ACTE ALE ORGANELOR DE SPECIALITATE ALE ADMINISTRATIEI PUBLICE CENTRALE MINISTERUL ECONOMIEI SI FINANTELOR ORDIN privind documentele financiar-contabile

n temeiul prevederilor art. 11 alin. (4) din Hotrrea Guvernului nr. 386/2007 privind organizarea si functionarea Ministerului Economiei si Finantelor, cu modificrile si completrile ulterioare, ale art. 4 alin. (1) si art. 25 alin. (2) din Legea contabilittii nr. 82/1991, republicat, ministrul economiei si finantelor emite urmtorul ordin: Art. 1. - Se aprob Normele metodologice de ntocmire si utilizare a documentelor financiarcontabile, cuprinse n anexa nr. 1. Art. 2. - (1) Se aprob Normele specifice de ntocmire si utilizare a documentelor financiarcontabile, cuprinse n anexa nr. 2*). (2) Modelele documentelor financiar-contabile cuprinse n anexa nr. 3*) pot fi adaptate din punctul de vedere al formatului, n functie de necesitti, cu obligatia respectrii continutului minimal prevzut n anexa nr. 2. Art. 3. - Se aprob documentele financiar-contabile cuprinse n anexa nr. 4, care se pstreaz timp de 5 ani, cu ncepere de la data ncheierii exercitiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite, n arhiva persoanelor prevzute la art. 1 din Legea contabilittii nr. 82/1991, republicat. Art. 4. - Anexele nr. 1-4 fac parte integrant din prezentul ordin. Art. 5. - (1) Prevederile prezentului ordin se aplic ncepnd cu data de 1 ianuarie 2009. (2) Pe data intrrii n vigoare a prezentului ordin se abrog Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.850/2004 privind registrele si formularele financiar-contabile, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 23 si 23 bis din 7 ianuarie 2005, cu modificrile ulterioare, precum si orice alte dispozitii contrare prevederilor prezentului ordin. Art. 6. - Prezentul ordin se public n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I. p. Ministrul economiei si finantelor, Ctlin Doica, secretar de stat Bucuresti, 27 noiembrie 2008. Nr. 3.512. *) Anexele nr. 2 si 3 se public ulterior n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 870 bis abonament, care se poate achizitiona si de la Centrul de vnzri si informare al Regiei Autonome Monitorul Oficial, Bucuresti, sos. Panduri nr. 1.

ANEXA Nr. 1 NORME METODOLOGICE de ntocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile A. Norme generale 1. Persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilittii nr. 82/1991, republicat, consemneaz operatiunile economico-financiare, n momentul efecturii lor, n documente justificative, pe baza crora se fac nregistrri n contabilitate (jurnale, fise si alte documente contabile, dup caz). 2. Documentele justificative trebuie s cuprind urmtoarele elemente principale: - denumirea documentului; - denumirea/numele si prenumele si, dup caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care ntocmeste documentul; - numrul documentului si data ntocmirii acestuia; - mentionarea prtilor care particip la efectuarea operatiunii economico-financiare (cnd este cazul); - continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cnd este necesar, temeiul legal al efecturii acesteia; - datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dup caz; - numele si prenumele, precum si semnturile persoanelor care rspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor n drept s aprobe operatiunile respective, dup caz; - alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operatiunilor efectuate. Documentele care stau la baza nregistrrilor n contabilitate pot dobndi calitatea de document justificativ numai n conditiile n care furnizeaz toate informatiile prevzute de normele legale n vigoare. 3. n cuprinsul oricrui document emis de ctre o societate comercial trebuie s se mentioneze si elementele prevzute de legislatia din domeniu, respectiv forma juridic, codul unic de nregistrare si capitalul social, dup caz. 4. Documentele justificative provenite din tranzactii/operatiuni de cumprare a unor bunuri de la persoane fizice, pe baz de borderouri de achizitii, pot fi nregistrate n contabilitate numai n cazul n care se face dovada intrrii n gestiune a bunurilor respective. 5. n cazul n care documentele se refer la cheltuieli pentru prestri de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe baz de norme de venit, pentru a fi nregistrate n contabilitate, acestea trebuie s aib la baz contracte sau conventii civile, ncheiate n acest scop, si documentul prin care se face dovada pltii, respectiv dispozitia de plat/ncasare. 6. n conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicat, contabilitatea se tine n limba romn si n moneda national. Contabilitatea operatiunilor efectuate n valut se tine att n moneda national, ct si n valut, potrivit reglementrilor elaborate n acest sens. Documentele justificative si financiar-contabile pot fi ntocmite si ntr-o alt limb si alt moned dac acest fapt este prevzut expres printr-un act normativ (de exemplu, Codul fiscal, referitor la factur). 7. Documentele contabile - jurnale, fise etc. -, care servesc la prelucrarea, centralizarea si nregistrarea n contabilitate a operatiunilor consemnate n documentele justificative, ntocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, trebuie s cuprind elemente cu privire la: - felul, numrul si data documentului justificativ; - sumele corespunztoare operatiunilor efectuate; - conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare;

- semnturile pentru ntocmire si verificare, dup caz. 8. nscrierea datelor n documente se face cu cerneal, cu pix cu past sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, dup caz. 9. Regimul juridic al documentelor n form electronic, ce contin date privind operatiunile economice de schimb sau vnzare de bunuri ori servicii ntre persoane care emit si primesc facturi, bonuri fiscale sau chitante n form electronic, este stabilit de Legea nr. 260/2007 privind nregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice. Facturile si chitantele n form electronic, emise fr ndeplinirea conditiilor prevzute de legea mai sus mentionat, nu au calitatea de document justificativ, n ntelesul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicat. 10. n documentele justificative si n cele contabile nu sunt admise stersturi, modificri sau alte asemenea procedee, precum si lsarea de spatii libere ntre operatiunile nscrise n acestea sau file lips. Erorile se corecteaz prin tierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, pentru ca acestea s poat fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corect. Corectarea se face n toate exemplarele documentului si se confirm prin semntura persoanei care a ntocmit/corectat documentul justificativ, mentionndu-se si data efecturii corecturii. 11. n cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza crora se primeste, se elibereaz sau se justific numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevd asemenea restrictii, documentul ntocmit gresit se anuleaz si rmne n carnetul respectiv. La corectarea documentului justificativ n care se consemneaz operatii de predare-primire a valorilor materiale si a mijloacelor fixe este necesar confirmarea, prin semntur, att a predtorului, ct si a primitorului. 12. n cazul completrii documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, corecturile sunt admise numai nainte de prelucrarea acestora, mentionndu-se data rectificrii si semntura celui care a fcut modificarea. Documentele prezentate n listele de erori, anulri sau completri (pe baza crora se fac modificri n fisiere sau n baza de date a unittii) trebuie s fie semnate de persoanele mputernicite de conducerea unittii. 13. n cazul n care prelucrarea documentelor justificative se face de ctre un tert (persoan fizic sau juridic), n relatiile dintre terti si unittile beneficiare este necesar ca pentru efectuarea corespunztoare a nregistrrilor n contabilitate s se respecte urmtoarele reguli: - documentele justificative s fie ntocmite corect si la timp de ctre unittile beneficiare, acestea rspunznd de realitatea datelor nscrise n documentele respective; - documentele contabile, ntocmite de terti pe baza documentelor justificative, trebuie predate unittilor beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau conventiile civile ncheiate, tertii rspunznd de corectitudinea prelucrrii datelor; - n conditiile n care prestatorul de servicii de prelucrare a documentelor nu este persoan fizic sau juridic autorizat potrivit Ordonantei Guvernului nr. 65/1994 privind organizarea activittii de expertiz contabil si a contabililor autorizati, republicat, unittile beneficiare trebuie s efectueze verificarea documentelor contabile obtinute de la terti, n sensul cuprinderii tuturor documentelor justificative predate pentru prelucrare, al respectrii corespondentei conturilor si exactittii sumelor nregistrate. 14. n vederea nregistrrii n jurnale, fise si n celelalte documente contabile a operatiunilor economico-financiare consemnate n documentele justificative, potrivit formelor de nregistrare n contabilitate utilizate de unitti, se poate face contarea documentelor justificative, indicndu-se simbolurile conturilor sintetice si analitice, debitoare si creditoare, n conformitate cu planul de conturi general aplicabil.

