUI .................................................................................................................................... 112 5.8.1 Cerine privind organizarea contabilitii aferente proiectului .................................................................... 112 5.8.2 nregistrarea n contabilitate a operaiunilor aferente proiectului .............................................................. 114 VI. MONITORIZAREA I RAPORTAREA LA NIVELUL PROIECTULUI ................................................................................ 115 6.1 MONITORIZAREA PROIECTELOR .................................................................................................................................... 115 6.2 RAPORTUL TEHNICO-FINANCIAR ................................................................................................................................... 119 6.3 VIZITELE DE MONITORIZARE ......................................................................................................................................... 120 6.4 NEREALIZAREA INDICATORILOR DE MONITORIZARE ........................................................................................................... 123 VII. MODIFICAREA CONTRACTELOR................................................................................................................ 123 VIII. ARHIVAREA DOCUMENTELOR ................................................................................................................................ 132 IX. INFORMARE I PUBLICITATE..................................................................................................................................... 135 X. VERIFICAREA, CONTROLUL I AUDITUL PROIECTULUI .............................................................................................. 139 10.1 CERINE LEGALE PRIVIND VERIFICAREA/CONTROLUL /AUDITUL PROIECTULUI........................................................................ 139 10.2 AUDITORUL FINANCIAR INDEPENDENT ......................................................................................................................... 139 XI. NEREGULI .................................................................................................................................................................. 141 XII. TEME ORIZONTALE .................................................................................................................................................. 145 12.1. EGALITATEA DE ANSE ...................................................................................................................................... 145 12.1.1 Aspecte generale ........................................................................................................................................ 145 12.1.2 Analiza respectrii principiului egalitii de anse n implementarea unui proiect finanat prin POSDRU 146 12.2 DEZVOLTAREA DURABIL ................................................................................................................................... 146 12.2.1 Aspecte generale ........................................................................................................................................ 146 12.2.2 Analiza contribuiei proiectului la dezvoltarea durabil ........................................................................... 147 12.3 INOVARE I TIC .................................................................................................................................................... 147 12.3.1 Aspecte generale ........................................................................................................................................ 147
Manualul Beneficiarului - Revision 2013- DRAFT 12.3.2 Analiza promovrii abordrii inovatoare i a TIC n cadrul unui proiect .................................................... 148 12.4 MBTRNIRE ACTIV ........................................................................................................................................ 148 12.4.1 Aspecte generale ........................................................................................................................................ 148 12.4.1 Analiza mbtrnirii active ......................................................................................................................... 148 12.5 ABORDARE TRANSNAIONAL ........................................................................................................................... 149 12.5.1 Aspecte generale ........................................................................................................................................ 149 12.5.2 Analiza beneficiilor abordrii transnaionale n cadrul unui proiect .......................................................... 149 12.6 ABORDARE INTERREGIONAL ............................................................................................................................ 149 12.6.1 Aspecte generale ........................................................................................................................................ 149 12.6.2 Analiza beneficiilor abordrii regionale n cadrul unui proiect................................................................... 149
ANEXE
[....]
I. INTRODUCERE
1.1 Scopul manualului
AMPOSDRU elaboreaz ghiduri ale solicitantului n vederea lansrii de de cereri de propuneri de proiecte cu termen limit de depunere, care vizeaz finanarea proiectelor implementate la nivel regional, naional, sectorial sau multi-regional, cu o valoare a proiectelor echivalent n lei prevazut n Ghidul Solicitantului. Generic se disting 2 tipuri de proiecte: 1.Proiecte de tip strategic cu termen limit de depunere, care vizeaz finanarea proiectelor implementate la nivel naional, sectorial sau multi-regional, cu o valoare a proiectelor echivalent in lei cuprinsa intre 500.000 Euro- 4.000.000 Euro si o durata de implementare cuprinsa intre 6 luni si 18 luni; 2. Proiecte de tip grant cu termen limit de depunere, care vizeaz finanarea proiectelor implementate la nivel regional, cu o valoare a proiectelor echivalent in lei cuprinsa intre 50.000 Euro - 499.999 Euro si o durata de implementare cuprinsa intre 6 luni si 18 luni; Tipurile de proiecte care pot fi finanate sunt detaliate n Ghidul Solicitantului - Condiii Specifice aferent fiecrei cereri de propuneri de proiecte. n Ghidul Solicitantului Conditii Specifice pot fi incluse condiii limitative privind corelarea valorii totale eligibile a proiectelor cu mrimea grupului int, rezultatele i indicatorii specifici fiecrui domeniu major de intervenie, etc.
Manualul Operaional al Beneficiarilor se adreseaz tuturor beneficiarilor de proiecte indiferent de natura i valoarea proiectelor finanate din Fondul Social European n cadrul Programului Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013. Beneficiarilor care au proiecte in implementare li se aplica prevederile Ghidului solicitantului- conditii generale, respectiv Ghidului solicitantului- conditii specifice aferent liniei de finantare in baza careia a fost depusa cererea de finantare. Se dorete ca acest manual s fie un instrument util, care s contribuie la implementarea eficient i eficace a proiectelor finanate n cadrul POSDRU. Acest manual ofer o abordare de perspectiv, menit s asigure orientarea beneficiarului n implementarea proiectului. Este prezentat o gam larg de informaii cu privire la finanarea prin FSE. Date fiind modificrile care pot fi aduse cadrului legislativ, este recomandabil ca beneficiarii s obin informaii detaliate specifice tipului de proiect implementat accesnd portalul www.fseromania.ro si portalurile OI delegate i s se raporteze la prevederile contractului de finanare.
Acest Manual este aplicabil proiectelor care beneficiaz de finanare nerambursabil din POSDRU 20072013. n acest sens, pe tot parcursul acestui Manual vei regsi terminologia AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat. Instituiile responsabile pentru implementarea domeniului major de intervenie n cadrul cruia ai depus proiectul, sunt menionate n cadrul contractului de finanare.
Atenie! Manualul va fi actualizat, dup caz, cu detalii privind implementarea proiectelor, iar orice modificare adus acestui document va fi postat pe pagina de internet a AMPOSDRU www.fseromania.ro. Manualul este un document menit s l orienteze pe Beneficiar, nu are valoare juridic i nu suplinete ghidul de finanare sau actele normative relevante pentru implementarea proiectelor cofinanate din Fondul Social European n cadrul Programului Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013.
1.2 Limitri
Prezentul manual a fost realizat innd cont de forma contractelor aplicabile cererilor de propuneri de proiecte lansate n 2012/actelor adiionale iniiate de AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, respectiv cererilor de propuneri de proiecte lansate in 2013. 1.3 Structura manualului Manualul este structurat n urmtoarele capitole: 1. Implementarea proiectului 2. Relaii de parteneriat 3. Achiziii publice n cadrul proiectului 4. Managementul financiar al proiectului 5. Monitorizarea i raportarea la nivelul proiectului 6. Modificarea contractelor 7. Arhivarea documentelor 8. Informare i publicitate 9. Verificarea, controul i auditul proiectului 10 Nereguli 11. Teme orizontale
1.4 Glosar de termeni
Termen Ajutorul de stat
Definiie Orice msur de sprijin acordat de ctre stat sau de ctre unitile administrative-teritoriale, din resursele de stat sau resurse ale unitilor administrative-teritoriale ori de alte organisme care administreaz surse ale statului sau ale colectivitilor locale, indiferent de form, care distorsioneaz sau amenin s distorsioneze concurena prin favorizarea anumitor ntreprinderi, a produciei anumitor bunuri, a prestrii anumitor servicii sau care afecteaz comerul dintre Romnia i Statele Membre ale Uniunii Europene, fiind considerat incompatibil cu un mediu concurenial normal.
Surs Legea nr. 143/1999 republicat n MO nr. 744/2005
Audit public intern
Activitatea funcional independent i obiectiv, care d asigurri i consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor i cheltuielilor publice, perfecionnd activitile entitii publice; ajut entitatea public s i ndeplineasc obiectivele printr-o abordare sistematic i metodic, care evalueaz i mbuntete eficiena i eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare.
Legea nr. 672/2002
Autoritate de certificare i plat
Structura
organizatoric
din
cadrul
Ministerului
Finanelor
Publice,
OUG nr. 64/2009
responsabil de certificarea sumelor cuprinse n declaraiile de cheltuieli transmise la Comisia European, primirea de la Comisia European a fondurilor transferate Romniei din instrumente structurale i transferul ctre beneficiari/uniti de plat de pe lng autoritile de management a fondurilor primite din instrumente structurale, precum i a celor alocate de la bugetul de stat, n cazul programelor operaionale care utilizeaz mecanismul plii directe.
Autoritate de Management
O autoritate public sau un organism public sau privat naional, regional sau local, desemnat de Statul Membru pentru managementul programului operational.
Reg.(CE) Consiliului nr.1083/2006 Reg.(CE) Consiliului nr.1083/2006
Ax Prioritar
Una dintre prioritile strategiei unui program operaional, coninnd un grup de operaiuni corelate i care au obiective specifice msurabile.
Beneficiar
Un operator, un organism sau o ntreprindere, din domeniile public sau privat, responsabil pentru iniierea, sau iniierea i implementarea operaiunilor. n cadrul schemelor de ajutor de stat, n baza articolului 87 din Tratat, beneficiarii sunt ntreprinderile publice sau private care realizeaz un proiect
Reg. (CE) Consiliului nr. 1083/2006
Manualul Beneficiarului - Revision 2013- DRAFT individual i primesc ajutor public. Cheltuial public Orice participare public la finanarea unor operaiuni, provenit din bugetul statului, al autoritilor regionale sau locale, din bugetul general al Comunitii Europene privind Fondurile Structurale, Fondul de Coeziune, sau orice alt cheltuial similar. Orice participare la finanarea unor operaiuni, provenind din bugetul organismelor de drept public sau al asociaiilor formate din una sau mai multe autoriti regionale, locale sau din organisme de drept public, care acioneaz n conformitate cu Directiva 2004/18/CE a Parlamentului European i a Consiliului din 31 martie 2004, privind coordonarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice de lucrri, bunuri i servicii este considerat cheltuial similar. Cheltuieli eligibile Cheltuielile efectuate de beneficiar, aferente proiectelor finanate n cadrul programelor operaionale, care pot fi finanate att din instrumente structurale, ct i din cofinanarea public i/sau cofinanarea privat, conform reglementrilor legale comunitare i naionale n vigoare privind eligibilitatea cheltuielilor. Cheltuieli generale de administraie Reprezint cheltuielile efectuate pentru funcionarea de ansamblu a beneficiarului i care nu pot fi atribuite direct unei anumite activiti din cadrul operaiunii. Lista tipurilor de cheltuieli cuprinse n aceast categorie se elaboreaz de fiecare autoritate de management i se aprob prin ordin comun al ministrului coordonator al autoritii de management i al ministrului economiei i finanelor. Cheltuieli neeligibile Cheltuielile neeligibile n cadrul proiectului sunt cheltuielile care NU sunt incluse n lista cheltuielilor eligibile prevzut n Condiiile Specifice corespunztoare fiecrei cereri de propuneri de proiecte, dar sunt necesare proiectului, care vor fi suportate de dumneavoastr n calitate de beneficiar si nu vor fi luate n considerare la calcularea valorii contributiei dumneavoastr pentru proiect. Ghid solicitant 2010 conditii generale (aprobat prin ordin al ministrului muncii, familiei, proteciei sociale i persoanelor vrstnice) Pista de audit Stabilirea fluxurilor informaiilor, atribuiile i responsabilitile referitoare la acestea, precum i arhivarea documentaiei justificative complete, pentru toate stadiile desfurrii unei aciuni, care s permit totodat reconstituirea operaiunilor de la suma total pn la detalii individuale i invers. Legea nr. 672/2002 HG nr.759/ 2007 OUG nr. 64/2009 Reg.Consiliului (CE) nr. 1083/2006
Manualul Beneficiarului - Revision 2013- DRAFT Cofinanare Finanarea unui program, proiect, subproiect, obiectiv i altele asemenea, parial prin credite bugetare, parial prin finanarea provenit din surse externe. Cofinanare privat Orice contribuie la finanarea cheltuielilor eligibile, alta dect cea prevzut la lit. k), aferent proiectelor finanate n cadrul programelor operaionale. Cofinanare public Orice contribuie pentru finanarea cheltuielilor eligibile din sumele aprobate n bugetele prevzute la art. 1 alin. (2) lit. a)-g) din Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile ulterioare, la art. 1 alin. (2) lit. a)-d) din Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare, inclusiv cofinanarea acordat de la bugetul de stat pentru ali beneficiari dect cei prevzui la art. 5 alin. (1)-(3), precum i alte cheltuieli similare, n sensul art. 2 alin. 5 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006. Constatarea existenei creanelor bugetare rezultate din nereguli Contract de achiziie public Contractul care include i categoria contractului sectorial, astfel cum este definit la art. 229 alin. (2), cu titlu oneros, ncheiat n scris ntre una sau mai multe autoriti contractante, pe de o parte, i unul sau mai muli operatori economici, pe de alt parte, avnd ca obiect execuia de lucrri, furnizarea de produse sau prestarea de servicii, n sensul prezentei ordonane de urgen. Contract de concesiune de lucrri publice Contractul care are aceleai caracteristici ca i contractul de lucrri, cu deosebirea c n contrapartida lucrrilor executate contractantul, n calitate de concesionar, primete din partea autoritii contractante, n calitate de concedent, dreptul de a exploata rezultatul lucrrilor pe o perioad determinat sau acest drept nsoit de plata unei sume de bani prestabilite. Contract de concesiune de servicii Contractul care are aceleai caracteristici ca i contractul de servicii, cu deosebirea c n contrapartida serviciilor prestate contractantul, n calitate de concesionar, primete din partea autoritii contractante, n calitate de concedent, dreptul de a exploata serviciile pe o perioad determinat sau acest drept nsoit de plata unei sume de bani prestabilite. Contract de finanare Reprezint documentul juridic prin care se acord asisten financiar nerambursabil aferent unei operaiuni n scopul atingerii obiectivelor axei prioritare dintr-un program operaional i care stabilete drepturile i obligaiile prilor. Contractant Ofertantul care a devenit, n condiiile legii, parte ntr-un contract de achiziie OUG nr. OUG nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare OUG nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare OUG nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare HG nr.759/ 2007 Activitatea prin care se verific, se stabilete i se individualizeaz obligaia de plat sub forma unui titlu de crean. OUG nr. 66/2011 OUG nr. 64/2009 OUG nr. 64/2009 Legea nr. 500/2002
Manualul Beneficiarului - Revision 2013- DRAFT public. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare Contribuia public naional total Totalul fondurilor publice necesare implementrii programelor operaionale, format din cofinanarea public i fondurile aferente cheltuielilor publice, altele dect cele eligibile. Control financiar preventiv Activitatea prin care se verific legalitatea i regularitatea operaiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, nainte de aprobarea acestora. Control financiar public intern ntregul sistem de control intern din sectorul public, format din sistemele de control ale entitilor publice, ale altor structuri abilitate de Guvern i dintr-o unitate central care este responsabil de armonizarea i implementarea principiilor i standardelor de control i audit. Control intern Ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere n concordan cu obiectivele acesteia i cu reglementrile legale, n vederea asigurrii administrrii fondurilor n mod economic, eficient i eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele i procedurile. Creanele bugetare rezultate din nereguli Sume de recuperat la bugetul general al Comunitii Europene i/sau la bugetele administrate de aceasta ori n numele ei, precum i/sau la bugetele de cofinanare aferente, ca urmare a utilizrii necorespunztoare a fondurilor comunitare i a sumelor de cofinanare aferente i/sau ca urmare a obinerii necuvenite de sume n cadrul msurilor care fac parte din sistemul de finanare integral ori parial a acestor fonduri. Credit bugetar Suma aprobat prin buget, reprezentnd limita maxim pn la care se pot ordonana i efectua pli n cursul anului bugetar pentru angajamentele contractate n cursul exerciiului bugetar i/sau din exerciii anterioare pentru aciuni multianuale, respectiv se pot angaja, ordonana i efectua pli din buget pentru celelalte aciuni. Credit de angajament Documentaie de atribuire Limita maxim a cheltuielilor ce pot fi angajate n timpul exerciiului bugetar, n limitele aprobate. Documentaia ce cuprinde toate informaiile legate de obiectul contractului de achiziie public i de procedura de atribuire a acestuia, inclusiv caietul de sarcini sau, dup caz, documentaia descriptiv. Legea nr. 84/2003 OUG nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare Legea nr. 84/2003 OUG nr. 66/2011 Legea nr. 84/2003 Legea nr. 672/2002 Legea nr. 84/2003 OUG nr. 64/2009
10
Manualul Beneficiarului - Revision 2013- DRAFT Eficacitate Gradul de ndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre activiti i raportul dintre efectul proiectat i rezultatul efectiv al activitii respective. Eficien Maximizarea rezultatelor unei activiti n relaie cu resursele utilizate. Legea nr. 84/2003 Legea nr. 84/2003 Faliment Demersurile de nesolvabilitate n accepiunea Articolului 2(a) din Reg. Comisiei (CE) nr. 1828/2006 Fondul European pentru Dezvoltare Regional (FEDR) Fondul Structural care sprijin regiunile mai puin dezvoltate, prin finanarea de investiii n sectorul productiv, infrastructur, educaie, sntate, dezvoltare local i ntreprinderi mici i mijlocii. Reg. (CE) nr.1080/2006 al Parlamentului European i al Consiliului asupra Fondului European de Dezvoltare Fondul Social European (FSE) Fondul Structural destinat politicii sociale a Uniunii Europene, care sprijin msuri de ocupare a forei de munc i de dezvoltare a resurselor umane. Reg. (CE) nr.1081/2006 al Parlamentului European i al Consiliului din 5 iulie 2006 privind Fondul Social European Fonduri publice Sumele alocate din bugetul de stat, bugetele locale, bugetul asigurrilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statului, bugetele instituiilor publice autonome, bugetele instituiilor publice finanate integral sau parial din bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat i bugetele fondurilor speciale, dup caz, bugetele instituiilor publice finanate integral din venituri proprii, bugetul fondurilor provenite din credite externe contractate sau garantate de stat i ale cror rambursare, dobnzi i alte costuri se asigur din fonduri publice, bugetul fondurilor externe nerambursabile, credite externe contractate sau garantate de autoritile administraiei publice locale, mprumuturi interne contractate de autoritile administraiei publice locale, precum i din bugetele instituiilor publice finanate integral sau parial din bugetele locale. Fondurile comunitare Sume provenite din asistena financiar nerambursabil acordat Romniei de Comunitatea European. OUG nr. 66/2011 Legea nr. 84/2003
Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1346/2000.
11
Manualul Beneficiarului - Revision 2013- DRAFT Fraud Orice aciune sau omisiune intenionat n legatur cu obinerea, utilizarea sau gestionarea fondurilor comunitare provenind din bugetul general al Comunitatilor Europene sau din bugetele administrate de acestea ori in numele lor, precum i/sau din bugetele de cofinanare aferente, incriminat prin Codul penal, Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie, cu modificrile i completrile ulterioare, sau prin alte legi speciale. Instrumente structurale Asistena financiar nerambursabil primit de Romnia, n calitate de Stat Membru al Uniunii Europene, prin intermediul Fondului European de Dezvoltare Regional, Fondului Social European i Fondului de Coeziune. HG nr.759/ 2007 i OUG 64/2009 Lichidarea cheltuielilor Faz n procesul execuiei bugetare n care se verific existena angajamentelor, se determin sau se verific realitatea sumei datorate, se verific condiiile de exigibilitate ale angajamentului, pe baza documentelor justificative care s ateste operaiunile respective. Licitaie electronic Procesul repetitiv realizat dup o prim evaluare complet a ofertelor, n care ofertanii au posibilitatea, exclusiv prin intermediul mijloacelor electronice, de a reduce preurile prezentate i/sau de a imbunti alte elemente ale ofertei; evaluarea final trebuie s se realizeze n mod automat prin mijloacele electronice utilizate. Neregul Orice abatere de la legalitate, regularitate i conformitate n raport cu dispoziiile legale naionale i/sau comunitare, precum i cu prevederile contractelor ori ale altor angajamente legale ncheiate n baza acestor dispoziii, care prejudiciaz bugetul general al Comunitii Europene i/sau bugetele administrate de aceasta ori n numele ei, precum i bugetele din care provine cofinanarea aferent printr-o cheltuial necuvenit. Orice nclcare a unei dispoziii a dreptului comunitar care rezult dintr-un act sau dintr-o omisiune a unui operator economic, care are sau ar putea avea ca efect un prejudiciu la adresa bugetului general al Uniunii Europene, prin angajarea unei cheltuieli nejustificate a bugetului general. Operaiune Un proiect sau un grup de proiecte selecionat de ctre autoritatea de gestionare a programului operaional n cauz sau sub responsabilitatea acesteia din urm n conformitate cu criteriile stabilite de comitetul de monitorizare i aplicat de unul sau mai muli beneficiari n vederea realizrii obiectivelor axei prioritare de care aparine. Operator economic Orice person fizic sau juridic sau orice alt entitate ce particip la implementarea asistenei din partea Fondurilor, cu excepia situaiei n care Reg. Comisiei (CE) nr. Reg. Consiliului (CE) nr.1083/2006 Reg. Consiliului (CE) nr. 1083/2006 OUG nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare OUG nr. 66/2011 Legea nr. 500/2002 OUG nr. 66/2011
12
Manualul Beneficiarului - Revision 2013- DRAFT un Stat Membru i exercit prerogativele ca autoritate public. Oricare furnizor de produse, prestator de servicii ori executant de lucrri persoan fizic/juridic, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoane cu activitate n domeniul care ofer n mod licit pe pia produse, servicii i/sau execuie de lucrri. 1828/2006 OUG nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare Operatorul sistemului electronic de achiziii publice Persoana juridic de drept public care asigur autoritilor contractante suportul tehnic destinat aplicrii, prin mijloace electronice, a procedurilor de atribuire. OUG nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare Ordonanarea cheltuielilor Faz n procesul execuiei bugetare n care se confirm c livrrile de bunuri i de servicii au fost efectuate sau alte creane au fost verificate i c plata poate fi realizat. Organism Intermediar Orice organism sau serviciu public sau privat care acioneaz sub supravegherea unei autoriti de gestionare sau de certificare i care ndeplinete atribuii pentru acestea fa de beneficiarii care aplic operaiunile. Plata cheltuielilor Faz n procesul execuiei bugetare reprezentnd actul final prin care instituia public achit obligaiile sale fa de teri. Plat direct Transferul direct din contul Autoritii de certificare i plat n contul beneficiarului al sumelor reprezentnd prefinanare i/sau rambursarea cheltuielilor eligibile, precum i restituirea de la bugetul de stat a sumelor pentru finanarea contravalorii taxei pe valoarea adugat pltite, aferent cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectelor finanate din instrumente structurale. Plat indirect Transferul, prin intermediul Unitii de plat, n contul beneficiarului, al sumelor reprezentnd prefinanarea i/sau rambursarea cheltuielilor eligibile, precum i restituirea de la bugetul de stat a sumelor pentru finanarea contravalorii taxei pe valoarea adugat pltite, aferent cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectelor finanate din instrumente structurale. Prefinanare Sumele transferate din instrumente structurale ctre beneficiari, alii dect cei prevzui la art. 5 alin. (1) - (3), prin plat direct ori prin plat indirect, n stadiul iniial pentru susinerea nceperii derulrii proiectelor i/sau pe parcursul implementrii acestora, n condiiile prevzute n OUG nr. 64/2009 OUG nr. 64/2009 Legea nr. 500/2002 OUG nr. 64/2009 Reg. Consiliului (CE) nr.1083/2006 Legea nr. 500/2002
contractul/decizia/ordinul de finanare ncheiat ntre un beneficiar i Autoritatea de management/organismul intermediar responsabil/
13
Manualul Beneficiarului - Revision 2013- DRAFT responsabil, n vederea asigurrii derulrii corespunztoare a proiectelor finanate n cadrul programelor operaionale. Procedura de atribuire Etapele ce trebuie parcurse de autoritatea contractant i de ctre candidai/ofertani pentru ca acordul prtilor privind angajarea n contractul de achiziie public s fie considerat valabil; procedurile de atribuire sunt: licitaia deschis, licitaia restrans, dialogul competitiv, negocierea, cererea de oferte, concursul de soluii. Program Operaional Un document prezentat de un Stat Membru i adoptat de Comisia European, care definete o strategie de dezvoltare n conformitate cu un ansamblu coerent de prioriti, pentru a crui realizare se face apel la un instrument structural de finanare. Propunere financiar Parte a ofertei ce cuprinde informaiile cu privire la pre, tarif, alte condiii financiare i comerciale corespunztoare satisfacerii cerinelor solicitate prin documentaia de atribuire. OUG nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare Propunere tehnic Parte a ofertei elaborat pe baza cerinelor din caietul de sarcini sau, dup caz, din documentaia descriptiv. OUG nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare Regiuni eligibile pentru ajutoarele de stat regionale - regiunile n care PIB/locuitor este mai mic de 75% din media Uniunii Europene [art. 87 alin. (3) lit. a) din Tratat]. - regiunile n care sunt identificate probleme socio-economice n baza indicatorilor naionali, propuse de Statele Membre [art. 87 alin. (3) lit. c)]. - regiuni de tipul NUTS-II*3), cu o densitate a populaiei situat sub 8 locuitori/km^2 sau regiunile geografice de tipul NUTS-III, cu o densitate a populaiei situat sub 12,5 locuitori/km^2. *3) NUTS reprezint un sistem de clasificare teritorial, instituit prin Regulamentul nr. 1059/2003, folosit de EUROSTAT pentru culegerea datelor statistice. La nivelul 2 (NUTS II) se regsesc i cele 8 regiuni de dezvoltare ale Romniei. Subcontractare Orice acord scris/contract ncheiat n baza legislaiei n vigoare prin care contractorul, ncredineaz o activitate sau o parte limitat a unei activiti asumate prin cererea de finanare unei tere persoane juridice, alta dect entitile partenere. . n cazul finanrilor nerambursabile acordate n baza unui contract de finanare, subcontractul reprezint acel acord scris prin care Ordinul nr. 1117/2170/ 2010 HG nr. 651/2006 OUG nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare Reg. Consiliului (CE) nr.1083/2006
14
Manualul Beneficiarului - Revision 2013- DRAFT beneficiarul ncredineaz o parte limitat a aciunii unei tere persoane, alta dect entitile partenere. Suspiciune de fraud Se refer la o neregul ce duce la iniierea de demersuri administrative sau juridice la nivel naional, pentru a stabili caracterul intenionat al comportamentului, n special existena fraudei, aa cum se menioneaz la punctul a) al Articolului 1(1) din Convenia redactat pe baza Articolului K.3 din Tratatul privind Uniunea European, asupra intereselor financiare ale Comunitii Europene. Unitate de plat Structura din cadrul unui ordonator principal de credite, cu rol de autoritate de management, avnd responsabilitatea managementului financiar al fondurilor aferente unui program operaional care utilizeaz mecanismul plii indirecte, precum i responsabilitatea efecturii plilor ctre contractori n cadrul proiectelor de asisten tehnic, dup caz. Vocabularul comun al achiziiilor publice - CVP Desemneaz nomenclatorul de referin aplicabil contractelor de achiziie public, adoptat prin Regulamentul nr. 2.195/2002/CE al Parlamentului European i al Consiliului privind vocabularul comun al achiziiilor publice, publicat n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 340 din 16 decembrie 2002, asigurnd corespondena cu alte nomenclatoare existente. OUG nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare OUG nr. 64/2009 Reg. (CE) nr. 1828/2006
1.5 Abrevieri
AA ACIS ACP AM AMPOSDRU
Autoritatea de Audit Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale Autoritatea de Certificare i Plat Autoritate de Management Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane
ANOFM ANRMAP AP AT CE CNDIPT CSNR DCA DMI
Agenia Naional pentru Ocuparea Forei de Munc Autoritatea Naional pentru Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice Axa Prioritar Asisten Tehnic Comisia European Centrul Naional de Dezvoltare a nvmntului Profesional i Tehnic Cadrul Strategic Naional de Referin Dezvoltarea Capacitii Administrative Domeniu Major de Intervenie
15
Manualul Beneficiarului - Revision 2013- DRAFT DRU FC FEDR FSE HG MEN MFP MMFPSPV OI ONG OUG PND PO POAT POR POS POS CCE UE Dezvoltarea Resurselor Umane Fondul de Coeziune Fondul European pentru Dezvoltare Regional Fondul Social European Hotrre de Guvern Ministerul Educaiei Naionale Ministerul Finanelor Publice Ministerul Muncii, Familiei, Protectiei Sociale i Persoanelor Vrstnice Organism Intermediar Organizaie NonGuvernamental Ordonan de Urgen a Guvernului Planul Naional de Dezvoltare Program Operaional Programul Operaional de Asisten Tehnic Programul Operaional Regional Programul Operaional Sectorial Programul Operational Sectorial pentru Creterea Competivitii Economice Uniunea European
1.6 Sistemul de implementare al POSDRU 2007-2013
Sistemul de implementare al POS DRU cuprinde urmtoarele organizaii:
ORGANIZAIE BENEFICIAR
RESPONSABILITI persoanele juridice de drept public, de drept privat cu sau fr scop patrimonial, care au obinut finanare prin POS DRU, sunt responsabile n totalitate de implementarea proiectelor, n
conformitate cu prevederile contractului de finanare i cu reglementrile comunitare i naionale n vigoare AMPOSDRU gestionarea i implementarea POS DRU n conformitate cu principiile managementului financiar riguros i separrii clare a funciilor prin Serviciile sale (vezi schema 1) va asigura implementarea eficient i eficace a POS DRU OIPOSDRU delegat asigur o parte din atribuiile, competenele, drepturile, obligaiile sau angajamentele prevzute n contractul de finanare, care au
16
legtur
cu
modificarea
contractului,
rezilierea
contractului,
monitorizarea, gestiunea i derularea contrractului monitorizeaz corespunztor proiectele, inclusiv prin verificarea la faa locului i prin verificarea rapoartelor tehnice de progres primete cererile de rambursare de la beneficiari efectueaz verificarea administrativ a cererilor de rambursare Autoritatea de Certificare i Plat certificarea cheltuielilor, respectiv elaborarea i transmiterea ctre Comisia European a declaraiilor de cheltuieli certificate i a cererilor de plat n format electronic primirea plilor de la Comisia European virarea fondurilor din Fondul Social European ctre Unitatea de Plat din cadrul AMPOSDRU pentru proiectele finanate din POS DRU Autoritatea de Audit auditul de sistem, verificri pe baz de eantion i auditul final verificri i auditul extern pentru fondurile structurale verificri anuale ale sistemelor de management i control verificarea cheltuielilor eligibile declarate, pe baz de eantion reprezentativ efectuarea unor verificri adecvate n vederea emiterii declaraiilor de nchidere la finalizarea msurilor i programelor verificarea existenei i corectitudinii cofinanrii naionale Curtea European de Audit examinarea conturilor de cheltuieli i venituri ale CE posibilitatea auditrii instituiilor care primesc fonduri comunitare Departamentul pentru Lupt Antifraud asigur protecia intereselor financiare ale Uniunii Europene n Romnia. Protecia intereselor financiare ale Uniunii Europene presupune detectarea, combaterea i monitorizarea eficient a fraudelor i a oricror alte fapte ilegale care au ca efect utilizarea necorespunztoare a fondurilor comunitare i, implicit, prejudicierea bugetului comunitar controale la faa locului ale proiectelor finanate din fonduri europene coordonarea tuturor instituiilor naionale implicate n lupta antifraud cooperarea cu Oficiul European de Lupt Antifraud
17
Oficiul European de Lupt Antifraud
conduce investigaiile administrative antifraud protejeaz interesele financiare ale Uniunii Europene lupt mpotriva fraudei, a corupiei i a oricrei alte nereguli
18
Relaia dumneavoastr, n calitate de beneficiar, cu instituiile implicate n sistemul de implementare i verificare a POS DRU 2007-2013, este schematizat mai jos:
Curtea European de Audit ACP

MINISTERUL FINANELOR PUBLICE
Oficiul European de Lupt Antifraud Ministerul Muncii, Familiei,Proteciei Sociale si
Departamentul de Lupt Antifraud
Persoanelor Varstnice
AMPOSDRU
Autoritatea de Audit
MINISTERUL EDUCAIEI NAIONALE