nregistrrile n contabilitatea sintetic si analitic se fac pe baz de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator n care sunt nscrise mai multe documente justificative al cror continut se refer la operatiuni de aceeasi natur si perioad. n cazul operatiunilor contabile pentru care nu se ntocmesc documente justificative, nregistrrile n contabilitate se fac pe baz de note de contabilitate care au la baz note justificative sau note de calcul, dup caz. n cazul stornrilor, pe documentul initial se mentioneaz numrul si data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operatiunii, iar n nota de contabilitate de stornare se mentioneaz documentul, data si numrul de ordine ale operatiunii care face obiectul stornrii. Corectarea nregistrrilor fcute n contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate ntocmite n acest scop. nregistrrile n contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dup data de ntocmire sau de intrare a acestora n unitate si sistematic, n conturi sintetice si analitice, n conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare form de nregistrare n contabilitate. nregistrrile n contabilitate se pot face manual sau utilizndu-se sistemele informatice de prelucrare automat a datelor. 15. Factura se ntocmeste si se utilizeaz n conformitate cu prevederile Codului fiscal. Pentru livrrile de bunuri sau prestrile de servicii pentru care persoanele impozabile sunt scutite fr drept de deducere a taxei pe valoarea adugat si nu sunt obligate s ntocmeasc facturi, n conformitate cu prevederile Codului fiscal si ale normelor metodologice de aplicare a acestuia, operatiunile economice se nregistreaz n baza contractelor ncheiate ntre prti si a documentelor financiar-contabile sau bancare care s ateste acele operatiuni, cum sunt: aviz de nsotire a mrfii, chitant, dispozitie de plat/ncasare, extras de cont bancar, nota de contabilitate etc., dup caz. 16. Registrele de contabilitate si formularele financiar-contabile pot fi adaptate n functie de specificul si necesittile persoanelor prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicat, cu conditia respectrii continutului de informatii si a normelor de ntocmire si utilizare a acestora. Acestea pot fi pretiprite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor. Numrul de exemplare al formularelor financiar-contabile poate fi diferit de cel prevzut n prezentele norme metodologice, n conditiile n care procedurile proprii privind organizarea si conducerea contabilittii impun acest lucru. n situatia n care activitatea de ntocmire a documentelor justificative si financiar-contabile este ncredintat n baza unui contract de prestri de servicii unor persoane fizice sau juridice, normele proprii interne de ntocmire si utilizare a formularelor respective se adapteaz n mod corespunztor, fiind obligatoriu s se prevad n contract clauze referitoare la ntocmirea si utilizarea formularelor n aceste conditii. Se pot stabili norme proprii de ntocmire si utilizare a formularelor financiar-contabile, cu conditia ca acestea s nu contravin reglementrilor legale n vigoare. Nentocmirea, ntocmirea eronat si/sau neutilizarea documentelor justificative si financiarcontabile, conform prevederilor prezentelor norme metodologice, se sanctioneaz potrivit dispozitiilor legale. 17. Persoanele prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicat, vor asigura un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile, astfel: - persoanele care rspund de organizarea si conducerea contabilittii vor desemna, prin decizie intern scris, o persoan sau mai multe, dup caz, care s aib atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente; - fiecare formular va avea un numr de ordine sau o serie, dup caz, numr sau serie ce trebuie s fie secvential(), stabilit() de societate. n alocarea numerelor se va tine cont de structura organizatoric, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;

- persoanele prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicat, vor emite proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere ori serii, dup caz, prin care se va mentiona, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numrul sau seria de la care se emite primul document. B. Registrele de contabilitate 18. Potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicat, registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal (cod 14-1-1), Registrul-inventar (cod 14-l-2) si Cartea mare (cod 14-1-3). Registrele de contabilitate se utilizeaz n strict concordant cu destinatia acestora si se prezint n mod ordonat si astfel completate nct s permit n orice moment identificarea si controlul operatiunilor contabile efectuate. Registrele de contabilitate se pot prezenta sub form de registru, foi volante sau listri informatice, dup caz. Numerotarea paginilor registrelor se va face n ordine cresctoare, iar volumele se vor numerota n ordinea completrii lor. 19. Registrul-jurnal (cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz cronologic toate operatiunile economico-financiare. Operatiunile de aceeasi natur, realizate n acelasi loc de activitate (atelier, sectie etc.), pot fi recapitulate ntr-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care st la baza nregistrrii n Registrul-jurnal. Unittile pot utiliza jurnale auxiliare pentru: operatiunile de cas si banc, decontrile cu furnizorii, situatia ncasrii-achitrii facturilor etc. Orice nregistrare n Registrul-jurnal trebuie s cuprind elemente cu privire la: felul, numrul si data documentului justificativ, explicatii privind operatiunile respective si conturile sintetice debitoare si creditoare n care s-au nregistrat sumele corespunztoare operatiunilor efectuate. Unittile care utilizeaz jurnale auxiliare pot nregistra n Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale. Editarea Registrului-jurnal se efectueaz la cererea organelor de control sau n functie de necesittile proprii. 20. Persoanele fizice care desfsoar activitti independente si conduc contabilitatea n partid simpl, n conformitate cu prevederile legale, ntocmesc Registrul jurnal de ncasri si plti (cod 14-11/b), precum si alte documente de evident prevzute de legislatia n domeniu. 21. Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz toate elementele de activ si de pasiv, grupate n functie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii. Registrul-inventar se ntocmeste la nfiintarea unittii, cel putin o dat pe an pe parcursul functionrii unittii, cu ocazia fuziunii, divizrii sau ncetrii activittii, precum si n alte situatii prevzute de lege, pe baz de inventar faptic. n acest registru se nscriu, ntr-o form recapitulativ, elementele inventariate dup natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica continutul fiecrui post al bilantului. Registrul-inventar se completeaz pe baza inventarierii faptice a fiecrui cont de activ si de pasiv. Elementele de activ si de pasiv nscrise n Registrul-inventar au la baz listele de inventariere sau alte documente care justific continutul acestora la sfrsitul exercitiului financiar. n cazul n care inventarierea are loc pe parcursul anului, n Registrul-inventar se nregistreaz soldurile existente la data inventarierii, la care se adaug rulajele intrrilor si se scad rulajele iesirilor de la data inventarierii pn la data ncheierii exercitiului financiar. 22. Pe baza Registrului-inventar si a balantei de verificare de la 31 decembrie se ntocmeste bilantul care face parte din situatiile financiare anuale, ale crui posturi, n conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicat, si ale reglementrilor contabile aplicabile, trebuie s corespund cu datele nscrise n contabilitate, puse de acord cu situatia real a elementelor de activ si de pasiv stabilit pe baza inventarului.