ORGANISM INTERMEDIAR
Agenia Naional pentru Ocuparea Forei de Munc
C.N.D.I.P.T.
ORGANISM INTERMEDIAR (NAIONAL)
M.M.F.P.S.P.V.
8 ORGANISME INTERMEDIARE
2 O. I. STABILITE PRIN LICITAIE PUBLIC ORGANISME INTERMEDIARE
ORGANISM INTERMEDIAR (NAIONAL)
BENEFICIAR
BENEFICIAR
BENEFICIAR
BENEFICIAR
BENEFICIAR
19
Manualul Beneficiarului - Revision 2013 DRAFT
II. IMPLEMENTAREA PROIECTULUI 2.1 Managementul Proiectului Beneficiarul accept finanarea nerambursabil i se angajeaz s implementeze proiectul pe propria rspundere. (Decizia 53/2010 AMPOSDRU).
Conform articolului 9 din contractul de finanare, beneficiarul trebuie s asigure managementul i implementarea proiectului n concordan cu prevederile contractului, a legislaiei comunitare i naionale i a instruciunilor emise de AMPOSDRU, cu maximum de profesionalism, eficien i n conformitate cu cele mai bune practici din domeniu.
Beneficiarul, n calitate de semnatar al contractului, are responsabilitatea final n faa AMPOSDRU i OIPOSDRU delegat pentru implementarea proiectului. Parteneriatul constituit pentru implementarea proiectului (dac exist) i consemnat prin Acordul de Parteneriat anex la contract va rspunde solidar sau individual n faa AMPOSDRU i OIPOSDRU delegat pentru implementarea proiectului, pentru aciunile sau inaciunile beneficiarului sau fiecruia dintre parteneri ori a prestatorilor de servicii externalizate pentru managementul sau implementarea proiectului (Decizia 53/2010 AMPOSDRU).
Pentru a realiza aceste cerine Beneficiarul trebuie sa asigure managementul proiectului care const n totalitatea activitilor de planificare, monitorizare i control ce trebuie realizate n cadrul proiectului pentru a asigura ndeplinirea obiectivelor acestuia n conditiile prevzute de contract.
Pe baza planificrii proiectului stabilit n faza de redactare a cererii de finanare, beneficiarul trebuie s realizeze o detaliere a activitilor necesare pentru a atinge obiectivele propuse. Aceast planificare detaliat implic definirea elementelor care s permit exercitarea unui control eficient, minimiznd prin aceasta apariia unor decalaje semnificiative n implementare.
n cadrul planificrii se pleac de la descrierea proiectului i a obiectivelor acestuia, se stabilesc etapele i activitile ce trebuie realizate n fiecare faz a proiectului, dependenele dintre acestea i rezultatele ateptate ca urmare a realizrii fiecrei activiti. Stabilirea activitilor trebuie realizat la nivelul unui grad de detaliere care s permit monitorizarea i controlul facil al derulrii fiecarei etape i a ntregului proiect.
20
Manualul Beneficiarului Revizie 2013 - DRAFT
De asemenea, Beneficiarul va stabili/selecta echipa de management a proiectului ce va fi responsabil cu managementul general al acestuia, ct i ceilali membri ai echipei de implementare ce vor realiza efectiv activitile identificate cu scopul atingerii obiectivelor propuse. Pentru fiecare activitate ce va fi realizat n cadrul proiectului se planific detaliat necesarul de resurse, se stabilesc responsabilitile n cadrul entitii beneficiarului, se estimeaz i se programeaz durata acestora i nu in ultimul rnd se identific i analizeaz riscurile ce pot aprea pe parcursul implementrii proiectului.
Documentele ce sunt create n faza de planificare a proiectului i care privesc aspectele menionate mai sus poart denumirea de documente de management ale proiectului. Acestea includ descrierea obiectivului i a ariei de acoperire a proiectului, livrabilele care trebuie realizate, activitile necesare n vederea crerii tuturor livrabilelor i a validrii calitilor acestora (ncadrate n etape ale proiectului), planul resurselor i ealonarea n timp a activitilor, dependenele ntre activiti i dependenele externe ale proiectului, evaluarea i managementul riscului, punctele de control al progresului proiectului, cerinele privind calitatatea i nu in ultimul rnd bugetul proiectului i ealonarea acestuia n timp.
Documentele de management ale proiectului pot suferi modificri pe parcursul acestuia atunci cnd este necesar actualizarea lor, acestea fiind un instrument de comunicare a modalitii de implementare a proiectului ctre conducerea beneficiarului, echipa de proiect i entiti externe interesate asupra evoluiei acestuia.
n timpul implementrii activitilor din fiecare etap identificat, managerul de proiect monitorizeaz i controleaz activitile i rezultatele realizate fa de cele planificate att din punct de vedere a calitii rezultatelor ct i din punct de vedere a duratei i resurselor alocate pentru fiecare activitate.
Monitorizarea se realizeaz att la nivelul resurselor (ex. monitorizarea efortului membrilor echipei cu ajutorul fielor de pontaj), proceselor i rezultatelor obinute, ct i la nivelul planificrii realizate n cadrul proiectului, astfel nct s se cunoasc permanent starea acestuia.
n punctele de control ale proiectului stabilite n planificarea iniial, managerul de proiect mpreun cu membrii echipei de implementare vor realiza controlul acestuia verficnd progresul realizat n comparaie cu planificarea, situaia bugetului i a resurselor din proiect, ct i calitatea rezultatelor obinute.
21
n cazul n care se constat o deviaie n realizarea activitilor fa de planificarea iniial, este recomandat ca managerul de proiect mpreun cu expertii implicai n activitile respective s realizeze un plan de de contingen care s explice situaia aprut, s prezinte consecinele necorectrii situaiei de excepie i opiunile existente pentru corectarea acesteia mpreun cu planul de implementare a opiunilor i recomandri. Msurile corective ce au fost decise vor fi incluse n documentele de management ale proiectului, cu implicaii n implementarea acestuia astfel nct prin planificarea revizuit s se respecte obiectivele proiectului n termeni de timp, calitate i resurse. n msura n care deviaia intervenit modific planul de implementare a activitilor aa cum a fost el transmis ctre AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, Beneficiarul are obligaia de a nainta AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat o Notificare, conform clauzelor contractuale i modelului standard de notificare (anexa nr.2 la Instruciunea AMPOSDRU nr.17/2010). Orice notificare transmis de Beneficar ctre AMPOSDRU va fi considerat valabil numai dac a fost fcut n scris, n conformitate cu prevederile Ghidului solicitantului i/sau cu instruciunile AMPOSDRU, semnat de ctre reprezentantul legal i tampilat corespunzator (Decizia 53/2010 AMPOSDRU).
Beneficiarul are obligaia de a solicita n scris punctul de vedere oficial al AMPSODRU / OIPOSDRU delegat, dup caz, cu privire la orice aspect survenit n implementarea Proiectului de natur s afecteze buna implementare a acestuia, precum i n orice situaie n care apar neclariti cu privire la clauzele contractului de finanare. (Decizia 53/2010 AMPOSDRU)
La sfrsitul fiecarei etape a proiectului managerul de proiect mpreun cu echipa de implementare trebuie sa evalueze rezultatele acesteia i s realizeze o planificare n detaliu pentru urmtoarea etap a proiectului avnd n vedere posibilele modificri aprute n etapa anterioar care pot afecta desfurarea acestuia.
Rezultatele monitorizarii i controlului proiectelor sunt rapoartele ce trebuie ntocmite de beneficiar. Mai multe detalii pot fi gsite n sectiunea VI - Monitorizarea i raportarea la nivelul proiectului.
Un aspect important ce trebuie considerat n cadrul proiectelor este managementul livrabilelor, aceasta fiind o component important n cadrul controlului proiectului deoarece are ca obiect controlul livrabilelor care sunt produse, cunoaterea localizrii lor la orice moment n timp, cunoaterea responsabilitii pentru producerea fiecrui livrabil ct i cunoaterea ultimei versiuni a fiecrui livrabil. Managementul livrabilelor menine fiiere i o bibliotec a tuturor produselor proiectului, controleaz accesul la ele i menine informaii referitor la starea lor. Acesta este folositor i n cazul unui audit al proiectului, toate variantele livrabilelor fiind disponibile i uor de identificat. Mai multe detalii pot fi gsite n seciunea 5.10.
22
n cazul n care n cadrul proiectului este necesar achiziionarea de produse sau servicii din exteriorul entitii Beneficiarul, acesta i / sau Partenerul / Partenerii acestuia trebuie s aplice managementul achiziiilor. O dat identificat necesitatea achiziionrii de produse sau servicii, este necesar planificarea achiziiilor, descrierea produselor sau serviciilor ce trebuie achiziionate, realizarea procedurii de achiziie corespunzatoare, primirea ofertelor, evaluarea i selecia furnizorului/ prestatorului, negocierea i ncheierea contractului cu furnizorul/ prestatorul, derularea i finalizarea contractului. Mai multe detalii se gsesc n sectiunea IV Achiziii publice n cadrul proiectului.
n cadrul managementului de proiect un loc important l ocup managementul riscurilor proiectului. Riscul este reprezentat de un eveniment nesigur sau un set de circumstane care odat aparute au un efect negativ n atingerea obiectivelor proiectului. Managementul riscurilor este abordarea care permite identificarea, evaluarea i analiza riscurilor ntr-un proiect pentru a realiza transferul, reducerea sau eliminarea riscurilor acolo unde este posibil sau planificarea pentru controlul riscurilor.
Riscurile identificate n cadrul unui proiect pot fi prevenite (punnd n practic contra-msuri care fie opresc producerea riscului fie previn impactul sau asupra proiectului), diminuate (prin reducerea probabilitii materializarii riscului sau limitarea impactului la un nivel acceptabil) sau transferate ctre o ter parte. n cazul n care nici o msur dintre cele de mai sus nu se poate aplica, se poate crea un plan de rezerv n care sunt planificate aciunile ce trebuie realizate n momentul apariiei riscului.
n cadrul managementului de proiect este inclus i managementul resurselor umane ce const in abilitatea managerului de proiect de a conduce i direciona echipa de proiect. Extinznd aria, acesta const i n colaborarea cu toi cei care contribuie sau sunt interesai de proiect n scopul realizrii obiectivelor stabilite pentru proiect.
Un prim pas n managementul echipei de proiect este identificarea i alocarea rolurilor, responsabilitatilor i a relaiilor de raportare pentru membrii echipei de proiect avnd in vedere poziionarea n organizaie, specializarea ct i relaiile interpersonale dintre acetia. Pe parcursul derulrii proiectului managerul de proiect trebuie s aib n vedere stabilirea unor reguli de colaborare ntre membrii echipei de proiect, s-i motiveze pentru a crete performana echipei, s realizeze managementul conflictelor i s evalueze performanele membrilor echipei.
23
Managementul persoanelor cheie pentru proiect const n identificarea persoanelor cheie ce pot contribui sau sunt interesate de proiect, analiza i documentarea relaiei proiectului cu persoanele respective, identificarea modului n care acetia contribuie sau influeneaz proiectul i stabilirea strategiei i a aciunilor pentru managementul persoanelor cheie.
Marketingul proiectului este destinat comunicrii stadiului i rezultatelor proiectului ctre conducerea beneficiarului, echipa de proiect, persoanele cheie pentru proiect i mediul extern al proiectului. Responsabilitatea marketingului proiectului, comunicrii n exterior asupra proiectului, aparine att managerului de proiect ct i intregii echipe, modalitile de marketing putnd fi att cele uzuale ct i cele ce in de atitudinea i etica membrilor echipei. Mai multe detalii pot fi gasite n seciunea IX Informare i Publicitate.
Prin aplicarea managementului de proiect sub toate aspectele sale n implementarea proiectului, Beneficiarul va putea monitoriza proiectul i va deine controlul asupra progresului proiectului asigurnd atingerea obiectivelor dorite.
n conformitate cu prevederile Ghidului Solicitantului Condiii Generale, partenerii pot fi implicai, pe perioada derulrii proiectului, n furnizare de expertiz, resurse umane i materiale pentru implementarea proiectului inclusiv n activitile legate de managementul general al proiectului (Instruciunea AMPOSDRU nr.44/2011).
2.2 Echipa de management a proiectului
2.2 Echipa de management i de implementare a proiectului. Echipa de Management a proiectului i experii (pe termen lung i pe termen scurt) implicai n realizarea unei activiti sau unui grup de activiti n cadrul proiectului formeaz Echipa de Implementare a proiectului. Structura organizaional a proiectului cuprinde att rolurile care au ca obiectiv coordonarea proiectului (managementul de proiect), ct i pe cele care vor realiza efectiv livrabilele proiectului (echipa de implementare). Managementul proiectului trebuie s acopere cel puin urmtoarele domenii/funciuni: - coordonarea general a proiectului; - coordonarea financiar a proiectului (nregistrri contabile, raportri financiare); - realizarea achiziiilor aferente proiectului.
24
Managementul proiectului poate fi externalizat (subcontractat) de ctre beneficiar. n situaia n care, ]n etapa de redactare a cererii de finanare, solicitantul intenioneaza s externalizeze (subcontracteze) servicii de management al proiectului, dup semnarea contractului de finanare, acesta va prezenta n cererea de finanare: cerinele minime (experiena similar, expertiza etc) pe care solicitantul le va cere prin documentaia de achiziie a serviciilor de management al proiectului; activitile de management al proiectului ce vor face obiectul contractului de servicii de management al proiectului; modul n care solicitantul i persoanele angajate ale acestuia vor asigura verificarea/monitorizarea activitii contractorului care va furniza servicii de management al proiectului. Cheltuielile aferente managementului de proiect, cuprinse la capitolul bugetar Resurse umane (cheltuieli aferente echipei de management ) sau la capitolul bugetar Alte tipuri de costuri (cheltuieli aferente externalizrii managementului de proiect) se vor ncadra ntr-un procent din valoarea eligibil a proiectului, care este stabilit n Ghidul Solicitantului - Condiii Specifice, aferent cererii de propuneri de proiecte n cadrul creia solicitantul depune proiectul.
3.2.1 Managerul de proiect Managerul de proiect trebuie s ndeplineasc urmtoarele cerine minime:
calificri i abiliti: studii superioare finalizate i competene specifice managementului de proiect dobndite n urma unor cursuri/studii de specialitate i/sau s demonstreze experiena n management de proiect prin documente relevante (recomandri, adeverine, contracte);
experien profesional general: min. 5 ani experien profesional general; experien profesional specific: min. 3 ani experien profesional specific n domeniul gestionarii i/sau implementarii unui proiect.
Managerul de proiect va fi angajat pe baz de contract de munc/raport de serviciu sau externalizat pe baza unui contract de prestri servicii (subcontractare). Cheltuielile cu managerul de proiect se fundamenteaz n bugetul estimat al proiectului la capitolul bugetar Resurse umane sau la capitolul bugetar Alte tipuri de costuri dac este externalizat(subcontractat). 3.2.2 Responsabilul financiar Responsabilul financiar trebuie s ndeplineasc urmtoarele cerine minime: calificri i abiliti: licentiat al unei universiti cu profil economic sau tehnic experien profesional general: min. 5 ani experien profesional general
25
experien profesional specific: min. 3 ani experien profesional specific n domeniul financiar
Responsabilul financiar va fi angajat pe baza de contract de munc/raport de serviciu sau externalizat pe baza unui contract de prestri servicii (subcontractare). Cheltuielile cu responsabilul financiar se fundamenteaz n bugetul estimat al proiectului la capitolul bugetar Resurse umane sau la capitolul bugetar Alte tipuri de costuri, dac este externalizat (subcontractat). Cerintele minime la care se adaug atribuiile i responsabilitaile fiecrui membru al echipei de management vor fi detaliate n cererea de finanare la seciunea Managementul proiectului. 3.2.3 Experii responsabili pentru realizarea activitilor n cadrul proiectului Experii responsabili pentru realizarea activitilor n cadrul proiectului pot fi: experi pe termen lung (responsabili pentru realizarea unei/unor activiti n cadrul proiectului pentru o perioad de minim 6 luni consecutive) sau experi pe termen scurt (responsabili pentru realizarea unei/unor activiti n cadrul proiectului pentru o period de maxim 6 luni). Un expert pe termen scurt nu poate fi reangajat n cadrul proiectului, la expirarea perioadei iniiale, tot pe o poziie de expert pe termen scurt, indiferent dac reangajarea presupune aceleasi responsabilitati sau responsabiliti diferite. O persoan care a fost angajat ca expert pe termen scurt poate fi reangajat n cadrul proiectului cu condiia notificrii acesuia la AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, ca expert pe termen lung. Experii pe termen lung pot lucra n cadrul proiectului sub urmtoarele forme: angajai pe baz de contract individual de munc/raport de serviciu decontare la capitalul bugetar Resurse umane (salarii); - externalizai pe baza unui contract de prestri servicii (subcontractare) n conformitate cu legislaia aplicabil privind achiziiile efectuate n cadrul proiectului. Experii pe termen scurt pot lucra n cadrul proiectului sub urmtoarele forme: angajai pe baz de contract de munc/raport de serviciu decontare la capitalul bugetar Resurse umane (salarii); angajai n baza prevederilor Codului civil (art. 1766 C.civil art. 1771 c. civ., sau art. 1851 C. civ.- art. 1880 c.civ.) decontare la capitalul bugetar Resurse umane (onorarii) - externalizai pe baza unui contract de prestri servicii (subcontractare) n conformitate cu legislaia aplicabil privind achiziiile efectuate n cadrul proiectului. Att instituiile publice, ct i celelalte tipuri de solicitani/parteneri eligibili au obligaia de a respecta prevederile legislaiei naionale aplicabile n funcie de tipul organizaiei privind angajarea personalului.
26
n acest sens, beneficiarii vor depune, la fiecare cerere de rambursare, o declaraie pe proprie rspundere privind legalitatea modalitii de angajare n cadrul proiectului a experilor pentru care se solicit rambursarea cheltuielilor. Expertii din echipa de implementare nu desfoar activiti de management de proiect i nu au atribuii n acest sens. Cheltuielile cu experii pe termen lung i scurt se fundamenteaz n bugetul estimat al proiectului la capitolul bugetar Resurse umane sau la capitolul bugetar Alte tipuri de costuri, dac sunt externalizai (subcontractai). n cazul experilor pe termen lung sau scurt ai unui partener transnational care n baza formei de angajare sunt obligai s emit factur ctre partenerul transnaional respectiv, cheltuielile aferente vor fi solicitate spre decontare de la capitolul bugetar Alte tipuri de costuri. Pentru selecia experilor n cauz, partenerul transnaional va respecta prevederile legislaiei existente n ara de provenien a acestuia. Activitile de tip management de proiect nu trebuie s fie duplicate/ dublate/ suprapuse/ completate de activitile desfurate de echipa de implementare.
n cazul n care, pe perioada derulrii procedurii de achiziie a serviciilor de management de proiect, beneficiarul nu are nominalizai experi n cadrul echipei de management, documentele care, n mod normal ar fi trebuit semnate de ctre aceti experi, vor fi semnate de ctre reprezentantul legal al beneficiarului sau de ctre persoana angajat la nivelul beneficiarului responsabil cu monitorizarea activitii contractorului care va furniza managementul de proiect. (Instruciunea AMPOSDRU nr.41/2011)
n situaia n care Beneficiarul decide s externalizeze integral sau parial activitatea de management de proiect, este obligat s solicite prin caietul de sarcini minim experiena i competenele descrise n cererea de finanare pentru persoanele a cror activitate va fi externalizat. n situaia n care astfel de informaii nu au fost completate n cererea de finanare, beneficiarul este obligat s respecte condiiile impuse n Ghidul Solicitantului 2013 Condiii Generale, seciunea 3.2, Echipa de management i de implementare a proiectului. (Instruciunea AMPOSDRU nr. 41/2011).
Beneficiarul are obligaia de a comunica AMPOSDRU/ OIPOSDRU delegat, n termen de 15 zile de la data semnrii contractului, numele contractorului responsabil de managementul proiectului (n cazul externalizrii totale a managementului proiectului) sau de o parte a activitilor specifice managementului proiectului (n cazul externalizrii pariale a managementului proiectului) sau numele persoanelor fizice
27
autorizate (PFA) responsabile, selectate n urma procesului/ proceselor de achiziie. (Instruciunea AMPOSDRU nr.41/2011)
Dosarul complet privind achiziia serviciului Managementul proiectului (caiet sarcini, procedura aplicat, ofertele nectigtoare, etc.) se vor pstra la sediul beneficiarului i se va verifica de ctre AMOSDRU/ OIPOSDRU delegat cu ocazia vizitelor la faa locului. (Instruciunea AMPOSDRU nr.41/2011)
Experii responsabili pentru realizarea activitilor n cadrul proiectului pot fi experi pe termen lung (responsabili pentru realizarea unei/unor activiti n cadrul proiectului pentru o perioad de minimum 6 luni consecutive) sau experi pe termen scurt (responsabili pentru realizarea unei/unor activiti n cadrul proiectului pentru o perioad de pn la 6 luni consecutive).
n vederea solicitrii rambursrii, Beneficiarii vor depune ca document justificativ Lista experilor implicai n derularea proiectului in perioada de raportare (Anexa nr.1 Instruciunea AMPOSDRU nr.62/2012).
2.3 Obligaiile contractuale ale Beneficiarului
Care sunt obligaiile principale ale Beneficiarului1?
Beneficiarul trebuie s asigure managementul i implementarea proiectului n concordan cu prevederile contractului de finanare, ale legislaiei comunitare i naionale i cu instruciunile emise de AMPOSDRU, cu maximum de profesionalism, eficien i n conformitate cu cele mai bune practici n domeniu.
Baza de referin pentru implementarea proiectului este format din: 1. prevederile contractului de finanare, inclusiv anexele acestuia; 2. cadrul legislativ comunitar i naional; 3. instruciunile emise de AMPOSDRU dup semnarea contractului de finanare;
Toate responsabilitile Beneficiarului sunt prezentate distinct n cadrul contractului de finanare
28
4. ghidul solicitantului aferent cererii de propuneri de proiecte n cadrul creia a fost solicitat finanarea. Din punct de vedere tehnic i financiar, proiectul trebuie s i ating toi indicatorii propui n cererea de finanare. n cazul n care nu au fost atini toi indicatorii asumai, AMPOSDRU/OI responsabil poate decide diminuarea valorii finale a plilor efectuate, proporional cu gradul de realizare al indicatorilor, , n conformitate cu instruciunile/deciziile AMPOSDRU emise n acest sens i postate pe site-ul www.fseromania.ro. n consecin, beneficiarul trebuie s depun toate eforturile pentru finalizarea cu succes a proiectului. n cazul n care contractul de finanare este reziliat din culpa Beneficiarului, respectiv beneficiarul nu respect punctele 1, 2, 3 i 4 de mai sus, acesta va fi exclus de la participarea la alte cereri de propuneri de proiecte i de la acordarea finanrii nerambursabile pentru o perioad de 2 (doi) ani. Beneficiarul va fi singurul rspunztor n faa AMPOSDRU pentru implementarea proiectului, att pentru aciunile sau inaciunile sale, ct i ale partenerului/partenerilor.
Pe parcursul implementrii proiectului, beneficiarul nu poate justifica nendeplinirea obligaiilor contractuale din cauza unuia dintre partenerii implicai n proiect sau a unuia dintre subcontractorii si. Beneficiarul este singurul responsabil pentru implementarea deplin a tuturor activitilor proiectului. La momentul depunerii cererii de finanare i semnrii Acordului de Parteneriat, se consider c Beneficiarul a obinut confirmarea implicrii partenerilor pentru derularea activitilor propuse, cel puin pn la finalizarea proiectului. n plus, decizia de acordare a finanrii a fost luat i pe baza evalurii capacitii operaionale i financiare a consoriului ca ntreg i nu pentru fiecare membru n parte.
n cazul externalizrii / subcontractrii unor activiti din cadrul proiectului, responsabilitatea total n raport cu AMPOSDRU/ OIPOSDRU delegat revine n final beneficiarului, n conformitate cu dispoziiile legale. Conform prevederilor Ghidului Solicitantului Condiii generale, subcontractarea/externalizarea n totalitate a serviciilor privind dezvoltarea resurselor umane nu este permis. Valoarea maxim care va face obiectul externalizrii nu poate depi 49% din valoarea total eligibil a proiectului - conform dispoziiilor din Ghidul Solicitantului Condiii generale. De asemenea, orice depire a bugetului total eligibil aprobat al proiectului va fi n responsabilitatea Beneficiarului i va fi considerata cheltuiala neeligibila, fiind acoperit din alte surse dect contribuia proprie la proiect (contributia solicitantului din bugetul proiectului).
29
Beneficiarul este obligat s respecte prevederile cuprinse n cererea de finanare referitoare la asigurarea conformitii cu politicile Uniunii Europene i naionale, n special cele privind achiziiile publice, egalitatea de anse i nediscriminarea, informarea i publicitatea, dezvoltarea durabil i ajutorul de stat, acolo unde este cazul.
Respectarea articolului de mai sus se va verifica pe baza rapoartelor tehnico-financiare i a documentelor justificative. n cazul n care AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat consider c Beneficiarul nu respect cadrul legislativ din articolul de mai sus, poate lua decizia aplicarii unor corectii financiare sau n cazul rezilierii contractului de finanare, excluderea beneficiarului de la participarea la alte cereri de propuneri de proiecte i de la acordarea finanrii nerambursabile pentru o perioad de 2 (doi) ani. Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil analitic a proiectului, utiliznd conturi analitice distincte pentru reflectarea tuturor operaiunilor referitoare la implementarea proiectului, n conformitate cu dispoziiile legale. nregistrrile contabile aferente proiectului vor fi realizate de ctre un expert contabil/contabil autorizat n conditiile legii care va semna i data documentele contabile aferente operatiunilor din cadrul proiectului. Documentele originale pe baza crora se nregistreaz n contabilitatea Beneficiarului cheltuielile efectuate n cadrul Proiectului vor fi tampilate cu meniunea Solicitat rambursare FSE POSDRU/Call/DMI/G/S/Id proiect n vederea evitrii dublei finantri (Decizia 53/2010 AMPOSDRU). Expertul contabil, n cazul achiziionrii de servicii, va fi selectat din cadrul membrilor activi ai Corpului Experilor Contabili si Contabililor Autorizai din Romnia cu respectarea condiiilor prevederilor legislaiei n vigoare privind achiziiile publice . Prin excepie, pentru beneficiarii instituii publice care au constituit la nivelul instituiei un compartiment de contabilitate, expertul contabil poate fi reprezentat de ctre seful compartimentului
contabilitate/contabilul desemnat s asigure evidena contabil a Proiectului. Conductorul instituiei publice va putea contracta si un expert contabil/contabil autorizat, membru activ al Corpului Experilor Contabili si Contabililor Autorizai din Romnia, pentru a asigura contabilitatea Proiectului, n conformitate cu prevederile contractului de finanare.
Pentru detalii privind contabilitatea proiectului, v rugm s consultai seciunea specific din prezentul Manual (Capitolul 5.8).
30
n situaia n care implementarea proiectului presupune achiziionarea de bunuri, servicii sau execuia de lucrri, inclusiv externalizarea managementului proiectului, contabilitii sau auditului, Beneficiarul are obligaia de a respecta prevederile legislaiei naionale n vigoare n domeniul achiziiilor publice sau ale instruciunii AMPOSDRU nr.65/2013,,, n cazul n care Beneficiarul nu reprezint Autoritate Contractant n sensul legislatiei nationale privind atribuirea contractelor de achiziii publice (Decizia 53/2010 AMPOSDRU).
Respectarea prevederilor legislaiei naionale i europene n vigoare privind achiziiile publice constituie condiie obligatorie pentru primirea i utilizarea finanrii nerambursabile din FSE prin POSDRU. Pentru detalii privind modalitatea de efectuare a achiziiilor publice n cadrul unui proiect finanat din POSDRU v rugm s consultai seciunea IV Achiziii publice din prezentul manual. Nerespectarea prevederilor legislaiei naionale n vigoare privind achiziiile publice constituie nclcare a prevederilor contractuale i poate conduce la reducerea finanrii nerambursabile acordate i/sau recuperarea tuturor fondurilor nerambursabile acordate pentru proiect. n acest sens, AMPOSDRU poate lua decizia excluderii beneficiarului de la participarea la alte cereri de propuneri de proiecte i de la acordarea finanrii nerambursabile pentru o perioad de 2 (doi) ani.
Beneficiarul are obligaia de a raporta stadiul implementrii proiectului prin transmiterea de rapoarte tehnice i financiare n conformitate modelul din anexa nr.3 Raportul tehnico-financiar al Instruciunii AMPOSDRU nr.30/2011.
Pentru asigurarea unei implementri corespunztoare a proiectelor finanate prin POSDRU, Beneficiarul trebuie sa ntocmeasc rapoarte de progres (tehnico-financiare). n funcie de stadiul implementarii proiectelor, AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat poate adresa recomandri Beneficiarului pentru accelerarea procesului de implementare, poate aproba un calendar al activitilor revizuit, sau n cazul unor ntrzieri semnificative poate rezilia contractul de finanare, cu recuperarea sumelor pltite necorespunzator, acolo unde e cazul. Pentru detalii, v rugm s consultai capitolul VI Monitorizarea i raportarea la nivelul proiectului al prezentului manual. Beneficiarul are obligaia de a respecta prevederile Directivei CE/95/46 a Parlamentului European i a Consiliului din 24 octombrie 1995 privind protecia persoanelor fizice n ceea ce privete prelucrarea datelor
31
cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, transpus n legislaia naional prin Legea nr.677/2001, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i prevederile Directivei 2002/58/CE a Parlamentului European i a Consiliului din 12 iulie 2002 privind prelucrarea datelor cu caracter personal i protecia vieii private n sectorul comunicaiilor electronice, transpus n legislaia naional prin Legea nr.506/2004.
Beneficiarul va informa persoanele din grupul int al proiectului despre obligativitatea sa de a furniza datele lor personale, cu respectarea dispoziiilor legale menionate. n acest sens, participanii sau reprezentanii lor legali vor semna o declaraie de consimmnt prin care i dau acordul privind utilizarea i publicarea datelor personale. Totodat, Beneficiarul va demara procedurile legale n vederea nregistrrii ca operator de date cu caracter personal, la Autoritatea Naional de Supraveghere a Prelucrrii Datelor cu Caracter Personal (conform prevederilor Legii nr. 677/2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date) (Decizia 53/2010 AMPOSDRU).
Beneficiarul are obligaia de a pune la dispoziia AMPOSDRU i OIPOSDRU delegat, Autoritii de Certificare i Plat, Autoritii de Audit, Departamentului de Lupt Antifraud, Comisiei Europene, Curii Europene de Conturi i/sau oricrui alt organism abilitat s verifice modul de utilizare a finanrii nerambursabile, la cerere i n termen, documentele i/sau informaiile solicitate i s asigure toate condiiile pentru efectuarea verificrilor la faa locului (Decizia 53/2010 AMPOSDRU).
n vederea efecturii verificrilor prevzute mai sus, Beneficiarul i Partenerii se angajeaz s acorde dreptul de acces nengrdit la locurile i spaiile unde se implementeaz sau a fost implementat proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice i s pun la dispoziie documentele solicitate privind gestiunea tehnic i financiar a proiectului, att pe suport de hrtie, ct i n format electronic. Documentele trebuie s fie uor accesibile i arhivate astfel nct s permit verificarea lor.
Pentru toate activitile externalizate (subcontractate), subcontractorii (inclusiv Persoan Fizic Autorizat) se angajeaz s furnizeze organismelor de audit i de control, inclusiv AMPOSDRU/ OIPOSDRU delegat, toate informaiile necesare privind activitile subcontractate. n acest sens, n calitate de beneficiar avei obligaia de a asigura disponibilitatea tuturor informaiilor prin contractul ncheiat cu prestatorul sau furnizorii. Aceste prevederi sunt aplicabile i externalizrii ctre persoane fizice autorizate, cabinete individuale, sau alte forme de organizare echivalente (Decizia 53/2010 AMPOSDRU).
32
n cazul nerespectrii prevederilor de mai sus, beneficiarul este obligat s restituie ntreaga sum primit, aferent proiectului, reprezentnd asisten financiar nerambursabil din cofinanarea FSE, precum i cofinanarea aferent alocat din fonduri de la bugetul de stat, inclusiv dobnzile i/ sau penalitile aferente calculate conform legislaiei n vigoare (Decizia 53/2010 AMPOSDRU).
Beneficiarul are obligaia s declare pe propria rspundere i s se asigure n permanen c finanarea obinut pentru implementarea proiectului nu se suprapune cu alte finanri primite din bugetul de stat sau din alte bugete ale Comunitii Europene, conform prevederilor Ghidului Solicitantului (Decizia 53/2010 AMPOSDRU).
Beneficiarul are obligaia de a pstra toate documentele originale, inclusiv documentele contabile, privind activitile i cheltuielile eligibile n vederea asigurrii unei piste de audit adecvate, n conformitate cu regulamentele comunitare i naionale. Toate documentele vor fi pstrate pn la 31.12.2021 cu posibilitatea prelungirii acestui termen pn la nchiderea oficial a POSDRU.
Beneficiarul unui proiect finanat din POSDRU are obligaia ndosarierii i pstrrii n bune condiii a tuturor documentelor aferente proiectului, conform prevederilor Regulamentului (CE) nr. 1083/2006. Beneficiarul este obligat s informeze AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat cu privire la locaia arhivrii documentelor, n termen de 3 (trei) zile de la primirea unei astfel de solicitri. Documentele originale pot viza documente contabile, documente privind achiziiile publice, rapoarte de progres, alte documente aferente implementarii proiectelor. Documentele originale vor fi pastrate att la nivelul Beneficiarului ct i la nivelul Partenerului/Partenerilor, dup caz. n cazul nerespectrii prevederilor de a pstra toate documentele originale, Beneficiarul este obligat s restituie ntreaga sum primit, aferent Proiectului, reprezentnd asistena financiar nerambursabil din cofinanarea FSE precum i cofinanarea aferent alocat din fonduri de la bugetul de stat, inclusiv dobnzile i/sau penalitile aferente calculate conform legislaiei n vigoare. Beneficiarul se oblig s menin exploatarea i mentenana echipamentelor achiziionate i lucrrilor efectuate n cadrul Proiectului pe o perioad de cel puin 3 (trei) ani dup finalizarea proiectului. n cazul nerespectrii acestei obligaii, Beneficiarul se oblig s restituie AMPOSDRU contravaloarea echipamentelor achiziionate i lucrrior efectuate n cadrul proiectului, n termen de maximum 30 de zile
33
de la data constatrii de ctre AMPOSDRU sau OIPOSDRU delegat a nclcrii acestei obligaii de ctre Beneficiar (Decizia 53/2010 AMPOSDRU).
Beneficiarul se oblig s asigure sustenabilitatea proiectului implementat, n conformitate cu cererea de finanare i contractul de finanare, pentru cel puin 3 ani de la data finalizrii implementrii proiectului (Decizia 53/2010 AMPOSDRU).
Beneficiarul i va suma integral rspunderea pentru prejudiciile cauzate terilor din culpa sa pe parcursul implementrii proiectului (Decizia 53/2010 AMPOSDRU).
Beneficiarul declar pe propria rspundere i garanteaz c n cadrul proiectului nu sunt incluse activiti care fac obiectul schemelor de ajutor de stat / de minimis, i care pot fi finanate prin intermediul acestor scheme. n cazul n care constat c exist activiti de aceast natur, va informa n scris AMPOSDRU sau OIPOSDRU delegat, n termen de maxim 10 zile lucrtoare (Decizia 53/2010 AMPOSDRU).
Beneficiarul, conform prevederilor art.2 alin.(1) din HG nr.606/23.06.2010, pentru asigurarea finanrii cheltuielilor necesare implementrii proiectului finanat din instrumente structurale, poate constitui garanii n favoarea unei instituii de credit, sub forma gajrii sau ipotecrii asupra activelor fixe care fac obiectul contractului de finanare, n condiiile legii. (HG nr.606/2010) Beneficiarul este obligat s transmit AMPOSDFRU sau OIPOSDRU delegat, dup caz, o copie a contractului de credit i gaj/ ipotec n termen de maximum 10 zile lucrtoare de la semnarea acestuia. Beneficiarii proiectelor POSDRU aflate n implementare au obligaia de a ine evidena persoanelor care particip la operaiunile cofinanate din FSE, n mod special a celor incluse n grupul int. Pentru persoanele incluse n grupul int se va completa Formularul de nregistrare a grupului int (anexa 1 a Instruciunii nr. 46/2011). Datele din Formularul de nregistrare a grupului int vor fi centalizate n documentul excel Anexa 10, care se descarca din seciunea Grup inta a sistemului informatic ActionWeb. Aceste date vor fi nregistrate n sistemul ActionWeb urmnd instruciunile din Manualul de utilizare Action Web Modulul Grup int, postat pe pagina de internet
34
http://www.fseromania.ro/images/downdocs/manual_aw_anexa_10.pdf.
ntrebri
frecvente
privind
completarea fiierului aferent grupului int, conform Instruciunii 42/2011 se gasesc la adresa http://www.fseromania.ro/images/downdocs/intrebari_frecvente_instr_42.pdf
Beneficiarii contractelor finanate din POSDRU au obligaia de a asigura documente justificative privind apartenena persoanelor din grupurile int la categoriile declarate prin Formularul de identificare a Grupului int. (Instruciunea AMPOSDRU nr 35/2010). Informaii suplimentare privind documentele justificative aferente grupului int se gasesc in Ghidul solicitantului condiii specifice.
Prin excepie de la cele menionate n precedent, n vederea justificrii apartenenei persoanelor din cadrul grupurilor int la categoriile declarate n cererea de finanare, Beneficiarii proiectelor finanate din POSDRU vor anexa la Formularul de nregistrare a Grupului int i alte documente justificative, n cazul n care acestea au fost solicitate n mod explicit de ctre AMPOSDRU prin Ghidurile Solicitantului sau prin alte instruciuni emise de ctre aceasta. (Instruciunea AMPOSDRU nr.46/2011) .
2.4 Perioada de implementare a proiectului
Pentru nelegerea corect a implicaiilor semnrii i derularii unui proiect trebuie fcut distincia ntre urmtorii termeni: perioada de valabilitate a contractului i perioada de implementare, data de ncepere a derulrii proiectului. Ali termeni relevani n contextul implementrii proiectelor vizeaz: data de finalizare a proiectului, durata de eligibilitate a proiectului.
Care este perioada de valabilitate a contractului? Contractul de finanare intr n vigoare la data semnrii de ctre reprezentantul legal al AMPOSDRU /OIPOSDRU delegat, dup ce contractul a fost semnat, n prealabil, de ctre reprezentantul legal al beneficiarului i nceteaz la data executrii integrale a oricreia i a tuturor obligaiilor pe care contractul i/ sau legislaia aplicabil le stabilesc n sarcina prilor contractante, n legtur cu sau decurgnd din implementarea proiectului i/sau decurgnd din acordarea finanrii nerambursabile. (Decizia 53/2010 AMPOSDRU). Contractul i va produce efecte pn la data de 31 Decembrie 2021, Beneficiarul avnd obligaia de a pstra documentele aferente proiectului pna la data respectiv.
35
Care este perioada de implementare a proiectului? Perioada de implementare a proiectului este exprimat n luni calendaristice i specificat n cererea de finanare, seciunea Durata proiectului, perioada stabilita in Ghidul solicitantului conditii specifice Ca regul general, perioada de implementare a proiectelor este cea definit n cadrul cererii de finanare, asa cum a fost ea aprobat n urma selectrii proiectului. Ulterior semnrii contractului de finanare, perioada de implementare poate fi redus sau extins, n acest ultim caz far ns a depi perioada maxim prevzut n cadrul Ghidului Solicitantului Condiii specifice.
Beneficiarul trebuie s informeze AMOSDRU/OIPOSDRU delegat, dup caz, despre orice situaie care poate determina ntrzierea executrii contractului n termen de cinci zile de la data lurii la cunotin. Beneficiarul poate solicita, printr-un act aditional, cu cel puin 30 de zile nainte de sfritul perioadei de implementare a proiectului, prelungirea duratei de implementare a acestuia, cu respectarea duratei maxime de implementare a proiectului, conform Ghidului Solicitantului aplicabil, fr depasirea bugetului total eligibil al proiectului. Beneficiarul va transmite actul aditional prin care solicita prelungirea duratei de implementare a proiectului, nsoit de documente justificative.
Perioada maxim de implementare a proiectului este specificat n Ghidurile Solicitantului Condiii specifice aferente fiecrei cereri de propuneri de proiecte. Dup expirarea perioadei de implementare se menine obligaia beneficiarului, n conformitate cu art.90 din Regulamentul CE1083/2006 de a pstra pn la data de 31.12.2021 i de apune la dispoziia AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, Autoritii de Certificare de Plat, Autoritii de Audit, Comisiei Europene, Oficiului European de Lupt Antifraud, Curii Europene de Conturi, precum i oricrui alt organism abilitat s efectueze verificri asupra modului de utilizare a finanrii nerambursabile, toate documentele corespunztoare utilizrii finanrii, cu posibilitatea prelungirii acestui termen pn la nchiderea oficial a Programului Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013. (Decizia 53/2010 AMPOSDRU).
Care este data de ncepere a derulrii proiectului? Data de ncepere a perioadei de implementare a Proiectului va fi prima zi lucrtoare a lunii urmtoare datei intrrii n vigoare a contractului de finanare. n situaii bine justificate, ca urmare a solicitrii
36
beneficiarului, AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat poate decide decalarea nceperii proiectului cu cel mult 3 luni, prin notificare, n conformitate cu prevederile contractului de finantare.
Atenie! n situaia n care Beneficiarul, din motive imputabile acestuia, nu a nceput implementarea Proiectului n termen de 3 (trei) luni de la data precizat n contractul de finanare, contractul se consider reziliat de plin drept, fr ndeplinirea altor formaliti i fr intervenia instanei judectoreti, cu excepia unei simple notificri de informare a Beneficiarului asupra rezilierii Contractului de finanare
Care este data finalizrii proiectului? Data finalizrii proiectului poate fi ultima zi de implementare a proiectului, innd cont de data de ncepere a demarrii proiectului sau o dat anterioar acesteia, dac activitile sunt implementate mai rapid. Ca o regul de baz a implementarii proiectelor, toate activitile proiectului trebuie s fie efectuate i finalizate, nu mai trziu de ultima lun din perioada de implementare.
Care este perioada de eligibilitate a cheltuielilor? Ca regul general, sunt eligibile doar cheltuielile angajate n perioada de implementare a proiectului. Orice activitate efectuat nainte sau dup perioada de implementare a proiectului nu va fi luat n considerare ca fiind relevant pentru succesul proiectului. De asemenea, costurile implicate pentru aceste activiti vor fi declarate neeligibile. AMPOSDRU permite, in cazul ultimei cereri de rambursare, PLATA cheltuielilor angajate in termen de 270 de zile de la finalizarea proiectului.
Not: Sunt eligibile cheltuielile angajate n perioada de implementare a proiectului i pltite ulterior, aceste cheltuieli putnd fi introduse n cererea de rambursare final doar dup plata acestora. Contribuabilii care au de ncasat sume certe, lichide i exigibile de la autoritile cu competene n gestionarea fondurilor europene n baza contractelor de finanare ncheiate cu acestea, denumite n continuare autoritile competente, pot solicita amnarea la plat a impozitelor, taxelor, contribuiilor i a altor
37
sume datorate bugetului general consolidat, inclusiv a obligaiilor accesorii, administrate de Agenia Naional de Administrare Fiscal sau transmise spre recuperare acestei autoriti, denumite n continuare obligaii fiscale. Amnarea la plat se acord n limita sumei de ncasat de la autoritile competente i n ordinea vechimii obligaiilor fiscale. Limita sumei de ncasat se analizeaz n funcie de obligaiile fiscale ce pot forma obiectul deciziei de amnare la plat prevzute la alin. (9) sau alin. (10) lit. a), dup caz, din OUG 50/2013 Reglementarea unor msuri fiscale, modificarea Codului de procedura fiscal, OUG ealonare datorii beneficiari FEN.
Cheltuielile angajate pe perioada de implementare a proiectului pot fi pltite de ctre Beneficiar/ Partener, pe o perioad de maxim 270 de zile de la data finalizrii implementrii proiectului (Ordinul MMFPSPV nr.725/24.04.2013) .
Fac excepie de la aceast regul doar cheltuielile aferente serviciilor de audit financiar extern, care pot fi pltite ulterior transmiterii cererii de rambursare final. Not: Beneficiarii/ Partenerii pot solicita spre decontare, pe perioada de derulare a proiectului, contravaloarea serviciilor de contabilitate, paz locaii, nchiriere spaii i leasing , fr a fi necesar furnizarea dosarului de achiziie, cu condiia ca aceste contracte s fi fost ncheiate de Beneficiari/ Parteneri cu furnizorii de servicii, nainte de data semnrii contractului de finanare. (Instruciunea AMPOSDRU nr.44/2011) .
Sustenabilitatea proiectului
Dup finalizarea proiectului, Beneficiarul va ntreprinde toate eforturile pentru asigurarea sustenabilitii proiectului aa cum a prevzut n cererea de finanare transmis i aprobat de AMPOSDRU/OI POSDRU delegat. Ca o cerin particular n vederea asigurrii sustenabilitii proiectului, Beneficiarul se oblig s menin destinaia i s asigure exploatarea i mentenana echipamentelor achiziionate i lucrrilor efectuate n cadrul Proiectului pe o perioad de cel puin 3 (trei) ani dup finalizarea Proiectului. Schema general de implementare a proiectului
38
Un exemplu al celor mai importante etape ale implementrii proiectului este prezentat n schema de mai jos.
2.5 Subcontractarea activitilor n cadrul proiectului n Ordinul nr.1117/2170/august 2010 - Ordin al ministrului muncii, familiei i proteciei sociale i al ministrului finanelor publice pentru stabilirea regulilor de eligibilitate i a listei cheltuielilor eligibile n cadrul operaiunilor finanate prin programul operaional sectorial "Dezvoltarea Resurselor Umane 20072013"), termenul de subcontract/subcontractare se definete astfel:
Subcontractarea (externalizarea)- n cazul finanrilor nerambursabile acordate n baza unui contract de finanare, externalizareasubcontractul reprezint acel acord scris/ contract ncheiat n baza legislaiei relevante, prin care Beneficiarul ncredineaz o activitate sau o parte limitat a unei activiti asumate prin cererea de finanare unei tere persoane juridice , alta dect entitile partenere.
Partenerul/Partenerii au posibilitatea de a subcontracta i ei anumite activiti din cadrul proiectului, dac acest lucru a fost prevzut n Acordul de Parteneriat.
39
Subcontractorii nu sunt parteneri sau asociai i sunt subiecii procedurilor de achiziii publice, n concordan cu prevederile OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare, Instructiunii 65/2013 AMPOSDRU precum i a altor prevederi europene privind achiziiile publice, asa cum sunt ele prezentate n cadrul capitolului IV Achiziii publice n cadrul proiectului al prezentului manual.
Conform Articolului 10, alin. (2) din contractul de finanare valoarea maxim care va face obiectul externalizrii nu poate depi 49% din valoarea total eligibil a proiectului. Aceast valoare nu include contractele de achiziie public care au ca obiect furnizarea de produse (contracte de furnizare), achiziia de imobile i execuia de lucrri, acestea intrnd sub incidena cheltuielilor de tip FEDR i a categoriei de cheltuieli aferente managementului de proiect (materiale consumabile) (Decizia 53/2010 AMPOSDRU).
Procentul maxim de subcontractare (externalizare) este de maxim 60% din valoarea total eligibil a proiectului, n cazul proiectelor din cadrul schemelor de ajutor de stat / schemelor de minimis. n cazul subcontractrii unor activiti din cadrul proiectului, responsabilitatea total revine n exclusivitate Beneficiarului, n conformitate cu dispoziiile legale.
n Ordinul comun al ministrului muncii familiei i proteciei sociale i a ministrului finanelor publice nr.1117/2170/august 2010, cu modificarile si completarile ulterioare se precizeaz, de asemenea, c acele cheltuieli aferente urmtoarelor subcontracte nu sunt eligibile pentru cofinanare din POSDRU: a) Subcontractele care determin o cretere a costului de executare a operaiunii, fr a aduce o valoare adaugat proporional; b) Subcontractele ncheiate cu intermediari sau consultani, n temeiul crora plata se definete n procente din costul total al proiectului, .
Pentru toate subcontractele, subcontractorii se angajeaz s furnizeze organismelor de audit i de control toate informaiile necesare privind activitile subcontractate. n acest sens, n calitate de beneficiar avei obligaia de a asigura disponibilitatea tuturor informaiilor prin contractul ncheiat cu subcontractorul sau cu subcontractorii.
Urmtoarele tipuri de activiti pot face obiectul unei subcontractri (externalizri):
40
Diverse servicii specializate, achiziionate de pe pia pentru care Beneficiarul/Partenerii nu au expertiza necesar, inclusiv managementul proiectului i consultan juridic.
Contracte ncheiate cu operatori economici (inclusiv PFA) n vederea furnizrii unor servicii, cum ar fi: organizarea de evenimente, pachete complete coninnd transport i cazare pentru participani i sau personalul propriu, sonorizare, interpretariat, audit financiar extern, expertiz contabil , editarea i tiprirea de materiale pentru sesiuni de instruire/ formare, editarea i tiprirea de materiale
publicitare. (Ordinul comun al ministrului muncii familiei i proteciei sociale i a ministrului finanelor publice nr.1117/2170/august 2010)
41
III. RELAII DE PARTENERIAT
Beneficiarul, n calitate de solicitant trebuie s fie o organizaie legal constituit n Romnia, respectiv persoan juridic de drept public sau privat, cu sau fr scop patrimonial, cu sediul social n Romnia.
n conformitate cu art.5 si art.8 din Regulamentul (CE) nr. 1081/2006 privind Fondul Social European, solicitantul poate transmite cererea de finanare nerambursabil n parteneriat avnd parteneri naionali sau transnaionali. n cazul depunerii unei cereri de finanare nerambursabil n parteneriat este obligatorie completarea i semnarea unui acord de parteneriat ce trebuie sa respecte condiii de validitate minime i s cuprind anumite elemente.
n cazul semnrii Acordului de parteneriat, urmtoarele principii trebuie respectate: a) Durata Acordului de parteneriat trebuie s acopere cel puin perioada de implementare a proiectului; b) Acordul de Parteneriat trebuie completat n limba romn, semnat att de ctre reprezentantul mandatat de solicitant/beneficiar ct i de reprezentanii mandatai ai partenerilor i stampilat att de solicitant/beneficiar ct i de ctre parteneri. Indiferent de numrul partenerilor implicai n implementarea unui proiect, va fi semnat un singur Acord de parteneriat, n mai multe exemplare, cte unul pentru fiecare parte i unul pentru AM POSDRU / OIPOSDRU delegat; c) d) Legea aplicabil Acordului de parteneriat este legea romn; Acordul de parteneriat constitutie Anexa obligatorie a Cererii de finanare i trebuie transmis prin pot sau servicii de curierat ctre AMPOSDRU mpreuna cu declaraiile finale, cerute conform Ghidului Solicitantului; e) Acordul de parteneriat nsoete Cererea de finanare, detaliile acesteia fiind legate n mod direct de obiectul parteneriatului. Astfel, partenerii vor trebui s implementeze proiectul n conformitate cu metodologia, termenele i alte specificaii prevzute n cererea de finanare; f) Urmare semnrii unui contract de finanare ntre Beneficiar i AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, clauzele acestuia vor fi aplicabile mutatis mutandis i partenerilor. Drept consecin, partenerilor li se vor aplica att prevederile contractului de finanare, ct i cele ale Acordului de Parteneriat, unde este aplicabil; g) Contribuia proprie a organizatiilor partenere se realizeaz sub forma financiar (contribuia n natur nu este eligibil);
42
h)
Achiziiile n cadrul proiectului pot fi fcute de ctre beneficiar sau partenerul/partenerii acestuia conform acordului prilor;
i)
Partenerii particip n realizarea i implementarea operaiunii, iar respectivele costuri sunt eligibile n aceeai msur cu cele ale beneficiarului grantului;
j)
Beneficiarul sau partenerul/partenerii acestuia au opiunea de a subcontracta. Subcontractorii nu sunt considerai nici parteneri, nici asociai, aplicndu-li-se dispoziiile achiziiilor publice conform instruciunilor AMPOSDRU; indiferent de repartizarea ntre beneficiar i partener/parteneri a cuantumului subcontractrii, pe ansamblul proiectului trebuie s se respecte procentul maxim de subcontractare stabilit de AMPOSDRU;
k)
Aplicantul va aciona n calitate de lider de consoriu i, dac va fi selectat, ca parte contractant (Beneficiarul).
Partenerii trebuie s fie organizaii legal constituite n ara de origine. Partenerii transnaionali trebuie s fie organizaii din Statele Membre ale Uniunii Europene. Totodat, partenerii trebuie s fie organizaii similare categoriilor de beneficiari eligibili pentru respectivele cereri de propuneri de proiecte sau s demonstreze c n obiectul de activitate al instituiei pe care o reprezint se afl i activitatea/activitile din cadrul proiectului pentru care au rol de parteneri.
Partenerii trebuie s fie implicati n cel putin dou din urmtoarele aspecte ale proiectului: Pregtirea proiectului (partenerii au fost implicai n dezvoltarea proiectului; proiectul este elaborat n comun); Implementarea proiectului (partenerii implicai n aceast etap sunt responsabili de coordonarea anumitor activiti din proiect i/sau implementarea anumitor activiti din proiect pentru atingerea rezultatelor corespondente, asigurnd totodat soluionarea eventualelor probleme aprute n implementarea proiectului; mai muli parteneri pot contribui la realizarea aceluiai set de activiti); Expertiz i resurse umane pentru implementarea proiectului (partenerii pot contribui la activitile referitoare la managementul proiectului, cum ar fi activitile legate de managementul general al proiectului, achiziii publice, informare i publicitate, controlul implementrii proiectului, etc.); Finanarea proiectului (partenerii pot contribui financiar la realizarea proiectului - asigurarea contribuiei minime la total cheltuieli eligibile).
43
Conform Acordului de Parteneriat, sumele implicate n proiect de ctre Partener(i), se vor deconta n baza documentelor justificative (factur, contract, raport de activitate, bon fiscal, etc), numai dup efectuarea plii acestora.
Potrivit cadrului legal in vigoare, n funcie de natura operaiei i ncadrarea Partenerilor ca persoan impozabil n sfera taxei pe valoarea adugat, decontarea se va face pe baz de factur (persoane impozabile n general) sau alte documente justificative (persoane neimpozabile).
Transferurile financiare ntre parteneri vor fi fcute n termenele stabilite n acordul de parteneriat.
Pentru a discuta de ncadrarea n sfera de impozitare TVA, n primul rnd trebuie stabilit ncadrarea juridic a fiecrui parteneriat i apoi studiat fiecare operaiune desfurat.
Aspectele generale de care trebuie inut cont pentru a determina dac trazacia intr sau nu n sfera de impozitare TVA, aa cum sunt definite n art. 126, alin. (1) Cod Fiscal sunt:
i. ii. iii. iv.
unul sau mai muli parteneri sunt persoane impozabile operaiunea desfurat este realizat pe teritoriul Romaniei (locul prestrii este Romnia) operaiunea desfurat este considerat a fi operaiune cu plat activitatea desfurat intr n sfera de impozitarea TVA (activitate comercial)
Dac sunt ndeplinite cumulativ aceste condiii, discutm de operaiuni impozabile n Romnia din punct de vedere al TVA. Conform art 155 din Legea 571/2003 privind Codul fiscal, persoanele impozabile2 care efectueaz livrri de bunuri sau prestri de servicii, altele decat livrrile/prestrile fr drept de deducere a taxei, conform art.141 alin. (1) i (2) sunt obligate la ntocmirea facturii ca document doveditor al tranzaciei efectuate. Pentru restul operatorilor economici/persoanelor neimpozabile, care nu ndeplinesc cumulativ condiiile mai sus menionate nu exist obligativitatea ntocmirii facturii.
Prin persoan impozabil, conform art. 127 alin. (1) i (2) din Codul Fiscal, se inelege orice persoan care desfoar, de o
manier independent i indiferent de loc, activiti economice de natura celor prevzute la alin. (2), oricare ar fi scopul sau rezultatul acestei activiti. Activitile economice cuprind activitile productorilor, comercianilor sau prestatorilor de servicii, inclusiv activitile extractive, agricole i activitile profesiilor libere sau asimilate acestora. De asemenea, constituie activitate economic exploatarea bunurilor corporale sau necorporale n scopul obinerii de venituri cu caracter de continuitate.
44
Totodat, trebuie inut cont de faptul c Legea 571/2003 privind Codul Fiscal prevede excepii de la regulile generale permind pentru anumite operaiuni (nchiriere, nvmnt, etc) scutirea de la taxa pe valoarea adaugat i pe cale de consecin scutirea de la facturare.
n conformitate cu prevederile art. 127 alin. (4) din Codul Fiscal coroborat cu punctul 3 din Normele de Aplicare ale Codului Fiscal, instituiile publice i organizaiile fr scop patrimonial nu sunt persoane impozabile atta timp ct natura activitilor prestate rmne una non-economic, dup cum urmeaz: instituiile publice nu sunt persoane impozabile pentru activitile care sunt desfurate n calitate de autoriti publice. (art. 127 (4) Codul Fiscal) organizaiile fr scop patrimonial sunt persoane neimpozabile dac bunurile sau serviciile sunt acordate n mod gratuit. (punctul 3, alin. (2) Norme Metodologice).
Aadar, taxarea transferurilor ntre Parteneri depinde n primul rnd de natura juridic a contractului ncheiat ntre pri, de activitatea ntreprins n cadrul proiectului (prestarea de servicii, vnzare de active, etc) i nu in ultimul rnd de ncadrarea partenerilor ca persoane impozabile sau neimpozabile din punct de vedere al taxei pe valoarea adugat.
nlocuirea unuia din partenerii din proiect se poate face numai cu un alt partener cu o capacitate operaional i financiar cel puin similar, care ndeplinete condiiile reglementate de Ghidul Solicitantului i instruciunile AMPOSDRU i care i asum cel puin ducerea la ndeplinire a obligaiilor asumate de partenerul nlocuit; (Decizia AMPOSDRU nr.53/2010) Nu se admite retragerea unui partener din parteneriat, fr nlocuirea acestuia cu un alt partener, diferit de membrii parteneriatului iniial. Nu se admite introducerea unui partener suplimentar n parteneriat (creterea numrului de parteneri), n raport de numrul de parteneri iniial, deoarece ar pune n discuie parteneriatul depus iniial i evaluat (Instruciunea AMPOSDRU nr.31/2010) Nu se admite nlocuirea beneficiarului finanrii nerambursabile (liderul de parteneriat), semnatar al contractului de finanare, cu unul din parteneri sau cu alt entitate cu personalitate juridic. Fac excepie situaiile n care entitatea cu personalitate juridic semnatar a contractului (beneficiarul) este preluat, indiferent de modalitatea juridic a prelurii (exemple restructurare, comasare, absorbie, desfiinare cu preluarea atribuiilor de ctre o alt structur public cu personalitate juridic, etc.) de alt entitate juridic, succesoare n drepturi i obligaii, cu condiia precizrii explicite a acestui aspect i
45
asigurarea/ dovedirea eligibilitii succesorului conform prevederilor Ghidului Solicitantului aplicabil. (Instruciunea AMPOSDRU nr.31/2010) Cu caracter excepional, se poate admite nlocuirea beneficiarului finanrii
nerambursabile i n situaiile n care beneficiari/ parteneri principali sunt instituii/ structuri cu statut internaional confirmat de Ministerul de Externe (exemple Programul Naiunilor Unite pentru Dezvoltare, Crucea roie, Semiluna Roie, OIM, etc.) n cazul modificrii statutului internaionalal acestor organizaii, care ar afecta statutul reprezentanei cu personalitate juridic din Romnia sau al existenei unor necorelri ntre statutul reglementat al acestor organizaii i legislaia naional aplicabil. (Instruciunea AMPOSDRU nr.37/2010) Cu caracter excepional, se poate admite nlocuirea beneficiarului finanrii nerambursabile sau partenerilor din proiect i modificarea acordurilor de parteneriat depuse n situaiile n care beneficiar/ partener principal este Primria, Consiliul Local sau Judeean cu Unitatea Adminsitrativ-Teritorial aferent acestora, respectiv comuna, oraul, municipiul sau judeul, dup caz, n conformitate cu prevedrile art.20 i 21 din Legea 215/2011 cu modificrile i completrile ulterioare. (Instruciunea AMPOSDRU nr.37/2010)
46
IV ACHIZIII PUBLICE N CADRUL PROIECTULUI
4.1 Respectarea regulilor privind achizitiile publice
Achiziiile publice de produse, servicii sau lucrri vor fi efectuate de liderul de parteneriat (beneficiar), partenerul naional sau de partenerul transnaional atunci cnd acesta implementeaz activiti n Romnia, n conformitate cu prevederile legislaiei naionale i comunitare privind achiziiile publice. n cazul n care Beneficiarii/Partenerii sunt autoriti contractante conform prevederilor art.8 din OUG 34/2006 sau ndeplinesc cumulativ condiiile prevzute la art.9 lit.c) sau c^1), pentru atribuirea contractelor de achiziii, se vor aplica prevederile Ordonanei de urgen nr.34/2006 privind atribuirea ontractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii i Hotrrea nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din OUG nr. 34/2006. n cazul n care Beneficiarul i/sau Partenerul/Partenerii acestuia nu sunt autoriti contractante n sensul prevederilor art.8 i nu ndeplinesc cumulativ condiiile prevzute la art.9 lit.c) sau c^1) din Ordonana de urgen nr.34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare, se vor aplica prevederile Ordinului Ministrului afacerilor europene nr. 1050/2012 privind aprobarea Procedurii de atribuire aplicabile beneficiarilor privai de proiecte finanate din instrumente structurale, obiectivul "Convergen")
Liderul de parteneriat (Beneficiarul) sau partenerul acestuia, responsabil pentru realizarea achiziiei, are obligaia s descrie obiectul fiecrei achiziii de produse, servicii sau lucrri n cadrul specificaiilor tehnice astfel nct s corespund necesitilor/exigenelor oricrui utilizator, inclusiv ale persoanelor cu dizabiliti3. (Instruciunea AMPOSDRU nr. 65/2013)
AMPOSDRU i OIPOSDRU delegat au responsabilitatea s efectueze verificri care s acopere aspecte administrative, financiare, tehnice i fizice ale operaiunilor finanate. Verificrile operaiunilor includ i verificri ale achiziiilor publice efectuate n perioada de implementare a proiectului.
n funcie de erorile/deficienele constatate privind modalitile de realizare a achiziiilor publice prevzute n proiect, AMPOSDRU i/sau OIPOSDRU delegat vor aplica corecii financiare n conformitate cu
3
Vezi Instrument pentru utilizarea fondurilor structurale i de coeziune - Asigurarea accesibilitii i nediscriminarea persoanelor
cu disabiliti. (fiier disponibil n format electronic, n limba englez, la adresa www.fseromania.ro, seciunea Materiale informative).
47
prevederile Ghidului pentru determinarea coreciilor financiare care trebuie fcute asupra cheltuielii cofinanate din fondurile structurale sau din fondul de coeziune pentru neconformarea cu regulile achiziiei publice4 .
Atenie! Desfurarea procedurii de achiziie precum i derularea efectiv a contractului de achiziie public, inclusiv plata bunurilor/serviciilor/lucrrilor achiziionate trebuie s se ncadreze n interiorul intervalului de timp prevzut n graficul activitilor proiectului (cuprins n cererea de finanare anex a contractului de finanare) i dup data menionat n contractul de finanare ca dat de incepere a demarrii proiectului. Beneficiarul/partenerul are obligaia s ia msurile i s ntreprind toate demersurile necesare pentru efectuarea achiziiilor n interiorul perioadei de implementare a proiectului stabilit n contractul de finanare. Beneficiarul i/sau Partenerii trebuie s fie capabili s demonstreze c au derulat procedurile de achiziie public cu suficient timp nainte de finalizarea perioadei de implementare a proiectului, astfel nct bunurile, serviciile sau lucrrile achiziionate s mai poat fi utilizate pentru o perioad suficient de timp n folosul proiectului.
4.2 Roluri i responsabiliti 4.2.1 Rolul i responsabilitile AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat
AMPOSDRU este responsabil pentru gestionarea i implementarea POSDRU n conformitate cu principiile managementului financiar solid. AMPOSDRU, prin Direcia Monitorizare i Raportare, are rolul de a verifica Beneficiarii proiectelor n procesul de achiziii publice efectuate pentru implementarea proiectelor finanate din Fondul Social European prin POSDRU.
n privina achiziiilor de bunuri/servicii/lucrri efectuate de ctre Beneficiarii/Partenerii din cadrul proiectelor de care este responsabil(), AMPOSDRU i OIPOSDRU delegat verific dac pentru achiziiile
Ghidul pentru determinarea coreciilor financiare care trebuie fcute asupra cheltuielii cofinanate din fondurile structurale sau
din fondul de coeziune pentru neconformarea cu regulile achiziiei publice este diponibil, n format electronic, pe site-ul AMPOSDRU, www.fseromania.ro, seciunea implementare,
48
prevzute n cadrul contractului de finanare Beneficiarul/Partenerii au respectat prevederile Ordonanei de urgen nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare (pentru entitile care au calitatea de Autoriti Contractante) sau prevederile instruciunii AMPOSDRU nr. 65/2013 (pentru entitile care nu au calitatea de Autoriti Contractante), dup caz. Pentru efectuarea verificrilor asupra modului de aplicare de ctre beneficiar i / sau Partenerul naional a prevederilor legislaiei naionale i comunitare privind achiziiile publice sau a procedurii prevzut n Instruciunea AMPOSDRU nr.65/2013, AMPOSDRU/ OIPOSDRU delegat va realiza misiuni de verificare la faa locului.
4.2.2 Rolul i responsabilitile Beneficiarului
n scopul achiziionrii bunurilor/serviciilor/lucrrilor prevzute n bugetul proiectului (a se vedea n acest sens anexele contractului de finanare), Beneficiarul/partenerul are obligaia s aplice i s respecte prevederile legislaiei naionale i europene n materia achiziiilor publice.
Atribuirea contractelor ncheiate n scopul implementarii proiectelor finantate prin POSDRU 20072013 trebuie s respecte principiul liberei circulaii a mrfurilor (Tratatul CE, articolul 28), principiul libertii de stabilire (articolul 43) i principiul libertii de a presta servicii (articolul 49), precum i principiile care decurg din acestea, precum egalitatea de tratament, nediscriminarea, recunoaterea reciproc, proporionalitatea i transparena5.
Beneficiarii proiectelor finanate de FSE prin POSDRU au urmtoarele responsabiliti: o s stabileasca, impreuna cu Partenerul/Partenerii acestuia, lista achizitiilor pentru fiecare an de implementare a proiectului; o s estimeze valoarea contractului de achiziie n conformitate cu regulile de estimare ale acestora descrise n Capitolul 2 din Ordonana de urgen nr.34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare;
A se vedea: Tratatul privin instituirea Comunitii Europene, cu modificrile i completrile ulterioare (documentul este disponibil
pe site-ul http://eur-lex.europa.eu), Comunicarea Comisiei 2006/C 179/02 privind interpretarea reglementrilor comunitare n cazul contractelor care nu intra sub incidena, total sau parial, a Directivelor privind achiziiile publice, publicat n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene C179/2 din 1.08.2006 (documentul este disponibil i pe site-ul www.fseromania.ro n seciunea Materiale informative, n limba englez),
49
s atribuie contractele de achiziie public de furnizare, servicii sau lucrri n conformitate cu prevederile Ordonanei de urgen nr.34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare sau, dac este cazul, n conformitate cu prevederile instruciunilor AMPOSDRU;
sa transmit AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat listele achiziiilor publice efectuate n anul anterior de implementare a proiectului;
s ntocmeasc dosarul achiziiei publice, s-l pstreze att timp ct contractul de achiziie public produce efecte juridice, dar n nici nu caz mai puin de 3 ani care urmeaz nchiderii oficiale a POSDRU 2007-2013 de ctre Comisia European i s-l pun la dispoziia organelor de control (a se consulta n acest sens seciunea specific Arhivarea documentelor din prezentul Manual).
n cazul contractelor cu o durat mai mare de un an, n situaia n care Beneficiarului i s-a acordat prefinanare, n termen de cel mult un an de la data semnrii contractului de finanare, Beneficiarul are obligaia prezentrii unui contract de achiziie de bunuri/ prestare de servicii/ execuie de lucrri ncheiat cu un operator economic. n cazul
contractelor cu o durat de implementare de pn la un an, dar nu mai puin de 6 luni, n situaia n care Beneficiarului i s-a acordat prefinanare, n termen de cel mult 6 luni de la datasemnrii contractului de finanare, Beneficiarul are obligaia prezentrii unui contract de achiziie de bunuri / prestare de servicii/ execuie de lucrri ncheiat cu un operator economic.
n cazul n care Beneficiarul din motive imputabile acestuia, nu a ncheiat si nu face dovada ncheierii unui contract de furnizare de bunuri/prestare de servicii/execuie de lucrri cu un operator economic, n termenul precizat mai sus, acesta are obligaia de a restitui, la mplinirea termenului si de ndat, ntreaga prefinanare primit, urmnd s plteasc si penaliti de ntrziere n cuantum de 0,1% pentru fiecare zi de ntrziere pn la restituirea integral a prefinanrii, penaliti calculate la valoarea prefinanrii primite ( Decizia AMPOSDRU nr.53/2010)
4.3 Proceduri utilizate
Care sunt procedurile pe care Beneficiarul proiectului sau partenerul acestuia trebuie s le aplice atunci cnd atribuie contractul de achiziie public i care sunt documentele care trebuie ntocmite?
50
Bugetul proiectelor finanate de FSE prin POS DRU include costuri care intr n sfera de aplicabilitate a prevederilor legale privind achiziiile publice (de exemplu costuri cu materialele consumabile, costuri cu bunuri i echipamente, costuri cu publicitatea proiectelor etc.).
n calitate de Beneficiar sau Partener care deruleaz o procedur de achiziie public n cadrul unui proiect finanat din FSE prin POS DRU, avei obligaia de a respecta prevederile legale n domeniul achiziiilor publice i principiile tratamentului egal, recunoaterii reciproce, transparenei, proporionalitii, eficienei utilizrii fondurilor publice i asumrii rspunderii. n conformitate cu principiul asumrii rspunderii prevzut la art.2 alin.(2) din O.U.G. nr.34/2006, privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare, stabilirea circumstanelor de ncadrare i aplicarea procedurilor de achiziie public, inclusiv cumprarea direct, prevzute n legislaia naional i comunitar privind achiziiile publice, intr n responsabilitatea exclusiv a Beneficiarului i/sau a Partenerului acestuia.
n aplicarea prevederilor contractului de finanare i ale art.2(2) din H.G. nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonanei de urgen nr.34/2006, pentru atribuirea contractelor de achiziie public care nu intr sub incidena prevederilor Ordonanei de urgen nr.34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare, beneficiarul sau partenerul acestuia, responsabil pentru realizarea achiziiei, are obligaia de a asigura o utilizare eficient a fondurilor n procesul de atribuire, de a promova concurena dintre operatorii economici, precum i de a garanta nediscriminarea, recunoaterea reciproc i tratamentul egal al operatorilor economici care particip la atribuirea contractului.
n cazul n care Liderul de parteneriat (Beneficiarul) i /sau Partenerul/ Partenerii acestuia nu sunt autoriti contractante n sensul prevederilor art.8 i nu ndeplinesc cumulativ condiiile prevzute la art.9 lit.c) sau c^1) din Ordonana de urgen nr.34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare, acetia au dreptul s opteze ntre respectarea prevederilor legislaiei naionale privind achiziiile publice sau a prevederilor Instruciunii AMPOSDRU nr.65/2013. Opiunea aleas iniial, de ctre Liderul de parteneriat i/ sau partenerii acestuia, va fi pstrat pe toat durata implementrii proiectului. (Instruciunea AMPOSDRU nr.65/2013).
51
n aplicarea prevederilor art. 56(4) din Regulamentul CE nr.1083, n cazul partenerului transnaional, acesta va urmri ca, pe ntreaga durat a procesului de achiziie, s se asigure respectarea reglementrilor comunitare i naionale cu privire la achiziiile publice, precum i a principiilor egalitii de tratament, nediscriminrii, transparenei, liberei circulaii i concurenei. n cazul achiziiilor efectuate de ctre partenerul transnational, principiile ce guverneaz achizitiile publice sunt cele legate de locul de implementare a aciunii i nu de ara de origine partenerului. Astfel pot fi identificate dou situaii: a) Activitile proiectului sunt implementate de partenerul transnaional n ara sa de origine. n aceast situaie, partenerul trasnaional are obligaia s aplice legislaia privind achiziiile publice din ara sa de origine. b) Activitile proiectului sunt implementate de partenerul transnaional n Romnia. n aceast situaie, acesta are obligaia s respecte prevederile legislaiei naionale i comunitare privind achiziiile publice n Romnia, sau, dac este cazul, s aplice prevederile instruciunilor AMPOSDRU.
Managementul proiectului poate fi externalizat (subcontractat) integral sau parial. (Instruciunea nr.41 , instruciunea nr. 60, si instruciunea nr.60bis)
n situaia n care Beneficiarul decide s externalizeze integral sau parial activitatea de management de proiect, este obligat s solicite prin caietul de sarcini minim experiena i competenele descrise n cererea de finanare pentru persoanele a cror activitate va fi externalizat. n situaia n care astfel de informaii nu au fost completate n cererea de finanare, beneficiarul este obligat s respecte condiiile impuse n Ghidul Solicitantului 2010 Condiii Generale, seciunile 4.2.2., paragraful Managementul proiectului i 3.2 Echipa de implementare a proiectului. (Instruciunea AMPOSDRU nr. 41/2011).
Beneficiarul are obligaia de a comunica AMPOSDRU/ OIPOSDRU delegat, n termen de 15 zile de la data semnrii contractului, numele contractorului responsabil de managementul proiectului (n cazul externalizrii totale a managementului proiectului) sau de o parte a activitilor specifice managementului proiectului (n cazul externalizrii pariale a managementului proiectului) sau numele persoanelor fizice autorizate (PFA) responsabile, selectate n urma procesului/ proceselor de achiziie. (Instruciunea AMPOSDRU nr.41/2011)
n situaia rezilierii contractului de servicii de management de proiect, Beneficiarul va informa n termen de 15 zile AMPOSDRU/OI responsabil i va justifica motivele care au condus la luarea acestei decizii. Dup
52
rezilierea contractului, beneficiarul poate iniia o nou procedur de achiziie, respectnd legislaia n materie de achiziii publice, pentru atribuirea contractului de servicii de management unui alt prestator. (Instruciunea AMPOSDRU nr.41/2011)
Valoarea maxim a contractului ce va fi semnat pentru externalizarea unor activiti aferente managementului de proiect sau expertizei pe termen lung nu va putea depi valoarea calculat n funcie de plafoanele maxime de referin stabilite n ghidul solicitantului condiii generale, dup cum urmeaz: Valoarea maxim a contractului = remuneraie maxim expert 1 + remuneraie maxim expert 2 + +...........+.remuneraie maxim expert n, unde remuneraia unui expert se calculeaz dup formula: remuneraiemaxim expert = plafon maximal x 8h/zi x 21 zile/ lun x nr. de luni
Dosarul complet privind achiziia serviciului Managementul proiectului (caiet sarcini, procedura aplicat, ofertele nectigtoare, etc.) se vor pstra la sediul beneficiarului i se va verifica de ctre AMOSDRU/ OIPOSDRU delegat cu ocazia vizitelor la faa locului. (Instruciunea AMPOSDRU nr.41/2011)
Implicarea consilierului juridic/ avocatului, avnd cunostine temeinice n domeniul achiziiilor publice, este esenial n procesul de atribuire a contractelor de achiziie public desfurate de Beneficiar.
n tabelul de mai jos sunt prezentate pragurile valorice pentru care Beneficiarul sau partenerii acestuia au obligaia respectrii prevederilor Ordonanei de urgen nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare sau prevederile Procedurii de atribuire aplicabile beneficiarilor privai de proiecte finanate din instrumente structurale, obiectivul "Convergen" stabilite prin Ordinului Ministrului afacerilor europene nr. 1050/2012 i adoptate de AMPOSDRU prin Instructiunea nr.65/2012.
Valoarea estimat a contractului, Tip contract n euro, fr TVA

6
Procedura aplicat Instruciune Legislaie naional AMPOSDRU
Pragurile menionate au avut n vedere legislaia naional n vigoare la data de 01.07.2009.
53
Valoarea estimat a contractului, Tip contract n euro, fr TVA

6
Procedura aplicat Instruciune Legislaie naional AMPOSDRU
A. Beneficiar sau partener finanat prin POSDRU, autoritate contractant, conform art. 8 din Ordonana de urgen nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare
Furnizare
X > 30.000 euro Ordonana de urgen nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare X Art.19 Ordonana de 30.000 euro urgen nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare i principii Tratat CE*)
Servicii incluse n Anexa II A din Ordonana de urgen nr. 34/2006 > 30.000 euro
X Ordonana de urgen nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare 30.000 euro X Art 19 Ordonana de urgen nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare i principii Tratat CE*)
Valoarea cheltuielilor de tip FEDR este evideniat separat n cadrul bugetului proiectului i este n limita a 10% pentru AP 1-5
inclusiv, 15% pentru AP 6 din valoarea eligilibil a proiectului. Beneficiarul i/sau Partenerul/Partenerii acestuia pot opta s realizeze achiziia respectiv fie integral, de ctre o singur parte, fie mpreun, cu stabilirea clar a responsabilitilor fecarei pri, n conformitate cu prevederile Acordului de parteneriat.
8
n conformitate cu prevederile art.10 alin.(2) din contractul de finanare, n cazul subcontractrii unor activiti din cadrul
proiectului, valoarea maxim care poate face obiectul subcontractrii nu poate depi 30% din valoarea contractului.
54
Valoarea estimat a contractului, Tip contract n euro, fr TVA Servicii incluse n Anexa II B
4 6
Procedura aplicat Instruciune Legislaie naional AMPOSDRU X Ordonana de urgen nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare
> 130.000 euro, respectiv 400.000 euro, conform art. 57 alin.(2)
130.000 euro, respectiv 400.000 euro, conform art. 57 alin.(2) Lucrri > 100.000 euro
X Art 2(2) H.G. nr. 925/2006 i principii Tratat CE*) X Ordonana de urgen nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare X Art 19 Ordonana de
100.000 euro
urgen nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare i principii Tratat CE*)
Cazul contractelor de achiziie de servicii care nu intr sub incidena prevederilor Ordonanei de urgen nr.34/2006 B) Beneficiar al unui contract de finanare prin POSDRU i /sau partenerul naional sau transnaional al acestuia, operator economic care nu ndeplinete cumulativ condiiile prevzute la art. 9 lit.c) sau c1) din Ordonana de urgen nr. 34/2006, cu completrile i modificrile ulterioare Furnizare
9
Orice valoare
Art.2 (2) H.G. nr. 925/2006
Orice valoare
Valoarea cheltuielilor de tip FEDR este evideniat separat n cadrul bugetului proiectului i este n limita a 10% pentru AP 1-5
inclusiv, 15% pentru AP 6 din valoarea eligilibil a proiectului. Beneficiarul i/sau Partenerul/Partenerii acestuia pot opta s realizeze achiziia respectiv fie integral de ctre o singur parte, fie n comun, cu stabilirea clar a responsabilitilor fiecrei pri , n conformitate cu prevederile Acordului de parteneriat.
55
Valoarea estimat a contractului, Tip contract n euro, fr TVA Servicii