23. Cartea mare (cod 14-1-3) este un registru contabil obligatoriu n care se nregistreaz lunar si sistematic, prin regruparea conturilor, miscarea si existenta tuturor elementelor de activ si de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sintez si sistematizare si contine simbolul contului debitor si al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor si creditor, precum si soldul contului. Registrul Cartea mare poate contine cte o fil pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Cartea mare st la baza ntocmirii balantei de verificare. Registrul Cartea mare poate fi nlocuit cu Fisa de cont pentru operatiuni diverse. Editarea Crtii mari se efectueaz la cererea organelor de control sau n functie de necesittile proprii. 24. Registrul-jurnal, Registrul-inventar si Registrul Cartea mare se pstreaz n unitate timp de 10 ani de la data ncheierii exercitiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite, iar n caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite n termen de maximum 30 de zile de la constatare. Persoanele fizice care utilizeaz tehnica de calcul trebuie s asigure listarea acestora n orice moment pe parcursul celor 10 ani de pstrare. Persoanele prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicat, care utilizeaz, potrivit legii, registre si formulare specifice privind activitatea financiar si contabil, reglementate prin actele normative n vigoare, procedeaz la nscrierea datelor n aceste registre si formulare potrivit normelor specifice, prezentate n actele normative respective, precum si prezentelor norme metodologice privind documentele justificative si financiar-contabile. C. Formele de nregistrare n contabilitate 25. Formele de nregistrare n contabilitate reprezint sistemul de registre, formulare si documente contabile corelate ntre ele, care servesc la nregistrarea cronologic si sistematic n contabilitate a operatiunilor economico-financiare efectuate pe parcursul exercitiului financiar. 26. Principalele forme de nregistrare n contabilitate a operatiunilor economico-financiare n cazul unittilor care conduc contabilitatea n partid dubl sunt: pe jurnale, maestru-sah si forma combinat maestru-sah cu jurnale. 27. n cadrul formei de nregistrare n contabilitate pe jurnale, principalele registre si formulare care se utilizeaz sunt: - Registrul-jurnal (cod 14-1-1); - Registrul-inventar (cod 14-1-2); - Cartea mare (cod 14-1-3); - jurnale auxiliare; - Balanta de verificare. Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizeaz pentru nregistrarea cronologic a tuturor operatiunilor economico-financiare consemnate n documentele justificative. Pentru operatiunile care nu au la baz documente justificative se ntocmeste Nota de contabilitate (cod 14-6-2/A). Notele de contabilitate se ntocmesc pe baz de note justificative sau note de calcul si se nregistreaz n mod cronologic n Registrul-jurnal. Unittile pot utiliza jurnale auxiliare pe feluri de operatiuni, cum sunt: 1. Jurnal privind operatiunile de cas si banc (cod 14-6-5); 2. Jurnal privind decontrile cu furnizorii (cod 14-6-6); 3. Situatia ncasrii-achitrii facturilor (cod 14-6-7); 4. Jurnal privind consumurile si alte iesiri de stocuri (cod 14-6-8); 5. Jurnal privind salariile si contributia pentru asigurri sociale, protectia social a somerilor si asigurrile de sntate (cod 14-6-10); 6. Jurnal privind operatiuni diverse (cod 14-6-17).

Lunar sau la alt perioad prevzut de lege, n fiecare jurnal auxiliar se stabilesc totalurile sumelor debitoare sau creditoare nregistrate n cursul lunii (perioadei), totaluri care se nscriu n Registrul-jurnal. Contabilitatea analitic se poate tine fie direct pe aceste jurnale (pentru unele conturi), fie cu ajutorul altor formulare tipizate comune (fisa de cont analitic pentru valori materiale, fisa de cont pentru operatiuni diverse etc.) sau specifice, folosite n acest scop. Pentru unele conturi, pe lng jurnalul privind operatiunile de credit se ntocmeste si situatia privind operatiunile de debit. nregistrrile n jurnale se fac n mod cronologic n tot cursul lunii (perioadei) sau numai la sfrsitul lunii (perioadei), fie direct pe baza documentelor justificative, fie pe baza documentelor centralizatoare ntocmite pentru operatiunile aferente lunii (perioadei) respective, care sunt consemnate cronologic n acestea. Cartea mare (cod 14-1-3) este documentul de sistematizare contabil care cuprinde toate conturile sintetice si reflect existenta si miscarea tuturor elementelor de activ si de pasiv la un moment dat. Cartea mare serveste la stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor conturilor si st la baza ntocmirii balantei de verificare. Pentru stabilirea rulajelor se preia n Cartea mare rulajul creditor din jurnalul contului respectiv, iar rulajul debitor se stabileste prin totalizarea sumelor preluate din coloanele de conturi corespondente ale jurnalelor. Soldul debitor sau creditor al fiecrui cont se stabileste n functie de rulajele debitoare si creditoare ale contului respectiv, tinndu-se seama de soldul de la nceputul anului, care se nscrie pe rndul destinat n acest scop. Balanta de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea nregistrrii corecte n contabilitate a operatiunilor efectuate si controlul concordantei dintre contabilitatea sintetic si cea analitic, precum si principalul instrument pe baza cruia se ntocmesc raportrile contabile stabilite potrivit legii. Balanta de verificare a conturilor sintetice, precum si balantele de verificare ale conturilor analitice se ntocmesc cel putin anual, la ncheierea exercitiului financiar sau la termenele de ntocmire a raportrilor contabile, la alte perioade prevzute de actele normative n vigoare si ori de cte ori se consider necesar. 28. n cadrul formei de nregistrare maestru-sah, principalele registre si formulare care se utilizeaz sunt: - Registrul-jurnal (cod 14-1-1); - Registrul-inventar (cod 14-1-2); - Cartea mare (sah - cod 14-1-3/a); - Balanta de verificare. Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizeaz pentru nregistrarea cronologic a tuturor operatiunilor economico-financiare consemnate n documentele justificative, la fel ca n cazul formei de nregistrare pe jurnale. n vederea nregistrrii n Registrul-jurnal, documentele justificative sunt supuse prelucrrii contabile (sortare pe feluri de operatiuni, verificare, evaluare, contare). Dac pentru acelasi fel de operatiuni exist mai multe documente justificative, acestea se totalizeaz cu ajutorul documentelor cumulative ntocmite fie pentru debitul, fie pentru creditul contului care reflect asemenea operatiuni. Pentru operatiunile care nu au la baz documente justificative se ntocmeste Nota de contabilitate (cod 14-6-2A). Cartea mare (sah - cod 14-1-3/a) este documentul de sistematizare a nregistrrilor contabile n conturile sintetice.