10 6
Procedura aplicat Instruciune Legislaie naional AMPOSDRU X
> 200.000 euro contractul este finanat n mod direct, n proporie de mai mult de 50%, din fonduri comunitare i/sau de la bugetul de stat; 200.000 euro contractul este finanat n mod direct, n proporie de mai mult de 50%, din fonduri comunitare i/sau de la bugetul de stat; Ordonana de urgen nr.34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare X
Lucrri
> 5.000.000 euro X contractul este finanat n mod direct, n proporie de mai mult de 50%, din fonduri comunitare i/sau de la bugetul de stat; 5.000.000 euro contractul este finanat n mod direct, n proporie de mai mult X de 50%, din fonduri comunitare i/sau de la bugetul de stat; Ordonana de urgen nr. 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare
Mai multe detalii privind reglementarea achiziiilor efectuate de ctre Beneficiar/Partener sunt prezentate n urmatoarele documente: Comunicarea Comisiei 2006/C 179/02 privind interpretarea reglementrilor comunitare n cazul contractelor care nu intr sub incidena, total sau parial, a Directivelor privind achiziiile publice, publicat n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene C179/2 din 1.08.2006; Procedura pentru atribuirea contractelor de achiziii de produse, servicii sau lucrri finanate din FSE prin POSDRU 2007-2013, efectuate de ctre beneficiari sau partenerii acestuia, care nu sunt
10
n conformitate cu prevederile art.10 alin.(2) din contractul de finanare, n cazul subcontractrii unor activiti din cadrul
proiectului, valoarea maxim care poate face obiectul subcontractrii nu poate depi 30% din valoarea contractului.
56
autoriti contractante n conformitate cu art.8 din Ordonana de urgent nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, sau nu ndeplinesc cumulativ condiiile prevazute la art.9 lit.c1 din aceeai ordonan Instruciunea AMPSODRU nr.65/2013 ca urmare a Ordinului ministrului afacerilor europene nr.1050 din 29 octombrie 2012;
4.4 Cerine contractuale privind raportarea achiziiilor publice Pentru raportarea i verificarea contractelor de achizitie vor fi transmise urmtoarele documente anexate la cererea de rambursare: - Planul achiziiilor prevzute n cadrul proiectului/Planul actualizat al achiziiilor prevzute n cadrul proiectului (Instruciune 73/2013, anexele 10.1 i 10.2 - acestea vor fi completate conform Instruciunii nr. 59). - Lista achiziiilor efectuate in perioada de raportare (Instruciune 73/2013, anexa 11 - aceasta va fi completat conform Instruciunii AMPOSDRU nr. 59). - Lista centralizatoare privind cheltuielile aferente procedurilor de achiziie public solicitate la rambursare n perioada .... aferent cererii de rambursare nr.... (Instruciune 73/2013, anexa 12 ). - documentele aferente procedurii de achiziie pentru cheltuielile solicitate la rambursare n cererea curenta, mai puin cele care au fost verificate n cererile anterioare. V. MANAGEMENTUL FINANCIAR AL PROIECTULUI
5.1 Eligibilitatea cheltuielilor
5.1.1 Reguli de eligibilitate a cheltuielilor
Care sunt condiiile pentru ca o cheltuial efectuat s fie eligibil? Pentru a fi eligibil, o cheltuial trebuie s ndeplineasc n mod cumulativ urmtoarele condiii:
1) s fie efectiv pltit de ctre beneficiar de la data intrrii n vigoare a contractului de finanare nerambursabil sau de la data menionat n contractul de finanare; 2) s fie necesar pentru realizarea activitilor din cadrul proiectului; 3) s fie prevzut n bugetul proiectului; 4) s fie n conformitate cu principiile unui management financiar riguros, avnd n vedere utilizarea eficient a fondurilor i un raport optim cost-eficien;
57
5) s fie nregistrat n contabilitatea Beneficiarului, s fie identificabil, verificabil si s fie dovedit prin facturi, n conformitate cu prevederile legislatiei naionale, sau de alte documente contabile cu valoare probatorie echivalent facturilor; 6) s nu fi fcut obiectul altor finanri din fonduri publice, cu excepia prevederilor art. 7, lit. b din Hotrrea Guvernului nr. 759/2007, cu modificrile i completrile ulterioare; 7) s fie n conformitate cu prevederile legislaiei naionale i comunitare i cu prevederile contractului de finantare; 8) s fie menionat n lista cheltuielilor eligibile prezentat n Ghidul Solicitantului Condiii Specifice pentru fiecare cerere de propuneri de proiecte. 9) Cheltuielile angajate pe perioada de implementare a Proiectului pot fi pltite de ctre Beneficiar/ Partener, in perioada maxima prevazuta in contractul de finantare si/sau instrutiunile emise de AMPOSDRU.
5.1.2 Categorii de cheltuieli eligible
Care sunt categoriile de cheltuieli eligibile?
Categorii de cheltuieli eligibile: a) cheltuieli cu personalul implicat n implementarea proiectului; b) cheltuieli cu cazarea, transportul i diurna; c) cheltuieli pentru derularea proiectului; d) cheltuieli aferente activitilor subcontractate (externalizate); e) taxe; f) cheltuieli pentru nchirieri i leasing, necesare derulrii activitilor proiectului;
g) subvenii (ajutoare) i burse; h) cheltuieli indirecte/cheltuieli generale de administraie; i) j) cheltuieli de informare i publicitate; cheltuieli de tip Fondul European pentru Dezvoltare Regional (FEDR).
58
Atenie! Acestea sunt toate categoriile de cheltuieli eligibile care se regsesc n Ordinul nr. 1117/2170/2010 al ministrului muncii, familiei i protectiei sociale i al ministrului finanelor publice pentru stabilirea regulilor de eligibilitate i a listei cheltuielilor eligibile n cadrul operaiunilor finanate prin Programul operaional sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013. Pentru a identifica ce categorii de cheltuieli sunt considerate eligibile n cadrul proiectului implementat de dumneavoastr v rugm s consultai lista prevzut n Ghidul Solicitantului Condiii Specifice pentru fiecare cerere de propuneri de proiecte.
5.1.3 Cheltuieli neeligible
Care sunt categoriile de cheltuieli care nu vor fi considerate eligibile?
Urmtoarele tipuri de cheltuieli nu sunt eligibile: a) dobnda i alte comisioane aferente creditelor; b) cheltuielile colaterale care intervin ntr-un contract de leasing; c) achiziia de echipamente, mobilier, autovehicule, infrastructur, teren i alte imobile, cu excepia celor care pot fi ncadrate la categoria Cheltuieli de tip FEDR; d) achiziia de echipamente second-hand; e) cheltuieli pentru locuine; f) amenzi, penaliti i cheltuieli de judecat;
g) costurile pentru operarea obiectivelor de investiii; h) contribuia n natur; i) cheltuielile cu personalul implicat n implementarea proiectului, care depesc plafoanele maxime de referin precizate n Ghidul Solicitantului Condiii Generale, sau cele reglementate de legislaia naional pentru personalul ncadrat n structuri/entiti finanate din bugetul de stat.
5.1.4 Justificarea cheltuielilor eligibile
Cum se realizeaz justificarea cheltuielilor n cadrul proiectelor finanate din POSDRU?
59
Pentru a putea fi decontate, cheltuielile efectuate n cadrul proiectului vor fi ncadrate n capitole bugetare, corespunztor tipologiei din care fac parte i vor fi susinute de documente justificative.
Not: Cheltuielile care vor fi efectuate prin desfurarea unei proceduri de achiziie public vor fi susinute de documentele prevzute n cadrul OUG 34/2006 cu completrile i modificrile ulterioare i/sau a procedurii de atribuire aplicabile beneficiarilor privai de proiecte finanate din instrumente structurale, obiectivul "Convergen" aprobat prin Ordinul Ministrului afacerilor europene nr. 1050/2012 .
Care sunt tipurile de cheltuieli aferente fiecrui capitol din bugetul proiectului? Bugetul proiectului are n componen 4 capitole bugetare, i anume: Resurse umane; Participani; Alte tipuri de costuri (include i categoria de cheltuieli de tip FEDR); Cheltuieli indirecte/cheltuieli generale de administraie.
Not: Bugetul proiectului este format din BUGETUL SINTETIC i BUGEUTUL COST UNITAR.
Modelul
format
electronic
(Microsoft
Excel)
poate
fi
descrcat
de
la:
http://www.fseromania.ro/index.php/stiri-si-evenimente?start=15, - modelul revizuit al bugetului Cererii de finanare, aplicabil tuturor cererilor de propuneri de proiecte lansate de AMPOSDRU/OI POSDRU n anul 2013. Acest document conine ambele modele de buget (Buget sintetic i Buget cost unitar). Completarea acestora n momentul depunerii unei cererii de finanare este OBLIGATORIE.
Bugetul sintetic
Denumire Solicitant: Titlu Proiect: CATEGORII DE CHELTUIELI (COSTURI) 1. Resurse umane 2. Participani 3. Alte tipuri de costuri, din care: 3.1. Cheltuieli de tip FEDR TOTAL (cu TVA*) - Lei -
60
3.2 Valoare activitati subcontractate/externalizate (max. 49% din totala eligibila a proiectului )
4. Rezerv de contingen - maxim 5% din (1+2+3) 5. Total cheltuieli directe (1+2+3+4) 6. Total cheltuieli indirecte/cheltuieli generale de administraie 7. VALOAREA TOTALA ELIGIBIL A PROIECTULUI (5+6), din care: 8. valoare activiti transnaionale 9. valoare TVA nedeductibila estimata 10. CONTRIBUIA SOLICITANTULUI 11. ASISTENA FINANCIAR NERAMBURSABIL SOLICITAT ( 7-10 )
0,00 0,00
0,00
* Conform prevederilor H.G. nr. 759/2007, cu modificarile si completarile ulterioare, din care reiese ca TVA nedeductibila este eligibila, costurile care alcatuiesc Bugetul proiectului contin si TVA aferenta acestora
n cadrul fiecrui capitol se pot deconta numai anumite tipuri de cheltuieli, dup cum urmeaz:
TOTAL (fr TVA) CATEGORII DE CHELTUIELI (COSTURI) - Lei Resurse umane 1.1. Cheltuieli cu personalul implicat n 1 implementarea proiectului 1.2. Cheltuieli cu cazarea, transportul i diurna (aferente personalului) Participani 2.1. Cheltuieli cu cazarea i transportul (aferente 2 participanilor) 2.2. Subvenii (ajutoare) i burse Alte tipuri de costuri 3.1. Cheltuieli pentru derularea proiectului 3.2. Taxe 3.3 Cheltuieli de tip FEDR ( max. 10% pentru AP 1-5, sau max. 15% pentru AP 6 din valoarea total eligibil a proiectului) 3 3.4. Cheltuieli aferente activitilor externalizate (subcontractate) 3.5. Cheltuieli pentru nchirieri i leasing, necesare derulrii activitilor proiectului 3.6. Cheltuieli de informare i publicitate
61
Rezerv de contingen (maxim 5% din 4 (1+2+3)) 5 Total cheltuieli directe (1 + 2 + 3 + 4) Total cheltuieli indirecte/cheltuieli generale de administraie 6 (valoarea cheltuielilor
indirecte/cheltiueli generale de administraie nu trebuie s depeasc procentul stabilit n Ghidul Solictantului-Condiii Specifice) VALOAREA ELIGIBIL A PROIECTULUI (5 + 6), din
7 care: 8 9 10 11 SOLICITAT (7 - 8) 12 VALOAREA TOTAL A PROIECTULUI (7 + 10) Valoare activiti transnaionale Valoare TVA nedeductibil estimat CONTRIBUIA SOLICITANTULUI ASISTEN FINANCIAR NERAMBURSABIL
Care/Ce sunt costurile directe? Costurile directe sunt acele costuri efectuate de ctre Beneficiar i/sau Parteneri, care pot fi atribuite unei anumite activiti individuale din cadrul operaiunii i pentru care poate fi demonstrat legtura cu activitatea n cauz. Cheltuielile directe sunt ncadrate la capitolele bugetare Resurse Umane, Participani i Alte tipuri de Cheltuieli i fac parte din categoriile enumerate n Ordinul nr. 1117/2170/2010 mai puin categoria cheltuieli indirecte/cheltuieli generale de administraie.
Care/Ce sunt costurile indirecte? Costurile indirecte reprezint cheltuielile efectuate de ctre Beneficiar i/sau Parteneri pentru funcionarea de ansamblu a acestora i care nu pot fi atribuite direct unei anumite activiti din cadrul operaiunii. Cheltuielile indirecte sunt ncadrate la capitolul bugetar cheltuieli indirecte/cheltuieli generale de administraie. n conformitate cu prevederile articolului 7 din Ordinul nr. 1117/2170/2010, cheltuielile ncadrate n
62
aceast categorie pot fi declarate ntr-una din urmtoarele modaliti: Cheltuieli declarate pe baza costurilor reale, dovedite prin documente justificative, n conformitate cu metodologia elaborat de Autoritatea de management; Cheltuieli declarate n mod forfetar, ca procent din costurile directe declarate de beneficiar, i susinute de documente justificative, n conformitate cu metodologia elaborat de Autoritatea de management i aprobat de Comisia European.
5.1.4.1. Cheltuieli cu personalul (categoria 1.1. din buget)
Ce tipuri de cheltuieli se includ n cadrul cheltuielilor cu personalul? n cadrul cheltuielilor cu personalul se includ cheltuieli aferente angajailor implicai n implementarea proiectului, i anume: Salarii i asimilate acestora (salarii, prime, stimulente, bonusuri, ore suplimentare conform legislaiei n vigoare); Onorarii (inclusiv taxele i contribuiile sociale aferente conform legislaiei n vigoare); Contribuii sociale aferente cheltuielilor salariale i cheltuielilor asimilate acestora (contribuii angajai i angajatori: contribuii de asigurri sociale de stat, contribuii de asigurri de omaj, contribuii de asigurri sociale de sntate, contribuii de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale, alte contribuii).
Prin ce se difereniaz veniturile din salarii fa de onorarii? Onorariul reprezint plata unei munci prestate n afara unui raport juridic de munc (precum contract civil de prestri servicii ncheiat n temeiul prevederilor din Codul civil), pe o durat determinat care nu presupune subordonare fa de beneficiar. Conform legislaiei relevante n vigoare, persoanele care exercit exclusiv profesiuni liberale nu primesc salariu drept contravaloare a muncii prestate, ci o plat (onorariu). Deci, pe cale de consecin, onorariile nu pot fi considerate cheltuieli cu salariile. Sunt considerate venituri din salarii, n conformitate cu prevederile art.55 din Codul Fiscal, toate veniturile n bani i/sau n natur obinute de o persoan fizic ce desfoar o activitate n baza unui contract individual de munc sau a unui statut special prevzut de lege, indiferent de perioada la care se refer, de denumirea veniturilor ori de forma sub care ele se acord.
Documente justificative
63
Toate tipurile de documente prezentate n cadrul acestei seciuni, au caracter informativ i pot diferi de la caz la caz. n vederea verificrii eligibilitii cheltuielilor, AMPOSDRU va solicita o parte sau toate documentele justificative aferente tranzaciilor efectuate, n funcie de gradul de risc al proiectului. n procesul de verificare a cheltuielilor efectuate de un Beneficiar, autoritile naionale i/sau europene pot solicita i alte documente justificative pe care le pot considera relevante pentru verificarea realitii operaiunilor, cu respectarea cadrulul legal n vigoare i a instruciunilor AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat.
n vederea rambursrii cheltuielilor cu personalul, Beneficiarul va prezenta urmtoarele documente justificative, dup caz:
Documentul care atest efectuarea Tipul cheltuielii Salarii i asimilate acestora Documentul justificativ plii - contracte individuale de munc (sau echivalent) pe perioad determinat sau nedeterminat ntocmite n conformitate cu legislaia aplicabil; - acte adiionale la contracte individuale de munc sau echivalent; - list de avans chenzinal (dac este cazul) pentru experii angajai cu contract individual de munc sau echivalent <ntocmit pentru proiect>; - centralizatoare state de plat; - fie de pontaj; - fie de post (pentru experii angajai cu contract individual de munc sau echivalent); - rapoarte de activitate pentru experii proiectului (cu detalierea activitilor i a numrului de ore lucrate) - statul de salarii lunar (pentru experii angajai cu contract individual de munc sau echivalent) <ntocmit pentru proiect>; - lista experilor implicai n derularea proiectului (experi pe termen lung i experi - ordin de plat/cotor fil cec/foaie de vrsmnt, borderou virare n cont de card, registru de cas; - chitan, dispoziia de plat (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile.
64
pe termen scurt). Onorarii - contract civil de prestri servicii; - - fie de post - fie de pontaj; - rapoarte de activitate pentru experii proiectului; - statul de plat <ntocmit pentru proiect>; - factura emis (dac este cazul); Contribuii sociale aferente cheltuielilor salariale i cheltuielilor asimilate acestora - state de plat i centralizatoare state de plat; - declaraii CAS/CASS/Finane/omaj; - ordin de plat/cotor fil cec/foaie de vrsmnt, borderou virare n cont de card, registru de cas; - chitan, dispoziia de plat (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile. - ordin de plat/cotor fil cec/ foaie de vrsmnt; - extras de cont.
Plafoanele maximale stabilite n Ghidul Solicitantului Condiii Generale, pentru diferitele tipuri de experi, cuprind venitul net i taxele/ contribuiile aferente angajatului, fr a include taxele aferente angajatorului. Taxele/ contribuiile aferente angajatorului, rmn cheltuieli eligibile n cadrul POSDRU, dar nu sunt incluse n plafonul maximal stabilit n Ghidul Solicitantului Condiii Generale. (Instruciunea AMPOSDRU nr.44/2011)
De la data intrrii n vigoare a Ordinului nr.1117 /17.08.2010 pentru stabilirea regulilor de eligibiliate i a listei cheltuielilor eligibile n cadrul operaiunilor finanate prin POSDRU 2007-2013, cheltuielile aferente funciilor responsabil financiar, consilier juridic i expert contabil, vor fi declarate i decontate de la categoria de costuri directe (Instruciunea AMPOSDRU nr.44/2011).
Nu este permis ca activitile ce-i revin liderului de parteneriat, n conformitate cu prevederile acordului de Parteneriat i a Cererii de Finanare, s fie desfurate de ctre experii Partenerului / Partenerilor, sau vice-versa. Cu alte cuvinte, rolurile i responsabilitile ce le revin fiecrui partener, vor fi ndeplinite prin utilizarea de resurse umane proprii i/ sau externalizare de activiti. (Instruciunea AMPOSDRU nr.47/2011)
n cazul experilor pe termen lung sau scurt ai partenerului transnaional, care n baza formei de angajare sunt obligai s emit factur ctre partenerul transnaional, cheltuielile aferente vor fi solicitate spre decontare de la capitolul bugetar Alte tipuri de costuri, cheltuieli aferente activitilor externalizate.
65
Pentru selecia experilor n cauz, partenerul transnaional va respecta prevederile legislaiei existente n ara de provenien a acestuia (Instruciunea AMPOSDRU nr.44/2011).
5.1.4.2. Cheltuieli cu cazarea, transportul i diurna (categoria 1.2 si 2.1 din buget)
Ce tipuri de cheltuieli se includ n cadrul cheltuielilor cu transportul, cazarea i diurna?
n cadrul acestei categorii de cheltuieli se includ cheltuieli legate de transportul, cazarea i diurna persoanelor angajate n proiect (caz n care decontarea se va face la capitolul bugetar I Resurse Umane), ct i cheltuieli legate de transportul i cazarea participanilor n cadrul proiectului (caz n care decontarea se va face la capitolul bugetar II Participani). Din aceast categorie fac parte urmatoarele tipuri de cheltuieli: Transport de persoane (personal propriu, participani, alte persoane); Transport de materiale i echipamente; (sunt eligibile doar de la capitolul bugetar I Resurse Umane); Cazare; Diurn (pentru personalul propriu angajat).
Sunt considerate eligibile cheltuielile aferente transportului de persoane (personal propriu, participani i alte persoane) intern (n Romnia), ct i internaional. Mijloacele de transport folosite pentru efectuarea deplasrilor n cadrul proiectului pot fi: autoturism, autocar, avion, tren, mijloace de navigaie fluvial etc. Autoturismul proprietate personal poate fi folosit n cazul deplasrilor efectuate de ctre personalul propriu, participanti i alte persoane doar pentru activitile derulate n cadrul proiectului, cu respectarea regulilor de eligibilitate stabilite n cadrul Ordinului nr. 1117//2010. n cererea de rambursare toate costurile aferente transportului, inclusiv cele platite n baza biletelor de cltorie vor fi declarate fr TVA.
Cheltuielile aferente cazrii participanilor i personalului propriu din proiect se vor considera eligibile doar dac sunt conexe activitilor din cadrul proiectului. n cazul n care pentru personalul propriu se acord, n timpul deplasrilor, pensiune complet (cazare i mas),
66
diurna nu se va mai acorda.
Urmtoarele tipuri de contracte ncheiate de ctre beneficiari/ parteneri cu operatori economici nu vor fi considerate subcontractate (externalizate): contracte de furnizare bunuri (materiale, materii prime, echipamente, consumabile, etc.); contracte de prestri de servicii pentru servicii de cazare furnizate de ctre structuri de primire turistic; contracte de prestri servicii pentru servicii de transport; contracte ncheiate cu operatorii economici n vederea asigurrii carburantului necesar; contracte de prestrii servicii pentru asigurarea hranei participanilor.
n conformitate cu prevederile ordinului de cheltuieli eligibile nr. 1117/2010, pachetele de servicii complete coninnd cazare, transport i hran (sau diverse combinaii din cele trei menionate), sunt considerate cheltuieli aferente externalizate. (Instruciunea AMPOSDRU nr.44/2011).
Toate tipurile de documente prezentate n cadrul acestei seciuni, au caracter informativ i pot diferi de la caz la caz. n vederea verificrii eligibilitii cheltuielilor AMPOSDRU va solicita o parte sau toate documentele justificative aferente tranzaciilor efectuate, n funcie de gradul de risc al proiectului. n procesul de verificare a cheltuielilor efectuate de un Beneficiar, autoritile naionale i/sau europene pot solicita i alte documente justificative pe care le pot considera relevante pentru verificarea realitii operaiunilor, cu respectarea cadrulul legal n vigoare i a instruciunilor AMPOSDRU.
Documentul care atest efectuarea Tipul cheltuielii Documentul justificativ plii
67
Documentul care atest efectuarea Tipul cheltuielii Transport de persoane (personal propriu, participani, alte persoane) Documentul justificativ plii Documente comune - bonuri taxe autostrad; - bonuri taxe de trecere a podurilor, bac, etc.; - bonuri taxe parcare hoteliera; Transport cu autoturismul personal - bon fiscal de combustibil, cu nscrierea pe verso a numrului de nmatriculare a autoturismului i a persoanei care efectueaz deplasarea; - ordinul de deplasare completat n conformitate cu prevederile OMFP nr. 3512/2008 privind documentele financiarcontabile; - decont de cheltuieli completat n conformitate cu prevederile OMFP nr. 3512/2008 privind documentele financiarcontabile (pentru deplasrile externe); - tabel semnat i tampilat de beneficiarul finanrii sau partenerul/acestuia, care s cuprind numele i prenumele persoanelor/participantilor care efectueaz transportul (n cazul deplasrii personalului propriu n grup i/sau al participanilor) Transport cu autoturismul de serviciu sau comodat - foaia de parcurs completat corespunztor i FAZ; - B.C.F.uri cu nscrierea pe verso a numrului de nmatriculare a autoturismului i a persoanei care efectueaz deplasarea; - centralizatorul privind consumul lunar de carburant n cadrul instituiei/entitii;; - ordinul de deplasare completat n - ordine de plat/cotor fil cec/ foaie de vrsmnt vizat de banca, borderou virare n cont de card, registru de cas; - dispoziia de plat/chitana (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile;.
68
Documentul care atest efectuarea Tipul cheltuielii Documentul justificativ plii conformitate cu prevederile OMFP nr. 3512/2008 privind documentele financiarcontabile; Transport cu avionul/trenul/navigaie fluvial - tabel semnat i tampilat de beneficiarul finanrii sau partenerul/acestuia, care s cuprind numele i prenumele persoanelor care efectueaz transportul; - biletele/tichetele de cltorie (n condiiile i n plafoanele prevzute de dispoziiile legale n vigoare) dac este cazul;; - ordinul de deplasare; - factura fiscal (se va depune doar pentru situaia n care cheltuielile de transport au fost angajate de ctre beneficiar/partener de la operatorii economici); Transport cu autocarul - tabel semnat i tampilat de beneficiarul finanrii sau partenerul/acestuia, care s cuprind numele i prenumele persoanelor care efectueaz transportul; - ordinul de deplasare; - factura fiscal (se va depune doar pentru situaia n care cheltuielile de transport au fost angajate de ctre beneficiar/partener de la operatorii economici). Transport de materiale i echipamente - contractul de prestri servicii (dac este cazul); - acte adiionale ncheiate pe perioada derulrii proiectului, la contractele semnate (dac exist); - dosarul achiziiei (dac este cazul); - factura emis de ctre prestator/locator; - avizul de nsoire a mrfii (dac este cazul); - ordine de plat/cotor fil cec/ foaie de vrsmnt vizat de banc, borderou virare n cont de card, registru de cas; - dispoziia de plat/chitana (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile;
69
Documentul care atest efectuarea Tipul cheltuielii Documentul justificativ plii - proces verbal de recepie (dac este cazul); Diurn (pentru personalul - ordinul de deplasare, completat corespunztor, continnd clar data i ora plecrii/sosiri; - dispoziie de plat ctre casierie/dispoziie de ncasare, registru de cas/ foaie de vrsmnt; - extras de cont. Cazare - factur de cazare cu menionarea numelor tuturor persoanelor cazate, a duratei cazrii i a tarifului perceput, sau tabel centralizator cu persoanele cazate anexat la factur (se va depune doar pentru situaia n care cheltuielile de cazare au fost angajate de ctre beneficiar/partener de la operatorii economici); - ordinul de deplasare; - tabel centralizator cu menionarea numelor tuturor persoanelor cazate, a duratei cazrii i a tarifului perceput, anexat la factur; - contractul de prestri servicii (dac este cazul); - dosarul achiziiei (dac este cazul); - ordine de plat/cotor fil cec/ foaie de vrsmnt vizat de banc, borderou virare n cont de card, registru de cas; - dispoziia de plat/chitana (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile;
propriu angajat)
5.1.4.3. Cheltuieli pentru subvenii (ajutoare) i burse (categoria 2.2. din buget)
Ce tipuri de cheltuieli se includ n cadrul cheltuielilor pentru subvenii (ajutoare, premii) i burse? n cadrul acestei categorii de cheltuieli se includ cheltuieli legate de subvenii (ajutoare, premii) i burse acordate pentru: - Subvenii (ajutoare, premii) acordate pentru elevi, studeni, tineri absolveni, ucenici i nsoitorii acestora; - Subvenii (ajutoare, premii) pentru angajatori: subvenii (ajutoare, premii) pentru ntreprinderile care angajeaz ucenici, tineri absolveni; subvenii (ajutoare, premii) pentru plata salariilor pentru nou-angajai, pe o perioad stabilit n Ghidul solicitantului; alocaii financiare pentru ntreprinderile ai cror angajai sunt implicai n programe de formare profesional continu, n vederea suplinirii absenei acestora n perioada de formare; subvenii (ajutoare, premii) pentru plata salariilor din ntreprinderile sociale;
70
- Subvenii (ajutoare, premii) pentru angajaii care fac parte din grupuri vulnerabile i au nevoie de sprijin financiar suplimentar n vederea participrii la formarea profesional continu sau la programe de ucenicie (de exemplu, persoane care aparin minoritilor etnice, persoane cu dizabiliti, persoane care triesc n comuniti izolate/srace, alte persoane dezavantajate); - Subvenii (ajutoare, premii) pentru participani omeri i persoane inactive; - Subvenii (ajutoare, premii) pentru persoane aparinnd grupurilor vulnerabile; - Subvenii (ajutoare, premii) pentru cursani pe perioada derulrii cursurilor; - Subvenii (ajutoare, premii) pentru nregistrarea drepturilor de autor; - Subvenii (ajutoare, premii) pentru servicii sociale de ngrijire pentru persoanele dependente (btrni, copii, persoane cu dizabiliti); - Premii n cadrul unor concursuri; - Burse de studii pentru elevi, studeni, doctoranzi; - Burse post doctorat; - Burse sociale; - Burse de merit.
Toate tipurile de documentele prezentate in cadrul acestei seciuni, au caracter informativ i pot diferi de la caz la caz. n vederea verificrii eligibilitii cheltuielilor, AMPOSDRU va solicita o parte sau toate documentele justificative aferente tranzaciilor efectuate, n funcie de gradul de risc al proiectului. n procesul de verificare a cheltuielilor efectuate de un Beneficiar, autoritile naionale i/sau europene pot solicita i alte documente justificative pe care le pot considera relevante pentru verificarea realitii operaiunilor, cu respectarea cadrulul legal n vigoare i a instruciunilor AMPOSDRU.
Documentul care atest Tipul cheltuielii -Subvenii acordate pentru elevi, studeni, tineri absolveni, ucenici i nsoitorii acestora; Documentul justificativ efectuarea plii - regulament de organizare concurs premii/ Nota de fundamentare privind criteriile de acordare a subveniilor/burselor; - decizia reprezentantului legal/persoanei - ordin de plat/cotor fil cec/foaie de vrsmnt, borderou virare n cont de card, registru de cas;
71
-Subvenii pentru angajatori; -Subvenii pentru servicii sociale de ngrijire pentru persoanele dependente -Premii n cadrul unor concursuri -Burse de studii pentru elevi, studeni, doctoranzi - Burse post doctorat - Burse sociale - Burse de merit Subvenii pentru angajaii care fac parte din grupuri vulnerabile
abilitate privind acordarea subveniei/premiului/bursei; - dosarul de solicitare a subveniei/premiului/bursei sau contract (ex contract de studii), dac este cazul; - procesul verbal de analiz a dosarului (dac este cazul); - lista subveniilor/premilor/burselor acordate; - borderou de plat a subveniilor/ premilor/burselor purtnd semnturile beneficiarilor subveniilor/premiilor/burselor; - decizia reprezentantului legal/persoanei abilitate privind acordarea subveniei; - dosarul de solicitare a subveniei; - procesul verbal de analiz a dosarului; - lista subveniilor acordate; - ancheta social; - borderou de plat a subveniilor purtnd semnturile beneficiarilor subveniilor;
- dispoziie de plat (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile;
- ordin de plat/cotor fil cec/foaie de vrsmnt, borderou virare n cont de card, registru de cas; - dispoziie de plat (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile; - ordin de plat/cotor fil cec/foaie de vrsmnt, borderou virare n cont de card, registru de cas; - dispoziie de plat (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile;
Subvenii pentru cursani pe perioada derulrii cursurilor
- decizia reprezentantului legal/persoanei abilitate privind acordarea subveniei; - dosarul de solicitare a subveniei sau contractul ncheiat; - procesul verbal de analiz a dosarului; - lista subveniilor acordate; - graficul desfurrii cursurilor i lista de prezen la cursuri; - fia postului; - declaraia angajatorului c nu a nregistrat venituri de pe urma cursantului n perioada derulrii cursului; - borderou de plat a subveniilor purtnd semnturile beneficiarilor subveniilor;
Subvenii pentru nregistrarea drepturilor de autor
- decizia reprezentantului legal/persoanei abilitate privind acordarea subveniei; - dosarul de solicitare a subveniei;
- ordin de plat/cotor fil cec/foaie de vrsmnt, borderou virare n cont de card, registru de
72
- procesul verbal de analiz a dosarului; - lista subveniilor acordate; -copii dup contractele de cesiune a drepturilor de autor i drepturi conexe ncheiate cu respectarea prevederilor legale i n care se menioneaz clar obiectul contractului, valoarea i modalitatea de plat, valabilitatea contractului; - dovada achitrii impozitelor aferente; - borderou de plat a subveniilor purtnd semnturile beneficiarilor subveniilor;
cas; - dispoziie de plat (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile;
5.1.4.4. Cheltuieli pentru derularea proiectului (categoria 3.1. din buget)
Ce tipuri de cheltuieli se includ n cadrul cheltuielilor pentru derularea proiectului? - Servicii de sonorizare; - Traducere i interpretare; - Prelucrare date; - ntreinere, actualizare i dezvoltare aplicaii informatice; - Achiziionare de publicaii, cri, reviste de specialitate relevante pentru operaiune, n format tiprit i/sau electronic; - Concesiuni, brevete, licene, mrci comerciale, drepturi i active similare; - Materiale consumabile: cheltuieli cu materii prime i materiale necesare derulrii cursurilor practice; cheltuieli cu hrana; materiale direct atribuibile susinerii activitilor de educaie i formare; papetrie. Materialele consumabile (cheltuieli privind materiii prime i materiale necesare derulrii cursurilor practice i papetrie) legate n mod direct de susinerea activitilor de educaie i formare vor fi solicitate spre decontare de la capitolul bugetar Alte tipuri de costuri. Celelalte tipuri de materiale consumabile, care nu sunt legate n mod direct de susinerea activitilor de educaie i formare (elaborarea i tiprirea Rapoartelor tehnice i financiare anexate cererilor de rambursare) se vor solicita spre rambursare de la capitolul bugetar Cheltuieli indirecte / Cheltuieli generale de administraie. (Instruciunea AMPOSDRU nr.44/2011).
73
n cadrul cheltuielilor aferente managementului de proiect se pot deconta i cheltuielile legate de hrana acordat participanilor, prin intermediul serviciilor de tip catering.
Toate tipurile de documente prezentate n cadrul acestei seciuni, au caracter informativ i pot diferi de la caz la caz. n vederea verificrii eligibilitii cheltuielilor, AMPOSDRU va solicita o parte sau toate documentele justificative aferente tranzaciilor efectuate, n funcie de gradul de risc al proiectului. n procesul de verificare a cheltuielilor efectuate de un Beneficiar autoritile naionale i/sau europene pot solicita i alte documente justificative pe care le pot considera relevante pentru verificarea realitii operaiunilor, cu respectarea cadrulul legal n vigoare i a instruciunilor AMPOSDRU.
Documentul care atest efectuarea Tipul cheltuielii - Servicii de sonorizare; - Traducere i interpretare; - Prelucrare date; Documentul justificativ plii - dosarul achiziiei (dac este cazul); - contractul de prestri servicii (dac este cazul); - factur fiscal sau bon fiscal; - ordine de plat/cotor fil cec/ foaie de vrsmnt vizata de banc, borderou virare n cont de card, registru de cas; - dispoziia de plat/chitana (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile; - ntreinere, actualizare i - contractul de prestri servicii (dac este cazul); - factur fiscal sau bon fiscal; - proces verbal de recepie a lucrrii; - garania de bun execuie; - ordine de plat/cotor fil cec/ foaie de vrsmnt vizata de banc, borderou virare n cont de card, registru de cas; - dispoziia de plat/chitana (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile;
dezvoltare aplicaii informatice
74
Documentul care atest efectuarea Tipul cheltuielii - Achiziionare de publicaii, cri, reviste de specialitate relevante pentru operaiune, n format tiprit i/sau electronic; Documentul justificativ plii - factur fiscal sau bon fiscal; - ordine de plat/cotor fil cec/ foaie de vrsmnt vizata de banc, borderou virare n cont de card, registru de cas; - dispoziia de plat/chitana (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile; Concesiuni, brevete, licene, mrci comerciale, drepturi i active similare - factur fiscal sau bon fiscal; - fia mijloacelor fixe; - registrul mijloacelor fixe; - ordine de plat/cotor fil cec/ foaie de vrsmnt vizata de banc, borderou virare n cont de card, registru de cas; - dispoziia de plat/chitana (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile; Materiale consumabile - contract de prestri servicii (dac este cazul); - factur fiscal sau bon fiscal; - avizul de nsoire a mrfii (dac este cazul); - nota de recepie i constatare de diferene, a bunurilor intrate in gestiunea instituiei; - procesul verbal de predare-primire a bunurilor; - bonul de consum; - certificate de garanie (dac este cazul); n cazul cheltuielilor legate de hran: - contractul de prestri servicii (dac este cazul); - dosarul achiziiei (dac este cazul); - factur fiscal; - pontaj de mas/borderou/lista participani; - proces verbal de recepie (dac este cazul). - ordine de plat/cotor fil cec/ foaie de vrsmnt vizata de banc, borderou virare n cont de card, registru de cas; - dispoziia de plat/chitana (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile;
75
5.1.4.5. Cheltuieli aferente taxelor (categoria 3.2. din buget)
Ce tipuri de cheltuieli se includ n categoria taxelor? - Taxe de certificare a competenelor (inclusiv taxe de certificare a competenelor profesionale obinute pe alte ci dect cele formale); - Taxe de evaluare/acreditare/autorizare a programelor de formare/educaie (inclusiv a acelora care furnizeaz pregtirea teoretic n cadrul programelor de ucenicie); - Taxe de eliberare a certificatelor de calificare; - Taxe de autorizare pentru angajatorii care organizeaz ucenicia la locul de munc; - Taxe de atestare pentru persoanele din ntreprinderi care au rol de maitri de ucenicie; - Taxe de autorizare a centrelor de evaluare de competene; - Taxe de participare la programe de formare/educaie; - Taxe pentru nfiinarea ntreprinderilor sociale.
Toate tipurile de documentele prezentate n cadrul acestei seciuni, au caracter informativ i pot diferi de la caz la caz. n vederea verificrii eligibilitii cheltuielilor, AMPOSDRU va solicita o parte sau toate documentele justificative aferente tranzaciilor efectuate, n funcie de gradul de risc al proiectului. n procesul de verificare a cheltuielilor efectuate de un Beneficiar, autoritile naionale i/sau europene pot solicita i alte documente justificative pe care le pot considera relevante pentru verificarea realitii operaiunilor, cu respectarea cadrulul legal n vigoare i a instruciunilor AMPOSDRU.
Documentul care atest efectuarea Tipul cheltuielii - Taxe de certificare a competenelor; -Taxe de evaluare/ Documentul justificativ plii - factura emis de instituia abilitat/documentul emis de instituia abilitat prin care se adeverete plata -ordine de plat/cotor fil cec/ foaie de vrsmnt vizata de banc, borderou virare n cont bancar, registru de cas;
76
Documentul care atest efectuarea Tipul cheltuielii acreditare/autorizare a programelor de formare/ educaie; - Taxe de eliberare a certificatelor de calificare; - Taxe de autorizare pentru angajatorii care organizeaz ucenicia la locul de munc; - Taxe de atestare pentru persoanele din ntreprinderi care au rol de maitri de ucenicie; - Taxe de autorizare a centrelor de evaluare de competene; - Taxe de participare la programe de formare/educaie; - Taxe pentru nfiinarea ntreprinderilor sociale. taxei; Documentul justificativ plii - dispoziia de plat/chitana (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile.
5.1.4.6. Cheltuieli aferente activitilor subcontractate (externalizate) (categoria 3.3. din buget)
Ce tipuri de cheltuieli se includ n categoria cheltuielilor aferente activitilor subcontractate (externalizate)? - Cheltuieli aferente diverselor achiziii de servicii specializate, pentru care beneficiarul nu are expertiza necesar, inclusiv managementul proiectului i consultan juridic; - Cheltuieli aferente contractelor ncheiate cu operatori economici (inclusiv PFA) n vederea furnizrii unor servicii: - organizarea de evenimente; - pachete complete coninnd transport, cazarea i/sau hrana participanilor/personalului propriu; - audit financiar extern; - ezpertiz contabil; - editarea i tiprirea de materiale pentru sesiuni de instruire/formare;
77
- editarea i tiprirea de materiale publicitare.
Toate tipurile de documentele prezentate n cadrul acestei seciuni, au caracter informativ si pot diferi de la caz la caz. n vederea verificrii eligibilitii cheltuielilor, AMPOSDRU va solicita o parte sau toate documentele justificative aferente tranzaciilor efectuate, n funcie de gradul de risc al proiectului. n procesul de verificare a cheltuielilor efectuate de un Beneficiar autoritile naionale i/sau europene pot solicita i alte documente justificative pe care le pot considera relevante pentru verificarea realitii operaiunilor, cu respectarea cadrulul legal n vigoare i a instruciunilor AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat.
Documentul care atest efectuarea Tipul cheltuielii - Cheltuieli aferente diverselor achiziii de servicii specializate, pentru care Beneficiarul nu are expertiza necesar, inclusiv Documentul justificativ plii - polia de asigurare; - contractul de asigurare; - dosarul achiziiei; - contract de prestri servicii i/sau furnizare bunuri i/sau execuie lucrri; - acte adiionale ncheiate pe perioada aferente cu derulrii proiectului, la contractele semnate (dac exist); - factur fiscal; - garania de bun execuie (dac este cazul); - procese verbale de recepie (dac este cazul); - raport de activitate lunar pentru fiecare dintre activitile externalizate, completat de ctre reprezentatul legal al contractorului responsabil de acele activiti, sau raportul de activitate lunar, pentru fiecare dintre -ordine de plat/cotor fil cec/ foaie de vrsmnt vizata de banc, borderou virare n cont de card, registru de cas; - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile;
managementul proiectului i consultana juridic; Cheltuieli
contractelor
ncheiate
operatori economici (inclusiv PFA) n vederea furnizrii unor servicii
78
Documentul care atest efectuarea Tipul cheltuielii Documentul justificativ plii activitile externalizate completat de ctre PFA (n cazul externalizrii activitilor ctre PFA).
5.1.4.7. Cheltuieli pentru nchirieri i leasing, necesare derulrii activitilor proiectului (categoria 3.4. din buget)
Ce tipuri de cheltuieli se includ n categoria cheltuielilor privind nchirierile i leasingul? - nchiriere (locaii, bunuri): nchiriere sedii, inclusiv depozite, nchiriere spaii pentru desfurarea diverselor activiti ale operaiunii, nchiriere echipamente, nchiriere vehicule, nchiriere diverse bunuri; - Rate de leasing pltite de utilizatorul de leasing pentru: echipamente, vehicule, diverse bunuri mobile i imobile.
n vederea decontrii n cadrul proiectului ratelor aferente contractelor de leasing Beneficiarul va avea n vedere urmtoarele condiii specifice: - utilizatorul de leasing este Beneficiarul contractului finanat din POSDRU; - ratele de leasing (exclusiv avansul i valoarea rezidual) pltite de utilizatorul de leasing locatorului, nsoite de o factur achitat sau de un document contabil cu o valoare justificativ echivalent, constituie o cheltuial eligibil pentru finanarea din POSDRU; - decontarea ratelor aferente contractelor de leasing se va realiza doar pentru perioada de derulare a proiectului, n conformitate cu prevederile contractului de finanare; - obiectul contractului de leasing este necesar derulrii proiectului i atingerii indicatorilor propui (respect prevederile din contractul de finanare); - valoarea maxim eligibil nu depete valoarea de pia a bunului care face obiectul contractului de leasing;