nregistrrile n Cartea mare (sah) se fac pe baza documentelor justificative, a documentelor cumulative si a notelor de contabilitate, cronologic, zilnic, lunar sau ori de cte ori este nevoie. nregistrarea n acest document, deschis pentru fiecare cont sintetic, este precedat de nregistrarea n Registrul-jurnal. La sfrsitul lunii (perioadei), pentru fiecare cont sintetic din Cartea mare (sah) se stabilesc totaluri ale rulajului contului debitor sau creditor si ale conturilor corespondente. Totalul sumelor conturilor corespondente trebuie s fie egale cu rulajul debitor sau creditor al contului respectiv. Contabilitatea analitic se tine cu ajutorul formularelor comune (fisa de cont pentru operatiuni diverse, fisa de cont analitic pentru valori materiale) sau cu ajutorul formularelor specifice folosite n acest scop. Balanta de verificare se ntocmeste pe baza totalurilor preluate din Cartea mare (sah), respectiv din fisele deschise distinct pentru fiecare cont sintetic. Pentru verificarea nregistrrilor n contabilitatea analitic se pot ntocmi balante de verificare analitice. La institutiile publice, balantele de verificare sintetice se ntocmesc lunar, iar balantele de verificare analitice, cel mai trziu la sfrsitul trimestrului pentru care se ntocmesc situatiile financiare. 29. n cazul utilizrii formei de nregistrare combinat maestru-sah cu jurnale, pe lng fomularele mentionate la forma de nregistrare maestru-sah se utilizeaz jurnalele auxiliare specifice formei de nregistrare pe jurnale. n Cartea mare (sah), pentru fiecare cont sintetic, totalurile lunare stabilite n jurnal se nscriu att n coloana destinat rulajului debitor sau creditor, ct si n coloanele conturilor corespondente. La institutiile publice si persoanele juridice fr scop patrimonial se poate folosi forma de nregistrare n contabilitate maestru-sah simplificat. n acest caz, contabilitatea sintetic se tine pe fise de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22 si 14-6-22/a), deschise pentru fiecare cont sintetic n Cartea mare (sah), iar contabilitatea analitic se tine pe fisele mentionate la forma de nregistrare maestru-sah. D. Metodele de conducere a contabilittii analitice a bunurilor 30. Contabilitatea analitic a bunurilor se poate tine pe baza uneia dintre urmtoarele metode: operativ-contabil, cantitativ-valoric, global-valoric. Metoda operativ-contabil se poate aplica pentru contabilitatea analitic a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, mrfurilor si ambalajelor. Metoda cantitativ-valoric se poate folosi pentru contabilitatea analitic a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, mrfurilor, animalelor si ambalajelor. Metoda global-valoric se poate utiliza pentru contabilitatea analitic a mrfurilor si ambalajelor din unittile de desfacere cu amnuntul, rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor folosite la ambalare, materialelor de natura obiectelor de inventar, echipamentelor de protectie n folosint, precum si a altor categorii de bunuri. 31. Metoda operativ-contabil const n tinerea, n cadrul fiecrei gestiuni, a evidentei cantitative a bunurilor, pe feluri, cu ajutorul fiselor de magazie. n contabilitate, aceast metod const n tinerea evidentei valorice pe conturi de materiale, desfsurate valoric pe gestiuni, iar n cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, dup caz. Controlul exactittii nregistrrilor din evidenta gestiunilor si din contabilitate se asigur prin evaluarea stocurilor cantitative, transcrise din fisele de magazie n registrul stocurilor. n metoda operativ-contabil se pot folosi urmtoarele formulare comune pe economie: - Fis de magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a, dup caz); - Fis de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22); - Registrul stocurilor (cod 14-3-11 si 14-3-11/a).