79
Documentul care atest efectuarea Tipul cheltuielii nchiriere (locaii, bunuri) Documentul justificativ plii - dosarul achiziei (dac este cazul); - contractul de nchiriere/prestri servicii; - acte adiionale ncheiate pe perioada derulrii proiectului, la contractele semnate (dac exist); - factura fiscal emis de vnztor, prestator (dac este cazul); - decizia intern emis de reprezentantul legal al beneficiarului/partenerului, privind cota propus pentru decontarea prin proiect (n procente din valoarea total a cheltuielii), fundamentat corespunzator; -ordine de plat/cotor fil cec/ foaie de vrsmnt vizata de banc, borderou virare n cont de card, registru de cas; - dispoziia de plat/chitana (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile;
Rate de leasing pltite de ctre utilizatorul de leasing
- dosarul achiziiei; - contractul de leasing cu scadentarul ratelor de leasing; - factura fiscal cu ratele de leasing pltite; - procesul verbal de recepie provizorie/final - decizia intern emis de reprezentantul legal al beneficiarului, privind cota propus pentru decontarea prin proiect (n procente din valoarea total a cheltuielii),
-ordine de plat/cotor fil cec/ foaie de vrsmnt vizata de banc, borderou virare n cont de card, registru de cas; - dispoziia de plat/chitana (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile;
80
Documentul care atest efectuarea Tipul cheltuielii Documentul justificativ plii fundamentat corespunzator;
5.1.4.8. Cheltuieli de informare i publicitate (categoria 3.5. din buget)
Ce tipuri de cheltuieli se includ n categoria cheltuielilor privind informarea i publicitatea? - cheltuieli cu producia materialelor publicitare i de informare; - cheltuieli cu tiprirea/multiplicarea materialelor publicitare i de informare; - cheltuieli cu difuzarea materialelor publicitare i de informare; - cheltuieli cu dezvoltarea/adaptarea de pagini web; - cheltuli cu nchirierea de spaiu publicitar; - alte activiti de informare i publicitate.
Documentul care atest efectuarea Tipul cheltuielii Cheltuieli publicitate de informare i Documentul justificativ plii - dosarul achiziiei; - contractul de prestri servicii (unde se aplic); - factur fiscal; - procese verbale de recepie (dac este cazul); -ordine de plat/cotor fil cec/ foaie de vrsmnt vizat de banc, borderou virare n cont de card, registru de cas; - dispoziia de plat/chitana (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte
81
Documentul care atest efectuarea Tipul cheltuielii Documentul justificativ plii - bonul de consum (dac este cazul). viramentele i/sau extragerile.
5.1.4.9. Cheltuieli de tip FEDR (categoria 3.6 din buget)
Ce tipuri de cheltuieli se includ n categoria cheltuilelilor de tip FEDR?
n cadrul acestei categorii de cheltuieli se includ cheltuieli de tip FEDR acordate pentru: - Terenuri; - Amenajri de terenuri: defriri, demontri, evacuri materiale rezultate, devieri reele de utiliti din amplasament, drenaje, amenajri pentru protecia mediului, refacerea cadrului natural dup terminarea lucrrilor (plantare copaci, reamenajare spaii verzi); - Construcii: achiziie de cldiri, reabilitare/modernizare cldiri, construcie de cldiri; - Instalaii tehnice; - Echipamente tehnologice (maini, utilaje i instalaii de lucru): utilaje i echipamente tehnologice i funcionale; - Alte echipamente (echipamente de calcul i echipamente periferice de calcul, cablare reea intern, achiziionare i instalare de sisteme i echipamente pentru persoane cu dizabiliti); - Aparate i instalaii de msurare, control i reglare; - Mobilier, aparatur, birotic, echipamente de protecie a valorilor umane i materiale; - Alte cheltuieli pentru investiii; - Cheltuieli pentru avize, acorduri, autorizaii; - Cheltuieli privind proiectarea i ingineria; - Cheltuieli pentru elaborarea studiilor de teren: studii geotehnice, geologice, hidrologice, hidrogeotehnice, fotogrammetrice, topografie i de stabilitate a terenului; - Cheltuieli pentru organizarea de antier; - Cheltuieli pentru asigurarea utilitilor i/sau reabilitarea i modernizarea utilitilor.
Toate tipurile de documentele prezentate n cadrul acestei seciuni,
au caracter informativ i pot diferi de la caz la caz. n vederea verificrii eligibilitii cheltuielilor, AMPOSDRU va solicita o parte sau toate documentele justificative aferente tranzaciilor efectuate, n funcie de gradul de risc al proiectului.
82
n procesul de verificare a cheltuielilor efectuate de un Beneficiar, autoritile naionale i/sau europene pot solicita i alte documente justificative pe care le pot considera relevante pentru verificarea realitii operaiunilor, cu respectarea cadrulul legal n vigoare i a instruciunilor AMPOSDRU.
Documentul care atest efectuarea Tipul cheltuielii Cheltuieli cu terenuri Documentul justificativ plii - dosarul achiziiei; - documentele cadastrale; - raportul de justificare a achizitiei de teren; - contractul de vnzare-cumparare cu anexele notariale; Cheltuieli terenuri cu amenajri de - dosarul achiziiei; - factur fiscal;; - contractul de execuie lucrri; - devizul de lucrri de amenajri de terenuri; - procesele verbale de recepie; Cheltuieli pentru construcii - dosarul achiziiei; - factur fiscal; - contractul de prestri servicii i/sau achiziii bunuri; - devizul de lucrri de construcii; - procese verbale de recepie; Cheltuieli tehnologice Cheltuieli cu alte echipamente Cheltuieli cu aparate i instalaii de msurare, control i reglare cu echipamente - dosarul achiziiei; - contractul de livrare; - factur fiscal; - aviz de nsoire a mrfii; - certificatul de garanie (unde se aplic); - fia mijlocului fix achiziionat cu codul de clasificare al acestuia; - copie dup registrul numerelor de inventar; - procesul verbal de recepie provizorie/final; - procesul verbal de punere in funciune -ordine de plat/cotor fil cec/ foaie de vrsmnt vizata de banc, borderou virare n cont de card; - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile; -ordine de plat/cotor fil cec/ foaie de vrsmnt vizata de banc, borderou virare n cont de card; - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile; -ordine de plat/cotor fil cec/ foaie de vrsmnt vizata de banc, borderou virare n cont de card; - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile; -ordine de plat/cotor fil cec/ foaie de vrsmnt vizata de banc, borderou virare n cont de card; - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile;
83
Documentul care atest efectuarea Tipul cheltuielii Documentul justificativ plii (unde se aplic); Cheltuieli aparatur, cu mobilier, birotic, - dosarul achiziiei; - contractul de livrare; - factur fiscal; - aviz de nsoire a mrfii; - certificatul de garanie (unde se aplic); - fia mijlocului fix achiziionat cu codul de clasificare al acestuia; - copie dupa registrul numerelor de inventar; - procesul verbal de recepie provizorie/final; - procesul verbal de punere n funciune (unde se aplic); Cheltuieli pentru avize, - documentaia supus avizare/autorizrii; - factur fiscal; - avizul/acordul/autorizaia final obinut; -ordine de plat/cotor fil cec/ foaie de vrsmnt vizata de banc, borderou virare n cont de card; - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile; Cheltuieli privind proiectarea i ingineria - dosarul achiziiei; - contract de prestare servicii; - factur fiscal; - proces verbal de recepie provizorie/final; Cheltuieli pentru elaborarea studiilor de teren - dosarul achiziiei; - contract de prestare servicii; - documentele cadastrale; - factur fiscal; - studiile de teren efectuate; - proces verbal de recepie provizorie/final; Cheltuieli pentru organizarea de antier - autorizaia de execuie pentru organizarea de antier; - dovada efecturii plilor aferente -ordine de plat/cotor fil cec/ foaie de vrsmnt vizata de banc, borderou virare n cont de card; -ordine de plat/cotor fil cec/ foaie de vrsmnt vizata de banc, borderou virare n cont de card; - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile; -ordine de plat/cotor fil cec/ foaie de vrsmnt vizata de banc, borderou virare n cont de card; - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile; -ordine de plat/cotor fil cec/ foaie de vrsmnt vizata de banc, borderou virare n cont de card; - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile;
echipamente de protecie a valorilor umane i materiale
acorduri, autorizaii
84
Documentul care atest efectuarea Tipul cheltuielii Documentul justificativ plii organizrii de antier; - contracte temporare cu furnizorii de utiliti i cu unitile de salubrizare; - dovada plii pentru cota de control a statului n amenajarea teritoriului urbanism i pentru autorizarea lucrrilor de construcii; - dovada plii cotei aferent inspeciei calitii n construcii; - dovada plii taxei de aferen certificatului de urbanism i a autorizaiei de construcie; - copii dupa avizele obinute conform certificatului de urbanism; - copie dupa autorizaia de construcie emis; - procesul verbal privind organizarea antierului; - dosarul achiziiei; - contract de prestare servicii; - factura fiscal; Cheltuieli pentru asigurarea - dosarul achiziiei; - contract de prestare servicii; - factura fiscal; - proces verbal de recepie a serviciilor efectuate. -ordine de plat/cotor fil cec/ foaie de vrsmnt vizata de banc, borderou virare n cont de card; - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile. - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile;
utilitilor i/ sau reabilitarea i modernizarea utilitilor
5.1.4.10. Cheltuieli indirecte cheltuieli generale de administraie - (categoria 6 din buget)
Ce tipuri de cheltuieli se includ n categoria costurilor indirecte (cheltuieli generale de administraie)?
85
Costurile indirecte sunt costurile efectuate de ctre Beneficiar i/sau Parteneri, care nu sunt sau nu pot fi atribuite n mod direct unei operaiuni si nu pot fi msurate corespunztor n legtur cu activitatea finanat. Din categoria costurilor indirecte fac parte urmtoarele tipuri de cheltuieli: - Salarii i asimilate acestora aferente personalului administrativ i personalului auxiliar, precum i contribuiile sociale aferente; onorarii, inclusiv plata serviciilor pentru medicina muncii, prevenirea i stingerea incendiilor, sntatea i securitatea n munc; - Utiliti: ap i canalizare, servicii de salubrizare, energie electric, energie termic i/sau gaze naturale, telefoan, fax, internet, acces la baze de date, servicii potale, servicii curierat; - Servicii de administrare a cldirilor: ntreinerea curent, asigurarea securitii cldirilor, salubrizare i igienizare; - Servicii de ntreinere i reparare echipamente i mijloace de transport: ntreinere echipamente, reparaii echipamente, ntreinere mijloace de transport, reparare mijloace de transport; - Arhivare documente; - Amortizare active; - Cheltuieli financiare i juridice (notariale): prime de asigurare bunuri (mobile i imobile), asigurarea medical pentru cltoriile n strintate, deschiderea, gestionarea i operarea contului/conturilor bancare al/ale proiectului, garanii oferite de bnci sau alte instituii financiare, taxe notariale; - Multiplicare, cu excepia materialelor de informare i publicitate; - Conectare la reele informatice; - Cheltuieli aferente procedurilor de achiziie public; - Abonamente la publicaii de specialitate; - Materiale consumabile (cheltuieli cu materialele auxiliare, cheltuieli cu materialele pentru ambalat, cheltuieli cu alte materiale consumabile).
n vederea decontrii n cadrul proiectului a cheltuielilor cu amortizarea Beneficiarul va avea n vedere urmtoarele condiii specifice: - bunul pentru care Beneficarul solicit decontarea amortizrii n cadrul proiectului, nu a fost achiziionat prin intermediul unor finanri comunitare nerambursabile; - decontarea amortizrii se va realiza doar pentru perioada de derulare a proiectului, n conformitate cu prevederile contractului de finanare; - amortizarea este calculat n conformitate cu prevederile legale n vigoare;
86
- amortizarea este eligibil exclusiv pentru perioada de finanare a operaiunii, conform prevederilor contractului de finanare; - costul de achiziie al bunului amortizabil nu a fost declarat drept cheltuial eligibil i respect prevederile art. 11(3) pct. (c) din Regulamentul nr. 1081/2006 al Parlamentului European i al Consiliului; (n cazul n care n cadrul proiectului se va achizitiona un bun amortizabil, amortizarea acestuia nu va fi considerat cheltuial eligibil); - bunul pentru Beneficarul solicit decontarea amortizrii este necesar derulrii proiectului i atingerii indicatorilor propusi.
Documentul care atest efectuarea Tipul cheltuielii Salarii i asimilate acestora aferente personalului Documentul justificativ plii - contracte individuale de munc (sau echivalent) pe perioad determinat sau nedeterminat ntocmite n conformitate cu legislaia aplicabil; - acte adiionale la contracte individuale de munc (sau echivalent); - convenie/contract civil de prestri servicii (pentru onorarii); - list de avans chenzinal (dac este cazul) pentru personalul angajat cu contract individual de munc sau echivalent; - fie de pontaj, fiele de post (pentru - ordin de plat/cotor fil cec/foaie de vrsmnt, borderou virare n cont de card, registru de cas; - chitana, dispoziia de plat (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile;
administrativ i personalului auxiliar, precum i contribuiile sociale aferente
87
Documentul care atest efectuarea Tipul cheltuielii Documentul justificativ plii personalul angajat cu contract individual de munc sau echivalent); - state de salarii (pentru personalul angajat cu contract individual de munc sau echivalent) ntocmit pentru proiect; - statul de plat (pentru onorarii) ntocmit pentru proiect; - declaraii CAS/CASS/Finane/omaj (pentru contribuiile sociale);
Utiliti:
ap
canalizare,
- contract de furnizare servicii (dac este cazul); - factura fiscal; - decizia intern emis de reprezentantul legal al beneficiarului/partenerului, privind cota propus pentru decontarea prin proiect (n procente din valoarea total a cheltuielii), fundamentat corespunztor;
- ordin de plat/cotor fil cec/foaie de vrsmnt, borderou virare n cont de card, registru de cas; - chitana, dispoziia de plat (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile;
servicii de salubrizare, energie electric, energie termic
i/sau gaze naturale, telefon, fax, internet, acces la baze de date, servicii potale, servicii curierat.
Servicii
de
administrare
- contract de prestri servicii (dac este cazul); - factura fiscal sau bon fiscal; - decizia intern a reprezentantului legal privind cota aferent proiectului (n procente din valoarea total a cheltuielii); - procese verbale de recepie (dac este cazul);
cldirilor: ntreinerea curent, asigurarea securitii cldirilor, salubrizare i igienizare.
Servicii reparare mijloace
de
ntreinere echipamente de
i i
- contract; - factura; - decizia intern a reprezentantului legal privind cota aferent proiectului (n procente din valoarea total a cheltuielii); - procese verbale de recepie (dac este cazul);
transport: echipamente, echipamente,
ntreinere reparaii ntreinere
mijloace
de
transport, reparare mijloace de transport.
88
Documentul care atest efectuarea Tipul cheltuielii Amortizare active Documentul justificativ plii - registrul mijloacelor fixe; - fia mijlocului fix; - balana mijloacelor fixe; - fia lunar de amortizare a activelor cu codul de clasificare al acestora; - procesul verbal de amortizare/casare; - declaraie pe propria rspundere a Beneficiarului; - contractul de achiziie a bunului amortizabil; - factur fiscal; - decizia intern emis de reprezentantul legal al beneficiarului, privind cota propus pentru decontarea prin proiect (n procente din valoarea total a cheltuielii), fundamentat corespunzator; Cheltuieli financiare i juridice (notariale) prime de - dosarul achiziiei (dac este cazul); - polia de asigurare (dac este cazul); - contractul ncheiat cu operatorul economic (dac este cazul); - comunicarea deschiderii contului emis de ctre banc/trezorerie; - garania bancar; - factur fiscal sau bon fiscal; - avizul de nsoire a mrii (dac este cu excepia cazul); - procesul verbal de predare-primire a bunurilor (n special pentru materialele consumabile); - bonuri de consum (n special pentru materialele consumabile); - certificate de garanie (dac este cazul); - procese verbale de recepie (dac este cazul); - ordin de plat/cotor fil cec/foaie de vrsmnt, borderou virare n cont de card, registru de cas; - chitana, dispoziia de plat (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile; - ordin de plat/cotor fil cec/foaie de vrsmnt, borderou virare n cont de card, registru de cas; - chitana, dispoziia de plat (n cazul plilor n numerar); - extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile;
asigurare; cheltuieli aferente deschiderii i gestionar
contului bancar pe proiect; cheltuieli aferente garaniilor oferite instituii notariale; Multiplicare, de bnci sau alte taxe
financiare;
materialelor de informare i publicitate; Conectare la reele informatice Cheltuieli aferente procedurilor de achiziie public; Abonamente la publicaii de specialitate; Materiale consumabile.
89
Documentul care atest efectuarea Tipul cheltuielii Documentul justificativ plii - not de recepie i constatare de diferene, a bunurilor intrate n gestiunea instituiei; - tabele centralizatoare luna aferente cheltuielilor de gestionare i operare a conturilor bancare deschise pe proiect, susinute de extrasele de cont lunare;
La data elaborrii prezentului manual, cheltuielile indirecte se deconteaz pe baza de documente justificative i numai n limita acestora, cu respectarea clauzelor contractuale. Astfel, dac un beneficiar are documente justificative ntr-un procent mai mic dect cel stipulat n contractul de finanare, AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat i va returna doar suma justificat cu documente. n cazul n care documentele justificative sunt n valoare mai mare decat suma absolut obinut prin aplicarea procentului aferent cheltuilelilor indirecte, AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat va rambursa sumele cheltuite doar n limita plafonului maxim, stabilit prin aplicarea procentului respectiv. Procentul aferent cheltuilelilor indirecte, stabilit conform contractului de finanare se aplic la nivelul fiecarei cereri de rambursare transmise ctre AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat.
Pe viitor, n vederea simplificrii procesului de verificare a cheltuielilor i respectnd prevederile articolului 11.3 (b) din Regulamentul Comisiei nr.1081/2006, aa cum a fost modificat prin Reg CE 396/2009, costurile indirecte se vor deconta direct i automat doar pe baza cheltuielilor directe certificate de AMPOSDRU/OI POSDRU delegat prin aplicarea forfetar a procentului stabilit n contractul de finanare (aferent cheltuielilor indirecte), fr a fi nevoie de prezentarea de documente justificative. Implementarea acestui sistem va fi operaional din momentul agrerii acestuia de ctre serviciile specializate ale Comisiei Europene.
Beneficiarii vor avea obligaia nregistrrii analitice n contabilitatea proiectului, a tuturor costurilor indirecte i vor pstra documentele suport n conformitate cu prevederile contractului de finanare.
Pn la aplicarea mecanismului de declarare n mod forfetar a cheltuielilor indirecte (rambursare automat a cheltuielilor fr a prezenta documente justificative), Autoritatea de Management/Organismele Intermediare delegate vor avea posibilitatea verificrii sumelor aferente costurilor indirecte declarate de
90
ctre Beneficiar, prin efectuarea de vizite la faa locului i confruntarea valorilor solicitate spre rambursare cu documentele justificative i cu nregistrarile contabile. Valoarea cheltuielilor indirecte/generale de administratie din cadrul proiectului trebuie s se incadreze in procentul maxim admis pentru aceste tipuri de cheltuieli stabilit de catre AM prin Ghidul Solicitantului Condiii specifice, i care poate fi diferit, n functie de tipul proiectului i al beneficiarului. Procentul acestor cheltuieli se poate stabili prin raportarea valorii cheltuielilor indirecte/generale de administratie la totalul cheltuielilor directe (mai putin cheltuielile de tip FEDR) prevzute n bugetul sintetic al proiectului (Anexa 2). n cazul n care pe durata proiectului valoarea costurilor directe scade, valoarea costurilor indirecte va fi recalculat avnd grij s nu fie depit procentul maxim admis conform Ghidului solicitantului-condiii generale.
5.2 Conturi bancare
Care sunt categoriile de beneficiari pentru care este reglementat deschiderea de conturi? n vederea reglementrii modului de deschidere a conturilor, au fost definite mai multe categorii de Beneficiari, dup cum urmeaz:
Beneficiari care sunt finanai integral din bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat sau bugetele fondurilor speciale (Art. 5 alin. (1), din OUG nr.64/2009)
Ministerul Transporturilor, Compania Naional de Autostrzi i Drumuri Naionale din Romnia S.A., Compania Naional de Ci Ferate "C.F.R" - S.A., Regia Autonom "Administraia Fluvial a Dunrii de Jos" Galai, Compania Naional "Administraia Porturilor Maritime" - S.A. Constana, Compania Naional "Administraia Porturilor Dunrii Maritime" - S.A. Galai, Compania Naional "Administraia Porturilor Dunrii Fluviale" - S.A. Giurgiu, Compania Naional "Administraia Canalelor Navigabile" - S.A., Compania Naional "Aeroportul Internaional Henri Coand - Bucureti" - S.A., Societatea Naional "Aeroportul Internaional Bucureti Bneasa - Aurel Vlaicu" - S.A., Societatea Naional "Aeroportul Internaional Mihail Koglniceanu - Constana" - S.A., Societatea Naional "Aeroportul Internaional Timioara - Traian Vuia" - S.A. (Art. 5 alin. (2), OUG nr. 64/2009)
Ministerul Mediului, Administraia Naional "Apele Romne. (Art. 5 alin. (3), OUG nr. 64/2009) Instituii publice finanate integral din venituri proprii i/sau finanate parial de la bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat sau bugetele fondurilor speciale (Art. 5 alin. (4), OUG nr. 64/2009)
91
Beneficiari care au calitatea de ordonatori de credite ai bugetului local, beneficiari care sunt entiti finanate integral din bugetele acestora. (Art. 6 alin. (1), OUG nr. 64/2009)
Beneficiari care sunt entiti publice locale finanate integral din venituri proprii i/sau finanate parial de la bugetele locale. (Art. 6 alin. (2), OUG nr. 64/2009)
Alte categorii de beneficiari, altele decat cele menionate mai sus.
Unde se deschid conturile dedicate ale proiectului?
Pentru derularea operaiunilor financiare aferente proiectelor finanate n cadrul programelor operaionale, beneficiarii prevzui la art. 5 i art. 6 din OUG nr.64/2009, indiferent de sistemul de finanare i de subordonare, au obligaia s deschid conturi n sistemul Trezoreriei Statului. Pentru operaiunile financiare aferente proiectelor finanate n cadrul programelor operaionale, derulate ntre AM POSDRU i beneficiari, alii decat cei prevzui la art. 5 i art. 6 din OUG nr.64/2009, beneficiarii pot opta pentru deschiderea conturilor n sistemul Trezoreriei Statului sau n bnci comerciale. Pentru beneficiarii, alii dect cei prevzui la art.5 alin.(1) - (3) i art.6 alin.(1) din OUG nr.64/2009, n cazul n care contul cont dedicat exclusiv pentru primirea prefinanrii este deschis la Trezoreria statului, sumele primite ca prefinanare aferente acelor tipuri de cheltuieli care nu pot fi efectuate din acest cont (operaiuni n valut sau cu numerar), potrivit reglementrilor n vigoare, pot fi transferate de ctre beneficiari n conturi deschise la bnci comerciale cu condiia efecturii cheltuielilor respective n termen de 3 zile lucrtoare de la data efecturii transferului, avnd obligativitatea notificrii acestor conturi n prealabil ctre AM.
Ce conturi trebuie deschise de Beneficiari? n funcie de natura Beneficiarului, se pot deschide urmatoarele tipuri de conturi: pentru gestionarea sumelor primite cu titlu de prefinanare i de rambursare de la AM POSDRU i restituirii contravalorii TVA pltite (cont de disponibil general); pentru utilizarea sumelor primite din prefinanare; pentru rambursarea cheltuielilor eligibile efectuate n decursul anilor de implementare a proiectului; pentru restituirea de la bugetul de stat de ctre AMPOSDRU a sumelor reprezentnd contravaloarea taxei pe valoarea adugat pltite de beneficiarii prevzui la art 15 alin 1 din OUG nr. 64/2009 n scopul implementrii proiectelor.
92
n cazul proiectelor implementate n parteneriat, liderul parteneriatului (beneficiarul) are obligaia deschiderii unui cont general de disponibiliti n vederea primirii de la Autoritatea de management att a sumelor aferente prefinanrii, ct i a celor aferente rambursrii cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectului i restituirii contravalorii taxei pe valoarea adugat pltite, conform prevederilor art.7 din OUG nr. 64/2009.
O prezentare grafic a conturilor ce trebuie deschise de Beneficiari este prezentat n figura urmtoare.
Ce se intampl cu dobanda generat n conturile proiectului? Dobnda acumulat n contul dedicat exclusiv pentru primirea prefinanrii deschis de Beneficiari, alii dect cei prevzui la art.5 alin.(1) - (3) i art.6 alin.(1) din OUG nr. 64/2009 menionat, aferent prefinanrii rmas disponibil n cont se raporteaz Autoritii de management i se deduce de ctre aceasta din sumele rambursate beneficiarilor pn la plata final, inclusiv.
93
94
5.3 Previziunea fluxului de numerar (cash flow)
Pentru proiectele finanate n cadrul POS DRU, dar i n cazul altor proiecte finanate din fonduri europene nerambursabile, cash flow-ul la nivel de proiect se calculeaz ca suma tuturor intrrilor n contul proiectului (inclusiv cheltuielile ne-eligibile i cele din bugetul beneficiarului) din care se deduc toate ieirile de numerar aferente decontrii cheltuielilor aferente proiectului.
n cadrul organizaiei Beneficiarului aceast previzionare a evoluiei cash flow-ului proiectului poate fi folosit i ca instrument de analiz a impactului proiectului asupra organizaei din punct de vedere al cash flow-ului. Astfel, previziunea fluxurilor de numerar poate fi folosit ca suport pentru diverse raportri de transmis ctre AM sau pentru analiza financiar proprie.
Conform Articolului 7 , alin (1) din contractul de finanare, Beneficiarul are obligaia de a completa i transmite AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat graficul estimativ privind depunerea cererilor de rambursare (Anexa la Ordinul nr. 1143/2010) .
De asemenea, conform Articolului 9, alin (19 pentru contractul aferent unui proiect de tip grant sau 21 pentru contractul aferent unui proiect de tip strategic) pe toat perioada de implementare a proiectului, Beneficiarul va transmite ctre AM/OI, la fiecare 3 (trei) luni, previziuni actualizate privind cheltuielile care urmeaz a fi efectuate n trimestrul urmtor.
Previziunea cash flow-ului poate oferi o fundamentare temeinic la ntocmirea graficului estimativ privind depunerea cererilor de rambursare (Anexe la Ordinele nr. 449/2010 privind aprobarea modelului de contract de finanare al proiectelor strategice i nr. 1143/2010 privind aprobarea modelului de contract de finanare de tip grant) i a Previziunilor actualizate (cash-out).
Informatiile completate n cele doua anexe vor fi corelate ntre ele, iar la completarea lor se va ine seama de informaiile completate n Graficul activitilor de implementare a Proiectului i de estimarea bugetar din Bugetul cererii de finanare.
Mai multe detalii privind previziunea fluxului de numerar sunt prezentate n cadrul Ghidului privind realizarea previziunilor de flux de numerar aferente proiectelor implementate de Beneficiari, precum i
95
ntocmirea de situaii sintez, conform cerinelor din contractul de finanare, postat pe site-ul AMPOSDRU seciunea implementare proiecte: http://www.fseromania.ro/index.php?option=com_content&task=view&id=71&Itemid=99
5.4 Acordarea prefinanrii/rambursarea cheltuielilor
5.4.1 Acordarea prefinanrii
Ce este prefinanarea? n conformitate cu prevederile OUG 64/2009, privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, prefinanarea reprezint sumele transferate din instrumentele structurale ctre beneficiarii, alii dect cei prevzui la art.5 alin (1)-(3), prin plata direct orin prin plata indirect, n stadiul iniial pentru susinerea nceperii derulrii proiectelor i/sau pe parcursul implementrii acestora, n condiiile prevzute n contractul/ decizia/ ordinul de finanare ncheiat ntre un beneficiar i Autoritatea de Management/ Organismul Intermediar
responsabil/responsabil, n vederea asigurrii derulrii corespunzatoare a proiectelor finanate n cadrul programelor operaionale . Pe cale de consecin, din sumele transferate cu titlu de prefinanare, beneficiarii / partenerii pot efectua n scopul proiectului pli inclusiv cu TVA. (Instruciunea AMPOSDRU nr.44/2011).
Cine poate solicita prefinanarea? Prefinanarea va putea fi solicitat de ctre categorii de beneficiari ai proiectelor care nu se regsesc n categoria ordonatorilor de credite finanai integral din bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat sau din bugetele fondurilor speciale11.
Beneficiarii care au calitatea de ordonatori de credite ai bugetului de stat, bugetului asigurrilor sociale de stat sau ai bugetelor fondurilor speciale nu vor putea solicita fonduri cu titlu de prefinanare; acetia vor
11
Detalii privind categoriile de beneficiari care pot solicita prefinanare sunt prezentate n cadrul Ordinului nr. 2548/2009 pentru
aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen
96
include sumele necesare finanrii valorii totale a contractelor de finanare n bugetul propriu, n funcie de cheltuielile estimate pentru anul respectiv, pe baza fielor de fundamentare ale proiectelor finanate, avizate de principiu de ctre AMPOSDRU, i din care acetia vor solicita creditele bugetare necesare plii integrale ale cheltuielilor aferente proiectului.
Mai multe detalii privind categoriile de Beneficiari i conditiile de solicitare a prefinanrii sunt prezentate n OUG 64/2009 cu modificarile si completarile ulterioare i Normele de aplicare ale acesteia aprobate prin Hotararea Guvernului nr.218/2012.
Cnd se solicit prefinanarea? Beneficiarul poate solicita AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat plata prefinanrii imediat dup demararea proiectului.
Este obligatorie solicitarea acordarii prefinanrii? Solicitarea acordarii prefinanrii nu este obligatorie. n situatia n care beneficiarul nu dorete acordarea prefinanrii, dup data de demarare a proiectului, va implementa proiectul folosind fonduri proprii ce ulterior vor fi rambursate. n acest caz va solicita AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat rambursarea cheltuielilor, respectnd instruciunile ce se regsesc la capitolul 5.3.2. Rambursarea cheltuielilor din prezentul manual.
Cum se solicita prefinanarea? Ce documente sunt necesare? n vederea obtinerii prefinanrii, Beneficiarul va completa o cerere de prefinanare, potrivit formatului standard stabilit prin contractul de finantare. Prefinanarea se va plti n Lei n contul special deschis n sistemul trezoreriei publice sau la bnci comerciale, in conformitate cu legislaia n vigoare i utilizat exclusiv pentru proiect de ctre beneficiar. Transferul sumelor reprezentnd prefinanarea solicitat de beneficiari conform contractelor de finanare se realizeaz cu condiia existenei urmtoarelor documente: a) solicitare scris din partea beneficiarului (cerere de prefinanare), conform contractului de finanare (conform formatului standard comunicat prin instruciune a AM POSDRU); b) formularul privind repartizarea ntre parteneri a bugetului (anexele A2 i B2 la instruciunea nr. 24/2010 privind acordarea prefinanrii n cadrul POSDRU)
97
c) scrisoare de garanie bancar pentru suma aferent prefinanrii solicitate, numai n cazul proiectelor care intr sub incidena ajutorului de stat/de minimis. d) formularul de identificare financiar (conform formatului standard comunicat prin instruciune a AM POSDRU) i comunicarea/convenia emis de Trezoreria Statului/banca comercial privind deschiderea unui cont dedicat exclusiv proiectului pentru primirea prefinanrii.
Ca excepie de la regula general de acordare a prefinanrii aa cum este ea reglementat n cadrul Ordinului nr. 2548/2009, n termen de cel mult 6 luni, pentru proiectele cu o durat de implementare de pn la un an de zile, i un an (12 luni), pentru proiectele a cror durat de implementare este mai mare de un an, de la data semnrii contractului de finanare, Beneficiarul va furniza AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat un contract de furnizare de bunuri/prestare de servicii/execuie de lucrri ncheiat ntre beneficiar i un operator economic, cu excepia proiectelor a cror implementare se realizeaz fr ncheierea vreunui astfel de contract. n cazul n care beneficiarul nu face dovada ncheierii unui contract de furnizare de bunuri/prestare de servicii/execuie de lucrri cu un operator economic n condiiile mentionate mai sus, AMPOSDRU are responsabilitatea recuperrii sumelor acordate beneficiarilor cu titlu de prefinanare, urmnd s plteasc i penaliti de ntrziere n cuantum de 0,1% pentru fuecare zi de ntrziere pn la restituirea integral a prefinanrii, penaliti care sunt calculate la valoarea prefinanrii primite.
Care este valoarea prefinanrii? n cazul proiectelor finanate din cadrul axelor prioritare 1-6 ale POSDRU, prefinanarea se acord n trei trane, n procent de maxim 10% din valoarea total eligibil a contractului de finanare numai in urmatoarele conditii: a) prima tran de prefinanare va fi de max. 3% din valoarea total eligibil a contractului de finanare; b) a doua tran de prefinanare, va fi de max. 3% din valoarea total eligibil a proiectului i va fi acordat acestor beneficiari numai dup autorizarea cheltuielilor efectuate n valoare de minimum 60% din valoarea tranei anterioare de prefinanare primite; c) a treia tran de prefinanare, va fi de max. 4% din valoarea total eligibil a proiectului i va fi acordat acestor beneficiari numai dup autorizarea cheltuielilor efectuate n valoare de minimum 60% din valoarea cumulat a tranelor anterioare de prefinanare primite.
98
Modalitatea de recuperare a prefinanrii este detaliat n cadrul capitolului 5.3.2. Rambursarea cheltuielilor din prezentul manual.
Unde se depune cererea de prefinanare? Cererea de prefinanare se poate depune la sediul AMPOSDRU sau la sediul Organismului Intermediar delegat cu implementarea proiectului, dup caz.
n ct timp se va face plata prefinanrii? Transferul sumelor aferente prefinanrii din conturile AMPOSDRU n conturile beneficiarului se efectueaz n termen de maxim 15 zile calendaristice de la data nregistrrii cererii de prefinanare la AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat. AMPOSDRU/OI poate opri curgerea acestui termen n cazul n care sunt necesare clarificri, sau informaii suplimentare n legtura cu documentele transmise de ctre Beneficiar. Beneficiarul va furniza clarificri n termen de 5 (cinci) zile calendaristice de la solicitarea emis de ctre AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat. Termenul limit va curge din nou de la data la care AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat a primit clarificrile, documentele sau informaiile suplimentare solicitate.
Cum se recupereaz prefinanarea acordat? Suma acordat sub forma prefinanrii se va recupera integral i progresiv, prin aplicarea unui procent din valoarea fiecrei cereri de rambursare ntocmite de dumneavoastr, n calitate de beneficiar. Astfel, sumele acordate cu titlu de prefinanare se vor recupera prin deducerea din fiecare cerere de rambursare intermediar solicitat a procentului specificat n contract (35%) din valoarea cheltuielilor eligibile certificate de AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, dup caz (excluznd contravaloarea TVA). Prin excepie, pentru prima cerere de rambursare intermediar, mecanismul de recuperare a prefinanrii nu se va aplica. Prefinanarea transferat se va restitui de ctre Beneficiar n contul AMPOSDRU dac nici o cerere de rambursare intermediar nu a fost depus n termen de 6 (ase) luni de la data primirii acesteia de ctre Beneficiar sau de ctre Partener/Parteneri. Prefinanarea se va restitui n termen de maxim 10 zile de la mplinirea termenului de 6 luni menionat anterior, fr a fi necesar o notificare n acest sens din partea AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, dup caz.
99
Cu ocazia transmiterii ultimei cereri de rambursare intermediar AMPOSDRU va putea aplica un procent de recuperare a prefinanrii diferit de cel menionat anterior, astfel nct suma aferent prefinanrii s fie recuperat integral nainte de depunerea cererii finale de rambursare. Recuperarea prefinanrii se face doar din valoarea finanat din Fondul Social European a cererii de rambursare validat. In situatia in care sumele acordate ca prefinantare dar nejustificate, AMPOSDRU va notifica beneficiarii cu privire la obligatia restituirii acestora. Daca in termen de 15 zile de la data comunicarii notificarii beneficiarii nu efectueaza plata, AMPOSDRU va proceda la emiterea deciziilor de recuperare a prefinantarii prin care se individualizeaza sumele de restituit. Decizia constituie titlu de creanta (conf. art. 17^1 din OUG 64/2009 cu modificarile si completarile ulterioare).
Ce se intampl dac prefinanarea nu a putut fi recuperat integral? Dac prefinanarea nu a fost recuperat integral nainte de depunerea cererii finale de rambursare, diferena rmas nerecuperat trebuie pltit de ctre Beneficiar n contul AMPOSDRU, n termen de 15 de zile calendaristice de la notificarea transmis de ctre AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat. Beneficiarul este obligat s transmit o copie a ordinului de plat i a extrasului de cont ctre AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, n termen de 5 zile lucrtoare de la data efecturii pltii.
5.4.2 Rambursarea cheltuielilor efectuate n cadrul proiectului
Ce este rambursarea? Rambursarea este procesul prin care cheltuielile efectuate de catre Beneficiar sau de ctre Partener/Parteneri, n cadrul proiectului, sunt cumulate i cerute spre decontare Autoritatii de Management.
Cnd se solicit rambursarea cheltuielilor? Cerererile de rambursare intermediare Momentul n care Beneficiarul poate solicita rambursarea intermediar difer n funcie de durata proiectului i de ritmul implementarii activitilor, aa cum au fost ele stabilite n cererea de finanare. Astfel, cererile de rambursare intermediar vor fi transmise AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, dup caz, atunci cnd valoarea cheltuielilor angajate i pltite de Beneficiar i Partenerii si reprezint cel puin:
100
a) pentru proiectele cu durata de pn la un an, inclusiv: 15% din valoarea total eligibil a proiectului; b) pentru proiectele cu durata ntre un an i doi ani, inclusiv: 10% din valoarea total eligibil a proiectului; c) pentru proiectele cu durata ntre doi ani i trei ani, inclusiv: 5% din valoarea total eligibil a proiectului. De menionat este faptul c prevederile anterior menionate nu sunt obligatorii pentru prima cerere de rambursare intermediar. n cazuri excepionale, ce vizeaz implementarea continu i fr ntrerupere a Proiectului, Beneficiarul va putea transmite la AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, dup caz o cerere de rambursare intermediar i atunci cnd cheltuielile declarate reprezint un procent mai mic dect cel menionat mai sus, cu o justificare adecvat privind conditiile de implementare ale Proiectului. AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat i rezerv dreptul de a nu accepta cererea de rambursare respectiv dac va considera c justificarea transmis de Beneficiar privind condiiile de implementare ale Proiectului nu este fundamentat suficient. Beneficiarul va transmite prima cerere de rambursare intermediar n maxim 6 luni de la data primirii prefinanrii sau de la data nceperii implementrii proiectului.
n situaia nerespectrii acestui termen, AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat poate dispune rezilierea contractului, fapt care aduce dup sine i restituirea prefinanrii acordate (dac a fost acordat).
Cerererea de rambursare final Cererea de rambursare final va fi transmis AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, dup caz, n termen de 270 zile de la finalizarea perioadei de implementare a Proiectului. La cererea de rambursare final beneficiarul va anexa toate documentele justificative aferente cheltuielilor din Evidena cheltuielilor. De reinut este faptul c suma prefinanrii i a plilor intermediare nu poate s depeasc 95% din valoarea eligibil a contractului.
Care este mecanismul de rambursare? Rambursarea cheltuielilor efectuate n cadrul proiectelor finantate din POSDRU se va derula progresiv, pe parcursul implementrii proiectului. La rambursarea cheltuielilor efectuate n cadrul proiectului, se vor lua in calcul doar cheltuielile angajate i pltite i care sunt sunt susinute de documente justificative cu valoare probatorie.
101
vederea
rambursrii
cheltuielilor,
dumneavoastr,
calitate
de
beneficiar,
transmitei
AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat cererea de rambursare nsoit de evidena cheltuielilor, raportul de verificare a cheltuielilor emis de auditorul financiar independent, raportul tehnico-financiar precum i documentele justificative tehnice i financiare care atest cheltuielile angajate i pltite. Cererea de rambursare a cheltuielilor, Evidena cheltuielilor, Raportul de verificare a cheltuielilor i Raportul tehnicofinanciar vor fi transmise ctre AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, conform formatelor standard stabilite prin instuciunile AM POS DRU (instruciuena 73/2013).
Atenie! n momentul transmiterii unei cereri de rambursare, cheltuielile declarate trebuie s fie angajate i pltite.
Mecanismul general de rambursare a cheltuielilor este prezentat n schema de mai jos.
102
Fluxul documentelor Fluxul rambursrii cheltuielilor
Ce documente suport vor fi transmise odata cu cererea de rambursare? n vederea solicitrii rambursrii, Beneficiarii vor depune documentele solicitate prin Instruciunea 73/2013. Urmtoarele documente se vor depune pe suport de hrtie, cu semntura i tampila persoanelor autorizate:
- Cererea de rambursare (anexa 1 la instruciunea 73)

- Evidenta cheltuielilor generat din sistemul ActionWeb (anexa 2 la prezenta instruciunea 73) - Raportul tehnico-financiar (anexa 3 la prezenta instruciunea 73) - Raportul auditorului financiar. Celelate anexe menionate n instruciunea 73/2013 , precum i documentele justificative aferente cheltuielilor se vor depune in format PDF:
naintea depunerii Cererilor de Rambursare la sediul AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, beneficiarii vor introduce n modulul Action Web datele financiare menionate n evidena cheltuielilor. Detalii privind utilizarea ActionWeb sunt prezentate in cadrul Ghidului privind utilizarea ActionWeb Modulul Administrare, postat pe site-ul AMPOSDRU seciunea implementare proiecte: http://www.fseromania.ro/index.php?option=com_content&task=view&id=71&Itemid=99 Dup introducerea n modulul ActionWeb a tuturor datelor din Evidena cheltuielilor, sistemul va genera automat, n funcie de clasa de risc, eantionul cheltuielilor pentru care beneficiarii trebuie sa ataeze documente justificative la Cererea de Rambursare ce va fi transmis la AMPOSDRU/OIPOSDRu delegat, dup caz. Ca excepie, pentru prima Cerere de rambursare i Cererea de rambursare final Beneficiarul va transmite toate documentele justificative aferente cheltuielilor eligibile declarate, indiferent de categoria de risc n care se ncadreaz proiectul. Fiecare lider de parteneriat / beneficar va putea vizualiza n modulul ActionWeb clasa de risc aferent proiectului, precum i istoricul ncadrrii ntr-o anumit clas de risc . Modul detaliat de vizualizare a clasei de risc asociat proiectului este exemplificat n anexa nr.6 la Instruciunea AMPOSDRU nr.30/2010.
103
Toate documentele-suport justificative aferente activitilor derulate n cadrul Proiectului vor avea aplicat de ctre responsabilul financiar tampila cu meniunea Solicitat rambursare FSE
POSDRU/Call/DMI/G/S/Id Proiect, n vederea evitrii dublei finanri. n cazurile n care cererile de rambursare vor fi nsoite doar de o parte a documentelor justificative, corespunzatoare listei de tranzacii generate automat n modulul ActionWeb, AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat are dreptul de a solicita documente justificative suplimentare n vederea aprobrii cererii de rambursare, dac consider necesar. AMPOSDRU/ OIPOSDRU va verifica, cu ocazia efecturii vizitelor la faa locului, realitatea i acurateea informaiilor furnizate de beneficiari privind implementarea tehnic i financiar a proiectului, prin verificarea documentelor justificative suport deinute la sediul beneficiarului (Instruciunea AMPOSDRU nr.43/2011).
Unde se depune cererea de rambursare? Cererea de rambursare se poate depune la sediul AMPOSDRU sau la sediul OIPOSDRU delegat, dup caz.
n ct timp se vor rambursa sumele aferente cheltuielilor eligibile? Transferul sumelor aferente rambursrii cheltuielilor eligibile din conturile AMPOSDRU n conturile beneficiarului/de venituri ale bugetului de stat, bugetului asigurrilor sociale de stat, bugetelor fondurilor speciale sau bugetelor locale se efectueaz n termen de maxim n termen de maxim 45 (patruzeciicinci) de zile calendaristice de la data nregistrrii cererii de rambursare la AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, dup caz. Acest termen se poate suspenda n cazul n care sunt necesare clarificri, documente sau informaii suplimentare. n acest caz, dumneavoastr, n calitate de beneficiar, suntei obligat s furnizai orice clarificare, document sau informaie suplimentar n termen de 5 (cinci) zile de la primirea solicitrii. Termenul limit va curge din nou de la data la care AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat a primit clarificrile, documentele sau informaiile suplimentare solicitate. Pentru beneficiarii care au calitatea de ordonatori de credite ai bugetului de stat, bugetului asigurrilor sociale de stat sau ai bugetelor fondurilor speciale i care sunt finanai integral din aceste bugete, dup verificarea cheltuielilor, sumele aferente rambursrii cotei parte din cheltuielile eligibile efectuate, corespunztoare finanrii din instrumente structurale, se vireaz cu celeritate de ctre AMPOSDRU, n
104
conturile de venituri deschise pe codurile de identificare fiscal ale beneficiarilor la unitile Trezoreriei statului prin care acetia i desfoar activitatea.
Pot exista diferene ntre suma certificat de ctre AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat i cea platit ctre Beneficiar? Suma acordat sub forma prefinanrii se recupereaz integral i progresiv, prin aplicarea unui procent din valoarea fiecrei cereri de rambursare intermediare ntocmite de beneficiari, excepie fcnd prima cerere de rambursare intermediar, unde mecanismul de recuperare a prefinanrii nu de va aplica. Recuperarea se efectueaz astfel nct suma aferent prefinanrii s se recupereze integral nainte de ultima cerere de rambursare. Aplicnd acest mecanism, n cazul acordrii prefinanrii, va exista o diferen ntre suma certificat de ctre AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat i cea pltit ctre Beneficiar.
Pot exista cazuri n care, dupa verificarea cererilor de rambursare, suma certificat pentru plat de ctre AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat sa fie mai mic dect suma solicitat spre rambursare de ctre Beneficiar. n acest caz, procentul de recuperare a prefinanrii se va aplica la valoarea sumei certificate.
105
5.5 Rambursarea TVA
Rambursarea taxei pe valoarea adaugat nregistrate n cadrul proiectelor finanate din POSDRU se va derula progresiv, pe parcursul implementrii proiectului. La rambursarea taxei pe valoarea adaugat aferent cheltuielilor eligibile din cadrul proiectului, se va lua n calcul doar taxa pe valoarea adugat pltit i care este susinut de documente justificative cu valoare probatorie.
Cine poate beneficia de rambursarea TVA?
Beneficiarii rambursrilor de taxa pe valoarea adugat, conform art. 15, alin (1) din OUG nr. 64/2009, sunt:
instituii publice finanate integral din venituri proprii i/sau finanate parial de la bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat ori bugetele fondurilor speciale;
autoriti ale administraiei publice locale sau entiti publice finanate integral din bugetele acestora;
entiti publice locale finanate integral din venituri proprii i/sau finanate parial de la bugetele locale;
organisme neguvernamentale nonprofit, de utilitate public, cu personalitate juridic, care funcioneaz n domeniul dezvoltrii regionale;
organisme neguvernamentale nonprofit, cu personalitate juridic, pentru activitatea desfurat fr scop patrimonial;
uniti de cult i structuri ale cultelor aparinnd cultelor religioase recunoscute n Romnia, conform Legii nr. 489/2006 privind libertatea religioas i regimul general al cultelor;
societi comerciale care au calitatea de furnizori de formare profesional, care desfoar numai activiti scutite de taxa pe valoare adugat, fr drept de deducere, conform prevederilor art. 141 alin. (1) lit. f) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificrile i completrile ulterioare;
operatori regionali de ap, definii n baza art. 2 lit. g) din Legea serviciilor comunitare de utiliti publice nr. 51/2006, cu modificrile i completrile ulterioare.
106
n cazul proiectelor implementate n parteneriat, partenerii naionali pot solicita spre rambursare taxa pe valoarea adugat aferent cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectelor de finanare prin POSDRU, numai dac se ncadreaz n categoriile menionate la articolul 15, alin (1) din OUG nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen. Rambursarea taxei pe valoarea adugat aferent partenerilor naionali eligibili se va face prin intermediul Beneficiarilor (partenerului principal). n cazul proiectelor care intr sub incidena ajutorului de stat/de minimis, sumele pentru finanarea contravalorii taxei pe valoarea adugat pltite, aferent cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectelor finanate prin POSDRU, se acord beneficiarilor menionai mai sus, numai cu condiia nedepirii intensitii maxime admise a ajutorului de stat/de minimis.
Care sunt etapele rambursarii TVA? 1) n vederea rambursrii taxei pe valoarea adaugat aferent cheltuielilor eligibile, Beneficiarul va ncheia un Act Aditional la Contractul de Finanare, prin care se va stabili suma maxim de rambursat cu acest titlu. Pentru ncheierea actului aditional, Beneficiarul va nainta ctre AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat i o not de fundamentare n care se va estima valoarea total a TVA de rambursat, aferent cheltuielilor eligibile ce vor fi efectuate de Beneficiar i/sau Partenerul/Partenerii acestuia pe intreaga perioad de derulare a proiectului. Estimarea TVA de rambursat va avea in vedere doar activitatile purtatoare de TVA, aferente cheltuielilor directe eligibile. 2) Pentru ncheierea actului adiional, Beneficiarul va nainta ctre AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat o not de fundamentare n care se va estima valoarea total a contravalorii TVA de restituit, aferent cheltuielilor eligibile ce sunt efectuate de Beneficiar precum i, dac este cazul, de ctre Partenerul/Pertenrii acestuia, pe ntraga perioad de derulare a proiectului. 3) Pentru rambursarea TVA, Beneficiarii eligibili vor transmite la AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat o cerere de restituire a contravalorii TVA pltite aferent cheltuielilor eligibile, nsoit de borderoul cuprinznd documentele justificative pentru bunurile i serviciile achiziionate n cadrul proiectului. Formularul Cerere de restituire a contravalorii TVA pltite aferent cheltuielilor eligibile va fi semnat i tampilat de ctre reprezentatul legal al beneficiarului. Totodat, acesta va conine i semntura i/sau tampila contabilului/expertului contabil responsabil pentru proiect. 4) n urma verificrii documentaiei, AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat autoritatea va emite un accept (autorizare plat)/refuz de plat n funcie de documentaia prezentat de Beneficiar. n caz de refuz, autoritatea va motiva refuzul i ndruma beneficiarul pentru a face coreciile necesare.
107
5) AMPOSDRU va efectua rambursarea cheltuielilor reprezentnd contravaloarea TVA n termen de maxim 45 (patruzeciicini) de zile de la data nregistrrii cererii de restituire a TVA-ului pltit aferent cheltuielilor eligibile la AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, dup caz. Odat cu transmiterea ultimei cerei de restituire a TVA, Beneficiarul va transmite un centralizator al tuturor documentelor justificative pentru bunurile i serviciile achiziionate n cadrul proiectului precum i al sumelor rambursate de ctre AMPOSDRU, conform modelului prezentat n instruciunile emise de AMPOSDRU.
Atenie! La momentul depunerii cererii de restituire a taxei pe valoarea adugat, suma cerut spre rambursare trebuie sa fie pltit ctre furnizorii de servicii/produse.
Ce trebuie sa cuprind dosarul de rambursare?
Pentru rambursarea TVA, Beneficiarii eligibili vor transmite la AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, urmtoarele documente: a) nota de fundamentare pentru ncheierea unui act adiional pentru restituirea contravalorii TVA pltite aferent chletuielilor eligibile; b) act adiional la contractul de finanare n vederea restituirii contravalorii TVA pltite aferent chletuielilor eligibile; c) cererea de restituire a contravalorii taxei pe valoarea adugat pltite aferent cheltuielilor eligibile; d) borderoul cuprinznd documentele justificative pentru bunurile i serviciile achiziionate; c) documentele justificative care atest achiziionarea bunurilor i/sau a serviciilor, precum i documentele de plat n copie (contracte de vnzare-cumprare/prestri servicii; facturi; bonuri fiscale; ordine de deplasare/decont; decont special de TVA; avizul de nsoire a mrfii; declaraia de import; documente de plat etc.); d) balana de verificare lunar care s probeze nregistrarea n contabilitatea distinct a proiectului, a sumei solicitate la plat privind taxa pe valoarea adgat aferent cheltuielilor eligibile.
n cazul n care documentaia depus este incomplet sau se constat erori materiale, AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat va notifica n scris beneficiarul solicitnd completarea documentaiei i/sau corectarea erorilor; procesul de rambursare se suspend pn la completarea dosarului/corectarea
108
erorilor. Dac n termenul stabilit n comunicare benenficiarul nu face demersurile necesare, AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat va face coreciile financiare necesare i va rambursa TVA doar pentru activitile pentru care s-au furnizat documente corespunztoare.
n ct timp se ramburseaz sumele reprezentnd contravaloarea TVA?
Transferul sumelor aferente rambursrii sumelor reprezentnd taxa pe valoarea adugat din conturile AMPOSDRU n conturile beneficiarului/de venituri ale bugetului de stat, bugetului asigurrilor sociale de stat, bugetelor fondurilor speciale sau bugetelor locale se efectueaz n termen de maxim 45 zile de la data nregistrtii cererii de restituri a contravalorii TVA pltite aferent cheltuielilor eligibile la AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat..
Beneficiarii enumerai la art.15, alin (1) din OUG nr. 64/2009, potrivit prevederilor Legii nr. 571/2003, cu modificrile i completrile ulterioare, i exercit dreptul de deducere a taxei pe valoarea adugat aferente cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectelor finanate din instrumente structurale n cadrul programelor operaionale au obligaia s restituie la bugetul de stat sumele reprezentnd taxa pe valoarea adugat dedus, a crei contravaloare a fost pltit beneficiarilor potrivit OUG nr. 64/2009, n termen de 3 zile lucratoare de la data ncasrii acestora. (art. 15, alin. (3) OUG nr. 64/2009 coroborat cu art. 9 din Normele de Aplicare a OUG nr. 64/2009).
Mecanisme/condiii de aplicare a TVA Detalii privind aplicarea TVA sunt prezentate n cadrul Ghidului informativ privind aplicarea taxei pe valoarea adaugata (TVA), postat pe site-ul AMPOSDRU seciunea implementare proiecte: http://www.fseromania.ro/index.php?option=com_content&task=view&id=71&Itemid=99
5.6 Utilizarea cursului de schimb valutar
Potrivit prevederilor Ordinului Ministerului Finantelor Publice nr. 1752/2005 actualizat, contabilitatea unei companii romaneti se ine n limba romn i in moneda naional.
Pentru necesitile proprii de informare, entitile pot opta pentru ntocmirea situaiilor financiare anuale i ntr-o alt moned. Cursul utilizat pentru conversia n moneda naional a situaiilor financiare anuale ntocmite ntr-o alt moned este cursul de schimb valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, valabil pentru data bilanului. Acest curs se prezint n notele explicative. (alin.2 din Reglementare din
109
17/11/2005 actualizat conform cu Directiva a IV-a a Comunitilor Economice Europene Anexa la OMF 1752/2005).
n cazul n care Compania nregistreaz operaiuni n valut sau are conturi bancare n alte monede dect moneda naional, trebuie s in o eviden distinct n lei i in valut. Operaiunile financiare n lei sau n valut se efectueaz cu respectarea regulamentelor emise de Banca Naional a Romniei i a altor reglementri emise n acest scop (punctul 146 din Reglementare din 17/11/2005 actualizat conform cu Directiva a IV-a a Comunitilor Economice Europene Anexa la OMF 1752/2005)
Mai multe detalii privind implicaiile tranzaciilor n valut sunt prezentate n cadrul Ghidului privind relaiile de parteneriat ntre diverse entiti de drept public i privat, postat pe site-ul AMPOSDRU seciunea implementare proiecte: http://www.fseromania.ro/index.php?option=com_content&task=view&id=71&Itemid=99
5.7 Recuperarea sumelor pltite necorespunzator Conform Contractului de Finanare, Beneficiarul trebuie s respecte anumite cerine contractuale a cror nerespectare poate duce la obligativitatea restituirii n ntregime sau parial a sumelor primite pe parcursul desfurrii proiectului. n unele cazuri, nclcarea de ctre Beneficiar a unor prevederi contractuale pot fi considerate nereguli, ducnd astfel i la recuperarea sumelor pltite necorespunztor.
Care sunt cazurile n care Beneficarii sunt obligai s returneze ctre AM sumele primite? Cazurile n care Beneficiarii sunt obligai s returneze ctre AM sumele pltite necorespunztor sunt urmtoarele:
1. Conform Art 7. din Contractul de Finantare semnat de ctre Beneficiar, se prevede ca n situaia n care sa acordat prefinanare unui proiect, Beneficiarul are obligaia contractual de a depune prima cerere de rambursare ntr-o perioada maxim de 6 luni de la data primirii acesteia sau de la data nceperii perioadei de implementare a proiectului. n cazul n care Beneficiarul a solicitat acordarea prefinanrii, i in termen de 6 luni de la data primirii prefinanrii sau nceperii implementrii proiectului nu trimite ctre AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat prima cerere de rambursare, n acest caz, Beneficiarul va returna integral valoarea prefinanrii primite, urmnd s fie reziliat contractul ncheiat cu AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, de plin drept, fr ndeplinirea altor formaliti 2. Conform Art. 5 din Contractul de Finanare, n cazul acordrii prefinanrii, n termen de cel mult un an de la data semnrii contractului de finanare (n cazul proiectelor cu o durat mai mare de 1 an),
110
Beneficiarul are obligaia prezentrii unui contract de achiziie de bunuri/prestare de servicii/execuie de lucrri ncheiat cu un operator economic sau de cel mult 6 luni pentru proiectele cu o durat de implementare mai mic de un 1 an dar nu mai puin de 6 luni. n cazul n care Beneficiarul nu face dovada ncheierii unui contract de furnizare de bunuri/prestare de servicii/execuie de lucrri cu un operator economic, n termen de cel mult un an sau 6 luni, dup caz, de la data semnrii contractului de finanare, acesta are obligaia restituirii prefinanrii primite, urmnd s plteasc i penaliti de ntrziere n cuantum de 0,1% pentru fiecare zi de ntrziere pn la restituirea integral a prefinanrii, penaliti calculate la valoarea prefinanrii primite 3. Conform Art 9 din Contractul de Finanare, Beneficiarul se oblig s menin destinaia i s asigure exploatarea i mentenana echipamentelor achiziionate i lucrrilor efectuate n cadrul Proiectului pe o perioad de cel puin 3 (trei) ani dup finalizarea Proiectului. n cazul nerespectrii acestei obligaii, Beneficiarul se oblig s restituie contravaloarea echipamentelor achiziionate i lucrrilor efectuate n cadrul Proiectului, n termen de maxim 30 de zile de la data constatrii de ctre AMPOSDRU sau OIPOSDRU delegat a nclcrii acestei obligaii de ctre Beneficiar. 4. Conform Art 9 din Contractul de Finanare, Beneficiarul are obligaia de a pstra toate documentele originale, inclusiv documentele contabile, privind activitile i cheltuielile eligibile n vederea asigurrii unei piste de audit adecvate, n conformitate cu regulamentele comunitare i naionale. Toate documentele vor fi pstrate pn la 31.12.2021 cu posibilitatea prelungirii acestui termen pn la nchiderea oficial a POSDRU. n cazul nerespectrii acestor prevederi, Beneficiarul este obligat s restituie ntreaga sum primit, aferent Proiectului, reprezentnd asistena financiar nerambursabil din cofinanarea FSE, precum i cofinanarea aferent alocat din fonduri de la bugetul de stat, inclusiv dobnzile i/sau penalitile aferente calculate conform legislaiei n vigoare. 5. Indentificarea unei nereguli, n urma verificrilor la faa locului efectuate de ctre
AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat. Pentru detalii referitoare la acest caz, v rugm s consultai seciunea Nereguli a prezentului manual. 6. n cazul n care n urma verificrilor la faa locului, se constat obinerea de ctre Beneficiar a unor venituri din urma implementrii proiectului i se constat c ele nu au fost declarate n Cererile de rambursare intermediare/final de ctre Beneficiar, valoarea veniturilor generate vor fi returnate Autoritii de Management. 7. n cazul n care prefinanarea (dac a fost solicitat de ctre Beneficiar) nu a fost recuperat integral nainte de depunerea cererii finale de rambursare, diferena rmas nerecuperat va fi returnat de ctre Beneficiar n contul AMPOSDRU.
Cnd se returneaz sumele transferate beneficiarilor dar care nu sunt considerate neregului?
111
Conform Art.11 din Contractul de Finanare, n cazul sumelor pltite necorespunztor de ctre AMPOSDRU, Beneficiarul are obligaia de a restitui sumele respective n termen de 15 (cincisprezece) zile de la data transmiterii referatului de restituire de ctre AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat n conformitate cu dispoziiile legale.
Cnd se returneaz sumele transferate beneficiarilor urmare constatrii unor nereguli? Termenele de rambusare a sumelor pltite necuvenit urmare constatrii unor nereguli, vor trebui rambursate de ctre Beneficiari n termenele stabile n Procesul verbal de constatare. Astfel, termenul de plat se stabilete n funcie de data comunicrii titlului de crean (Procesului verbal de constatare) n condiiile Codului de procedur fiscal sau potrivit legii, dup caz.
Cum se va stinge datoria fa de AMPOSDRU? Stingerea creanelor bugetare rezultate din nereguli se realizeaz prin plata voluntar efectuat de ctre Beneficiari, prin deducerea din plile urmtoare pe care sunt ndreptite s le primeasc Beneficiarii de la AMPOSDRU, prin executare silit ori prin alte modaliti prevzute de lege. Recuperarea creanelor bugetare rezultate din nereguli, prin plata voluntar sau deducerea din plile urmtoare pe care sunt ndreptite s le primeasc Beneficiarii, se efectueaz n conturile indicate n titlul de crean, n moneda stabilit n contractul de finanare. Recuperarea creanelor bugetare rezultate din nereguli, prin executare silit, se efectueaz n lei, conform Codului de procedur fiscal, n conturile indicate n titlul executoriu sau comunicate de AMPOSDRU.
n cazul n care Beneficiarii nu vor returna sumele pltite necuvenit ctre AMPOSDRU n termenul stabilit i nu mai pot fi recuperate sume prin deducerea din pli ulterioare ctre Beneficiari, AMPOSDRU va fi ntiinat Autoritatea Naional de Administrare Fiscal (ANAF), n vederea nceperii procedurii de executare silit.
5.8 Contabilitatea proiectului
5.8.1 Cerine privind organizarea contabilitii aferente proiectului
Pentru fiecare proiect, Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil analitica, utiliznd conturi analitice distincte, n conformitate cu dispoziiile legale n vigoare.
112
Beneficiarii prevzui la art.5 alin.(1) - (3) din OUG nr. 64/2009 nregistreaz n evidena extracontabil rambursrile de cheltuieli aferente instrumentelor structurale pe baza notificrilor primite de la AMPOSDRU, n conformitate cu prevederile art. 7 alin. (2) din Ordinul MFP nr. 218/2012.
nregistrrile contabile aferente proiectului vor fi realizate de ctre un expert contabil/ contabil desemnat n condiiile legii care va semna i data documentele contabile aferente operaiunilor din cadrul proiectului.
Documentele originale pe baza crora se nregistreaz n contabilitatea Beneficiarului cheltuielile efectuate n cadrul Proiectului vor fi tampilate cu meniunea Solicitat rambursare FSE - POSDRU n vederea evitrii dublei finanri.
Expertul contabil, n cazul achiziionrii de servicii, va fi selectat cu respectarea condiiilor prevederilor legislaiei n vigoare privind achiziiile publice sau ale instruciunilor emise de AMPOSDRU n cazul n care Beneficiarul nu reprezint Autoritate Contractant n sensul legislaiei naionale privind atribuirea contractelor de achiziii publice, cu excepia situaiei n care acesta are raporturi juridice de munc sau civile anterioare sau ulterioare momentului semnrii contractului de finanare.
Prin excepie, pentru beneficiarii instituii publice care au constituit la nivelul instituiei un compartiment de contabilitate, expertul contabil/ contabilul poate fi reprezentat de ctre eful compartimentului contabilitate/contabilul desemnat s asigure evidena contabil a proiectului.
Prin act administrativ, conductorul instituiei publice va putea angaja i un expert contabil/contabil autorizat, membru activ al Corpului Experilor Contabili i Contabililor Autorizai din Romnia, pentru a asigura contabilitatea proiectului, n conformitate cu prevederile prezentului contract de finanare.
Expertul contabil, n cazul achiziionrii de servicii, va fi selectat de ctre Beneficiar din cadrul membrilor activi ai Corpului Experilor Contabili i Contabililor Autorizati din Romnia.
Serviciile de contabilitate vor fi contractate pentru toat durata de implementare a proiectului. n situaia rezilierii contractului de servicii ncheiat cu expertul contabil, Beneficiarul va notifica AMPOSDRU sau OI POSDRU delegat i va justifica motivele care au condus la luarea acestei decizii.
Contractul de servicii de contabilitate se reziliaz unilateral de ctre Beneficiar n cazul n care, pe durata prestrii serviciilor, expertului contabil i s-a retras aceasta calitate de catre CECCAR.
113
Beneficiarul va include n contractul de servicii de contabilitate i clauza rezilierii unilaterale a contractului n cazul n care expertul contabil nu mai are calitatea de expert contabil recunoscut de CECCAR.
Pentru operaiunile gestionate n cadrul POSDRU, n vederea efecturii reconcilierii contabile ntre conturile contabile ale AMPOSDRU i cele ale Beneficiarilor, acetia din urm au obligaia transmiterii Formularului 9 (aa cum este stabilit prin ordinul MFP nr. 218/2012), din care s rezulte sumele primite de la AMPOSDRU i cele pltite acestora, conform prevederilor din contractele de finanare.
Beneficiarul are obligaia de a pstra toate documentele originale, inclusiv documentele contabile, privind activitile i cheltuielile eligibile n vederea asigurrii unei piste de audit adecvate, n conformitate cu regulamentele comunitare i naionale. Toate documentele vor fi pstrate pn la 31.12.2021 cu posibilitatea prelungirii acestui termen pn la nchiderea oficial a POSDRU.
5.8.2 nregistrarea n contabilitate a operaiunilor aferente proiectului
Cadrul legal n vigoare Toi beneficiarii vor efectua nregistrri contabile sintetice i analitice, conform Legii contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare i ale OMFP Nr. 3055/2009 pentru aprobarea reglementrilor contabile conforme cu directivele europene. n plus, instituiile publice vor respecta prevederile OMFP 1917/2005 cu modificrile i completrile ulterioare (vezi OMFP 2169/2009), pentru aprobarea normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia, cu modificrile i completrile ulterioare. Asociaiile, fundaiile sau alte organizaii de acest fel, patronatele, organizaiile sindicale, cultele religioase, precum i alte persoane juridice nfiinate n baza unor legi speciale, n scopul desfurrii de activiti fr scop patrimonial, care au obligaia, potrivit legii, s conduc contabilitatea n partid dubl i s ntocmeasc situaii financiare anuale, vor respecta OMFP 1969/2007 privind aprobarea reglementrilor contabile pentru persoanele juridice fr scop patrimonial.
Toate operaiunile efectuate n cadrul proiectului, efectuate att de ctre beneciar ct i de partenerii acestuia din cadrul proiectului, vor fi reflectate n evidena contabil a beneficiarului i susinute de documente justificative.
114
Documentele justificative care stau la baza nregistrrilor n contabilitate angajeaz rspunderea persoanelor care le-au ntocmit, vizat i aprobat, precum i a celor care le-au nregistrat n contabilitate. Att beneficiarii ct i partenerii lor, au obligaia inerii evidenei contabile analitice prin utilizarea unor conturi analitice distincte.
Ce operaiuni se nregistreaz n contabilitate? Operaiunile contabile legate de Activitile Beneficiarului sunt, fr a se limita la: 1. nregistrarea facturii primite de la furnizor; 2. nregistrarea plii facturii ctre furnizor; 3. nregistrarea salariilor personalului care lucreaz n proiect; 4. nregistrarea plii salariilor ctre personalul implicat n proiect; 5. Recunoaterea activelor generate n cadrul proiectului; 6. Corecii financiare la nivel de contractori; 7. ncasarea sumelor din corecii financiare de ctre contractori; 8. Corecii financiare la nivel de proiect; 9. Plata sumelor aferente coreciilor financiare; 10. nregistrarea cererii de prefinanare; 11. nregistrarea primirii sumelor din prefinanare; 12. nregistrarea cererii de rambursare; 13. nregistrarea sumelor primite cu titlu de rambursare de la AMPOSDRU; 14. nregistrarea coreciilor financiare primite de la AM/OI; 15. nregistrarea veniturilor generate de proiect (dac e cazul); 16. nregistrarea operaiunilor legate de decontarea ntre parteneri.
VI. MONITORIZAREA I RAPORTAREA LA NIVELUL PROIECTULUI
6.1 Monitorizarea proiectelor
Ce este monitorizarea? Monitorizarea este o analiz periodic a resurselor, activitilor i rezultatelor proiectului. Procesul de monitorizare se bazeaz pe un sistem coerent de culegere de informaii (rapoarte, analize i indicatori).
115
Monitorizarea constituie un mecanism de analiza sistematic ce prezint evaluarea analitic a implementrii proiectului i const n colectarea, analiza datelor, comunicarea i utilizarea informaiilor obinute despre progresul proiectului.
De ce este necesar monitorizarea? Pentru c monitorizarea are la baz colectarea informaiilor, se poate spune c este n esen o descriere a situaiei la un moment dat. n timpul implementrii proiectului, monitorizarea asigur colectarea datelor ce vor genera informaii despre stadiul ndeplinirii obiectivelor i deci constituie o surs important de informaii privind leciile nvate pentru perioada urmtoare a implementrii proiectului precum i pentru alte proiecte sau politici n domeniu. Procesul permite managerului de proiect, personalului angajat, membrilor parteneriatului, factorilor interesai (stakeholders) precum i OIPOSDRU delegat/AMPOSDRU s identifice problemele poteniale nainte de apariia acestora sau imediat dup aceea. Implementarea unor masuri de monitorizare corespunzatoare d posibilitatea Beneficiarului s introduc msuri corective care s menin implementarea proiectului n starea de funcionare. Este deci important ca monitorizarea s fie perceput mai mult ca un instrument de management dect un mecanism de control. Pentru a permite realizarea acestei activiti n conformitate cu contractul de finanare nerambursabil, beneficiarii vor elabora utiliza instrumentele de monitorizare.
Care sunt instrumentele de monitorizare? Printre instrumentele de monitorizare la nivelul Beneficiarului, pot fi enumerate urmtoarele: 1. Pregtirea calendarelor lunare i urmrirea orarelor naintea fiecrei luni, pregtii unui program lunar cu toate evenimentele, ntlnirile, sosirile experilor internaionali, instruiri. Comparai programul prevzut cu graficul de activiti conform Cererii de Finanare La sfritul fiecrei luni schiai un raport de perfoman care s includ comentarii privind programul planificat i ce s-a realizat. 2. Asigurarea c toate livrabilele proiectului s-au finalizat la timp Verificai n mod regulat graficul de activiti conform Cererii de Finanare Informai-v n prealabil i reamintii partenerilor programarea n timp a activitilor mprtaii experiena i informaiile cu partenerii proiectului experiena dobndit din alte proiecte, etc Contactai permanent partenerii proiectului privind depunerea livrabilelor proiectului Colectai livrabilele proiectului i ndosariai-le n dosarul Managementului de Proiect
116
Colectai periodic rapoartele.
3. Participarea la pregatirea rapoartelor de activitate Verificai cu regularitate Planul Proiectului Fii n legatur permanent cu partenerii privind cerinele lor de raportare Colectai toate rapoartele tehnice imediat dup realizarea sarcinilor Pregatii cu dou sptmni nainte de termenul limit o schi a raportului care s cuprind ct mai multe informaii Pregtii tabelul realizrilor n comparaie cu planificarea
4. Pregtirea modelelor de raportare pentru activiti (inclusiv instruire, conferine, ntlniri, etc) Pentru fiecare activitate din proiectul dvs. pregtii un raport care s indice clar aspecte cum ar fi: Care au fost sarcinile de lucru Cine este responsabil pentru fiecare sarcin Ce resurse s-au utilizat Descrierea detaliat a msurilor adoptate Care a fost rspunsul prilor interesate Evaluarea realizrilor Recomandri pentru alte sarcini similare
117
Exemple de formate de monitorizare a resurselor Monitorizarea Resurselor pe fiecare activitate Activitatea 1 Activitatea 2 Activitatea 3 Costuri totale Expert 1 Expert 2 Resurse materiale 100 Lei 200 Lei 1000 Lei Buget disponibil Diferena
Luna 1
Tabelul monitorizarii resurselor pe fiecare lun
Activitatea 1 Activitatea 2 Activitatea 3 Total
Disponibil
Diferena
Expert 1 Expert 2 Resurse materiale
Monitorizarea utilizrii resurselor pe Activitate / Perioad Luna 1 Luna 2 Luna 3 Total Disponibil Diferena
Activitatea 1 Expert 1 Expert 2 Resurse materiale Activitatea 2 Expert 1 Expert 2 Resurse materiale
118
6.2 Raportul tehnico-financiar
Ce este raportul tehnico-financiar? Raportul tehnico-financiar un instrument de monitorizare att a activitilor proiectului, ct i a operaiunilor financiare derulate n perioada de raportare.
Ce conine raportul tehnico-financiar? Raportul tehnico-financiar se va ntocmi de ctre personalul responsabil din cadrul proiectului mpreun cu o echip de lucru cu sarcini clare, n conformitate cu progresul activitilor i nregistrrii operaiunilor financiar-contabile. Structura Raportului tehnico-financiar este urmtoarea:
1. REZUMATUL PROIECTULUI Obiectivul proiectului Domeniul major de intervenie Tipul proiectului Clasificarea domeniilor Locaia proiectului Obiective orizontale ale POSDRU Indicatori atini Grup int n perioada raportat
2. PROGRESUL PROIECTULUI Alte aspecte contractuale Calendar de raportare
3. PROGRESUL PROIECTULUI N PERIOADA RAPORTAT Activiti implementate pe parcursul perioadei de raportare Abateri de la planificarea iniial i motive Rezultate/realizri atinse pe perioada de raportare Abateri/ntrzieri n atingerea rezultatelor/realizrilor ateptate Sinteza implementrii urmtoarelor activiti (dup caz): Informare i publicitate Respectarea regulilor cu privire la egalitatea de anse Respectarea regulilor cu privire la mediu Stadiul implementrii recomandrilor formulate n cadrul altor vizite de verificare la faa locului
4. PROGRESUL PROIECTULUI PENTRU PERIOADA URMATOARE DE RAPORTARE
119
Activiti planificate pentru urmtoarea perioad de raportare Rezultate/realizri pentru urmtoarea perioad de raportare
5. OBSERVAII IMPORTANTE PENTRU SUCCESUL PROIECTULUI
Modelul Raportului tehnico-financiar il puteti obtine din anexa nr.3 a Instructiunii AMPOSDRU nr.30/2010.
Cnd i unde trebuie depus raportul tehnico-financiar?
Raportul tehnicofinanciar va fi depus la sediul AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat odat cu Cererile de Rambursare. Raportul tehnico-financiar va fi depus pe suport de hrtie. Pentru a facilita modul de raportare si monitorizare, beneficiarii proiectelor (strategice, granturi i ajutor de stat) POSDRU, aflate n implementare au obligaia de a ncrca n sistemul ActionWeb toate informaiile din formularele de nrergistrare a grupului int, completate de participanii la operaiunile co-finanate din FSE derulate n cadrul proiectelor i de a le corela cu indicatorii preconizai n proiect. (Instruciunea 42/2011) Informaiile din rapoartele tehnico-financiare depuse trebuie s corespund cu cele din sistemul ActionWeb (Instruciunea 42/2011). n vederea justificrii cheltuielilor efectuate n cadrul proiectului, Beneficiarii i Partenerii acestora vor ntocmi i vor pstra documentele justificative ntocmite de ctre Beneficiari/Parteneri i nu se vor anexa la cererile de rambursare Intermediare/Finale. AMPOSDRU/OIPOSDRU va verifica, cu ocazia efecturii vizitelor la faa locului, realitatea i acurateea informaiilor furnizate de ctre Beneficiari privind implementarea tehnic i financiar a proiectului, prin verificarea documentelor justificative suport deinute la sediul beneficiarului (Instruciunea nr.43/2011 privind simplificarea verificrilor administrative asupra cererilor de finanare).
6.3 Vizitele de monitorizare
Ce sunt vizitele de monitorizare? Vizitele de monitorizare sunt ntlniri oficiale, n vederea monitorizrii implementrii proiectului care au loc la sediul beneficiarului sau la locul de implementare al proiectului, n cadrul crora particip reprezentani ai Beneficiarului i reprezentani ai OIPOSDRU delegat/AMPOSDRU. Vizitele de monitorizare pot fi de mai multe tipuri: a) planificate, iniiate de ctre OIPOSDRU delegat/AMPOSDRU;
120
b) ad-hoc (anunate i neanunate), iniiate de ctre OIPOSDRU delegat/AMPOSDRU.
Care este scopul vizitelor de monitorizare? Scopul acestor vizite este verificarea conformitii ntre situaia descris n rapoarte i documentele aferente i situaia reala de la locul implementrii proiectului, n vederea prevenirii erorilor de implementare sau eventuale fraude i a limitrii efectelor eventualelor erori sau fraude deja nfptuite. De asemenea, n cadrul acestor vizite se vor discuta problemele aprute i msurile ntreprinse de Beneficiar pentru soluionarea acestora. Dup caz, vor fi recomandate beneficiarului posibile modaliti de eficientizare i/sau aciuni corective, care se vor consemna n Raportul de vizit. n plus, se vor consemna i diferenele ntre raportare i situaia de pe teren.
Cnd au loc vizitele de monitorizare periodice? Vizitele de monitorizare planificate au loc cel puin o data pentru toate proiectele, pe durata fiecrui an de implementare a acestora. AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat va efectua vizite de monitorizare planificate pentru toate proiectele care nu au intrat n eantionul de verificare la faa locului. Planul vizitelor de monitorizare periodice se ntocmete anual i conine o planificare pe luni a vizitelor care urmeaz a se efectua, locaia vizitelor i persoanele propuse s participe. Beneficiarul va fi ntiinat n scris cu 10 zile nainte de efectuarea vizitei, n vederea asigurrii condiiilor necesare efecturii vizitei i a disponibilitii personalului implicat n proiect (manager de proiect, responsabil financiar, coordonator, etc), precum i a documentelor justificative (liste de prezen, materiale elaborate n cadrul proiectului, etc.). Vizitele de monitorizare periodice efectuate de OIPOSDRU delegat/AMPOSDRU au ca obiectiv verificarea aspectelor tehnice privind implementarea proiectelor.
Cnd au loc vizitele de monitorizare ad-hoc? Vizitele de monitorizare ad-hoc sunt iniiate de ctre AMPOSDRU/OIPOSDRU, i pot fi anunate sau neanunate. Vizita de monitorizare ad-hoc poate avea loc de fiecare dat cnd se consider necesar verificarea realitii activitilor aflate n derulare i/sau dac apar probleme deosebite n implementarea proiectului care trebuie constatate la locul de implementare (de exemplu nerespectarea termenelor de transmitere al clarificrilor solicitate, verificarea unei activiti a proiectului n timpul derulrii acesteia, etc).
121
Vizita de monitorizare ad-hoc anunat se desfoar la sediul beneficiarului/locul de implementare al proiectului/locul de desfurare al activitilor pentru a verifica conformitatea ntre situaia descris n rapoarte/documente i situaia real de la locul implementrii proiectului. Vizitele de monitorizare ad-hoc vizeaz n mod special urmtoarele elemente: autenticitatea proiectului, respectarea termenului prevzut pentru executarea activitilor, furnizarea bunurilor/serviciilor, gradul de executare al proiectului, respectarea regulilor comunitare cu privire la publicitate, respectarea temelor orizontale asumate n cadrul proiectului.
Ce este Raportul de vizit? Raportul de vizit este un document oficial, ntocmit de ctre reprezentanii OIPOSDRU delegat/AMPOSDRU, pe baza observaiilor directe, a discuiilor cu reprezentanii Beneficiarilor i a documentelor prezentate i verificate i propune Beneficiarului msuri corective ce trebuie adoptate n vederea unei bune implementri. Raportul de vizit cuprinde o prezentare a stadiului implementrii proiectului la momentul vizitei, justificri pentru abaterile/ntrzierile de la calendarul i/sau condiiile contractului de finanare i concluziile vizitelor de monitorizare cu eventuale recomandri i termene de ndeplinire a acestora.
Problemele identificate n timpul vizitelor de monitorizare sunt nregistrate i expuse n mod corespunztor n Raportul de vizit, conform unui model standard, stabilindu-se metodele de corectare-prevenire a acestora n cadrul tabelului privind monitorizarea aciunilor subsecvente vizitei de monitorizare.
Monitorizarea msurilor corective se realizeaz de AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat prin intemediul tabelului privind monitorizarea aciunilor subsecvente vizitei de monitorizare, completat de ctre beneficiar n momentul implementrii recomandrii.
De asemenea, monitorizarea msurilor corective se realizeaz i prin completarea de ctre Beneficiar a seciunii dedicate din cadrul Raportului Tehnico Financiar anexat cererii de rambursare.
Raportul de vizit va fi completat de ctre reprezentanii OIPOSDRU/AMPOSDRU i va fi transmis Beneficiarului, spre informare, n maximum 15 zile calendaristice de la data efecturii vizitei. Dup primirea acestui document, n termen de 5 zile calendaristice de la data primirii Raportului, Beneficiarul poate transmite observaii i comentarii cu privire la informaiile prezentate n cuprinsul Raportului.
122
6.4 Nerealizarea indicatorilor de monitorizare
Conform contractului de finantare, AMPOSDRU si rezerv dreptul de a diminua corespunztor finanarea acordat n situaia n care indicatorii tehnici ai Proiectului prevzui n cererea de finanare sunt nendepliniti i/sau nerealizai conform cererii de finanare aprobate.
VII. MODIFICAREA CONTRACTELOR