Fisele de magazie servesc pentru evidenta cantitativ, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare, iar n contabilitate, pentru controlul operatiunilor nregistrate de gestionar sau persoana desemnat, pentru preluarea n registrul stocurilor a cantittilor aflate n stoc, precum si pentru calculul valorii bunurilor existente n stoc la sfrsitul lunii (perioadei), n scopul confruntrii cu datele din contabilitatea sintetic. La gestiune, fisele de magazie se tin n ordinea n care sunt nscrise materialele n registrul stocurilor. n aceste fise cantittile se nregistreaz zilnic de gestionar sau persoana desemnat, pe baza documentelor de intrare (factur, aviz de nsotire a mrfii, not de receptie si constatare de diferente etc.) si a documentelor de iesire (bon de consum, fis limit de consum, aviz de nsotire a mrfii, factur, bon de transfer etc), pozitie cu pozitie. De asemenea, n fisele de magazie se nscriu plusurile de la inventar pe coloana Intrri si minusurile de la inventar pe coloana Iesiri. Erorile constatate n evidenta gestiunilor se corecteaz n prezenta persoanei care rspunde de nregistrrile efectuate n fisele de magazie, iar abaterile de la regulile de ntocmire si utilizare a documentelor se aduc la cunostinta conductorului compartimentului financiar-contabil sau a persoanei desemnate s conduc contabilitatea, dup caz, pentru stabilirea msurilor care se impun. Semntura persoanei desemnate pentru evidenta stocurilor n fisele de magazie constituie dovada verificrii nregistrrilor efectuate si prelurii documentelor de intrare si de iesire a materialelor. n contabilitate, documentele privind miscarea stocurilor se grupeaz pe gestiuni, surse de aprovizionare (de la furnizori, din prelucrare la terti, consum intern etc.) si, n cadrul acestora, pe conturi de materiale si gestiuni, iar n cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, dup caz. Intrrile sau iesirile de bunuri de natura stocurilor se nregistreaz n contabilitatea sintetic si analitic, fie direct pe baza acestor documente, fie cu ajutorul unor situatii ntocmite zilnic sau la alte perioade stabilite de unitate prin centralizarea datelor din documentele privind miscarea stocurilor. Verificarea nregistrrilor efectuate n conturile de stocuri si fisele de magazie se face cu ajutorul Registrului stocurilor (cod 14-3-11 si 14-3-11/a). n acest scop, n Registrul stocurilor, la sfrsitul fiecrei luni (perioade), se nscriu pe feluri de stocuri, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe, stocurile cantitative din fisele de magazie, se calculeaz valoarea cantittilor aflate n stoc pe baza preturilor de nregistrare si se totalizeaz valoarea acestora pe pagini ale Registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe de stocuri, conturi si magazii (depozite). n cazul n care se constat c exist frecvente diferente ntre soldurile conturilor de stocuri din Registrul stocurilor si cele din contabilitate, provenind din nregistrarea operatiunilor, evaluarea cantittilor de stocuri din documentele de intrare si de iesire, prelucrarea acestora etc, diferentele respective pot fi localizate printr-o nou centralizare a intrrilor si iesirilor valorice de materiale, pe grupe sau feluri de materiale, iar totalurile obtinute se confrunt cu datele din Registrul stocurilor. 32. Pentru produse finite si produse reziduale, metoda operativ-contabil se aplic n acelasi mod ca si pentru stocuri de materii prime si materiale consumabile. n acest caz, evidenta cantitativ pe feluri de produse se tine la magazie (depozit) cu ajutorul fiselor de magazie, iar evidenta valoric se tine n contabilitate cu ajutorul contului sintetic de produse, desfsurat n analitic pe gestiuni, n care nregistrrile se fac pe baza datelor obtinute prin centralizarea zilnic a documentelor de miscare a produselor respective. Verificarea nregistrrilor la sfrsitul lunii (perioadei) se face, de asemenea, cu ajutorul registrului stocurilor n care se stabilesc soldurile pe feluri de produse si pe total cont, prin transcrierea cantittilor n stoc din fisele de magazie si evaluarea acestora pe baza preturilor de nregistrare. 33. Metoda cantitativ-valoric pentru materii prime, materiale consumabile, materiale de natura obiectelor de inventar n depozit, semifabricate, produse finite, produse reziduale, mrfuri, animale si ambalaje const n tinerea evidentei cantitative pe feluri de stocuri n cadrul fiecrei gestiuni, iar n contabilitate a celei cantitativ-valorice. Conturile sintetice care reflect stocurile de valori materiale se desfsoar n analitic pe gestiuni. Verificarea exactittii nregistrrilor din evidenta de la locurile de

depozitare si din contabilitate se efectueaz prin punctajul periodic dintre cantittile operate n fisele de magazie si cele din fisele de cont analitic din contabilitate. n metoda cantitativ-valoric se pot folosi urmtoarele formulare: - Fis de magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a, dup caz); - Fis de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22 si 14-6-22/a); Balanta analitic a stocurilor (cod 14-6-30/c). Evidenta cantitativ a materialelor se tine la gestiune cu ajutorul fiselor de magazie, care se tin n ordinea fiselor de cont analitic din contabilitate. n fisele de magazie, nregistrrile se fac zilnic, de ctre gestionar sau de ctre persoana desemnat, pe baza documentelor de intrare si de iesire a materialelor. Dup nregistrare, documentele respective se predau la contabilitate pe baz de borderou. n contabilitate, documentele se nregistreaz n fisele de cont analitic pentru valori materiale si se stabilesc stocurile si soldurile, dup ce n prealabil s-a verificat modul de emitere si completare a documentelor privind miscarea materialelor. De asemenea, pe baza acelorasi documente, se ntocmesc situatiile centralizatoare privind intrrile si iesirile de materiale, pentru nregistrare n contabilitatea sintetic. Controlul nregistrrilor din conturile sintetice si cele analitice ale stocurilor se asigur cu ajutorul balantei de verificare analitice, ntocmit separat pentru fiecare cont de stoc. n vederea ntocmirii balantei de verificare este necesar s se efectueze controlul asupra concordantei stocurilor scriptice din fisele de magazie cu cele din fisele de cont analitic pentru valori materiale. n cazul institutiilor publice cu mai multe gestiuni distincte, precum si n cazul institutiilor care au subunitti cu una sau mai multe gestiuni, dar care nu au compartimente proprii de contabilitate, contabilitatea analitic a stocurilor se poate asigura, n cadrul compartimentului financiar-contabil al institutiei al crei conductor are calitatea de ordonator de credite, cu ajutorul Fisei de evident a materialelor si a materialelor de natura obiectelor de inventar pe locuri de folosint (cod 14-3-9). 34. Metoda cantitativ-valoric pentru evidenta analitic a produselor finite si produselor reziduale se aplic n acelasi mod ca si pentru celelalte stocuri, cu urmtoarele particularitti: - att intrrile, ct si iesirile valorice pot fi nregistrate n fisele de cont analitic pentru stocuri numai lunar, prin nmultirea cantittilor totale de produse finite si produse reziduale cu preturile unitare respective, fr a mai fi necesar evaluarea cantittilor de produse n documente; - pentru controlul nregistrrilor din contabilitatea sintetic si cea analitic a produselor finite, n locul balantei de verificare se poate folosi Registrul stocurilor. 35. Metoda global-valoric se aplic pentru evidenta mrfurilor si ambalajelor aflate n unittile de desfacere cu amnuntul (magazine, restaurante, bufete etc), folosindu-se formularul comun Fisa de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22) si raportul de gestiune, dup caz. Potrivit acestei metode, contabilitatea analitic a mrfurilor si ambalajelor se tine globalvaloric, att la gestiune, ct si n contabilitate, iar verificarea concordantei nregistrrilor din evidenta gestiunii si din contabilitate se efectueaz numai valoric, la perioade stabilite de unitate. Raportul de gestiune se completeaz pe baza documentelor de intrare si de iesire a mrfurilor si ambalajelor si de depunere a numerarului din vnzare, iar n fisele valorice (tinute pe gestiuni n cadrul conturilor de mrfuri si ambalaje din contabilitate) nregistrrile se fac pe baza acelorasi documente. Soldurile valorice ale mrfurilor si ambalajelor aflate n gestiune se verific pe baza raportului de gestiune predat la contabilitate sau cu ocazia inventarierii, dup caz. 36. Metoda global-valoric se foloseste, de asemenea, pentru evidenta rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor destinate ambalrii, precum si la alte categorii de bunuri. n acest caz, evidenta cantitativ se poate tine pe feluri de rechizite, imprimate, materiale pentru ambalare etc, la locurile de gestionare, cu ajutorul fiselor de magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a), care se completeaz de gestionar sau de ctre persoana desemnat.