Dac circumstanele care afecteaz implementarea proiectului s-au modificat substanial de la data semnrii contractului, atunci contractul i anexele acestuia pot fi modificate n conformitate cu Articolul 12 Modificri i completri la contract, cu acordul ambelor pri, prin aprobarea unei notificri sau prin ncheierea unui act adiional. Fac excepie modificrile determinate de schimbri n legislaia naional i european care vor fi efectuate de AMPOSDRU fr a fi necesar n prealabil acordul beneficiarului. n acest caz modificrile vor intra n vigoare la data menionat de actul respectiv . n situaia modificrilor determinate de schimbri n legislaia naional, AMPOSDRU sau OIPOSDRU delegat va notifica beneficiarul n acest sens. (Decizia AMPOSDRU nr.53/2010) Cererea pentru ntocmirea unui Act Adiional i/sau Notificarea vor fi elaborate de ctre dumneavoastr n calitate de Beneficiar i naintate ctre AMPOSDRU / OIPOSDRU delegat. Pentru contractele de finanare semnate de AMPOSDRU cu beneficiarii, aferente domeniilor majore de intervenie a cror gestiune a fost delegat ctre OIPOSDRU responsabil, conform acordurilor de delegare de funcii, beneficiarii au obligaia de a depune actele adiionale i notificrile la registratura OIPOSDRU responsabil (Instruciunea nr.44/2011). Notificrile i actele adiionale, precum i clarificrile transmise de beneficiari, aferente modificrilor contractuale nu vor fi luate n considerare de AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil dac sunt transmise prin fax sau e-mail (Instruciunea nr.44/2011). Beneficiarii au obligaia de a depune actele adiionale n dou exemplare originale, ndosariate (dosar plastic cu in), conform instruciunilor aplicabile, n format tiprit, fr tersturi, numai nsoite de memoriul justificativ nregistrat la sediul beneficiarului, semnat de ctre reprezentantul legal sau mputernicit al acestuia i tampilat corespunztor. n cazul n care va semna persoana mputernicit, se va ataa la fiecare doasr al actului adiional, o copie a mputernicirii/ deciziei. Actele adiionale de modificare a contractului de finanare vor fi supuse procesului de verificare de ctre AMPOSDRU / OIPOSDRU responsabil numai dac respect condiiile menionate mai sus i vor fi nregistrate la registratura AMPOSDRU / OIPOSDRU responsabil. (Instruciunea nr.44/2011)
123
Notificarea se depune la sediul AMPOSDRU / OIPOSDRU responsabil ntr-un singur exemplar, ndosariat (dosar plastic cu in), conform instruciunilor aplicabil, n format tiprit, fr tersturi, semnat de ctre reprezentantul legal sau mputernicit al acestuia i tamplilat corespunztor. n cazul n care va semna persoana mputernicit, se va ataa la fiecare doasr al actului adiional, o copie a mputernicirii/ deciziei. Notificrile de modificare a contractului de finanare vor fi supuse procesului de verificare de ctre AMPOSDRU / OIPOSDRU responsabil numai dac respect condiiile menionate mai sus i vor fi nregistrate la registratura AMPOSDRU / OIPOSDRU responsabil. Pentru realizarea activitilor n avans fa de graficul de implementare propus n cererea de finanare, beneficiarul va notifica AMPOSDRU / OIPOSDRU responsabil n condiiile prevzute de contractul de finanare. (Instruciunea nr.44/2011) Modelele de act adiional i de notificare pentru modificarea contractului le putei gsi n anexele 1 i 2 ale Instruciunii AMPOSDRU nr.17/2010.
Ce trebuie avut n vedere cnd se ntocmete un act adiional? Beneficiarului are obligaia de a solicita ncheierea unui act adiional, n situaiile prevzute n contractul de finanare, art. 9 Drepturile i obligaiile prilor, A. Drepturile i obligaiile Beneficiarului n situaia n care pe durata de implementare a proiectului intervin modificari ale acordului de parteneriat, beneficiarul trebuie sa depuna act aditional la contractul de finantare, luand in considerare urmatoarele aspecte: Nu se admite retragerea unui partener din parteneriat, fr nlocuirea acestuia cu un alt partener, diferit de membrii parteneriatului iniial. Nu se admite introducerea unui partener suplimentar n parteneriat (creterea numrului de parteneri), n raport de numrul de parteneri iniial, deoarece ar pune n discuie parteneriatul depus iniial i evaluat. (Instruciunea AMPOSDRU nr.31/2010) Nu se admite nlocuirea beneficiarului finanrii nerambursabile (liderul de parteneriat), semnatar al contractului de finanare, cu unul din parteneri sau cu alt entitate cu personalitate juridic. Fac excepie situaiile n care entitatea cu personalitate juridic semnatar a contractului (beneficiarul) este preluat, indiferent de modalitatea juridic a prelurii (exemple restructurare, comasare, absorbie, desfiinare cu preluarea atribuiilor de ctre o alt structur public cu personalitate juridic, etc.) de alt entitate juridic, succesoare n drepturi i obligaii, cu condiia precizrii explicite a acestui aspect i asigurarea/ dovedirea eligibilitii succesorului conform prevederilor Ghidului Solicitantului aplicabil. (Instruciunea AMPOSDRU nr.31/2010) Cu caracter excepional, se poate admite nlocuirea beneficiarului finanrii
nerambursabile i n situaiile n care beneficiari/ parteneri principali sunt instituii/
124
structuri cu statut internaional confirmat de Ministerul de Externe (exemple Programul Naiunilor Unite pentru Dezvoltare, Crucea roie, Semiluna Roie, OIM, etc.) n cazul modificrii statutului internaionalal acestor organizaii , care ar afecta statutul reprezentanei cu personalitate juridic din Romnia sau al existenei unor necorelri ntre statutul reglementat al acestor organizaii i legislaia naional aplicabil. (Instruciunea AMPOSDRU nr.37/2010) Cu caracter excepional, se poate admite nlocuirea beneficiarului finanrii nerambursabile sau partenerilor din proiect i modificarea acordurilor de parteneriat depuse n situaiile n care beneficiar/ partener principal este Primria, Consiliul Local sau Judeean cu Unitatea Adminsitrativ-Teritorial aferent acestora, respectiv comuna, oraul, municipiul sau judeul, dup caz, n conformitate cu prevedrile art.20 i 21 din Legea 215/2011 cu modificrile i completrile ulterioare. (Instruciunea AMPOSDRU nr.37/2010) Modificarea acordului de parteneriat, anex la contractul de finanare, se poate realiza prin prezentarea unei forme actualizate a acordului de parteneriat, cuprinznd toate modificrile necesare, semnat i tampilat de toi partenerii. Beneficiarul are obligaia de a prezenta documentul original cu propunerea de modificare, precum i o copie a ultimei variante aprobat de AMPOSDRU / OIPOSDRU responsabil. n cazul n care modificarea acordului de parteneriat intervine ca urmare a nlocuirii unui partener, liderul de
parteneriat va respecta n alegerea partenerului, prevederile legislaiei n vigoare, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i instruciunile emise de AMPOSDRU. (Instruciunea AMPOSDRU nr.44/2011) b) solicitarea utilizrii sumei alocate pentru rezerva de contingen, pentru suma care depete limita a 15% ntre capitolele bugetare; c) modificarea indicatorilor. n situaii bine justificate, atunci cnd exist dificulti n selectarea numrului de persoane propus de beneficiar n cadrul grupului int, aa cum a fost specificat n cadrul cererii de finanare, beneficiarul va putea solicita prin act adiional o modificare sau reducere a indicatorilor propui pentru grupul int n maximum 25% din valoarea stabilit iniial. Aceast reducere a
numrului de persoane din cadrul grupului int va determina i o reducere corespunztoare a valorii totale eligibile a proiectului. Beneficiarii pot solicita modificarea indicatorilor afereni cererilor de finanare aprobate sau a caracteristicilor grupului int numai prin act adiional. Aceast modificare trebuie nsoit de o justificare temeinic, doar n limitele i n conformitate cu prevederile contractului de finanare. De asemenea, beneficiarul va transmite odat cu propunerea de act adiional, o versiune revizuit a seciunii indicatori sau grup int , semnat i tampilat de reprezentantul legal, pe fiecare pagin i va purta n antet datele de identificare ale proiectului. Versiunea revizuit va deveni
125
anex a contractului de finanare dac propunerea de modificare sau corectare a indicatorilor sau grupului int este aprobat. (Instruciunea AMPOSDRU nr.44/2011). d) Corectarea erorilor de redactare/ introducere a cifrelor n sistemul informatic, introducerea de noi categorii de grup int sau modificarea caracteristicilor grupului int fac obiectul unei propuneri de act adiional la contractul de finanare, justificate corespunztor. (Decizia AMPOSDRU nr.53/2010)
Atenie! n cazul n care se solicit modificarea contractului prin notificare, n loc de act adiional, cum ar fi cazul, conform prevederilor contractului de finanare AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil va respinge notificarea transmis, fr a fi necesar s transmit clarificri n prealabil. (Instruciunea AMPOSDRU nr.44/2011).
Atenie! Pot fi depuse de beneficiari acte adiionale i notificri n perioada cuprins ntre momentul semnrii contractelor de finanare i momentul nceperii implementrii contractului. (Instruciunea AMPOSDRU nr.44/2011).
Atenie! Orice alt situatie care nu a fost menionat distinct n cadrul Contractului de Finanare, i care ar putea duce la modificarea clauzelor contractuale, beneficiarul are obligaia de a solicita AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat un punct de vedere oficial.
Atenie! Modificarea contractului prin act adiional este o activitate care consum timp. De aceea v rugm s iniiai actul adiional cu cel puin 30 de zile nainte de data la care modificarea pe care o solicitai trebuie s i produc efectele.
La naintarea propunerilor de acte adiionale v rugm s inei cont de urmtoarele principii: orice modificare a contractului trebuie s aib n vedere atingerea obiectivelor proiectului orice modificare neaprobat este neeligibil
126
solicitarea dumneavoastr de modificare a contractului nu va fi automat acceptat de ctre OIPOSDRU/AMPOSDRU. Pentru modificarea contractului trebuie s existe motive bine justificate. OIPOSDRU/AMPOSDRU vor examina motivele oferite i vor respinge cererile privind modificri ale contractelor care nu au susinere sau care sunt irelevante;
un act adiional nu poate avea scopul sau efectul de a produce schimbri n contract care ar pune n discuie decizia de acordare a finanrii nerambursabile sau ar fi contrare principiului tratamentului egal al beneficiarilor;
modificrile contractului pot fi realizate numai n perioada de execuie a contractului / perioada de implementare a proiectului i nu vor avea efecte retroactive. Niciun fel de modificare nu este posibil dup finalizarea duratei de implementare a contractului;
valoarea maxim a finanrii nerambursabile aa cum este ea stipulat n contract nu poate fi majorat; durata de implementare a unui proiect nu poate fi extins peste durata maxim de implementare stabilit n Ghidul Solicitantului pentru schema de finanare aferent. scopul actului adiional trebuie s urmreasc natura i obiectivele iniiale ale contractului. Orice act adiional privind modificarea bugetului trebuie s includ toate modificrile propuse, precum i noua anex 4 Bugetul proiectului, datat, semnat i tampilat.
depirea bugetului se face pe cheltuiala beneficiarului ultima cerere de modificare a contractului se va depune cu 60 de zile nainte de ultima zi de implementare a proiectului.
Ce documente sunt necesare pentru transmiterea spre aprobare a unui act adiional? Pentru a facilita aprobarea solicitrilor dumneavoastr de modificare a contractului prin intermediul unui act adiional este necesar s transmitei ctre OIPOSDRU delegat /AMPOSDRU urmtoarele documente: memoriu justificativ - n 2 exemplare originale (unul pentru beneficiar, unul pentru AMPOSDRU sau OIPOSDRU delegat), datate i semnate de reprezentantul legal.
Foarte important! Pentru ca OIPOSDRU/AMPOSDRU s poat analiza i aproba solicitarea, este necesar ca acest memoriu s includ urmtoarele informaii: prezentarea situaiei aprute; propunerea de modificare a contractului, care va cuprinde 2 sub-seciuni: elementul iniial i
127
elementul de modificat dac se dorete modificarea bugetului, se vor prezenta modificrile propuse pentru fiecare linie de buget; argumentele aduse n favoarea ncheierii actului adiional, certificnd faptul c nu sunt afectate n sens negativ obiectivele i scopul proiectului i nici indicatorii prevzui iniial;
Memoriul justificativ va explica n detaliu, coninutul modificrilor solicitate, ca i impactul asupra anexelor contractului de finanare aprobat, precum i un scurt istoric al modificrilor contractuale aprobate anterior de ctre AMPOSDRU/ OIPOSDRU responsabil (evidenierea succint a principalelor modificri aduse de toate actele adiionale / notificrile aprobate anterior). La dosarul actului adiional se vor ataa n original att versiunea anexelor supuse spre aprobare semnate i tampilate n original, ct i o copie a ultimei versiuni a anexei aprobat de ctre AMPOSDRU/ OIPOSDRU responsabil. (Instruciunea nr.44/2011).
Actele adiionale privind estimarea TVA, iniiate de ctre beneficiar, conform prevederilor contractului de finanare i ntocmite prin respectarea Instruciunii nr.12/2010, determinate de o reevaluare (n plus sau n minus, dup caz), pe parcursul implementrii proiectului, a sumei iniiale estimate ntr-un prim act adiional de TVA, vor fi nsoite n mod obligatoriu de o adres de naintare prin care se va specifica faptul c suma TVA estimat iniial se impune a fi suplimentat / diminuat cu o anumit valoare, majornd / diminund valoarea total solicitat i aprobat anterior. Astfel, noua not de fundamentare i respectiv noul act adiional aferent, se vor ntocmi cu noua valoare total estimat a ntregului TVA aferent proiectului. Adresa ataat are ca scop evitarea de ctre AMPOSDRU/ OIPOSDRU responsabil a dublrilor de sume, angajnd, astfel, doar diferenele de TVA rezultate din estimrile precedente (diferena ntre actualul estimat i cel anterior). Dac au fost transmise mai multe acte adiionale de estimare a valorii totale a TVA pe proiect, n adresa ataat se vor meniona toate actele adiionale anterioare celui actual. (Instruciunea AMPOSDRU nr.44/2011.)
Foarte important! V rugm s nsoii solicitarea de modificare contractual prin act adiional de toate documentele justificative care susin afirmaiile dumneavoastr din memoriul justificativ.
V rugm s reinei! Actul adiional va fi considerat valabil ncheiat, va intra n vigoare i va produce efecte dac a fost semnat i
128
tampilat de reprezentantul legal al beneficiarului i, ulterior, semnat i tampilat i de ctre reprezentantul legal al AMPOSDRU.(Decizia AMPOSDRU nr.53/2010)
V rugm s nu efectuai cheltuieli care deriv din modificarea solicitat nainte de data aprobrii acesteia deoarece aceste cheltuieli vor fi declarate neeligibile.
Dup semnarea de ctre AMPOSDRU/ OIPOSDRU delgat a actului adiional, un exemplar original va fi arhivat de ctre AMPOSDRU/ OIPOSDRU deleagt i un exemplar original va fi remis Beneficiarului.
Conform Art. 12 Modificri i completri la contract, Beneficiarul trebuie s informeze AMPOSDRU despre orice situaie care poate determina ntrzierea executrii Contractului n termen de 5 (cinci) zile de la data lurii la cunotin despre aceasta. Beneficiarul poate solicita, cu cel puin 60 de zile nainte de sfritul perioadei de implementare a Proiectului, prelungirea duratei Contractului cu respectarea duratei maxime de implementare a proiectului specificat n Ghidul solicitantului fr a afecta bugetul proiectului. Beneficiarul va transmite solicitarea nsoit de documente justificative.
Ce putei modifica n contract folosind Notificrile ? Beneficiarul are obligaia de a notifica n scris AMPOSDRU sau OIPOSDRU delegat , n situaiile prev[yute ]n contractul de finantare, Articolul 9 Drepturile i obligaiile prilor, A. Drepturile i obligaiile Beneficiarului Orice notificare transmis de Beneficiar ctre AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat n conformitate cu prevederile art. 9A alin. (12) din contractul de finantare, va fi considerat valabil numai dac a fost fcut n scris, n conformitate cu prevederile Ghidului solicitantului i/sau cu instruciunile/deciziile AMPOSDRU, semnat de ctre reprezentantul legal i stampilat corespunztor. Pentru modificarea sau introducerea membrilor echipei de management sau experilor pe termen lung este necesar actualizarea i transmiterea tabelului centralizator al echipei de management i al experilor pe termen lung, varianta revizuit fiind transmis n original, varianta iniial/ultima variant fiind transmis n copie. Prezentarea CV-urilor aferente persoanelor nlocuite vor fi transmise n copie i a celor nou introduse vor fi transmise n original semnate i datate de titulari. Se vor prezenta n copie, conform cu originalul, diplome, adeverine, sau alte documente legate de justificarea CV-urilor persoanelor propuse n proiect. Beneficiarul i partenerii neleg i accept faptul c declaraiile false sau informaiile false n documentele remise AMPOSDRU/ OIPOSDRU delegat, inclusiv n CV-uri, intr sub incidena legii penale. Aspectele care fac obiectul unei notificri pot fi supuse aprobrii AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat i prin act adiional, caz n care propunerile formulate nu vor fi respinse i vor fi supuse regulilor aplicabile aprobrii actelor adiionale la contractul de finanare.
129
Notificarea va fi considerat valabil ncheiat, va intra n vigoare i va produce efecte juridice doar dup confirmarea scris privind aprobarea acesteia, prin adres oficial transmis de AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat beneficiarului, n termen de maxim 15 zile de la data nregistrrii notificrii la sediul AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, dac nu sunt formulate obiecii/clarificri cu privire la modificarea solicitat. Dac sunt formulate obiecii/clarificri cu privire la modificarea solicitat, inclusiv prin e-mail, Beneficiarul va proceda conform solicitrilor formulate de AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat. Dac beneficiarul furnizeaz clarificrile solicitate n termen de 5 zile de la data solicitrii acestor clarificri de ctre AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, termenul n care notificarea propus va produce efecte juridice nu se va reseta. Perioada cuprins ntre data solicitrii clarificrilor i data nregistrrii acestora la registratura AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, se consider perioada suspendat. Dac beneficiarul nu furnizeaz clarificrile solicitate n termen de maxim 5 zile de la data solicitrii acestora de ctre AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, termenul de analiz a notificrii se reseteaz. In acest caz, AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat va transmite beneficiarului confirmarea scris privind aprobarea notificrii n termen de maxim 15 zile de la data nregistrrii clarificrilor solicitate, la registratura AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, doar dac documentele transmise sunt conform cerinelor. n situaia n care AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat respinge modificrile contractuale solicitate prin notificare, beneficiarul va fi informat prin adres oficial cu privire la respingerea acesteia, respectnd termenele impuse prin prezentul contract de finanare i ale instruciunilor/deciziilor emise de AMPOSDRU. n cazul n care beneficiarul nu depune la registratura AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat clarificrile solicitate n termen de maxim 20 zile de la emiterea acestora, OIPOSDRU delegat va respinge de drept notificarea, informnd beneficiarul prin adres oficial.
Ex: documente justificative pentru schimbarea managerului de proiect: CV-ul persoanei nou introduse n proiect, n original, semnat i datat, precum CV-ul persoanei nlocuite, n copie. documente justificative relevante pentru susinerea competenelor din CV-uri, n copie, cum ar fi: diplome de studii, diplome de certificare pentru diferite cursuri, adeverine, etc. Fia postului actualizata
130
V rugm s reinei c: 1. Este obligatorie notificarea experilor pe termen lung introdui n proiect i ulterior nlocuirea acestora, ct i modificarea echipei de management, cu respectarea criteriilor menionate n cererea de finanare. Pentru justificare, se va transmite AMPOSDRU /OIPOSDRU responsabil CV-ul persoanei nou introduse n proiect, n orihginal, semnat i datat, precum i CV-ul persoanei nlocuite, n copie. Se vor depune documente justificative pentru susinerea comptenelor din CVuri, n copie, cum ar fi: diplome de studii, diplome de certificare pentru diferite cursuri, adeverine, etc. (Instruciunea AMPOSDRU nr.44/2011).
2. n cazul n care este necesar schimbarea unor membri ai echipei de implementare experiena profesional a celor propui pentru a intra n proiect trebuie s fie cel puin echivalent cu experiena profesional a celor care prsesc proiectul.
3. Ca i n cazul actelor adiionale, dumneavoastr trebuie s ataai la notificare toate documentele justificative care s sprijine modificarea.
Orice notificare transmis de Beneficiar ctre AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, va fi considerat valabil numai dac a fost fcut n scris n conformitate cu formatul standard din Intsruciunea AMPOSDRU nr.17/2010, semnat de ctre reprezentantul legal si stampilat corespunztor. Beneficiarul va considera notificarea aprobat tacit dac n termen de 15 (cincisprezece) zile de la data nregistrrii la sediul AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil, nu sunt formulate obieciuni cu privire la modificarea solicitat. n cazul n care AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil solicit clarificri cu privire la notificare, inclusiv prin e-mail, iar Beneficiarul furnizeaz aceste clarificri n termen de maxim 5 zile, perioada cuprins ntre data solicitrii clarificrilor i data nregistrrii acestora la registratura AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil, se consider perioad suspendat. Dac beneficiarul nu furnizeaz
clarificrile solicitate n termen de maxim 5 zile de la data solicitrii acestora de AMPOSDRU/ OIPOSDRU responsabil, termenul de analiz a notificrii se reseteaz. n acest caz, notificarea va produce efecte n termen de maxim 15 zile de la data nregistrrii primirii clarificrilor solicitate, la registratura AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil, doar dac documentele sunt transmise conform cerinelor. n cazul n care beneficiarul nu depune la registratura AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil clarificrile solicitate n maxim 20 de zile de la emiterea acestora, AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil va respinge de drept notificarea, fr ndeplinirea altor formaliti.
Exemplu: AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil solicit clarificri n a 12-a zi de la dat depunerii notificrii. Din ziua a 12-a se suspend termenul de 15 zile, pentru o perioad de maxim 5 zile. n cazul n care
131
beneficiarul depune i nregistreaz la registratura AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil, clarificrile solicitate n ziua a 4-a, aferent perioadei de suspendare, iar documentele sunt transmise conform solicitrilo, notificarea va fi aprobat de ctre AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil, cel trziu n a 19-a zi de la data depunerii notificrii iniiale. Menionm c data nregistrrii clarificrilor la registratura AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil nu va fi luat n calculul celor 5 zile acordate perioadei de suspendare. (Instruciunea AMPOSDRU nr.44/2011).
Beneficiarii de finanare nerambursabil POSDRU pot depune la AMPOSDRU responsabil acte adiionale/ notificri de modificare ale contractului de finanare ori de cte ori este necesar, fr a se atepta aprobarea celor anterior depuse. Singura excepie de la aceast regul general se va face n cazurile n care coninutul unui nou act adiional / notificare depinde de aprobarea celor anterioare, depuse spre aprobare (cum ar fi, de exemplu, cele coninnd modificri ce vizeaz realocri bugetare ntre linii bugetare sau, chiar n interiorul acestora, etc.). n aceste cazuri, noul act adiional / notificare va putea fi depus doar dup aprobarea celui precedent, care l condiioneaz. Aprobarea acestor documente se va face cu obligativitatea respectrii stricte a condiiilor de form, coninut i justificare, obligatorii pentru fiecare act adiioinal / notificare n parte. n cazul n care un act adiional sau o notificare sunt respinse de ctre AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil, Beneficiarul nu va aloca urmtoarelor modificri contractuale, numrul actului adiional sau a notificrii care a fost respins/ respins.
AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil nu are dreptul de a respinge actul adiional/ notificarea pentru motive cum ar fi: lipsa antetului / neincluderea n antet a siglei OIPOSDRU responsabil; neutilizarea diacriticelor; unificarea modificrilor de contract solicitae de beneficiar ntr-o singur modificare sau un singur act adiional. (Instruciunea nr.44/2011)
VIII. ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Beneficiarul unui proiect finanat din instrumente structurale are obligaia ndosarierii i pstrrii n bune condiii a tuturor documentelor aferente proiectului, conform prevederilor Regulamentului (CE) nr. 1083/2006.
n cazul nerespectrii obligaiei de ndosariere i pstrre n bune condiii a tuturor documentelor aferente proiectului, Beneficiarul este obligat s restituie ntreaga sum primit, aferent proiectului, reprezentnd
132
asisten financiar nerambursabil din instrumente structurale, co-finanarea i finanarea contravalorii taxei pe valoarea adugat pltite din fonduri de la bugetul de stat, dup caz, inclusiv dobnzile/penalizrile aferente.
Toate documentele referitoare la implementarea proiectului aprobat spre finanare n cadrul POSDRU trebuie s fie arhivate de ctre dumneavoastr, n calitate de Beneficiar, n spaii special amenajate i destinate acestui scop, asigurnd pstrarea unei piste de audit corespunztoare a operaiunilor efectuate pentru implementarea proiectului. Spaiul destinat arhivrii va fi astfel amenajat nct s se asigure pstrarea n bune condiii a documentelor, s se evite distrugerea intenionat/accidental sau sustragerea neautorizat a acestora.
Astfel, n calitate de beneficiar, trebuie s asigurai n mod obligatoriu arhivarea urmtoarelor documente: documente referitoare la solicitarea finanrii proiectului n cadrul POSDRU i la aprobarea acesteia de ctre AMPOSDRU (cererea de finanare, anexele acesteia, contractul de finanare); documente referitoare la procedurile de achiziii publice derulate n cadrul proiectului aprobat i care constituie baza legal pentru efectuarea unor cheltuieli care vor fi solicitate spre rambursare n cadrul POS DRU; documente referitoare la implementarea proiectului, la verificrile efectuate, la fiecare dintre rezultatele obinute; facturi i documente cu valoare probatorie similar, documentele justificative pentru acestea, liste de verificare, documente de plat; cereri de prefinanare i de rambursare a cheltuielilor i toate rapoartele elaborate pentru proiect (raport tehnic trimestrial, raport trimestrial de nereguli, raport tehnico-financiar); rapoarte de audit i de control ntocmite ca urmare a misiunilor efectuate de structuri interne sau externe de audit sau control; documente contabile conform prevederilor legale.
n conformitate cu prevederile art. 19 al Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006, documentele vor fi arhivate ntr-una din urmtoarele forme: originale; fotocopii ale documentelor originale (certificate conform cu originalul de ctre persoana care a fotocopiat documentul); microfie ale documentelor originale; documente care exist doar n format electronic (n acest caz, n calitate de beneficiar, v vei asigura c sistemul informatic respect cerinele de securitate conform standardelor acceptate).
133
Pstrarea documentelor se realizeaz att pe parcursul, ct i dup expirarea perioadei de implementare a proiectului, pn la data de 31.12.2021, cu posibilitatea prelungirii acestui termen pn la nchiderea oficial a POSDRU.
134
IX. INFORMARE I PUBLICITATE
n calitate de beneficiar al asistenei financiare nerambursabile prin POSDRU avei obligaia de a: a) asigura vizibilitatea adecvat, transparena i promovarea corespunztoare a proiectului, a obiectivelor i rezultatelor obinute; b) asigura resurse financiare corespunzatoare pt activitatile si produsele de informare si comunicare; c) notifica n mod clar i prin mijloace adecvate faptul c proiectul implementat a fost selectat n cadrul Programului Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 cofinanat din Fondul Social European; d) asigura permanent informarea tuturor prilor implicate n proiect cu privire la finanarea obinut i la rezultatele proiectului, cu menionarea faptului c acordarea cofinanrii s-a realizat prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane, din Fondul Social European (Decizia AMPOSDRU nr.53/2010); e) asigura c orice document, inclusiv certificatele de participare sau diplomele, obinute n cadrul proiectului, vor include un paragraf sau o meniune care s fac referire la faptul c proiectul este cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 nsoit de expresia Investete n oameni!;f) asigura informarea opiniei publice prin mijloace de informare adecvate privind asistena financiar nerambursabil obinut din fondurile europene;
Important! Acceptarea finanrii din FSE presupune includerea dumneavoastr n lista beneficiarilor publicat de ctre AMPOSDRU i/sau OIPOSDRU delegat n conformitate cu prevederile art.7(2) punctul d) din Regulamentul (CE) nr. 1828/2006, cu modificrile i completrile ulterioare. AMPOSDRU i OI public electronic, pe pagina de internet www.fseromania.ro, pe pagina de internet a OIPOSDRU delegat i prin alte mijloace necesare i adecvate, lista beneficiarilor, numele operaiunilor i nivelul finanrii publice alocat acestora.
Responsabilitile dumneavoastr n calitate de beneficiar sunt prevzute de art.69 din Regulamentul Consiliului (CE) nr.1083/2006 de stabilire a prevederilor generale privind Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune i de abrogare a Regulamentului (CE) nr.1260/1999, cu modificrile i completrile ulterioare i de art.8 i art.9 din Regulamentul Comisiei (CE) nr.1828/2006 privind stabilirea regulilor pentru implementarea Regulamentului Consiliului (CE)
135
nr.1083/2006 de stabilire a prevederilor generale ale Fondului European de Dezvoltare Regional, Fondului Social European i Fondului de Coeziune, prevederi preluate i n contractul de finanare, cu modificrile i completrile ulterioare.
n acest sens, n calitate de beneficiar suntei responsabil pentru realizarea msurilor de informare i publicitate prevzute de regulamentele anterior menionate, cu respectarea tutoror obligatiilor de la litera a) f) enumerate mai sus.
Msurile de informare i publicitate pe care trebuie s le realizai, n calitate de beneficiar, vizeaz aspecte legate de utilizarea: (a) sigla, Uniunii Europene, n conformitate cu standardele grafice prevzute de regulamentele comunitare, (stabilite n Anexa 1 a Regulamentului (CE) nr.1828/2006, cu modificrile i completrile ulterioare), nsoit de textul UNIUNEA EUROPEAN (cu majuscule); Decizia AMPOSDRU nr.53/2010 (b) sigla Guvernului Romniei, nsoit de textul GUVERNUL ROMNIEI, MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI, PROTECIEI SOCIALE SI PERSOANELOR VARSTNICE AMPOSDRU (cu majuscule); Decizia AMPOSDRU nr.53/2010 (c) (d) (e) sigla Instrumentelor Structurale n Romnia cu textul Instrumente Structurale 2007 - 2013; sigla Fondul Social Euroepan cu textul Fondul Social Euroepan POSDRU 2007 - 2013; declaraia Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013 nsoit de expresia Investete n oameni!.
Pentru obiecte promoionale mici, punctele (b), (c), (d) i (e) nu se vor aplica.
Regulile de vizibilitate stabilite pentru toate activitile de informare i publicitate sunt cuprinse n Manualul de Identitate Vizual POSDRU 2007-2013, actualizat, manual publicat pe site-ul www.fseromania.ro n calitate de Beneficiar avei obligativitatea de a respecta prevederile acestui Manual.
n cadrul capitolului IV Fonturi, Elemente generale de redactare din Manualul de Identitate Vizual, fontul ales (Arial) i mrimile fonturilor utilizate pentru redactarea textelor, rspectiv 24 pentru titlul principal, 18n pentru titlul secundar, 16 pentru titlul intermediar i 14 pentru paragraf au titlu de recomandare i nu sunt obligatorii pentru beneficiarii POSDRU/ Organismele Intermediare POSDRU/ Autoritatea de Management pentru POSDRU. Se impune doar utilizarea unui font i a unor mrimi adecvate, care s asigure vizibilitatea textului redactat. (Instruciunea AMPOSDRU nr.36/2010)
136
Capitolul V- Reguli specifice de identitate, prevede obligativitatea consultrii prealabile a Organismului Intermediar/ Autoritii de Management/ Autoritii pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale pentru urmtoarele produse: 1. Sigl special 2. Conceptul pentru campaniile publice 3. Site-uri Internet 4. Materiale video / audio. (Instruciunea AMPOSDRU nr.36/2010)
Avnd n vedere acordurile de delegare de funcii, ncheiate ntre AMPOSDRU i Organismele Intermediare pentru POSDRU, prin care acestea au devenit responsabile cu gestionarea de proiecte de grant, strategice i scheme de ajutor de stat i de minimis n cadrul mai multor domenii majore de intervenie ale POSDRU, pentru proiectele gestionate de Organismele Intermediare (naionale sau regionale) pentru POSDRU, aceste organisme poart exclusiv rspunderea pentru recomandrile pe care le fac. (Instruciunea AMPOSDRU nr.36/2010)
Recomandrile date n procesul de consultare nu pot excede Manualul de Identitate Vizual aprobat (nu pot face referire la numrul de caractere sau dimensiunea unui comunicat de pres, nu pot obliga beneficiarul i /sau partenerii si s i poziioneze siglele lng semntura POSDRU dac acetia nu doresc, etc.). (Instruciunea AMPOSDRU nr.36/2010)
Beneficiarii vor consulta AMPOSDRU doar n cazul proiectelor pentru care responsabilitatea gestionrii proiectelor aparine AMPOSDRU. Beneficiarii vor consulta organismele intermediare (naionale sau regionale) pentru proiectele gestionate de acestea. (Instruciunea AMPOSDRU nr.36/2010)
n cadrul rapoartelor tehnico-financiare transmise pe parcursul implementrii proiectului vei descrie toate activitile de informare i publicitate desfurate, aferente proiectului i vei anexa raportului, dup caz, documentele care s ateste respectarea cerinelor de informare i publicitate (ex. copii dup publicaii, dup articolele de pres etc.).
137
Pentru anunurile de publicitate achiziii care sunt publicate n presa local /regional sau naional, nu este necesar publicarea siglelor finanatorului, aplicantului sau partenerilor. Condiia obligatorie vizeaz menionarea n textul scris al anunului sursa de finanare, axa prioritar i numele beneficiarului proiectului, titlul proiectului, respectiv celelalte detalii ce in de respectarea prevederilor instruciunilor emise de AMPOSDRU i a legislaiei n vigoare privind achiziiile. (Instruciunea AMPOSDRU nr.44/2011)
138
X. VERIFICAREA, CONTROLUL I AUDITUL PROIECTULUI
10.1 Cerine legale privind verificarea/controlul /auditul proiectului Beneficiarul are obligaia de a asigura accesul nengrdit al autoritilor naionale cu atribuii de verificare, control i audit, al serviciilor Comisiei Europene, al Curii Europene de Conturi, al reprezentanilor serviciului specializat al Comisiei Europene - Oficiul European pentru Lupta Antifraud - OLAF, precum i al reprezentanilor Departamentului pentru Lupta Antifraud - DLAF, n limitele competenelor care le revin, n cazul n care acetia efectueaz verificri/controale/audit la faa locului i solicit declaraii, documente, informaii.
n cazul nerespectrii prevederilor de mai sus, beneficiarul este obligat s restituie ntreaga sum primit, aferent proiectului, reprezentnd asisten financiar nerambursabil cofinanat din instrumente structurale, cofinanarea aferent alocat din fonduri de la bugetul de stat i finanarea contravalorii taxei pe valoarea adugat pltite din fonduri de la bugetul de stat, dup caz, inclusiv dobnzile/penalizrile aferente.
10.2 Auditorul financiar independent
Misiunea privind procedurile convenite reprezint un tip de serviciu prin care un auditor financiar autorizat n condiiile legii se angajeaz s efectueze acele proceduri de natura unui audit, asupra crora auditorul a convenit mpreun cu entitatea si orice alt ter parte interesat i raporteaz asupra constatrilor efective, fr a emite o opinie. Destinatarii raportului i formeaz propriile lor concluzii pe baza raportului auditorului. Raportul este adresat exclusiv acelor pri care au convenit asupra procedurilor care urmeaz s fie efectuate, deoarece alte persoane, care nu cunosc motivele pentru care au fost aplicate procedurile, ar putea interpreta n mod eronat rezultatele.
Cnd se efectueaz verificarea cheltuielilor proiectului de ctre un auditor financiar extern independent? Fiecare Cerere de Rambursare intermediar/final depus de Beneficiar la AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat va fi nsoit de Raportul constatarilor factuale emis de ctre un auditor financiar independent autorizat n condiiile legii. Cererea de rambursare va purta meniunea Transmis spre auditare i va fi semnat i datat de ctre auditorul financiar independent.
139
nainte de transmiterea spre auditare a cererii de rambursare se va verifica ca formatul cererii de rambursare s corespunda celui din anexei 1 a Instruciunii 73/2013 i de asemenea, ca suma din coloana 1 a cererii din rambursare s coincid cu suma cerut spre rambursare din Evidena Cheltuielilor.
Auditorul verific faptul c toate cheltuielile declarate de Beneficiar n cererea de rambursare intermediar sau final sunt reale, nregistrate corect i eligibile n conformitate cu prevederile contractului de finanare i Ordinului nr. 1117/2170 pentru stabilirea regulilor de eligibilitate i a listei cheltuielilor eligibile n cadrul operaiunilor finanate prin POSDRU 2007-2013, urmnd ca apoi s emit un raport de verificare a cheltuielilor n conformitate cu formatul standard furnizat de AMPOSDRU.
Sunt exceptate de la verificare cheltuielile aferente valorilor forfetare i a finanrilor la rate forfetare. Raportul de verificare a cheltuielilor ntocmit de ctre auditor i transmis odat cu cererea de rambursare intermediar sau final, va viza toate cheltuielile declarate de Beneficiar care nu au fost verificate prin raportul/rapoartele anterior/anterioare de verificare a cheltuielilor.
Beneficiarul trebuie s pun la dispoziia auditorului financiar independent i autorizat n condiiile legii toate documentele i/sau informaiile solicitate i s asigure toate condiiile pentru verificarea cheltuielilor de ctre acesta. Auditorul financiar independent va fi selectat cu respectarea condiiilor prevederilor legislaiei n vigoare privind achiziiile publice. Auditorul financiar va fi selectat din cadrul membrilor activi ai Camerei Auditorilor Financiari din Romnia cu o conduit profesional corespunztoare, respectiv nu a fost sancionat pentru abateri disciplinare n ultimii 3 ani. Detalii privind misiunea auditorului financiar independent sunt prezentate n documentul Cerine privind verificarea cheltuielilor de ctre un auditor financiar independent, postat pe site-ul AMPOSDRU seciunea implementare proiecte: http://www.fseromania.ro/index.php?option=com_content&task=view&id=71&Itemid=99
140
XI. NEREGULI
Neregul reprezint orice abatere de la legalitate, regularitate i conformitate n raport cu dispoziiile naionale i/sau europene, precum i cu prevederile contractelor ori a altor angajamente legal ncheiate n baza acestor dispoziii, ce rezult dintr-o aciune sau inaciune a beneficiarului ori a autoritii cu competene n gestionarea fondurilor europene, care a prejudiciat sau care poate prejudicia bugetul Uniunii Europene/bugetele donatorilor publici internaionali i/sau fondurile publice naionale aferente acestora printr-o sum pltit necuvenit, conform OUG nr. 66/2011.
Neregulile pot fi neintenionate sau intenionate, individuale sau sistemice. Cele intenionate se materializeaz n fraud. Frauda reprezint orice aciune sau omisiune intenionat n legtur cu obinerea, utilizarea sau gestionarea fondurilor comunitare provenind din bugetul general al Comunitilor Europene sau din bugetele administrate de acestea ori n numele lor, precum i/sau din bugetele de cofinanare aferente, incriminat prin Codul penal, Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie, cu modificrile i completrile ulterioare, sau prin alte legi speciale.
O neregul poate fi identificat att pe parcursul, ct i ulterior finalizrii implementrii proiectului.
Structurile naionale responsabile pentru detectarea, investigarea i soluionarea neregulilor sunt coordonate de ctre Departamentul pentru Lupt-Antifraud DLAF aigur protecia intereselor financiare ale Uniunii Europene n Romnia. Departamentul are atribuii de control al fondurilor comunitare, fiind coordonatorul naional al luptei antifraud. DLAF efectueaz controale operative la faa locului, din oficiu sau n urma sesizrilor primite de la autoritile cu competene n gestionarea asistenei financiare comunitare, de la alte instituii publice, de la persoane fizice sau juridice, mass-media, OLAF, precum i celelalte State Membre. Orice sesizare privind nereguli i/sau posibile fraude n acordarea sau utilizarea fondurilor comunitare poate fi adresat Departamentului pentru Lupt Antifraud: www.antifraud.gov.ro, antifraud@gov.ro12. Sistemul de management al neregulilor (SMN) semnific totalitatea instituiilor / organizaiilor naionale i europene implicate n procesul de prevenire, detectare, semnalare, investigare, raportare i monitorizare a
12
Pentru
mai
multe
informaii
rugm
consultai
cadrul
legislativ
comunitar
naional
la
adresa
http://www.fseromania.ro/acte-normative-fse.html
141
neregulilor i de recuperare a sumelor pltite nejustificat, precum i relaiile stabilite ntre acestea n derularea acestui proces.
SMN ROMANIA
Parlamentul European Curtea European de Conturi OLAF Comisia European
DLAF
Audituri europene
ACP
RO
Audituri Naionale AA
AM
POSDRU
rapoarte anuale Audituri POSDRU rambursri nereguli Verificari LFL
OI
Beneficiar
n vederea constatrii neregulilor, AMPOSDRU/OI responsabil va solicita efectuarea unei misiuni de control de ctre structura responsabil din cadrul acestora, respectiv Serviciul de Constatare si Stabilire Nereguli (Compartimentul Control)/Compartimentul Constatare si Stabilire Nereguli.
142
Care sunt obligaiile Beneficiarului in cazul unei misiuni de control? n acest context, n calitate de beneficiar, vei asigura accesul echipei de control la informaiile i documentele referitoare la proiectul n cadrul cruia a fost detectat neregula. De asemenea, n calitate de beneficiar, v vei asigura c n contractele ncheiate cu tere pri se prevede obligaia acestora de a asigura disponibilitatea informaiilor i documentelor referitoare la proiect cu ocazia misiunilor de control desfurate de structuri cu competene n controlul i recuperarea debitelor aferente fondurilor comunitare.
n urma efecturrii misiunilor de verificare, echipa de control va prezenta conducerii AMPOSDRU Procesul-Verbal de Constatare /Nota de constatare (PVC/NC). Urmare a aprobarii PVC/NC, acesta, devine titlu de crean. Titlul de crean va fi comunicat debitorului, acesta avnd obligaia de a rspunde la notificarea AMPOSDRU (titlu executoriu) n termenul stabilit. n funcie de decizia AMPOSDRU, n cazul identificrii unei nereguli, avei obligaia s restituii debitul constatat, precum i costurile conexe acestuia, respectiv dobnzi, penaliti de ntrziere i alte penaliti, precum i costurile bancare.
Care este consecina neachitarii debitului fa de AMPOSDRU n termenul stabilit? n cazul n care debitorul nu va asigura plata integral a debitului, AMPOSDRU va proceda la reinerea sumei neachitate din cererile de rambursare ulterioare. n cazul n care valoarea cererilor de rambursare nu permite recuperarea, AMPOSDRU va pune ntreaga documentaie referitoare la constatarea debitului la dispoziia Ageniei Naionale de Administare Fiscal pentru nceperea executrii silite.
Cine poate sesiza o neregula i cum poate proceda? Orice sesizare privind nereguli i/sau posibile fraude n acordarea sau utilizarea fondurilor comunitare poate fi adresat la urmtoarele adrese de ctre orice persoan: Departamentului pentru Lupt Antifraud: www.antifraud.gov.ro, antifraud@gov.ro Ministerului Finanelor Publice, Autoritatea de Certificare i Plat: nao@mfinante.ro. Ministerului Muncii, Familiei, Protectiei Sociale i Persoanelor Vrstnice, Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane:
nereguli@fseromania.ro, sesizari.proiecte.fse@fseromania.ro.
143
Mai multe detalii privind neregulile si modalitile de prevenire a acestora sunt prezentate n cadrul Ghidului informativ privind prevenirea neregulilor la nivelul Beneficiarilor.
144
XII. TEME ORIZONTALE
Autoritatea de Management monitorizeaz modul n care proiectul aflat n implementare respect temele i obiectivele orizontale (egalitatea de anse, dezvoltare durabil, inovare i TIC, mbtrnire activ, abordare transnaional i inter-regional). Autoritatea de Management se asigur c ceea ce beneficiarul a declarat n cererea de finanare privind promovarea temelor i obiectivelor orizontale este respectat n implementarea proiectului. De asemenea, Autoritatea de Management se asigur c legislaia naional i comunitar relevant pentru acest domeniu este respectat 13.
12.1. EGALITATEA DE ANSE 12.1.1 Aspecte generale
n calitate de beneficiar POSDRU, este necesar s asigurai respectarea principiului egalitii de anse14 i de tratament15 ntre femei i brbai i s asigurai integrarea activ a perspectivei de gen16 n implementarea proiectului. n implementarea proiectului nu trebuie s facei nicio deosebire, excludere, restricie sau preferin, indiferent de: ras, naionalitate, etnie, limb, religie, categorie social, convingeri, gen, orientare sexual, vrst, boal cronic necontagioas, infectare HIV, apartenen la o categorie defavorizat, precum i orice alt criteriu care are ca scop sau efect restrngerea, nlturarea recunoaterii, folosinei sau exercitrii, n condiii de egalitate, a drepturilor omului i a libertilor fundamentale sau a
13
Constituia Romniei, art. 4 alin. 2 i art. 16 alin. 1; Codul Muncii, art. 3-9; OG 137/2000 republicat privind prevenirea i
sancionarea tuturor formelor de discriminare; Legea 202/2002 privind egalitatea de anse ntre femei i brbai; OUG 96/2003 pentru protecia maternitii i Legea 210/1999 privind concediul paternal
14
Conceptul conform cruia toate fiinele umane sunt libere s-i dezvolte capacitile personale i s aleag fr limitri impuse de
roluri stricte; faptul c diferitele comportamente, aspiraii i necesiti ale femeilor i brbailor sunt luate n considerare, evaluate i favorizate n mod egal nseamn c femeile i brbaii se bucur de aceeai libertate de a-i realiza aspiraiile.
15
A diferenia sau a trata diferit dou persoane sau dou situaii, atunci cnd nu exist o distincie relevant ntre acestea sau de a
trata ntr-o manier identic situaii care sunt n fapt diferite. Directivele UE anti-discriminare interzic att discriminarea direct, ct i discriminarea indirect i dau aceeai definiie a discriminrii.
16
Genul se refer la diferenele psihologice, sociale i culturale dintre femei i brbai. Genul este un instrument conceptual cu
ajutorul cruia sunt analizate rolurile, responsabilitile, constrngerile, ansele i nevoile brbailor i femeilor n orice context. Rolurile i nevoile de gen sunt influenate de clas, vrst, ras i etnie, cultur i religie i de mediul geografic, economic i politic. n orice context social, rolurile de gen pot fi flexibile sau rigide, asemntoare sau diferite, complementare sau n conflict. Pe lng diferenele dintre femei i brbai, mai pot exista diferene n cadrul aceleiai categorii n ceea ce privete nivelul socioeconomic, puterea de decizie i vrst. Termenul de gen nu l nlocuiete pe cel de sex care se refer doar la diferenele biologice (de exemplu, datele statistice sunt difereniate pe sexe).
145
drepturilor recunoscute de lege, n domeniul politic, economic, social i cultural sau n orice alte domenii ale vieii publice.
n cazul n care n proiect sunt implicate persoane cu dizabiliti trebuie luate msuri adecvate n vederea garantrii egalitii de tratament17, cu excepia situaiei n care se poate demonstra c o astfel de acomodare ar reprezenta o dificultate nefiresc de mare pentru cealalt parte. Un exemplu n acest sens poate fi adaptarea orelor de lucru pentru persoanele cu dizabiliti.
12.1.2 Analiza respectrii principiului egalitii de anse n implementarea unui proiect finanat prin POSDRU
Pentru demonstrarea modului n care proiectele aflate n implementare respect principiului egalitii de anse, n calitate de beneficiar trebuie s luai n considerare urmtoarele aspecte: Trebuie s identificai barierele care mpiedic anumite categorii de persoane din grupul int s participe la activitile proiectului i s explicai msurile ntreprinse pentru nlturarea lor Trebuie s identificai stereotipurile, dac exist, care influeneaz negativ respectarea principiului egalitii de anse n implementarea proiectului, si s menionai care sunt masurile pe care le-ai luat n vederea respectrii acestui principiu; Trebuie s indentificai care sunt factorii externi i interni care influeneaz respectarea principiului egalitii de anse n implementarea proiectului i s explicai modul n care ai adresat eventualele probleme generate de aceti factori n implementarea proiectului;
12.2 DEZVOLTAREA DURABIL18 12.2.1 Aspecte generale Proiectele care integreaz dezvoltarea durabil din stadii timpurii de via au valoare adugat att pentru organizaiile promotoare, ct i pentru grupurile int vizate i pot deveni exemple de bun practic n domeniu. Astfel, n implementarea proiectelor pot fi abordate una sau mai multe din cele trei dimensiuni ale conceptului dezvoltrii durabile i anume dimensiunea ecologic, economic i social. Dimensiunea ecologic privete consumul i producia durabil, conservarea i managementul resurselor naturale, schimbrile climatice i energia curat. Dimensiunea economic se refer la dezvoltarea socio-economic
17 18
conform art. 5 din Directiva Consiliului privind relaiile de munc 2000/78/CE dezvoltarea durabil este dezvoltarea care urmrete satisfacerea nevoilor prezentului, fr a compromite posibilitatea
generaiilor viitoare de a-i satisface propriile nevoi - Raportul Brundtland, Comisia Mondial pentru Mediu i Dezvoltare (WCED) n raportul "Viitorul nostru comun".
146
(prosperitate economic) i transportul durabil, iar dimensiunea social vizeaz incluziunea social, schimbrile demografice i sntatea public. Conceptul de dezvoltare durabil desemneaz astfel totalitatea formelor i metodelor de dezvoltare socioeconomic, nu numai pe termen scurt sau mediu, ci i pe termen lung, al cror fundament l reprezint n primul rnd asigurarea unui echilibru ntre aceste sisteme socio-economice i elementele capitalului natural. Un obiectiv cheie n domeniul promovrii dezvoltrii durabile l reprezint mbuntirea coeziunii social prin respectarea drepturilor fundamentale, diversitii culturale, egalitii de anse i prin combaterea discriminrii de orice fel.
12.2.2 Analiza contribuiei proiectului la dezvoltarea durabil
Trebuie s prezentai modul n care proiectul contribuie la dezvoltarea durabil la nivel teritorial (local/regional/naional) i/sau sectorial; Trebuie s prezentai modul n care activitile proiectului influeneaz participarea sustenabil a persoanelor din grupul int n viaa economic i social a comunitii; Trebuie s identificai care sunt posibilele efecte negative pe care implementarea proiectului le poate avea, din perspectiva dezvoltrii durabile.
12.3 INOVARE i TIC 12.3.1 Aspecte generale
Implementarea de activiti inovatoare n cadrul unui proiect finanat POSDRU conduce la creterea valorii adugate a proiectului. Abordarea creativ n implementarea activitilor unui proiect finanat POSDRU poate face diferena dintre un proiect bun i un proiect de succes. Bunele practici astfel identificate vor putea fi multiplicate i vor putea influena pozitiv societatea dincolo de dimensiunea proiectului propriu-zis.
ntr-o pia globalizat, tehnologia informaiei i comunicrii (TIC) a devenit un element esenial pentru consolidarea competitivitii n toate sectoarele de activitate. Utilizarea extensiv a TIC contribuie implicit la creterea economic. Pregtirea oamenilor pentru a face fa provocrilor noilor sisteme tehnologice este crucial pentru a se putea beneficia integral de avantajele aduse societii i economiei de implementarea TIC.
Att sprijinirea abordrilor inovatoare ct i promovarea TIC vizeaz mbuntirea competitivitii, crearea de noi locuri de munc i ntrirea potenialului de mbuntire a calitii vieii.
147
12.3.2 Analiza promovrii abordrii inovatoare i a TIC n cadrul unui proiect
Trebuie s menionai msurile inovatoare adoptate pe parcursul implementrii proiectului i modul n care acestea contribuie la valoarea adugat a proiectului; Trebuie s menionai modul n care TIC este prezent n implementarea proiectului (ex: modul n care folosirea TIC influeneaz participarea persoanelor din grupul int la activitile proiectului);
12.4 MBTRNIRE ACTIV 12.4.1 Aspecte generale
Avnd n vedere apariia fenomenului de mbtrnire demografic, este necesar iniierea de modaliti eficiente de promovare a mbtrnirii active. mbtrnirirea activ poate fi susinut prin asigurarea de oportuniti de munc pentru vrstnici, crearea de condiii adecvate de munc, mbuntirea sntii la locul de munc, facilitarea accesului la formare profesional i oferirea de stimulente pentru continuarea rolului activ pe piaa muncii a vrstnicilor i descurajarea pensionrii anticipate.
Promovarea si susinerea acestui obiectiv orizontal prezint beneficii pentru angajatori, prin: implicarea n echipe mixte a persoanelor cu vrste diferite, care combin avantajele competenelor diferitelor grupe de vrst, avnd n vedere studiile de caz care indic o crestere a bunstrii, atitudini mai pozitive privind munca i creterea capacitii de ocupare a persoanelor vrstnice. n plus, exist un impact pozitiv asupra tuturor angajailor n ceea ce priveste relaiile dintre generaii, i asupra cunoaterii i atitudinilor fa de colegii mai vrstnici.
De asemenea, pentru pstrarea unui climat inovativ i generator de valoare adugat n cadrul organizaiilor n care lucreaz echipe mixte de generaii, o serie de condiii trebuie ndeplinite: crearea unui climat cu o orientare spre cunoatere, n care s se faciliteze dezvoltarea de noi perspective i n care este posibil combinarea viziunilor noi cu cele vechi, transparena organizaional, structuri manageriale cooperative i participative i meninerea unei culturi bazat pe ncredere i deschidere.
12.4.1 Analiza mbtrnirii active
Trebuie s menionai dac i modul n care activitile proiectului au contribuit/contribuie la prelungirea rolului activ pe piaa muncii a persoanelor vrstnice, precum i la dezvoltarea carierei profesionale;
148
Trebuie s menionai msurile adoptate pentru crearea unui mediu de lucru sntos, pentru reconcilierea relaiilor de munc dintre persoanele aparinnd diferitelor categorii de vrst.
12.5 ABORDARE TRANSNAIONAL 12.5.1 Aspecte generale
Iniiativele transnaionale contribuie la transferul de cunotine din statele membre ale Uniunii Europene care au deja experien n abordarea diverselor probleme din sfera incluziunii sociale, educaiei, formrii sau ocuprii. Abordarea transnaional poate contribui la accelerarea identificrii unor soluii eficiente pentru situaiile existente la nivel local, regional, naional sau sectorial. Schimbul de informaii, experien, rezultate i bune practici ntre diferite state membre ale Uniunii Europene poate fi benefic pentru toate prile. Finanarea aciunilor transnaionale contribuie la promovarea i susinerea inovrii prin schimbul de experiene n ceea ce privete ocuparea, identificarea i implementarea celor mai bune practici privind crearea unor locuri de munc mai multe i mai bune, consolidarea politicilor i practicilor n ceea ce privete ocuparea i dezvoltarea reelelor la nivel european, precum i consolidarea capacitii organizaiilor de a se implica activ n promovarea ocuprii i incluziunii sociale.
12.5.2 Analiza beneficiilor abordrii transnaionale n cadrul unui proiect
Trebuie s menionai modul n care activitile transnaionale contribuie la valoarea adugat a proiectului .
12.6 ABORDARE INTERREGIONAL 12.6.1 Aspecte generale
Schimbul de informaii, experien, rezultate i bune practici, precum i dezvoltarea unei abordri complementare sau a unor aciunilor coordonate sau comune inter-regionale contribuie la implementarea cu succes a proiectelor i ajut la multiplicarea rapid a rezultatelor pozitive i n alte regiuni de dezvoltare. Aciunile inter-regionale contribuie la promovarea i susinerea inovrii prin schimbul de experiene n ceea ce priveste ocuparea, identificarea i implementarea celor mai bune practici privind crearea unor locuri de munc mai multe i mai bune, consolidarea politicilor i practicilor n ceea ce priveste ocuparea, precum i consolidarea capacitii organizaiilor de a se implica activ n promovarea ocuprii i incluziunii sociale.
12.6.2 Analiza beneficiilor abordrii regionale n cadrul unui proiect
149
Trebuie s menionai modul n care activitile interregionale contribuie la valoarea adugat a proiectului.
150
Succes n implementare!
151
Titlul proiectului: Sprijin pentru Autoritatea de Management pentru Programul Operational Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane si Organismele Intermediare pentru implementarea activitatilor de informare si publicitate prevazute in Planul de Comunicare pentru Programul Operational Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane
POSDRU/7/7.2/AT/10
Data publicrii: 2013 Coninutul acestui material nu reprezint n mod necesar poziia oficial a Uniunii Europene
152