Evidenta valoric a miscrilor se tine n contabilitate, pe gestiuni, n cadrul contului de materiale consumabile, cu ajutorul fiselor de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22 si 14-6-22/a). nregistrrile n fisele de magazie se fac pe baza documentelor de intrare si de ieire a materialelor consumabile respective si se preiau de ctre contabilitatea stocurilor, n prealabil fcndu-se verificarea nregistrrilor din fisele de magazie. Prin centralizarea datelor din documentele respective se asigur nregistrarea acestora att n fisele valorice pe gestiuni, ct si n conturile sintetice de stocuri. 37. Pentru materialele de natura obiectelor de inventar n folosint se tine numai evidenta cantitativ cu ajutorul formularului Fisa de evident a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosint (cod 14-3-9). n contabilitate, evidenta valoric se tine cu ajutorul Fisei de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22 si 14-6-22/a), pe sectii (locuri de munc, unitti etc), n care nregistrrile se fac valoric n functie de intrri si iesiri (scoateri din uz). n situatia returnrii obiectului de inventar uzat, operatiunea nregistrat n Fisa de evident a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin (cod 14-3-9) nu presupune nregistrarea unei intrri n evidenta magaziei (depozitului). Datele din procesele-verbale pentru scoaterea din functiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale (obiecte de inventar) se confrunt cu datele privind restituirile de obiecte de inventar uzate, consemnate n Fisa de evident a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosint (cod 14-3-9). Controlul exactittii nregistrrilor se efectueaz la perioadele stabilite de unitate si cu ocazia inventarierilor, evalundu-se stocurile existente pe baza listelor de inventariere (cod 14-3-12, 14-3-12/a si 14-3-12/b) si confruntndu-se soldul astfel obtinut cu soldul conturilor respective din contabilitate. 38. Contabilitatea analitic a SDV-urilor speciale si AMC-urilor se tine la gestiunea de SDV-uri si AMC-uri, cantitativ, pe persoanele sau comenzile pentru care sunt destinate, cu ajutorul Fisei de magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a), iar n contabilitate, global-valoric, la nivel de produs. 39. Contabilitatea stocurilor se tine cantitativ si valoric sau numai valoric prin folosirea inventarului permanent ori a inventarului intermitent. 40. Entittile care utilizeaz metoda inventarului intermitent efectueaz inventarierea faptic a stocurilor n cursul perioadei, anual, trimestrial sau lunar, dup caz, dar nu mai trziu de finele perioadei de raportare pentru care are de determinat obligatii fiscale. Metoda inventarului intermitent const n faptul c intrrile de stocuri nu se nregistreaz prin conturile de stocuri, respectiv conturile din clasa 3, ci prin conturile de cheltuieli, respectiv conturile din clasa 6. Stabilirea iesirilor de stocuri n cursul perioadei are la baz inventarierea faptic a stocurilor la sfrsitul perioadei. Iesirile de stocuri se determin ca diferent ntre valoarea stocurilor initiale, la care se adaug valoarea intrrilor, si valoarea stocurilor la sfrsitul perioadei stabilite pe baza inventarului, respectndu-se relatia E = Si + I - Sf, unde: E - iesiri; I - intrri; Si - stoc initial; Sf - stoc final. La nceputul exercitiului, respectiv al perioadei, dup caz, se anuleaz stocul existent ca o iesire de stoc prin nregistrarea acestuia n clase de cheltuieli privind materiile prime, materialele etc. articol contabil 6xx = 3xx. La sfrsitul perioadei stocurile determinate n baza inventarierii efectuate, respectiv cele care nu au fost consumate n procesul de productie sau vndute, dup caz, se nregistreaz ca o intrare de stoc articol contabil 3xx = 6xx. Inventarierea stocurilor la sfrsitul perioadei se face n conformitate cu normele metodologice emise de Ministerul Economiei si Finantelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si pasiv. n conditiile n care comisiile de inventariere nu constat existenta de stocuri faptice, vor mentiona acest fapt n procesul-verbal al comisiei de inventariere.

La locul de depozitare sau de utilizare n procesul de productie a stocurilor se tine o evident tehnic operativ a stocurilor pe baz de fis de magazie sau alte documente stabilite de unitate, n conformitate cu procedurile proprii elaborate de conducerea acesteia. Iesirile de stocuri aferente unei perioade, nregistrate n contabilitatea financiar, vor fi corelate cu cheltuielile evidentiate n contabilitatea de gestiune, pe comenzi, produse etc., dup caz, n functie de consumurile tehnologice normate. Inventarul intermitent nu se utilizeaz n comertul cu amnuntul n situatia n care se aplic metoda global-valoric. Perioada la care se efectueaz inventarierea faptic a stocurilor se alege astfel nct s poat fi stabilite corect obligatiile legale (contabile, fiscale etc). E. Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse 41. Pentru a putea fi nregistrate n contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie s fie justificate cu documente originale, ntocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme metodologice. Pentru acele situatii n care prin alte reglementri speciale se prevede c formularul original trebuie s fie pstrat la alt unitate, atunci la nregistrarea n contabilitate este folosit copia documentului respectiv. 42. Orice persoan care constat pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia s aduc la cunostint, n scris, n termen de 24 de ore de la constatare, conductorului unittii (administratorului unittii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionrii unittii respective). n termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicrii, conductorul unittii trebuie s ncheie un proces-verbal, care s cuprind: - datele de identificare a documentului disprut; - numele si prenumele persoanei responsabile cu pstrarea documentului; - data si mprejurrile n care s-a constatat lipsa documentului respectiv. Procesul-verbal se semneaz de ctre: - conductorul unittii; - conductorul compartimentului financiar-contabil al unittii sau persoana mputernicit s ndeplineasc aceast functie; - persoana responsabil cu pstrarea documentului; si - seful ierarhic al persoanei responsabile cu pstrarea documentului, dup caz. Cnd disparitia documentelor se datoreaz nsusi conductorului unittii, msurile prevzute de prezentele norme metodologice se iau de ctre ceilalti membri ai consiliului de administratie, dup caz. n conditiile n care documentul pierdut a fost ntocmit de ctre unitate ntr-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmnd aceleasi proceduri prin care a fost ntocmit documentul original, mentionndu-se n antetul documentului c este reconstituit, si st la baza nregistrrilor n contabilitate. 43. Ori de cte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infractiune, se ncunostinteaz imediat organele de urmrire penal. 44. Reconstituirea documentelor se face pe baza unui dosar de reconstituire, ntocmit separat pentru fiecare caz. Dosarul de reconstituire trebuie s contin toate lucrrile efectuate n legtur cu constatarea si reconstituirea documentului disprut, si anume: - sesizarea scris a persoanei care a constatat disparitia documentului; - procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii; - dovada sesizrii organelor de urmrire penal sau dovada sanctionrii disciplinare a persoanei vinovate, dup caz; - dispozitia scris a conductorului unittii pentru reconstituirea documentului;