MB 2013

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

MB 2013

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

PROGRAMUL OPERAIONAL SECTORIAL DEZVOLTAREA RESURSELOR UMANE 2007-2013 CCI 2007RO051PO001

MANAGEMENT/ORGANISMUL INTERMEDIAR PENTRU POS DRU.

Manualul Beneficiarului - Revision 2013- DRAFT

Manualul Beneficiarului - Revision 2013- DRAFT

Manualul Beneficiarului - Revision 2013- DRAFT

1.1 Scopul manualului

Manualul Beneficiarului - Revision 2013- DRAFT

Manualul Beneficiarului - Revision 2013- DRAFT

1.4 Glosar de termeni

Termen Ajutorul de stat

Surs Legea nr. 143/1999 republicat n MO nr. 744/2005

Audit public intern

Legea nr. 672/2002

Autoritate de certificare i plat

OUG nr. 64/2009

Reg.(CE) Consiliului nr.1083/2006 Reg.(CE) Consiliului nr.1083/2006

Reg. (CE) Consiliului nr. 1083/2006

Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1346/2000.

contractul/decizia/ordinul de finanare ncheiat ntre un beneficiar i Autoritatea de management/organismul intermediar responsabil/

AA ACIS ACP AM AMPOSDRU

ANOFM ANRMAP AP AT CE CNDIPT CSNR DCA DMI

1.6 Sistemul de implementare al POSDRU 2007-2013

Sistemul de implementare al POS DRU cuprinde urmtoarele organizaii:

Manualul Beneficiarului - Revision 2013- DRAFT

Manualul Beneficiarului - Revision 2013- DRAFT

Oficiul European de Lupt Antifraud

Curtea European de Audit ACP

Oficiul European de Lupt Antifraud Ministerul Muncii, Familiei,Proteciei Sociale si

Departamentul de Lupt Antifraud

MINISTERUL EDUCAIEI NAIONALE

Agenia Naional pentru Ocuparea Forei de Munc

2 O. I. STABILITE PRIN LICITAIE PUBLIC ORGANISME INTERMEDIARE

ORGANISM INTERMEDIAR (NAIONAL)

Manualul Beneficiarului - Revision 2013 DRAFT

Manualul Beneficiarului Revizie 2013 - DRAFT

Manualul Beneficiarului Revizie 2013 - DRAFT

Manualul Beneficiarului Revizie 2013 - DRAFT

Manualul Beneficiarului Revizie 2013 - DRAFT

2.2 Echipa de management a proiectului

Manualul Beneficiarului Revizie 2013 - DRAFT

Manualul Beneficiarului Revizie 2013 - DRAFT

Manualul Beneficiarului Revizie 2013 - DRAFT

Manualul Beneficiarului Revizie 2013 - DRAFT

2.3 Obligaiile contractuale ale Beneficiarului

Care sunt obligaiile principale ale Beneficiarului1?

Toate responsabilitile Beneficiarului sunt prezentate distinct n cadrul contractului de finanare

Manualul Beneficiarului Revizie 2013 - DRAFT

Manualul Beneficiarului Revizie 2013 - DRAFT

Manualul Beneficiarului Revizie 2013 - DRAFT

Manualul Beneficiarului Revizie 2013 - DRAFT

Manualul Beneficiarului Revizie 2013 - DRAFT

Manualul Beneficiarului Revizie 2013 - DRAFT

Manualul Beneficiarului Revizie 2013 - DRAFT

2.4 Perioada de implementare a proiectului

Manualul Beneficiarului Revizie 2013 - DRAFT

Manualul Beneficiarului Revizie 2013 - DRAFT

Manualul Beneficiarului Revizie 2013 - DRAFT

Manualul Beneficiarului Revizie 2013 - DRAFT

Manualul Beneficiarului Revizie 2013 - DRAFT

Urmtoarele tipuri de activiti pot face obiectul unei subcontractri (externalizri):

Manualul Beneficiarului Revizie 2013 - DRAFT

Manualul Beneficiarului Revizie 2013 - DRAFT

III. RELAII DE PARTENERIAT