- o copie a documentului reconstituit. 45. n cazul n care documentul disprut a fost emis de alt unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitent, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitent. n acest caz, unitatea emitent va trimite unittii solicitante, n termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit. 46. Documentele reconstituite vor purta n mod obligatoriu si vizibil mentiunea DUPLICAT, cu specificarea numrului si datei dispozitiei pe baza creia s-a fcut reconstituirea. Documentele reconstituite conform prezentelor norme metodologice constituie baza legal pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitate. Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de cltorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse nainte de a fi nregistrate n contabilitate. n acest caz, vinovatii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suport paguba adus unittii, salariatilor sau altor unitti, sumele respective recuperndu-se potrivit prevederilor legale. 47. n cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie s emit un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse. Duplicatul poate fi: - o factur nou, care s cuprind aceleasi date ca si factura initial, si pe care s se mentioneze c este duplicat si c nlocuieste factura initial; sau - o fotocopie a facturii initiale, pe care s se aplice stampila societtii si s se mentioneze c este duplicat si c nlocuieste factura initial. 48. Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc rspunderi materiale, care cuprind si eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea documentelor respective. Gsirea ulterioar a documentelor originale, care au fost reconstituite, poate constitui motiv de revizuire a sanctiunilor aplicate, n conditiile legii. n cazul gsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaz pe baza unui proces-verbal, si se pstreaz mpreun cu procesul-verbal n dosarul de reconstituire. 49. Conductorii unittilor vor lua msuri pentru asigurarea nregistrrii si evidentei curente a tuturor lucrrilor ntocmite, primite sau expediate, stabilirea si evidenta responsabililor de pstrarea acestora, evidenta tuturor reconstituirilor de documente, precum si pentru pstrarea dosarelor de reconstituire, pe toat durata de pstrare a documentului reconstituit. F. Arhivarea si pstrarea registrelor si a documentelor financiar-contabile 50. Persoanele prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicat, au obligatia pstrrii n arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza nregistrrii n contabilitate. Pstrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dup caz. Registrele si documentele justificative si contabile se pot arhiva, n baza unor contracte de prestri de servicii, cu titlu oneros, de ctre alte persoane juridice romne care dispun de conditii corespunztoare. Si n acest caz, rspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionrii unittii beneficiare. Unitatea care a ncredintat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiar, va nstiinta organul fiscal teritorial de care apartine despre aceast situatie. Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, s prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate. Organele de control ale Ministerului Economiei si Finantelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative si contabile si n alte locatii dect la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dac consider c acestea nu sunt pstrate corespunztor.

51. Termenul de pstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pstrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu ncepere de la data ncheierii exercitiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite, cu exceptia celor prevzute la pct. 52, 53 si 54. 52. Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinrii taxei pe valoarea adugat deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial impozabile n conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor pstra conform termenului prevzut la art. 149 alin. (6) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificrile si completrile ulterioare. 53. Documentele prevzute n anexa nr. 4 se pot pstra pe o perioad de numai 5 ani dac necesittile proprii ale unittii nu impun pstrarea acestora pe o perioad de timp mai mare. 54. Documentele financiar-contabile care atest provenienta unor bunuri cu durat de viat mai mare de 10 ani se pstreaz, de regul, pe o perioad de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor. 55. n caz de ncetare a activittii persoanelor prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicat, documentele contabile se arhiveaz n conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societtile comerciale, republicat, cu modificrile si completrile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, n conformitate cu prevederile legale n materie, dup caz. 56. Arhivarea documentelor justificative si contabile se face n conformitate cu prevederile legale si cu urmtoarele reguli generale: - documentele se grupeaz n dosare, numerotate, snuruite si parafate; - gruparea documentelor n dosare se face cronologic si sistematic, n cadrul fiecrui exercitiu financiar la care se refer acestea. n cazul fuziunii sau al lichidrii societtii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaz separat; - dosarele continnd documente justificative si contabile se pstreaz n spatii amenajate n acest scop, asigurate mpotriva degradrii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor; - evidenta documentelor la arhiv se tine cu ajutorul Registrului de evident, potrivit legii, n care sunt consemnate dosarele si documentele intrate n arhiv, precum si miscarea acestora n decursul timpului. 57. Eliminarea din arhiv a documentelor al cror termen legal de pstrare a expirat se face de ctre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dup caz. n aceast situatie se ntocmeste un proces-verbal si se consemneaz scderea documentelor eliminate din Registrul de evident al arhivei. G. Criteriile minimale privind programele informatice utilizate n activitatea financiar si contabil 58. Sistemul informatic de prelucrare automat a datelor la nivelul fiecrei unitti trebuie s asigure prelucrarea datelor nregistrate n contabilitate n conformitate cu reglementrile contabile aplicabile, controlul si pstrarea acestora pe suporturi tehnice. La elaborarea si adaptarea programelor informatice vor fi avute n vedere urmtoarele: a) cuprinderea n procedurile de prelucrare a reglementrilor n vigoare si a posibilittii de actualizare a acestor proceduri, n functie de modificrile intervenite n legislatie; b) cunoasterea adecvat a functiilor sistemului de prelucrare automat a datelor de ctre personalul implicat si respectarea acestora; c) gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protectiei lor mpotriva accesului neautorizat, realizarea confidentialittii datelor din sistemul informatic; d) stabilirea tipului de suport pentru pstrarea datelor de intrare, intermediare sau de iesire; e) solutionarea eventualelor erori care pot s apar n functionarea sistemului informatic; f) verificarea complet sau prin sondaj a modului de functionare a procedurilor de prelucrare prevzute de sistemul informatic;

g) verificarea total sau prin sondaj a operatiunilor economico-financiare nregistrate n contabilitate, astfel nct acestea s fie efectuate n concordant strict cu prevederile actelor normative care le reglementeaz; h) verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat. 59. Sistemele informatice de prelucrare automat a datelor n domeniul financiar-contabil trebuie s rspund la urmtoarele criterii considerate minimale: a) s asigure concordanta strict a rezultatului prelucrrilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementeaz; b) s precizeze tipul de suport care asigur prelucrarea datelor n conditii de sigurant; c) fiecare dat nregistrat n contabilitate trebuie s se regseasc n continutul unui document, la care s poat avea acces att beneficiarii, ct si organele de control; d) s asigure listele operatiunilor efectuate n contabilitate pe baz de documente justificative, care s fie numerotate n ordine cronologic, interzicndu-se inserri, intercalri, precum si orice eliminri sau adugri ulterioare; e) s asigure reluarea automat n calcul a soldurilor conturilor obtinute anterior; f) s asigure conservarea datelor pe o perioad de timp care s respecte prevederile Legii nr. 82/1991, republicat; g) s precizeze procedurile si suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situatiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare n sistem a datelor arhivate; h) s nu permit inserri, modificri sau eliminri de date pentru o perioad nchis; i) s asigure urmtoarele elemente constitutive ale nregistrrilor contabile: - data efecturii nregistrrii contabile a operatiunii; - jurnalul de origine n care se regsesc nregistrrile contabile; - numrul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent); j) s asigure confidentialitatea si protectia informatiilor si a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informatii, copii de sigurant pentru programe si informatii; k) s asigure listri clare, inteligibile si complete, care s contin urmtoarele elemente de identificare, n antet sau pe fiecare pagin, dup caz: - tipul documentului sau al situatiei; - denumirea unittii; - perioada la care se refer informatia; - datarea listrilor; - paginarea cronologic; - precizarea programului informatic si a versiunii utilizate; l) s asigure listarea ansamblului de situatii financiare si documente de sintez necesare conducerii operative a unittii; m) s asigure respectarea continutului de informatii prevzut pentru formulare; n) s permit, n orice moment, reconstituirea continutului conturilor, listelor si informatiilor supuse verificrii; toate soldurile conturilor trebuie s fie rezultatul unei liste de nregistrri si al unui sold anterior al acelui cont; fiecare nregistrare trebuie s aib la baz elemente de identificare a datelor supuse prelucrrii; o) s nu permit: - deschiderea a dou conturi cu acelasi simbol; - modificarea simbolului de cont n cazul n care au fost nregistrate date n acel cont; - suprimarea unui cont n cursul exercitiului financiar curent sau aferent exercitiului financiar precedent, dac acesta contine nregistrri sau sold; - editarea a dou sau a mai multor documente de acelasi tip, cu acelasi numr si continut diferit de informatii;

p) s permit suprimarea unui cont care nu are nregistrri pe parcursul a cel putin 2 ani (exercitii financiare), n mod automat sau manual; r) s prevad n documentatia produsului informatic modul de organizare si tipul sistemului de prelucrare: - monopost sau multipost; - monosocietate sau multisocietate; - retea de calculatoare; - portabilitatea fisierelor de date; s) s precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor: - preluri pe loturi cu control ulterior; - preluri n timp real cu efectuarea controlului imediat; - combinarea celor dou tipuri; t) s permit culegerea unui numr nelimitat de nregistrri pentru operatiunile contabile; u) s posede documentatia tehnic de utilizare a programelor informatice necesar exploatrii optime a acestora; v) s respecte reglementrile n vigoare cu privire la securitatea datelor si fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automat a datelor. 60. Elaboratorii de programe informatice au obligatia de a prevedea, prin contractele de livrare a programelor informatice, clauze privind ntretinerea si adaptarea produselor livrate, precum si clauze privind eliminarea posibilittilor de modificare a procedurilor de prelucrare automat a datelor de ctre utilizatori. Unittile de informatic sau persoanele care efectueaz lucrri cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automat a datelor poart rspunderea prelucrrii cu exactitate a informatiilor din documente, iar beneficiarii rspund pentru exactitatea si realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare. 61. Utilizatorul trebuie: - s se asigure de perenitatea documentatiei, a diferitelor versiuni ale produsului-program; - s organizeze arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare astfel nct informatiile s poat fi reprocesate; - s detin la sediul su, pe perioad neprescris, manualul de utilizare complet si actualizat al fiecrui produs-program utilizat. 62. Pe perioada neprescris se va organiza o gestiune a versiunilor, modificrilor, corecturilor si schimbrilor de sistem informatic, produse-program si sistem de calcul. Dac unitatea, n cursul acestei perioade, a schimbat sistemul de calcul, respectiv de prelucrare a datelor, trebuie s se efectueze o reconciliere ntre datele arhivate si versiunile noi ale produselorprogram si ale echipamentelor de calcul. Arhivele pe suport magnetic trebuie mprosptate periodic pentru a asigura accesibilitatea datelor. 63. Responsabilittile ce revin personalului unittii cu privire la utilizarea sistemului informatic de prelucrare automat a datelor se stabilesc prin regulamente interne. H. Conditiile n care se pot ntocmi, edita si arhiva electronic documentele financiarcontabile 64. Din punct de vedere al bazei de date trebuie s existe posibilitatea reconstituirii n orice moment a continutului documentelor financiar-contabile. 65. Documentele financiar-contabile, care se arhiveaz pe suport WORM (Write Once Read Many), trebuie s fie semnate de persoana care le ntocmeste, n conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semntura electronic. 66. Trebuie s existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinznd msurile tehnice si organizatorice care s asigure urmtoarele cerinte minimale:

a) confidentialitatea si integritatea comunicatiilor; b) confidentialitatea si nonrepudierea tranzactiilor; c) confidentialitatea si integritatea datelor; d) restrictionarea, detectarea si monitorizarea accesului n sistem; e) restaurarea informatiilor gestionate de sistem n cazul unor calamitti naturale, evenimente imprevizibile, prin: - arhivarea datelor utiliznd tehnologia WORM, care s permit inscriptionarea o singur dat si accesarea ori de cte ori este nevoie a informatiilor stocate; - nregistrarea datelor din documentele financiar-contabile n timp real, n alt sistem de calcul, cu aceleasi caracteristici, care s fie amplasat ntr-o alt locatie. 67. Trebuie s se asigure listarea tuturor documentelor financiar-contabile solicitate de organele de control.

ANEXA Nr. 4 DOCUMENTELE FINANCIAR-CONTABILE care se pstreaz timp de 5 ani, cu ncepere de la data ncheierii exercitiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite, n arhiva persoanelor prevzute la art. 1 din Legea contabilittii nr. 82/1991, republicat

Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11 . 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31.

Denumire formular Not de receptie si constatare de diferente Bon de primire n consignatie Bon de predare, transfer, restituire Bon de consum - Bon de consum (colectiv) - Fis limit de consum Dispozitie de livrare Fis de magazie - Fis de magazie (cu dou unitti de msur) List de inventariere - List de inventariere - List de inventariere (pentru gestiuni global-valorice) Chitant - Chitant pentru operatiuni n valut Dispozitie de plat/ncasare ctre casierie Decont pentru operatiuni n participatie Ordin de deplasare (delegatie) - Ordin de deplasare (delegatie) n strintate (transporturi internationale) Decont de cheltuieli (pentru deplasri externe) - Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale) Not de debitare-creditare Extras de cont Borderou de primire a obiectelor n consignatie Borderou de iesire a obiectelor n consignatie Jurnal privind operatiuni diverse (pentru conturi sintetice) Fis de cont pentru operatiuni diverse - Fis de cont pentru operatiuni diverse (n valut si n lei) Document cumulativ - Document cumulativ Decizie de imputare - Angajament de plat

Cod Baz Variant 14-3-1A 14-3-2 14-3-3A 14-3-4A 14-3-4/aA 14-3-4/bA 14-3-5A 14-3-8 14-3-8/a 14-3-12 14-3-12/b 14-3-12/a 14-4-1 14-4-1/a 14-4-4 14-4-14 14-5-4 14-5-4/a 14-5-5 14-5-5/a 14-6-1A 14-6-3 14-6-14 14-6-15 14-6-17 14-6-22 14-6-22/a 14-6-24 14-6-24/b 14-8-2 14-8-2/a